1檔案安全管理的主要影響因素

檔案安全管理是一項系統(tǒng)的、復(fù)雜的、綜合的管理工作。要想做好檔案管理工作，檔案工作人員就必須不斷提升其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德水平，積極應(yīng)對新時期檔案管理工作存在的各項挑戰(zhàn)。反觀當(dāng)前檔案管理工作實際，一些檔案管理部門普遍存在著檔案管理安全問題，直接影響了其檔案管理工作正常進(jìn)行，甚至還會給單位造成巨大損失。從總體來看，目前檔案安全管理的主要影響因素有：一是檔案管理人員因素。檔案人員的安全意識、職業(yè)素養(yǎng)、保密意識等。二是檔案安全管理體制不健全，在檔案立卷、歸檔、借閱、利用等環(huán)節(jié)沒有按規(guī)范嚴(yán)格操作。三是網(wǎng)絡(luò)安全、自然災(zāi)害、軟硬件設(shè)施安全等因素。

2預(yù)防為主，切實做好檔案安全管理工作

2.1提高認(rèn)識，強(qiáng)化檔案安全管理責(zé)任意識和安全意識為進(jìn)一步提升檔案安全管理質(zhì)量和效率，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，逐步強(qiáng)化檔案工作人員的安全意識與責(zé)任意識。在日常管理工作中，檔案管理部門應(yīng)制定切實可行的檔案安全管理措施，同時加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任，切實履行監(jiān)管職責(zé)。在思想認(rèn)識上，檔案管理部門應(yīng)該明確其工作性質(zhì)、地位、特點，堅持“預(yù)防為主，防范結(jié)合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實做好檔案安全防范工作。此外，檔案權(quán)利部門還應(yīng)積極開展檔案安全宣傳教育活動，增強(qiáng)全員檔案安全意識，樹立“檔案安全無小事，檔案安全人人有責(zé)”的觀念，培養(yǎng)和強(qiáng)化全員檔案安全管理責(zé)任意識。

2.2建立健全檔案安全管理機(jī)制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應(yīng)該逐步強(qiáng)化內(nèi)部管理，建立健全其檔案安全管理機(jī)制，明確檔案安全管理要求與規(guī)則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個環(huán)節(jié)當(dāng)中，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案流動、保管和利用制度，構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系。同時，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應(yīng)急預(yù)案，并定期開展模擬演練，以有效提升整個檔案管理部門的安全應(yīng)急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應(yīng)該從本單位實際出發(fā)，嚴(yán)把檔案案卷質(zhì)量關(guān)，各項檔案資料進(jìn)出館均要做好登記，以防出現(xiàn)丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，運(yùn)用一系列現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

2.3要按規(guī)定配置檔案用房和檔案設(shè)施，防止檔案實體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護(hù)和利用服務(wù)提供最基本的物質(zhì)條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫房管理措施的效果，也將影響到對外服務(wù)的開展。目前有部分高校的檔案館（室）設(shè)置在行政辦公樓或圖書館的頂層，承重問題成為一個很大的問題。一旦發(fā)生自然災(zāi)害，后果嚴(yán)重。檔案館應(yīng)按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑建設(shè)規(guī)范》設(shè)計建造。保障檔案實體安全，要落實檔案庫房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要按規(guī)定購置檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案包裝材料。檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全排查工作，并對館內(nèi)設(shè)備擺放，特別是電器擺放進(jìn)行合理的規(guī)劃布局，并規(guī)范布置設(shè)備路線。要定期檢查電源線路、火警自動噴淋系統(tǒng)、電子防盜報警系統(tǒng)等，防止因線路老化或短路引發(fā)火災(zāi)。需要配備專門人員對館內(nèi)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢修，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。庫房內(nèi)檔案裝具要合理布局、避光通風(fēng)、整齊有序，且要遵循突出重點，兼顧一般的原則，以便發(fā)生突發(fā)情況時能及時有效地進(jìn)行搶救，降低檔案損失程度。

一、個人信息檔案安全管理存在的問題

1．個人信息檔案管理制度不健全、措施不到位

在現(xiàn)實工作中，掌握和接觸個人信息的機(jī)構(gòu)、部門，有關(guān)個人信息管理的制度不健全、措施不到位，不嚴(yán)格履行對個人信息檔案管理的職責(zé)與義務(wù)。尤其是檔案管理上還存在漏洞，在個人信息檔案的收集、審核、鑒定、使用、歸檔等方面不規(guī)范，致使個人信息泄露，從而導(dǎo)致非法濫用個人信息的侵權(quán)行為時有發(fā)生。

2．公民的個人信息安全保護(hù)意識淡薄

一是社會公民對個人信息的基本認(rèn)識不足，主要表現(xiàn)在對個人信息不受侵犯或?qū)€人信息檔案安全保護(hù)等不夠重視。如隨意將自己的身份證號、電話號碼、家庭住址等信息透露給他人。二是一些掌握個人信息的部門檔案安全保護(hù)意識淡薄，個別工作人員將個人信息檔案隨意亂放，不重視維護(hù)個人信息檔案主體人的權(quán)益，無意間造成公民個人信息的泄露。三是一些工作人員違反職業(yè)道德，不履行保密義務(wù)，將公民個人信息資料出售或泄露給他人以謀取非法利益。四是在網(wǎng)絡(luò)化、信息化背景下，大量的個人電子信息可以通過在線儲存、備份、傳輸，這就使個人電子信息安全面臨著更大的挑戰(zhàn)。

二、個人信息檔案安全管理的途徑

傳統(tǒng)意義上的檔案是將文字、圖形等信息記載在紙張、布匹、塑料等載體上而形成的，檔案中所包含的內(nèi)容信息與檔案的載體是不可分離的，在對傳統(tǒng)檔案的保存本質(zhì)上是對檔案的紙張、布匹、塑料等載體的保存。雖然利用現(xiàn)代的復(fù)印、拍照等技術(shù)手段可以對原始檔案的內(nèi)容信息進(jìn)行復(fù)制，但無法實現(xiàn)對原始檔案的內(nèi)容信息及載體的同時復(fù)制，復(fù)制檔案和原始檔案差異明顯、區(qū)分簡單。而電子檔案是存儲在磁盤等化學(xué)磁性或光性材料上的，其內(nèi)容信息和載體是可分離的，對電子檔案的保存本質(zhì)上是對檔案內(nèi)容信息的保存，而不是電子檔案的化學(xué)磁性或光性材料載體的保存，并且檔案的內(nèi)容信息易于復(fù)制、傳遞，原始檔案和復(fù)制檔案之間幾乎沒有差異，難以區(qū)分。

電子檔案需要借助計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行讀取。以紙張為主要載體形式的傳統(tǒng)檔案可以被人們直觀地看見和接觸到，對檔案中內(nèi)容信息的獲取一般無需借助其他設(shè)備，只需肉眼直接查看。而電子檔案則不同，要獲取它所存儲的內(nèi)容信息必須借助計算機(jī)等設(shè)備，對配套的軟硬件具有強(qiáng)烈的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)硬件和軟件的不斷升級和更新?lián)Q代，電子檔案往往需要不斷地進(jìn)行轉(zhuǎn)存儲、再存儲。為了適應(yīng)新的設(shè)備和軟件，往往還需要改變檔案文件的存儲格式。

電子檔案易于存儲和管理。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案更易于存儲和管理。傳統(tǒng)檔案需要大量的房間、文件柜來進(jìn)行存放，還需要大量的人力對檔案進(jìn)行分類、編目和檢索，更需要定期地進(jìn)行防霉、除蟲等工作。而電子檔案的保存本質(zhì)上是對檔案內(nèi)容信息的保存，這些信息是電子化、數(shù)據(jù)化的，存儲在磁盤等載體上，一張小小的磁盤就能存儲大量的檔案信息，存儲單位成本低、占地小，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索和維護(hù)更為簡便，大大減少了檔案分類、編目和檢索的人員需求。電子檔案的這一特點也是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案電子化蓬勃開展的重要原因。

電子檔案缺乏穩(wěn)定性，易消失、易篡改、易出錯。與電子檔案易于存儲、復(fù)制和傳輸特點相對應(yīng)的，與傳統(tǒng)紙質(zhì)等檔案相比，電子檔案缺乏穩(wěn)定性，有大量的方式方法可對檔案信息進(jìn)行更改和作假，易消失、易篡改、易出錯。尤其是電子檔案易被篡改的特點，使得人們對電子檔案的真實性、有效性一直存有疑問。比如，最高人民法院在《關(guān)于民事經(jīng)濟(jì)審判方式改革問題的若干規(guī)定》、《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中都肯定了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案（歷史檔案）的優(yōu)先證據(jù)效力，而直到2012年新“民事訴訟法”才確定“電子數(shù)據(jù)”這一新的證據(jù)種類，檔案證據(jù)也正式吸收了電子檔案的加入，并且在實踐中一般需經(jīng)過公證方可被采信。

電子檔案的利用和傳播具有開放性。傳統(tǒng)檔案受到檔案物資載體的限制，其利用和傳播范圍有限、成本高昂，在某些需要檔案原件的情況下，只能被排他性地使用。而電子檔案的內(nèi)容信息是數(shù)字化的，通過計算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)等可以實現(xiàn)迅速的復(fù)制和傳輸，對電子檔案的利用也沒有排他性，可以同時供多人多處利用，使用效率高。

電子檔案具有迥異于傳統(tǒng)檔案的種種特點，傳統(tǒng)的檔案管理模式并不適合電子檔案，如果還是采用傳統(tǒng)檔案管理的體制、標(biāo)準(zhǔn)和人員配備去管理電子檔案，無異于削足適履。基于建立電子檔案管理體系必須遵循電子檔案特殊性的共識，1999年，加拿大露西安娜•杜蘭蒂教授領(lǐng)導(dǎo)研究了“在電子系統(tǒng)內(nèi)永久保存可信電子檔案的國際研究”項目“，該項目的主要目的是為制定長期保管真實電子檔案的國際、國家及機(jī)構(gòu)政策、戰(zhàn)略和標(biāo)準(zhǔn)提供原則和依據(jù)”。我國的馮惠玲教授等探討了國家戰(zhàn)略對電子檔案管理的影響以及我國國家戰(zhàn)略的特點，認(rèn)為中國的電子檔案宏觀管理應(yīng)該走一條“統(tǒng)攬全國，政策引導(dǎo)，融合發(fā)展，綜合治理”的道路，并指出“我國電子檔案國家戰(zhàn)略需要搭建宏觀、中觀、微觀三層戰(zhàn)略框架體系，研究電子檔案管理政策、制度、業(yè)務(wù)的集成策略，實施法規(guī)、管理、技術(shù)三位一體的保障體系”。范寧則從檔案學(xué)的視角探討政府在電子檔案安全管理中的功能。從電子檔案的形成就注入電子檔案管理的理念，而不是單純的后期管理，通過前端的控制理念，保證電子檔案的安全管理和有效利用，提出國家從整體宏觀規(guī)劃電子檔案安全管理的重要性。電子檔案的安全管理措施是電子檔案管理的重要組成部分，關(guān)系到整個檔案資源的完整、安全、有效的利用以及長期使用?？紤]到現(xiàn)階段電子檔案管理存在的一些問題，其安全管理措施應(yīng)注重以下幾個層面。

摘要：從檔案保護(hù)的新問題、新理念出發(fā)，分析檔案全過程管理流程及其存在的安全隱患，從檔案前端控制、檔案庫房保管、庫外后程監(jiān)管等方面探索了全過程安全管理理念指導(dǎo)下的檔案保護(hù)新模式，以期為新時期檔案保護(hù)提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案保護(hù)；全過程安全管理；檔案管理；新模式；新理念

檔案是社會發(fā)展的記錄儀，是一種不可再生的“集體記憶”。[1]在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案作為記錄信息的一種載體，實質(zhì)上已成為社會信息的儲存庫。社會活動運(yùn)行方式及社會需求的轉(zhuǎn)變促使檔案形成、傳遞、利用及存儲規(guī)律的改變。據(jù)此，本文針對檔案保護(hù)與管理過程中存在的問題，對檔案保護(hù)新理念、新模式、新方法進(jìn)行探索。

1檔案保護(hù)的新問題及新理念

1.1檔案保護(hù)的新問題。隨著信息化時代的快速發(fā)展，信息保護(hù)問題已成為檔案管理領(lǐng)域的關(guān)注重點。第一，新時期下檔案保護(hù)問題大量涌現(xiàn)。目前，檔案管理面臨著日益復(fù)雜、嚴(yán)峻的安全威脅，例如檔案價值被過度開發(fā)與利用，檔案災(zāi)害種類增多、災(zāi)害發(fā)生風(fēng)險增大，檔案利用途徑復(fù)雜、安全隱患增多，檔案信息呈現(xiàn)形式及物化載體形式增多，等等，這些因素均會增加檔案安全事件發(fā)生概率，使檔案保護(hù)存在較大的安全風(fēng)險。第二，檔案實體與載體形式多樣化。一是檔案保管環(huán)境復(fù)雜多變，而檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平普遍較低，檔案保管設(shè)施及保管條件也有待優(yōu)化，增加了檔案保管的安全風(fēng)險。二是檔案信息記錄方式與載體形式的多樣性及動態(tài)變化特征，加大了檔案保護(hù)與管理難度。三是檔案災(zāi)害與安全事件的發(fā)生，導(dǎo)致檔案信息處理方式、工作業(yè)態(tài)及其應(yīng)對手段發(fā)生了較大改變。四是檔案環(huán)境由庫內(nèi)轉(zhuǎn)變?yōu)閹焱猓瑱n案管理流程由庫內(nèi)保護(hù)與檔案修復(fù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿霂烨岸伺c出庫后端相組合的安全管理模式。[2]第三，檔案保護(hù)理念及學(xué)科體系發(fā)生了改變。隨著現(xiàn)代科技與檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，檔案學(xué)科理論、檔案載體、檔案信息的豐富與拓展，使檔案保護(hù)學(xué)科研究的內(nèi)涵及范疇發(fā)生了改變，檔案保護(hù)領(lǐng)域研究的實踐性、理論性逐漸加強(qiáng)。檔案保護(hù)學(xué)科既體現(xiàn)了設(shè)備維護(hù)、環(huán)境管控、技術(shù)改進(jìn)等內(nèi)容上的豐富，還體現(xiàn)了較強(qiáng)的綜合性學(xué)科屬性。[3]檔案保護(hù)在技術(shù)層面與實踐層面中的應(yīng)用豐富并擴(kuò)大了安全管理、災(zāi)害處理、技術(shù)保護(hù)的有效途徑及手段。充分利用新技術(shù)、新成果，探索符合時展的檔案保護(hù)新模式，對于提升檔案保護(hù)效率及質(zhì)量具有重要作用。

1.2檔案保護(hù)的新理念。1.2.1檔案整體性保護(hù)理念。檔案整體性保護(hù)理念的核心觀點在于：從管理層面出發(fā)，健全并落實各項檔案管理規(guī)章制度；從思想觀念層面出發(fā)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案保護(hù)觀念，樹立檔案實體保護(hù)與信息安全的檔案安全觀；從實踐層面出發(fā)，制定完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及保護(hù)規(guī)范，全面貫徹落實，保障檔案管理及操作流程規(guī)范化運(yùn)行。在規(guī)范化指導(dǎo)下，通過實施環(huán)境管控、檔案保護(hù)、技術(shù)與設(shè)施保障措施，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案保護(hù)模式，確保檔案信息與實體的完整性與安全性。1.2.2檔案動態(tài)保護(hù)理念。檔案動態(tài)保護(hù)理念是指在檔案管理的全過程中實施檔案保護(hù)措施，包括檔案的形成、歸檔、保管、利用、轉(zhuǎn)移等各個環(huán)節(jié)，均需要采取有效的保護(hù)手段。檔案保護(hù)的動態(tài)性體現(xiàn)在庫房保管方面，需要根據(jù)實際情況調(diào)控庫房環(huán)境，在加強(qiáng)檔案庫房靜態(tài)保護(hù)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化并擴(kuò)展檔案庫房保管工作。在把控好檔案前端管理環(huán)節(jié)的同時，加強(qiáng)檔案利用的后程監(jiān)管，保證檔案信息與載體的有效性。1.2.3檔案全過程安全管理理念。檔案保護(hù)必須確保檔案在全過程管理中的安全性。檔案全過程管理實際上是對檔案進(jìn)行“接收—保管—利用”的過程，主要包括征集、歸檔、保管、利用、修復(fù)等環(huán)節(jié)。[4]實施檔案保護(hù)不僅要確保檔案安全入庫，還應(yīng)關(guān)注檔案利用環(huán)節(jié)的安全性，保證檔案實體與信息安全。通過整合檔案管理與檔案安全保護(hù)工作，為檔案的開發(fā)利用提供更好的服務(wù)，并在完善的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范下實現(xiàn)全過程安全管理目標(biāo)。

一、檔案開放

（一）檔案開放的必要性。

進(jìn)入現(xiàn)代社會，互聯(lián)網(wǎng)科技十分發(fā)達(dá)，人們了解獲得信息的渠道，方式多種多樣。無論國家政府的檔案，還是企業(yè)公司的檔案，都可以通過合法或者非法的方式進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)，為公眾所知。對于各種檔案，進(jìn)行嚴(yán)密的保管是很難做到的，在當(dāng)下我們這個信息開放的社會，將檔案開放，方便社會群眾進(jìn)行了解，使用，對于維護(hù)社會穩(wěn)定，提升檔案的利用價值，提高檔案的可靠真實度都有重要的意義。當(dāng)然，筆者本文所言的具有開放必要性的檔案是具有公共利益性質(zhì)的檔案，是能夠為人民提供一定服務(wù)的檔案。對于國家檔案，很多在一定時期屬于國家機(jī)密，是無法對外開放的，但是這并不代表這種檔案沒有開放的必要性，開放的必要性依舊存在，國家的人民有權(quán)利了解國家的相關(guān)事務(wù)，隨著時期的過渡，這些檔案會慢慢解密為社會公眾所了解；對于企業(yè)檔案，開放的必要性是針對企業(yè)工作的工作人員。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及員工階層能夠方便調(diào)取個人以及企業(yè)的相關(guān)檔案對于提高企業(yè)工作效率，團(tuán)結(jié)企業(yè)有著重要的意義。

（二）檔案開放的風(fēng)險性。

當(dāng)然，檔案的開放具有很大的危險性，存在很大的安全風(fēng)險。對于國家政府相關(guān)的檔案，即使在開放之前，考慮再三，十分謹(jǐn)慎，度過了某一敏感的時期，但是，一些檔案公之于眾之后還是會引起一些波瀾。甚至，政府類的檔案還容易被心懷叵測的社會主義敵對分子利用，借之進(jìn)行歪解胡說，蠱惑一批無知又容易沖動的民眾，對我們的社會穩(wěn)定產(chǎn)生很多不利的因素。此外，對于企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位的很多檔案，為了方便業(yè)內(nèi)人士提取，使用，進(jìn)行開放后，往往容易造成個人隱私泄密，單位機(jī)密泄密，為不法分子提供可乘之機(jī)?？傊?，開放檔案，既有方便，積極的一面，同時也面臨著很大的風(fēng)險，存在很大的安全隱患問題。即使開放檔案存在這樣或者那樣，可預(yù)知以及不可預(yù)知的風(fēng)險，筆者還是認(rèn)為，我們不能因噎廢食，還是應(yīng)該將應(yīng)該開放的檔案，大膽進(jìn)行開放。

（三）檔案開放的程序。