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標準化工作規(guī)劃范文第1篇

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)國內(nèi)學者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的機關、為發(fā)揮其原始價值服務的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應運而生了。國內(nèi)外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進而導致不能很好的發(fā)揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。

最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術(shù)界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)構(gòu)成一個嚴密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構(gòu)的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

標準化工作規(guī)劃范文第2篇

關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標準化

一、前言

眾所周知，檔案管理的現(xiàn)代化是包括管理思想的現(xiàn)代化、業(yè)務規(guī)范的標準化、管理人員的專業(yè)化以及信息服務的高效化等四個方面的內(nèi)容，其中最為重要的就是要保證各類的實體檔案信息得到最為妥善的保管和存儲，以求能夠發(fā)揮其最大的價值和作用。在信息爆炸的當今時代，各類信息的存儲顯得越來越重要，需要整理的檔案數(shù)量也極速增長，各類行業(yè)、各個單位都將檔案的搜集、整理和存儲擺在更加重要的關鍵位置。根據(jù)相關的數(shù)據(jù)顯示，就目前情況而言，我國各類檔案館以及市級以上的需要保存的檔案已經(jīng)遠遠超過3億卷，并且這個數(shù)字還在持續(xù)的攀升。此外，隨著檔案的載體和記錄方式的日益豐富，檔案的形式和存儲的方法也日益多樣化，所有這一切需要現(xiàn)代化的檔案管理模式來與之匹配，檔案管理工作的標準化和規(guī)范化就顯得尤為迫切。

二、當前檔案管理工作存在的問題與不足

近年來，隨著我國檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展、人們搜集、整理和存儲信息和資料的意識明顯增強以及現(xiàn)代化的設備和專業(yè)化人才的不斷投入，我國檔案管理的現(xiàn)代化建設確實取得了許多驕人的成績。然而，細究之下仍然可以發(fā)現(xiàn)許多的問題和不足，具體而言，主要包括以下幾個方面：

1.檔案管理的重要性認識不夠。雖然現(xiàn)在的檔案管理意識相較于之前已經(jīng)有了很大程度的增強，但是與西方發(fā)達國家相比，我們實際工作中對其重要性的認識仍然不足，許多單位對檔案的整理和存儲也陷入一種程式化、機械化的模式當中，只片面的注重實體資料的整理，相關的電子信息的存儲非常不到位，工作方法也遲遲沒有更新。更為重要的是，許多單位的檔案室面積狹小無法滿足日益高漲的存儲需求，相關的基礎設施也亟待更新，現(xiàn)代化的設施配備不足，多媒體的技術(shù)沒有得到最大程度的利用和最大價值的發(fā)揮，所有這一切都可以歸咎于其對檔案管理的現(xiàn)代化重要性認識不足，意識不強。

2.檔案管理的專業(yè)化人才匱乏。毋庸置疑，人力資源是各類行業(yè)、各個單位最為活躍和最能創(chuàng)造價值的資源，檔案管理工作自然也不會例外。然而，就目前情況而言，許多單位從事檔案管理工作的人員都不是正規(guī)的科班出身，沒有接受過這方面系統(tǒng)完善的教育，齊專業(yè)化素質(zhì)以及相關的學科理論知識和素養(yǎng)已經(jīng)越來越無法滿足當前檔案管理工作的需求。更為重要的是，由于單位對檔案管理工作規(guī)范化和標準化的認識不足、落實不到位，其檔案管理的工作人員并沒有得到專業(yè)化和系統(tǒng)化的入職培訓，定期的學習和職業(yè)技能的提升更是無從談起，這也是導致目前檔案管理工作遭遇瓶頸期的重要原因。

三、推動檔案管理規(guī)范化和標準化的相關對策

檔案管理工作因其具有信息量大、操作復雜、耗時長等特點，需要一整套的規(guī)范化和標準化的工作流程以及高效邊界的管理制度和原則，從小處入手、從細節(jié)抓起，全方位多角度地展開工作，保證檔案數(shù)據(jù)資料的價值不會有一絲一毫的受損，及時進行檔案卷宗的監(jiān)督和管理，如此才能將檔案管理的標準化和規(guī)范化推向新的發(fā)展高度。具體而言，可從以下幾個方面入手：

1.嚴格細化公文制發(fā)的各項標準。所謂檔案，通俗來講就是各類公文資料的統(tǒng)稱。因此，檔案管理的標準化和規(guī)范化首先需要做到的就是要嚴格細化公文執(zhí)法的各項標準，將其納入統(tǒng)一化、規(guī)范化的軌道之中。首先，要保證公文制作和發(fā)出的高效率，這也是衡量檔案管理質(zhì)量的重要指標，因此在進行公文的制作之前，要對紙張、尺寸、排版形式、裝訂方式等進行細化的規(guī)定；其次，在不違背國家相關標準和原則的基礎上，制定符合本單位發(fā)展情況的公文簽發(fā)制度，保證其從標題到內(nèi)容再到各項格式的正確無誤；最后，文體的選用、書寫的規(guī)范以及擬制的形式等都要確保無誤，這可以交由具體的相關簽發(fā)人員負責。

2.推動文檔一體化建設。在實際的檔案管理工作中，若能保證各類文檔的一體化那將不僅會提高檔案管理的高效和便捷，更為重要的是可以將整個單位的文書整理、文件歸檔和存儲納入統(tǒng)一化的管理之中，最大程度地減少中間重復環(huán)節(jié)，改變當前各個部門就檔案的管理各自為政的現(xiàn)象，M行各類檔案的同步管理，以求能夠?qū)㈠e誤歸檔、遺漏歸檔以及重復歸檔的可能性降到最低，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，保證其規(guī)范化、標準化、高效化、精確化的實現(xiàn)。

3.杜絕重復立卷和無序歸檔現(xiàn)象。眾所周知，在檔案管理工作中重復立卷和無序歸檔的現(xiàn)象歷來層出不窮，這也往往被視為是推動檔案管理標準化和規(guī)范化向著縱深方向發(fā)展的重要掣肘，因此，為了確保檔案管理的精確性和安全性，必須全方位多角度的采取措施杜絕這種現(xiàn)象，近年來也不斷有研究者提出“以我為主、立卷歸檔”的標準化操作流程，筆者認為在市級的檔案管理工作中可以將其視為一種整理和存儲的指導原則，這就需要我們做好以下幾個方面的工作：

首先，在對各個部門的各項工作進行檔案的搜集和整理時，一定要能夠確保所歸檔的文件資料能夠體現(xiàn)出本階段本單位各項工作的完成情況和實施細節(jié)，如此來保證相關文書資料的時效性，也可方便日后備查。其次，檔案整理過程中，要注意分門別類，區(qū)分不同內(nèi)容、不同工作、不同形式、不同結(jié)果的文件資料，突出重點和核心，降低相關資料的重復操作和整理，保證各項工作的高效性、便利性和有效性。最后，在確立檔案整理的重點的同時，還要注意區(qū)分主次，在保證檔案存儲完整性的同時，也要有所側(cè)重，既要防止檔案管理中內(nèi)容和形式的遺漏和缺失，也要突出立卷歸檔工作的核心，形成一套系統(tǒng)完整的全面性、重點幸兼而有之的現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)語

在實際的檔案管理工作中，標準化和規(guī)范化歷來是我們不變的追求，在具體的操作過程中從公文制發(fā)到文檔的一體化再到立卷歸檔的指導原則和具體的操作方法，這其中無一不需要我們對文件資料進行質(zhì)量的審核以及形式的審查，既要保證檔案的完整和全面，也要明確重點核心，唯有如此，才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、標準化和規(guī)范化。

參考文獻：

[1]李琳.現(xiàn)代信息化視閾中的檔案管理研究[J].中國社區(qū)醫(yī)生，2015.

標準化工作規(guī)劃范文第3篇

關鍵詞:檔案工作;規(guī)范化;標準化

檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規(guī)范化、標準化。作為衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室執(zhí)法檔案也由所統(tǒng)一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進一步規(guī)范化、標準化，筆者以為應該采取以下措施:

一、建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風，做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)不準吸煙，以免發(fā)生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡，由領導負責包括業(yè)務檔案在內(nèi)的檔案工作的領導、規(guī)劃，提出業(yè)務檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業(yè)務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業(yè)務活動，以便對各科的業(yè)務檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

二、嚴格公文的制發(fā)

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打基礎。提高公文質(zhì)量，首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施。

三、做好文書以及電子文件的處理工作

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，以實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化。

在現(xiàn)今的網(wǎng)絡工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關，軟磁盤的質(zhì)量直接關系到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關。

在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對濕度應該控制在40%～65%，溫度應該控制在14～24℃。

四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

標準化工作規(guī)劃范文第4篇

【關鍵詞】文件生命周期 文檔一體化 公文制發(fā) 以我為主

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)。國內(nèi)學者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。

依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所。其中暫時保存階段文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀，有的具有永久保存價值將來還需要進館保存。因此，需要一個過渡性的中間機構(gòu)來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構(gòu)便應運而生了。國內(nèi)外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)，在理論上是成立的。在實踐中是否切實可行是否確有必要呢？回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端，造成大量失控的、具有重要價值的賬外文件。檔案部門由此館藏質(zhì)量降低，進而導致不能很好的發(fā)揮參考服務作用，導致檔案部門信息服務功能降低，也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。

我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導下，在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)，構(gòu)成一個嚴密完整的組織體系文件，也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程，也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關檔案室。然而筆者認為，這并不排斥文件中心在我國建立推廣，只要注意文件中心的適用范圍后詳述它可以成為我國檔案管理機構(gòu)的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。

檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。 轉(zhuǎn)貼于 　二、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

三、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

標準化工作規(guī)劃范文第5篇

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化；標準化

要推進檔案管理工作的規(guī)范化與標準化，還需要明確其基礎性前提，即公文的制發(fā)。檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的存在，要保證檔案的質(zhì)量，首先需要保證公文自身的質(zhì)量，這就取決于公文制發(fā)的質(zhì)量，這也是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化與標準化的前提。所以，在公文制發(fā)過程中，需要將規(guī)范化與標準化兩方面要求納入考慮范圍，切實提升檔案的質(zhì)量，為檔案工作的規(guī)范化與標準化奠定良好的基礎。

1 檔案工作規(guī)范化、標準化的實現(xiàn)策略

1.1 提升檔案時效性與加強電子檔案庫的建設

檔案的時效性既指檔案信息的新舊程度，也包括檔案信息的最新動態(tài)與最新進展等。提升檔案的時效性，能夠保證檔案內(nèi)容的有效性，提高檔案的利用效率，也可保證檔案的利用價值。因此，檔案管理者應該樹立檔案時效觀念，通過科學的信息化與網(wǎng)絡化手段獲取最新信息，為做好檔案部門的服務工作贏得主動。比如，一份具有較強時效性的科研檔案，能夠有效縮短科研項目的相關研究周期，為科研單位節(jié)省不少物力、人力以及財力，從而為科研單位獲取可觀效益。檔案時效性的提升也是推動檔案工作規(guī)范化與標準化的有效策略。另外，檔案部門需要加強電子檔案庫的建設、開發(fā)與使用，利用科學的數(shù)據(jù)技術(shù)對移交的電子檔案載體與技術(shù)環(huán)境進行檢測，在保證合格率的前提下再進行移交；同時，需要檢測檔案數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的可用性，確認電子檔案載體是否存在損壞或者其他存儲不良問題；此外，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的科學鑒定，核對檔案數(shù)字和簽名的真實性，對數(shù)據(jù)進行有效的整合轉(zhuǎn)換等。因此，應該加強電子檔案庫的建設。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)的提升

新形勢下，要推進檔案管理工作標準化與規(guī)范化，必然要提高檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)化水平。如今檔案管理模式隨著時代的變化日漸完善，檔案管理中引入了各種現(xiàn)代化技術(shù)，而要對這些技術(shù)加以深入掌握與應用，管理者必須具有良好的信息技術(shù)操作技能，特別是計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等操作管理軟件的相關技能。當下檔案管理者對這些現(xiàn)代化技術(shù)的運用尚未足夠熟練，這就限制了檔案管理工作水平的提高。因此，要做到以下幾點：第一，加強檔案管理者專業(yè)化知識與現(xiàn)代化技術(shù)技能的培訓，提高管理者對各種管理技術(shù)的操作水平，促使其熟練運用各種現(xiàn)代化管理手段，了解信息化技術(shù)的各種知識。第二，在后續(xù)檔案管理工作中引進的人才，要求其具備較佳的專業(yè)素養(yǎng)，并且具備一定的現(xiàn)代化檔案管理技能，從而利于提高檔案管理工作的效率與水平。第三，應該加強教育領域?qū)n案管理人才的培養(yǎng)，注重豐富人才的理論知識，并且培養(yǎng)其檔案管理實際操作技能。

1.3 檔案交接工作的優(yōu)化

對檔案交接工作進行優(yōu)化，能夠進一步推進檔案管理工作規(guī)范化與標準化。因此，在這個過程中，管理者需要明確檔案交接的范圍，要排除不能進行交接的檔案，保證檔案交接工作符合國家有關規(guī)定。而且檔案移交進館要滿足以下標準：第一，檔案要以全宗為單位進行編目整理。第二，檔案要具有完整性與齊全性，根據(jù)檔案管理規(guī)范與標準要求對其進行分類整理，要準確地劃分檔案的保管期限，書寫要具有規(guī)范性，裝訂要整齊且美觀，案卷的質(zhì)量必須達到規(guī)定要求與標準。第三，要確定檔案具有長期保存與利用的價值，否則不能移交進館。第四，檔案交接的文據(jù)與案卷目錄要做到一式三份：檔案館簽收其中一份，并將其退回移交單位保留備用。第五，案卷目錄應該具備兩種版本，即紙質(zhì)版本與電子版本，確保檔案的原始性與真實性。

2 推進檔案工作規(guī)范化、標準化的思考

2.1 規(guī)范檔案資料

（1）檔案資料保存的規(guī)范。檔案資料的科學規(guī)范是檔案管理工作的基本內(nèi)容之一。在對檔案資料進行科學規(guī)范的過程中，要保證文件的原始性以及真實性，這也是檔案管理規(guī)范化與標準化的靈魂。在管理電子檔案過程中，常常會發(fā)生電子文件資料丟失或者信息被更改的問題，這就要求檔案管理者加強電子文件的維護工作。對于檔案資料與檔案信息的完好保存，還需要發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的互補作用。在電子文件得到廣泛應用的今天，我們同樣需要注重對紙質(zhì)檔案的完好保存，也為以后遇到電子文件資料丟失或者信息被更改的情況時能提供紙質(zhì)檔案的原始文件，以確保檔案內(nèi)容的真實性。另外，對檔案資料進行科學的規(guī)范，還要求實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，從而打破時間與空間的束縛，從而不斷地擴展檔案工作的服務范圍，實現(xiàn)服務效率的有效提升。（2）加強檔案資料的收集工作。檔案管理者應該加強對檔案的收集工作，比如重大工作、活動或者建設項目的相關檔案、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案等。個人與單位應該支持與協(xié)助所在地的檔案館對檔案的征集工作，包括一些散存的珍貴檔案資料、對社會發(fā)展具有長遠利用價值的重要檔案等。檔案館的領導者也可以鼓勵個人或者一些F體捐贈檔案或者寄存檔案，以豐富檔案館的檔案資源，并且加大檔案資源科學合理配置、妥善保護與高效利用的

力度。

2.2 科學分類歸檔

在檔案管理工作中，檔案的科學分類與整理工作很重要。對于一些內(nèi)容齊全和基礎良好的案宗，要做好科學的分類與整理工作。根據(jù)案宗的目錄直接做好分類標引工作。若一些檔案的形式比較特殊，則可以使用計算機程序，將案宗的名字、時間與地址等信息錄入進去，可以快速地獲取案宗的分類號，從而有效地提高檔案的著錄速度，也便于檔案利用人員對所需案宗的查閱。另外，在檔案的歸檔方面，需要建立完善的文件材料歸檔制度，不允許任何個人或者單位將檔案據(jù)為己有，也不允許拒絕檔案的歸檔。檔案利用人員要及時地將檔案完整地交還檔案管理所在機構(gòu)，不可以擅自推延移交檔案的時間或者截留檔案。

2.3 規(guī)范檔案調(diào)取與回收

規(guī)范檔案調(diào)取與回收工作是推進檔案管理工作標準化與規(guī)范化的重要手段。檔案管理者應該及時清查和退還調(diào)取的檔案，根據(jù)國內(nèi)法律法規(guī)和檔案管理制度的要求來規(guī)范檔案的調(diào)取與回收。若個人在工作需要的情況下提出退還檔案或者繼續(xù)使用調(diào)取檔案的相關意見，可以上報有關部門以獲得批準。在退還檔案的過程中，需要有被調(diào)取檔案保管者、該單位領導或上級主管單位的領導在場，并且簽字確認。若是需要繼續(xù)對檔案進行利用，該檔案的調(diào)取手續(xù)應該符合有關規(guī)定。若是不符合有關規(guī)定，則需要及時進行完善，以確保檔案調(diào)取管理工作的規(guī)范化與標準化。

3 結(jié)語

總而言之，新形勢下要推進檔案管理工作的標準化及規(guī)范化，需要明確其基礎性前提，并且做好其中的重要工作。同時，加大檔案工作現(xiàn)代化管理力度，提升檔案的時效性，做好電子檔案建設工作，提升檔案管理人員的專業(yè)水平與職業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化檔案的交接工作，對檔案資料管理進行規(guī)范，做好科學分類歸檔與調(diào)取回收工作，最終適應新形勢下對檔案管理工作提出的新要求，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標準化，充分地發(fā)揮檔案資料的應有效用。

參考文獻