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摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷增強(qiáng)，城市建設(shè)的發(fā)展越來越快。作為城市發(fā)展真實(shí)記錄的城建檔案，對(duì)城市的可持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。然而，城建檔案這一寶貴資源在利用過程中也存在著各個(gè)方面的問題。本文在分析這些問題的基礎(chǔ)上，從不同的角度提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：城建檔案；利用問題；對(duì)策

城建檔案本身具有很大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，自20世紀(jì)80年代全國(guó)科技檔案工作會(huì)議召開至今，城建檔案的收集、管理、利用等已經(jīng)延伸到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中。城建檔案的作用主要在于向城建工程決策者和技術(shù)人員提供各種經(jīng)過整理分析過的城建信息。然而，從當(dāng)前的城建檔案利用來看，還存在很多問題。例如管理模式和服務(wù)形式落后、信息資源不完善、政府規(guī)定過于原則化和檔案利用收費(fèi)較高等[1]。而要充分利用城建檔案的資源，必須針對(duì)這些問題做出相應(yīng)改變。

一、城建檔案利用中存在的問題

（一）管理模式和服務(wù)形式落后。

城建檔案的管理模式長(zhǎng)期以來都比較封閉，自我保護(hù)性很強(qiáng)，導(dǎo)致信息閉塞，難以得到充分利用。如今社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)步入了現(xiàn)代化和信息化，但是許多城建檔案管理部門還是以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行人工查找翻閱，加上城建檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多的特點(diǎn)，為檔案的管理工作帶來了很大的困難。管理方式的落后直接影響到其服務(wù)水平的下降，當(dāng)城建人員需要調(diào)取一些相關(guān)檔案資料時(shí)，不得不經(jīng)過一個(gè)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的過程。而且一些城建檔案經(jīng)常處在半閑置甚至完全閑置的狀態(tài)，如果沒有人上門查閱，一般不會(huì)主動(dòng)提供服務(wù)，這種被動(dòng)的利用方式成為城建檔案工作發(fā)展的一大制約因素[2]。

（二）信息資源不完善。

我國(guó)當(dāng)前的城建工程日益增多，技術(shù)性要求也越來越高。城建檔案就是在城市建設(shè)的過程中記錄的文字、數(shù)據(jù)分析表、圖紙等相關(guān)的文件材料，是城市規(guī)劃建設(shè)以及擴(kuò)建改造的憑據(jù)。對(duì)社會(huì)和國(guó)家都有很高的利用價(jià)值。城建檔案的來源較為寬廣，其形成和處理的過程涉及到多個(gè)部門和多項(xiàng)專業(yè)技術(shù)。城建檔案的利用價(jià)值基于其完整、準(zhǔn)確的保存，而實(shí)際上城建檔案館所收集的內(nèi)容還不夠豐富，來源也不夠均衡。整體上看城建檔案收集存在地上多于地下的情況，而具體需要利用城建檔案的工作人員查詢的內(nèi)容則是地下多于地上，這種收集和利用產(chǎn)生錯(cuò)位的情況也常有出現(xiàn)。另外，有些城建檔案館只注重檔案的存儲(chǔ)數(shù)量，不分范圍地盲目收集，使城建檔案的質(zhì)量難以得到保證。信息資源的不完善使得城建檔案利用價(jià)值大打折扣，出現(xiàn)無檔可查、有檔查不到等各種現(xiàn)象[3]。

（三）政府規(guī)定過于原則化。

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)于檔案開放內(nèi)容和開放時(shí)間的限制規(guī)定，國(guó)家保管的檔案向社會(huì)開放的時(shí)間期限一般為30年，科學(xué)技術(shù)和文化等類型的檔案可以少于30年，而涉及到國(guó)家利益和安全的有關(guān)檔案不宜向社會(huì)開放的可以多于30年。檔案館為開放的檔案資料創(chuàng)造了可利用的條件，然而對(duì)于城建檔案的操作卻沒有可以依據(jù)的具體章程。因?yàn)槌墙n案涉及到的大部分內(nèi)容都是公共信息，所以其公開的時(shí)間和范圍應(yīng)該寬于檔案法的相關(guān)要求[4]。（四）城建檔案利用收費(fèi)較高。城建檔案的利用一般是需要收取相關(guān)費(fèi)用的，例如綜合性的服務(wù)費(fèi)、檔案的查詢費(fèi)和復(fù)制費(fèi)等。而且城建檔案館的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)要比其他綜合性的檔案館高一些，機(jī)構(gòu)組織需要查閱非本單位城建檔案的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也要比個(gè)人高出許多。查閱費(fèi)用也會(huì)隨著查閱次數(shù)的增加不斷增大。

二、處理城建檔案利用問題的相關(guān)對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變城建檔案的管理模式和服務(wù)形式。

目前，城建檔案的管理模式正在逐漸邁向數(shù)字化，這也是順應(yīng)時(shí)展提高城建檔案利用價(jià)值的必然要求。因此，城建檔案的管理者不能固步自封，要積極促進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)在于不但能夠提高檢索查詢的效率，而且能夠大大提升城建檔案管理部門的檔案存儲(chǔ)能力?；谶@一轉(zhuǎn)變，城建檔案館的服務(wù)形式也應(yīng)該加以變革。數(shù)字化檔案管理模式帶來的便捷并不等于降低了對(duì)城建檔案館的服務(wù)要求，城建檔案不能一直以被動(dòng)的形式向需要者提供服務(wù)，而是應(yīng)該面向社會(huì)積極主動(dòng)地提供服務(wù)。這就需要城建檔案的管理者著眼于利用者的潛在需求，拓展服務(wù)渠道，以更加完善的服務(wù)來滿足城建工作者或其他個(gè)人的多種需要，從而提高城建檔案的利用價(jià)值[5]。

（二）完善城建檔案信息資源的內(nèi)容。

城建檔案的利用前提是其真實(shí)的存在，要想增加城建檔案的利用價(jià)值，必須具有豐富準(zhǔn)確的相關(guān)資源信息。只有通過多種渠道擴(kuò)大城建資料的收集范圍，才能不斷地對(duì)城建檔案的信息資源內(nèi)容加以完善。首先可以從調(diào)查研究的方面出發(fā)，根據(jù)城市建設(shè)的實(shí)際情況，通過合理收集方案，有計(jì)劃地進(jìn)行資料收集工作。對(duì)于可能散存在不同人員手中或其他部門之中的城建檔案資料，需要通過各種渠道，做好征集工作。其次可以從利用要求的轉(zhuǎn)變出發(fā)，使城建檔案的收集更加具有時(shí)效性和針對(duì)性。從當(dāng)前的情況來看，根據(jù)城建檔案的利用需求，應(yīng)當(dāng)加大地下檔案的收集力度。需要注意的是各大醫(yī)院、學(xué)校等社會(huì)機(jī)構(gòu)建設(shè)檔案的收集工作，因?yàn)檫@些機(jī)構(gòu)的建設(shè)從某些方面反映了城市的變化發(fā)展。最后可以將年度計(jì)劃的制定和工作目標(biāo)相結(jié)合，形成有序的工作機(jī)制，確保收集到的城建檔案的可分類性和有效性。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，放寬城建檔案的相關(guān)限制。

政府行政權(quán)利的行使流程，除了涉及到國(guó)家秘密或公民隱私等內(nèi)容外，都應(yīng)當(dāng)依法公開。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變過去內(nèi)部為主的服務(wù)方式，及時(shí)接收政府發(fā)出的政策、規(guī)范文件，依法將這些信息合理公開，增強(qiáng)民眾對(duì)相關(guān)政策、規(guī)范的認(rèn)同。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在遵循《檔案法》和其他有關(guān)法律條文的基礎(chǔ)上，明確檔案開放的內(nèi)容和范圍。城建檔案的內(nèi)容通常情況下只是社會(huì)公共信息，并不涉及到國(guó)家安全和社會(huì)利益等方面，應(yīng)當(dāng)放寬相應(yīng)的管理限制，從而進(jìn)一步利用這些信息資源，為做好城建工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（四）采取合理的利用收費(fèi)制度。

城建檔案館應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持其公益性的基本原則，盡量向普通民眾收取少量的服務(wù)費(fèi)或者免費(fèi)?？梢愿鶕?jù)利用檔案所需的服務(wù)時(shí)長(zhǎng)和相對(duì)的勞動(dòng)量適當(dāng)收取一些費(fèi)用。而且這些收費(fèi)應(yīng)當(dāng)與經(jīng)營(yíng)性收費(fèi)區(qū)分開來，這是由城建檔案館的基本性質(zhì)所決定的。當(dāng)前城建檔案利用中的問題仍然存在，其應(yīng)有的作用并沒有得到充分發(fā)揮。作為城市建設(shè)工作的憑證和依據(jù)，城建檔案主要價(jià)值在于服務(wù)于城市建設(shè)。出于特定的社會(huì)因素這一重要的信息資源并沒有向大眾全面開放，加上自身存在的一些諸如信息資源不足等問題，使得城建檔案利用中的問題遲遲沒有得到解決。本文從城建檔案的發(fā)展走向以及對(duì)相關(guān)問題的分析，所提出的策略是實(shí)際可行的。只有重視城建檔案的利用，才能不斷促進(jìn)其提升服務(wù)質(zhì)量，積極為城市建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]仲燕.淺議城建檔案價(jià)值如何在檔案利用服務(wù)工作中體現(xiàn)[J].城建檔案,2013,(05):46-48.

[2]楊曉娟,李為鋒.城建檔案的利用應(yīng)做好四個(gè)環(huán)節(jié)[J].工程與建設(shè),2014,(01):84-85.

[3]黃新星.切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念提升城建檔案利用服務(wù)水平[J].城建檔案,2013,(12):28-29.

[4]祝慶.城建檔案利用存在的問題及對(duì)策[J].城建檔案,2014,(09):21-23.

[5]劉婷.城建檔案利用服務(wù)的問題與對(duì)策分析[J].城建檔案,2013,(02):73-74.

作者：許英 單位：山東省威海市文登區(qū)城建檔案館