檔案的現(xiàn)代化管理
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檔案的現(xiàn)代化管理范文第1篇
（一）檔案管理的現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學為指導，應用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。
（二）檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的工作流程如下：1、檔案數(shù)據(jù)的收集，2、檔案數(shù)據(jù)的前處理；3、檔案數(shù)據(jù)的錄入；4、檔案數(shù)據(jù)的存儲管理；5、檔案數(shù)據(jù)的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。
二、檔案管理的現(xiàn)代化要求
（一）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現(xiàn)代化。一定水平的設備、技術，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設備和技術。在檔案設備配置現(xiàn)代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設備、技術的效用。
（二）檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價值體現(xiàn)檔案自身的文化價值社會價值經(jīng)濟價值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現(xiàn)。檔案信息化需要開發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時代作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。
（三）檔案管理的現(xiàn)代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現(xiàn)檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經(jīng)濟文化發(fā)展。
三、加快數(shù)據(jù)準備，促進檔案現(xiàn)代化管理邁向新臺階
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
（二）分清?p重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
檔案的現(xiàn)代化管理范文第2篇
1、管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵
檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰(zhàn)，為促進社會現(xiàn)代化而進行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管理的過程。關于它的內(nèi)涵，筆者認為，現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個方面。2、檔案管理現(xiàn)代化的本質(zhì)
筆者認為，檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會同步。但由于現(xiàn)代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當以這些特征作為努力方向。（1）檔案管理現(xiàn)代化既是硬件建設工作，同時又是軟件建設工作；（2）它是一個整體工作而不是局部的工作，應進行整體規(guī)劃；（3）它是長期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在會社會之后亦步亦趨，現(xiàn)代化與未來化是相結(jié)合的；（5）它固然要探討社會發(fā)展的實際狀況，也要進行價值判斷，選擇其中有價值的成分來確立努力的目標。（6）它不是單純以國外社會發(fā)展作為衡量指標，也要考慮國內(nèi)社會發(fā)展狀況來判定檔案管理發(fā)展的取向?？梢?，檔案管理現(xiàn)代化是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個系統(tǒng)工程；既是長期的，又是動態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對社會的順應和超越。
3、檔案管理現(xiàn)代化與社會現(xiàn)代化的關系
現(xiàn)代化本身是一個發(fā)展的概念，是一個動態(tài)的趕超先進的過程。美國學者瓦爾馬認為：“現(xiàn)代化就是帶著方向性的變革過程。”檔案管理現(xiàn)代化不一種孤立的現(xiàn)象，它是社會主義現(xiàn)代化逐步實現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度的全面進步，是通過培養(yǎng)人，最終為實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化服務。檔案管理現(xiàn)代化和社會現(xiàn)代化是相互依賴、互為條件的。一方面，沒有社會主要構(gòu)成要素（如政治、經(jīng)濟、文化、教育、科技等）的現(xiàn)代化，檔案管理現(xiàn)代化是不可能的；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化又是社會現(xiàn)代化的基礎，是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。
二、為什么要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然選擇
我們要在本世紀初實現(xiàn)黨和政府提出的基本實現(xiàn)現(xiàn)代化的宏偉目標，關鍵是要全面提高檔案干部隊伍的整體素質(zhì)，實施科教興檔，加大人才資源的開發(fā)，促使檔案管理現(xiàn)代化與我國社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。
2、檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨向
隨著我國經(jīng)濟快速、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展，綜合國力迅速增加，檔案事業(yè)也得到了迅速發(fā)展。近二十年來，各級各類檔案館和基層綜合檔案室通過開展目標管理認定活動，提高檔案工作的整體水平，一個以檔案科教為先導，以檔案科研、教育創(chuàng)新為動力，以人才建設為基礎，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點，推動檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達成了共識，同時隨著檔案干部隊伍素質(zhì)的不斷提高，觀念的不斷更新，經(jīng)費的不斷投入，條件的不斷改善，對檔案事業(yè)自身的發(fā)展提出了更高的要求。
三、如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、必須更新檔案管理觀念
檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。
檔案的現(xiàn)代化管理范文第3篇
一、運用地理信息系統(tǒng)（GIS）的設想
地理信息系統(tǒng) （Geographic Information System）
是由電子計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)所支撐的，對地理環(huán)境信息進行采集、存儲、檢索、分析和顯示的綜合性技術系統(tǒng)。地理信息系統(tǒng)技術為房產(chǎn)檔案管理打開了一個嶄新的管理視角，它不是單純意義上計算機技術和測繪技術在房產(chǎn)管理中的運用，而是以GIS技術為基礎構(gòu)建房產(chǎn)信息化管理，并在房產(chǎn)檔案的管理中加以靈活運用。 建立“以圖查房，以圖管檔”的新型管理模式，將房屋測繪數(shù)據(jù)、樓盤信息與現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)進行一一對應。實現(xiàn)房產(chǎn)業(yè)務數(shù)據(jù)、房屋檔案數(shù)據(jù)與房地產(chǎn)平面圖之間相互關聯(lián)的“圖檔一體化”管理，使房產(chǎn)登記管理及房產(chǎn)檔案管理轉(zhuǎn)為以圖形管理為核心的模式。房產(chǎn)檔案管理由原來的單一管理模式，轉(zhuǎn)化為三維一體的綜合管理方式，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記提供了新的思路。
實際工作中，房屋的交易與變更比較頻繁，業(yè)務數(shù)據(jù)系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)要保證及時、同步的更新。如果相關的房屋信息沒有及時更新，造成房屋基本信息不準確，會影響房屋的下一次交易。特別是拆除的房屋，如果信息與檔案的脫節(jié)，導致審核人員無法確定該房屋的真實狀態(tài)，就要進行實地查看，不僅給工作帶來不必要的麻煩，還會降低案卷查全率。應用房產(chǎn)GIS數(shù)據(jù)整合，通過對房屋定位、樓盤表關聯(lián)查詢，可以很快地調(diào)出房屋的權(quán)屬信息和自然狀況，把每個房屋的坐標、權(quán)利屬性、自然屬性關聯(lián)在一起，形成完整、準確、全面的房屋基本信息。
由于房產(chǎn)GIS技術將房屋圖形系統(tǒng)、樓盤表數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)進行整合，只要房屋發(fā)生變更，系統(tǒng)就會將這三塊數(shù)據(jù)同時更新，實現(xiàn)各業(yè)務模塊信息數(shù)據(jù)的無縫對接，形成統(tǒng)一的信息管理模式，實物檔案也能及時修改。就操作上看，在一個系統(tǒng)中可查詢房屋的備案、登記、抵押、查封等各類信息和房屋交易狀態(tài)，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率，更有利于疑難問題的解決。引入GIS技術，還有利于各種檔案信息的統(tǒng)計查詢，為拆遷、住房保障等工作提供強大的基礎數(shù)據(jù)。
二、建立三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)設想
利用計算機技術，建立三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案和實物檔案的一一對應管理，發(fā)揮數(shù)字檔案與檔案原件相互補充、有效管理的優(yōu)勢。南京市房產(chǎn)檔案館已存有房產(chǎn)檔案超百萬卷，有兩個庫房且不在同一個地方，近幾年隨著房地產(chǎn)市場的發(fā)展，房產(chǎn)檔案的利用率不斷增加，如何提高檔案調(diào)閱的效率、更高效更便捷的找到檔案是目前工作的一個重點。
南京市房產(chǎn)檔案館現(xiàn)有中央門和華僑路兩個庫房，中央門庫房主要存放2004年以后分戶立卷的檔案，有100多萬卷，華僑路庫房主要存放2004年以前按幢立卷的檔案和已拆除房屋的檔案，也有幾十萬卷。存放檔案的量之大，檔案利用率之高，讓庫房管理工作變得越來越重要，同時有效改善庫房管理工作模式、提高效率是亟待解決的問題。工作人員經(jīng)常為找一份檔案跑兩個庫房，既費時又費力。如果建立三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)，在電腦虛擬庫房內(nèi)點擊打開任意檔案架，即可動態(tài)顯示檔案。系統(tǒng)會自動進行檢測，提供導航圖標（即索引），顯示此檔案所在的具置，引導工作人員打開檔案柜，方便快捷地找到相應的查詢內(nèi)容，提取檔案。并導入電子檔案數(shù)據(jù)，提供顯示和打印的服務功能，做到對實物檔案和電子檔案和綜合、全面利用，可以大大提高工作效率。
三、房產(chǎn)檔案數(shù)字化運用的新設想
實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎上，可以利用業(yè)務數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)，依托GIS開發(fā)房產(chǎn)檔案的多樣化查詢。
1.各項房屋基本信息的查詢
工作人員在GIS電子地圖上指到某一幢房屋，就可獲取該幢房屋的面積、層次、結(jié)構(gòu)、建筑年代等基本信息，也可查到該幢房屋的戶數(shù)、產(chǎn)權(quán)人和共有情況等產(chǎn)權(quán)基本信息。反之，也可以根據(jù)產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋坐落和房產(chǎn)證號等查詢到對應的電子地圖上某房屋的具置和周圍配套設施等。
商品房還可以根據(jù)預售許可證號或商品房備案合同編號，查詢樓盤的所在位置、預銷售信息等。此外，還可以將房屋的限制狀況，如法院查封、行政限制、拆遷凍結(jié)等信息進行綁定。工作人員只要進入電子地圖管理系統(tǒng)，就可以獲取該房屋的所有信息，提高檔案的管理和利用效率。
檔案的現(xiàn)代化管理范文第4篇
［關鍵詞］電子信息時代 檔案管理 世貿(mào)組織 檔案管理現(xiàn)代化
［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2010）11－0063－01
檔案是在國家機關、社會團體及個人社會活動中形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料。檔案可以是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的歷史記錄。檔案管理是一門社會科學，對社會發(fā)展經(jīng)濟建設具有十分重要的意義。因此，如何搞好檔案的現(xiàn)代化管理是當前一個迫切需要解決的問題。
一、解放思想，更新觀念，適應社會總體發(fā)展
（一）徹底地從封閉半封閉的思想意識中轉(zhuǎn)變到適應世界的總體發(fā)展觀念
檔案管理要從思想意識上更加開放，思路放寬，提高整個社會的檔案意識，逐步與世界整體發(fā)展相適應。通過得到社會的支持和關注，得到社會各界的認可，才有利于檔案工作的開展，有利于檔案質(zhì)量提高。促進檔案管理現(xiàn)代化，只有提高檔案工作的現(xiàn)代化程度，才能與世界經(jīng)濟貿(mào)易的各種現(xiàn)代化的檔案管理相銜接。因此，現(xiàn)代化的檔案管理與世界經(jīng)濟貿(mào)易密不可分。要提高整個社會的檔案意識，包括機構(gòu)體系建設和檔案工作者隊伍建設非常重要。首先要在機構(gòu)體制上創(chuàng)新，改變以往的思維方式和工作運行機制。檔案工作者要樹立起社會意識、世界意識、責任意識，從長期封閉半封閉的工作環(huán)境中徹底解放出來。雖然普遍具有勤勤懇懇、任勞任怨、默默奉獻的敬業(yè)精神，但有相當一些人墨守陳規(guī)，觀念老化，思想保守，與社會接觸少，更談不上了解世界經(jīng)濟貿(mào)易。他們先進的現(xiàn)代化管理手段不會應用，致使社會協(xié)調(diào)能力和社會活動能力較弱。因此要改變檔案工作默默無聞的封閉局面，要開闊視野，破除傳統(tǒng)的用人機制，提高工作人員的素質(zhì)；調(diào)動檔案管理人員積極性，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，把檔案管理的作用充分發(fā)掘出來；想千方設百計擴大服務范圍，拓展服務領域，擴大對外檔案工作資源范圍。只有這樣才能開創(chuàng)檔案管理工作的新思路、新局面，推動檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。
（二）要不斷強化培訓意識
加強檔案管理工作基礎知識教育，通過各種理論培訓、檔案專業(yè)知識教育、世界貿(mào)易組織及相關知識的培訓，培養(yǎng)一支堅強過硬的檔案隊伍，讓優(yōu)秀人才充實到領導崗位和其他重要崗位上，使這些人才不僅具有較高的政治理論水平和業(yè)務素質(zhì)，而且還具備相當?shù)氖澜缃?jīng)濟知識，以及較強的開拓意識、創(chuàng)新精神。只有這樣才能提高檔案工作者的社會責任、全局觀念，更好地為檔案管理工作服務。
二、檔案管理現(xiàn)代化離不開融入世界經(jīng)濟貿(mào)易，離不開現(xiàn)代化
發(fā)展離不開經(jīng)濟投入。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化同樣需要資金、人才、機制等注入。沒有資金、設備，應想盡辦法，根據(jù)現(xiàn)在的條件和可能，配備先進設備；如果沒有資金投入，不能創(chuàng)造條件，不注重培養(yǎng)管理人才，檔案管理事業(yè)就不能健康發(fā)展。因此，要積極培訓，不斷選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才充實檔案管理隊伍，把現(xiàn)代化檔案管理工作納入單位工作計劃，列入本單位的考核內(nèi)容進行考核，機制不活的話可以改變現(xiàn)有的工作模式和運行辦法，各級領導尤其是主管檔案工作的領導要經(jīng)常過問此項工作，實行例會制度、督促檢查制度以及培訓制度。各個基層單位要經(jīng)常研究檔案管理工作的重大事項、重大動向、重要問題，聽取檔案管理工作人員工作匯報，了解本單位檔案管理工作狀況，提出新要求，下達新任務；不斷指導本單位檔案管理部門依法開展管理工作，幫助本單位檔案管理部門解決工作中實際存在的困難和問題；還要有宏觀指導總體戰(zhàn)略、總體思路，實現(xiàn)檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，具體工作環(huán)節(jié)當中管理內(nèi)涵和技術手段的創(chuàng)新。做好檔案現(xiàn)代化管理，對促進我國在國際經(jīng)濟貿(mào)易中的融合與發(fā)展都有著長遠和現(xiàn)實的意義。
三、加快檔案管理的現(xiàn)代化步伐，發(fā)揮檔案管理在國際貿(mào)易活動中的作用
檔案的現(xiàn)代化管理范文第5篇
關鍵詞:企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化；方法
Abstract: the modernization of archives management is one of the important tasks of enterprise development. In this paper, this paper expounds the significance of the archives management modernization management and basic method.
Keywords: enterprise; File management; Modernization; methods
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
檔案管理現(xiàn)代化管理的重要意義
檔案管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。著重用現(xiàn)代科學技術理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規(guī)律性問題，使管理工作更趨于完善。現(xiàn)在，計算機技術發(fā)展日新月異，對傳統(tǒng)檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。
1.檔案管理現(xiàn)代化是解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必然出路。目前，在檔案工作發(fā)展過程中，面臨著許多實際問題，其中突出的有：檔案數(shù)量劇增；新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)；如何有效保護檔案，以及如何適應利用檔案的社會需求發(fā)生的變化。這些問題強烈地沖擊著傳統(tǒng)的手工管理手段和方法。一是它提供的管理能力和效率低下，已適應不了檔案數(shù)量劇增和利用檔案數(shù)量范圍的迅猛擴大的需求。二是它囿于管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的范圍，而對新型檔案，顯得無計可施，更加適應不了需要。在這種情況下，檔案管理現(xiàn)代化便自然提到日程上來，成為解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必然出路。
2．檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)發(fā)展的必然要求。
首先，它承擔收藏和保護企業(yè)各個時期形成的檔案的任務；其次它擔負提供檔案，直接為現(xiàn)代化建設服務的任務。檔案是開展各項工作的依據(jù)和必要條件，充分有效地利用檔案，可以取得明顯的經(jīng)濟效益和社會效益。
3.強化檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。在集團三十年的發(fā)展進程中中，現(xiàn)代管理技術和現(xiàn)代科學取得了驚人的發(fā)展。一方面，隨著現(xiàn)代科學、生產(chǎn)和社會管理活動的發(fā)展，檔案數(shù)量劇增。另一方面，隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，現(xiàn)代信息處理技術也日臻完善和成熟，可以引進和消化運用于檔案管理之中。
4.信息技術在檔案管理中地位。能否普遍采用計算機，是檔案管理興衰成敗的關鍵。應用現(xiàn)代科學技術成果，改善檔案保管條件，研究和發(fā)展檔案保護技術，應該成為改進檔案工作的重在之重。
二、檔案管理現(xiàn)代化的基本方法
1.要提高貯存、收藏能力?？s微技術、光盤技術等行動技術的采用，將極大地提高存貯密度，減少存貯空間。這就為日益增多的檔案的存儲和管理提出有效的解決途徑，進而增強了檔案部門的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會存貯回溯性信息的基地。
2.提高信息處理能力。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計算機的應用。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統(tǒng)計分析等。在這些業(yè)務中代替某些人操作，大大提高了檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和服務水平。
3.提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。應用計算機技術進行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。它的突出優(yōu)點是速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要。實現(xiàn)多次重復利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，為檔案資源共享的實現(xiàn)創(chuàng)造了條件。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進而提高檔案信息的利用率。
三、檔案現(xiàn)代化管理的原則及要注意的問題
（1）要堅持實用原則。實用就是從本企業(yè)、本單位的實際需要出發(fā)，選擇那些應用計算機后確實能夠獲得比手工勞動優(yōu)越實效的項目。離開實用原則，就會使計算機的應用變?yōu)橐环N裝飾門面的累贅。有些企業(yè)檔案管理部門為迎接檔案管理升級的考核，草率地建立了計算機檢索科技檔案目錄系統(tǒng)。升級之后計算機便被閑置起來，造成極大的浪費。要從實際需要出發(fā)，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦應用系統(tǒng)研制成功，就要及時投入使用，不應閑置。
2．要注意軟件的開發(fā)與應用
目前各企業(yè)檔案管理部門已建立的計算機檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術經(jīng)驗。應當注重借鑒國外的先進經(jīng)驗，重視通用軟件開發(fā)應用和標準化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各企業(yè)相互學習、相互促進、集眾家所長，研制優(yōu)化通用的各類應用軟件。
3．要注意計算機應用兩種知識結(jié)合的問題。在應用計算機的開發(fā)試驗中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業(yè)技術人員去研制，因為他們對檔案管理業(yè)務缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業(yè)務有著深刻的了解，對改進檔案業(yè)務有著科學的創(chuàng)想，才能搞好計算機檔案管理系統(tǒng)的分析、設計與應用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業(yè)務知識，二者缺一不可。
