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一、行政辦公室的作用

大、專院校系級行政辦公室是綜合性的辦事機構(gòu)，既有常規(guī)性的工作，也有非預(yù)見性的工作；既要了解各方面對系中心工作的思想反映，又要及時傳遞信息?？傊?，系行政辦公室的作用概括地說：一是服務(wù)作用；二是信息處理作用。以此保證系內(nèi)的各方面工作有序進行。

1．服務(wù)作用

教育系統(tǒng)的行政辦公室既然是綜合性的辦事機構(gòu)，就要熱情地為上下左右服務(wù)。首先，發(fā)揮參謀作用為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。系行政辦公室無論是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解綜合情況，還是處理來信來訪，都是為了使領(lǐng)導(dǎo)從繁忙的具體事務(wù)中解脫出來，集中精力搞教學(xué)、抓大事。為使行政辦公室工作起到參謀作用必須把握好幾個基本要素，一是提出的建議要有針對性和科學(xué)性。要針對領(lǐng)導(dǎo)最費精力及群眾最關(guān)心的問題提出建議，才能起到參謀作用。例如：在計劃經(jīng)濟時期，房屋分配、職稱評定和調(diào)整工資等問題是群眾最關(guān)心的事情，也是領(lǐng)導(dǎo)最費腦筋的事情。這時行政辦公室就要注意了解、收集群眾的反應(yīng)，并歸納出幾個方面的材料及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。在“市場經(jīng)濟”條件下，上述問題依然存在，但已經(jīng)不是“群眾最關(guān)心的事情和成為領(lǐng)導(dǎo)最費腦筋的事情”。因為現(xiàn)在貨幣化購房已經(jīng)初具規(guī)模，職稱的評定工作有了相對的民主和透明度，工資結(jié)構(gòu)和勞動報酬隨著社會的改革有了很大變化。二是分析問題時要注意全面性和科學(xué)性，不僅要分析解決問題后的積極作用，而且要預(yù)測以后可能產(chǎn)生的問題。例如：在向領(lǐng)導(dǎo)反映群眾意見時，要提出自己對問題的看法和建議，這種建議是在分析問題的基礎(chǔ)上提出的；分析問題時要實事求是防止感情用事，以維護社會安定構(gòu)建和諧環(huán)境為主導(dǎo)思想。三是辦事要講究時效性。俗話說：“當其時，一語千斤，過其時，一文不值?！边@說明時效l生對領(lǐng)導(dǎo)的決策起著非常重要的作用。這兩點無論在什么條件下都適用。因此在辦事時一定要養(yǎng)成“馬上”就辦的良好工作作風(fēng)。其次，要熱情地為師生服務(wù)。服務(wù)工作在某種程度上講是建立和諧社會的有機因素組成部分。為什么這樣說?因為，系行政辦公室是一個單位對外(內(nèi))工作服務(wù)的窗口，是聯(lián)系群眾工作的紐帶。所以，行政辦公室要樹立服務(wù)育人的思想意識，急師生所急，想師生所想。盡量為他們提供工作方便，努力解決生活上的困難。既便問題一時難以解決也要向當事人講清道理。使大家感到集體對個人的關(guān)心和溫暖。尤其是生活上的事情雖然與教學(xué)、科研工作沒有直接關(guān)系，但是解決好生活上的小事可使教師解除后顧之憂，集中精力做好教學(xué)、科研工作。當然與教學(xué)、科研工作有直接關(guān)系的問題更要主動做好，以保證全系的教學(xué)、科研工作順利進行。這就是基層單位建設(shè)和諧環(huán)境工作中必不可少的環(huán)節(jié)。再次，要主動地為兄弟單位服務(wù)，及時處理來信、來訪。對涉及到兄弟單位的事情要盡力做好，既要堅持原則又要注意兩個單位的關(guān)系。特別是對來訪人員要主動、熱情的接待好，使其高興而來，滿意而歸?？傊敌姓k公室的工作無時無刻不體現(xiàn)服務(wù)性。沒有熱情服務(wù)的思想和意識是做不好系行政辦公室的工作的。因此，只有努力為領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生服務(wù)，思想意識領(lǐng)先，才能明確具體工作的目標，分清緩急落實工作內(nèi)容。

2．信息處理作用

全面、準確、及時地收集傳遞信息，是系行政辦公室的重要任務(wù)之一。尤其在當前改革不深入的形勢下，新情況、新問題時有發(fā)生，使領(lǐng)導(dǎo)及時了解信息對正確指導(dǎo)工作非常重要。如何才能處理好信息，概括講“一學(xué)習(xí)，二了解，三反饋”。日常工作中要堅持“三勤”方式：①勤收集信息，向領(lǐng)導(dǎo)匯報的同時征求上級的意見，指導(dǎo)工作。②勤向?qū)W校管理部門溝通信息，了解動向引導(dǎo)、充實自己的工作內(nèi)容。③勤與周圍的同事交流工作經(jīng)驗，提高自己的工作能力。工作中即要學(xué)習(xí)黨和國家的重要法規(guī)及方針政策，又要熟悉學(xué)校的規(guī)程制度。以此做為了解情況處理問題的依據(jù)，要了解本單位的教學(xué)、科研改革情況，了解教職員中的傾向問題，要把掌握的各種信息及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)，以便工作得到補充和完善。在做好上述工作的同時還要做好報送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)文件的記錄和存檔工作，當然與學(xué)校各職能部門來往的報告也要有明確的記錄，這些都是辦公室工作中必不可少的手續(xù)。在做好上述工作的同時還要做好系內(nèi)信件、雜志和報刊等的發(fā)放工作，尤其是一些重要的信件等要有收發(fā)記錄。建立此記錄的目的是為了日后核查工作能順利進行。

二、做好系行政辦公室管理工作的方法

機關(guān)工作是各級職能部門日常工作的有機組成部分，尤其在當前的新形勢下，新問題、新情況時有發(fā)生，如何面對和處理問題，本人的體會如下：

1．建立、健全合理的規(guī)章制度是搞好系行政辦公室管理工作的基礎(chǔ)

俗話說：“國有國法，家有家規(guī)?！睕]有規(guī)矩，不成方圓。要想做好管理工作，不僅需要思想上有正確的認識，還需要有一套合理的規(guī)章制度做保證，以制約和規(guī)范辦事人員的行為，合理的規(guī)章制度不僅對辦事人員起制約作用，而且也是激勵、調(diào)動辦事人員工作的動力。同時也是辦事人員處理問題、解決問題及獎勤罰懶的依據(jù)。如：處理公文、接待來訪就可以按照規(guī)定分門別類的及時處理，否則因職責(zé)權(quán)限不清而延誤處理問題的時間。又如：領(lǐng)導(dǎo)也可以按照工作任務(wù)明確規(guī)定每個辦事人員的具體任務(wù)及考查標準，同時獎勤罰懶，樹立正氣，辦事人員就可以根據(jù)職責(zé)要求積極主動的開展工作，避免等、拖、靠的不良現(xiàn)象。總之，我們在面臨全球新機遇、新挑戰(zhàn)的大潮中，強調(diào)建立健全合理的規(guī)章制度作用仍然是搞好學(xué)校各項管理工作的基礎(chǔ)。

2．提高辦事人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好系行政辦公室管理工作的保證

高校系行政辦公室的工作是綜合性工作。它頭緒多、聯(lián)系面廣。在改革發(fā)展不斷深入和快速發(fā)展的形勢下，這就需要機關(guān)辦事人員更要不斷地充實、更新自己的知識、技能以適應(yīng)當前新形勢的需要。過去要求從事高校的行政人員只要為人老實忠厚，工作上能吃苦耐勞肯干，熱情為師生服務(wù)就行了?？墒乾F(xiàn)在要求要掌握現(xiàn)代辦公技能，且要懂得國家法規(guī)及學(xué)校的規(guī)章制度；知識面要寬；還要作風(fēng)嚴謹；有創(chuàng)新精神。因此必須提高辦事人員的文化素質(zhì)，努力克服知識面偏窄的問題。如：處理公文，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理瑣碎事務(wù)等工作，必須用現(xiàn)代辦公手段來完成。只有掌握了現(xiàn)代化的辦公技能才能遇事不慌、不急，繁簡巨細都能適應(yīng)。業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高不是一朝一夕的事，要在轉(zhuǎn)變觀念、有超前意識的思想指導(dǎo)下，在實際工作中不斷充實頭腦中的知識，學(xué)習(xí)是提高自己素質(zhì)、能力的有效途徑?？傊?，素質(zhì)體現(xiàn)在政治、思想、紀律、作風(fēng)、業(yè)務(wù)等各方面。工作人員的整體素質(zhì)提高，可將群眾團結(jié)起來，使集體增強凝聚力和戰(zhàn)斗力，從而在工作上開拓進取。群眾提高素質(zhì)，在勝任本職工作上善于勤奮敬業(yè)，自覺積累工作經(jīng)驗，總結(jié)工作規(guī)律，自覺提高工作效率。素質(zhì)是一種無形的力量，它可以推進和保證系行政辦公室工作開展的有聲有色。

3．提高辦事人員的敬業(yè)精神是搞好系行政辦公室管理工作竹重要措施

在各級職能機構(gòu)的辦事人員中，是不是有了合理的規(guī)章制度和辦事的業(yè)務(wù)素質(zhì)就能把一個單位的工作搞好呢?不是!社會在發(fā)展，時代在變革，但是有一點是不變的，那就是敬業(yè)精神。什么是敬業(yè)精神?人能自覺地要求自己的行為以報效祖國和以人民利益為己任，兢兢業(yè)業(yè)的從事工作，這就是敬業(yè)精神。那么對我們個人來說，首先要把學(xué)習(xí)掌握的知識、增長的才干和智慧有機的結(jié)合起來，自覺地服務(wù)于社會主義祖國的建設(shè)中去。還要在實際工作中不斷實踐“三個代表”的思想，在日常工作中不辭辛苦，任勞任怨，積極思索，公私分明，在世界觀、人生觀、價值觀的大事大非面前才能有正確的決擇。如：在教育系統(tǒng)工作的楊為民同志，他在工作中勇挑重擔(dān)，奮力拼搏，奉獻個人的聰明才智，對黨對人民的利益一片赤膽忠心，在工作上幾十年兢兢業(yè)業(yè)，大公無私，在金錢和榮譽面前他淡薄名利，甘于清貧，一心只以祖國的航空航天科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、黨的教育事業(yè)的需要為己任。他這種只求奉獻，不圖索取的敬業(yè)精神是我們學(xué)習(xí)的榜樣。又如：立業(yè)敬業(yè)在氣象工作系統(tǒng)的陳金水同志，他25年如一日的工作作風(fēng)，記錄整理上萬個數(shù)據(jù)無差錯，填補世界氣象史上的空白，攀登了世界氣象科學(xué)高峰。他的思想境界、工作成就用樸素的語言寫下了人生“不言崇高自崇高”的美麗贊歌。這都是敬業(yè)精神在實際工作中的體現(xiàn)，且都是實實在在的真人真事。因此說：刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，勇于創(chuàng)新，自覺奉獻，“把自己的命運同祖國和人民的命運緊密地聯(lián)系在一起，自覺地為建設(shè)有中國特色的社會主義的偉大事業(yè)而奮斗”為己任就是敬業(yè)精神。這種精神在工作中起著重要的作用，我們?nèi)f萬不可忽視。總之．要把上述工作搞好，三點缺一不可。