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傳統(tǒng)意義上的檔案是將文字、圖形等信息記載在紙張、布匹、塑料等載體上而形成的，檔案中所包含的內(nèi)容信息與檔案的載體是不可分離的，在對傳統(tǒng)檔案的保存本質(zhì)上是對檔案的紙張、布匹、塑料等載體的保存。雖然利用現(xiàn)代的復(fù)印、拍照等技術(shù)手段可以對原始檔案的內(nèi)容信息進(jìn)行復(fù)制，但無法實現(xiàn)對原始檔案的內(nèi)容信息及載體的同時復(fù)制，復(fù)制檔案和原始檔案差異明顯、區(qū)分簡單。而電子檔案是存儲在磁盤等化學(xué)磁性或光性材料上的，其內(nèi)容信息和載體是可分離的，對電子檔案的保存本質(zhì)上是對檔案內(nèi)容信息的保存，而不是電子檔案的化學(xué)磁性或光性材料載體的保存，并且檔案的內(nèi)容信息易于復(fù)制、傳遞，原始檔案和復(fù)制檔案之間幾乎沒有差異，難以區(qū)分。

電子檔案需要借助計算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行讀取。以紙張為主要載體形式的傳統(tǒng)檔案可以被人們直觀地看見和接觸到，對檔案中內(nèi)容信息的獲取一般無需借助其他設(shè)備，只需肉眼直接查看。而電子檔案則不同，要獲取它所存儲的內(nèi)容信息必須借助計算機(jī)等設(shè)備，對配套的軟硬件具有強(qiáng)烈的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)硬件和軟件的不斷升級和更新?lián)Q代，電子檔案往往需要不斷地進(jìn)行轉(zhuǎn)存儲、再存儲。為了適應(yīng)新的設(shè)備和軟件，往往還需要改變檔案文件的存儲格式。

電子檔案易于存儲和管理。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案更易于存儲和管理。傳統(tǒng)檔案需要大量的房間、文件柜來進(jìn)行存放，還需要大量的人力對檔案進(jìn)行分類、編目和檢索，更需要定期地進(jìn)行防霉、除蟲等工作。而電子檔案的保存本質(zhì)上是對檔案內(nèi)容信息的保存，這些信息是電子化、數(shù)據(jù)化的，存儲在磁盤等載體上，一張小小的磁盤就能存儲大量的檔案信息，存儲單位成本低、占地小，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索和維護(hù)更為簡便，大大減少了檔案分類、編目和檢索的人員需求。電子檔案的這一特點(diǎn)也是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案電子化蓬勃開展的重要原因。

電子檔案缺乏穩(wěn)定性，易消失、易篡改、易出錯。與電子檔案易于存儲、復(fù)制和傳輸特點(diǎn)相對應(yīng)的，與傳統(tǒng)紙質(zhì)等檔案相比，電子檔案缺乏穩(wěn)定性，有大量的方式方法可對檔案信息進(jìn)行更改和作假，易消失、易篡改、易出錯。尤其是電子檔案易被篡改的特點(diǎn)，使得人們對電子檔案的真實性、有效性一直存有疑問。比如，最高人民法院在《關(guān)于民事經(jīng)濟(jì)審判方式改革問題的若干規(guī)定》、《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中都肯定了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案（歷史檔案）的優(yōu)先證據(jù)效力，而直到2012年新“民事訴訟法”才確定“電子數(shù)據(jù)”這一新的證據(jù)種類，檔案證據(jù)也正式吸收了電子檔案的加入，并且在實踐中一般需經(jīng)過公證方可被采信。

電子檔案的利用和傳播具有開放性。傳統(tǒng)檔案受到檔案物資載體的限制，其利用和傳播范圍有限、成本高昂，在某些需要檔案原件的情況下，只能被排他性地使用。而電子檔案的內(nèi)容信息是數(shù)字化的，通過計算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)等可以實現(xiàn)迅速的復(fù)制和傳輸，對電子檔案的利用也沒有排他性，可以同時供多人多處利用，使用效率高。

電子檔案具有迥異于傳統(tǒng)檔案的種種特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式并不適合電子檔案，如果還是采用傳統(tǒng)檔案管理的體制、標(biāo)準(zhǔn)和人員配備去管理電子檔案，無異于削足適履?；诮㈦娮訖n案管理體系必須遵循電子檔案特殊性的共識，1999年，加拿大露西安娜•杜蘭蒂教授領(lǐng)導(dǎo)研究了“在電子系統(tǒng)內(nèi)永久保存可信電子檔案的國際研究”項目“，該項目的主要目的是為制定長期保管真實電子檔案的國際、國家及機(jī)構(gòu)政策、戰(zhàn)略和標(biāo)準(zhǔn)提供原則和依據(jù)”。我國的馮惠玲教授等探討了國家戰(zhàn)略對電子檔案管理的影響以及我國國家戰(zhàn)略的特點(diǎn)，認(rèn)為中國的電子檔案宏觀管理應(yīng)該走一條“統(tǒng)攬全國，政策引導(dǎo)，融合發(fā)展，綜合治理”的道路，并指出“我國電子檔案國家戰(zhàn)略需要搭建宏觀、中觀、微觀三層戰(zhàn)略框架體系，研究電子檔案管理政策、制度、業(yè)務(wù)的集成策略，實施法規(guī)、管理、技術(shù)三位一體的保障體系”。范寧則從檔案學(xué)的視角探討政府在電子檔案安全管理中的功能。從電子檔案的形成就注入電子檔案管理的理念，而不是單純的后期管理，通過前端的控制理念，保證電子檔案的安全管理和有效利用，提出國家從整體宏觀規(guī)劃電子檔案安全管理的重要性。電子檔案的安全管理措施是電子檔案管理的重要組成部分，關(guān)系到整個檔案資源的完整、安全、有效的利用以及長期使用?？紤]到現(xiàn)階段電子檔案管理存在的一些問題，其安全管理措施應(yīng)注重以下幾個層面。

認(rèn)識層面。對電子檔案的特殊性及應(yīng)對其進(jìn)行有針對性的安全管理方面認(rèn)識不足是當(dāng)前普遍存在的情況，這種認(rèn)識不足不僅體現(xiàn)在社會上，更體現(xiàn)在檔案使用者、檔案管理的從業(yè)人員和各級領(lǐng)導(dǎo)身上。人們依然沉浸在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)思路中，極力推行“雙套制”，造成檔案資源大量重復(fù)建設(shè)，損失效率。實現(xiàn)電子檔案的安全管理，需要人們尤其是檔案管理的相關(guān)人員對電子檔案有一個清楚的認(rèn)識，不能簡單地將其視為紙質(zhì)檔案的附屬品；也不能因為電子檔案缺乏穩(wěn)定性，易消失、易篡改、易出錯而將其視為不可置信的，忽略對它的研究認(rèn)識和針對性管理。

制度層面。近年來我國陸續(xù)頒布了《中華人民共和國電子簽名法》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等一系列關(guān)于電子檔案管理的法律法規(guī)，但仍然還存在許多空白領(lǐng)域，電子檔案整體制度建設(shè)仍然相對滯后，需要逐步完善。而且，現(xiàn)有的相關(guān)法律法規(guī)基本是在非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下制定的，與電子文件網(wǎng)絡(luò)化利用和傳播的特點(diǎn)有很多不相適應(yīng)之處。電子檔案安全管理的制度建設(shè)應(yīng)明確從電子檔案生成、加工直至歸檔的全部過程中收集和積累的要求、各階段的責(zé)任，既要包括電子檔案收集、積累的制度，也要包括電子檔案收集、積累的范圍規(guī)定。

標(biāo)準(zhǔn)化層面。當(dāng)前，電子檔案專用標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展滯后。一方面，很多地方依然沿用《檔案著錄規(guī)則》、《歸檔文件整理規(guī)則》等紙質(zhì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，國家檔案局、信息產(chǎn)業(yè)部、公安、保密等部門以及各地各政府乃至各大型企事業(yè)單位都頒布了電子檔案相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系，但各部門之間缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，辦公自動化、電子政務(wù)工程等形成了各自為政的局面，致使電子檔案格式、標(biāo)準(zhǔn)花樣繁多，檔案保存方式、副本數(shù)、管理年限等規(guī)定各種各樣，甚至同一檔案管理地所管理的電子檔案在不同時期所采取的標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。盡管電子檔案的內(nèi)容信息種類豐富，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化在細(xì)節(jié)上難以做到一致，但仍亟需國家擬定一個大致統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，然后各部門在這個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)上結(jié)合自身實際不斷補(bǔ)充形成完善的標(biāo)準(zhǔn)體系。標(biāo)準(zhǔn)化管理可以增強(qiáng)電子檔案的適用性、可比性和可追溯性，可以促進(jìn)檔案管理的交流和合作共建，也是電子檔案安全的有力保障。

人員保障和培訓(xùn)層面。電子檔案安全管理工作是一項系統(tǒng)工程，從事電子檔案安全管理的人員除了需要具備文件檔案管理方面的知識技能之外，還需要掌握信息技術(shù)多方面的專業(yè)技術(shù)知識。無論是電子檔案的建立、存儲、使用和傳遞，還是讀取設(shè)備和軟件的升級換代、對計算機(jī)病毒和“黑客”的防范和應(yīng)對，乃至對損壞電子檔案的修復(fù)等等都需要有一個專業(yè)的人才隊伍來作為其安全管理的智力保障。在實踐中，應(yīng)重視培養(yǎng)檔案從業(yè)人員不同于傳統(tǒng)檔案管理的電子檔案的有關(guān)技術(shù)能力，制訂學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計劃，使之跟上信息技術(shù)和電子檔案發(fā)展的步伐，適應(yīng)電子檔案安全管理的需要。

作者：羅芳謝鈺榮單位：南昌大學(xué)圖書館