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摘要：隨著全球信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和管理工作具有一定的約束性和不良影響。本文主要分析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，從而探討相應(yīng)的解決措施，并注意加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理，以便促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；現(xiàn)狀；應(yīng)對(duì)策略

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)工作的效率和質(zhì)量追求越來(lái)越高。醫(yī)院通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段和管理方式，可以對(duì)人事檔案的信息管理模式進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，從而提高人事檔案管理的可靠性和安全性。醫(yī)院人事檔案管理是在醫(yī)院進(jìn)行人事管理的過(guò)程中逐漸形成的一種管理體系，它主要由醫(yī)院對(duì)人員的晉升管理制度、人才引進(jìn)制度、績(jī)效考核制度等一系列管理制度組成。醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院開(kāi)展人才引進(jìn)和建設(shè)的信息基礎(chǔ)，也是后期評(píng)價(jià)薪資待遇和職稱評(píng)定的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理，需要最大限度地發(fā)揮人事檔案信息資源的管理作用，為人才選拔和引進(jìn)提供真實(shí)可靠的信息，從而確保人才隊(duì)伍的建設(shè)，推動(dòng)醫(yī)院長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作模式比較落后，難以滿足現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的需求，這不利于我國(guó)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展和順利開(kāi)展工作。

（一）缺乏對(duì)檔案的信息化管理

當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各大醫(yī)院的管理和運(yùn)用中，從門(mén)診預(yù)約掛號(hào)、看診、繳費(fèi)取藥等。科學(xué)合理的運(yùn)用信息技術(shù)在醫(yī)院的人事檔案管理中，有利于提高管理的工作效率和質(zhì)量，同時(shí)節(jié)約人工和管理成本，降低工作人員的工作量。雖然信息化在醫(yī)院的其他部分運(yùn)用比較廣泛，但是相對(duì)于人事檔案管理的工作來(lái)說(shuō)，其信息技術(shù)的運(yùn)用力度和效率并不高，大部分工作還是占用了大量的人力和時(shí)間。主要的原因是：第一，檔案管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)機(jī)密性比較高的工作，如果將機(jī)密信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行管理，難以確保其信息的安全性。目前，我國(guó)仍然處于人事檔案管理信息化的初步探索期，需要加強(qiáng)信息化管理的意識(shí)和技術(shù)，確保信息的安全性、可靠性。第二，管理方式過(guò)于傳統(tǒng)，雖然醫(yī)院在人事管理方面配備了信息化設(shè)備，但是缺乏專業(yè)的人才對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行使用，對(duì)其專項(xiàng)的軟件開(kāi)發(fā)程度也不夠，最終導(dǎo)致了人事檔案管理的信息化程度低，難以發(fā)揮其信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)和作用。

（二）人事檔案管理觀念落后

隨著現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)程加速，信息化建設(shè)推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展也具有重要的促進(jìn)作用。目前，大部分醫(yī)院還未正確認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)人才引進(jìn)和培養(yǎng)的重要性。醫(yī)院人事檔案管理是整個(gè)醫(yī)院進(jìn)行綜合管理的重要組成部分，也可以有效反映現(xiàn)有工作人員的工作情況和職業(yè)操守。大部分醫(yī)院普遍存在著重視醫(yī)療技術(shù)、服務(wù)水平、醫(yī)院基層設(shè)施的建設(shè)等，而忽視了對(duì)人事檔案管理的重視。大多數(shù)的檔案管理只限于單一的檔案儲(chǔ)存、保管、分類、收納等工作，并沒(méi)有有效將人事檔案的信息資源合理運(yùn)用到人力資源的管理工作中去，缺乏對(duì)信息的利用意識(shí)，缺乏為人力資源管理提供有效信息資源的觀念。

（三）缺乏相應(yīng)的管理機(jī)制

目前，醫(yī)院人事檔案管理存在著不科學(xué)、不合理、利用率低等問(wèn)題。在人才聘用選用以及流動(dòng)中存在一些問(wèn)題。一家醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)是否過(guò)硬、服務(wù)水平和質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)主要靠的是人才隊(duì)伍的建設(shè)，因此，人才的選用和引進(jìn)具有至關(guān)重要的作用，有利于醫(yī)院提高綜合競(jìng)爭(zhēng)力。大多數(shù)醫(yī)院在對(duì)人才進(jìn)行聘用時(shí)，缺乏公正、公平的聘用機(jī)制，沒(méi)有重視對(duì)應(yīng)聘人員的工作能力、專業(yè)能力、語(yǔ)言溝通等綜合能力的評(píng)價(jià)和素養(yǎng)的評(píng)價(jià)。而是過(guò)多將應(yīng)聘人員的年齡、學(xué)歷和工作年限等作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，容易導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)輕業(yè)績(jī)、重資質(zhì)的現(xiàn)象。與此同時(shí)，醫(yī)院的管理模式與一般的事業(yè)單位比較相似，缺乏有效競(jìng)爭(zhēng)力和挑戰(zhàn)，人事檔案管理人員的工作相對(duì)比較穩(wěn)定、固定，人員更換和競(jìng)爭(zhēng)壓力都比較小。這樣容易導(dǎo)致檔案管理人員存在工作怠慢、效率不高、不重視等問(wèn)題，先進(jìn)的優(yōu)秀人才又難以再進(jìn)入到體制內(nèi)部。

（四）缺乏先進(jìn)的考核方式 

一旦醫(yī)院沒(méi)有完整的考核制度對(duì)管理人員的工作進(jìn)行考核，就難以使員工清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作是否達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行科學(xué)、合理的評(píng)價(jià)和考核，是人事管理工作的重要手段，也是人事部門(mén)進(jìn)行決策和調(diào)整人事管理模式的重要依據(jù)。目前，大部分醫(yī)院主要是利用年度考核來(lái)評(píng)定工作人員的工作，并沒(méi)有將日常的工作成績(jī)、表現(xiàn)來(lái)作為考核的參考內(nèi)容，這難以使考核制度發(fā)揮一定的作用，難以全面、系統(tǒng)地對(duì)工作人員的工作進(jìn)行有效的評(píng)估評(píng)價(jià)，也沒(méi)有與員工的晉升機(jī)制、培訓(xùn)、薪資待遇進(jìn)行有效融合和銜接，因此大多數(shù)考核只是一個(gè)形式，而沒(méi)有真正發(fā)揮其作用。

（五）缺乏對(duì)人事檔案的合理利用

我國(guó)當(dāng)前處于人事檔案管理的發(fā)展初期，傳統(tǒng)的管理方式隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的建設(shè)已經(jīng)難以滿足醫(yī)院發(fā)展的需求。而目前一部分醫(yī)療單位還是在沿用傳統(tǒng)的管理模式，這不利于醫(yī)院發(fā)展。一部分的檔案匯編需要人工來(lái)進(jìn)行整理歸檔，其資料多且更新整理的頻率較高，這就增加了工作人員的工作量，使人事檔案管理的工作成果難以被及時(shí)有效的利用。而且人事檔案管理的工作具有一定的保密性，不是任何人都可以翻閱查看的，只有特殊管理層才有權(quán)限進(jìn)行查閱。因此，這也是導(dǎo)致人事檔案利用率不高的原因。

二、醫(yī)院人事檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

（一）搭建醫(yī)院人事檔案信息化管理平臺(tái)

信息技術(shù)一直被廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)，醫(yī)院也認(rèn)識(shí)到了信息化在人事檔案管理中的重要作用，其有利于提高人事檔案管理的水平和效率。因此，可以在醫(yī)院管理中搭建人事檔案管理的平臺(tái)，促進(jìn)醫(yī)院的先進(jìn)化、智能化水平。其一，醫(yī)院需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和人才，利用信息技術(shù)，建立管理平臺(tái)，通過(guò)設(shè)置其關(guān)鍵字來(lái)使人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化整合，促進(jìn)人事檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變，這樣可以降低人工時(shí)間成本，提高管理效率。其二，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，及時(shí)培養(yǎng)管理工作人員的管理技術(shù)和理念。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)度，是我國(guó)檔案管理信息庫(kù)建立的前提，也是開(kāi)拓檔案人才發(fā)展的空間。其三，與此同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行技術(shù)層面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，幫助工作人員在信息化建設(shè)中做好人事檔案管理工作的安全性、可靠性。通過(guò)使用先進(jìn)的技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)加密、軟件防火墻以及設(shè)置檔案訪問(wèn)權(quán)限等，提高醫(yī)院信息的安全，提升醫(yī)院人事檔案管理的水平和效率。

（二）提升檔案管理人員整體素質(zhì)

增強(qiáng)人事檔案管理人員的意識(shí)，需要讓管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在日常工作中提高業(yè)務(wù)水平。第一，需要管理人員對(duì)管理工作加以重視，改變對(duì)管理工作的傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立創(chuàng)新發(fā)展的觀念。在工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和缺陷，提高檔案管理工作的責(zé)任感和使命感。通過(guò)建立相應(yīng)的管理體制，來(lái)改善優(yōu)化管理服務(wù)和工作內(nèi)容，以便順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展對(duì)高素質(zhì)新型人才的需求。第二，要重視對(duì)管理人員的進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)的普及，提高其檔案管理意識(shí)、專業(yè)程度、綜合素質(zhì)等，在工作中保持警惕，做到自覺(jué)防御和抵制各種違法行為，以確保檔案的安全性和可靠性。

（三）加強(qiáng)管理制度的完善

只有對(duì)人事檔案管理工作的人員加以重視，才能有效順利開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，提高管理工作的效率和質(zhì)量。目前，相對(duì)來(lái)說(shuō)傳統(tǒng)的管理模式比較落后，不適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。因此，需要加強(qiáng)對(duì)管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化，轉(zhuǎn)換管理工作理念，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高對(duì)管理人員的技術(shù)考核。完善的管理制度是確保各項(xiàng)管理工作順利開(kāi)展的前提，所以應(yīng)該及時(shí)有結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作情況和社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)檔案管理制度施行進(jìn)一步的規(guī)范。尤其是在醫(yī)院人事檔案管理的材料收集、通報(bào)制度、考核制度等相關(guān)工作制度進(jìn)行劃分，明確各項(xiàng)制度管理范圍和詳細(xì)規(guī)范，做到各項(xiàng)工作都有法可依。人員是管理工作的基礎(chǔ)，制度是人員有效實(shí)施工作的保障。因此，加強(qiáng)對(duì)管理工作的制度建設(shè)，打造一支專業(yè)強(qiáng)硬、業(yè)務(wù)水平高的檔案管理隊(duì)伍具有重要意義。

（四）建立健全崗位責(zé)任制和考核制度

醫(yī)院可以根據(jù)相關(guān)的人事檔案管理情況，建立相對(duì)完整的崗位責(zé)任制度和考核制度。首先，對(duì)人員應(yīng)聘、辭呈、解聘等制度進(jìn)行建立，并且定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行全面的考核，讓考核結(jié)果為晉升、分配、獎(jiǎng)懲等提供有力的依據(jù)。其次，將工作崗位和內(nèi)容進(jìn)行劃分，以管理、責(zé)任、技術(shù)等因素作為分配的依據(jù)，實(shí)行按崗位定薪資或者按勞分配薪資的制度，拉開(kāi)崗位之間的分配檔次。突出個(gè)人的才能和價(jià)值，體現(xiàn)公平、公正，保障工作人員的利益和權(quán)益。這樣可以提高員工之間的競(jìng)爭(zhēng)力，減少員工對(duì)長(zhǎng)久工作的懈怠，增強(qiáng)其緊迫感、責(zé)任感以及危機(jī)意識(shí)，提高員工的工作積極性和主動(dòng)性。

（五）提高醫(yī)院人事檔案的利用率

有效加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)人事檔案的利用率，可以從提高其信息的時(shí)效性、有效性以及獲取信息的渠道等發(fā)出，來(lái)提高對(duì)人事檔案的利用率。相對(duì)于醫(yī)院本身來(lái)說(shuō)，人事檔案對(duì)內(nèi)部工作人員的工作調(diào)動(dòng)、退休、評(píng)定職稱等方面都有重要的作用，一旦檔案的信息不具有時(shí)效性，真實(shí)性，將會(huì)給后期開(kāi)展工作帶來(lái)難度。而加強(qiáng)其信息化管理的建設(shè)，可以提高其信息的更新度、智能化，提升管理人員對(duì)信息的收集和整合的工作效率，減少時(shí)間成本。相對(duì)于檔案本身來(lái)說(shuō)，人事檔案具有一定的隱秘性，一般的個(gè)人是難以接觸到的。因此，個(gè)人對(duì)其中的信息內(nèi)容并不了解，在辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)就增加了管理工作的復(fù)雜度和繁瑣性。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)可以通過(guò)信息技術(shù)，搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，如微信公眾號(hào)、APP、微博等，建立檔案與個(gè)人之間的有效渠道，并方便個(gè)人對(duì)自我信息進(jìn)行查詢，從而提高個(gè)人檔案查詢的便捷度，節(jié)省人力，提升檔案利用率。

三、醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)注意的事項(xiàng)

（一）完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

醫(yī)院在管理人事檔案時(shí)要注意引進(jìn)軟件系統(tǒng)，結(jié)合實(shí)際情況科學(xué)挑選數(shù)字化軟件，構(gòu)建符合人事檔案管理需求的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，根據(jù)先重要、后次要和先簡(jiǎn)單、后復(fù)雜的基本原則，進(jìn)行紙質(zhì)人事檔案的分類管理，并將其有序轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。在將所有人事檔案信息輸入數(shù)字化系統(tǒng)以后必須認(rèn)真核對(duì)，保持電子信息與紙質(zhì)內(nèi)容的一致性。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，務(wù)必第一時(shí)間修改、完善。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)之后要注意人事檔案信息的更新，這是推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化的保障?？紤]到醫(yī)院的發(fā)展變化和醫(yī)務(wù)人員變化，人事檔案更新頻率較快，需要檔案人員打消一勞永逸的念頭，按照需求定期檢查人事檔案信息情況，及時(shí)結(jié)合人事資料的變化和人事變動(dòng)情況更新數(shù)字化人事檔案，保證檔案信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。通常而言，更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需要多部門(mén)一起完成，涉及到醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部的管理員和上下級(jí)用戶、科室負(fù)責(zé)人等，應(yīng)提醒、幫助每一個(gè)科室的負(fù)責(zé)人及時(shí)整理人員崗位調(diào)動(dòng)情況、實(shí)際工作情況，直接交付檔案人員或上傳檔案系統(tǒng)。檔案人員接收人事信息以后認(rèn)真核查相關(guān)內(nèi)容，更正在職醫(yī)務(wù)人員的電子檔案。針對(duì)內(nèi)容準(zhǔn)確度不足的人事檔案，要注意重新整理、歸納，糾正不準(zhǔn)確的部分。在糾正環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵循客觀事實(shí)，切忌無(wú)中生有，更不能隨意刪減原有內(nèi)容或者消除不良記錄等。在糾正、校訂人事檔案信息之前應(yīng)確立完善的數(shù)字化規(guī)章制度，保證人事檔案數(shù)字化管理有章可循。然后嚴(yán)格執(zhí)行制度，有條不紊地落實(shí)數(shù)字化工作，及時(shí)將人事檔案所有人的新成績(jī)、新榮譽(yù)、新經(jīng)歷等載入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案數(shù)字信息的更新。

（二）規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理

數(shù)字化檔案系統(tǒng)的運(yùn)行、人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用等同樣要遵守規(guī)章制度，必須明確人事檔案數(shù)字信息的錄入、增刪、修改等的程序性規(guī)定，預(yù)防數(shù)字檔案系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案管理失衡。與此同時(shí)，注意人事檔案修改程序的設(shè)定，在進(jìn)行紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化處理時(shí)審核期真實(shí)性，排除因?yàn)楣芾砘靵y出現(xiàn)的虛假信息。檔案審核程序要合理、公正，有充分的證據(jù)，保證如實(shí)錄入人事檔案信息。在錄入環(huán)節(jié)還要注意個(gè)人檔案變動(dòng)。可以專門(mén)安排人員進(jìn)行人事檔案信息錄入期間的變動(dòng)登記、補(bǔ)錄，全動(dòng)態(tài)跟蹤人事檔案信息的變化，以免混亂。除了借助數(shù)字化技術(shù)手段構(gòu)建完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案人員還要結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況完善查詢系統(tǒng)設(shè)計(jì)，為人事檔案數(shù)字化管理提供便利。在設(shè)計(jì)查詢系統(tǒng)及其功能時(shí)，應(yīng)注意設(shè)置人員的姓名、專業(yè)、學(xué)歷和工作經(jīng)歷等，提供快捷的增刪功能，全方位實(shí)施醫(yī)院人事檔案信息管理、變動(dòng)信息管理。在設(shè)計(jì)主頁(yè)面的查詢條件時(shí)，可以按照數(shù)據(jù)庫(kù)的不同字段進(jìn)行。選中記錄動(dòng)態(tài)，搜索與要求相符的查詢表。如此，設(shè)置靈活的查詢模式、查詢條件，利用數(shù)字化檔案系統(tǒng)為醫(yī)院人事檔案管理的不同使用者提供多樣化查詢方式，更好地滿足他們的人事檔案信息查詢需求。總而言之，在醫(yī)療行業(yè)不斷發(fā)展的新時(shí)代，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理具有重要的作用。在新時(shí)代的背景下，需要重視其管理的效率和質(zhì)量，不斷提高其檔案管理的意識(shí)，轉(zhuǎn)換創(chuàng)新管理服務(wù)理念，學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段和理念，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理和優(yōu)化處理，提高檔案的利用率和價(jià)值。展望未來(lái)，醫(yī)院檔案人員要注意不斷加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，進(jìn)一步提升人事檔案管理水平，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定的發(fā)展。

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作者:李冬蓮 單位:龍巖市衛(wèi)生健康和干部保健服務(wù)中心