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本文作者：陳新作者單位：廣東龍光(集團(tuán))有限公司

房地產(chǎn)行業(yè)是一個(gè)與大量資金打交道的資本密集型行業(yè),因此內(nèi)部控制尤其重要?，F(xiàn)階段很多人對房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)還只停留在內(nèi)部控制制度和內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)階段。筆者根據(jù)自己從事房地產(chǎn)行業(yè)的經(jīng)驗(yàn),認(rèn)為完善房地產(chǎn)企業(yè)的內(nèi)部控制十分有必要,尤其是在銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制更是重中之重,需要重點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)化。

一、完善房地產(chǎn)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的必要性

房地產(chǎn)商品包括期房和現(xiàn)房,鑒于其高價(jià)值性和高風(fēng)險(xiǎn)性,銷售與收款環(huán)節(jié)成為房地產(chǎn)企業(yè)最重要的環(huán)節(jié)。銷售往往采用預(yù)售方式,房地產(chǎn)商品銷售的前提是首先要取得預(yù)售許可證,在此基礎(chǔ)上,經(jīng)過簽訂預(yù)售協(xié)議并預(yù)收房款、簽訂正式銷售合同、工程竣工驗(yàn)收合格并交付買方驗(yàn)收確認(rèn)、收取房款、辦理產(chǎn)權(quán)過戶等銷售環(huán)節(jié),因此房地產(chǎn)銷售與收款環(huán)節(jié)同一般的生產(chǎn)企業(yè)相比具有一定的特殊性。因?yàn)榉康禺a(chǎn)商品本身價(jià)值就較高,同時(shí)隨著服務(wù)功能的增加,代辦項(xiàng)目日趨繁多,由此帶來的營業(yè)收入越來越大,且又越來越分散,收入環(huán)節(jié)也越來越多(從預(yù)交定金到分期付款或按揭款)。要保證營業(yè)收入的安全、完整,需要重點(diǎn)加強(qiáng)內(nèi)部控制。

二、房地產(chǎn)行業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的漏洞和弊錯(cuò)

1．銷售與收款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置存在不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。內(nèi)部控制的一條重要原則就是實(shí)行不相容職務(wù)分離,以加強(qiáng)相互檢查、減少自己作弊、自己掩蓋的機(jī)會(huì),從而防止差錯(cuò)和弊端的發(fā)生。盡管一些房地產(chǎn)企業(yè)銷售部門與財(cái)務(wù)部門分開設(shè)立,但職責(zé)劃分不合理。例如:收款是財(cái)務(wù)部的職責(zé),但一些公司規(guī)定由銷售人員代為收款,造成同一部門和人員經(jīng)辦整個(gè)銷售收款業(yè)務(wù)的全過程,同時(shí)也違背了銷售人員不得接觸現(xiàn)款的規(guī)定。

2．定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)控制與折扣優(yōu)惠政策控制形同虛設(shè)。一些房地產(chǎn)企業(yè)由銷售部經(jīng)理或總經(jīng)理根據(jù)具體情況確定售價(jià)的做法容易造成銷售價(jià)格失控,銷售收入流失,應(yīng)根據(jù)制定好的價(jià)目表,折扣政策,付款政策等加以執(zhí)行。一些房地產(chǎn)企業(yè)雖然有批準(zhǔn)控制,但銷售與收款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行出現(xiàn)折扣,授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)不健全,存在越權(quán)審批行為。

3．壞賬核銷沒有嚴(yán)格的控制制度。一些房地產(chǎn)公司壞賬核銷后沒有建立臺(tái)賬進(jìn)行催收,造成內(nèi)部人員鉆空子,將已核銷的壞賬收回后中飽私囊。

4．退房及換名沒有嚴(yán)格的批準(zhǔn)制度?，F(xiàn)階段,由于房價(jià)波動(dòng)很大,一些房地產(chǎn)企業(yè)由于退房及換名沒有進(jìn)行嚴(yán)格的控制,造成內(nèi)部人員勾結(jié)外部人員進(jìn)行炒房,給公司造成很大的損失。

三、完善房地產(chǎn)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的對策

那么如何完善構(gòu)建房地產(chǎn)業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制呢？房地產(chǎn)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要體現(xiàn)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)控制、業(yè)務(wù)流程控制、批準(zhǔn)控制、應(yīng)收賬款控制等方面,主要控制措施如下:

1、系統(tǒng)設(shè)計(jì)控制。系統(tǒng)設(shè)計(jì)控制是指對房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理體系的組織及其結(jié)構(gòu)所進(jìn)行的總體控制。銷售與收款環(huán)節(jié)系統(tǒng)設(shè)計(jì)控制主要包括組織控制、職務(wù)分離、監(jiān)督體系、人事控制。①組織控制。組織控制是指有關(guān)組織機(jī)構(gòu)、組織分工、責(zé)任制度等方面的控制。合理的組織機(jī)構(gòu)既是現(xiàn)代化企業(yè)的本身要求,也是實(shí)行科學(xué)管理控制的前提。內(nèi)部控制的組織控制必須首先抓好組織結(jié)構(gòu)方面的控制,因?yàn)檫@是實(shí)施其他控制的前提和保證。有了合理的組織結(jié)構(gòu),還必須在合理的組織結(jié)構(gòu)中進(jìn)行科學(xué)的分工,這不僅有利于實(shí)行專業(yè)化,提高工作效率,而且可以通過相互間的聯(lián)系和接續(xù),防止、糾正工作中的差錯(cuò),保證工作質(zhì)量。實(shí)行部門責(zé)任控制,首先要確定各個(gè)部門的工作內(nèi)容、責(zé)任范圍以及部門之間的聯(lián)系。其次要制訂各個(gè)部門的工作標(biāo)準(zhǔn),以及部門之間的聯(lián)系、協(xié)調(diào)制度,并經(jīng)常檢查執(zhí)行情況,以使企業(yè)內(nèi)部各部門既能各司其職,又能協(xié)調(diào)配合,從而有條不紊地完成各自的工作任務(wù),實(shí)現(xiàn)公司的整體目標(biāo)。②職務(wù)分離。所謂職務(wù)分離,是指不相容職務(wù)的分離。所謂不相容職務(wù),是指那些能夠使一個(gè)人既可以弄虛作假,又可以自已掩蓋的職務(wù)。換言之,不相容職務(wù)的分離就是不讓一個(gè)人在其正常職責(zé)范圍內(nèi)處于既能弄虛作假又能自已掩蓋的地位。對房地產(chǎn)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié),不相容職務(wù)的分離主要有以下幾種:收銀職務(wù)應(yīng)與銷售職務(wù)須相分離;收銀、出納職務(wù)應(yīng)與稽核職務(wù)相分離;收銀、出納職務(wù)不能同時(shí)兼任會(huì)計(jì)或記賬員。③監(jiān)督體系。房地產(chǎn)企業(yè)不僅需要組織控制,職務(wù)分離,而且還必須建立一個(gè)上下溝通、左右協(xié)調(diào)、互相牽制的監(jiān)督體系。一個(gè)完善、有效的監(jiān)督體系,在企業(yè)的外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí),能保證及時(shí)調(diào)整控制措施;在控制薄弱時(shí),能及時(shí)查出原因,采取措施;在錯(cuò)誤產(chǎn)生時(shí),能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正,并通過日常的活動(dòng)把公司的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)監(jiān)督控制起來。如果沒有這種完善的監(jiān)督體系,或者監(jiān)督體系作用不能得以充分發(fā)揮,公司內(nèi)部控制就不能認(rèn)為是完整的、有效的。這是因?yàn)樵俸玫慕M織控制、職務(wù)分離,也有產(chǎn)生差錯(cuò)的可能。不進(jìn)行全面的、適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督,就不能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和糾正這些差錯(cuò)。房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部最好應(yīng)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部,直接隸屬于總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)監(jiān)督公司各個(gè)部門是否履行責(zé)職,公司內(nèi)部控制是否健全等事務(wù)。④人事控制。要發(fā)揮內(nèi)部控制的作用,必須有勝任相應(yīng)職務(wù)和任務(wù)的人才。人事控制就是招收、培訓(xùn)、選用各類人才的過程。人事控制的一條重要原則是要求職務(wù)與能力相稱,即要求每個(gè)職員所擔(dān)任的職務(wù)應(yīng)與其本身的素質(zhì)能力相稱。做到在人員使用上,要任人唯賢,唯才是舉;在賦予每個(gè)職工適當(dāng)?shù)穆殑?wù)時(shí),要規(guī)定相應(yīng)的責(zé)任,使其知道自己的職責(zé)所在;調(diào)離不稱職的職工。

2、業(yè)務(wù)流程控制。從保證內(nèi)部控制的有效性和可靠性來看,業(yè)務(wù)流程控制應(yīng)具備以下內(nèi)容:①建立嚴(yán)密的憑證制度。嚴(yán)密的憑證制度包括(1)設(shè)計(jì)合適的憑證格式及傳遞程序,銷售與收款環(huán)節(jié)每發(fā)生一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都必須填制憑證,并按照規(guī)定的程序傳遞。一旦該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生問題,在制作、傳遞憑證中就會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn),憑證就成為追究責(zé)任的根據(jù)。(2)所有的憑證都應(yīng)預(yù)先按順序編號(hào)。(3)對所有憑證在著手之前都要經(jīng)過認(rèn)真的、嚴(yán)格地審核,以保證記入賬冊的每項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)的正確性、合理性和合法性。②建立嚴(yán)格的日常核對制度。核對包括賬表核對,賬賬核對、賬證核對等。建立日常的核對制度對于保證記錄的真實(shí)、完整、正確,進(jìn)而保證業(yè)務(wù)流程控制的有效性,起著重要的作用。

3、批準(zhǔn)控制。批準(zhǔn)控制是指在某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)行為發(fā)生之前,按照既定的程序,對其正確性、合理性、合法性加以核準(zhǔn)并確定是否讓其發(fā)生所進(jìn)行的控制。這種控制是一種事前控制,能將一切不正確、不合理、不合法的經(jīng)濟(jì)行為制止在發(fā)生之前。批準(zhǔn)可以分為一般批準(zhǔn)和特別批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)的方案,在實(shí)際執(zhí)行中,必須按照已批準(zhǔn)的方案進(jìn)行,不得擅作主張,不按批準(zhǔn)的方案行事。在執(zhí)行中確需變動(dòng)或更改的,應(yīng)及時(shí)報(bào)告。這樣才能確保各項(xiàng)政策的實(shí)施依照既定的方針進(jìn)行。房地產(chǎn)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)的批準(zhǔn)控制主要有銷售定價(jià)政策和折扣優(yōu)惠政策。①定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)控制。銷售部嚴(yán)格按照公司制定的《**樓盤價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行相關(guān)的銷售政策?！?*樓盤價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)》是公司定價(jià)管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)本地區(qū)現(xiàn)階段市場價(jià)格調(diào)研結(jié)合本地區(qū)未來樓盤價(jià)格趨勢及本公司產(chǎn)品的市場定位而制定的,力求本公司所推出的樓盤能低開高走,它包括基價(jià)和價(jià)格調(diào)整?！?*樓盤價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)》須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,其中涉及的每次價(jià)格調(diào)整也須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,任何人不得擅自更改。②折扣優(yōu)惠政策控制。銷售人員向購房客戶報(bào)價(jià)時(shí),必須嚴(yán)格按公司公布的折扣進(jìn)行報(bào)價(jià),嚴(yán)禁超越折扣權(quán)限報(bào)價(jià)及向客戶透露折折扣底線。優(yōu)惠折扣控制權(quán)限最低折扣不能低于最低銷售價(jià)格。③退房及換名批準(zhǔn)控制。所有退房及換名的申請都應(yīng)遵照公司的有關(guān)規(guī)定,由業(yè)主進(jìn)行書面申請(應(yīng)有充足的理由),并由銷售部經(jīng)理及房地產(chǎn)總司總經(jīng)理簽名才生效。退回房屋應(yīng)及時(shí)納入存貨管理中。

4、應(yīng)收賬款控制。房地產(chǎn)公司對應(yīng)收賬款分事前、事中、事后三階段進(jìn)行管理,明確規(guī)定了對客戶信用管理、公司內(nèi)部的賬務(wù)處理、信息互通和日常監(jiān)督、催款管理、應(yīng)收賬款分析報(bào)告、賬齡管理、對賬管理以及申報(bào)壞賬等八方面的管理工作。公司對客戶賒銷、取得保證、限期回收房款的原則,并通過業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)雙重評(píng)審,特別強(qiáng)調(diào)銷售人員對應(yīng)收賬款的催收、應(yīng)收賬款賬齡分析和逾期應(yīng)收賬款報(bào)告及追加法律保全等控制程序。

總之,建立與健全房地產(chǎn)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制是非常必要的,通過對房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理體系進(jìn)行總體控制的系統(tǒng)設(shè)計(jì)控制、對房地產(chǎn)企業(yè)日常經(jīng)營活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程控制、業(yè)務(wù)發(fā)生之前的批準(zhǔn)控制以及應(yīng)收賬款控制等幾個(gè)方面對房地產(chǎn)企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制,可以有效保證房地產(chǎn)企業(yè)營業(yè)收入的可靠性,保護(hù)房地產(chǎn)企業(yè)資金財(cái)產(chǎn)的安全完整,保證房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)有秩序、高效地發(fā)揮作用。