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一、必須進一步提高對人口與計劃生育檔案工作重要性的認識

人口計生檔案是人口計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄，是制定人口與計劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計劃生育工作的基礎。要提高人口與計生檔案管理水平，就必須對人口計生檔案的作用有一個充分的認識，只有認識到位了，思想重視了，才能把檔案工作搞好。

1．人口計生檔案可為領導決策提供依據(jù)

人口計生檔案資料是許多人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字的來源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可用于統(tǒng)籌計劃，明確工作重點，量化人口計劃生育工作目標，可為人口計劃生育決策提供依據(jù)。

2．人口計生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務

利用人口計生檔案資料，通過從計算機中提取《育齡婦女基礎信息一覽表》和申請領取《生育證》資料，可成為對育齡婦女提供服務的依據(jù)。

3．人口計生檔案可為流動人口提供優(yōu)質(zhì)服務

有效利用人口計生檔案，掌握流動人口動向，及時了解流動人口的婚育信息，可以滿足流動人口計劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動人口檔案建立流動人口計劃生育信息交換平臺，互通信息，既可引導流動人口及時落實避孕節(jié)育措施，促進社會撫養(yǎng)費兩地配合征收，又可防止兩地因為“時空差”出現(xiàn)工作疏漏，如發(fā)錯證、重復發(fā)證等。

4．人口計生檔案可利用群眾需求信息檔案，促使計劃生育工作方法進一步改進

讓群眾提出自己在計劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問、意見及建議，通過信息采集記錄簿收集整理，形成群眾需求信息檔案。人口計劃生育部門根據(jù)群眾的這些需求，不斷改進工作方式、方法，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，解決群眾的實際困難，不斷提高群眾的滿意度。

5．人口計生檔案可保證計劃生育執(zhí)法的嚴肅性

《中華人民共和國人口與計劃生育法》《流動人口計劃生育工作管理辦法》《計劃生育技術服務管理條例》《社會撫養(yǎng)費征收管理辦法》等法律法規(guī)的相繼實施，使人口計劃生育行政部門承擔的監(jiān)督執(zhí)法任務越來越重?！缎姓V訟法》《行政處罰法》《行政許可證》的實施，提高了群眾的維權(quán)意識，這對人口計劃生育監(jiān)督執(zhí)法人員提出了更高的要求，利用人口計劃生育檔案的真實信息，為計劃生育執(zhí)法的嚴肅性打下了基礎。

6．人口計生檔案可為人口計劃生育工作政務公開和民主管理服務

目前中央對人口計劃生育工作總的要求是既要控制人口增長，又要密切黨群、干群關系，讓人民群眾滿意。為此，要定期搞好人口計劃生育政務公開，以公開促公正，求公論，樹形象，維護群眾合法權(quán)益，促進他們自覺實行計劃生育，推進計劃生育民主管理和民主監(jiān)督。利用人口計生檔案提供的育齡婦女信息、流動人口信息等及時進行人口計劃生育政務公開，提高人口計劃生育工作的透明度，賦予群眾對人口計劃生育工作參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，防止和杜絕不公平、不公正的現(xiàn)象發(fā)生。

7．人口計生檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務

利用人口計生檔案信息，開辟“現(xiàn)行文件公共閱覽室”和“非保密文件自由借閱”等服務，使農(nóng)民能夠及時了解和掌握黨和國家有關人口與計劃生育政策、科技信息，幫助農(nóng)民致富奔小康。特別是幫助困難計劃生育家庭發(fā)展生產(chǎn)，提高生活水平，利用人口計生檔案信息，為他們傳遞國家對獨生子女戶、雙女戶家庭的優(yōu)先優(yōu)惠政策、獎勵扶助政策，如農(nóng)業(yè)部門優(yōu)先向貧困女孩家庭提供高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)良品種，推廣先進技術；金融部門對符合貸款原則和貸款政策的貧困女孩家庭優(yōu)先發(fā)放小額貸款等一些優(yōu)惠政策，讓他們充分利用這些優(yōu)惠政策脫貧致富。

只有對人口計生檔案的作用在思想上真正認識到位了，在工作上給予足夠重視了，采取了有力的措施，才能為提高人口計生檔案管理水平打下良好基礎。

二、認真分析和解決人口和計生檔案管理工作中存在的問題

1．存在認識上的偏差

在實際工作中，有許多同志包括個別領導干部仍然沒有認識到檔案管理的重要性：認為計生檔案無實際意義，檔案與計劃生育工作無直接關系，只要職工不發(fā)生計劃外生育就行了，檔案管不管無所謂；加上計生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生。

2．內(nèi)容存在弄虛作假情況

由于實行計劃生育“一票否決”，少數(shù)單位在計生檔案中將單位內(nèi)部用臨時工的情況隱瞞不報，停薪留職和下崗人員生育節(jié)育情況沒有管理，出現(xiàn)漏管漏擋、報喜不報憂的現(xiàn)象。極個別單位有造假資料、假文件、假證明現(xiàn)象，損壞了檔案資料的真實性。

3．監(jiān)督檢查流于形式

檢查組“走馬觀花”似的檢查不能認真解決檔案存在的問題，檢查過后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。

4．人員素質(zhì)偏低

大部分單位計生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識缺乏、實際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，工作上被動的多、主動的少，影響檔案管理水平的提高。

5．人員不固定

計劃生育干部多為兼職，在單位內(nèi)部沒有相應職務、職稱，人員變動大，頻繁的人事調(diào)動使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。

6．管理制度不健全，手段落后

對建立計生檔案沒有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。

7．檔案立卷不規(guī)范

目前計生檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，計生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則；再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于有部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是組卷混亂現(xiàn)象比較多，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權(quán)限組卷的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一兩頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷；六是保管不統(tǒng)一，分散在各部門科室現(xiàn)象較嚴重。

只有認真研究和解決好這些問題，才能把計生檔案工作提高到一個新的水平。

三、認真抓好人口和計生檔案的規(guī)范化、標準化和管理現(xiàn)代化建設

1．實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高計生檔案管理基礎工作水平

(1)要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

(2)要全面普查案卷，去糟取精。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的計生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重復或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

(3)要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。

(4)要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。

(5)要規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證查索的查準率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準率。因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。

2．加快數(shù)據(jù)準備，推進計生檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案現(xiàn)代化管理工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些時間較長的計生檔案來講，由于室藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作多、快、好兼而有之的效果。

(1)分輕重緩急，循序漸進。計生檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為計劃生育工作所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高計生檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各案卷重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

(2)分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。

(3)分門另類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

(4)用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法，即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯——關鍵詞進行標識，待錄入計算機后，利用計算機批量處理的功能進行處理。

四、提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平

檔案工作者掌握知識和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，努力提高檔案的水平。

1．重視高素質(zhì)復合型人才的培養(yǎng)

信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。

2．重視檔案人員的在職培訓

提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。在實施教育培訓時，要采取多形式、多層次的辦學模式，突出針對性和實用性，在培訓內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓內(nèi)容與實際工作相結(jié)合，針對不同崗位人員的工作職責和素質(zhì)要求，制定相應的培訓方案，加大計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學等相關學科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡知識的運用，并適當設立檔案專業(yè)的課時，傳授檔案的新知識、新技術、新技能，使檔案人員及時了解檔案界的研究動念、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領域，更新知識結(jié)構(gòu)。

3．積極支持、鼓勵檔案人員不斷學習，注重知識積累

很多檔案人員雖然已認識到提高自身素質(zhì)的必要性，但往往過于倚重各類培訓而忽視自身的學習和積累。事實上，自學也是提高素質(zhì)的重要途徑。檔案人員應積極主動學習信息技術、現(xiàn)代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網(wǎng)絡技術的能力，注重學習過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結(jié)合起來。各級檔案部門要為檔案人員提高自身素質(zhì)營造支持的工作環(huán)境，為他們學習、使用新技術創(chuàng)造條件，并積極引進競爭機制，注入拼搏活力，使大家通過競爭，增強危機感和使命感，激發(fā)檔案人員充分發(fā)揮才能和特長，營造創(chuàng)優(yōu)爭先的良好氛圍。

4．合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

將不同專業(yè)、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。

五、進一步加強對人口和計生檔案工作的領導

人口計劃生育部門領導要更新觀念，充分認識人口計生檔案在人口計劃生育工作中的重要作用，把人口計生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規(guī)、科技服務、計劃生育協(xié)會等人口計劃生育業(yè)務工作同等重要的位置，納入主要議事日程，給予必要的投人，解決所需經(jīng)費，為檔案工作改善環(huán)境創(chuàng)造良好的條件。各級人口計劃生育部門檔案管理人員要更新觀念，從人口計劃生育工作法制化、規(guī)范化、制度化的高度出發(fā)，做好人口計生檔案管理工作。根據(jù)人口計劃生育工作深入發(fā)展的需要，選準人口計生檔案信息開發(fā)利用的突破口，開展有效的服務，創(chuàng)造盡可能多的社會效益和經(jīng)濟效益，為人口計劃生育工作的深人開展和社會經(jīng)濟的加快發(fā)展作出貢獻。

[摘要]隨著人口和計劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對人口計生檔案管理工作提出了更高、更嚴、更新的要求。人口和計劃生育檔案管理工作還存在著認識有偏差、內(nèi)容有弄虛作假、人員素質(zhì)偏低、管理制度不健全、管理手段落后、檔案立卷不規(guī)范等問題。提高人口和計劃生育檔案管理水平的主要對策有：進一步提高對人口與計劃生育檔案工作重要性的認識；認真抓好計生檔案的規(guī)范化、標準化和管理現(xiàn)代化建設；加強培訓和繼續(xù)教育，提高檔案管理人員素質(zhì)；進一步加強人口與計劃生育檔案工作的領導。

[關鍵詞]人口；計劃生育；檔案管理；對策