略論知識管理對城建檔案的作用
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（一）知識管理理論在城建檔案管理中實施的必要性分析。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，城建檔案管理工作正在實現(xiàn)由靜態(tài)的紙質(zhì)檔案信息存儲向動態(tài)知識元的過渡，需要轉(zhuǎn)變靜止、僵化、固定不變的信息存在方式，實現(xiàn)城建檔案信息的知識化。借助知識管理理論可以把大量的城市建設(shè)檔案無序化的信息進(jìn)行共享、傳播和儲存，使海量的城建檔案信息實現(xiàn)有序化管理；其次，通過知識管理建立城建檔案知識庫，搜集個整理各類有價值的知識信息，增減城建檔案知識儲備；第三，借助知識管理理念可以充分了解和分析城市建設(shè)所面臨的諸多外部環(huán)境，及時發(fā)現(xiàn)城市發(fā)展過程中的新動態(tài)，調(diào)整城建檔案的搜集方式和歸檔目錄，更好地為城市的建設(shè)和發(fā)展提供智力服務(wù)；第四，借助知識管理理論可以充分挖掘現(xiàn)有城建檔案潛在的知識資源，借助信息化的服務(wù)方式，提升城建檔案智能化服務(wù)水平和服務(wù)效益。
（二）知識管理理論在城建檔案管理中實施的可行性分析。城建檔案管理具有檔案管理的一切屬性，檔案管理涵蓋于社會大文化事務(wù)管理中，當(dāng)然也隸屬于知識管理的一部分，是知識管理的一個分支學(xué)科。知識作為當(dāng)代社會發(fā)展過程中的一個典型標(biāo)識，對于推動社會發(fā)展，指導(dǎo)社會經(jīng)濟建設(shè)具有宏觀的規(guī)范與統(tǒng)攝作用，因此，在知識時代邁進(jìn)的形勢之下，借助知識的手段來挖掘潛在的有價值的知識信息對于城市的建設(shè)與發(fā)展來說具有決定性的意義和作用。那么，通過知識管理理論可以挖掘城建檔案組織管理內(nèi)部的知識資源，提高城建檔案的組織與創(chuàng)新能力，以知識創(chuàng)新推動城建檔案的組織管理創(chuàng)新，知識管理在城建檔案管理中的運用就顯得尤為重要了。知識管理在城建檔案建設(shè)中的可行性具體可從以下幾個方面來加以分析：首先，從城建檔案信息屬性的角度來看，城建檔案涉及當(dāng)?shù)氐臍v史、地理、人文、經(jīng)濟、科技、教育、自然資源等諸多信息，這些知識的存儲是一種顯性的知識儲備，對于這些信息的記錄是社會各部門工作人員的一種智慧和勞動的結(jié)晶，其本身與知識管理有著共同的資源基礎(chǔ)；第二，從知識管理現(xiàn)有的研究成果來看，基本形成了一套較為完善的知識管理理論體系，具備了運用該理論形成的技術(shù)和方法。社會各個行業(yè)領(lǐng)域的由于面臨著愈來愈激烈的競爭壓力，這就需要充分發(fā)揮顯性知識和隱性知識管理手段來提升企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，從而對城建檔案信息情報的獲取也就提出了更高的要求，因此，借助知識管理探索城建檔案信息發(fā)展的新的方式和途徑，完善城建檔案工作，為城市建設(shè)提供有價值的競爭情報信息，把握好城市發(fā)展的方向與發(fā)展動態(tài)，提高城市的核心競爭力，制定科學(xué)的城市建設(shè)戰(zhàn)略定位，推動城市的科學(xué)規(guī)劃和建設(shè)提供理論支撐。
二、城建檔案的開發(fā)與利用現(xiàn)狀
城市的建設(shè)和發(fā)展離不開知識的積檔案工作累和文化的積淀，城建檔案的合理開發(fā)與利用才能為城市管理者、城市規(guī)劃部門和城市執(zhí)法部門提供相應(yīng)的參考決策。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，城市快節(jié)奏的生活方式和高速的發(fā)展水平，新生事物的交替更新與快速蛻變，需要掌握更多的新知識、新科技、新文化，城建檔案的有效開發(fā)與利用就顯得尤為重要。加之，近年來城市建設(shè)項目的逐漸增多，城建檔案在管理的過程中也表現(xiàn)出諸多不完善、不規(guī)范之處。從目前我國城建檔案開發(fā)現(xiàn)狀及開發(fā)過程中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
（一）城建檔案建設(shè)中知識的流失。城建檔案建設(shè)過程中知識的流失主要表現(xiàn)在許多檔案知識信息沒有得到及時的搜集、整理、保存和歸檔，特別是一些重要檔案信息的流失不能制定科學(xué)的戰(zhàn)略決策，造成城市的建設(shè)與發(fā)展多走一些不必要的彎路。城建檔案知識的流失還表現(xiàn)在很多檔案資料僅僅存放在檔案館，得不到合理的利用，城建知識得不到廣泛的普及與開展，難以為城市建設(shè)與發(fā)展提供服務(wù)支持。造成城建檔案建設(shè)中知識流失的原因本文分析認(rèn)為主要表現(xiàn)在，首先，城建檔案管理人員缺乏科學(xué)的管理理念和城建檔案積累、搜集的意識，沒有認(rèn)識到城建檔案在城市發(fā)展建設(shè)中的重要作用和意義，以致把城建檔案管理集中在收管和保存上，開發(fā)與利用不足；其次，目前城市建設(shè)管理人員主要是依照“城建檔案保存目錄”來上交檔案，城建檔案管理人員把上交的檔案加以分類存儲，而城建檔案館并沒有深入城市建設(shè)的實際工作，以致造成了大量的城市建設(shè)檔案知識信息的流失。
（二）城建檔案資源結(jié)構(gòu)不合理。我國自改革開放以來，城市化進(jìn)程的不斷加快，城建檔案在未來的城市建設(shè)規(guī)劃中發(fā)揮著越來越重要的作用，但是，我們也應(yīng)該清晰地意識到，在不斷豐富城建檔案館藏內(nèi)容的同時，也造成了資源結(jié)構(gòu)上不合理的問題，具體表現(xiàn)在：第一，空間上的不合理。城市化的過度發(fā)展，城市規(guī)劃建設(shè)發(fā)展迅猛，而一些落后城市和農(nóng)村地區(qū)的建設(shè)規(guī)劃沒有完全走向正規(guī)，導(dǎo)致一些違章亂建的現(xiàn)象突出。另一方面，城建檔案資源空間結(jié)構(gòu)的不合理性還表現(xiàn)在區(qū)域分布不均，東西部城建檔案資源差距較大，造成東西部城市建設(shè)的不協(xié)調(diào)；第二，城建檔案內(nèi)容上的不合理。我國城建檔案建設(shè)過程中多局限于城市的規(guī)劃，建筑的設(shè)計方面的記錄，而缺乏對城市生態(tài)環(huán)境保護(hù)、城市文化內(nèi)涵、城市人文精神等方面資源的開發(fā)，這也是我國城市建設(shè)過程中的生態(tài)嚴(yán)重失衡，城市文化內(nèi)涵的缺失的原因之一，不利于城市建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。
（三）管理流程和知識化手段落后。知識經(jīng)濟和信息化時代的到來，計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域的廣泛實施，大量電子文檔的涌現(xiàn)，城建檔案信息化建設(shè)亦是發(fā)展的大勢所趨。因此，借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)理論與方法，不斷簡化城建檔案管理流程，充分開發(fā)城建檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源庫，推進(jìn)檔案信息資源共享，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和自動化建設(shè)。才目前我國城建檔案的管理流程來看，主要包括：接受檔案資料→檢查資料是否完整→檔案管理員進(jìn)行檔案編碼→借閱檔案資料→檔案歸檔。多局限于傳統(tǒng)手工的方式來完成檔案的收集、存儲、加工處理與歸檔工作，缺乏運用知識化、信息化的手段建立計算機檢索系統(tǒng)來提高城建檔案的管理效率，難以實現(xiàn)不同地域城建檔案的資源共享。
三、基于知識管理的城建檔案合理開發(fā)與利用的具體對策
（一）創(chuàng)新城建檔案管理理論，規(guī)避城建檔案建設(shè)中的知識流失。根據(jù)知識管理理論，本文認(rèn)為城建檔案建設(shè)需要構(gòu)建一個開放的城建檔案知識管理平臺，吸收、利用外部的城建檔案知識信息資源，挖掘更多有價值的檔案知識信息，豐富城建檔案管理知識庫，提高城建管理工作的水平。知識管理理念下的城建檔案資源信息共享以及檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)，實現(xiàn)對城建檔案知識資源的潛在價值的開發(fā)，需要城建檔案管理人員充分了解知識管理服務(wù)的內(nèi)涵與本質(zhì)，實現(xiàn)城建檔案由一般傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)向知識型、技術(shù)型的過渡，充分挖掘城建檔案建設(shè)中的知識信息，做好數(shù)字化管理平臺的開發(fā)與維護(hù)工作，有效規(guī)避城建檔案建設(shè)中的知識流失。
（二）構(gòu)建智能化的城建檔案知識管理系統(tǒng)，規(guī)范城建檔案資源結(jié)構(gòu)。城建檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，由于我國當(dāng)前城建檔案空間結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)不合理的問題，從知識管理的角度，本文建議建設(shè)大規(guī)模、可擴展、可交互操作的分布式的城建檔案海量數(shù)據(jù)庫，不僅可以實現(xiàn)城市內(nèi)部檔案信息共享，也可以實現(xiàn)不同城市之間的方案信息共享，優(yōu)化空間結(jié)構(gòu)，提升城建檔案管理的工作效率、服務(wù)質(zhì)量和市場競爭能力，以及城建檔案知識管理的智能化水平。在城建檔案的管理內(nèi)容結(jié)構(gòu)上，需要從知識應(yīng)用、知識生產(chǎn)、知識資源三個層次上，發(fā)掘城建檔案建設(shè)中的隱性知識，加快城建檔案隱性知識顯性化，并運用應(yīng)用超文本、多媒體技術(shù)、電子加密技術(shù)等手段實現(xiàn)職能化檢索、聯(lián)網(wǎng)查詢以及實時瀏覽服務(wù)，節(jié)省了大量的人力及財力資源。
（三）優(yōu)化城建檔案管理流程，創(chuàng)新知識化管理手段。知識管理理論下城建檔案管理工作思路、工作流程和管理手段與傳統(tǒng)的管理模式相比也發(fā)生著較大程度的轉(zhuǎn)變。首先，為了保障各類文件的安全、可靠，實行多種方法的前端控制，保證各類城建檔案及時、安全地接收，在完成接收與收集以后，再采用高效的知識管理檔案信息處理方式，提高城建檔案信息開放程度，實現(xiàn)城建檔案的社會功能；然后，建立高速掃描系統(tǒng)和地理信息系統(tǒng)，借助掃描、壓縮歸檔及圖像優(yōu)化等數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)的城建檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，也可以借助地理信息系統(tǒng)將城建檔案與城市電子地圖相結(jié)合，便于進(jìn)行城建檔案信息查詢，滿足人們對城建檔案信息的查詢、分析和利用。
作者：曾春梅單位：福建省永安市建設(shè)檔案館
