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摘要：從檔案保護的新問題、新理念出發(fā)，分析檔案全過程管理流程及其存在的安全隱患，從檔案前端控制、檔案庫房保管、庫外后程監(jiān)管等方面探索了全過程安全管理理念指導(dǎo)下的檔案保護新模式，以期為新時期檔案保護提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案保護；全過程安全管理；檔案管理；新模式；新理念

檔案是社會發(fā)展的記錄儀，是一種不可再生的“集體記憶”。[1]在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案作為記錄信息的一種載體，實質(zhì)上已成為社會信息的儲存庫。社會活動運行方式及社會需求的轉(zhuǎn)變促使檔案形成、傳遞、利用及存儲規(guī)律的改變。據(jù)此，本文針對檔案保護與管理過程中存在的問題，對檔案保護新理念、新模式、新方法進行探索。

1檔案保護的新問題及新理念

1.1檔案保護的新問題。隨著信息化時代的快速發(fā)展，信息保護問題已成為檔案管理領(lǐng)域的關(guān)注重點。第一，新時期下檔案保護問題大量涌現(xiàn)。目前，檔案管理面臨著日益復(fù)雜、嚴峻的安全威脅，例如檔案價值被過度開發(fā)與利用，檔案災(zāi)害種類增多、災(zāi)害發(fā)生風(fēng)險增大，檔案利用途徑復(fù)雜、安全隱患增多，檔案信息呈現(xiàn)形式及物化載體形式增多，等等，這些因素均會增加檔案安全事件發(fā)生概率，使檔案保護存在較大的安全風(fēng)險。第二，檔案實體與載體形式多樣化。一是檔案保管環(huán)境復(fù)雜多變，而檔案標準化、規(guī)范化管理水平普遍較低，檔案保管設(shè)施及保管條件也有待優(yōu)化，增加了檔案保管的安全風(fēng)險。二是檔案信息記錄方式與載體形式的多樣性及動態(tài)變化特征，加大了檔案保護與管理難度。三是檔案災(zāi)害與安全事件的發(fā)生，導(dǎo)致檔案信息處理方式、工作業(yè)態(tài)及其應(yīng)對手段發(fā)生了較大改變。四是檔案環(huán)境由庫內(nèi)轉(zhuǎn)變?yōu)閹焱猓瑱n案管理流程由庫內(nèi)保護與檔案修復(fù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿霂烨岸伺c出庫后端相組合的安全管理模式。[2]第三，檔案保護理念及學(xué)科體系發(fā)生了改變。隨著現(xiàn)代科技與檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，檔案學(xué)科理論、檔案載體、檔案信息的豐富與拓展，使檔案保護學(xué)科研究的內(nèi)涵及范疇發(fā)生了改變，檔案保護領(lǐng)域研究的實踐性、理論性逐漸加強。檔案保護學(xué)科既體現(xiàn)了設(shè)備維護、環(huán)境管控、技術(shù)改進等內(nèi)容上的豐富，還體現(xiàn)了較強的綜合性學(xué)科屬性。[3]檔案保護在技術(shù)層面與實踐層面中的應(yīng)用豐富并擴大了安全管理、災(zāi)害處理、技術(shù)保護的有效途徑及手段。充分利用新技術(shù)、新成果，探索符合時展的檔案保護新模式，對于提升檔案保護效率及質(zhì)量具有重要作用。

1.2檔案保護的新理念。1.2.1檔案整體性保護理念。檔案整體性保護理念的核心觀點在于：從管理層面出發(fā)，健全并落實各項檔案管理規(guī)章制度；從思想觀念層面出發(fā)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案保護觀念，樹立檔案實體保護與信息安全的檔案安全觀；從實踐層面出發(fā)，制定完善的檔案管理標準及保護規(guī)范，全面貫徹落實，保障檔案管理及操作流程規(guī)范化運行。在規(guī)范化指導(dǎo)下，通過實施環(huán)境管控、檔案保護、技術(shù)與設(shè)施保障措施，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案保護模式，確保檔案信息與實體的完整性與安全性。1.2.2檔案動態(tài)保護理念。檔案動態(tài)保護理念是指在檔案管理的全過程中實施檔案保護措施，包括檔案的形成、歸檔、保管、利用、轉(zhuǎn)移等各個環(huán)節(jié)，均需要采取有效的保護手段。檔案保護的動態(tài)性體現(xiàn)在庫房保管方面，需要根據(jù)實際情況調(diào)控庫房環(huán)境，在加強檔案庫房靜態(tài)保護的基礎(chǔ)上，優(yōu)化并擴展檔案庫房保管工作。在把控好檔案前端管理環(huán)節(jié)的同時，加強檔案利用的后程監(jiān)管，保證檔案信息與載體的有效性。1.2.3檔案全過程安全管理理念。檔案保護必須確保檔案在全過程管理中的安全性。檔案全過程管理實際上是對檔案進行“接收—保管—利用”的過程，主要包括征集、歸檔、保管、利用、修復(fù)等環(huán)節(jié)。[4]實施檔案保護不僅要確保檔案安全入庫，還應(yīng)關(guān)注檔案利用環(huán)節(jié)的安全性，保證檔案實體與信息安全。通過整合檔案管理與檔案安全保護工作，為檔案的開發(fā)利用提供更好的服務(wù)，并在完善的管理標準與規(guī)范下實現(xiàn)全過程安全管理目標。

2檔案全過程管理及其存在的安全隱患

2.1檔案全過程管理。檔案安全保護不僅要確保檔案在形成、存儲、處理、轉(zhuǎn)移、利用等環(huán)節(jié)中信息的可靠性、完整性、真實性，還要確保檔案信息記錄載體不被損壞。因此，檔案安全保護實質(zhì)上是對檔案信息與檔案實體雙重層面的保護。檔案全過程管理的目標在于采用標準化的管理方式對檔案形成、征集、歸檔、存儲、遷移、利用等環(huán)節(jié)實施管理，使檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)。檔案全過程管理流程如圖1所示，主要包括前端管理、庫房保管以及后程監(jiān)管三個階段。檔案全過程管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別主要體現(xiàn)在三個方面：①檔案管理目標的優(yōu)化。檔案工作全過程管理要求確保檔案運作過程中不出現(xiàn)丟失、破損、損毀等安全事件，消除檔案管理工作中潛在的危險因素，及時發(fā)現(xiàn)并化解安全隱患，確保檔案運行環(huán)境安全、無害。②檔案工作環(huán)境的擴展。檔案工作全過程安全管理中，檔案保護工作不僅關(guān)注檔案的庫內(nèi)安全，還關(guān)注庫外活動的安全，尤其是庫外環(huán)境對檔案實體與信息安全的影響。③檔案工作業(yè)態(tài)的延伸。檔案全過程管理注重對所有檔案工作業(yè)態(tài)安全性的保護，包括檔案接收、歸檔、保管、利用、轉(zhuǎn)移、展覽等所有環(huán)節(jié)，確保檔案管理整個過程均不發(fā)生安全事件。

2.2檔案全過程管理中存在的安全隱患。由于檔案工作全過程管理涉及較多的工作環(huán)節(jié)，不確定因素較多，可能對檔案安全保護造成不利影響，降低檔案保護工作效率，弱化檔案安全保護功能。目前，檔案全過程管理可能存在的安全隱患主要體現(xiàn)在日常管理、檔案保管與利用等多個方面，具體包括[5]：①檔案日常管理過程中，由于管理人員粗心大意、工作疏忽，檔案監(jiān)管不力，導(dǎo)致檔案工作存在安全漏洞，存在檔案丟失、損壞等安全風(fēng)險，例如擅自轉(zhuǎn)移檔案并將其提供給外來人員。②征集檔案時未嚴格參照檔案管理標準、執(zhí)行檔案管理相關(guān)制度，出現(xiàn)工作失誤，使檔案遭到損壞。③檔案利用過程較為復(fù)雜，可能由于各種人為因素而出現(xiàn)檔案缺頁、破裂、字跡褪變、信息失真，甚至發(fā)生檔案實體損毀或丟失的情況。④檔案修復(fù)過程中，由于修復(fù)技術(shù)與方法使用不當(dāng)導(dǎo)致檔案信息無法復(fù)原甚至出現(xiàn)二次損壞；破損檔案未得到及時修復(fù)，發(fā)霉、生蟲等情況未得到及時處理；電子檔案缺少備份及保密措施。⑤檔案保管環(huán)境控制不當(dāng)，致使檔案老化程度加劇，尤其是在不適宜的溫度、濕度與光環(huán)境下，霉菌、害蟲大量繁殖，再加上空氣污染的影響，容易使檔案出現(xiàn)字跡變色、紙張發(fā)黃、膠片發(fā)霉、光盤腐蝕等現(xiàn)象。

3基于全過程安全管理的檔案保護新模式

3.1檔案前端控制的安全管理。3.1.1檔案接收環(huán)節(jié)的安全保護。加強入庫檔案的管理與保護工作，便于檔案的后期保管與利用。第一，制定并完善檔案入庫標準及檢查驗收制度，確保接收的檔案均滿足入庫質(zhì)量要求與安全要求。第二，加強入庫檔案的檢查與驗收工作，遵循安全原則、質(zhì)量原則及科學(xué)原則對入庫檔案進行消毒滅菌處理，正確使用檔案消毒設(shè)備與方法，做到先消毒、后入庫。第三，檢查與驗收工作完成后，將驗收合格的檔案包括文件目錄、案卷目錄及檢索工具進行入庫處理。3.1.2檔案征集環(huán)節(jié)的安全保護。入庫檔案的征集是實施檔案安全管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，確保征集檔案的安全性是檔案管理工作順利開展的重要前提。[6]第一，制定并完善檔案征集的安全管理制度，嚴格按照規(guī)定執(zhí)行征集工作。第二，檔案征集過程中，必須確保包裝嚴密，運輸入館時由專人護送、妥善保管，保證檔案的安全性。第三，征集檔案入館后，需及時整理歸檔，將其移交給檔案管理部門。3.1.3檔案整理環(huán)節(jié)的安全保護第一，檔案整理歸檔過程中必須嚴格按照檔案保護標準及規(guī)范，逐卷逐件整理，遵循審慎原則，謹慎處理檔案。第二，確保檔案分類準確、裝訂整齊、目錄清晰、格式一致、編排有序，使檔案內(nèi)容清晰、規(guī)范，便于長期保存。第三，防范人為因素、災(zāi)害因素引發(fā)的安全事件，避免不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案損壞或丟失，減少檔案原件的重復(fù)使用，檔案整理工作完成后及時歸檔。第四，對部分檔案進行保護性處理，比如修裱、去污、舒展平整等；對存在潛在安全隱患的檔案做立卷處理；去除具有破壞影響的文件裝訂物。

3.2檔案庫房保管的安全管理3.2.1配備檔案安全保護的設(shè)備設(shè)施。確保檔案庫房保管安全的前提是具備完善的安全保護設(shè)施，包括消防設(shè)備、檔案維護設(shè)備、安全監(jiān)控系統(tǒng)、數(shù)字信息安全設(shè)施。檔案館安裝的消防系統(tǒng)必須符合國家相關(guān)規(guī)范，機房、庫房及整理室均應(yīng)安裝消防滅火系統(tǒng)與報警系統(tǒng)，定期檢查消防系統(tǒng)的有效性與安全性；檔案館還要配備溫濕度調(diào)控裝置、消毒設(shè)備、除塵設(shè)備、通風(fēng)換氣裝置及空氣凈化設(shè)備，安裝安全可靠的檔案密集架與保管設(shè)備；檔案庫房配備視頻監(jiān)控系統(tǒng)和防盜設(shè)備，涉密庫房配備信息屏蔽裝置，特殊載體庫房配備防磁設(shè)備；配備圖像采集壓縮卡、專用錄音機、掃描儀等檔案備份所需的信息處理設(shè)備。3.2.2加強檔案庫房保管的安全防護。檔案保管工作直接影響著后期檔案的利用，因此必須建立完善的檔案庫房保管管理規(guī)范及制度，提高檔案保管工作效率，確保庫房保管環(huán)節(jié)的安全管理工作順利有效開展。具體包括：制定規(guī)范統(tǒng)一的檔案庫房安全管理法律法規(guī)，規(guī)范檔案安全管理制度；建立崗位責(zé)任制，明確庫房的檔案安全管理職責(zé)，做到責(zé)任到人；制定庫房檔案安全應(yīng)急預(yù)案，按照應(yīng)急預(yù)案編制風(fēng)險檔案，完善風(fēng)險防范機制。3.3庫外后程監(jiān)管的安全管理3.3.1檔案利用中的安全保護。加強對利用中檔案的安全管理，以確保檔案信息安全完整，檔案實體不被損壞、丟失。第一，加強對檔案利用場所的實時監(jiān)控，安裝視頻監(jiān)控器，防止檔案利用者隨意涂改、裁剪、抽取、折疊檔案，避免利用者向無關(guān)人員泄露檔案信息。第二，準確登記檔案利用信息，嚴格按照審批流程為限定使用用戶提供檔案利用服務(wù)，建立完善的檔案借用、登記及歸還等制度，嚴格控制檔案原件、復(fù)制件的利用。第三，嚴格登記復(fù)制或摘錄的檔案信息，不得轉(zhuǎn)讓或擴散，也不得保管在個人手中，必須由專人妥善保管。檔案管理人員不得私自復(fù)制、摘錄檔案，應(yīng)嚴格按照檔案審批流程經(jīng)審核批準后才能進行查閱或復(fù)制。3.3.2檔案編研中的安全保護。第一，加強檔案編研規(guī)范管理，防止因使用不當(dāng)導(dǎo)致檔案破損或損毀。第二，必須按照檔案安全管理法律規(guī)定，嚴格遵循檔案保護技術(shù)規(guī)范與標準，執(zhí)行檔案利用與安全管理相關(guān)制度。第三，堅持檔案保護原則與利用原則，盡量使用檔案的復(fù)制件和數(shù)字化備份，減少對檔案原件的重復(fù)使用，防止檔案實體在利用過程中出現(xiàn)損傷。[7]3.3.3檔案展覽中的安全管理。檔案展覽過程中，往往由于保護設(shè)備落后、工作人員保護意識淡薄、檔案管理不當(dāng)?shù)纫蛩貙?dǎo)致檔案丟失、破損，必須加強對檔案展覽環(huán)節(jié)的全程保護。第一，制定規(guī)范的檔案展覽安全管理制度，規(guī)范檔案實體和檔案信息的保護工作。第二，完善檔案展覽場所的安全設(shè)備，防止不適宜的光照、溫濕度及空氣環(huán)境對檔案造成損壞。第三，注重檔案展覽中的實時保護與全程監(jiān)控，避免展覽過程中因環(huán)境變化、空氣污染、人為破壞、操作不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е聶n案破損、丟失或損毀。第四，制定檔案展覽中安全事件應(yīng)急方案，確保檔案安全。3.3.4檔案外借中的安全管理。檔案外借或轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)中，必須嚴格按照相關(guān)手續(xù)檢查外借檔案，規(guī)范外借審批流程，確保檔案安全。第一，嚴格禁止利用者長期保存檔案，到達借出期限一律歸還。第二，所有借出檔案摘錄資料及復(fù)制件均需要加蓋檔案館公章。第三，利用者不得將檔案私自轉(zhuǎn)借他人，泄露檔案信息。第四，轉(zhuǎn)遞檔案過程中必須嚴格按照檔案保密要求，遵守相關(guān)規(guī)章制度，履行轉(zhuǎn)遞審批手續(xù)，避免檔案損壞或丟失。3.3.5檔案移交的安全管理。通常情況下，具有長期保存價值的檔案需及時移交至檔案館進行保管。第一，及時向借出者催還檔案，對于無法按時歸還的情況進行登記，了解具體原因，在檔案借閱查詢登記簿上詳細記錄催還情況及原因。第二，做好檔案移交準備，全面清查整理所有檔案，確保賬物相符。第三，根據(jù)檔案移交要求編制清單，必要時對特殊情況進行說明并附于清單后。3.3.6檔案轉(zhuǎn)移運輸中的安全管理。第一，遠距離運輸檔案資料時，必須考慮天氣與環(huán)境變化情況，避免冰雪、暴雨、霧霾等惡劣天氣及其他突發(fā)事件對檔案造成損壞。第二，在檔案轉(zhuǎn)移運輸過程中，必須嚴密包裝，采用便于運輸?shù)难b載形式和性能好的包裝材料進行包裝，實施全面的安全檢查，避免出現(xiàn)檔案破損或丟失。第三，檔案包裝必須符合國家相關(guān)標準及安全保護規(guī)范，確保檔案在轉(zhuǎn)移運輸中完好無損。

4結(jié)語

檔案作為原始的信息記錄和歷史記憶，是社會的寶貴財富，開展檔案保護工作至關(guān)重要。針對當(dāng)前檔案管理存在的安全隱患，必須用全過程安全管理理念指導(dǎo)檔案保護工作，以系統(tǒng)、動態(tài)、全面的觀點去看待檔案保護，通過加強對檔案前端控制、庫房保管、庫外后程監(jiān)管等環(huán)節(jié)的安全管理，建立相對完善的檔案保護模式，以求達到標本兼治，切實保護檔案的目的。

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作者:秦軍艷 單位:修武縣檔案史志館