人事檔案信息數(shù)字化保存研究
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1.1人事檔案信息數(shù)字化載體應(yīng)用壽命問題
人事檔案數(shù)字化信息通過0以及1的二進制算法方式存儲在U盤或是光盤等特殊介質(zhì)中，其應(yīng)用壽命受到存儲介質(zhì)應(yīng)用壽命的影響。伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，存儲載體換代更新步伐持續(xù)加快，其應(yīng)用存儲包含較多不確定性，導(dǎo)致不穩(wěn)定性大大提升。作為存儲信息載體的光盤或是磁性介質(zhì)，與傳統(tǒng)紙張比對，其存儲條件將更加苛刻，較易受到環(huán)境溫度、存儲現(xiàn)場濕度、灰塵或是外界磁場、機械振動、太陽光線以及有害氣體等眾多因素的影響，進而影響到磁盤以及光盤存儲信息的完整性。
1.2人事檔案信息數(shù)字化依賴于軟件技術(shù)的不斷更新
同存儲載體問題對比來說，數(shù)字化檔案信息的讀取以及檢索應(yīng)用等技術(shù)性問題更加重要。這是由于我們需要借助于配套適應(yīng)的設(shè)備、工具軟件以及操作系統(tǒng)方能完成數(shù)字化檔案信息的轉(zhuǎn)換處理，令其變化成為人們較為常用的信息內(nèi)容。伴隨現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新發(fā)展，計算機系統(tǒng)持續(xù)的換代升級，在磁性介質(zhì)或是光盤之中存儲的信息便存在不能讀出的可能性，而新舊軟件同樣存在不能轉(zhuǎn)換的問題。這樣一來使得人事檔案信息數(shù)字化保管存儲面臨了更加嚴峻的考驗與挑戰(zhàn)。
1.3人事檔案信息數(shù)字化存儲維護問題
人事檔案信息數(shù)字化體現(xiàn)出了易于改變性的特點，較易被人為的修改、備份、移動、再次編輯或是粘貼等，同時不會留下任何痕跡，這樣一來便會導(dǎo)致對數(shù)字化檔案信息的真實準確性無法確認。另外，數(shù)字化檔案在傳輸以及存儲階段中較易引發(fā)信息丟失的問題。該類現(xiàn)象均對數(shù)字化檔案信息的維護管理真實性增加了更大的困難。
1.4人事檔案信息數(shù)字化存取安全性問題
基于計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺會受到較多外來因素或是自身因素的影響，容易發(fā)生惡意攻擊事件，感染病毒的機率大大增加。另外，存儲載體也易于感染病毒，因此對于人事檔案信息數(shù)字化存儲保管的安全性形成了更大的考驗與挑戰(zhàn)。
2人事檔案信息數(shù)字化保存科學對策
2.1優(yōu)選合理的人事檔案信息數(shù)字化保存載體
巧妙融合傳統(tǒng)管理模式人事檔案管理機構(gòu)在實踐管理工作中，選擇應(yīng)用的數(shù)字化信息存儲載體之時，首先應(yīng)考量的問題是數(shù)據(jù)信息不可更改性，整體可靠性以及技術(shù)壽命等多重問題，而不應(yīng)一味的看重處理速度或是存取便捷性。應(yīng)注重檔案信息載體的可靠保存，同時持續(xù)的應(yīng)用新技術(shù)手段令載體快速適應(yīng)計算機系統(tǒng)的定期換代更新。另外，人事檔案信息數(shù)字化保存應(yīng)積極融合傳統(tǒng)管理存儲模式。也就是說檔案信息之中非保密性的內(nèi)容可進行數(shù)字化管理存儲，而保密性的內(nèi)容仍舊可采用傳統(tǒng)的存儲模式進行管理。這樣一來不但可顯著提升檔案信息應(yīng)用效率，還可確保重要信息內(nèi)容的完整與安全。
2.2提升人事檔案信息數(shù)字化保存載體標準
從技術(shù)角度來講，人事檔案信息數(shù)字化保存載體應(yīng)全面提升技術(shù)標準，首先應(yīng)體現(xiàn)轉(zhuǎn)移安全性。在人事檔案信息數(shù)字化處理后將由原來的技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)變到新型環(huán)境中，同時存儲介質(zhì)也發(fā)生了變化。該階段中應(yīng)確保其原始數(shù)據(jù)信息的可靠真實性以及全面完整性，預(yù)防由于軟件或硬件磨損而導(dǎo)致出現(xiàn)安全隱患問題。在技術(shù)需要換代更新的階段中，應(yīng)確保完成數(shù)字化處理的檔案信息可靠安全的由原有的存儲介質(zhì)安全的轉(zhuǎn)移至新存儲介質(zhì)之中，預(yù)防由于存儲介質(zhì)發(fā)生改變而導(dǎo)致信息內(nèi)容不良丟失或是發(fā)生變異。當人事檔案信息數(shù)字化保存或是進行拷貝的過程中，應(yīng)配備安全標準性高的軟件以及硬件工具，杜絕被模仿，進而確保仿真安全性。輸入板技術(shù)可有效預(yù)防轉(zhuǎn)移技術(shù)內(nèi)在的轉(zhuǎn)移時機無法合理把握，進而不能存儲管理較復(fù)雜的數(shù)字化檔案信息的問題，應(yīng)用該技術(shù)可全面克服轉(zhuǎn)移階段中存在的不足。當然這并不代表轉(zhuǎn)移的替代，該技術(shù)更適合在文獻或是數(shù)據(jù)庫長效保存管理中的應(yīng)用。轉(zhuǎn)換處理并不單純的指代格式的變化，還涵蓋程序以及字符、應(yīng)用系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化。目標在于在復(fù)雜的介質(zhì)混合環(huán)境中，能夠完成諸如紙張、磁性介質(zhì)或是膠片介質(zhì)之間的信息數(shù)據(jù)安全保存。當然應(yīng)用轉(zhuǎn)換處理技術(shù)也包含一定的不足問題。例如，需要投入較高的成本費用，轉(zhuǎn)換過程可能會令數(shù)字化信息出現(xiàn)結(jié)構(gòu)或是內(nèi)容的不完整現(xiàn)象，致使用戶對于數(shù)字化信息檔案內(nèi)容的真實性存在質(zhì)疑。典藏技術(shù)主要是針對應(yīng)用年代久遠的計算機軟件、硬件以及相關(guān)設(shè)施進行收集匯總，應(yīng)用他們讀取這些技術(shù)設(shè)備儲存的材料信息。該技術(shù)缺陷在于需要投入較高成本且耗費大量的經(jīng)濟資源，因此應(yīng)用該技術(shù)過程中，在保持安全性的基礎(chǔ)上還應(yīng)根據(jù)自身現(xiàn)實狀況體現(xiàn)實用性。
3結(jié)語
總之，伴隨人們物質(zhì)文化生活水平的顯著提升，再加上現(xiàn)代科學技術(shù)手段的快速更新發(fā)展，給人事檔案信息數(shù)字化保存提出了全新的考驗與挑戰(zhàn)。針對人事檔案信息數(shù)字化保存的內(nèi)在優(yōu)勢以及現(xiàn)實需要，我們只有充分分析該項工作中存在的不足與缺陷，制定科學有效的應(yīng)對策略，方能真正確保人事檔案信息的完整性、真實性、可靠性，有效融合傳統(tǒng)管理模式，促進兩者的優(yōu)勢互補，進而真正提升人事檔案信息應(yīng)用價值，推動各單位實現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。
作者：肖欣玲 單位：哈爾濱市人才服務(wù)局
