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人事檔案管理數(shù)字化范文第1篇

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；人事檔案；數(shù)字化

1引言

在信息數(shù)字化時代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個過程，其與企事業(yè)職工的個人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]?；诖髷?shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對企事業(yè)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續(xù)工作的時效性[3]。基于大數(shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進(jìn)行技術(shù)處理，實現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。

2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個人經(jīng)驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺，無法對輸入數(shù)據(jù)的真實性進(jìn)行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會對人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測評估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個管理環(huán)節(jié)的真實性。

2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足

部分企事業(yè)單位對人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認(rèn)知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺的軟硬件配置達(dá)不到要求，還不具備對人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實性進(jìn)行查驗的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機(jī)使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過程中，各層級部門未能實現(xiàn)信息共享，無法進(jìn)一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。

3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數(shù)字化管理提供分析以及評估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見圖1。

3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實現(xiàn)5臺PC服務(wù)器同時運作，每臺服務(wù)器包含兩個CPU，虛擬服務(wù)器4核。

3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計

3.2.1管理權(quán)限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進(jìn)而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁面見圖2。圖2權(quán)限設(shè)置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進(jìn)而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲的安全性。

4結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計算等相關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。

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人事檔案管理數(shù)字化范文第2篇

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）管理載體傳統(tǒng)老舊

“無紙化辦公”的新風(fēng)已在強調(diào)節(jié)約公司成本和追求現(xiàn)代科學(xué)管理的現(xiàn)代公司的擁護(hù)下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，尤其是屬于國家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當(dāng)前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質(zhì)量會大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設(shè)計的范圍更廣，在電子技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質(zhì)材料的信息傳遞單一性，紙質(zhì)材料的信息只能通過人工轉(zhuǎn)移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進(jìn)步的。

（四）管理人員素質(zhì)較低

首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學(xué)習(xí)。

（五）管理效率嚴(yán)重低下

綜合以上幾點，當(dāng)前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數(shù)工作都是人工操作，傳遞性差，準(zhǔn)確性低。查詢、轉(zhuǎn)移、歸類、審核的過程中經(jīng)常出現(xiàn)“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴(yán)重影響人事檔案管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的基本要求

21世紀(jì)是數(shù)字化信息時代，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的嚴(yán)重病癥上補一劑良藥。數(shù)字化信息開展工作既要求被管理物的數(shù)字化，更要求管理者的數(shù)字化，因此，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化

俗話說“事在人為”。倘若配備先進(jìn)的管理設(shè)備而沒有先進(jìn)的管理人才同樣達(dá)不到預(yù)期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數(shù)字化。目前我國醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴(yán)重，計算機(jī)水平普遍較低，很多尚處于只會開機(jī)、打開文件夾和網(wǎng)頁的階段，因此要及時更新?lián)Q代，培養(yǎng)、儲備檔案管理和計算機(jī)水平都較高的復(fù)合型人才。

（二）醫(yī)院人事檔案設(shè)備的數(shù)字化

與醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化相比，設(shè)備的現(xiàn)代化要求看似比較容易，其實不然?？茖W(xué)的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

數(shù)字化信息的有效利用一定要建立在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上。比如數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門之間、院所之間的數(shù)據(jù)體系更完整；應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于整個醫(yī)院人事檔案技術(shù)處理可以做到無縫銜接；管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)路徑

（一）打開思想，改變思路，高度重視

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結(jié)于醫(yī)院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質(zhì)要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)人才

老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻(xiàn)過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎(chǔ)上也要看到時代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，長江后浪推前浪的現(xiàn)象已經(jīng)逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。可通過專業(yè)人事檔案管理培訓(xùn)來提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、計算機(jī)操作、業(yè)務(wù)技能和信息安全學(xué)習(xí)，其中計算機(jī)操作即使最基礎(chǔ)的要求也是最關(guān)鍵的技術(shù)手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術(shù)含量直接關(guān)系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數(shù)字化管理對計算機(jī)核心技術(shù)的依賴性較高，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強對人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術(shù)和計算機(jī)軟件對外部環(huán)境有一定要求；其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非?？?，計算機(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊伍建設(shè)，注重安全，注意穩(wěn)定

建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的醫(yī)院數(shù)字化信息人事檔案管理工作團(tuán)隊實屬不易。隊伍建設(shè)前應(yīng)確保數(shù)字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數(shù)字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團(tuán)隊的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩(wěn)定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務(wù)，又有利于隊伍的穩(wěn)定性。

四、實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理需要創(chuàng)新

現(xiàn)代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構(gòu)想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進(jìn)行傳統(tǒng)人事檔案管理、數(shù)字化人事檔案管理和人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享管理。

（一）建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫

《關(guān)于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數(shù)據(jù)”技術(shù)也已應(yīng)用多年，但是至今這些先進(jìn)的管理理念和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都沒能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫已成為利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要創(chuàng)新點。

（二）建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)格化交叉體系

以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立涵蓋醫(yī)療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網(wǎng)格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內(nèi)部人才的選拔和干部的任用。

（三）學(xué)習(xí)利用新技術(shù)新方法

信息技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步較晚，各項工作的信息化進(jìn)程并沒有借成熟的信息與電子技術(shù)而加快。我們應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域或者其他國家的先進(jìn)技術(shù)，用在我國醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級別人事檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據(jù)實際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應(yīng)的數(shù)碼產(chǎn)品幫助人事檔案數(shù)據(jù)信息電子化。技術(shù)上引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，如射頻、芯片、磁條等數(shù)據(jù)存儲、讀取技術(shù)，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。

五、利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問題

（一）與時俱進(jìn)，不斷進(jìn)步

利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進(jìn)步性。需要長期不斷的與時俱進(jìn)、跟進(jìn)學(xué)習(xí)，同時要勇于超越現(xiàn)有技術(shù)，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展成果，將其運用到醫(yī)院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環(huán)境更新、人員學(xué)習(xí)的復(fù)雜過程，也需要醫(yī)院對于此項工作的政策支持和財力幫助。

（二）牢記根本，不忘初心

人事檔案管理數(shù)字化范文第3篇

一、人事檔案數(shù)字化的意義

1.減少查詢時間，提高工作效率

傳統(tǒng)的干部檔案查閱，基本上都是先根據(jù)姓名查看檔案號，再根據(jù)檔案號調(diào)出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費很長時間。而數(shù)字化電子檔案只需要在計算機(jī)的人事系統(tǒng)上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內(nèi)容點擊查閱，只需要幾秒鐘就能調(diào)閱一本檔案。實現(xiàn)了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發(fā)與利用。

2.節(jié)約干部檔案的管理成本

過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現(xiàn)，導(dǎo)致檔案的管理成本大幅增加。而數(shù)字化電子檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案信息在保護(hù)或修復(fù)過程中所需的人力、設(shè)備與耗材的費用，避免了人員的浪費，也節(jié)省了庫房硬件環(huán)境所需的費用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對檔案原件的保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質(zhì)檔案的傷害，保護(hù)了檔案的原件，避免紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的途徑

1.通過醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)，建立完善的干部信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集流程管理。

一是統(tǒng)一字段的設(shè)置。求職者在填報求職信息的過程中，通過系統(tǒng)設(shè)置的列表框、復(fù)選框等方式，對字符類較統(tǒng)一的項目作屬性限制，避免錄入過程中出現(xiàn)差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數(shù)據(jù)驗證程序，驗證輸入數(shù)據(jù)的合法性，數(shù)據(jù)庫表字段的設(shè)置也會設(shè)置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執(zhí)行，從而促使求職者檢驗并更正數(shù)據(jù)。提高數(shù)據(jù)精確度。

二是細(xì)化個人信息模塊。在個人信息模塊設(shè)置上，根據(jù)干部檔案的十大類的分類要求進(jìn)行設(shè)置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學(xué)術(shù)論文、在校學(xué)生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進(jìn)行細(xì)化填寫，以便于入職后的人事檔案系統(tǒng)的豐富與建立。

三是多媒體技術(shù)的運用。計算機(jī)的多媒體技術(shù)為招聘工作提供了豐富多彩，效用優(yōu)良的媒質(zhì)，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優(yōu)點，成為我院招聘工作中一大亮點，為醫(yī)院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質(zhì)文字記載，利用多媒體信息技術(shù)生動全面記錄各專業(yè)考生網(wǎng)上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業(yè)理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實體情況，制定合適的處理方案，如紙質(zhì)、照片等材料，通過高速掃描儀進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、壓縮、儲存等數(shù)字化處理，成為各錄用人員統(tǒng)一的數(shù)字化檔案信息，最大限度地將檔案實體上所負(fù)載的信息保留下來，準(zhǔn)確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。

四是整合人員數(shù)據(jù)，醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)實行無縫對接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監(jiān)督機(jī)制

在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關(guān)”：一是審查關(guān)，人事科和人事檔案室嚴(yán)格履行審查手續(xù)，從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標(biāo)準(zhǔn)。二是程序關(guān)，人事電子檔案形成涉及多個部門和環(huán)節(jié)，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴(yán)格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業(yè)信用記錄，使之成為個人職業(yè)生涯的信用資本。三是處罰關(guān)，嚴(yán)肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴(yán)厲的制裁。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業(yè)技能、專業(yè)資格、科研成果、晉升、培訓(xùn)教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內(nèi)容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽做出的評估，建立員工翔實的個人職業(yè)信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業(yè)生涯規(guī)劃的設(shè)計、穩(wěn)定干部隊伍提供有效的數(shù)據(jù)分析。

2.個別材料向個人公開增加透明度

通過人事檔案管理信息服務(wù)平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實現(xiàn)人事檔案遠(yuǎn)程化查找和利用。把人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權(quán)利而沒有修改權(quán)利。在一定范圍內(nèi)開放檔案，保證職工對檔案的知情權(quán)，便于檔案的利用，促進(jìn)檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監(jiān)督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務(wù)。

3.減少對紙質(zhì)檔案的傷害

通過掃描儀把紙質(zhì)的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C(jī)中，形成個人檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有效保護(hù)紙張載體和字跡，利用部門或上級領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要進(jìn)行查閱、打印、摘錄，避免反復(fù)調(diào)用原件，更好地保護(hù)實體檔案。

4.數(shù)據(jù)共享，達(dá)到資源的有效利用

通過建立人事檔案管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)多個平臺進(jìn)行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務(wù)和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學(xué)的決策提供準(zhǔn)確信息，更方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實時服務(wù)，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

5.實現(xiàn)人性化管理，提高工作效率。

人事檔案管理數(shù)字化范文第4篇

政府部門的人事檔案是根據(jù)政府部門的需要記錄個體的個人信息、工作履歷、重要事績的信息材料。這份檔案既是政府部門作人事安排的基礎(chǔ)，也是人事部門作好激勵工作的基礎(chǔ)，也是個人對自己作綜合評估的重要依據(jù)。做好人事檔案管理對政府部門、人事部門、個人需求來說，都有著重要的意義。隨著社會信息化的發(fā)展，人們要求人事檔案管理也要向著數(shù)字信息化的方向發(fā)展，然而數(shù)字信息化的檔案目前面臨著很多風(fēng)險問題，如果不能有效的防控風(fēng)險，人事檔案數(shù)字信息化將很難繼續(xù)進(jìn)行。

2 人事檔案數(shù)字化風(fēng)險防控面臨的主要問題

2.1 數(shù)字化檔案的真實性風(fēng)險控制

人事檔案資料對政府部門、人事部門、人個需求來說，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數(shù)字化數(shù)據(jù)能確保其真實性。然而電子化數(shù)據(jù)本身具易復(fù)制性、易修改性、易丟失性的特點，這些特點都給人事檔案數(shù)字化管理帶來風(fēng)險。以一份人事檔案資料來說，它的信息是用數(shù)字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關(guān)的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設(shè)計軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時間的信息等。電子設(shè)備能實現(xiàn)檔案的無痕修改，如果不能對真實性的風(fēng)險有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實性將不能滿足人們的需求。

2.2 數(shù)字化檔案的存諸性風(fēng)險控制

政府部門的人事檔案電子化管理，是一個長期的、持續(xù)的過程，相關(guān)人員做人事檔案管理時，會擴(kuò)充人事檔案材料的內(nèi)容。不斷擴(kuò)大的數(shù)據(jù)庫，這給管理人員帶來管理上的困難，如果管理人員要轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)庫的資料，可能會造成數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險；電子化的數(shù)據(jù)庫案在被反復(fù)的讀取、保存的過程中，也有可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞的風(fēng)險；如果電子檔案的存儲介質(zhì)出現(xiàn)問題，可能也會出現(xiàn)擻據(jù)損壞的風(fēng)險。如何在存諸中保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個問題。

2.3 數(shù)字化檔案的病毒性風(fēng)險控制

信息化的時代，數(shù)據(jù)安全問題成為人們非常重視的一個問題。數(shù)據(jù)化的人事檔案要方便人們調(diào)閱，就需要把電子數(shù)據(jù)信息公享化，而這可能會引起病毒性風(fēng)險的問題。比如如果有人從網(wǎng)絡(luò)入侵人事檔案管理的服務(wù)器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們在服務(wù)器中讀寫數(shù)據(jù)的時候，如果使用帶有病毒的介質(zhì)，可能會使人事檔案管理服務(wù)器染上病毒。如果服務(wù)器中出現(xiàn)病毒，則相當(dāng)于人事檔案數(shù)據(jù)庫的“門戶大開”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。

2.4 數(shù)字化檔案的電磁性風(fēng)險控制

數(shù)據(jù)化的人事檔案是以電磁等形式出現(xiàn)，它們與其它的電磁設(shè)備會存在一定的同步性，這種同步性存在著風(fēng)險。比如如果將某些電磁設(shè)備放到存儲有人事檔案材料的服務(wù)器旁邊，這些電磁設(shè)備會影響服務(wù)器的磁盤運作，磁盤受到電磁影響會使數(shù)據(jù)化的檔案材料失真或丟失；服務(wù)器的電磁設(shè)備所散發(fā)出的磁場若與另一種電磁波同步，對方就能完全竊取服務(wù)器內(nèi)的數(shù)據(jù)化檔案材料。

3人事檔案數(shù)字化風(fēng)險防控問題的解決對策

3.1使用同步化管理

數(shù)據(jù)化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲、易傳播的特點，但是卻有易修改的問題。為了確保人事檔案的真實性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實體檔案與數(shù)據(jù)化檔案能做到同步化，實體檔案作為數(shù)據(jù)化檔案的留底，如果一旦發(fā)生數(shù)據(jù)分岐問題，要以實體檔案的資料為標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)化的檔案則可作為日常調(diào)閱、檢索、共享的對象。

3.2使用規(guī)范化管理

所謂的規(guī)范化的管理，是指人事檔案部門要根據(jù)數(shù)據(jù)化檔案存儲的需求制定一個標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標(biāo)準(zhǔn)的操作方法操作，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案不完整的現(xiàn)象。比如人事檔案管理人員使用移動硬盤備數(shù)據(jù)的時候，要先完全刪除外部設(shè)備，隔絕計算機(jī)對移動硬盤的操作時才可以拔出移動硬盤設(shè)備，以免移動硬盤中的數(shù)據(jù)會遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數(shù)據(jù)，且要使用多種方法備份數(shù)據(jù)，以免使數(shù)據(jù)化的檔案資料丟失。

3.3 使用隔離化管理

為了加強網(wǎng)絡(luò)的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個部門要形成一個局域網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)可以傳播或共享，而局域網(wǎng)要連接入外網(wǎng)，則需要通過嚴(yán)格的審核。這種方式能減少外網(wǎng)入侵局域網(wǎng)的機(jī)會。使用局域網(wǎng)的工作人員不能使用外部的存儲介質(zhì)，只能使用部門指定的存儲介質(zhì)，以免出現(xiàn)病毒問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要定期的維護(hù)網(wǎng)絡(luò)與存儲介質(zhì)，降低病毒入侵的機(jī)會。

3.4 使用屏磁化管理

電磁波泄密的問題已經(jīng)引起人們高度的重視，目前人們已經(jīng)研究出接地技術(shù)、隔離技術(shù)、軟件技術(shù)等解決電磁泄密問題。以TEMPEST軟件技術(shù)為例，該軟件安裝到計算機(jī)上，它能在操作的時候，散播不規(guī)律的高頻“噪聲”，使信息接收者難以接收到正確的電磁波信息。人事檔案管理人員要請網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員使用屏磁化技術(shù)做好檔案保密工作。

人事檔案管理數(shù)字化范文第5篇

在大數(shù)據(jù)時代下，經(jīng)濟(jì)競爭日益激烈，我國人事檔案管理相對不足，原有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足市場需求。如果企事業(yè)單位想在市場中保持長久的市場競爭力，就必須根據(jù)市場變化，改善管理模式，抓住機(jī)遇應(yīng)對挑戰(zhàn)。而采用互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)的新型管理模式，不僅促進(jìn)了與行業(yè)間的交流協(xié)作，還實現(xiàn)了交流互動、傳遞信息、實現(xiàn)多元化的發(fā)展，這樣對事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有很大幫助，同時提高了事業(yè)單位管理的運營模式。

2 創(chuàng)新人事檔案管理制度的必要性

人事檔案信息失真，是我國人事檔案工作面臨的問題之一。比如說，落后的人事檔案管理方法及手段，人事檔案機(jī)構(gòu)分散和非專業(yè)化；檔案材料在收集加工傳遞等一系列環(huán)節(jié)中的管理也存在不同的漏洞，致使檔案材料損失等；“棄檔”現(xiàn)象就是人事檔案管理中出現(xiàn)的問題之一。被人遺棄的檔案就是“棄檔”。數(shù)據(jù)顯示，目前全國各級人才流動服務(wù)中心有大概50/60萬流動人員的人事檔案無人理會。從這些事情我們就可以看到人事檔案管理制度的弊端。

然而，在現(xiàn)有人事檔案中收集的資料不完整，舊資料居多， 新資料少之又少，還有補充不及時的情況，這無法反映出一個人的現(xiàn)實面貌。組織評價又流于形式化并不能客觀真實反映一個人的情況。關(guān)于個人政治品德、家庭歷史和社會關(guān)系方面的內(nèi)容居多， 反而體現(xiàn)一個人的能力水平和特長信息量卻非常少。在現(xiàn)實生活中，檔案造假的違法行為也逐年增加，假學(xué)歷、假年齡等現(xiàn)象也是只增不減。為了改變這種情況，創(chuàng)新人事檔案管理制度是我們的唯一途徑。

3 創(chuàng)新人事檔案管理制度的原則

3.1 服務(wù)原則

人事檔案首先要從每個人開始建立，隨后要做到整體檔案系統(tǒng)的管理， 這些都需要做到適應(yīng)市場化需求，優(yōu)化人才流動及管理，讓人才的使用、管理、流動得以實現(xiàn)最大化的利用。人事檔案是證明每個人整體素質(zhì)的履歷資料，也是每個單位需要施行人事管理的重要證據(jù)。當(dāng)求職者去應(yīng)聘工作時，這個檔案是應(yīng)聘者向招聘單位說明自身素質(zhì)的重要依據(jù) 。

3.2 準(zhǔn)確原則

人事檔案信息儲存需要做到信息準(zhǔn)確全面，要做到內(nèi)容充分，檔案資料要豐富、全面、完整， 能夠反映一個人的真實面貌， 不能存在核實不準(zhǔn)確的消息就歸檔，比如模糊不清的數(shù)字、日期等也不可以歸檔。人事檔案要反映出一個人的整體素質(zhì)和履歷情況，突顯出一個人最有價值的信息以及他的具體情況。

3.3 通用原則

某個人因為換工作的原因，想把自己的人事檔案從原來的工作單位換到另一個單位，這就需要從個案的編制到系統(tǒng)的建設(shè)都要完整，做到通用原則。第一要做到標(biāo)準(zhǔn)化，第二要做到規(guī)范化，第三要做到適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的需求，這樣才能實現(xiàn)通用原則服務(wù)的宗旨。還有將人事檔案的管理樹立一種 “以用戶為中心”的服務(wù)理念，改變不合適的管理體制， 努力完善檔案的功能，確保人事檔案內(nèi)容真實性和公民知情權(quán)的實現(xiàn)，發(fā)揮人事檔案作用和保證社會穩(wěn)定。

4 人事檔案管理創(chuàng)新制度的方法

4.1 實現(xiàn)數(shù)字化管理

檔案管理應(yīng)拋棄傳統(tǒng)方法，實現(xiàn)數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存時間短，溫度和濕度都可能造成檔案的損壞。數(shù)字化管理節(jié)省存儲空間和提高檢索檔案的效率，最重要的是數(shù)字化檔案管理的模式延長了檔案的壽命。數(shù)字化檔案都存儲在一個小小的硬盤中，他們對環(huán)境并沒有特別要求。小小的一塊硬盤可以存儲的檔案?盜靠氨紉蛔?小型圖書館。數(shù)字化檔案可以復(fù)制和備份，一般情況下丟失不了，易于保存。

4.2 建立檔案管理機(jī)構(gòu)

檔案管理機(jī)構(gòu)存在許多問題，要建立開放化的管理模式，首先要實現(xiàn)人事檔案管理社會化 ，要建立具備社會性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)。管理機(jī)構(gòu)建立需要檔案管理的專業(yè)性、技術(shù)性、還要解決沒有檔案的人員的檔案問題。在過去的工作中，自己的檔案都是在所在單位，而部分沒有工作或者是退休的人員檔案就沒有機(jī)構(gòu)在收錄，就造成了無人管理的現(xiàn)象。因此，需要建立開放型和社會化的檔案管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮管理機(jī)構(gòu)的最大作用。

4.3 借鑒國外的先進(jìn)管理經(jīng)驗

各個國家、各個區(qū)域都有不同的人事檔案管理制度模式。檔案管理包括公立、私立系統(tǒng)。人事檔案管理工作不是簡單的管理工作，它是和人事有關(guān)系，需要調(diào)動和流動?？傊?，我們需要借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗提升我們的檔案管理工作。