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一、實物檔案管理中存在的問題

（一）管理體制不健全

實物檔案是在單位各部門的職能活動中形成，因此其歸檔和管理工作需要各個部門積極參與、配合協(xié)調(diào)。由于不少單位沒有明確實物檔案歸口管理部門和工作職責(zé)，沒有完善的實物檔案管理考核細(xì)則及有效的獎懲激勵機(jī)制，各部門之間互相推諉，實物檔案不能及時歸檔現(xiàn)象時常發(fā)生。

（二）歸檔意識薄弱

一方面是不少基層單位各級領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理員對檔案工作內(nèi)容和實物檔案的重要性理解不全面，及時主動歸檔意識不強(qiáng)，另一方面檔案管理人員不主動溝通協(xié)調(diào)，沒有加大實物歸檔宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督力度，采取“你交我收”的被動方式，致使許多有價值的實物散落、缺漏、甚至遺失、損毀，嚴(yán)重影響了實物檔案的數(shù)量和質(zhì)量。

（三）硬件設(shè)施落后

由于實物檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，許多單位對實物檔案潛在價值的認(rèn)識不夠，往往忽視了實物檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)。基層單位普遍存在檔案庫房容量小，設(shè)施設(shè)備不全、檔案柜架緊張的現(xiàn)象，加之實物檔案形態(tài)各異、規(guī)格不同，難以統(tǒng)一擺放標(biāo)準(zhǔn)，使得許多重要的實物檔案疊加堆放，甚至無處可放，既不利于利用，也嚴(yán)重影響了其價值的發(fā)揮。

（四）管理規(guī)范不健全

具體表現(xiàn)在：大多數(shù)單位將榮譽(yù)性實物、印章、字畫等列為實物歸檔范圍，但對特殊的證照等是否需歸檔未作說明，導(dǎo)致了實物檔案種類不夠齊全；實物檔案往往形成于不同時間，不同部門、不同渠道，不少單位沒有對實物歸檔時間提出具體要求，造成實物遺失，損壞等后果；實物檔案分類沒有統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)由于檔案管理人員崗位的變動導(dǎo)致前后不一致。

二、加強(qiáng)實物檔案管理的對策

（一）建立集中統(tǒng)一管理體制

基層單位要統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，明確專門部門及檔案室對單位所有實物檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，主要包括以下幾項內(nèi)容：成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對單位各部門實物檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；建立健全本單位實物檔案管理制度和獎懲機(jī)制；把實物檔案收集和歸檔工作列入各部門和有關(guān)人員工作職責(zé)，并作為年度考核的重要依據(jù)；主動接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷改進(jìn)工作方式方法等。

（二）提高實物及時歸檔意識

各基層單位可以通過定期召開檔案工作會議、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等途徑，加大教育宣傳力度，讓大家充分認(rèn)識到實物檔案是能直接反映本單位成長和發(fā)展軌跡的不可再生的寶貴財產(chǎn)，從而提高單位各級領(lǐng)導(dǎo)及專兼職檔案管理人員的實物檔案歸檔意識。專職檔案人員還要進(jìn)一步加強(qiáng)工作的主動性和責(zé)任心，拓展信息渠道，時刻跟蹤散失在各部門未及時移交的實物檔案去向，并加強(qiáng)與部門間兼職檔案員的溝通和聯(lián)系，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查其做好實物檔案的收集、整理、登記和歸檔工作，使有保存價值的實物檔案盡可能收集齊全。

（三）加強(qiáng)實物檔案硬件設(shè)施建設(shè)

基層單位應(yīng)適當(dāng)加大檔案工作的資金投入，配備實物檔案專用庫房，檔案庫房的建設(shè)要符合防火、防盜、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲等要求，庫房內(nèi)應(yīng)根據(jù)實際需要，配備專柜或?qū)＜?，檔案人員還要積極動手動腦，摸索高效、合理利用庫房空間的最佳途徑的方法，使不同規(guī)格、不同類別的實物檔案既能得到妥善地保管，又便于利用者查找利用。有條件的單位還可設(shè)置陳列室，將反映單位業(yè)績、企業(yè)誠信等的實物檔案原件或復(fù)制品向公眾展示，充分發(fā)揮其宣傳和激勵作用，增強(qiáng)單位的凝聚力。

（四）完善實物檔案管理規(guī)范

檔案管理部門應(yīng)結(jié)合本單位實際工作，制訂和完善實物檔案管理辦法和規(guī)范，提升本單位實物檔案管理水平。

1.要明確實物檔案歸檔范圍。本單位在社會活動中形成的，有保存價值的物質(zhì)實體，不論何種載體，都應(yīng)歸檔。

2.要明確實物檔案歸檔要求。本單位在公務(wù)活動形成的實物，應(yīng)移交檔案管理部門集中統(tǒng)一整理歸檔，其它應(yīng)歸檔實物要保持整潔、完整，最遲于次年與文書檔案同時移交檔案部門，移交時應(yīng)辦理移交手續(xù)。由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實物確需在有關(guān)部門暫時保留的，應(yīng)先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)。

3.要規(guī)范實物檔案的整理。一是規(guī)范實物檔案的分類。實物檔案較多的單位一般根據(jù)實物性質(zhì)分為榮譽(yù)、印信、字畫、紀(jì)念品、牌匾等大類，每個大類下可按照載體再進(jìn)行細(xì)分。實物檔案較少的單位，可以不用分類。二是規(guī)范實物檔案的編號。歸檔的實物應(yīng)以件為單位，按順序編流水號，并在實物的背面粘貼標(biāo)簽，填寫檔號。三是規(guī)范實物檔案目錄的編制。實物檔案目錄還應(yīng)按年度裝訂成冊，以便于查找和利用。

作者：穆梅單位：江蘇省江都水利工程管理處