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一、檔案信息化管理的特點(diǎn)

高校檔案建設(shè)是一項(xiàng)巨大的工程，建設(shè)周期較長，過程復(fù)雜，在前期需要投入大量的人力、物力來做好檔案整理匯總以及輸入數(shù)據(jù)工作，前期投入資本大且在人事檔案調(diào)查與輸入方面存在一定缺陷。目前，檔案信息化建設(shè)依靠于穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展和相關(guān)科技產(chǎn)品設(shè)備，所以對于信息儲存載體有一定的技術(shù)要求，對于相關(guān)管理人員的實(shí)際操作能力也有要求。通過信息化網(wǎng)絡(luò)來儲存的人事檔案信息資源是永久的、易修改、利用的，尤其是對于某些公共信息可以實(shí)現(xiàn)資源共享，從而使得信息利用率得到提高。

二、高等職院人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

（一）高等職院的人事檔案同其他政府機(jī)關(guān)、企業(yè)的人事檔案一樣，記錄著全體工作人員和學(xué)生的相關(guān)信息，人事檔案無論是對個人還是對集體都十分重要，在高校的各項(xiàng)工作中具有憑證、依據(jù)、借鑒、參考作用，在日常生活教學(xué)管理和科研開發(fā)方面起到關(guān)鍵作用，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和改革開放的進(jìn)一步深化，相信人事檔案資源的信息利用率越來越高。

（二）目前，高等職院管理機(jī)構(gòu)組成不科學(xué)，檔案管理人員素質(zhì)有待提高，有很大部分的工作人員是憑借各種各樣的關(guān)系而獲得的工作崗位，在開展相關(guān)工作存在一定困難，對于檔案管理方面缺少實(shí)際操作的經(jīng)驗(yàn)，也沒有接受過專業(yè)的人事檔案管理方面的培訓(xùn)，這樣就直接導(dǎo)致檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、科技運(yùn)用水平不高，這也是高等職業(yè)院校人事檔案信息化管理進(jìn)程緩慢的主要原因。另外，檔案管理人員對于計(jì)算機(jī)知識掌握水平有限，缺乏信息開發(fā)能力，不能很好的利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行相關(guān)人事檔案信息化管理工作，導(dǎo)致高等職院檔案信息化管理工作一直停滯不前，嚴(yán)重制約了人事檔案工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）近幾年，國家對于高等職院的整治力度加大，很多高等職業(yè)院校合并、解體、招生人員的擴(kuò)張，學(xué)生數(shù)量的不斷增加，隨之帶來的是相關(guān)人事檔案的變動與調(diào)整，檔案資源變得豐富，這就加大了高等職院人事檔案的管理難度。同樣，在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，由于時(shí)間和空間的限制以及管理人員工作的不到位，人事檔案資源不能很好的被利用，從而給各個高等職院教學(xué)和科研帶來了很大的困難。

（四）21世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)融入到日常生活中來，但由于許多高院對于人事檔案信息化管理不太重視，導(dǎo)致信息科學(xué)技術(shù)在檔案管理過程中運(yùn)用相對較少，信息化程度不高。此外，許多高等職院只注重于領(lǐng)導(dǎo)班子的建設(shè)而忽略了處于基層工作人員的職業(yè)操守建設(shè)，沒有注重相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)，從而缺少了一支具有高素質(zhì)、高技能的檔案管理隊(duì)伍，在實(shí)際生活中給開展相關(guān)人事檔案工作帶來了困難。

三、高職院校檔案信息資源開發(fā)與利用應(yīng)注意的問題

（一）數(shù)字化檔案建設(shè)是檔案工作環(huán)節(jié)中關(guān)鍵部分，首先，加快檔案信息化建設(shè)步伐，必須加強(qiáng)對相關(guān)的檔案管理人員的科技水平，使相關(guān)工作人員掌握在實(shí)際檔案管理與運(yùn)用過程中要掌握的信息操作能力；加強(qiáng)職業(yè)道德素質(zhì)，檔案管理人員除了遵守相關(guān)基本職業(yè)要求和掌握檔案專業(yè)知識外，精通計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體運(yùn)用能力也是十分重要的。

（二）人事檔案的信息資源開發(fā)必須要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。在傳統(tǒng)檔案利用方式的基礎(chǔ)上，依靠信息科學(xué)技術(shù)為學(xué)校的發(fā)展提供相關(guān)資源信息，各個高等職院必須要搞好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，構(gòu)建完整的信息網(wǎng)絡(luò)體系，然后運(yùn)用相關(guān)信息網(wǎng)絡(luò)使得人事檔案趨向于數(shù)字化、規(guī)范化，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理自動化。

（三）高等職院要加大對檔案信息化建設(shè)的投入。有投資就會有回報(bào)，在這方面，高等職院領(lǐng)導(dǎo)必須要給予足夠的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，相關(guān)工作才能夠更好的展開，同時(shí)，相關(guān)部門也要對人事檔案信息化建設(shè)給予資金資助，只有口頭承諾而沒有實(shí)際資金的幫助也是不可行的。相關(guān)資金的投入可以用來購買相關(guān)配套的信息化管理設(shè)備，這樣無論是從硬件還是軟件都會使人事檔案管理更加信息化、專業(yè)化、規(guī)范化。

（四）21世紀(jì)是法治時(shí)代，從制度層面上來說，相關(guān)政府部門和機(jī)構(gòu)可以通過制定和完善有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)，這對于高等職院人事檔案信息化建設(shè)也有很大的作用。一方面充分發(fā)揮了法律的權(quán)威性、規(guī)范了相關(guān)人事檔案信息化管理過程；另一方面，一定程度上保證了人事檔案信息的安全性和信息的完整性。

（五）日常生活中，在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)媒介來獲取相關(guān)人事檔案資料時(shí)，必須要保證其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，防止人事檔案信息泄露。在日常檔案信息管理過程中，要求工作人員定期對儲藏人事檔案信息的計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，采用安全系數(shù)較高的殺毒軟件定期殺毒，定期請計(jì)算機(jī)專業(yè)人員來對計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全維護(hù)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除潛在隱患，確保人事檔案信息的保密性、安全性。

（六）做好相關(guān)人事檔案信息的記錄與保存工作，在人事檔案信息化管理進(jìn)程中，各高等職業(yè)院校都應(yīng)采取以相關(guān)電子文檔為載體的管理模式。電子文件保存系統(tǒng)是一個便于文件保存、檢索、使用與處置的電子系統(tǒng)，人事檔案在該系統(tǒng)內(nèi)被收集、組織和編目，控制著文件的產(chǎn)生、管理和處置。就目前來看電子方式保存檔案是最理想的方式，它不僅能保證檔案的完整，而且還允許多個用戶同時(shí)訪問，而且要比紙質(zhì)檔案更易檢索，并可以提供更有效的存儲方式。更為重要的是，當(dāng)文件保存系統(tǒng)自動升級時(shí)，保存在系統(tǒng)內(nèi)的檔案將隨系統(tǒng)的更新自動更新和遷移，使用電子文檔作為信息傳播的載體，在一定程度上避免了人事檔案清理匯總時(shí)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，節(jié)約了人力資源成本。

四、高等職院人事檔案信息化建設(shè)的意義

（一）人事檔案信息化管理相對于傳統(tǒng)檔案管理而言有很大的優(yōu)勢所在，具體表現(xiàn)在以往傳統(tǒng)的人事檔案需要檔案管理人員對相關(guān)信息進(jìn)行整理、匯總，工作量大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，查詢者可以不受時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地可以查詢到相關(guān)人員的人事檔案信息，很大程度上節(jié)約了人力、物力同時(shí)也提高了辦事效率。

（二）檔案查詢更加快捷、迅速。傳統(tǒng)檔案檢索方式是需要檔案管理人員從書架上一本本查找，找到相關(guān)目錄后再到庫房尋找，過程繁瑣。而人事檔案信息化管理只需要查詢者進(jìn)入相關(guān)網(wǎng)站進(jìn)行查詢，省時(shí)省力，方便快捷，減輕了人事檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。

（三）在實(shí)施人事檔案信息化管理后，相關(guān)檔案管理部門人員可以從繁重的工作中解放出來，從而將更多的時(shí)間與精力放在檔案收集與整理工作，有利于提高部門的工作效率和技術(shù)水平。就目前教育事業(yè)發(fā)展的前景來看，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，因此只有實(shí)現(xiàn)人事檔案工作管理的信息化，才能跟上教育發(fā)展的主流方向，適應(yīng)不斷變化的教育環(huán)境。

（四）人事檔案對于高等職院來說是一筆無形的財(cái)富，這些資料是經(jīng)過檔案管理人員細(xì)心整理、分類匯總而得到的智慧結(jié)晶，也是高等職院領(lǐng)導(dǎo)評估決策的重要依據(jù)，決策的及時(shí)正確、管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，所以檔案資源的合理配置直接影響到高等職院的教育事業(yè)發(fā)展，由此可見人事檔案的信息化管理的重要性?？偠灾诂F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，信息科學(xué)運(yùn)用的十分廣泛，就國外人事檔案信息化發(fā)展歷程來看，未來高等職院信息化管理模式是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。同時(shí)，人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是高校人事檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，也是社會發(fā)展的必然要求和必然選擇，如何在當(dāng)代信息化進(jìn)程中充分發(fā)揮科技的作用來進(jìn)行檔案管理工作，就需要各高等職院審時(shí)度勢，抓住機(jī)遇，向前發(fā)展。此外，由于我國加入互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)間只有短短十幾年時(shí)間，信息科技還沒有達(dá)到國際標(biāo)準(zhǔn)水平，在信息管理方面還存在一定的缺陷，現(xiàn)實(shí)中也沒有關(guān)于人事檔案信息化管理建設(shè)，缺乏現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)參考，只有在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、理論與實(shí)際相結(jié)合，才能不斷推動高等職院人事檔案信息化管理進(jìn)程。

作者：占生富單位：寧德職業(yè)技術(shù)學(xué)院