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退休人員人事檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：大專院校；退休人員；檔案管理；問題；對策

退休人員的檔案的內(nèi)容主要包括退休人員個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治思想、專業(yè)水平、資格認(rèn)證、工作調(diào)動等具體情況，是單位勞動、組織、人事等部門在招聘、分配、培訓(xùn)、考核、選撥任用等工作中形成的文件資料，是全面、真實(shí)反映退休人員情況的主要依據(jù)。因此，做好新時(shí)期大專院校退休人員檔案管理工作具有重要的意義。文章剖析了退休人員檔案管理存在的問題，并提出了幾點(diǎn)改進(jìn)對策，希望為提高退休人員檔案管理水平提供一些參考和思路，更好地推進(jìn)大專院校的檔案管理工作。

一、大專院校退休人員檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏足夠的重視。目前，我國的教育體制改革不斷深入，各大院校的領(lǐng)導(dǎo)管理層將工作重點(diǎn)放在的生源的擴(kuò)招、教學(xué)及科研等方面，而對檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠(yuǎn)、各項(xiàng)資料繁多，整理的工作量很大并且各個(gè)環(huán)節(jié)較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件環(huán)境建設(shè)都不完善，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量偏低，未及時(shí)有效的對檔案進(jìn)行歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。

（二）缺乏行之有效的管理機(jī)制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問題：一是退休人員的檔案仍由學(xué)院檔案室保管，并沒有及時(shí)的移交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)，這就容易出現(xiàn)檔案管理多重化的問題。當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學(xué)校檔案管理部門保管。二是副縣級干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業(yè)技術(shù)檔案仍在原學(xué)院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協(xié)調(diào)上容易出現(xiàn)問題，造成退休人員各項(xiàng)資料的調(diào)查不完整。不同的機(jī)構(gòu)采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開展，無法充分保障退休人員的合法權(quán)益。

（三）管理人員素質(zhì)有待提高（進(jìn)一步加大對從事管理退休檔案人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對檔案管理存在認(rèn)識誤區(qū)，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)態(tài)度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認(rèn)為檔案管理只是簡單的資料擺放，并且采用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理，缺乏現(xiàn)代化管理系統(tǒng)與技術(shù)的專業(yè)知識，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，缺少專業(yè)素養(yǎng)和文化知識，難以滿足新時(shí)期檔案管理建設(shè)的需求。

二、改進(jìn)大專院校退休人員檔案管理的對策

（一）提高對退休人員檔案管理的重視。只有深刻認(rèn)識到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學(xué)校應(yīng)通過各種媒介積極開展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個(gè)組織機(jī)構(gòu)及人員都能深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，使他們充分認(rèn)識到丟失或損壞這些檔案資料，無論是從校方角度來說，還是從某個(gè)人角度來說，都會為其未來的發(fā)展和生活帶來不便。以此來加強(qiáng)對退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護(hù)廣大退休職工的合法權(quán)益。

（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，也是促進(jìn)檔案管理工作高效開展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置的前提下。大專院校應(yīng)提供充足的資金來建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職管理人員，并明確其職責(zé)，規(guī)范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)行信息化的有效管理。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建退休人員檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲到管理系統(tǒng)中，在使用檔案資料時(shí)可通過檢索系統(tǒng)便捷化地調(diào)取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。

（三）加大資金投入。大專院校在經(jīng)費(fèi)中可以劃撥專門用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)，增加退休人員檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷完善其所需的軟、硬件建設(shè)，防止發(fā)生蟲蛀、霉化等問題損壞檔案資料。同時(shí)加強(qiáng)防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實(shí)性和完整性。

（四）增強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)。檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，必須強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)以及專業(yè)業(yè)務(wù)技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過向社會公開招聘檔案管理人員，選擇責(zé)任心強(qiáng)，專業(yè)水平高，政治可靠，素質(zhì)高的工作人員；其次，針對現(xiàn)有管理人員要加強(qiáng)其業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，并建立完善的激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，建立一支高素質(zhì)、高水平的企業(yè)退休人員檔案管理隊(duì)伍，來有效提高退休人員檔案管理工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，針對大專院校退休人員檔案管理工作存在的問題，檔案管理部門應(yīng)提高對退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，并不斷增強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，切實(shí)提高退休人員的檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊波.新形勢下做好退休人員檔案管理工作的重要性分析[J].科學(xué)中國人，2014，04：62.

退休人員人事檔案管理范文第2篇

1．企業(yè)離退休人員電子檔案的種類

目前，全國各級社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過摸索，主要建立了三大類企業(yè)離退休人員的電子檔案。一是企業(yè)離退休人員的人事電子化檔案。就是將每位企業(yè)退休人員的人事檔案，用數(shù)碼相機(jī)逐頁拍照，建立個(gè)人數(shù)碼數(shù)據(jù)檔案，而將原始檔案封存。二是企業(yè)離退休人員個(gè)人基本信息電子化檔案。就是采集企業(yè)離退休人員的姓名、出生年月、工作時(shí)間、退休時(shí)間、退休種類、家庭住址、聯(lián)系電話、社會關(guān)系等基本信息，建立企業(yè)離退休人員基本信息庫，便于企業(yè)離退休人員養(yǎng)老金的調(diào)整和領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認(rèn)證。三企業(yè)離退休人員個(gè)人健康狀況電子化檔案。就是將企業(yè)離退休人員個(gè)人在每次體檢時(shí)的基本信息收集起來，建立起個(gè)人健康狀況電子檔案，有助于提高社會化管理服務(wù)的質(zhì)量。

2.企業(yè)離退休人員電子檔案的優(yōu)勢分析

一是提高辦公效率。一般的企業(yè)退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業(yè)，退休職工也就上千人，若是由原企業(yè)管理完全可以不用電子化。但實(shí)行社會化管理服務(wù)后，一個(gè)社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理的人數(shù)那就是一個(gè)龐大數(shù)字，幾萬人甚至是幾十萬人。要管理服務(wù)好如此眾多的企業(yè)離退休人員，單靠用原始的手工作業(yè)臺帳，顯然是不能適應(yīng)新的形勢的。而建立企業(yè)離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的辦事效率，能夠及時(shí)迅速快捷地為企業(yè)離退休人員提供咨詢、查詢、養(yǎng)老金調(diào)整等社會化管理服務(wù)。

二是有利于加強(qiáng)對企業(yè)離退休人員原始檔案的管理。 企業(yè)離退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動等有保存價(jià)值的文件材料。它是企業(yè)退休人員在職工作期間情況的真實(shí)記錄，是其辦理退休手續(xù)的依據(jù)和調(diào)整養(yǎng)老待遇的原始憑證。近年來隨著老齡化社會的來臨，企業(yè)離退休人員的數(shù)量增長比較快，隨著國有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并以及私有企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門，其人事檔案管理較為混亂，出現(xiàn)遺失、損壞、霉變等。實(shí)行社會化管理服務(wù)后，若沒有好的庫房和設(shè)施，加上人工查詢增多，使檔案容易受損。而將企業(yè)離退休人員的人事檔案經(jīng)過數(shù)碼相機(jī)翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進(jìn)行無菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質(zhì)量，延長保管時(shí)間。非特殊的情況，不再打開封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。

三是可以拓展和提高社全化管理服務(wù)的質(zhì)量。為了防止出現(xiàn)養(yǎng)老金冒領(lǐng)，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)基金安全，每年都要進(jìn)行一至兩次的領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作，任務(wù)重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業(yè)離退休人員基本信息庫，就可能克服很多問題。通過對企業(yè)離退休人員的姓名、頭像、身份證號、居住地、聯(lián)系電話、親屬姓名及聯(lián)系方式等數(shù)據(jù)采集和補(bǔ)充，建立起離退休人員信息數(shù)據(jù)庫，方便進(jìn)行查詢和數(shù)據(jù)管理。有條件的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以通過現(xiàn)場攝像、QQ視頻遠(yuǎn)程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復(fù)印件、傳真件不清晰的問題。這樣對行動不便的離退休人員進(jìn)行認(rèn)證時(shí)能夠有更便捷的手段，提高認(rèn)證的精確度，確保社保基金的安全。

3.企業(yè)離退休人員電子檔案潛在的問題

一是對系統(tǒng)依賴大。原來辦公都是手工作業(yè)，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業(yè)臺帳?，F(xiàn)在辦公都實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時(shí)也帶來一些問題，一旦我們的信息系統(tǒng)出問題，或網(wǎng)絡(luò)受到攻擊，就可能導(dǎo)致辦公癱瘓。從如此眾多的企業(yè)離退休人員的檔案中查找手工作業(yè)臺帳，那將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。

二是存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)。各類企業(yè)離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價(jià)信息，如個(gè)人的身份證號碼、電話號碼、家庭住址、社會關(guān)系等等，一旦流落社會上不法分子手中，就可能會被利用，給個(gè)人和社會帶來一定的危害。

三是容易忽略手工作業(yè)臺帳的保存。有了各類企業(yè)離退休人員的電子檔案，社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作容易依賴系統(tǒng)辦工，有些同學(xué)還會認(rèn)為系統(tǒng)是絕對安全的，對手工作業(yè)臺帳重視不夠。

4.企業(yè)離退休人員電子檔案管理的幾點(diǎn)措施

一是嚴(yán)格接程序建立企業(yè)離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時(shí)，要有手工作業(yè)臺帳，并將退休人員檔案基礎(chǔ)信息錄入計(jì)算機(jī)，以方便檔案的查閱、管理，做到當(dāng)天接收的檔案當(dāng)天錄入，當(dāng)天上架，當(dāng)天可以進(jìn)行信息查詢。建立電子檔案時(shí)要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務(wù)查詢的原則，結(jié)合對外服務(wù)工作中遇到的新情況，適時(shí)增減掃描內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，提高了電子檔案的利用率。

二是做好數(shù)據(jù)備份和檔案盤點(diǎn)。按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對移交表、協(xié)議書等進(jìn)行專門裝訂存放，對錄入、掃描的電子信息進(jìn)行了計(jì)算機(jī)硬盤和光盤備份，以此保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)安全。為規(guī)范庫房管理，還要定期對庫存檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保了檔案管理“零差錯(cuò)”。

退休人員人事檔案管理范文第3篇

【關(guān)鍵詞】人力資源管理 退休 檔案管理體系

一、辦理退休申報(bào)過程中出現(xiàn)的現(xiàn)象

（1）檔案模糊致使出生日期難以認(rèn)定。在山東省相關(guān)人員來油田鑒定退休職工檔案過程中出現(xiàn)過以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認(rèn)定，2010年省相關(guān)鑒定人員認(rèn)定該退休職工的退休日期應(yīng)該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時(shí)，該退休人員的退休日期又被認(rèn)定為2010年的某月，前后認(rèn)定的出生日期不同，該職工的退休時(shí)間也出現(xiàn)了不同，這樣對于單位和職工來說都造成了麻煩，與職工的協(xié)調(diào)工作不好做。

（2）檔案資料不全工作時(shí)間不好認(rèn)定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應(yīng)的資料，例如每年辦理退休時(shí)都會有一些退休職工的工作時(shí)間不好認(rèn)定，多數(shù)發(fā)生在赤腳醫(yī)生、下鄉(xiāng)知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發(fā)生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發(fā)生。

從以上兩個(gè)案例來看，檔案管理工作是關(guān)系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務(wù)，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。

二、申報(bào)退休遇到問題的原因分析

（1）表象原因。一是由于歷史原因?qū)е碌穆毠さ臋n案不全，或者丟失檔案。遇到這種問題是比較難解決的，因?yàn)槁毠すぷ髌陂g，或多或少的都有過工作單位變動情況，有些單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時(shí)補(bǔ)充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調(diào)動時(shí)極易導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整，跟不上個(gè)人經(jīng)歷變化，職工個(gè)人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時(shí)也就到了退休的年齡，而崗位變動是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導(dǎo)致了職工的出生日期和工作時(shí)間難以斷定或者和職工本人的認(rèn)定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數(shù)單位沒有專職人員分管人事檔案工作，檔案長期無人整理，沒有經(jīng)過嚴(yán)格鑒定，個(gè)別職工的檔案有涂改現(xiàn)象，人事檔案中工作經(jīng)歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。

（2）本質(zhì)原因。在辦理職工退休中出現(xiàn)的各種現(xiàn)象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環(huán)節(jié)嚴(yán)重不規(guī)范所導(dǎo)致的結(jié)果。過去將創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，沒有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高，個(gè)人檔案意識更是薄弱，“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重等原因?qū)е铝巳耸聶n案出現(xiàn)各種問題，并且這一現(xiàn)象仍然還沒有徹底改變，可見人事檔案管理仍然需要關(guān)注，建立全局意識的人事檔案管理體系是必要的。

三、建立人事檔案管理體系

（1）加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識。檔案是職工退休時(shí)的基本依據(jù)，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導(dǎo)致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對檔案管理重要性的認(rèn)知程度，配備符合規(guī)定的軟硬件設(shè)施，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定確保人事檔案管理的規(guī)范性、提高檔案的質(zhì)量和檔案信息的安全性。

（2）建立專職檔案管理隊(duì)伍。當(dāng)前油田部分單位檔案管理不規(guī)范，受到缺員的影響沒有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數(shù)職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環(huán)節(jié)。材料入檔不及時(shí)，借檔、查檔程序不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。

（3）加大檔案管理的培訓(xùn)工作。各單位檔案管理隊(duì)伍狀況、素質(zhì)參差不齊，專門學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員不多，因此油田應(yīng)該適當(dāng)?shù)慕M織檔案管理人員進(jìn)行適時(shí)培訓(xùn)，提高各單位檔案管理人員的基本素質(zhì)，在油田范圍內(nèi)建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，為高質(zhì)量的檔案管理提供基本的人力保障。

（4）建立職工知悉人事檔案的相關(guān)機(jī)制。長期以來，人們認(rèn)為人事檔案屬于保密內(nèi)容，除了負(fù)責(zé)保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個(gè)人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個(gè)人經(jīng)歷和德才能績的客觀記錄，應(yīng)當(dāng)對職工公開、透明，每個(gè)職工也都有權(quán)利知曉自己檔案的內(nèi)容狀況和保管狀況，讓職工及時(shí)知道檔案中缺少了那些材料，及時(shí)補(bǔ)救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時(shí)也提高了檔案管理的質(zhì)量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關(guān)職工知悉人事檔案的機(jī)制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質(zhì)量，避免出現(xiàn)十幾年之后才發(fā)現(xiàn)檔案缺失的現(xiàn)象。同時(shí)應(yīng)該重點(diǎn)考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問題，以及維護(hù)職工的隱私權(quán)，有條件的開放部分相關(guān)信息，

（5）建立人事檔案監(jiān)督檢查機(jī)制。人事檔案管理工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，必須要有一個(gè)多層面、立體化的監(jiān)測考評制度，檢查機(jī)制可以起到督促作用，是高質(zhì)量人事檔案管理的輔助工具，因此周期或者不定期的對各單位檔案進(jìn)行檢查、抽查，可以確保人事檔案管理的及時(shí)性和規(guī)范性，提高職工人事檔案的質(zhì)量，狠抓落實(shí)。

退休人員人事檔案管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化管理；創(chuàng)新；策略

高校對人事檔案的信息化管理，是當(dāng)今時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是辦公自動化系統(tǒng)不可缺少的重要環(huán)節(jié)。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，各個(gè)高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作都依據(jù)各自實(shí)際情況，取得了一定的進(jìn)展，但在實(shí)施過程當(dāng)中還存在著一些問題。

一、高校人事檔案的內(nèi)涵及特征

（一）人事檔案的概念。人事檔案是機(jī)關(guān)、單位準(zhǔn)確記錄和反映一個(gè)人成長歷練、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的文件材料，是個(gè)人信息的儲備庫，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學(xué)歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個(gè)人提供最有利依據(jù)。

（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、流動性、機(jī)密性四個(gè)特征。

1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個(gè)社會人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學(xué)歷學(xué)籍檔案、專業(yè)學(xué)習(xí)情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務(wù)任免決定、評優(yōu)決定、職稱評聘材料、入團(tuán)入黨申請書，因此具有全面性特征，它既能如實(shí)記錄每個(gè)員工的個(gè)人信息，又能從側(cè)面概括出員工工作經(jīng)歷及全貌。

2.人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性特征。人事檔案是由各級人事、組織、勞動各部門，在現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據(jù)個(gè)人崗位職責(zé)的現(xiàn)實(shí)分工，真實(shí)記錄員工在工作、學(xué)習(xí)過程中所產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)狀況，按檔案管理要求和規(guī)范組建個(gè)人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評定方面及時(shí)提供和反映真實(shí)顯而易見的情況，凸顯人事檔案的現(xiàn)實(shí)性特征。

3.人員檔案兼具流動性的特點(diǎn)。人才市場是流動的，人才也是流動的，人事檔案更具有流動性的特點(diǎn)。如今高校人才流動頻繁，對人事檔案的管理和利用也要順應(yīng)時(shí)代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調(diào)動到何處，檔案一定要同隨調(diào)人員一道，轉(zhuǎn)入到新的主管接收單位，在職人員到規(guī)定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會相應(yīng)發(fā)生變化，因此在保管過程中一定要嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行整理收集。

4.人事檔案管理內(nèi)容的機(jī)密性。人事檔案對于個(gè)人和各個(gè)單位都十分重要，具有機(jī)密性特征。因此對于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責(zé)任心，還要恪守檔案的保密制度，對涉及到個(gè)人和單位的人事檔案的內(nèi)容，不管在任何場合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴(yán)格按制度規(guī)定審批和登記程序，對查閱事項(xiàng)辦理登記手續(xù)。

二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性

高校人事檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理人才的重要手段。一個(gè)學(xué)校的人事工作水平的高低直接關(guān)系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過人事檔案工作對預(yù)選人員進(jìn)行有計(jì)劃地篩選、調(diào)配、考核、聘任直至對其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設(shè)是今后人事檔案工作的重點(diǎn)，信息化建設(shè)既能為高校選用人才提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)，又為加強(qiáng)高校的教學(xué)與科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

傳統(tǒng)人事檔案主要以手工操作與紙質(zhì)管理為主，由單位專門人員對所需表格、資料進(jìn)行手工填報(bào)、整理，為今后提供服務(wù)利用，隨著現(xiàn)階段檔案信息量的急劇增加，還繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理不僅勞動強(qiáng)度大，而且效率低，還容易造成差錯(cuò)率的增加。為適應(yīng)形勢所需，需要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)方法，創(chuàng)新人事檔案管理工作方法、轉(zhuǎn)變管理理念，提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，及時(shí)將原始人事檔案材料通過掃描、刻錄，逐一錄入計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，并建立相應(yīng)的個(gè)人檔案文件夾、目錄，實(shí)行個(gè)人人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，對今后的及時(shí)查閱提供便利條件，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提高檔案的利用率，更好地促進(jìn)對高校人事檔案的服務(wù)利用。

三、人事檔案管理存在的弊端

高校的人事檔案信息管理工作都會大量運(yùn)用到計(jì)算機(jī)，但由于目前所建的人事檔案系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫功能各有不同，很難實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。

（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業(yè)的發(fā)展對原始的檔案信息采編方法是一個(gè)較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應(yīng)人事檔案事業(yè)發(fā)展的要求，都需要得到進(jìn)一步改進(jìn)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識都不是很高，因此會造成對檔案信息工作采編整理不規(guī)范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應(yīng)社會對人事檔案的查閱利用。

（二）人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)較為薄弱。大多數(shù)單位的人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績，領(lǐng)導(dǎo)對此項(xiàng)工作不太重視，對檔案管理工作的投入就會極少，基礎(chǔ)設(shè)施也得不到有效的改善，會直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發(fā)揮。

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退休人員人事檔案管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化；問題及對策

人事檔案管理工作的關(guān)鍵是建立科學(xué)合理健全的人事檔案管理制度，大體可以分為人事材料歸檔制度、查驗(yàn)核實(shí)制度、檔案資料傳遞制度、保密制度和統(tǒng)計(jì)制度五部分。這其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都對人事檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。其中，最為重要的查驗(yàn)核實(shí)制度不僅僅是指對于人事檔案資料真實(shí)性、完整性的核查。人事檔案信息化管理能夠提高管理效率和檔案使用，具有重要的研究意義。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理分析

（一）人事檔案管理存在的問題。從事人事檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員不僅應(yīng)具備較高的檔案管理技能，同時(shí)對于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求較高。現(xiàn)實(shí)中從事檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)主業(yè)出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)多數(shù)僅限于簡單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。由此導(dǎo)致在建設(shè)信息化的人事檔案過程中，不能快速準(zhǔn)確地完成信息的檢索和錄入。信息化建設(shè)過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)是難以規(guī)避的存在，這也是進(jìn)行檔案管理所必需承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。在信息化人事檔案的建設(shè)中，一旦發(fā)生信息泄露，將造成更為嚴(yán)重的后果?，F(xiàn)階段對于人事檔案管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識不足，存在的安全隱患較多。體制機(jī)制問題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，人事檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了人事檔案管理工作無法高效運(yùn)行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動力。在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》已經(jīng)頒布并實(shí)施了一段時(shí)間，但是落實(shí)不足，也沒有相關(guān)的檔案管理細(xì)則以供參考。因此很多單位內(nèi)部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)的前提下，人事檔案信息化建設(shè)長期停步不前，多數(shù)單位的人事檔案信息化建設(shè)停留在口號中并沒有落實(shí)在具體的實(shí)踐上。

（二）人事檔案信息化管理的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時(shí)期發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案管理和保存難度大，而且更新不及時(shí)，人事調(diào)整，人員成果不能及時(shí)反映到紙質(zhì)檔案上，導(dǎo)致人事檔案陳舊，信息準(zhǔn)確性不高，而且難以對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行全面監(jiān)控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現(xiàn)象難以杜絕。實(shí)現(xiàn)人事的信息化管理，不僅可以及時(shí)更新人事檔案，提高人事檔案的準(zhǔn)確性，而且可以提高檔案管理的安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢、檢索效率低，而且反復(fù)查閱還會造成對紙質(zhì)檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，建立相應(yīng)的人事檔案信息庫及檢索目錄，可以大大提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，節(jié)省人力、物力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質(zhì)檔案的作用在人力資源的管理中經(jīng)常被忽略。但是經(jīng)過信息化建設(shè)的檔案管理能實(shí)現(xiàn)快速的信息篩選和分類對比，完成多個(gè)角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調(diào)整和人力資源配制提供依據(jù)。與此同時(shí)，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協(xié)調(diào)工作可以有效地提高整體工作效率，對于提高資源的整合能力具有突出作用。

二、人事檔案信息化建設(shè)措施分析

（一）增強(qiáng)安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限。其次，無關(guān)移動存儲器不能與信息存儲計(jì)算機(jī)鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進(jìn)行定期升級。最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體來看應(yīng)制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度和懲罰手段，明確具體負(fù)責(zé)人的責(zé)任和義務(wù)，落實(shí)安全責(zé)任制。

（二）重視系統(tǒng)的定期維護(hù)。人事檔案的信息化管理是一個(gè)動態(tài)的過程，在此過程中需要對其進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，需要做到以下幾點(diǎn)：首先，信息錄入完整詳細(xì)，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎(chǔ)。其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識，委派專職人員對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息更新和系統(tǒng)維護(hù)，人員變動和成長都是一個(gè)不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。

（三）重視人事檔案的利用。人事檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個(gè)部分：人事信息收集和統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計(jì)分析。在信息收集和統(tǒng)計(jì)過程中應(yīng)對工作人員按照工作性質(zhì)進(jìn)行分類，并按照姓氏和編號分類，然后依據(jù)人事部門和組織部門在人員入職、培養(yǎng)和工作中的具體表現(xiàn)建立個(gè)人電子檔案，主要包括學(xué)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力和獎(jiǎng)懲情況等。便于在后期的工作人員職稱評定和升遷中進(jìn)行比對、同時(shí)在離退休人員辦理手續(xù)的過程中也能提供全面詳盡的信息。

三、結(jié)語

人事檔案的信息化進(jìn)程不是一蹴而就的，需要各級單位負(fù)責(zé)人提高認(rèn)識，同時(shí)在管理的體制機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新，增強(qiáng)安全性、重視系統(tǒng)維護(hù)、充分開發(fā)利用等是今后人事檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)領(lǐng)域。

【參考文獻(xiàn)】

[1]唐書怡.人事檔案信息化建設(shè)探析[J].黑龍江科技信息，2015(22).