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近年來，在各級黨委、政府的支持下，在各級信息管理部門和檔案部門的共同努力下，我市檔案信息化取得較好的進展，文件檔案的科學管理水平不斷提高，檔案信息化的規(guī)范化工作和數(shù)字資源建設已具備一定基礎，部分數(shù)字資源實現(xiàn)了全市共享，“一個中心(電子政務文件中心)、兩個平臺(基礎網(wǎng)絡平臺、應用系統(tǒng)平臺)、三個數(shù)據(jù)庫(檔案目錄數(shù)據(jù)庫、重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫)、四個數(shù)字化系統(tǒng)(紙質(zhì)檔案掃描系統(tǒng)、照片檔案掃描系統(tǒng)、縮微檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、視音頻檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng))已具雛形（見附件），有效地推動了我市檔案事業(yè)向?qū)崿F(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”、建設“兩個體系”的目標邁進，有效地為我市各項事業(yè)尤其是政務信息公開提供了較好服務服務。但是，盡管我市檔案信息化取得一定成效，某些方面走在全省甚至全國的前列，但依然存在一些問題，需完善地方還很多：檔案信息化引發(fā)的檔案管理新理念、管理新體制和新管理方法在檔案部門沒有得到普遍建立，發(fā)展的思路不夠清晰，目標任務不夠明確，落實不到位；一些地區(qū)沒有把檔案信息化建設納入本地市信息化建設整體規(guī)劃，檔案信息化建設缺乏必要的設施設備和資金保障；一些部門檔案信息化投入效益不高，沒有把檔案信息化工作置于經(jīng)濟社會發(fā)展和政務公開的大局，為黨委、政府中心工作服務和為民便民的成效不明顯；一些檔案館實現(xiàn)了計算機檢索利用檔案，但僅限于內(nèi)部使用，沒有通過網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享；一些檔案部門存在重硬件投入、輕軟件建設和信息資源開發(fā)，重數(shù)據(jù)收集、輕標準執(zhí)行等現(xiàn)象；檔案信息化建設人才匱乏現(xiàn)象仍普遍存在。這些問題已經(jīng)影響了檔案信息化的健康發(fā)展，削弱了信息化對檔案事業(yè)發(fā)展的推動力，因而必須引起重視并給予解決。

為推動我市檔案信息化又好有快的發(fā)展，現(xiàn)根據(jù)當前我市檔案信息化工作情況，對改進我市檔案信息化工作提出如下意見：

一、要從檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度認識和定位檔案信息化，以檔案信息化建設為龍頭帶動檔案事業(yè)的發(fā)展

以檔案信息化建設為龍頭，就是要把檔案資源的信息化擺在優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略高度，將檔案信息化納入各地區(qū)社會信息化的重要內(nèi)容，通過信息化建設帶動和促進檔案資源建設和檔案信息開發(fā)服務工作。在國家信息化的大環(huán)境下，把檔案信息化作為檔案事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先戰(zhàn)略選擇，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和根本動力，是實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨躍式發(fā)展的主要抓手。

作為國家基礎性的戰(zhàn)略信息資源，檔案資源只有通過信息化技術(shù)進行數(shù)字化改造、管理和資源整合，建立起規(guī)范化、可共享的分布式檔案基礎數(shù)據(jù)庫體系，依托國家政務信息網(wǎng)，實現(xiàn)面向各級機關、面向大眾的社會化服務，才能充分發(fā)揮檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設服務。

檔案資源只有通過信息化，建立起國家檔案信息資源災難備份體系，才能確保在任何條件、任何環(huán)境下檔案信息的安全，確保在各種災難發(fā)生時提供檔案信息的及時恢復與應用服務，充分體現(xiàn)檔案信息資源的戰(zhàn)略貯備作用。

檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標邁進，科學規(guī)劃檔案信息化工作，以檔案信息資源建設為核心，以網(wǎng)絡化管理為基礎，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享為目標，才能真正實現(xiàn)檔案資源的信息化，實現(xiàn)檔案工作的地位和價值。

二、檔案信息化建設要統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展

檔案信息化是一項全局性、長期性的系統(tǒng)工程，在檔案信息化建設中，必須牢固樹立和認真落實科學發(fā)展觀，統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展，才能全面推動檔案信息化建設。

1、統(tǒng)籌規(guī)劃是做好檔案信息化工作的關鍵。檔案信息化涉及館際合作、資源配置、協(xié)作開發(fā)、信息共享、網(wǎng)絡建設等問題，要結(jié)合國民經(jīng)濟信息化計劃，進行充分的可行性研究，制定檔案信息化的總體發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，共同發(fā)展，穩(wěn)步推進檔案信息化的進程。要結(jié)合國家和地方國民經(jīng)濟信息化發(fā)展戰(zhàn)略，按照檔案信息化中長期發(fā)展的要求，確定檔案信息化的目標、措施、步驟與要求，分項制定以檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息網(wǎng)絡設施建設為重點的工程項目建設計劃，并且積極爭取將計劃納入政府發(fā)展規(guī)劃和信息化項目建設具體工作計劃，以項目建設帶動事業(yè)發(fā)展，扎扎實實地推進信息化計劃的實施。

2、質(zhì)量是檔案信息化建設的核心。要嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的信息化標準，包括檔案數(shù)據(jù)的著錄、交換、檔案的數(shù)字化和信息共享等。要繼續(xù)貫徹執(zhí)行《*市機讀檔案目錄數(shù)據(jù)著錄格式》、《*市紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化技術(shù)操作辦法》和《*市檔案館檔案數(shù)字化處理操作規(guī)程（試行）》、《*市電子文件移交格式暫行規(guī)定》等標準規(guī)范，做到“一市五區(qū)”檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、標準化。

3、技術(shù)保障是提高檔案信息化工作效率的依托。要從數(shù)量上和質(zhì)量上提高信息化技術(shù)技術(shù)力量，積極組織和參加信息化技術(shù)培訓。要推行“兩個一體化”（即文檔一體化和館室一體化），在區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一規(guī)范軟件。

三、檔案信息化建設要以檔案信息資源建設和共享為核心

檔案信息資源建設是檔案信息化的核心，檔案信息資源建設水平直接決定檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，關系到檔案資源的有效開發(fā)與利用程度。只有通過檔案數(shù)字化手段，建立起各級各類、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)筑全市檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)與利用，實現(xiàn)檔案信息化目標。

當前著重建設四個檔案基礎數(shù)據(jù)庫：（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫?！?”期間我市要全面完成市、區(qū)兩級綜合檔案館目錄數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)建設和資源建設，逐步完善檔案館的計算機檢索體系，提高各級國家綜合檔案館的現(xiàn)代化管理水平。（2）以開放現(xiàn)行文件和服務黨政部門為核心的電子政務文件數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子文件的集中管理。（3）重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。（4）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，包括照片檔案數(shù)據(jù)庫、錄音、錄像檔案數(shù)據(jù)庫。

四、檔案信息化建設要以人為本，服務社會為目的

要以構(gòu)建全市檔案信息資源共享體系、資政決策和公眾需求為出發(fā)點，以人為本，立足服務，建立了兩個信息服務平臺：一是基于政務網(wǎng)推廣應用“電子文件檔案信息管理系統(tǒng)”，面向黨政機關提供檔案信息資源內(nèi)部共享服務和有條件的公眾服務，發(fā)揮文件檔案的資政作用。二是基于因特網(wǎng)，建成了分布式檔案網(wǎng)站系統(tǒng)，面向廣大公眾提供全市檔案（目錄）查詢和現(xiàn)行文件利用服務?，F(xiàn)行電子文件查閱中心真正納入政府信息公開體系之中，爭取黨委、政府的支持，納入政府相關計劃，承擔政府信息公開目錄編制、工作，參加政府信息公開的檢查督促工作等，使現(xiàn)行文件查閱服務中心向政府信息查詢服務中心轉(zhuǎn)變。

五、檔案數(shù)字化要理清思路，科學管理，穩(wěn)步推進

當前要突出抓好四項工作：1、檔案數(shù)字化首先是檔案目錄數(shù)字化。要求市、區(qū)兩級檔案館將上年度館藏檔案目錄（含新進館部分）在下一年度實現(xiàn)全部數(shù)字化，并在此年10月31日前將全部目錄和開放檔案目錄向市檔案館移交，集成全市檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2、要堅持“利用優(yōu)先、開放優(yōu)先、搶救優(yōu)先、逐步擴展”的原則，科學確定檔案數(shù)字化的范圍。建議有條件的檔案館對公眾利用率高的專業(yè)檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。3、要在“還清舊帳”基礎上“不欠新債”，抓好新形成電子文件進館。4、要堅持時效性原則，檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用要同步實現(xiàn)。5、要加強檔案信息安全預防和檢查。在數(shù)字化處理過程中，要切實做到專網(wǎng)專用并與其它網(wǎng)絡物理隔離，杜絕涉密行為。繼續(xù)加強現(xiàn)行電子文件的接收工作，安排專人對接收的現(xiàn)行電子文件檢查，做到及時鑒定和公開利用。