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公司檔案管理方案范文第1篇

【關鍵詞】房產(chǎn)檔案 檔案管理 思考

引言：

在中國房地產(chǎn)改革的進程中，房地檔案所發(fā)揮的作用是不容忽視的。對于房地產(chǎn)檔案實施規(guī)范化管理，僅僅采取基本的檔案資料存儲和保護措施是遠遠不夠的，還需要創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理模式，不僅要對房地產(chǎn)檔案由專業(yè)人員管理，還要實施房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理，讓檔案管理工作富于時代感，且受到法律保護，使得房地產(chǎn)檔案更好地發(fā)揮其服務效能。

一、房產(chǎn)檔案管理中所存在的問題

（一）房產(chǎn)檔案管理沒有得到高度重視

房產(chǎn)檔案管理工作的主要目的是提高資源的使用效率，以提高房產(chǎn)檔案的使用價值。但是，當落實到具體工作中，就會存在房產(chǎn)檔案管理沒有得到高度重視的問題，主要體現(xiàn)為房產(chǎn)檔案管理工作沒有得到進一步完善，檔案管理的基礎設備不夠健全，同時還存在管理缺乏科學性的問題，結果造成房產(chǎn)檔案管理效率不高，資料長期堆放沒有及時處理，使得房產(chǎn)檔案的真實、準確性受到影響。特別是在房產(chǎn)檔案資料中，存在檔案信息與實際信息不相符合的問題，就必然會影響檔案資料的利用效率[1]。房產(chǎn)檔案需要實施開放性管理，即檔案資料要切實地為社會服務。但是，要利用檔案資料解決房產(chǎn)糾紛方面的問題依然很難實現(xiàn)，就是由于檔案資料的開放度不夠，加之資料的真實可靠性問題的存在，使檔案資料的社會服務功能難以充分發(fā)揮。

（二）房產(chǎn)檔案載體缺乏抗風險能力

現(xiàn)行的房產(chǎn)檔案包括有多種形式，除了文本檔案之外，還包括圖片、表格、音像資料和影像資料等等。由于房產(chǎn)檔案管理部門在收集檔案資料的過程中存在不當行為，就會導致檔案資料缺乏完整性。特別是一些不可抵抗力的存在，如果沒有對房產(chǎn)檔案資料實施必要的保護，就會導致資料損壞或者丟失[2]。比如，2008年，中國的汶川發(fā)生了地震，破壞性是非常大的，幾乎整個的汶川都被震為平地，大量的房產(chǎn)檔案因此消失，給后期的索賠問題帶來了極大的。其中的一個主要原因就是房產(chǎn)檔案載體缺乏抗風險能力，一旦出現(xiàn)這種非人力所能夠抗拒的自然災害，就會導致檔案資料損害或者丟失，使一些社會性工作難以順利展開。

（三）房產(chǎn)檔案管理沒有對數(shù)字化工具合理利用

各種數(shù)字化工具的普及，在房產(chǎn)檔案管理工作中，沒有對這些工具合理利用，就會導致檔案管理缺乏時代感，而且管理難度也進一步加大。雖然部分檔案管理部門采用了信息化房產(chǎn)檔案管理模式，但由于沒有運行統(tǒng)一規(guī)范的信息管理系統(tǒng)，使檔案管理工作運行中存在檔案信息傳輸不暢、信息不能及時更新的問題，對房產(chǎn)檔案信息的安全準確性產(chǎn)生了負面影響。

二、房產(chǎn)檔案管理的有效措施

（一）將科學的房產(chǎn)檔案管理體系構建起來

房產(chǎn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，必然會產(chǎn)生大量的檔案管理資料。為了加快房產(chǎn)檔案管理的步伐，就需要現(xiàn)代化的房產(chǎn)檔案管理工作，將科學的房產(chǎn)檔案管理體系構建起來是非常必要的，以提高檔案管理質量和檔案管理效率。在檔案管理工作中引進信息技術，就是在檔案管理工作中，包括檔案信息的收集、傳輸和信息資料的整理都需要實施規(guī)范化管理。同時，在檔案管理工作總，還需要將安全防護措施構建起來。這就需要將所有的這些管理內容納入到房產(chǎn)檔案管理體系中，實現(xiàn)動態(tài)化管理，以提高檔案管理質量。

（二）房產(chǎn)檔案管理工作中管理人員要提高檔案管理意識

房產(chǎn)檔案管理工作中，要提高檔案管理質量，就需要檔案管理人員提高管理意識，基于此提升管理水平。從現(xiàn)行的檔案管理工作情況來看，存在著管理不規(guī)范、不到位的問題，其中的一項重要原因就是檔案管理人員的管理意識不強，]有充分地認識到做好檔案管理工作對房產(chǎn)業(yè)的良性發(fā)展所起到的作用[3]。特別是房產(chǎn)檔案管理人員的管理水平，直接關乎到檔案管理效率，也決定了檔案資料的利用效率。所以，房產(chǎn)業(yè)的檔案管理部門要對檔案管理人員的職業(yè)素質高度重視，不僅要定期地開展檔案管理培訓工作，還要針對檔案管理工作中所存在的問題采取解決措施，以提高房產(chǎn)檔案管理的水平。

（三）將開放式的房產(chǎn)檔案管理模式構建起來

房產(chǎn)檔案不僅是簡單地將房產(chǎn)業(yè)運行中所產(chǎn)生的資料進行收集、存貯，而是要發(fā)揮檔案資料的社會服務功能，一方面滿足人們的住房需求，另一方面為解決住房矛盾糾紛提供依據(jù)。所以，在房產(chǎn)檔案管理工作中，要對檔案資料實施動態(tài)化管理，確保檔案的社會服務價值得以充分發(fā)揮。將開放式的房產(chǎn)檔案管理模式構建起來，就是打破原有的封閉管理模式，不僅專門的機構實施房產(chǎn)檔案管理，還需要所有的相關部門配合管理，以提高檔案管理效率[4]。雖然采用開放式的房產(chǎn)檔案管理模式彌補了傳統(tǒng)管理中所存在的不足，但是，在檔案信息共享環(huán)境下，就必然會存在信息篡改、丟失或者泄露的風險。這就需要進一步完善檔案管理模式，從法律的層面規(guī)范檔案管理工作，以提高房產(chǎn)檔案管理質量。

結束語：綜上所述，房地產(chǎn)業(yè)在近年來呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢，多種形式的資料產(chǎn)生。要將這些檔案資料的功能充分發(fā)揮出來，就要實施必要的檔案管理工作。面對目前檔案管理工作中所存在的問題，就需要實施規(guī)范化、法制化管理，不僅需要檔案管理人員提升檔案管理意識，還需要樹立服務意識，以使得檔案的服務功能充分發(fā)揮。

參考文獻：

[1]劉曉秋.淺談當前房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀及相關對策[J].基礎理論研討，2011（20）：86―86.

[2]林鋒.淺談加強房產(chǎn)檔案館建設及管理[J].南方論刊，2012（10）：88―89.

公司檔案管理方案范文第2篇

關鍵詞：建筑工地 民工宿舍 消防安全

隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展,城鄉(xiāng)居民生活水平不斷提高、生活條件不斷改善,相應配套的公共、居住、生產(chǎn)等標志性建筑越來越多。同時,隨著建筑行業(yè)的迅速發(fā)展,全國各地建筑工地火災發(fā)生率不斷攀升,特別是建筑工地民工宿舍火災時有發(fā)生。據(jù)統(tǒng)計,在近年來發(fā)生建筑工地火災中,民工宿舍火災占有相當大的比例,因建筑工地消防安全管理責任不落實、管理不規(guī)范、施工人員缺乏消防安全意識和防火安全常識而導致的火災,已經(jīng)成為引發(fā)火災、造成重大人員傷亡和財產(chǎn)損失的突出問題,必須引起高度重視。筆者就當前建筑工地民工宿舍消防安全管理的現(xiàn)狀,結合工作實踐,對如何做好建筑工地民工宿舍的消防安全管理工作提出一點粗淺的看法。

1、建筑工地民工宿舍消防安全方面存在的主要問題

分析近年來發(fā)生的建筑工地民工宿舍火災的災害成因,結合對大慶市200余處建筑工程施工現(xiàn)場的消防監(jiān)督檢查,建筑工地民工宿舍主要存在以下幾個方面的消防安全問題:

1.1 整體布局不合理,耐火等級低

由于建筑施工現(xiàn)場多數(shù)場地有限,而施工人員多,現(xiàn)場內的臨時建造的辦公室、民工宿舍、食堂、倉庫等建筑多為相互毗鄰或者成“一”字型排列,沒有形成有效的防火分隔,甚至部分工地民工宿舍與重要倉庫和危險品庫房相毗連,相互間隔只是用三合板等材料簡易隔開。施工現(xiàn)場民工宿舍大都為臨時建筑,結構簡易,耐火等級低,大部分采用夾芯泡沫板材作為墻體和分隔材料,承重構件采用未經(jīng)防火處理的鋼結構,基本屬于三、四級耐火等級簡易結構的建筑物,一旦發(fā)生火災將迅速蔓延。

1.2 缺少安全出口,疏散逃生難

目前,相當一部分施工現(xiàn)場的民工宿舍只有一個安全出口,在宿舍設置防盜窗、鐵制柵欄,占用疏散通道、堵塞消防安全出口的現(xiàn)象也十分普遍,而民工宿舍內居住的人員十分密集,一旦失火,勢必造成群死群傷火災發(fā)生。2010年5月3日22時30分左右,位于呼和浩特市賽罕區(qū)榆林鎮(zhèn)二道河村、承擔集寧鐵路二道河1號隧道施工的中鐵十九局民工居住的工棚發(fā)生火災,過火面積約320平方米,造成10人死亡、14人受傷。

1.3 違章用火用電,火災隱患多

建筑工地要施工離不開電,但由于建筑工地用電是臨時性的,導致安裝極不規(guī)范,電線私拉亂接現(xiàn)象嚴重,特別是在民工宿舍和食堂,電線接頭隨處可見,由于電線移動頻繁,致使絕緣層破損,易引起短路引起火災,更為嚴重的是許多配電箱安裝隨意,都是安在木版上,有的甚至用木箱。農民工在宿舍隨意亂拉臨時用電線路,電氣線路線徑與用電負荷不匹配,用銅絲、鐵絲代替保險絲,電線接頭處理不當而引發(fā)的火災時有發(fā)生。圖省事節(jié)約,農民工在宿舍做飯,違章使用電爐、電暖器等大功率電器現(xiàn)象司空見慣。尤其到了冬季,室內使用電暖器、電褥子取暖,用電爐子做飯等,在用火用電方面稍有不慎就會引起火災。

1.4 消防器材配備嚴重不足

在調查的一些工地中,除了少數(shù)較大的施工工地在民工宿舍配備有少量的滅火器材外,在一些中、小型工地,根本未配置任何消防器材,不少單位只注重經(jīng)濟效益而忽視安全生產(chǎn),消防器材設施配備嚴重不足或沒有,將廢棄的滅火器放在工地濫竽充,消防器材設施配備不符合要求等。有的現(xiàn)場不配置滅火器或配置型號不當或數(shù)量不足。有些施工單位為防止滅火器被盜,將滅火鎖在庫房里,致使發(fā)生火災時,不能及時使用滅火器材。

2、建筑工地民工宿舍消防安全問題的成因

2.1 主管部門與監(jiān)管部門未形成有效的協(xié)同

聯(lián)動建設行政主管部門與公安消防之間缺少完善的溝通協(xié)調機制,建筑工地消防安全管理的標準和要求得不到落實,有些地方在建筑工地火災頻發(fā)后,當?shù)毓蚕啦块T也制定了一些具體的建筑工地消防安全管理規(guī)定,但建設行政主管部門未能及時將這些規(guī)定吸收到平時的建筑工地安全管理工作中,在一些建筑工程的“安全文明工地”評比中,很難見到消防安全管理的要求,這其中可能也有部門利益的驅使,因為建設行政主管部門的安全許可是按工程量的比例收費的,導致建設行政主管部門似乎不愿意其它部門參與其中。

2.2 消防安全責任沒有得到有效落實

施工企業(yè)消防安全責任不落實,意識淡薄是建筑工地民工宿舍消防安全問題突出主要因素。按照相關法律法規(guī)規(guī)定,施工企業(yè)單位應負責建筑工地的防火安全工作。但是在實際中,雖然大部分施工工地消防安全管理制度健全,但也只是掛在墻上,沒有真正落到實處,而個別的工地連消防安全制度也沒有,更談不上消防安全管理了,許多施工企業(yè)單位只注重施工進度以及施工質量,對施工現(xiàn)場的消防安全極度漠視。

2.3 施工人員消防安全意識談薄

據(jù)調查,建筑工人文化水平普遍較低,對于消防安全知識,基本上是不了解,不掌握,在消防安全問題上,絕大多數(shù)工人有僥幸心理,認為無所謂,就是燒起來,也無大問題,由于工人從事重體力活,下班疲勞睡覺不易醒,一旦發(fā)生火災,發(fā)現(xiàn)不及時,極易釀成大災。加之工人流動性較大,尤其是外來民工,往往是工程完后就走人,給消防安全培訓工作增添難度。

3、加強建筑工地民工宿舍消防安全管理的對策

公司檔案管理方案范文第3篇

關鍵詞：機場檔案管理；重要性；建議

中圖分類號：K206 文獻標識碼： A

引言

檔案在人類社會中起著十分重要的作用，為人們提供查閱、參考和憑證等服務，是人們進行進一步活動的事實依據(jù)，因此，為了更大的發(fā)揮檔案的作用，我們應該加強檔案的現(xiàn)代化管理進程，而隨著人類文化的進步和社會活動的增多，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足人們的需求，檔案管理的現(xiàn)代化能夠幫助人們更加方便快捷的對檔案進行查閱，方便檔案管理人員對檔案的整理和保存，對檔案管理有重要意義。

一、機場建設檔案管理的重要作用

1、信息技術的應用有利于未來機場檔案的管理

現(xiàn)如今，人類社會已經(jīng)發(fā)展成為信息技術的時代，信息技術的應用已發(fā)展到我們工作和生活的方方面面，而在機場建設檔案管理領域中的應用是一次創(chuàng)新的實踐活動，機場檔案在諸如通信、導航等方面具有高度保密性，在進行檔案資料的整理和管理過程中，如何將現(xiàn)代化的科技手段合理安全的利用到機場建設檔案這一特殊檔案的管理中逐漸成為檔案管理人員一個急需解決的重要課題。2014年7月4日，民航局綜合司在廣州組織召開“民用機場建設項目檔案歸檔規(guī)范”評審會。會議決定適時聯(lián)合出臺《民用機場建設項目檔案管理規(guī)定》和技術支持文件，推進民用機場建設項目檔案工作的制度化、規(guī)范化。

隨著社會的進一步發(fā)展，現(xiàn)代化的信息管理必然會成為機場檔案管理工作的主要方式，是社會發(fā)展的必要走向。

2、機場檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案資源的存儲

自古以來，卷宗都是我國的檔案存儲的主要方式，由于機場建設檔案的特殊性導致資源的繁多，內容的繁雜以及施工時間的跨度大，這就要求檔案管理方式系統(tǒng)性強，具有明確的編制體系，編制要求、案卷質量標準、文件結構劃分、文件歸檔范圍等規(guī)則需要嚴格符合檔案管理法律法規(guī)和規(guī)范要求。竣工文件編制辦法與檔案管理實施方案，要為檔案管理工作的事先指導、事中控制、事后檢查、驗收把關等環(huán)節(jié)提供保障。檔案管理要充分考慮機場工程建設的實際，明確檔案管理的基本要求和重點，具有較強的可操作性和普遍指導意義。

2011年4月8日專家對《南京實祿口國際機場二期建設工程竣工文件編制辦法》及檔案管理實施方案進行評審一致認為：檔案管理實施方案總體思路準確，建立的組織體系、制度體系、運行體系等三個體系科學、完整，提出的合同約束、培訓交流、預立卷、首件制、過程檢查與審查、考核獎懲等實施途徑和方法，技術路線合理，可操作性強，對促進我國民用航空工程建設檔案管理水平的提高具有積極的借鑒作用。

3、機場檔案現(xiàn)代化管理有利于維護公司的合法權益

機場建設過程中由于參與單位繁多，各項建設項目的專業(yè)要求高，專業(yè)難度大，各個環(huán)節(jié)錯綜繁瑣。對于機場建設工程的質量不容半點紕漏，一旦出現(xiàn)問題后果無法想象。作為工程的查找依據(jù)一份齊全完整的機場建設檔案，既可以在建設過程中起到監(jiān)督管理的作用，又可以作為日后意外突發(fā)問題的責任依據(jù)，既可以作為工程質量安全的基礎保障，又為日后的機場擴建改建工程提供了重要的理論依據(jù)。

二、機場建設檔案基本內容。

我國《民用機場建設項目民航專業(yè)工程文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范》、《民用機場建設項目民航專業(yè)工程施工質量技術資料統(tǒng)一用表》充分考慮了民用機場現(xiàn)階段工程建設的實際，明確了檔案管理的基本要求和重點，具有較強的可操作性和普遍指導意義，應該嚴格執(zhí)行。根據(jù)《中華人民共和國民用航空法》、國務院《建筑工程管理條例》、《民用機場管理條例》等法規(guī)，機場建設檔案最基礎的方面應涵蓋：場址論證、初步設計、建設施工、工程驗收等。

1.場址論證階段

場址論證階段包括機場所在地形、地貌的基本狀況，氣象條件，參考點地理坐標，跑道方位或主要起將方向。機場導航、供油、供電、供水、供氣、通信、道路、排水等設施（系統(tǒng)）的建設條件。城市規(guī)劃、土地使用、文物保護及環(huán)境保護的要求。

2.初步設計階段

初步設計階段包括飛行區(qū)場道、地基、飛行區(qū)排水；航管工程（通信、導航、氣象）的組成、主要功能及設施；助航燈光照明設置及供電、飛行區(qū)供電及照明；旅客航站樓流程、設計方案、結構、給排水、暖通、防火及消防、弱電等方案及技術要求；站坪和機庫的平面、結構和配套設施設計；機場消防救援工程及設施設備配備方案；輔助生產(chǎn)用房的組成、功能 、面積、設施及配套需求；機場給水、供冷、供熱、燃氣工程；供油工程；場外配套工程；機場總圖工程等。

3.建設施工階段

建設施工階段包括：施工合同，工程預算，施工定位測量記錄、測量復核單及成果圖，工程檢查驗收記錄，質量評定，施工材料質量保證文件，施工管理文件，工程竣工文件，監(jiān)理文件；設備工藝安裝文件及聲像材料。

4.工程驗收階段

工程驗收階段包括：完成建設工程設計和合同約定的各項內容，完整的技術檔案和施工管理資料，工程使用的主要建筑材料、建筑構配件和設備的進場試驗報告并附有《工程竣工項目一覽表》，勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位分別簽署的質量合格文件。

總之完善的檔案資料是機場運行安全和使用的保障，是監(jiān)督工程質量是否符合國家和行業(yè)現(xiàn)行的有關標準及規(guī)范的關鍵。一份健全的機場建設檔案資料有效的保證了工程投產(chǎn)使用各項準備工作嚴格符合有關規(guī)定。

三、做好機場建設工程機場檔案管理工作的幾點建議

1、大力提升機場檔案管理意識

要加大宣傳力度，讓所有參與者都要提升機場檔案管理意識，認真做好檔案信息收集整理工作。同時要結合機場建設項目檔案的特點，有針對性的加強檔案業(yè)務培訓，使機場建設機場檔案管理工作貫穿整個建設的始終。施工、設計、管理人員手中有大量的第一手檔案資料，他們是檔案信息的重要來源，因此要提升所有參與者的機場檔案管理意識和業(yè)務水平，才能保證信息的真實性、系統(tǒng)性和完整性。

2、確保機場檔案管理與工程建設同步

機場建設項目機場檔案管理是一項龐大的系統(tǒng)工程，它幾乎涉及到機場建設的每一個階段，每一個工程，每一個專業(yè)、每一個單位或部門，要實現(xiàn)檔案工作與工程建設同步設計、同步實施、同步驗收的三同時目標，才能保證檔案資料的真實、準確、完整。建設指揮部必須將工程檔案的收集和整理工作與工程節(jié)點進度相結合，在機場建設之初，機場檔案管理部門就要提前介入，前端控制，及時向參建單位明確檔案歸檔的具體內容和要求，規(guī)范機場檔案管理行為；在施工中要根據(jù)工程進展情況，有針對性的加強業(yè)務指導，提高施工資料員的機場檔案管理水平；同時根據(jù)工程的建設情況及時加強對檔案資料的檢查與監(jiān)督，重點抓好各階段工程驗前檢查、預驗收、竣工驗收環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時指出，提出整改意見，督促檔案人員提高檔案質量。保持工程文件的收集、整理、歸檔、移交等工作與工程、工程立項準備、建設、竣工驗收同步進行。

3、確實做好監(jiān)督檢查管理工作

一方面，檔案的產(chǎn)生及管理部門須參照公司檔案管理的要求建立自己的一系列制度并遵照執(zhí)行，每年將檔案的內容、種類、數(shù)量、流動情況、利用情況、整理方法變化等相關問題報給集團公司檔案室；另一方面，集團公司檔案室要在年度評估中到業(yè)務部門實地進行檢查，尤其對日常檔案管理進行指導監(jiān)督，嚴格按照國家有關規(guī)定，以國家相關法律法規(guī)為行為基礎，組織檔案的人員定期學習國家有關法規(guī)交流工作經(jīng)驗，使其有能力履行對這些重要檔案的管理職能，與公司檔案室保持密切聯(lián)系。

4、實體檔案整理及保管工作

公司檔案資源的載體有電子形式（如電子文件、電子郵件、短信平臺、網(wǎng)絡公告、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫等），也有非電子形式的（如紙質文件、各種證明證書、相關單據(jù)等），因此在檔案實體的保管方面，除了遵照上一條的原則進行相對集中管理即設立分室之外，還需將非電子形式的檔案資源通過掃描、拍照等電子化，一方面滿足公司監(jiān)控的需要及檔案安全備份的要求，另一方面也為提供檔案利用提供了更多便利和可能。根據(jù)檔案有效期的長短，對檔案進行長期可讀方面的整理和保護。業(yè)務部門對檔案的安全直接負責。

結束語

總之，機場建設機場檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，它是否能夠順利完成關系到項目工程建設的質量。只有每一個建設、施工、監(jiān)理單位提高意識、加強合作，明確機場檔案管理原則，采取有效的機場檔案管理模式，才能要保證機場建設機場檔案管理的專業(yè)性和有效性，進一步提升機場建設機場檔案管理工作的質量和水平，充分發(fā)揮機場建設檔案的實際作用。

參考文獻

公司檔案管理方案范文第4篇

檢測行業(yè)是隨著社會發(fā)展延伸出的新d服務業(yè)，也是實現(xiàn)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的支撐領域，承擔著為經(jīng)濟建設提供標準化計量測試和產(chǎn)品檢驗技術服務，為政府監(jiān)管部門提供執(zhí)法履職的技術保障和依據(jù)的職能。而檢測記錄檔案是檢測行業(yè)對結果報告進行溯源的重要憑證，檢測和校準實驗室能力認可準則（ISO/IEC 17025：2005）中對檢測記錄檔案的范圍、編寫、修改、保存期限等有明確要求。傳統(tǒng)的檢測記錄檔案歸檔流程是先由具體試驗部門負責編制、整理，隨后交檔案管理部門根據(jù)年份、任務號等進行編號、蓋章標識、存檔。隨著檢測行業(yè)的發(fā)展壯大，檢測任務量亦越來越大，檢測機構普遍存在歸檔工作量大、歸檔效率低下 、檔案借閱與歸還管理不規(guī)范、不便統(tǒng)計等系列問題。如何規(guī)范、高效、及時的完成檢測記錄檔案的歸檔工作是每個檢測機構都面臨的問題。本文針對記錄檔案管理過程中存在的問題，結合實際工作需求，利用信息化手段，提出下述改進方案，以期實現(xiàn)檢測檔案管理工作的全面規(guī)范和歸檔效率的持續(xù)提高。

二、檔案管理系統(tǒng)建設方案

1.方案概述

在進行信息化檔案管理系統(tǒng)建設時，需要體現(xiàn)“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則，立足“資源服務和業(yè)務管理”的宗旨。為利用計算機信息化技術系統(tǒng)，使其更高效、可靠地管理檔案資源，擬從規(guī)范歸檔方法、提高歸檔實時性、保證檔案準確性和完整性等幾個方面采取完善措施，在企業(yè)經(jīng)典檔案管理模式的基礎上，結合目前成熟的條碼技術（如條形碼、二維碼），參考現(xiàn)有類似的管理系統(tǒng)（如圖書管理借閱系統(tǒng)），實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的電子信息化完善升級。嵌入條碼技術后，檔案管理系統(tǒng)中歸檔、借閱、修改等主要功能的實現(xiàn)流程如圖1所示。

采用條碼技術后的檔案管理系統(tǒng)，每份文件、檔案都有唯一條碼作為身份標識，這個條碼包含文件、檔案的諸多信息，如記錄號、年份、檢驗記錄數(shù)量、歸檔科室、歸檔日期、歸檔人等。通過這個條碼，紙質文件檔案和檔案管理系統(tǒng)之間建立起了明了詳盡的關系，減輕了檔案管理人員的歸檔工作量，規(guī)范了檔案歸檔、借閱、修改等管理方法，提高了檔案管理工作的效率。同時，條碼技術的應用、系統(tǒng)的完善也增加了文件檔案的查詢追蹤操作性，進一步提高了整個檔案管理工作的效率。

2.系統(tǒng)功能描述

2.1檔案歸檔

引入條碼技術后，檔案歸檔的詳細流程如圖2所示。

條碼技術應用后，每份報告文件、每個檔案袋都有自己的身份標識。檔案管理系統(tǒng)利用條碼在紙質文件、檔案袋和系統(tǒng)之間建立起了電子信息化橋梁，給檔案管理工作帶來的效益主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）從報告生成、檔案歸檔至后期檔案的其它管理都可以通過系統(tǒng)進行實時查詢與追蹤，避免檔案遺失現(xiàn)象。

（2）歸檔系統(tǒng)的排隊和提醒功能可以讓申請人明確紙質檔案提交時間，避免出現(xiàn)網(wǎng)上歸檔申請通過后，因紙質檔案未及時提交而造成的待歸檔檔案積壓的現(xiàn)象，促進了檔案歸檔工作進程。

（3）人工印章核對檔案報告資料完整性的方式被取代，檔案管理人員通過掃碼形式，利用系統(tǒng)資源自動核對送來歸檔的檔案的完整性，大大節(jié)約了歸檔核查時間，提高了工作效率。

（4）檔案袋的條碼信息豐富，加上檔案存放位置的體系化、信息化，使得整個檔案庫信息的清晰度增加，方便在系統(tǒng)里進行檔案的查詢、檔案庫里對紙質檔案袋的查找。

2.2檔案借閱

檔案借閱與歸還系統(tǒng)功能流程圖如圖3所示。檔案管理系統(tǒng)的續(xù)借與歸還功能模塊可參照現(xiàn)在成熟的圖書借閱系統(tǒng)進行完善。檔案借閱歸還流程的規(guī)范，有利于檔案的追蹤，方便有借閱需求人員的同時也可以減輕檔案管理員的工作量，提高工作效率。

2.3檔案修改

已歸檔的檔案不得被隨意修改。若確實有修改需求時，需要得到相應負責人和檔案管理員的同意，相應的修改信息應在檔案管理系統(tǒng)里詳細記錄，做到有據(jù)可查。檔案管理系統(tǒng)里，檔案修改的功能流程圖如圖4所示。

2.4其它功能

引入條碼技術后，檔案管理系統(tǒng)的其它功能模塊也應該結合實際需求進行相應的改進，從而實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的全面信息化。

公司檔案管理方案范文第5篇

一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1.

公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

3.

凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.

各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.

檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

2.

公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

七、 檔案的借閱

1.

總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.

因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.

公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。

4.

檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1.

公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.

當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3.

凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.

經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。