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關(guān)鍵詞:跨地區(qū)財務(wù)共享中心 措施 財務(wù)管理
跨地區(qū)財務(wù)共享中心屬于企業(yè)進行財務(wù)集中管理的一種新型模式,其是將不同國家或者不同地區(qū)的實體會計業(yè)務(wù)集中在某個特定的區(qū)域,實現(xiàn)低成本、高質(zhì)量、高效率向各個業(yè)務(wù)部門與單位來供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)的目標(biāo)。隨著市場競爭的不斷加劇,跨地區(qū)財務(wù)共享中心的發(fā)展就成為各個企業(yè)謀取發(fā)展的重要舉措之一。
一、構(gòu)建跨地區(qū)財務(wù)共享中心的重要性
當(dāng)前,各個企業(yè)構(gòu)建跨地區(qū)財務(wù)共享中心的主要目的在于以下幾個地方:其一,建設(shè)跨地區(qū)財務(wù)共享中心的主要目的在于減少運營成本。將各個地區(qū)的業(yè)務(wù)與資源進行有效的集中,能夠有效減少重復(fù)崗位的支出;針對財務(wù)流程進行優(yōu)化能夠有效縮短工作時間。其二,建設(shè)跨地區(qū)財務(wù)共享中心能夠促進企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化進程的發(fā)展。其能夠?qū)⑵髽I(yè)各個地區(qū)分散的管理活動與資源得到有效的整合,能夠為企業(yè)進行標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程、業(yè)務(wù)流程以及統(tǒng)一管理提供良好的平臺,在統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)核算流程的指導(dǎo)下,企業(yè)自身的財務(wù)管控能力能夠得到進一步的提升。其三,建設(shè)跨地區(qū)財務(wù)共享中心能夠一偶笑提升服務(wù)的效率與質(zhì)量,財務(wù)共享中心當(dāng)中擁有不同地區(qū)或者有關(guān)子公司辦事處的全部財務(wù)信息,信息匯總、分析等工作能夠更為便捷,跨部門、跨地區(qū)信息整合更為容易。其四,建設(shè)跨地區(qū)財務(wù)共享中心能夠有效企業(yè)的規(guī)模擴張能力,跨地區(qū)財務(wù)共享中心能夠有效集中企業(yè)的有關(guān)財務(wù)職能,能夠促進企業(yè)新業(yè)務(wù)的建設(shè)更為效率,從而有效提升企業(yè)規(guī)模擴張能力。
二、傳統(tǒng)財務(wù)管理與跨地區(qū)財務(wù)共享中心的差異性
傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式主要是通過國家或者區(qū)域的CFO下屬分支機構(gòu)A B、C 等多個分支機構(gòu)的財務(wù)經(jīng)理,并且在各個分支機構(gòu)的財務(wù)經(jīng)理以下又會分別設(shè)置管理會計或者財務(wù)崗位,而在其之下還會設(shè)置出納崗位??绲貐^(qū)財務(wù)共享中心則主要可以劃分為報表與總賬團隊、資金管理團隊、內(nèi)控審核團隊、旅游費用團隊、應(yīng)付賬款團隊以及應(yīng)收賬款團隊等眾多根據(jù)職能進行劃分的隊伍,管理更為科學(xué)化、專業(yè)化。傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式主要采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制度、平臺系統(tǒng),并且是規(guī)模經(jīng)濟,而跨地區(qū)財務(wù)共享中心的結(jié)構(gòu)更為協(xié)調(diào)、獨立、扁平,并且資源更為集中,相應(yīng)的成本更地,流程更為規(guī)范。
三、構(gòu)建跨地區(qū)財務(wù)共享中心的措施
(一)調(diào)研、分析以及決策
每個企業(yè)自身的管理特征與實際需求都存在一定的差異性,所以必須要針對構(gòu)建跨地區(qū)財務(wù)共享中心所要實現(xiàn)的目標(biāo)實施研究,其最終的結(jié)果是內(nèi)部控制、流程制度支付、組織變革以及后續(xù)IT系統(tǒng)運行的重要依據(jù),并且能夠推動共享服務(wù)模式的最終形成。
業(yè)務(wù)調(diào)研,指的是通過專家咨詢顧問、軟件開發(fā)商共同掌握企業(yè)實際業(yè)務(wù)流程,必須要注重收集以下幾點信息內(nèi)容:當(dāng)前業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)過程中存在的不足、內(nèi)控管理薄弱部分;各個業(yè)務(wù)流程當(dāng)中所需要的審批流程、報表信息、表格以及單據(jù);核算與財務(wù)管理的實際業(yè)務(wù)流程;崗位職責(zé)、崗位描述、內(nèi)部控制要求、管理模式以及財務(wù)管理組織架構(gòu)等。
模式研究,通常包含下面幾個地方:業(yè)務(wù)評價體系的需求,組織機構(gòu)的設(shè)置,人力資源的重新配置,風(fēng)險控制的需求,制度與流程的標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一性需求,保證IT系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支持與接口,研究管理層與各個業(yè)務(wù)機構(gòu)的現(xiàn)實需求,研究企業(yè)所處的內(nèi)外部財務(wù)管理情況,研究并構(gòu)建企業(yè)共享服務(wù)模式的詳細類型。
決策,所謂決策主要指制定整個項目的詳細計劃,主要包括相應(yīng)的解決方案與實施的范疇,而解決方案包含軟件功能與業(yè)務(wù)功能的測試與匹配設(shè)計,業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)分析,討論、審批最后順利制定解決方案。
(二)構(gòu)建財務(wù)共享中心的關(guān)鍵要素
1、構(gòu)建新的業(yè)務(wù)流程
建立健全業(yè)務(wù)流程是企業(yè)通過跨地區(qū)財務(wù)共享中心來實現(xiàn)自身業(yè)務(wù)與信息數(shù)據(jù)有機整合的目標(biāo)。而這個業(yè)務(wù)流程的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)嚴格遵循下面幾點基本原則:財務(wù)分析與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)分離、財務(wù)信息系統(tǒng)集成、財務(wù)流程模塊化、財務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)信息全程共享以及財務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化。
2、利用IT提高跨地區(qū)財務(wù)共享中心的工作效率
通過利用IT平臺,跨地區(qū)財務(wù)共享中心能夠統(tǒng)一儲存企業(yè)總部的財務(wù)制度,企業(yè)各個區(qū)域的其他部門只能夠查看,而無法隨意改動,通過技術(shù)層面和制度層面的有機整合,使得財務(wù)共享中心存儲的信息資料更為完整、規(guī)范。
3、建立健全財務(wù)體系建設(shè)
一套完善的財務(wù)體系是保障跨地區(qū)財務(wù)共享中心有序開展工作的重要保障,這就需要企業(yè)構(gòu)建一套囊括營銷財務(wù)、企業(yè)產(chǎn)品財務(wù)、分公司財務(wù)等有關(guān)的制度體系,通過制度的保障,使得企業(yè)能夠始終針對自身的財務(wù)體系實施不斷的調(diào)節(jié),保障相應(yīng)的財務(wù)體系能夠與企業(yè)自身制定的戰(zhàn)略相符合。
四、結(jié)束語
綜上所述,處在競爭白熱化的市場中,構(gòu)建跨地區(qū)財務(wù)共享中心對于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。這就需要各個企業(yè)充分掌握跨地區(qū)財務(wù)共享中心的實際情況,通過參考企業(yè)自身的實際情況,從而有效保障跨地區(qū)財務(wù)共享中心的作用得到充分的發(fā)揮,促進企業(yè)健康、有序的發(fā)展。
參考文獻:
[1]顧洪林.中國企業(yè)建立財務(wù)共享中心探析[J].邊疆經(jīng)濟與文化,2013,01:23-25
財務(wù)共享服務(wù)中心是指將分散的、重復(fù)的財務(wù)基本業(yè)務(wù),從企業(yè)集團成員單位抽離出來,集中到一個新的財務(wù)組織統(tǒng)一處理,這個新的財務(wù)組織即財務(wù)共享服務(wù)中心,通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為分布在不同地區(qū)的集團成員單位提供標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、高效率、低成本的共享服務(wù),為企業(yè)創(chuàng)造價值。建筑施工企業(yè)更應(yīng)該認識到構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的重要作用,結(jié)合企業(yè)自身和行業(yè)的特點,構(gòu)建符合自身發(fā)展的財務(wù)共享中心,促進企業(yè)長遠發(fā)展。
二、建筑施工企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢特點
(一)優(yōu)化資源配置,降低企業(yè)運行成本
財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè),能夠促進集團企業(yè)財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型,使更多有能力的會計人員轉(zhuǎn)型到管理和金融方面,為提升會計人員能力提供的很好的培養(yǎng)渠道,不經(jīng)能使會計人員轉(zhuǎn)型創(chuàng)造更多的價值,更能降低企業(yè)在人才培養(yǎng)上的成本,達成雙贏。在財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)位置的選擇上,可以建設(shè)在經(jīng)濟水平發(fā)展較低的地方,有助于減少工作場所的人員薪資的成本,可將節(jié)省的資金更多的應(yīng)用到中心在人員激勵制度上,提高會計人員工作積極性,提高工作效率。
(二)提升財務(wù)管理水平和財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度
財務(wù)共享服務(wù)中的運行模式不要求財務(wù)工作人員工作上的全面化,中心更要求財務(wù)人員在工作上具有高度的專業(yè)性。在傳統(tǒng)的財務(wù)職能部門,集團下各子公司的財務(wù)人員需要全面化的發(fā)展,能夠撐起整個會計核算系統(tǒng),能夠獨立的解決子公司的財務(wù)問題,因為子公司的人員配置有限,在能力和專業(yè)性上不能夠全面的撐起來,因此在數(shù)據(jù)處理上容易出現(xiàn)錯誤和誤差,而新構(gòu)建的財務(wù)共享服務(wù)中心是有一個規(guī)范化的、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程,財務(wù)人員只需負責(zé)一個或者其中的幾個環(huán)節(jié)的工作,使財務(wù)人員的工作更集中,更體現(xiàn)專業(yè)性,因此也能避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)疏漏,造成誤差,從而提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度,提高工作效率,并且每個財務(wù)人員的工作權(quán)限和責(zé)任也更清晰更明確,保證了業(yè)務(wù)執(zhí)行的透明度。
(三)構(gòu)建新型財務(wù)管理體系,提高企業(yè)整合能力和核心競爭力
大型的建筑施工企業(yè)想要通過構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心在未來構(gòu)建的新型的務(wù)管理體系,是要將會計基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和管理業(yè)務(wù)的比重都降低到40%以下,抽出來20%用來做戰(zhàn)略性的決策支持,形成共享財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)、戰(zhàn)略財務(wù)三個層面,這種新型的財務(wù)管理系統(tǒng),將傳統(tǒng)的會計基礎(chǔ)業(yè)務(wù)比重降低,用節(jié)省出的資源去創(chuàng)造更大的價值,大大地提高了企業(yè)的整合能力。
財務(wù)共享中心的建設(shè)在企業(yè)接到新的項目時,能夠及時地提供財務(wù)測算和管理服務(wù),財務(wù)中心在處理各子公司的業(yè)務(wù)時,整合了所有的數(shù)據(jù)和資源,能夠很好地發(fā)揮財務(wù)中心職能集中和資源共享的作用,利用數(shù)據(jù)整合匯總集團信息,幫助企業(yè)決策者進行決策分析。財務(wù)中心能夠整理分析各子公司的行業(yè)狀況、資產(chǎn)狀況,能夠針對性的安排最具競爭性的子公司去承接業(yè)務(wù),提高企業(yè)中標(biāo)率,從而提高企業(yè)的競爭力。財務(wù)服務(wù)中心的構(gòu)建使財務(wù)工作更加分工明確,各財務(wù)人員各司其職,提高了工作效率,有助于企業(yè)內(nèi)的管理人員更多的投入高企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和市場方向的工作研究方面,提高決策的正確性,從而提高企業(yè)的核心競爭力。
三、對建筑施工企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的建議
(一)提高信息化水平,以強大的信息化平臺做支撐
建筑施工企業(yè)一般分布的點多,而且覆蓋面比較廣,財務(wù)涉及的數(shù)量大,很多需要集團跟高層審批,因此在傳統(tǒng)的在各點都設(shè)置實體財務(wù)職能機構(gòu),就會造成線下的審批流程非常長,處理的時間也非常長,拉低工作效率。構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心就是要解決這些問題,將企業(yè)集團各子公司的業(yè)務(wù)集中到財務(wù)中心,進行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的處理,縮短審批流程和耗費的時間,提高工作效率。這種模式的構(gòu)建,就要促進企業(yè)集團內(nèi)部的信息化,構(gòu)建強大的信息化平臺,以信息化平臺做支撐,在服務(wù)中心配置大型的服務(wù)器,開發(fā)應(yīng)用新的財務(wù)會計軟件,使用統(tǒng)一的財務(wù)系統(tǒng),比如統(tǒng)一的費用報銷和資金管理系統(tǒng);利用發(fā)達的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)系統(tǒng)做支撐,將企業(yè)集團的財務(wù)資源集中起來并進行優(yōu)化配置,促進整個企業(yè)人力資源和資產(chǎn)管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息化、業(yè)務(wù)一體化的水平。
(二)加強企業(yè)的資源整合
財務(wù)共享服務(wù)中心,顧名思義是要實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù),要實現(xiàn)財務(wù)共享,就要先進行職能集中和整合資源,服務(wù)中心的建設(shè)是要將整個集團優(yōu)質(zhì)的財務(wù)資源整合起來,實現(xiàn)優(yōu)化配置的,將更多重復(fù)性投入的資源“解放”出來,重新應(yīng)用創(chuàng)造價值的。只有實現(xiàn)了資源整合,才能更好地構(gòu)建財務(wù)服務(wù)中心,整合資源需要管理成的支持,以及在戰(zhàn)略計劃上的支持。整合資源要進行組織架構(gòu)的建設(shè),財務(wù)服務(wù)中心需要更適合的區(qū)別傳統(tǒng)的組織架構(gòu)進行管理,將整合的資源進行合理的分配管理,實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。資源整合要搭建起完整的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu),配置健全的企業(yè)信息系統(tǒng),各子公司進行數(shù)據(jù)采集和傳輸,將采集的資源整合到服務(wù)中心,只有在資源企業(yè)資源充分整合的情況下,整個企業(yè)基礎(chǔ)財務(wù)人員的工作都能在中心實現(xiàn),可以大大地降低財務(wù)職能機構(gòu)的運作成本,提高效率,財務(wù)服務(wù)中心才能夠?qū)崿F(xiàn)更大的作用。
(三)構(gòu)建新的流程管理機制,實現(xiàn)企業(yè)流程再造
財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建,是將各地的會計業(yè)務(wù)集中起來進行統(tǒng)一的規(guī)范化的處理,因此,中心的構(gòu)建就需要構(gòu)建新的流程管理機制,并不斷加強對該管理機制的管理,保證新的流程機制能夠高效的運轉(zhuǎn)。要使財務(wù)服務(wù)中心能夠更好地發(fā)揮作用,就要加強企業(yè)流程的管理,實現(xiàn)企業(yè)流程再造。新的流程管理在設(shè)計時就要考慮到該流程是否能夠?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量的,低成本,并且能夠高效運轉(zhuǎn)的功能。新的財務(wù)流程管理機制,是將傳統(tǒng)的財務(wù)流程的環(huán)節(jié)分解為更細致的環(huán)節(jié),更小的步驟,將這些細小的環(huán)節(jié)和步驟進行重新組合再造,使分工更加明確,責(zé)任更加明確,實現(xiàn)流程管理高效的目標(biāo)。
四、結(jié)語
建筑施工企業(yè)的發(fā)展非常迅速,一些大型的建筑施工集團擁有越來越多的子公司,傳統(tǒng)的財務(wù)運作模式已經(jīng)不能滿足實際的需求,因此財務(wù)服務(wù)中心應(yīng)運而生并且成為發(fā)展的必然趨勢,因此建筑施工企業(yè)必須認識到財務(wù)服務(wù)中心建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的重要作用,在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)財務(wù)共享理念意識,加快構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心,加快財務(wù)人員轉(zhuǎn)型和隊伍建設(shè),促進財務(wù)共享服務(wù)中心更好更快的發(fā)展。
(作者單位為中鐵十一局集團有限公司)
參考文獻
[1] 陳兵華.建筑施工企業(yè)如何加強財務(wù)共享中心建設(shè)[J].當(dāng)代會計,2015(6).
[2] 郭曉彬,肖澤鋒.淺析財務(wù)共享服務(wù)中心對建筑施工企業(yè)項目管理的提升作用
關(guān)鍵詞:財務(wù) 共享 服務(wù)中心
財務(wù)共享服務(wù)中心是指將重復(fù)的、分散的財務(wù)基本業(yè)務(wù),從企業(yè)集團單位分離出來,集中到一個新的財務(wù)組織中集中處理,這個新的財務(wù)組織也就是企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心,它通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為分布在不同地區(qū)的集團成員單位提供流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、低成本、高效率的共享服務(wù),為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。
一、建立財務(wù)共享服務(wù)中心的動因
(一)支持企業(yè)集團的發(fā)展戰(zhàn)略
財務(wù)共享服務(wù)中心的建立,為公司在新的地區(qū)建立子公司或收購其它公司時,及時為這些新建的子公司提供服務(wù)。公司的高層管理人員可將精力集中在公司的核心業(yè)務(wù)的管理處理上面,通過財務(wù)共享服務(wù)中心來完成其他的輔助功能,使財務(wù)人員從會計核算的基本業(yè)務(wù)中解脫出來,為高層領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策以及公司業(yè)務(wù)部門的經(jīng)營管理提供高質(zhì)量的財務(wù)決策支持,促進企業(yè)核心業(yè)務(wù)發(fā)展。
(二)強化企業(yè)財務(wù)管控
財務(wù)共享服務(wù)中心建立之前,企業(yè)集團沒有統(tǒng)一的財務(wù)集中管理平臺,各基層單位的財務(wù)核算差異難于集中管控,集團財務(wù)總部不能實時監(jiān)控基層業(yè)務(wù)單位的財務(wù)狀況及經(jīng)營成果,財務(wù)信息往往滯后。財務(wù)共享服務(wù)中心的建立,可對所有子公司采用相同的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程,隨時了解子公司的所有財務(wù)數(shù)據(jù),更容易便捷的對基層業(yè)務(wù)單位實時數(shù)據(jù)匯總、分析,更容易跨地域、跨部門整合數(shù)據(jù),為提高企業(yè)財務(wù)管控水平提供強有力的支持。
(三)提高工作效率,降低成本
財務(wù)共享服務(wù)中心通過對事務(wù)性、基礎(chǔ)性工作的集中處理,一個財務(wù)人員可以處理幾個子公司相同崗位的經(jīng)濟業(yè)務(wù),從而在業(yè)務(wù)量不變的同時減少了會計人員。原來很多人在不同的子公司完成的工作由一個財務(wù)共享服務(wù)中心完成,提高了財務(wù)核算的效率。降低了原本分散在各基層單位工作量的處理費用,節(jié)約了人工成本。
二、構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的關(guān)鍵因素
財務(wù)共享服務(wù),并不是由財務(wù)部門主動發(fā)起,而是隨著集團公司的管理變革而自然產(chǎn)生的。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)類型多樣化、企業(yè)規(guī)模的日益擴充,企業(yè)分公司、子公司的多個財務(wù)機構(gòu)也快速增加了其財務(wù)人員及管理費用,由此導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險劇增、設(shè)備投資重復(fù)、財務(wù)效率降低等一系列問題,企業(yè)集團總部越來越難以統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理所有分公司財務(wù)信息。企業(yè)集團要在變革中尋求突破,就必須盡快構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心。
清晰的戰(zhàn)略目標(biāo)以及管理高層的支持是財務(wù)共享服務(wù)的建立必不可少的成功條件,其中整合多種要素又是重中之重。亟待整合的關(guān)鍵之處是IT系統(tǒng)和組織架構(gòu)。
構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心,遠程財務(wù)流程必須建立強大的企業(yè)信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)體系,作為IT應(yīng)用平臺。其中,建立統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)(Enterprise Resource Planning )是財務(wù)共享服務(wù)中心平臺建立成功的必要條件,它可將所有的財務(wù)制度固定在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中,由信息系統(tǒng)進行集中設(shè)定,以保證集團總部的戰(zhàn)略有效的貫徹落實。如果集團原本已經(jīng)使用多種ERP系統(tǒng),如SAP、QAD等,必須先在集團內(nèi)推行統(tǒng)一的ER系統(tǒng)P。如果系統(tǒng)間始終無法統(tǒng)一,也應(yīng)該互相兼容。
財務(wù)共享服務(wù)中心的建立,必將導(dǎo)致財務(wù)組織框架的深度變革。原本各業(yè)務(wù)單位的財務(wù)部可能僅被保留小部分,大多財務(wù)人員將遷移至共享服務(wù)中心所在地。這樣,將財務(wù)大部分的職能集中到一個中心位,可以縮減職工人數(shù),降低人工成本、提高工作效率,并將財務(wù)、行政流程與企業(yè)戰(zhàn)略相匹配。尤其在企業(yè)兼并重組之后,以財務(wù)共享中心的形式將服務(wù)提供給公司,可以在合并初期就形成較好的評價體系,便于進行業(yè)務(wù)評估。
三、目前我國企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心所面臨的挑戰(zhàn)
任何新生事物的新起都面臨著巨大的挑戰(zhàn),財務(wù)共享服務(wù)也不例外,我國企業(yè)建立共享服務(wù)既是機遇也是挑戰(zhàn)。財務(wù)共享是基于成本效益及提高工作效率兩方面考慮而實施的。
有效的管理創(chuàng)新和思維方式的改變是實施財務(wù)共享服務(wù)成功最重要因素,這需要高層管理人員、部門負責(zé)人以及基層工作人員的共同配合,對財務(wù)共享服務(wù)中心的認同和強有力的支持。
財務(wù)共享服務(wù)要有統(tǒng)一的系統(tǒng)支持。 企業(yè)的財務(wù)信息系統(tǒng)是實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)和保障,因此,系統(tǒng)平臺的統(tǒng)一搭建和整合是實現(xiàn)共享服務(wù)的第一步。統(tǒng)一的 ERP 系統(tǒng)是保證共享服務(wù)平臺順利搭建的關(guān)鍵因素。建立一個好的平臺,需要有一個統(tǒng)一的IT標(biāo)準(zhǔn)和一個流程標(biāo)準(zhǔn),有利于加快整合流程。
四、我國企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的價值
財務(wù)共享服務(wù)中心的建立對企業(yè)所創(chuàng)造的價值是顯而易見的,企業(yè)規(guī)模經(jīng)濟可以帶來企業(yè)的財務(wù)管理水平與工作效率的提高,財務(wù)共享服務(wù)中心通過分析改良流程提供簡化清晰的財務(wù)環(huán)境,增強財務(wù)整體的對外地位及談判籌碼,為復(fù)雜陌生的外部市場環(huán)境增加財務(wù)的透明度和可控性,有利于企業(yè)集團快速適應(yīng)兼并收購導(dǎo)致的多重體系、法律結(jié)構(gòu)等。在提高企業(yè)整合能力與核心競爭力的同時,向外輸出財務(wù)共享的商業(yè)化服務(wù)。
共享服務(wù)中心的建立,對集團公司會產(chǎn)生深遠影響。一般而言,國內(nèi)的大型國有集團比^適合建立財務(wù)共享服務(wù)中心,企業(yè)集團已經(jīng)達到了一定的規(guī)模,分支機構(gòu)眾多,而且企業(yè)集團經(jīng)營范圍及內(nèi)容相對單一,多元化企業(yè)因核算標(biāo)準(zhǔn)不同,可按行業(yè)提供財務(wù)共享服務(wù)中心,各個分支機構(gòu)的財務(wù)核算工作能按統(tǒng)一流程進行業(yè)務(wù)處理,集團總部有集權(quán)財務(wù)管理、對分支機構(gòu)財務(wù)管控的需求,企業(yè)注重流程標(biāo)準(zhǔn)化及制度執(zhí)行力,對風(fēng)險管理要求較高。
參考文獻:
(一)評估階段
(1)公司員工與公司文化。財務(wù)共享服務(wù)中心的建立等同于對子公司的財務(wù)進行新整合,必然會對員工的工作崗位進行調(diào)整。A公司的籌建小組在評估階段的報告中著重強調(diào)該問題,并提出具有針對性的解決方案。(2)業(yè)務(wù)流程。籌建小組首先對適合共享模式的業(yè)務(wù)進行評估,其次對子公司有關(guān)業(yè)務(wù)的具體運作流程進行評估和分析,對實行財務(wù)共享后的具體運作大致設(shè)計框架。另外,籌建小組對其它方面進行評估和量化分析,如未來的內(nèi)部客戶能否就此形成共識及配合、如何跟外部供應(yīng)商進行順暢的交流和配合等方面。(3)系統(tǒng)與技術(shù)方面?;I建小組依據(jù)具體操作框架模式對ERP系統(tǒng)進行評估,以確定現(xiàn)有系統(tǒng)功能是否可以滿足共享的需求,對于需要開發(fā)部分,公司現(xiàn)存的技術(shù)是否可以滿足要求等,對于如何保障財務(wù)共享服務(wù)中心的順利實行在系統(tǒng)技術(shù)層制定了方案。(4)投資的回收期。財務(wù)共享服務(wù)中心的建立對于資金的需求量很大,具體開支包括:建設(shè)或者租用辦公場所、系統(tǒng)開支、用品支出、員工遣散開支以及培訓(xùn)費用?;I建小組對上述投資的成本支出和回收期進行評估,同時對投資成本與財務(wù)共享服務(wù)中心給公司帶來的利益進行比較,評估該項目的必要性及可行性,為總部提供參考。(5)稅務(wù)與相關(guān)法規(guī)。由于每個國家的稅務(wù)規(guī)定和法規(guī)的差異,籌備小組對準(zhǔn)備進入共享服務(wù)的子公司所在地的稅收政策進行充分分析,對涉及共享服務(wù)中心的稅務(wù)及法律問題進行強調(diào),并針對這些問題提出規(guī)避和解決方案,以保證稅務(wù)相關(guān)法規(guī)對項目的影響最小化。
(二)設(shè)計階段
(1)設(shè)計流程?;I建小組在流程設(shè)計完成后,時常開會商討這些流程的改善情況,以確保流程可以順利的運作并且符合業(yè)務(wù)的需求,同時最大限度地提高效率和滿足客戶需求。(2)員工與組織機構(gòu)。該階段的建設(shè)重點是改變員工的觀念和建設(shè)企業(yè)文化。籌建小組充分研究現(xiàn)實中存在的難題,針對性地制定了溝通方案,經(jīng)常與員工交流,宣傳財務(wù)共享服務(wù)中心建立的重要意義。對于相關(guān)人員,盡可能的進行轉(zhuǎn)崗安置,確實需辭退的,制定相關(guān)的賠償方案。(3)稅務(wù)與法規(guī)。籌建小組對于共享服務(wù)所涉及的區(qū)域進行稅務(wù)和相關(guān)法規(guī)的研究,并依據(jù)法規(guī)的特殊性因地制宜的設(shè)計了符合不同地區(qū)實際情況的流程。以我國為例,稅務(wù)機關(guān)規(guī)定,對于增值稅專用發(fā)票必須保留原件,籌建小組針對性地設(shè)計了以下流程:增值稅專用發(fā)票不變,由供應(yīng)商將發(fā)票提供給子公司,再由子公司進行掃描發(fā)往深圳的財務(wù)共享服務(wù)中心進行會計處理。(4)技術(shù)與系統(tǒng)。財務(wù)共享服務(wù)中心的建立離不開IT部門的支持,其不斷地對流程和系統(tǒng)進行改進。因此,在評估階段及實行階段,IT部門在系統(tǒng)方面針對流程操作提出具有專業(yè)性的判斷和建議,在技術(shù)方面也引入大量的開發(fā)來適應(yīng)新型的財務(wù)管理方式。(5)辦公場所。對于財務(wù)共享服務(wù)中心辦公場所的選擇也是首先應(yīng)當(dāng)考慮的問題。針對此問題,籌建小組對于待選地點相關(guān)方面的條件進行調(diào)查研究和比較分析,主要涉及該地點的通訊開支、人才質(zhì)量、租金、稅收政策和稅收法規(guī)、城市的位置等方面,最終將地點設(shè)在印度欽奈和中國深圳。(6)服務(wù)協(xié)議。首先,籌建小組對內(nèi)部客戶的期望值及公司預(yù)期目標(biāo)進行了明確。其次,根據(jù)數(shù)據(jù)對財務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)范圍、服務(wù)成本及服務(wù)質(zhì)量進行深入討論。以此為基礎(chǔ),籌建小組制定了服務(wù)協(xié)議,并經(jīng)多次討論以后確定了協(xié)議的具體內(nèi)容,這就使得財務(wù)共享服務(wù)中心在后期的運作中有了合同范本。(7)定價模型。對于定價模型的制定,籌建小組堅持簡單、便于計算談判及收費的原則,最終采用了成本彌補方式的模型。該模型就是在財務(wù)共享服務(wù)中心運行成本的基礎(chǔ)上增加一點的利潤,并以各子公司實際業(yè)務(wù)數(shù)量為依據(jù)來決定服務(wù)費用的分攤。
(三)實施階段
(1)團隊建設(shè)。A公司針對蘇州工廠的實際情況,因地制宜的組建了項目小組來負責(zé)蘇州方面的業(yè)務(wù)。同時向蘇州工廠的財務(wù)人員請教學(xué)習(xí),并對應(yīng)收應(yīng)付的工廠業(yè)務(wù)進行實際操作等。深圳的共享服務(wù)中心也組建了一個功能相似的項目小組,來完成前期的各種交接。(2)流程整合。項目小組以在設(shè)計階段制定的流程為基礎(chǔ),并根據(jù)具體需求對實行財務(wù)共享服務(wù)后的流程進行新整合。在技術(shù)和系統(tǒng)方面,項目小組做出了深入研究,同時攜手IT部門研發(fā)一些子系統(tǒng),以滿足財務(wù)共享服務(wù)新模式的需求。(3)關(guān)鍵性績效考核指標(biāo)(KPI)。A公司的共享服務(wù)中心在付諸實施以后,針對實行效果要作定期考核。為了保證考核的質(zhì)量,可以從定性及定量兩個方面來考核,從財務(wù)共享服務(wù)中心的運行方面和每個崗位,針對各個關(guān)鍵性績效考核指標(biāo)(KPI)來考核。
二、A公司財務(wù)共享服務(wù)中心價值分析
(一)間接降低了成本
在財務(wù)共享服務(wù)實行之前,A跨國公司在各個子公司及分支機構(gòu)中都設(shè)置有完備的財務(wù)崗位,人員和崗位的設(shè)置以及各子公司之間資源的不協(xié)調(diào),加之人員素質(zhì)的參差不齊,給A公司產(chǎn)生了巨大的成本。在財務(wù)共享服務(wù)實行以后,經(jīng)過合理的資源調(diào)配,不僅完成了擴大的業(yè)務(wù),而且中心及子公司的財務(wù)人員并沒有增加,這就間接的降低了人力資源的成本。
(二)形成了總部的財務(wù)監(jiān)管,財務(wù)風(fēng)險降低
在共享服務(wù)中心成立之前,各子公司財務(wù)處于分散狀態(tài),A公司的總部并不能準(zhǔn)確地了解每個基層的財務(wù)狀況。因為監(jiān)管的缺失,很難發(fā)現(xiàn)潛在的舞弊行為。
(三)實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)合流,增強了核心競爭力
由于財務(wù)共享服務(wù)中心的建立,使得財務(wù)都匯聚到了共享服務(wù)中心,這就給各個子公司的財務(wù)部門開放崗位,進行高層次財務(wù)人員的補充提供了機會,以此來強調(diào)財務(wù)管理在公司運行中的重要地位。財務(wù)共享服務(wù)中心的實施,不僅推動了財務(wù)和業(yè)務(wù)的合流,而且增強了A公司的核心競爭力。
三、A公司財務(wù)共享服務(wù)中心存在的問題及完善對策
(一)A公司財務(wù)共享服務(wù)中心存在的問題
(1)對于個別領(lǐng)域而言,在財務(wù)共享服務(wù)中心實行之后,工作效率降低了。究其原因,公司內(nèi)部溝通不暢,由于共享服務(wù)中心的工作人員并未在子公司工作,反饋和處理問題時經(jīng)常出現(xiàn)遲緩現(xiàn)象。(2)財務(wù)共享服務(wù)中心的人員流動性較大,員工更換頻繁以及工作的相互交割,嚴重影響了辦公質(zhì)量和辦公效率,經(jīng)常出現(xiàn)沒有對供應(yīng)商提供的發(fā)票及時核算而導(dǎo)致貨款遲延的現(xiàn)象,加大了共享服務(wù)中心與公司內(nèi)部客戶及外部客戶進行合作的難度。(3)由于各國家及地區(qū)的文化不同,使得共享服務(wù)中心與子公司在處理同一問題時,常常存在看法的偏差。因此造成不能及時有效地處理問題。(4)稅務(wù)及相關(guān)法規(guī)的不同導(dǎo)致的問題。在我國,業(yè)務(wù)單位必須保留增值稅專用發(fā)票的原件。那么,供應(yīng)商就要把發(fā)票寄往每個業(yè)務(wù)單位,再由業(yè)務(wù)單位進行掃描傳輸給共享服務(wù)中心進行處理,這個過程一不小心就會發(fā)生票據(jù)沒有及時入賬的現(xiàn)象,嚴重影響三方的溝通效率,不僅浪費時間,而且沒有解決問題。
(二)A公司財務(wù)共享服務(wù)中心完善建議
財務(wù)共享服務(wù)模式固然有其先進性,但并不是所有企業(yè)都適用于財務(wù)共享服務(wù)模式。財務(wù)共享服務(wù)模式的實施需要滿足一定條件,企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己的實際情況去判斷是否采用財務(wù)共享模式,如何實現(xiàn)財務(wù)共享模式,做到對癥下藥,有的放矢。筆者看來,財務(wù)共享服務(wù)模式更偏向適用于地理位置較為分散、主營業(yè)務(wù)較為多元化的大型企業(yè)集團公司。原因主要是基于以下幾點:
(1)大型企業(yè)集團具備實施財務(wù)共享服務(wù)模式的資源和實力。財務(wù)共享服務(wù)模式的建立需要企業(yè)投入大量的人力物力,大型企業(yè)集團有更多的資源可以投入到這項工作當(dāng)中;
(2)大型企業(yè)集團采用財務(wù)共享服務(wù)模式會有更大的邊際效益。大型企業(yè)集團一般辦公地點較為分散,業(yè)務(wù)分布較為廣泛,財務(wù)集中管理相對困難,財務(wù)人員眾多。財務(wù)共享服務(wù)模式的應(yīng)用可以將企業(yè)的財務(wù)職能整合成一個獨立的利潤中心,財務(wù)共享服務(wù)中心以服務(wù)協(xié)議水平為基準(zhǔn),對內(nèi)部各事業(yè)部提供服務(wù),引入競爭機制,可以有效提高工作效率,大大解放人力物力,從而降低人力成本。
2.實施財務(wù)共享服務(wù)模式的思路
財務(wù)共享服務(wù)模式的構(gòu)建不是一蹴而就的事情,需要建立清晰且詳細的工作思路,優(yōu)化財務(wù)共享服務(wù)模式的基本框架。
(1)確定實施財務(wù)共享的范圍和內(nèi)容。財務(wù)共享服務(wù)模式的建立一定是循序漸進的,初期可以在某些領(lǐng)域做嘗試,再逐步擴大共享范圍。財務(wù)共享服務(wù)中心為整個集團公司提供服務(wù)的同時,如果還有余力,還可以對外提供財務(wù)管理服務(wù),打造一個新的利潤增長點。財務(wù)共享服務(wù)的內(nèi)容其實也相當(dāng)廣泛,包括在共享服務(wù)范圍內(nèi)各單位的財務(wù)預(yù)算、會計核算、財務(wù)報表編制等工作。
(2)確定實施財務(wù)共享的組織架構(gòu)。財務(wù)共享服務(wù)中心的建立必然要對現(xiàn)有的組織架構(gòu)形成沖擊,集團領(lǐng)導(dǎo)者本身就一定要非常支持這項工作的實施。組織架構(gòu)的設(shè)計包括對組織層級、崗位分工、人員編制、業(yè)務(wù)能力要求等各方面工作。
(3)確定財務(wù)共享服務(wù)中心的地址。大型企業(yè)集團總部一般都位于交通便利、資源眾多的繁華地區(qū),租金成本較高,財務(wù)共享服務(wù)模式依托強有力的信息遠程技術(shù),可以實現(xiàn)遠距離操作,所以在選址時可以選比較偏遠,辦公成本比較低的地方。
(4)梳理財務(wù)共享服務(wù)的流程。財務(wù)共享服務(wù)模式與以往的財務(wù)集中模式最大的不同就是因為前者并不是將現(xiàn)有的財務(wù)流程簡單歸集和組合,而是要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上實現(xiàn)對財務(wù)流程的再造設(shè)計,主要包括對以下幾大系統(tǒng)流程的再造:應(yīng)收賬款流程、應(yīng)付賬款流程、在建工程和固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程、人工成本流程、貸款和票據(jù)管理流程、總賬流程、費用報銷流程、合同業(yè)務(wù)流程等。
(5)搭建強有力的信息系統(tǒng)平臺。財務(wù)共享服務(wù)的順利實現(xiàn)離不開信息技術(shù)系統(tǒng)的支持,財務(wù)共享服務(wù)中心要為多個不同的客戶單元提供服務(wù),就必須實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享和管理,建立覆蓋整個企業(yè)的信息系統(tǒng)平臺,所以擁有強大的信息系統(tǒng)支持是非常有必要的。信息系統(tǒng)平臺一般包括企業(yè)資源計劃系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)、電子支付系統(tǒng)、銀企互連等系統(tǒng)。
3.實施財務(wù)共享服務(wù)模式的保障
財務(wù)共享服務(wù)模式的順利實現(xiàn)和持續(xù)運營需要企業(yè)投入大量的資源,需要建立一套完備的保障措施。
(1)人力資源管理。構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的初期,自動化程度是相對較低的,大多數(shù)的業(yè)務(wù)還處在人工處理的階段,這就需要一批了解業(yè)務(wù)、了解系統(tǒng)的人才對流程進行持續(xù)的優(yōu)化,對人工處理的簡單勞動進行自動化、系統(tǒng)化。隨著后期流程的不斷改善,人工處理的部分會逐漸降低,這時的財務(wù)共享服務(wù)中心主要是為客戶提供及時、準(zhǔn)確的財務(wù)報表和財務(wù)數(shù)據(jù),這就需要財務(wù)共享服務(wù)中心有一批深刻理解會計準(zhǔn)則同時又了解企業(yè)管理需求的專業(yè)人才。人才的培養(yǎng),需要財務(wù)共享中心在建設(shè)初期就進行儲備和培養(yǎng),只有這樣,才能指導(dǎo)基礎(chǔ)的會計核算人員進行正確的賬務(wù)處理,才能很好地滿足客戶的需求。
(2)知識管理。構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的核心就在于對財務(wù)流程進行梳理和再造,在這個過程中需要強有力的知識管理能力來做支撐。人員的流動對于任何一個企業(yè)來說都是十分正常的,在財務(wù)共享中心構(gòu)建過程中,標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理顯得尤為重要,它能保證財務(wù)共享服務(wù)中心的運作不會因個別工作人員的離開而受到影響。因此,我們必須要將制度規(guī)范化,加強財務(wù)共享服務(wù)中心的標(biāo)準(zhǔn)化流程,而這項工作的有效完成需要強有力的知識管理體系做基礎(chǔ)。
(3)風(fēng)險管理。改革與風(fēng)險總是并存的,財務(wù)共享服務(wù)中心建立初期,企業(yè)必須要意識到這種新型財務(wù)管理方式所帶來的一系列改變,識別財務(wù)共享服務(wù)模式給企業(yè)自身所帶來的風(fēng)險,同時采取必要的措施加以預(yù)防和規(guī)避。風(fēng)險主要可能包括業(yè)務(wù)風(fēng)險、系統(tǒng)風(fēng)險、人員流失風(fēng)險等。
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