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（緒論第一章）

緒論

一、應用寫作的涵義及實用型文章的特征

人們通常把實用型文章的寫作稱為應用寫作，而實用型文章是同欣賞型文章相對而言的，是指為解決實際問題而撰寫的各類文章，是在社會生活中有著特定的用途的文章。實用型文章一般被通稱為應用文。

從總體上說，實用型文章在內(nèi)容和形式方面體現(xiàn)出兩大特征：一是從內(nèi)容方面來看，實用型文章是為解決某個具體問題或處理某項具體工作而撰寫的應用文，其內(nèi)容同現(xiàn)實生活密切相關，是現(xiàn)實生活內(nèi)容的反映；二是從形式方面來看，實用型文章大都有著固定的體式，帶有一定的程式化特點。

具體地說，主旨、材料、結構、語言是一切文章的構成要素，實用型文章的特征就分別體現(xiàn)在這四個方面。

（一）主指單一、集中、明確

主指是文章的中心意思，是作者的意圖、主張或看法在文章中的體現(xiàn)。單一、集中、明確是應用文主旨的特點，同時，也可以說是對應用文主旨的要求。

所謂單一，是說一篇文章只能有一個中心，只能圍繞著一個主題把問題說清說透。

所謂集中，是說一篇應用文只能有一個中心，而這個中心應是全文的統(tǒng)帥。

所謂明確，是說文章的中心意思，作者的意圖和主張是什么，要使讀者一看便知。

（二）材料多樣、真實、有力

材料是構成文章內(nèi)容，形成、支撐并表達主旨的各種事實與理論。善于從材料出發(fā)，注意讓材料說話，才能言之有據(jù)，言之有物，寫出內(nèi)容充實、豐富，有較強的說服力的文章。

從材料本身的形態(tài)來看，事實與理論是材料的兩大類型。如果再作進一步劃分，事實則有事件與情況、實物與現(xiàn)象等許多種，理論則有方針、政策、規(guī)定及概念、原理、學說等等。從材料的來源來看，有第一手材料和第二手材料之分。不同類型的材料往往要通過不同的途徑獲取，觀察、實驗和調(diào)查是在實踐中獲取事實材料的主要途徑，是得到寶貴的第一手資料的重要渠道；查閱文獻則能夠集中獲取理論材料，第二手材料主要由此或通過調(diào)查得到。

真實是實用型文章的生命，而材料的真實又是使文章具有真實性的首要條件。

有力是實用型文章的材料所應具備的另一個特點。有力首先是說材料要能為主旨所統(tǒng)率，而不是游離于主旨之外，或同主旨相悖；其次要求所用材料為主旨的表達所必需，而不是可有可無。

（三）結構合理、謹嚴、固定

簡單地說，結構是文章的內(nèi)容構造；安排結構，就是根據(jù)主旨表達的需要，合理地組織材料。

從根本上說，結構合理就是指結構的安排符合客觀事物的構成和發(fā)展規(guī)律。

就其本質(zhì)而言，實用型文章應該是一種邏輯構成，而邏輯構成則要講求謹嚴性，而不能流于松散無序。

固定是實用型文章結構的一個重要的特點。在長期的寫作實踐中，各類實用型文章大都形成了統(tǒng)一的構成格式。

程式化是文藝創(chuàng)造所應力避的一種傾向，但卻是應用寫作所不能背離的規(guī)律。結構固定，格式規(guī)范，是各類實用型文章非常重要的一個特征。

（四）語言準確、簡明、平易、莊重

語言是思想的外衣、信息的載體、交際的工具，離開語言，寫作就無法進行。

實用型文章的語言準確除了是指用詞造句恰當、貼切、得體之外，還有其特殊的含義。首先，專業(yè)術語和行業(yè)用語的大量使用，會增強應用文語言的準確性，或者說是應用文語言具有準確性的體現(xiàn)。專業(yè)術語和行業(yè)用語，是指用于特定的學科、專業(yè)領域或社會行業(yè)的意義確定的專門性詞語。

任何文章的語言，都應當具有簡明性。而在以高效、快速地傳遞信息為任務，所謂的語言簡明，就是能用盡可能少的語言材料，把盡可能多的信息明明白白地傳遞給讀者。

平易即平實自然、曉暢易懂。文章語言的平易首先表現(xiàn)在用語的直白上。

應用文特別是用于工作的應用文大都應當帶有一種莊重的風格，而語言的莊重正是形成文章的莊重風格的最為重要的因素之一。

總之，主旨單一、集中、明確，材料多樣、真實、有力，結構合理、謹嚴、固定，語言準確、簡明、平易、莊重，是應用文所應具備的基本特征，也是對應用文寫作的基本要求。

二、提高實用型文章寫作水平的主要途徑

（一）要研究問題，把握情況

（二）要領會政策，熟悉規(guī)定

（三）要錘煉思維能力，加強語言修養(yǎng)

（四）要掌握規(guī)律，了解規(guī)定

（五）要善于借鑒，勤于實踐

第一章行政機關公文

一、概述

（一）公文的概念及特點

公文也即公務文書，對人們通常所說的公務文書這個概念，可有廣義和狹義兩種理解。廣義的公務文書是指黨政機關、企事業(yè)單位及社會團體在公務活動中所用的各類文字材料。概括地說，主要包括兩大類，一類為法定公文，即國家有關部門正式規(guī)定的公文文種，它又稱通用公文；一類為事務文書，即機關、單位、團體為處理工作而普遍使用的法定公文之外的文書，它又稱常用文書。

這里所說的公文是指狹義的公文而言的。狹義的公文即法定公文，主要是指國務院某年月日的《國家行政機關公文處理辦法》列出的十三類公文，即：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。這是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

概括地說，公文從內(nèi)容到形式至少應當具備兩大特征：一是從內(nèi)容方面來看，公文的內(nèi)容必須是公務活動內(nèi)容的反映。二是從形式方面來看，公文有著固定的體式。

具體地說，公文主要具有以下特點：

⒈法定性⒉政策性⒊實用性⒋時效性⒌規(guī)范性

總之，法定性、政策性、實用性、時效性及規(guī)范性是公文的幾個主要的特點，也是一份合格的公文所必須具備的幾個條件。

（二）公文的基本功用

⒈頒布法規(guī)，傳達指示

⒉反映情況，請示工作

⒊聯(lián)系工作，商合公務

⒋宣傳教育

⒌依據(jù)憑證

總之，頒布法規(guī)、傳達指示，反映情況、請示工作，聯(lián)系工作、商洽公務以及宣傳教育、依據(jù)憑證是行政公文的幾項主要功用。

（三）公文的分類

⒈按照行文關系和行文方向的不同，可將公文分為上行文、平行文和下行文三種。

（）上行文

上行文是指下級機關向所屬上級機關呈送的公文，主要有報告、請示等。

（）平行文

平行文是指向同級機關或不相隸屬的機關送交的公文，主要有函等。

（）下行文

下行文是指上級機關向下級機關發(fā)送的公文，主要有命令（令）、決定、通報、通知、批復、意見等。

⒉按照緊急程度分類

按照緊急程度的不同，可將公文分為緊急公文和普通公文。緊急公文通常還分特急和急件兩類。

⒊按照有無保密要求及機密等級分類

按照有無保密要求的不同，可將公文分為無保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩類。按照秘密等級的不同，還可以將有保密要求的文件分為絕密文件、機密文件和秘密文件三種。

（）絕密文件（）機密文件（）秘密文件

⒋按照具體職能分類

按其具體職能的不同，可將公文分為下面幾類。

（）法規(guī)性公文

法規(guī)性公文是用來頒布法律、法令或?qū)τ嘘P問題作出規(guī)定的公文。

（）指揮性公文

指揮性公文是直接體現(xiàn)上級機關的決策意圖，因而對有關事項的處理、有關工作的進行起指令或指導作用的公文。

（）報請性公文

報請性公文是下級機關用以向上級機關匯報、請示工作的公文。

（）知照性公文

知照性公文是用以向有關方面告知情況、關照事項的公文。這類公文既有下行文，也有平行文。

（）聯(lián)系性公文

聯(lián)系性公文是各機關或各部門之間用來聯(lián)系工作的公文。函是比較典型的聯(lián)系性公文。

（）實錄性公文

實錄性公文是指真實地記錄有關工作情況的公文。會議紀要就是典型的實錄性公文。

二、公文的體式

公文的體式主要是指公文的構成要素、格式及其印裝規(guī)格。

（一）公文的構成要素和格式

中華人民共和國國家標準（）《國家行政機關公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三個部分。在三個部分中，共含有公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注、主題詞、抄送機關和印發(fā)機關、印發(fā)時間等項目。

⒈眉首部分

眉道部分又稱文頭部分，通常是由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人諸要素構成的。

（）公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號又稱印制編號，是將同一文稿印制若干份時，每份公文的順序編號。有些文件（主要密級文件）需要一一編上份數(shù)序號，份數(shù)序號應用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版芯左上角第行。

（）秘密等級和保密期限

秘密文件要注明密級，密級標識有絕密、機密、秘密三種。

（）緊急程度

在緊急公文的文頭部分要根據(jù)緊急程度分別標注特急或急件的字樣。對有緊急程度標識的公文，要作緊急處理；沒有緊急程度標識的公文，則是可按一般程序和方式處理的普通公文；緊急電報應當分別標明特提、特急、加急、平急。

（）發(fā)文機關標識

發(fā)文機關標識又稱公文版頭，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加文件組成。

（）發(fā)文字號

發(fā)文字號簡稱文號，又稱公文編號，是發(fā)文機關同一年度公文排列的順序號，由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。

（）簽發(fā)人

在上行文也就是報送上級機關的公文中，要標識簽發(fā)或會簽公文的機關領導人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。

⒉主體部分

主體部分又稱行文部分，這一部分通常是由公文標題、主送機關、公文正文、附件說明、成文日期、公文生效標識、附注等項目構成的。

（）標題

公文的標題要能準確、簡要地揭示公文的主要內(nèi)容，并能透視文種，一般還應當標明發(fā)文機關。發(fā)文機關名稱、發(fā)文事由和公文種類是構成公文種類是構成公文標題的三個基本要素，按照這三個要素是否完全具備及組合情況的不同，可將公文標題劃分為四種形式：

第一種是發(fā)文機關名稱、發(fā)文事由和公文種類三個要素全部具備的公文標題。

第二種是由事由和公文種類兩個要素構成的公文標題。

第三種是由發(fā)文機關名稱和公文種類兩個要素構成的公文標題。

第四種是只標明文種的公文標題。

公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。

（）主送機關

主送機關是負有公文處理責任的受文機關，是公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

上行文一般只寫一個主送機關，如果還有其他機關需要掌握有關情況，應以抄報的形式發(fā)送公文。下行文有專發(fā)性的和普發(fā)性的兩種，專發(fā)性的公文是專門向某一個機關下發(fā)的公文，這種公文的主送機關只能有一個；普發(fā)性的公文是指內(nèi)容的涉及面較廣，因而需向多個機關下發(fā)的公文，這種公文的主送機關不止一個。

（）正文

在一份比較復雜的公文中，正文一般包括開頭、主體、結尾三個部分。

（）開頭

公文正文的開頭方式有許多種，常見的有：

目的式。常用表示目的的介詞為、為了等領起下文。根據(jù)式。常用介詞根據(jù)、遵照、按照、依照等領起下文。緣由式。緣由式也叫原因式，即通過情況的介紹、問題的提出或意義的明確，使受文者了解行文的緣由，從而引起受文者對文件內(nèi)容的重視。

（）主體

正文的主體部分可以說是核心中的核心，因為公文的主要事項要寫入這一部分，或者說公文的基本內(nèi)容是在這一部分中被表述的。內(nèi)容充實，中心突出，表意明確，條理清楚，是對所有公文的主體部分的寫作要求。

（）結毛

公文正文結尾的寫法也是不盡相同的，其中以下幾種結尾方式用得較多：

歸結式。說明式。申明式。祈請式。期望式。

（）附件說明

附件是附在主件之后，對文件內(nèi)容起說明和補充作用的文字材料，主要包括隨文轉發(fā)、報送的文件，隨文頒發(fā)的規(guī)章、制度，以及文件中的報表、統(tǒng)計數(shù)字、人員名單等。

（）成文日期

公文上標注的成文日期應以機關負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。

（）公文生效標識

公文除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，都應當加蓋紅色印章。加蓋印章是公文最后生效的標志，對沒有加蓋印章的公文，人們一般是不予承認的，漏蓋印章或把印章蓋得模糊不清，都不合乎制文要求。聯(lián)合上報的公文，應由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關都應加蓋印章。

（）附注

附注是用以說明在公文的其他部分不便說明的各種事項的項目，一般是對有關文件的傳達范圍、使用方法的規(guī)定及對名詞術語的解釋等。

⒊版記部分

版記部分又稱文尾部分，通常是由主題詞、抄送機關名稱、印發(fā)機關和印發(fā)時間等項目構成的。

（）主題詞

主題詞是標示公文的內(nèi)容特征和歸屬類別的關鍵性詞語。

標注主題詞必須講求層次，要根據(jù)主題詞本身的涵義由小到大或由大到小、由內(nèi)容到形式地有次序地將其排列出來；一份公文的主題詞一般不能超過個。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞。

（）抄送機關名稱

抄送機關是指主送機關之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機關。標注抄送機關，應當使用該機關全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（）印發(fā)機關和印發(fā)時間

公文的印制工作一般由發(fā)文機關的具體辦公部門承擔。

印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。

（）反線

版記中各要素之下均應加上一條反線，寬度同版心。

以上所列的公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、成文時間、公文生效標識、附注、主題詞、抄送機關和印發(fā)機關、印發(fā)時間等項目，是現(xiàn)行公文的全部構成要素。

公文用紙的規(guī)格

公文用紙要采用國際標準型紙，其成品幅面尺寸為×（長×寬）。

公文用紙的頁邊（留空處）與版心的具體尺寸為：

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：

公文用紙訂口（左白邊）為：

三、公文寫作的基本要求

（一）要熟悉黨和國家的方針政策及有關法規(guī)、規(guī)定

（二）要了解實際情況

（三）要遵循各項行廣規(guī)則

⒈文種的選用要正確。文種的選用，主要應當考慮兩個因素：一是行文關系，二是發(fā)文目的和公文內(nèi)容。

⒉行文關系的確定要妥當

按照行文制度，公文的行文關系有上行、下行和平行三種，公文也相應地分為上行文、下行文和平行文三類。具體地說，妥善處理行文關系，主要應當注意以下幾點：行文關系要根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告；政府各部門根據(jù)部門職權可以互相行文和向下一級政府的有關業(yè)務部門行文，除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文；同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文，政府與同級黨委、軍隊機關可以聯(lián)合行文，政府部門與相應的黨組織、軍隊機關可以聯(lián)合行文，政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文；屬于部門職權范圍內(nèi)的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意；屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理；部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得擅自向下行文。請示應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。報告不得夾帶請示事項；除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送請示、意見和報告；受雙重領導的機關向上級機關行文，應當根據(jù)公文內(nèi)容寫明主送機關和抄送機關。

⒊制發(fā)程序的安排要合理

公文的制發(fā)也即發(fā)文辦理，是指以本機關名義制發(fā)公文的過程，主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

（）擬稿

擬稿是指公文文稿的草擬。凡屬重要公文，應由機關領導人親自草擬文稿；一般性公文，可由秘書部門或業(yè)務部門擬稿。

（）審核

文稿在送交負責人簽發(fā)之前，應當由辦公廳（室）進行審核。

（）簽發(fā)

簽發(fā)是發(fā)文機關領導人經(jīng)過審核，在同意發(fā)出的文稿上簽字的步驟。

（）復核

公文正式印制前，文秘部門應當進行復核。復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

（）繕印

繕印是指文件的印制和校對。

（）用印

在繕印完畢的文件上加蓋發(fā)文機關印章后，文件便可正式生效。

（）登記、分發(fā)

文書檔案管理部門應對所發(fā)公文的文號、標題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級、緊急時限、收文單位、件數(shù)、發(fā)出日期等內(nèi)容進行登記，然后將公文原稿及二至三份公文正本立卷收存。

四、公文寫法示例

（一）命令（令）

⒈命令（令）的用途

《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：命令（令）適用于依照有關法律行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

根據(jù)我國法律，全國人大常務委員會及其委員長，國務院及其總理，各地方人民政府及其首長，可以命令（令）；國務院各部部長也可以命令（令）。

命令（令）屬于最為典型的下行文，是上級領導機關向下級機關的一種帶有強制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。命令（令）的最大特點是具有強制性，在所有的公文文中，命令的權威性和約束力最強。

命令（令）主要包括令、行政令和嘉獎令等幾種。

（）令

令，是用以各種法規(guī)或規(guī)章的命令。

（）行政令

行政令是國務院及其部門、縣以上人民政府宣布施行重大強制性行政措施時使用的文種。

（）嘉獎令

這是宣布獎勵事宜時使用的公文。

⒊寫作命令（令）的注意事項

第一，內(nèi)容要符合有關法律和政策。

第二，態(tài)度要鮮明。

第三，文字要簡練，結構要嚴謹，中心要突出，語氣要肯定。

第四，發(fā)文機關要合乎要求。

（二）決定

⒈決定的用途

《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

決定是一種重要的指揮性和約束性公文。

⒉決定的寫法

按其具體用途和內(nèi)容的不同，可將決定大至劃分為兩類：一類是對重要事項作出安排的決定，一類是對重大行動作出安排的決定。

（）對重要事項作出安排的決定

（）對重大行動作出安排的決定

⒊寫作決定的注意事項

第一，要作好調(diào)查研究。

第二，要做到觀點鮮明。

（三）公告

⒈公告的用途

《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

公告通常在以國家的名義，向國內(nèi)外宣布重大事件、重要事項或法定事項時使用。

另外，還有一種同公告有一定的相通之處的文種，即公報?！吨袊伯a(chǎn)黨機關文件處理條例》將公報列為黨的機關的正式的文件文種，公告和公報都可以用于向國內(nèi)外公開宣布重要事件或重大事項，兩者的主要區(qū)別就在于：公告往往帶有消息的特點，內(nèi)容單一，字數(shù)不多；公報內(nèi)容具體，字數(shù)較多，如會議公報、統(tǒng)計數(shù)字公報、外交會談公報等。

（四）通告

⒈通知的用途

《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

⒉通告的寫法

通告的標題有多種寫法。第一種是發(fā)文機關、事由和文種凡個要素俱全的標題；第二種是由發(fā)文機關和文種名稱兩個要素構成的標題；第三種是省略發(fā)文機關，由事由和文種兩個要素構成的標題；第四種是只寫公文名稱，也就是只有通告二字的標題。

通知的正文一般包括通告的目的或根據(jù)、通告事項及結語三個方面的內(nèi)容。

⒊寫作公告、通告的注意事項

第一，要寫得通俗。

第二，要寫得具體。

第三，要寫得清楚。

（五）通知

⒈通知的用途

《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者擴行的事項，任免人員。

⒉通知的寫法

按其內(nèi)容和功用的不同，可將通知分為批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等幾種。

（）批示性通知

批示性通知有三種：一為頒發(fā)型通知，二為轉發(fā)型通知，三為批轉型通知。

頒發(fā)型通知是指用來行政法規(guī)和規(guī)章或印發(fā)有關文件的通知。

轉發(fā)型通知是指用來轉發(fā)上機機關、同級機關和不相隸屬機關的公文的通知。

批轉型通知是批示轉發(fā)下級機關發(fā)來的公文的通知，其定法與轉發(fā)型通知基本相同。

（）指示性通知

（）告知性通知

（）任免性通知

（六）通報

⒈通報的用途和種類

《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：通報適用于表彰先進，批語錯誤，傳達重要精神或者情況。

通報應為知照類公文。一般來說，通報主要用來反映情況，告知事項。

根據(jù)通報的具體用途的不同，可將通報分為三類：第一類是表彰先進的表彰性通報；第二類是批評錯誤的批評性通報，第三類是傳達重要精神或情況的傳達性通報。人們平時所說的通報表揚、通報批評和通報情況，就是對三類通報的用途的概括。

⒉通報的特點

第一，嚴肅性。

第二，教育性。

第三，典型性。

第四，時間性。

（七）議案

⒈議案的用途

《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

年月的《國家行政機關公文處理方法》，尚未將議案列為國家行政機關公文文種。年月修訂、的《國家行政機關公文處理辦法》，將議案正式列為國家行政機關公文文種。

⒉寫作議案的注意事項

第一，要依照國有法律規(guī)定的職權范圍行文。

第二，要言之有理。

（八）報告

⒈報告的用途

《國家行政機關公文處理方法》規(guī)定：報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

報告是下級機關呈送上級機關的上行文文種，中下級機關特別是基層單位和部門常會用到這一文種。

⒉報告的種類

首先，按其性質(zhì)的不同劃分，可將屬于行政公文范疇的報告分為：

（）綜合報告

為使上級機關全面了解工作狀況或有關情況而制發(fā)的報告，就是綜合報告。

（）專題報告

專門反映某一事項或某一方面的工作情況的報告，是專題報告。

其次，按其行文的直接目的的不同，可將報告為：

（）呈報性報告

呈報性報告是單純向上級機關匯報工作，反映情況，而不要求轉發(fā)的報告。

（）呈轉性報告

呈轉性報告是指針對涉及面廣，特別是涉及其他平行機關或不相隸屬機關的工作的問題，提出處理意見或建議，請上級機關審閱并批轉有關機關的報告。

（九）請示

⒈請示的用途

《國家行政機關公文處理方法》規(guī)定：請示適用于向上級機關請求指示、批準。

⒉請示的寫法

按照請示內(nèi)容和請示目的的不同，可將請示分為請求指示的請示和請示批準的請示兩類。

⒊寫作請示的注意事項

第一，要正確選用文種。

第二，要做到一文事。

第三，要避免多頭請示。

第四，要避免趙級請示。

⒋報告與請示的區(qū)別

報告與請示雖然都是上行文，但二者的區(qū)別還是很明顯的，主要體現(xiàn)為：

第一，具體功用不同。

第二，內(nèi)容含量不同。

第三，行文時機不同。

（十）批復

⒈批復的用途

《國家行政機關公文處理方法》規(guī)定：批復適用于答復下級機關的請示事項。

⒉批復回復函的區(qū)別

復函即答復性函，是專為答復問題而制發(fā)的函。批復同復函雖然都屬于回復性公文，但畢竟是完全不同的兩個文種。二者的區(qū)別體現(xiàn)在許多方面，以下兩點是較為突出的區(qū)別：

（）行文方向有所不同。

（）重要程度有所不同。

⒊寫作批復的注意事項

第一，要態(tài)度鮮明。

第二，要全面周詳。

第三，要迅速及時。

（十一）意見

⒈意見的用途

《國家行政機關公文處理方法》規(guī)定：意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

意見被列為正式的公文文種，始于某年月日、某年月日起施行的《國家行政機關公文處理方法》。此前，意見一般被作為規(guī)章制度的一種列入事務文書。

⒉意見的寫法

意見的標題常見的形式有兩種，一種是發(fā)文機關事由文種，另一種是事由文種，如后面的例文。

⒊寫作意見的注意事項

（）看法要明確。

（）辦法要具體。

（十二）函

⒈函的用途

《國家行政機關公文處理方法》規(guī)定：函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

⒉函的分類

以往人們一般將屬于公文文種的函分為公函和便函兩種。

按行文方向的不同劃分，可將函分為去函和復函。去函，是指本機關為詢問事項或請求批準而主動制的函；復函，是指為答復受文機關所提出的問題或回復批準事項而被動制發(fā)的函。

按內(nèi)容的不同劃分，可將函分為知照函、催辦函、邀請函等等。目前，經(jīng)常使用的函有四種，即商洽性函、詢問性函、答復性函和請示性函。

⒊寫作函的注意事項

第一，文種的選用要正確。

第二，內(nèi)容要簡潔。

第三，措辭要得體。

（十三）會議紀要

⒈會議紀要的用途

《國家行政機關公文處理方法》規(guī)定：會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

⒉會議紀要的種類

按其內(nèi)容和功用的不同劃分，可將常見的會議紀要分為以下三類：

（）指示性會議紀要

（）通報性會議紀要

（）消息性會議紀要

按照會議性質(zhì)的不同劃分，可將會議紀要分為以下兩類：

（）日常行政工作會議紀要

（）大型專題工作會議紀要

⒊寫作會議紀要的注意事項

會議紀要具有兩大特點：一是紀實性，二是提要性。為使這兩大特點得到充分體現(xiàn)，撰寫會議紀要，必須依循以下要求。

第一，要作好會議記錄。

第二，要突出會議要點。

第三，要善于整理會議意見。