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如何進(jìn)行檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：電子；檔案管理；策略

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。但是由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，導(dǎo)致其內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。本文對(duì)電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探究分析，并提出相關(guān)優(yōu)化電子檔案管理的策略。

1 電子檔案特點(diǎn)

1.1 查詢方便，儲(chǔ)量大

電子檔案查詢方便、快捷、有利于實(shí)現(xiàn)資源泉共享。雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境下才可視，但有關(guān)資料經(jīng)計(jì)算機(jī)分類處理后存檔，可以非常方便、快捷地在電腦上對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢檢查和下載打印。紙質(zhì)檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，對(duì)技術(shù)設(shè)備依賴性強(qiáng)，以磁性介質(zhì)或光盤為載體，具有非直讀性。同時(shí)電子檔案存儲(chǔ)量大，但對(duì)保存條件和環(huán)境有新的要求。電子檔案受存貯介質(zhì)質(zhì)量、載體存在環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有交往期等條件的影響較大，而對(duì)天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當(dāng)數(shù)據(jù)將全部丟失。

1.2 保密性強(qiáng)同時(shí)對(duì)管理人員要求素質(zhì)高

由于電子檔案管理是一個(gè)新年事物，對(duì)計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備的依賴性很強(qiáng)，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識(shí)，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)。 如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，具不留痕跡。缺點(diǎn)是喪失了原始面貌和依據(jù)，因此電子檔案對(duì)工作人員素質(zhì)要求更高。另外，計(jì)算機(jī)的保密系統(tǒng)比較完備，能針對(duì)不同級(jí)別的檔案，設(shè)置不同密碼，對(duì)不同的人群授予不同的權(quán)限。但由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)本身的技術(shù)性原因，會(huì)遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對(duì)系統(tǒng)安全性保護(hù)提出更高要求。同時(shí)個(gè)人若操作不當(dāng)，信息也將受到損失。

2 電子檔案管理存在的不足

2.1 網(wǎng)絡(luò)安全保障力度不足

在流動(dòng)傳播的過(guò)程中，檔案信息因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)自身的漏洞及網(wǎng)絡(luò)的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來(lái)了便利條件，致使極端脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全無(wú)法保障。盡管目前我們已經(jīng)采取了各種防范措施，但對(duì)于檔案信息的安全問(wèn)題，還不能從根本上進(jìn)行解決。因?yàn)楸仨毨糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，才可實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。所以，使用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，相應(yīng)的安全隱患也會(huì)隨之產(chǎn)生。作為非常重要的機(jī)密文件，其含有的信息非常有價(jià)值。一些黑客正是因?yàn)檎莆者@一點(diǎn)，才會(huì)對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊，對(duì)信息進(jìn)行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問(wèn)題。

2.2 檔案的原始性、真實(shí)性存在問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理是實(shí)行紙質(zhì)文件管理，可通過(guò)分辨字跡和紙張等特征來(lái)體現(xiàn)文件的原始性。而一旦紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實(shí)態(tài)檔案向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，其生成的狀態(tài)和接收及傳輸?shù)臓顟B(tài)是一致的，既是復(fù)制的，又是原始的，這將無(wú)從追溯電子檔案的原始性。同時(shí)也很難辨別檔案的真實(shí)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往是通過(guò)相關(guān)的紙張及個(gè)人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實(shí)性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個(gè)人特質(zhì)的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對(duì)辨別材料的真實(shí)性留下了很多的疑問(wèn)和困難。

2.3 無(wú)法保障檔案的完整性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因?yàn)闊o(wú)據(jù)可依，則不能對(duì)檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對(duì)檔案的形成進(jìn)行有效管理。

3 如何更好地進(jìn)行電子檔案管理

3.1 設(shè)定權(quán)限的審核，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份

要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使月未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予告警提示。同時(shí)在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開(kāi)放程度，來(lái)確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來(lái)決定對(duì)他的授權(quán)。應(yīng)依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過(guò)技術(shù)手段防止所提供拷貝的再?gòu)?fù)制。除公開(kāi)發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類型、數(shù)量、使用時(shí)同、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來(lái)的拷貝，應(yīng)做信息內(nèi)容的消除處理。

3.2 明確職責(zé)，加強(qiáng)管理

電子檔案的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子檔案的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子檔案在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員相互推諉、扯皮，要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員各負(fù)其責(zé)。同時(shí)要 加強(qiáng)對(duì)參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求。電子檔案是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的。對(duì)于電子檔案制作和管理人員的管理，要加強(qiáng)教育同，定期培訓(xùn)，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工人精神、一絲不茍的工作作風(fēng)、精益求精的技術(shù)水平。

3.3 完善的電子檔案管理系統(tǒng)

檔案部門在對(duì)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性進(jìn)行鑒定；電子檔案的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。同時(shí)電子檔案可被復(fù)制，甚至被篡改后而不留痕跡；電子檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽(tīng)、泄密、篡改和偽造，面臨病毒的入侵時(shí)，電子文件檔案信息安全又受到嚴(yán)重威脅，所以應(yīng)從簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、增設(shè)防火墻、增加防寫措施、選擇性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件設(shè)備等安全技術(shù)措施強(qiáng)化管理。 同時(shí)為確保電子檔案管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，在遵循有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的前提下，應(yīng)充分綜合文件檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)部門的意見(jiàn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，把相關(guān)的管理性措施納入其中，通過(guò)技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)軟件系統(tǒng)來(lái)滿足電子檔案管理的功能需求，確保電子檔案的真實(shí)有效。同時(shí)，電子檔案的管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工作，與紙質(zhì)檔案管理不盡相同，迫切需要電子檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的建立，以防止有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的電子檔案在形成、使用、歸檔過(guò)程中遭受損失。另一方面，為維護(hù)檔案部門的權(quán)威性，我們必須建立相關(guān)制度來(lái)規(guī)范檔案部門作業(yè)流程，并賦予其一定職責(zé)、權(quán)限及義務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則還有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國(guó)家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來(lái)越快速，這就需要檔案管理者以大無(wú)畏的姿態(tài)迎接這場(chǎng)革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

參考文獻(xiàn)

[1]馮惠玲，中國(guó)電子文件管理：?jiǎn)栴}與對(duì)策[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2013.

如何進(jìn)行檔案管理范文第2篇

1.在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1基層檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不到位

大多數(shù)基層檔案管理人員在以往的工作過(guò)程中是使用傳統(tǒng)的方法來(lái)進(jìn)行檔案的管理的，在他們的工作過(guò)程中由于對(duì)工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經(jīng)在日常的工作過(guò)程中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，取得了較大的進(jìn)步，因此這些檔案管理人員認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)十分先進(jìn)，因此從內(nèi)心地處檔案管理現(xiàn)代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現(xiàn)代化，但是對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，他們認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化就是買入一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)，光盤，微縮機(jī)等設(shè)備。但是在實(shí)際的使用過(guò)程中，大多數(shù)檔案管理人員會(huì)因?yàn)槿狈n案管理現(xiàn)代化的培訓(xùn)而不會(huì)使用這些設(shè)備，因此在日常的檔案管理工作中也就會(huì)將這些設(shè)備閑置下來(lái)，造成較大的損失。而且對(duì)于檔案管理單位而言，也沒(méi)有重視對(duì)于基層檔案管理人員的培訓(xùn)工作，大多數(shù)基層檔案管理人員就算已經(jīng)了解到了檔案管理現(xiàn)代化的一些知識(shí)，希望使用檔案管理現(xiàn)代化來(lái)讓工作更加有效率，但是由于工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)知識(shí)的原因也無(wú)法很好地應(yīng)用這些設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作。

1.2檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備不充分

目前雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開(kāi)始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作，但是以目前的情況來(lái)看進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開(kāi)始使用采購(gòu)的計(jì)算機(jī)等檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案管理的工作，但是由于進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中必須有著高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實(shí)現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無(wú)法進(jìn)行很好的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無(wú)法很好地進(jìn)行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準(zhǔn)備不充分的情況下進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。

1.3檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一以及發(fā)展不平衡

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，每個(gè)單位進(jìn)行計(jì)算機(jī)的采購(gòu)過(guò)程往往是不同的。一些單位采購(gòu)的計(jì)算機(jī)價(jià)格實(shí)惠，但是性能較低，而且型號(hào)較老。另一些單位由于經(jīng)濟(jì)較為寬裕等原因采購(gòu)的計(jì)算機(jī)都是新型的高性能計(jì)算機(jī)。在這樣的情況下，由于計(jì)算機(jī)的型號(hào)性能等因素都不相同，因此在使用的過(guò)程中的通用性也就不好，大多數(shù)的數(shù)據(jù)由于這些原因無(wú)法共享，也就會(huì)缺乏一個(gè)全國(guó)性統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)。而且對(duì)于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的發(fā)展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經(jīng)采購(gòu)了高性能計(jì)算機(jī)，但是仍然有一些檔案管理單位沒(méi)有計(jì)算機(jī)用于檔案管理現(xiàn)代化。這也是導(dǎo)致我國(guó)的檔案館在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中無(wú)法較好進(jìn)行的一種主要原因。

2.如何解決檔案管理現(xiàn)代化中的問(wèn)題

2.1對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)

為了保障在進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)后的檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，首先應(yīng)該對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)一系列的培訓(xùn)能夠讓檔案管理人員名學(xué)應(yīng)該如何使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理的方法，同時(shí)也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)得到較好的提升。同時(shí)在進(jìn)行實(shí)際的培訓(xùn)過(guò)程中也需要讓基層檔案管理人員進(jìn)行一定的實(shí)踐活動(dòng)，通過(guò)這些實(shí)踐活動(dòng)能夠讓檔案管理人員明確在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中應(yīng)該如何進(jìn)行，并且對(duì)在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題進(jìn)行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實(shí)際的工作中較好的使用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)進(jìn)行工作。并且對(duì)于一些不愿意使用檔案管理現(xiàn)代化的基層檔案管理人員要進(jìn)行開(kāi)導(dǎo)，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于檔案管理工作的意義。而且通過(guò)定期培訓(xùn)的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實(shí)際的工作過(guò)程中應(yīng)該如何進(jìn)行高效率的工作，對(duì)于一些在實(shí)際工作過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題也需要提前對(duì)基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過(guò)程中可能會(huì)遇到的各種問(wèn)題，因此在工作中就能夠?qū)⑦@些問(wèn)題著重的注意，避免問(wèn)題的發(fā)生。同時(shí)對(duì)基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。

2.2加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

在對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行了一定的培訓(xùn)后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識(shí)。在這這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作。在進(jìn)行準(zhǔn)備工作的過(guò)程中，需要對(duì)檔案的著錄以及標(biāo)引工作進(jìn)行較好的完成，這主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行更加深層次的加工，同時(shí)也是在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。雖然在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會(huì)顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進(jìn)行檔案信息管理，如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準(zhǔn)備工作也就必不可少。在進(jìn)行現(xiàn)代化準(zhǔn)備的工作中，當(dāng)?shù)卣梢詾闄n案館準(zhǔn)備一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，例如新型的電腦等管理設(shè)備。也可以采購(gòu)一些關(guān)于檔案現(xiàn)代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問(wèn)題時(shí)也以及時(shí)的進(jìn)行翻閱，將問(wèn)題解答，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果。在另一方面，針對(duì)基層檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法較好的學(xué)習(xí)到高級(jí)檔案管理等情況，檔案館可以聘請(qǐng)一些有著豐富經(jīng)驗(yàn)、并且在理論知識(shí)是也過(guò)硬的檔案管理人員來(lái)對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行帶教，在帶教的過(guò)程中，基層檔案管理人員可以通過(guò)觀察有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員是如何進(jìn)行檔案管理的，并且從中學(xué)習(xí)到豐富的干干管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在日后的實(shí)際工作過(guò)程中也就能夠更好的將這些理論知識(shí)進(jìn)行使用。檔案館也需要注意，對(duì)基層檔案管理人眼的考核工作需要達(dá)到要求，以避免帶教工作無(wú)法起到應(yīng)有效果的情況。

2.3進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化統(tǒng)一管理

由于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，例如文中提到的檔案管理單位中的計(jì)算機(jī)采購(gòu)?fù)吞?hào)和質(zhì)量參差不齊。因此為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)行統(tǒng)一的管理是必不可少的。在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化工作之前，應(yīng)該對(duì)各個(gè)檔案管理單位進(jìn)行統(tǒng)一的采購(gòu)工作，并且在進(jìn)行采購(gòu)工作完成后將操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作。不僅需要采購(gòu)相同的操作系統(tǒng)并且進(jìn)行統(tǒng)一，另一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作是需要將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過(guò)程中及時(shí)的了解到一手信息。但是在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的過(guò)程中，需要注意的是檔案館數(shù)據(jù)的安全，避免在進(jìn)行共享和統(tǒng)一的過(guò)程中出現(xiàn)不法分子竊取檔案館信息等情況的發(fā)生。同時(shí)為了更好的保證檔案管理現(xiàn)代化能夠?qū)崿F(xiàn)，在操作人員上也需要注意，盡量選用計(jì)算機(jī)使用經(jīng)驗(yàn)較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應(yīng)該如何使用相關(guān)的設(shè)備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備以及相關(guān)的操作系統(tǒng)。

如何進(jìn)行檔案管理范文第3篇

過(guò)去那種人工管理方式，在沒(méi)有通過(guò)管理人員允許的情況下，少數(shù)教師自由出入檔案室，隨意支取相關(guān)檔案，這種散漫、隨意的管理模式，會(huì)造成一些檔案資料的流失。二是正確性不高，管理成本較高。龐大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力反而工作效率不高。三是查詢檔案、更新維護(hù)檔案難度較大。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，查詢檔案較為困難，更新維護(hù)檔案更不能做到準(zhǔn)確科學(xué)。

二、創(chuàng)新學(xué)校檔案管理是提升現(xiàn)代學(xué)校檔案管理水平的必然選擇

管理創(chuàng)新的過(guò)程將至始至終地貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。不能單純地以場(chǎng)所、設(shè)備和室藏為標(biāo)準(zhǔn)去評(píng)價(jià)檔案室的管理水平，而應(yīng)主要以服務(wù)效果和開(kāi)發(fā)利用程度為標(biāo)準(zhǔn)。檔案室的管理工作重點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)從過(guò)去的設(shè)備、資料管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案室工作人員的管理，加大對(duì)檔案室用戶的服務(wù)力度。

如何進(jìn)行檔案管理范文第4篇

檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案管理轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)。從過(guò)去的紙張材料管理到現(xiàn)在的信息化技術(shù)檔案管理。是一次跨越式的進(jìn)步。但是這種模式的轉(zhuǎn)變需要關(guān)注的點(diǎn)仍然很多。不同的單位應(yīng)該有不同的側(cè)重。醫(yī)院檔案管理工作在進(jìn)行信息化管理時(shí)應(yīng)該注重安全性。在信息化管理中不僅僅是通過(guò)計(jì)算機(jī)管理就是實(shí)現(xiàn)信息化。還需要各種網(wǎng)頁(yè)版面設(shè)計(jì)、對(duì)功能模塊不斷的研究與完善。并且了解信息化檔案管理的作用。本文主要對(duì)醫(yī)院信息化檔案管理如何建設(shè)、應(yīng)該注意哪些問(wèn)題，如何進(jìn)行信息化檔案管理進(jìn)行了較為詳細(xì)的闡述。

【關(guān)鍵詞】

信息化管理；版面；模塊；數(shù)字檔案

1 醫(yī)院信息化檔案管理的作用

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化已經(jīng)勢(shì)在必行。醫(yī)院檔案信息化也是檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)。也是醫(yī)院檔案工作提高效率，保證安全的實(shí)現(xiàn)途徑。醫(yī)院的檔案管理工作信息化，最先了解的應(yīng)該是“檔案信息化”的概念是什么，如何去實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化。在存在過(guò)程中可能回遇到哪些難題。如何解決這些問(wèn)題等等。

醫(yī)院工作本身也經(jīng)歷著改革和發(fā)展。比如醫(yī)改的進(jìn)行，醫(yī)院的管理與經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)化。所有這些都脫離不開(kāi)信息化技術(shù)。而對(duì)這些珍貴資料信息的歸檔整理，檔案保存也更需要使用到現(xiàn)代的信息化技術(shù)。毫不夸張的說(shuō)，醫(yī)院的建設(shè)過(guò)程中，檔案管理的信息化是基石、是醫(yī)院工作不可或缺亟待解決的一部分。

在檔案管理過(guò)程中，必須要關(guān)注獨(dú)特的風(fēng)格，要有自己特色的網(wǎng)絡(luò)版面，有豐富的內(nèi)容架構(gòu)，有規(guī)范的細(xì)化的各項(xiàng)檔案管理模塊。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程

2.1了解醫(yī)院檔案管理信息化的涵義

深入淺出的理解，檔案信息化是把傳統(tǒng)方式的用紙張、音像等媒介手段保存的資料改為使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，把種種資料更改為數(shù)據(jù)。通過(guò)某種軟件管理系統(tǒng)來(lái)規(guī)范管理，利用數(shù)據(jù)庫(kù)合理的組織這些數(shù)據(jù)?？傮w的原則是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理要遵循安全、高效、保持原貌的規(guī)則。

2.2建立醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)頁(yè)或者網(wǎng)站

信息化的檔案管理不是僅僅用計(jì)算機(jī)管理。要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，要做好醫(yī)院的檔案管理信息公式，宣傳醫(yī)院檔案管理的重要性。而這些利用檔案管理網(wǎng)頁(yè)和網(wǎng)站，是必要的手段和方法。在網(wǎng)頁(yè)建設(shè)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)因篇幅有限在本文就不一一贅述了。主要從檔案管理角度，分析檔案管理網(wǎng)站應(yīng)該擁有的模塊。基本模塊應(yīng)該包含醫(yī)務(wù)人員資料信息更新上傳模塊、機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)介模塊、交流模塊、病歷管理模塊等等。

2.3信息化檔案管理系統(tǒng)

市場(chǎng)上已經(jīng)有出售成型的檔案管理系統(tǒng)?？膳c軟件公司聯(lián)系，訂制符合醫(yī)院使用的檔案管理軟件系統(tǒng)。但缺點(diǎn)是費(fèi)用較高。部分系統(tǒng)對(duì)硬件系統(tǒng)有較高要求。

醫(yī)院也可以自主開(kāi)發(fā)符合檔案管理的系統(tǒng)。優(yōu)勢(shì)是專業(yè)優(yōu)勢(shì)，對(duì)自身的需求了解深入。大部分醫(yī)院的檔案管理工作都需要能夠?qū)崿F(xiàn)的功能：首先是具備大量數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)功能。檔案需要存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)繁雜，而且在不斷的積累和增長(zhǎng)，所以必須具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能。其次是實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方式，這才是真正的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。最后對(duì)數(shù)據(jù)的管理一定要高效，有組織。規(guī)范科學(xué)管理。

3 醫(yī)院檔案信息化管理需要關(guān)注的問(wèn)題和有效操作方法

3.1提高硬件設(shè)施建設(shè)，加大投入力度

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需要購(gòu)買信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)實(shí)驗(yàn)室的建立。這些都需要大量的財(cái)政投入。同時(shí)財(cái)政投入也可以信息化建設(shè)快速進(jìn)行。購(gòu)買規(guī)范管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)布線等工作流程。

3.2提升信息化技術(shù)普及率：

信息化技術(shù)檔案管理，必須要掌握信息化技術(shù)。了解計(jì)算機(jī)，熟練掌握軟、硬件技術(shù)。如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)常見(jiàn)故障排查與維護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)等等。

3.3 挖掘內(nèi)部潛力，增強(qiáng)創(chuàng)建力量

管理檔案人員少的矛盾日益突出，再抽調(diào)人員從事檔案升級(jí)工作相當(dāng)困難。每天需要應(yīng)付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。應(yīng)成立創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，保證創(chuàng)建工作穩(wěn)步推進(jìn)。強(qiáng)化檔案管理，完善創(chuàng)建條件?，F(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理水平停留在原先省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對(duì)照省特一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)差距較大，所以要不斷更新觀念，完善具體操作規(guī)程，推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)，進(jìn)一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項(xiàng)管理制度；升檔案服務(wù)水平，為檔案管理升級(jí)提供基礎(chǔ)保證，要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備。

3.4建立合理的檔案管理制度，規(guī)范信息化檔案管理

首先，檔案室要建立非常完善的規(guī)章制度，要保證檔案管理工作的健康發(fā)展，減少檔案管理的隨意性。醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到將本院運(yùn)行完畢的資料進(jìn)行有序的分類歸檔、編號(hào)保存，這樣有利于工作的連續(xù)性、有利于對(duì)既往資料的考證，也能反映自己的政績(jī)。其次，要建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，各科兼職檔案員進(jìn)行年度考核時(shí)，將參考其檔案管理工作業(yè)績(jī)，以激發(fā)他們的工作熱情，進(jìn)一步完善檔案事業(yè)。再次，各科專兼職檔案員對(duì)日常資料的收集與整理要認(rèn)真負(fù)責(zé)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，要把檔案管理工作貫穿于整個(gè)醫(yī)院管理工作中。更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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如何進(jìn)行檔案管理范文第5篇

1 創(chuàng)新服務(wù)手段

1、建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

目前，國(guó)內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。

2、建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級(jí)或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過(guò)網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案館（室）自行開(kāi)發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4、開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

5、開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國(guó)加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，全省各級(jí)綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，要求全省各部門、各單位率先向各級(jí)檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級(jí)檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

2 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新準(zhǔn)備工作

在對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行了一定的培訓(xùn)后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識(shí)。在這這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作。在進(jìn)行準(zhǔn)備工作的過(guò)程中，需要對(duì)檔案的著錄以及標(biāo)引工作進(jìn)行較好的完成，這主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行更加深層次的加工，同時(shí)也是在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。雖然在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會(huì)顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進(jìn)行檔案信息管理，如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準(zhǔn)備工作也就必不可少。在進(jìn)行現(xiàn)代化準(zhǔn)備的工作中，當(dāng)?shù)卣梢詾闄n案館準(zhǔn)備一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，例如新型的電腦等管理設(shè)備。也可以采購(gòu)一些關(guān)于檔案現(xiàn)代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問(wèn)題時(shí)也以及時(shí)的進(jìn)行翻閱，將問(wèn)題解答，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果。在另一方面，針對(duì)基層檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法較好的學(xué)習(xí)到高級(jí)檔案管理等情況，檔案館可以聘請(qǐng)一些有著豐富經(jīng)驗(yàn)、并且在理論知識(shí)是也過(guò)硬的檔案管理人員來(lái)對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行帶教，在帶教的過(guò)程中，基層檔案管理人員可以通過(guò)觀察有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員是如何進(jìn)行檔案管理的，并且從中學(xué)習(xí)到豐富的干干管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在日后的實(shí)際工作過(guò)程中也就能夠更好的將這些理論知識(shí)進(jìn)行使用。檔案館也需要注意，對(duì)基層檔案管理人眼的考核工作需要達(dá)到要求，以避免帶教工作無(wú)法起到應(yīng)有效果的情況。