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1建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的步驟

筆者認為建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的步驟有兩種。一是由上至下，二是自下而上。由上至下是指由中央到地方建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的過程。這樣做的優(yōu)勢是中央可以集合建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)方面的專家，集中力量攻克各種各樣的難關(guān)，同時，規(guī)范化和標準化的程度較高。自下而上則是反過來的，這樣做的優(yōu)勢是檔案計算機管理系統(tǒng)更加人性化一些，因為其建設(shè)的出發(fā)點是為本單位服務(wù)的，更貼近日常的工作需要。事實上，由上至下和自下而上之間并不單獨進行，涇渭分明，而是交叉進行的。以上是從總的方面來說明建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的步驟，接下來是具體的說明檔案計算機管理系統(tǒng)內(nèi)容建設(shè)的步驟，筆者在此主要指的是管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫的建設(shè)步驟。就一個單位而言，首先要建立的是目錄管理數(shù)據(jù)庫，其次是全文信息數(shù)據(jù)庫。目錄管理數(shù)據(jù)庫相較于全文信息數(shù)據(jù)庫是比較簡單的，因此，一般的單位都會考慮先建前者。另外，必要的話還可以優(yōu)先錄入部分重要的全文信息。

2建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的效益

檔案工作的效益具有特殊性，其效益表現(xiàn)為社會性、模糊性、分散性、滯后性等等。檔案計算機管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案工作的一個手段或者說是工具，那么可以說，檔案計算機管理系統(tǒng)的效益與檔案工作的效益是基本相同的，其效益具有同樣的性質(zhì)。檔案計算機管理系統(tǒng)提高辦公效率，提高檔案管理和服務(wù)水平，它帶來的效益具有明顯的社會性。檔案計算機管理系統(tǒng)產(chǎn)生的效益無法簡單的用數(shù)字來衡量，因此說它的效益具有模糊性。同時，其產(chǎn)生的效益并不體現(xiàn)在檔案部門本身，而是分散在其他部門，并且獲得效益的時間有可能延后，所以說，其效益具有分散性和滯后性。

3建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的動力

建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的動力有二，一是外在的，二是內(nèi)在的。外在動力是國家的推進，即國家管理的需要。“從事物發(fā)展的規(guī)律（內(nèi)部特征）上看，檔案管理活動的過程是一個帶有明顯傾向性的過程。在檔案管理活動的發(fā)展過程中，我們不難發(fā)現(xiàn)這樣一條基本線索，那就是檔案管理活動是伴隨著國家管理的發(fā)展而發(fā)生變化的；在相當長的時間內(nèi)，這種變化反映為‘政治—行政’因素對檔案管理活動的直接作用”。可以說檔案管理活動的動力是直接來自國家管理的需要。在社會信息化進程中，檔案計算機管理系統(tǒng)作為檔案管理活動的重要組成部分，能夠把全國的檔案資源都集中在一起，并提供高速便捷的服務(wù)。因此，國家鼓勵各級各類單位建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)，這便是建立檔案計算機管理系統(tǒng)的動力所在。內(nèi)在動力是各單位利益的驅(qū)動。對檔案機構(gòu)而言，好的檔案計算機管理系統(tǒng)不僅能提高辦公效率，而且還能提高用戶的滿意度，樹立良好的公眾形象。對其他單位而言，除了提高辦公效率之外，還可以為本單位創(chuàng)造意想不到的經(jīng)濟效益和為社會帶來巨大的社會效益。

4建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的瓶頸人員

在此主要指缺乏建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的專業(yè)人才。就目前來看，高校檔案專業(yè)的招生對象多是文科學生，計算機課程不是他們的主要課程，這就使得檔案部門的工作人員計算機水平較低。資金。主要是指對檔案計算機管理系統(tǒng)建設(shè)的資金投入不足或是不能合理運用資金。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認識到檔案計算機管理系統(tǒng)的作用，而不予撥款。或是認識到檔案計算機管理系統(tǒng)的重要性，卻沒有合理地運用這筆資金。軟件。主要是針對沒有能力單獨建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的單位，這些單位在購買軟件時，不購買相應(yīng)的實施和維護軟件。這類單位只知道建立一個檔案計算機管理系統(tǒng)，卻忽略了在運行檔案計算機管理系統(tǒng)的過程中對其進行日常維護。規(guī)范與標準。這是指建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)還缺少一些相應(yīng)的規(guī)范與標準。目前，我國對計算機進行自動化處理和管理要達到什么要求，開發(fā)出來的軟件應(yīng)該具備哪些功能，缺乏整體的規(guī)劃。同時對于檔案計算機管理系統(tǒng)需要的統(tǒng)一標準也沒有進行明確的規(guī)定。交流與溝通。這主要是指檔案人員與系統(tǒng)設(shè)計專業(yè)人員缺乏交流與溝通。檔案人員沒有把他們的需求準確地向系統(tǒng)設(shè)計專業(yè)人員表達出來，再加上系統(tǒng)設(shè)計專業(yè)人員一般對檔案工作的業(yè)務(wù)流程并不十分了解，因此，設(shè)計出的檔案計算機管理系統(tǒng)往往不盡如人意。

5建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的突破口

在本文，筆者把建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)的突破口定義為解決建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)瓶頸的方法。對于人員問題，各單位可以加大對檔案人員的培訓(xùn)力度，尤其是計算機方面的知識。還有，便是高薪聘請專業(yè)人員為本單位建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)，視需要來決定長期或短期聘任。對于資金問題，檔案部門主動向上級申請撥款，并以詳細的可行性報告來說服上級，獲得資金。對資金充足的單位來說，最重要的是做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，力爭每一筆資金都用在最合理、最合適的地方。對于軟件問題，各單位在與軟件設(shè)計單位進行交易時，簽署的合同中必須包括負責維護更新這一條款。由同一家單位設(shè)計，并由同一家維護，這有助于提高該設(shè)計單位對系統(tǒng)的把握度，有過合作的經(jīng)驗更方便工作的進行。制定相應(yīng)的規(guī)范與標準并不是短期內(nèi)就可以完成的事情，這需要實踐的積累和時間的沉淀。加強交流與溝通，要求檔案人員和計算機人員共同參與到檔案計算機管理系統(tǒng)的建設(shè)中來，從系統(tǒng)分析到系統(tǒng)設(shè)計再到系統(tǒng)實現(xiàn)，二者都互通有無。事實上，在建設(shè)檔案計算機管理系統(tǒng)過程中，檔案部門已經(jīng)在運用軟件工程的原理進行設(shè)計了，成果也十分明顯。通過以上的論述，筆者希望能夠?qū)δ壳皺n案計算機管理系統(tǒng)的研究有所補充，為檔案計算機管理系統(tǒng)建設(shè)的理論研究盡一份力。

作者：顧穎瑤單位：江蘇信息職業(yè)技術(shù)學院