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摘要：本文從城建檔案電子信息化管理內(nèi)涵入手，討論城建檔案電子信息化管理的應(yīng)用特點(diǎn)，闡述城建檔案電子信息化管理問(wèn)題，并提出如何提升城建檔案電子信息化管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：城建檔案；電子信息化；管理

在城市化進(jìn)程不斷推進(jìn)的背景下，相關(guān)規(guī)劃和設(shè)施的完善顯著提升了人們的生活質(zhì)量。在城市建設(shè)的過(guò)程中，城建檔案真實(shí)記錄了相關(guān)活動(dòng)的開展情況，后期需要對(duì)檔案信息加以核實(shí)才能保證城市的健康發(fā)展。但是部分城市建設(shè)單位只重視檔案的封存，檔案利用率不高，檔案信息的整合程度偏低，管理模式較為陳舊。隨著電子信息技術(shù)的出現(xiàn)，可以讓城建檔案管理效率得到顯著提升，以下進(jìn)行相關(guān)分析。

一、城建檔案電子信息化管理內(nèi)涵

（一）城建檔案相關(guān)概念

城建檔案是在城市規(guī)劃與建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的信息資源，其主要形式包括文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等，是一種具有記錄性的歷史資料，記錄內(nèi)容包括了城市自然面貌、地上和地下建筑物，比如房屋建筑、市政設(shè)施、城市管網(wǎng)、水文地質(zhì)、風(fēng)景園林、歷史名勝等，整體看來(lái)，城建檔案涉及管理、設(shè)計(jì)、科研與實(shí)施方面。城建檔案電子信息化管理，是在國(guó)家檔案行政管理部門統(tǒng)一組織與規(guī)劃下利用檔案管理平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用和處置。這項(xiàng)工作具有系統(tǒng)性特點(diǎn)，并且貫穿于城建檔案管理的始終[1]。

（二）城建檔案電子信息化管理必要性

信息技術(shù)的應(yīng)用，讓檔案管理工作具有動(dòng)態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等特點(diǎn)，也對(duì)當(dāng)前的城建檔案管理工作提出了新的要求，以往的檔案管理工作主要是檔案管理人員進(jìn)行手工操作，由于涉及的圖紙與資料多、類型豐富、容易破損，所以管理效率偏低。在電子信息技術(shù)引入檔案管理工作后可以對(duì)檔案進(jìn)行信息化的存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、查詢，便于檔案信息利用與共享。因此，城建檔案管理人員需要抓住時(shí)代的發(fā)展機(jī)遇，不斷更新思想、創(chuàng)新工作方法，進(jìn)而提升工作效率，最終為城市建設(shè)貢獻(xiàn)力量[2]。

二、城建檔案電子信息化管理的應(yīng)用特點(diǎn)

開展城建檔案電子信息化管理工作主要是對(duì)電子信息化技術(shù)加以利用并提取檔案信息，因此主要表現(xiàn)出以下特點(diǎn)：

（一）存儲(chǔ)形式的多樣化

城市建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)資料和圖紙，關(guān)系著城市的運(yùn)行與相關(guān)部門管理，以往的檔案存儲(chǔ)主要是收集實(shí)體資料，之后存放在檔案柜中，容易出現(xiàn)受潮發(fā)霉、蟲咬缺損，甚至水火隱患等問(wèn)題，安全性不高。而城建檔案電子信息化實(shí)現(xiàn)了在網(wǎng)絡(luò)中存儲(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)與信息化技術(shù)不僅改變了以往的檔案存儲(chǔ)形式，讓檔案存儲(chǔ)方式多樣化，安全性還得到了提升。

（二）信息處理的準(zhǔn)確性與及時(shí)性

城建檔案不僅涉及內(nèi)容多，還有著類型豐富的特點(diǎn)，如工程檔案就包括施工管理文件、施工技術(shù)文件、施工過(guò)程資料、竣工驗(yàn)收文件等，在檔案的利用中不僅要做好搜集與記錄，還需要保證信息的準(zhǔn)確性，這是由于檔案中包括了部分價(jià)值較低的信息，如果在整個(gè)檔案中進(jìn)行查找難度大、耗時(shí)多。電子信息化系統(tǒng)在錄入檔案信息后可以對(duì)檔案信息自動(dòng)歸檔，經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)處理模塊對(duì)信息歸類，進(jìn)而降低了檔案管理人員的工作量，只需要檢索就可以獲取檔案信息或者對(duì)電子檔案進(jìn)行分類，自動(dòng)去除低價(jià)值的信息，保證了檔案管理工作效率[3]。

（三）檔案信息的共享性

在城市化進(jìn)程不斷加快的背景下，一些城市在規(guī)劃與發(fā)展中會(huì)借鑒其他城市的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，這就需要進(jìn)一步了解城市建設(shè)檔案信息，不過(guò)實(shí)體化城建檔案在借閱利用過(guò)程中會(huì)受到限制，也就是信息支撐范圍有限導(dǎo)致信息共享程度不足，而電子信息技術(shù)的利用打破了地域限制，組建共享平臺(tái)之后讓信息的共享能力得到顯著提升。

三、城建檔案電子信息化管理問(wèn)題

傳統(tǒng)的城市檔案管理方法重點(diǎn)在于資料的搜集和整理，而人工管理模式下耗費(fèi)精力較多。與此同時(shí)，在以往的檔案管理模式下容易出現(xiàn)檔案損毀、丟失等問(wèn)題，已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的城建檔案管理工作需要。新時(shí)期信息技術(shù)飛速發(fā)展，而電子信息技術(shù)與城建檔案管理的結(jié)合有效解決了以上問(wèn)題，不過(guò)部分城市在城建檔案管理工作中未能對(duì)信息化手段充分應(yīng)用，可能會(huì)導(dǎo)致如下問(wèn)題出現(xiàn)，比如電子信息類文件造成原始文件真實(shí)性以及完整性受到影響，而電子信息存儲(chǔ)的過(guò)程中同樣存在著木馬、病毒等網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。此外，當(dāng)前一些檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用不夠充分，加之信息傳輸技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)匹配性不足，從而導(dǎo)致電子文件的處理過(guò)程較為繁瑣，需要完善管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案管理人員的技能培訓(xùn)。具體問(wèn)題體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，創(chuàng)新與安全問(wèn)題。在進(jìn)行城建檔案電子信息化管理時(shí)，需要實(shí)現(xiàn)與其他管理系統(tǒng)的整合，進(jìn)而達(dá)到信息共享目標(biāo)，因而需要檔案管理人員創(chuàng)新思維，解決檔案信息化建設(shè)中的各種問(wèn)題，比如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自身存在缺陷、可能受到病毒攻擊，再如檔案管理人員不合理操作也會(huì)導(dǎo)致信息泄漏。其二，系統(tǒng)的建設(shè)缺乏明確標(biāo)準(zhǔn)。地方政府的檔案管理體系較為復(fù)雜，存在多頭管理與分散管理問(wèn)題，還缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了城建檔案信息化管理難度加大。其三，檔案管理人員專業(yè)性不足。信息技術(shù)支持下的城建檔案管理需要對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行與數(shù)據(jù)庫(kù)管理熟悉，然而部分檔案管理人員未能接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致在工作中思想放松，信息化管理意識(shí)缺乏，對(duì)新的系統(tǒng)操作了解不足，所以如何培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才也是當(dāng)前需要重視的問(wèn)題。其四，專業(yè)設(shè)備支持不足。在城建檔案信息化建設(shè)的初期，需要利用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不過(guò)這種掃描方式速度較慢，并且電子文檔存儲(chǔ)的過(guò)程中缺乏技術(shù)支持也可能出現(xiàn)文件破壞情況[4]。

四、提升城建檔案電子信息化管理質(zhì)量的相應(yīng)措施

（一）樹立檔案信息利用服務(wù)理念

檔案管理人員在實(shí)際工作中需要具有創(chuàng)新精神，掌握新時(shí)期檔案管理的思想，并拓寬檔案管理服務(wù)功能。檔案管理部門也需要在信息化建設(shè)的過(guò)程中明確信息來(lái)源，促進(jìn)信息共享，并且充分考慮用戶的實(shí)際需求，由此拓寬服務(wù)內(nèi)容、形式與范圍，深入挖掘電子檔案資源價(jià)值。此外，檔案管理人員需要具備全新的服務(wù)思想，在實(shí)際崗位工作中認(rèn)真學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)，扎實(shí)掌握電子文件管理技能，并且在工作中結(jié)合實(shí)際需求創(chuàng)新檔案管理方法，由此推動(dòng)檔案管理工作的科學(xué)開展。

（二）明確城建檔案電子信息化管理目標(biāo)當(dāng)前部分城市在城建檔案信息資源共享方面還存在不足，一些檔案數(shù)據(jù)未能充分滿足社會(huì)發(fā)展需要，所以要對(duì)城建檔案信息化建設(shè)科學(xué)規(guī)劃，明確目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的同步發(fā)展，助力城市規(guī)劃建設(shè)。此外，為了減少資源浪費(fèi)，在城建檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中也需要對(duì)外部資源加以應(yīng)用，這樣可以確保檔案信息價(jià)值得到進(jìn)一步提升[5]。

（三）建立城建檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)

對(duì)于城建檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)的建立來(lái)講，由于涉及信息量大，操作與維護(hù)較為繁瑣，所以對(duì)技術(shù)人員提出了較高要求，也要投入大量資金。為了加快推廣信息化技術(shù)，在城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后需要做好維護(hù)工作，分析數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)所需的資金，并且對(duì)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行流程深入分析。為了完善信息化城建檔案管理模式，還需要科學(xué)分配計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備以及檔案管理人員。在城建檔案紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)過(guò)程中，檔案管理人員通過(guò)圖像辨認(rèn)、掃描、壓縮、存檔等信息化手段區(qū)分和管理好原始文件。此外，要想對(duì)舊版紙質(zhì)城建檔案的圖片、音頻等數(shù)據(jù)妥善處理，需要從檔案信息的使用頻率、價(jià)值等方面入手，由此進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和整理。為了便于用戶查閱與利用，后續(xù)還需要建立更為全面的電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，最終保證城建檔案利用效率。

（四）加強(qiáng)電子文件的采集與總結(jié)

今后的城建電子檔案管理過(guò)程中電子文件將成為主要形式，其中包括了電子文件信息、電子文件承載工具以及電子文件顯示工具。建立城建檔案電子信息化系統(tǒng)時(shí)，為了確保原始文件轉(zhuǎn)化后的真實(shí)性和完整性，需要重點(diǎn)關(guān)注采集與匯總環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。在數(shù)字化城建檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和查閱過(guò)程中，為了提升電子文件可存取性、可使用性以及可理解性，也需要利用信息化手段進(jìn)行內(nèi)容與格式的轉(zhuǎn)換，由此提升信息采集質(zhì)量。此外，檔案信息共享需要確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，所以必須制定相關(guān)規(guī)定，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料與部門和機(jī)構(gòu)規(guī)定的統(tǒng)一，這樣才能更加安全和便捷地進(jìn)行信息共享。而電子文件內(nèi)容也需要留有備份，由此統(tǒng)一電子信息化標(biāo)準(zhǔn)格式內(nèi)容[6]。

（五）制定紙質(zhì)檔案和電子檔案使用制度

在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，檔案管理人員不僅需要保證內(nèi)容的真實(shí)性，還要避免資源浪費(fèi)。此外，需要對(duì)電子檔案利用制度加以完善，比如借閱紙質(zhì)檔案的過(guò)程中要求檔案人員嚴(yán)格根據(jù)制度辦理手續(xù)，要求借閱人填寫信息。再如電子檔案只能用于查閱，不得下載以及更改原始信息，要求檔案管理人員堅(jiān)持保密原則，通過(guò)信息化管理模式還能夠?qū)θ藛T的查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而通過(guò)多項(xiàng)措施確保檔案信息的安全應(yīng)用[7]。

（六）做好檔案管理人員技能培訓(xùn)工作

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，檔案管理人員每年至少進(jìn)行兩次在崗繼續(xù)教育，所以檔案管理部門也需要系統(tǒng)地開展人員培訓(xùn)工作，使檔案管理人員掌握信息化處理方法，熟悉信息化檔案管理工作流程。與此同時(shí)，也需要拓展自身知識(shí)面，了解建筑施工知識(shí)，掌握施工程序以及各種文件材料，由此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化開展。在實(shí)際工作中，也要求檔案管理人員定期自檢、自查，并上報(bào)工作情況。部門領(lǐng)導(dǎo)也需要定期開展監(jiān)督工作，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)糾正。

（七）建立檔案信息查詢系統(tǒng)

在城建檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中信息查詢系統(tǒng)十分關(guān)鍵，需要不斷總結(jié)信息整合過(guò)程中存在的問(wèn)題，由此建立功能全面的操作平臺(tái)，讓操作平臺(tái)和資料庫(kù)聯(lián)系性加強(qiáng)，便于用戶利用信息查詢系統(tǒng)獲取信息。與此同時(shí)，由于信息查詢系統(tǒng)的建立對(duì)城建部門軟件開發(fā)提出較高要求，為了提升軟件開發(fā)質(zhì)量需要城建部門與專業(yè)軟件公司加強(qiáng)合作，并根據(jù)檔案管理實(shí)際要求引進(jìn)軟件，由此滿足檔案信息查詢、管理等需要。此外，需要在保證信息查詢質(zhì)量的前提下進(jìn)行信息的動(dòng)態(tài)化更新。

（八）建立可追溯管理系統(tǒng)

城建檔案的根本屬性在于原始性與真實(shí)性，所以在信息化建設(shè)的過(guò)程中要建立可追溯管理系統(tǒng)，由此對(duì)文件生成、修改和使用進(jìn)行真實(shí)記錄，確保文件原始狀態(tài)，進(jìn)行可追溯系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過(guò)程中也需要確保文件記錄內(nèi)容具有可用性，由此為下一步開展檔案管理信息化工作打下基礎(chǔ)。需要說(shuō)明的是，建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)前需要保證電子文檔內(nèi)容的真實(shí)性，并且做好原始性界定工作。綜上所述，在城建檔案管理工作開展中，為了提升工作效率需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，并且加強(qiáng)制度建設(shè)，做好人才培養(yǎng)工作，建立檔案信息查詢系統(tǒng)與可追溯管理系統(tǒng)，進(jìn)而助力城市健康發(fā)展。

作者:李明偉 單位:大同市城建檔案館