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一、建筑工程檔案的特點

建設工程檔案是指建設工程的立項審批、可行性驗收、項目評估、論證、勘測、設計、施工、調(diào)試、竣工驗收及改擴建等工作中形成的應當保存的各種文字、圖紙、圖標、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的記錄。隨著工程建設規(guī)模的逐年擴大，提高和監(jiān)督工程質(zhì)量的手段、措施不斷完善，建設工程檔案管理主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

1．建筑工程檔案具有單一獨立性、真實性、適用性等特點。檔案隨著工程建設同步完成的，反映了一個獨立建筑本身的整體性;檔案形成后需要工程質(zhì)量監(jiān)督單位進行竣工驗收，這就需要保證這些資料與工程實體一致;讓檔案考核工程建設、檢查工作建設，讓建筑工程檔案作為建筑的永久原始記錄。

2．建設工程檔案是建設工程質(zhì)量的反映。工程檔案是建設活動的直接產(chǎn)物，全面的反映了工程建設的全過程，對建筑實體具有質(zhì)量責任監(jiān)督作用，一旦建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問題，可以從工程項目資料查找原因。

3．檔案質(zhì)量管理與工程管理相統(tǒng)一。施工單位從工程管理出發(fā)，建立健全建設工程檔案管理質(zhì)量標準，隨著建筑工程的進行，資料收集工作也在進行。防止施工單位在建設初期不注重文件材料收集，到工程完工后，資料收集倉促，簽字、蓋章手續(xù)不全，影響了建設單位竣工備案和交付使用。

二、建筑工程檔案的歸檔范圍

1．綜合性文件資料。為了確保建筑工程檔案收集的全面、準確，必須首先了解檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，了解檔案資料中應收集的文件。在施工前，必須具有上級批準進行施工的文件，還有計劃任務書;地質(zhì)勘查單位提供的地質(zhì)、水文、氣象、地震等勘查文件;相關(guān)政府部門對工程開工的審批文件;工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同等綜合性文件資料。

2．土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。在施工現(xiàn)場，檔案管理人員要深入施工一線，收集施工中的各項文件資料。如開工竣工報告，圖紙會審、變更、技術(shù)交底等材料，項目施工組織設計，監(jiān)理規(guī)劃，工程會議記錄等;施工中所用原材料、半成品的質(zhì)量檢驗證明文件和試驗文件;混凝土、砂漿配合比及試驗報告;隱蔽工程驗收記錄，沉降、位移、變形等觀測記錄等。要保證資料收集工作與施工進度同步，防止施工完成后，資料收集不全、無簽字和蓋章等問題出現(xiàn)。

3．竣工圖。建筑工程檔案資料中包括各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、給排水工程竣工圖、空調(diào)通風工程竣工圖等。

三、建筑工程檔案存在的問題及管理措施

1．存在的問題。

(1)忽視對檔案資料的使用。檔案管理部門忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后，很少利用工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。

(2)忽視了檔案資料對相似工程的作用。對待相似工程，管理者沒有充分發(fā)揮檔案資料的參考作用。

(3)檔案編制人員專業(yè)技能欠缺，沒有認真負責的完成工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規(guī)范，缺乏必要的真實性，不能達到檔案利用的效果。

(4)檔案管理人員對施工現(xiàn)場資料收集不夠重視。檔案管理人員對工作不負責任，不親臨現(xiàn)場了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對施工決預算有一定的影響。

(5)檔案管理人員收集資料倉促，整理、歸檔和移交過程不夠流暢，不能及時將檔案移交給檔案管理部門。

2．管理措施。

(1)建立健全檔案管理制度。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，施工單位必須根據(jù)現(xiàn)場施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中應該明確自己的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作，項目竣工驗收時要完成文件資料的驗收工作，建設遺留問題，保證歸檔質(zhì)量。

(2)進行施工現(xiàn)場辦公工作。檔案管理人員必須跟著施工進度進行資料收集，在工程施工，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工中，必須進行現(xiàn)場監(jiān)督，了解工程進展情況，并做好詳細記錄，使得檔案管理工作走向良性循環(huán)的軌道上來。

(3)建立檔案檢索系統(tǒng)。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門建立了現(xiàn)代化的檔案管理方法，開發(fā)了檔案檢索系統(tǒng)，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時提高了檔案管理部門協(xié)調(diào)工作能力，方便了檔案利用效率。

(4)及時做好傳遞和變更記錄。在施工過程中，可能會遇到設計不合理，無法進行施工而必須進行變更的情況，這就需要檔案管理人員及時進行處理，保證檔案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的變化情況，才能防止這些資料的丟失和損毀。

(5)提高檔案管理人員的素質(zhì)。增強檔案管理人員的素質(zhì)，嚴格履行職責。加強對檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的培訓，讓他們了解檔案收集和管理過程中會形成那些類型的文件，哪些是屬于有保存價值的檔案，使得檔案管理人員有理論、懂技術(shù)、會管理、業(yè)務精，從而提高檔案管理隊伍的管理服務水平，采用科學的管理方法，更好的服務于建設工程檔案管理工作，同時檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容和主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用，提高檔案管理工作的水平。

(6)嚴格把好竣工驗收質(zhì)量關(guān)。嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用?？⒐を炇諘r，建設單位應該按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務必使竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。檔案驗收的重點是檢查項目前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，必須將工程竣工驗收與檔案驗收同步，保證建筑工程檔案符合移交要求。

四、結(jié)語

建筑工程檔案管理工作在工程建設中發(fā)揮著重要的作用，需要各個部門加強配合，采取積極有效的方法和措施，才能提高工程建設檔案的質(zhì)量，使得建筑工程檔案對城市建設發(fā)揮更好的社會效益和經(jīng)濟效益。