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檔案數(shù)字化工作要求范文第1篇

(一)對城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識不全面,觀念落后

城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價(jià)值。如果對城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識不全面,對計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識;不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

(二)基礎(chǔ)條件限制,對城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響

城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。

(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對檔案數(shù)字化工作的。這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。

(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。

(五)安全問題直接影響

城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個(gè)方面,其一是加工過程中對實(shí)體城建檔案的安全問題,其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。

二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對策

(一)采取措施保障

城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?；A(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃時(shí),同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃

1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研

館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。

2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇

城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個(gè)城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時(shí)只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時(shí)加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍

城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對城建檔案數(shù)字化對象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價(jià)值性原則。價(jià)值原則主要指“應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價(jià)值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個(gè)加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。

4.依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲容量發(fā)展到T時(shí)代;用戶對數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)

提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時(shí),注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用能力。針對他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識,以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時(shí),加強(qiáng)城建檔案工作安全意識方面的教育。

6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查;對城建檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識。

(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作

城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價(jià)值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對象。

(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度

城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對下一環(huán)節(jié)和整個(gè)加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實(shí)際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)一致。

(五)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評估

城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對出現(xiàn)的問題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展。總體驗(yàn)收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個(gè)數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評價(jià)指標(biāo)、評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測試和評價(jià)。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個(gè)重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號、頁號等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對城建檔案信息進(jìn)行描述?？梢员憩F(xiàn)城建檔案文件的來源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價(jià)值。特別是對主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^主題標(biāo)引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。

三、結(jié)束

檔案數(shù)字化工作要求范文第2篇

隨著水利建設(shè)迎來跨越式發(fā)展的同時(shí)，形成了大量具有重要保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙、聲像、實(shí)物等資料，以桐鄉(xiāng)市水利局為例，現(xiàn)擁有室藏六大門類傳統(tǒng)檔案，涉及文書、科技、行政執(zhí)法、水資源、會計(jì)、特種載體等方面，是桐鄉(xiāng)水利建設(shè)成果的歷史記錄，也是未來水利事業(yè)更大發(fā)展的重要信息資源和決策依據(jù)。

隨著信息技術(shù)的普及，對檔案的傳統(tǒng)管理模式和利用方式提出了挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)變水利檔案傳統(tǒng)工作理念和管理模式勢在必行，桐鄉(xiāng)市水利局檔案室緊跟數(shù)字化建設(shè)步伐，已完成室藏檔案數(shù)字化案卷級、文件級全文掃描并掛接圖像?，F(xiàn)結(jié)合檔案工作實(shí)際，談?wù)勊麢n案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)施。

一、實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的前期工作

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的保障

任何工作的開展都離不開領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，水利檔案數(shù)字化也一樣，局領(lǐng)導(dǎo)具備良好檔案意識，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，完善檔案數(shù)字化管理制度和工作流程規(guī)范，使檔案數(shù)字化工作有章可循；在日常工作中，促進(jìn)檔案數(shù)字化工作與其他業(yè)務(wù)科室工作同計(jì)劃、同布置、同落實(shí)、同考核，把檔案數(shù)字化工作納入全局工作計(jì)劃，作為年度工作考核內(nèi)容，列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

2.因地制宜，制定實(shí)施方案是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的前提

水利檔案數(shù)字化建設(shè)是為了更好地管理和利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息的快捷傳遞、方便利用等優(yōu)勢，由于水利工程檔案數(shù)量大、形式多，只有推行檔案數(shù)字化建設(shè)，才能有效地保護(hù)傳統(tǒng)載體檔案原件。我們對室藏存量保管期限在永久、長期的檔案摸底統(tǒng)計(jì)，約有19多萬頁需要數(shù)字化，如此巨大的工作量僅靠本局檔案員是難以完成的。我們制定“自建與外包相結(jié)合”的方案：（1）目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和新增檔案全文數(shù)字化由局檔案室負(fù)責(zé)；（2）存量檔案數(shù)字化全文掃描采用外包方式；（3）目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫兩方面同步建設(shè)；（4）為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，要求外包方在數(shù)字化過程中嚴(yán)格遵守《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。

3.加強(qiáng)投入，完善設(shè)施是實(shí)施水利檔案數(shù)字化工作的后盾

水利檔案數(shù)字化需要一個(gè)比較長的過程，我們根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立了檔案數(shù)字化專項(xiàng)資金；引進(jìn)了“龍宇”網(wǎng)絡(luò)版數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，搭建了科室之間的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，在檔案信息輸入、處理和輸出、登記備份過程中實(shí)現(xiàn)同步數(shù)字化，在獲得許可權(quán)限下還可通過網(wǎng)絡(luò)查閱檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享；硬件方面：建成了符合安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的微機(jī)房，配置了檔案專用服務(wù)器、更新了計(jì)算機(jī)、高性能雙面打印機(jī)、高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化檔案辦公設(shè)備，確保檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。

二、水利檔案數(shù)字化工作的實(shí)施

1.建立統(tǒng)一規(guī)范體系

將室藏檔案數(shù)字化工作質(zhì)量落實(shí)到每個(gè)環(huán)節(jié)，對六大門類檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范實(shí)行統(tǒng)一，按照《桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）的通知》、《桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）》的要求，確定工作流程：各業(yè)務(wù)科室形成的數(shù)字檔案由各科室按分類號在龍宇軟件中錄入案卷目錄及卷內(nèi)目錄，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號；設(shè)定掃描技術(shù)要求：永久或長期保存的采用彩色模式掃描、普通文件采用黑白二色，分辨率選擇200dpi；一般紙質(zhì)過薄或超厚的采用平板掃描，紙張狀況好的采用高速掃描方式以提高工作效率；圖像先掃成JPG格式，經(jīng)過圖像處理之后，采用多頁tiff格式存儲；用于批量掛接代替原件保存、利用及移交綜合檔案室。保證水利檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。

2.建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫

加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，建立準(zhǔn)確完整的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。一是按照局檔案分類方案，按目錄進(jìn)行規(guī)范條目錄入，共錄入電子目錄 2.6萬條，基本實(shí)現(xiàn)室藏檔案目錄機(jī)檢，滿足快速檢索利用的需要；二是對2001年以來室藏的永久、長期（30年）檔案利用外包方式進(jìn)行掃描和掛接，共完成全文掃描掃描19.7萬幅，并全部在桐鄉(xiāng)市檔案局進(jìn)行了登記備份；三是加強(qiáng)數(shù)字化工作質(zhì)量控制，在檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)校對、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫時(shí)層層把關(guān)，確保掃描件符合桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范的要求，目錄數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確無誤，使檔案查詢效率高、使用方便快捷，提升檔案信息資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的水平。

3.建立數(shù)字化后期保障機(jī)制

檔案數(shù)字化工作要求范文第3篇

一、成立數(shù)字化工作小組

數(shù)字化工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，不是說有了人、設(shè)備和館藏就可以順利的開展數(shù)字化工作了，其中涉及到諸如數(shù)字化范圍的確定、相關(guān)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的確立以及檔案中的知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)的界定、存儲格式和長久保存等問題，因而必須成立專門的工作小組來統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字化工作并解決數(shù)字化過程中會遇到的一系列問題，小組的成員必須包括熟悉館藏和利用情況的工作人員、相關(guān)技術(shù)人員和法律人才等等。

二、確定數(shù)字化的范圍

由于歸檔范圍制定的比較寬泛，同時(shí)各個(gè)檔案館對接收檔案的數(shù)量也沒有限制，因而在中國，檔案的進(jìn)館率高達(dá)60％-70％，而在美國則僅有3％-5％。有此可以看出，中國檔案館館藏量是很大很豐富的，同時(shí)也不排斥一些資源重復(fù)建設(shè)和沒有進(jìn)館價(jià)值的檔案的存在，因此，如果對所有的館藏都進(jìn)行數(shù)字化，不僅會使其工作量和投資規(guī)模在整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)中占很大比重，同時(shí)也會使得數(shù)字檔案館建設(shè)在很長時(shí)間內(nèi)都會局限在檔案數(shù)字化工作中，這樣數(shù)字化工作所產(chǎn)生的實(shí)際效益和其大筆投入就會形成鮮明對比。

事實(shí)上，檔案數(shù)字化的目的不外乎兩點(diǎn)：即保護(hù)和利用。無論出于何種目的，都只需要進(jìn)行有限范圍的數(shù)字化工作。需要用數(shù)字化副本的方式加以特別保護(hù)的瀕危檔案只是少數(shù)，況且這種方式也無法從根本上解決這類檔案的長久保管問題，受數(shù)字載體物理壽命和技術(shù)壽命的限制，這些瀕危檔案的數(shù)字化副本可能比其原件更加脆弱；至于為建立數(shù)字檔案館、便于利用而進(jìn)行數(shù)字化，則必須從實(shí)際利用率的角度對擬數(shù)字化檔案進(jìn)行投入效益分析，畢竟在數(shù)字檔案的壽命期內(nèi)其網(wǎng)絡(luò)利用頻度足以抵償其不菲成本的也只是少數(shù)。由上可以看出，沒有必要對所有非數(shù)字館藏進(jìn)行數(shù)字化。

筆者認(rèn)為，數(shù)字化工作小組要根據(jù)館藏特色和利用統(tǒng)計(jì)等本館的實(shí)際情況來確定數(shù)字化的范圍，可以把選擇的角度確定在四個(gè)方面：一、對最能體現(xiàn)檔案館館藏特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化；二、對檔案館中最為珍貴的檔案進(jìn)行數(shù)字化；三、對館藏檔案中咨詢和利用頻率最高的檔案進(jìn)行數(shù)字化；四、對瀕危、經(jīng)過鑒定確認(rèn)具有極其重要保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

確立數(shù)字化范圍的工作，絲毫不比數(shù)字化轉(zhuǎn)換存儲和保管維護(hù)工作輕松，有時(shí)可能需要對每份文件進(jìn)行再次鑒定，同時(shí)，在此過程中，收集、整理、保管、鑒定和利用等環(huán)節(jié)中存在的一些問題也會暴露出來，這些問題的解決也是要在此階段完成的。這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對隨后開展的工作而言，是質(zhì)量的保障，也是提高效率的基礎(chǔ)，是不容忽視的。

三、不能忽視檔案數(shù)字化時(shí)涉及的著作權(quán)保護(hù)問題

數(shù)字檔案館在資源采集、加工、利用和網(wǎng)絡(luò)傳播等過程中會涉及到一系列法律問題，比如公民的知情權(quán)、檔案所有者和產(chǎn)權(quán)人的知識產(chǎn)權(quán)以及隱私權(quán)等。其實(shí)，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作時(shí)也會涉及到著作權(quán)問題，這點(diǎn)人們通常在數(shù)字檔案館的利用階段或是發(fā)生糾紛時(shí)才開始關(guān)注。筆者認(rèn)為，在數(shù)字化工作開展之前，檔案著作權(quán)問題就應(yīng)當(dāng)引起關(guān)注。

檔案數(shù)字化權(quán)是檔案著作權(quán)人專有的一項(xiàng)權(quán)利，在1999年12月國家版權(quán)局頒發(fā)的《關(guān)于制作數(shù)字化制品的著作權(quán)規(guī)定》中規(guī)定：“將已有的作品制成數(shù)字化制品，不論已有作品以何種形式表現(xiàn)和固定，都屬于復(fù)制行為”，而復(fù)制權(quán)是著作權(quán)人的專有權(quán)，由此可見數(shù)字化權(quán)的專有權(quán)地位已得到國家權(quán)威部門的確認(rèn)，不容更改。在進(jìn)行數(shù)字化工作之前，數(shù)字化工作小組需要按照相關(guān)法律規(guī)定，對待數(shù)字化檔案的著作權(quán)所有者進(jìn)行界定，合法取得檔案數(shù)字化權(quán)。

首先，要區(qū)分待數(shù)字化的檔案是否受著作權(quán)法保護(hù)。

一方面，著作權(quán)法所稱作品，是指文學(xué)、藝術(shù)和科學(xué)領(lǐng)域內(nèi)具有獨(dú)創(chuàng)性并能以某種形式復(fù)制的智力成果。根據(jù)著作權(quán)法的有關(guān)規(guī)定，在檔案館中有大量具有著作權(quán)意義的作品檔案，如立檔單位的年鑒、產(chǎn)品工藝設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、個(gè)人生活中的聲像材料等等。這些都是受著作權(quán)法保護(hù)的客體，但也是社會感興趣、利用率較高的檔案。檔案館不能因?yàn)橹鳈?quán)問題而剝奪了人們的利用權(quán)利，這就造成了著作權(quán)和公民知情權(quán)的矛盾。另一方面，根據(jù)著作權(quán)法規(guī)定，法律法規(guī)等不享有著作權(quán)保護(hù)的、超過著作權(quán)保護(hù)期的、著作權(quán)保護(hù)地域范圍以外的檔案資源不需要考慮著作權(quán)問題。因而，區(qū)分待數(shù)字化的檔案是否受著作權(quán)法保護(hù)后，就可以集中力量解決那些受著作權(quán)保護(hù)的檔案所涉及到的問題。

其次，在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)要區(qū)分哪些行為是“合理使用”，哪些不屬于“合理使用”。

我國著作權(quán)法規(guī)定“圖書館、檔案館、紀(jì)念館、博物館、美術(shù)館等為陳列或者保存版本的需要，復(fù)制本館收藏的作品”，屬于合理使用作品；這就說明如果數(shù)字化的目的是為了陳列或者保存檔案，則屬于合理使用。如果檔案館對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，不僅是為了保存版本的需要，而且是為了建立數(shù)字檔案館，便于網(wǎng)上利用，事實(shí)上就可能超出了合理使用的范圍，這就要按照著作權(quán)法的規(guī)定采取相應(yīng)的措施。

第三，在數(shù)字化的過程中，要區(qū)分是直接轉(zhuǎn)化行為還是二次加工的編研行為。

所謂直接轉(zhuǎn)化，就是通過掃描等技術(shù)手段將原始檔案信息數(shù)字化的行為。處理后的數(shù)字化檔案無論從視覺感知還是信息內(nèi)容都是與檔案原件保持高度一致的，數(shù)字化工作者并沒有進(jìn)行創(chuàng)作性的智力勞動，所以這種數(shù)字化的行為，可認(rèn)定為復(fù)制行為，因而可以按照有關(guān)復(fù)制行為的法律規(guī)定來保護(hù)相應(yīng)的著作權(quán)。

所謂二次加工，就是將檔案按照國家規(guī)定、社會需求、工作要求和一定的編排體例進(jìn)行適當(dāng)編輯加工的數(shù)字化工作。這時(shí)的數(shù)字化行為已經(jīng)不是復(fù)制的行為，屬于數(shù)字化手段下的檔案編研的范疇。在此過程中，要同時(shí)注意兩方面的著作權(quán)保護(hù)問題：一方面，對原始檔案進(jìn)行利用、刪減、更改的過程，要按照《檔案法》和《檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行，同時(shí)要依據(jù)著作權(quán)法的規(guī)定保護(hù)檔案作者的有關(guān)權(quán)利；另一方面檔案工作者的編撰活動也付出了自身的智力勞動，依據(jù)法律規(guī)定，對數(shù)字化后的檔案信息應(yīng)享有相應(yīng)權(quán)利，也要對照著作權(quán)法的規(guī)定予以確認(rèn)。

數(shù)字化工作是建立數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)性工作，數(shù)字內(nèi)容對數(shù)字檔案館來說是至關(guān)重要的，可以說是日后檔案館良好運(yùn)行的一個(gè)保障，因而各級檔案館在建立數(shù)字檔案館時(shí)，應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化工作作為數(shù)字檔案館總體規(guī)劃的一個(gè)重要組成部分，而在數(shù)字化之前應(yīng)該做好必要的準(zhǔn)備工作。

參考文獻(xiàn)

1、羅軍：《論檔案信息資源開發(fā)中的著作權(quán)保護(hù)》，《檔案與建設(shè)》，2002(4)。

2、戴定麗：《試論數(shù)字檔案館建設(shè)中的版權(quán)問題》，《檔案》，2002(3)。

3、賈妹：《數(shù)字檔案館與著作權(quán)問題初探》，中國期刊網(wǎng)。

4、鄒悅：《數(shù)字檔案資源建設(shè)中的著作權(quán)問題研究》，中國期刊網(wǎng)。

檔案數(shù)字化工作要求范文第4篇

關(guān)鍵詞：檔案信息化；安全控制；思考

中圖分類號：TB

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1672-3198（2012）08-0181-02

1 檔案信息化安全控制工作的意義

檔案信息化安全控制是通過對檔案數(shù)字化過程中存在的不安全因素和潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)先分析，從技術(shù)和管理上采取措施，根據(jù)工作中人、物、環(huán)境等因素的運(yùn)動規(guī)律，避免安全事故發(fā)生的行為過程。

2 檔案信息化工作存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)

（1）保密安全責(zé)任意識不強(qiáng)。在開展檔案信息化建設(shè)工作中，一些單位保密安全責(zé)任意識薄弱，對做好保密安全工作不夠重視，相關(guān)保密安全制度缺位或者不健全、不完善，工作中也存在對保密安全制度執(zhí)行不嚴(yán)格的問題。一些單位對工作人員做好保密安全教育和管理的力度不夠，檢查監(jiān)督工作弱化，部分工作人員存在“見密不知密、知密不保密”的現(xiàn)象。

（2）工作中造成對實(shí)體檔案或檔案信息資源的損害。在開展檔案信息化工作過程中，受主客觀因素影響會出現(xiàn)丟失、污染、破損、斷裂檔案原件，刪除、篡改檔案信息等問題，尤其是館藏年代久遠(yuǎn)的部分珍貴歷史檔案在工作中更容易遭受破壞，造成無可挽回的損失。

（3）網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)存在安全隱患。有些單位在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)建設(shè)初期考慮不周，使用時(shí)也沒有將保密安全放在首位。信息系統(tǒng)本身的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等有關(guān)設(shè)備、部件、軟件在技術(shù)上的某些不完善也存在不安全因素。比如沒有按照保密要求建設(shè)檔案信息系統(tǒng)，沒有將存儲、處理、傳遞檔案信息的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)按照保密要求進(jìn)行物理隔離和管理，造成泄密隱患等。另外信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件中的不安全漏洞，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在工作中產(chǎn)生的電磁泄露，對存儲過秘密信息的計(jì)算機(jī)及介質(zhì)沒有按照保密規(guī)定進(jìn)行管理等都是存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

因此，在檔案信息化工作中如何保障檔案原件和檔案信息的安全，如何科學(xué)設(shè)置數(shù)字化工作流程，采用怎樣的管理方式和管理手段，使用怎樣的技術(shù)作為支撐就成為檔案信息化工作中安全控制的主要內(nèi)容。

3 如何做好檔案信息化工作中的安全控制

（1）建立健全規(guī)章制度。

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，建立健全保密安全規(guī)章制度是做好檔案信息化工作的基礎(chǔ)和保障。要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案數(shù)字化中的檔案安全保管和保密工作規(guī)章制度。同時(shí)，要建立和逐步完善各工作崗位的責(zé)任制，細(xì)化數(shù)字化工作過程中各工序間的檔案交接手續(xù)，建立安全檢查檔案，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都做到有章可循，有案可查，達(dá)到明確責(zé)任分工，規(guī)范程序運(yùn)作的目的，從制度上保障各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的絕對安全。

（2）加強(qiáng)對工作人員的教育管理。

要結(jié)合本地區(qū)、本單位實(shí)際，制定具體的工作方案，日常工作中要不斷加強(qiáng)對檔案信息化保密安全工作的教育指導(dǎo)和監(jiān)督檢查力度。一是切實(shí)增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識。要認(rèn)真組織學(xué)習(xí)有關(guān)檔案安全的規(guī)章制度，使這些制度變成數(shù)字化工作人員的行為準(zhǔn)則。要嚴(yán)格落實(shí)工作責(zé)任制，做到分工明確、責(zé)任到人。二是增強(qiáng)安全意識。要教育工作人員悉心愛護(hù)每一份、每一頁實(shí)體檔案，使其充分認(rèn)識到檔案的不可復(fù)制性。三是增強(qiáng)保密意識。要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密制度，對工作人員進(jìn)行保密教育培訓(xùn)，簽訂《崗位保密責(zé)任書》，特別對部分未開放檔案和檔案資料，要重點(diǎn)做好保密教育工作，加強(qiáng)管理和檢查力度。

（3）選擇安全的檔案數(shù)字化加工場所。

數(shù)字化加工場所是保障檔案信息化工作安全的重要條件。數(shù)字化加工要在檔案館指定的安全場所內(nèi)進(jìn)行，加工場所的選擇首先要考慮便于檔案實(shí)體的保管，即加工場所盡量選擇距離檔案實(shí)體保管位置近的地方，減少檔案實(shí)體的運(yùn)行時(shí)間和運(yùn)輸距離。其次，要在加工場所配備先進(jìn)的數(shù)字化加工設(shè)備，以提高工作效率和質(zhì)量，最大幅度減少差錯率。萊山區(qū)檔案館近幾年來不斷加大對數(shù)字化工作設(shè)備的資金投入，配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及高速掃描設(shè)備，提高了工作效率，推動了檔案信息化工作快速進(jìn)展。第三，加工場所應(yīng)安裝高強(qiáng)度的安防與保密設(shè)施，整個(gè)加工場所的監(jiān)控要不留死角，重要部位的安防要有所側(cè)重。比如檔案掃描軟件、操作顯示器等要有特寫，要能記錄下操作人員每一步操作過程，以備以后查考。要安裝防磁泄漏功能或加裝干擾設(shè)備，消除通過磁泄漏而產(chǎn)生的安全隱患。同時(shí)，數(shù)字化加工場所要配備消防系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)等，并嚴(yán)格加工場所人員的出入。另外，嚴(yán)禁在工作場所使用與工作無關(guān)的任何電器設(shè)備，禁止在加工場所內(nèi)吸煙，在加工工作臺飲水、就餐等，防止各類檔案安全事故的發(fā)生。

（4）加強(qiáng)對數(shù)字化工作的質(zhì)量安全管理。

形成質(zhì)量高、效果好、安全穩(wěn)定的數(shù)字檔案信息是檔案信息化工作的核心，要實(shí)現(xiàn)檔案原件與經(jīng)過數(shù)字化加工后的檔案信息完全相符，就必須抓好紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量安全管理。由于檔案實(shí)體在載體形態(tài)、館藏時(shí)間、內(nèi)容質(zhì)量等方面不盡相同，就要求我們在認(rèn)真執(zhí)行檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的前提下，因地制宜，實(shí)事求是，搞好區(qū)別對待。近幾年來，萊山區(qū)檔案館通過不斷實(shí)踐探索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步摸索出了一套切合實(shí)際的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)。工作中我們對紙質(zhì)檔案數(shù)字化一般采用二值模式掃描，掃描分辨率要求一般在300dpi。掃描結(jié)束后，我們拿出專門時(shí)間對掃描圖像進(jìn)行去污、拼接、糾偏等后期處理。對于個(gè)別紙張幅度太大或?qū)嵨锏葻o法掃描的檔案實(shí)體，我們采用數(shù)碼相機(jī)拍攝的方法生成圖像，最大限度地保證圖像信息的高質(zhì)量。數(shù)字化后形成的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲，存儲時(shí)的壓縮率的選擇，在保證圖像清晰可讀的前提下盡量減少存儲容量為準(zhǔn)則。

照片檔案數(shù)字化時(shí)，彩色照片宜采用“RGB”模式。黑白照片采用“灰度”模式。分辨率一般應(yīng)不低于600dpi。數(shù)字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲，采用LZW格式壓縮。錄音帶數(shù)字化時(shí)選用44.1kHz，16bit來進(jìn)行立體聲采樣，數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為wav或mp3。錄像帶數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4Mb/s，采用MPEG2壓縮存儲標(biāo)準(zhǔn)。

（5）加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、終端電腦的安全管理。

一是確保電腦服務(wù)器機(jī)房的安全保密。機(jī)房中存有內(nèi)部局域網(wǎng)、地方政務(wù)網(wǎng)、外部互聯(lián)網(wǎng)及信息數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等核心硬件設(shè)備，因此確保機(jī)房的安全尤為重要。要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)機(jī)房規(guī)章制度，嚴(yán)格進(jìn)出機(jī)房登記手續(xù)，無關(guān)人員嚴(yán)禁進(jìn)入機(jī)房。要加強(qiáng)設(shè)備管理，精心維護(hù)保養(yǎng)，對各類服務(wù)器適時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，確保服務(wù)器的高效運(yùn)行。二是檔案數(shù)字化工作要確保安全，所有的操作必須在一個(gè)封閉的網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，與所有的外網(wǎng)要實(shí)現(xiàn)物理隔斷。三是加強(qiáng)對終端計(jì)算機(jī)的管理。要設(shè)置使用者密碼、配備殺毒軟件，及時(shí)升級病毒庫。要給計(jì)算機(jī)加裝顯示器干擾器、電磁輻射干擾器、安裝行為管理軟件、保密系統(tǒng)等高級別的安全控制設(shè)備和手段。要封閉電腦usb接口，拆除光驅(qū)設(shè)備，對外來移動存儲介質(zhì)必須進(jìn)行病毒查殺。各終端電腦禁止使用個(gè)人的u盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)，數(shù)據(jù)遷移、臨時(shí)備份等工作統(tǒng)一采用具有安全功能的專用介質(zhì)。

（6） 數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、整理及數(shù)據(jù)備份。

檔案數(shù)字化工作要求范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；信息安全技術(shù)；必要性；數(shù)字化

隨著數(shù)字時(shí)代的來臨，檔案信息化建設(shè)也步入了快速通道。管理微機(jī)化、館藏?cái)?shù)字化、信息共享化，已成為當(dāng)今檔案工作發(fā)展的趨勢。檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代賦予檔案管理部門新的任務(wù)和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉(zhuǎn)化，是由單一的管理工作向?yàn)樯鐣?wù)性工作轉(zhuǎn)化的一個(gè)具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調(diào)取、檔案共享、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面的工作開展，更符合我國現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最新發(fā)展方向。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）形勢發(fā)展需要

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，檔案也是信息時(shí)代的重要組成部分，數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這就要求檔案工作在收集、保管、保護(hù)和利用手段等方面做出調(diào)整，能夠更好地去適應(yīng)社會發(fā)展的形式。

（二）檔案安全保障

傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作，都可不再動用檔案，并可對檔案進(jìn)行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案實(shí)體的安全。

（三）社會需求強(qiáng)烈

人們的時(shí)間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會廣大公眾對檔案信息需求量不斷增加，如土地、婚姻、工齡等民生檔案。

二、檔案信息化建設(shè)的核心是檔案數(shù)字化

（一）數(shù)字化工作為檔案信息化提供數(shù)據(jù)生命

對于檔案信息化來說，數(shù)據(jù)就是一切，就是檔案信息化的生命，而檔案數(shù)字化工作就是產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的必要手段。以市檔案館為例，早在2009年底就啟動了數(shù)字檔案館項(xiàng)目，陸續(xù)通過數(shù)字檔案館軟件、硬件項(xiàng)目以及檔案數(shù)字化掃描項(xiàng)目的建設(shè)，建立數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，同時(shí)投入大量人力、物力積極開展檔案數(shù)字化工作，并在檔案數(shù)字化過程中，嚴(yán)格按檔案信息數(shù)字化的三原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)對館藏檔案進(jìn)行全文信息的數(shù)字化掃描工作，為檔案的保存和開發(fā)利用打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。

（二）檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案的一次變革

傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化的過程中，將會對檔案原件進(jìn)行相應(yīng)的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、修復(fù)裱糊等各項(xiàng)工作，等于說把原始檔案通過技術(shù)手段再重新修整了一次，并且在完成數(shù)字化以后，可以對原始檔案進(jìn)行封存管理，從而減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，保障檔案的安全。開展檔案數(shù)字化工作，實(shí)質(zhì)上是向數(shù)字化要安全、要效率，用數(shù)字化保安全。

三、檔案信息化^程中存在的問題及對策

（一）檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

檔案信息化過程是一個(gè)由傳統(tǒng)手工操作管理向計(jì)算機(jī)自動管理轉(zhuǎn)變的一個(gè)過程，然而檔案的整理、分類、編目等工作仍舊按原本紙質(zhì)檔案手工管理的思維在進(jìn)行，用這個(gè)思維來實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，是有差別的，會造成檔案現(xiàn)代化管理上的混亂，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)上更為明顯。有非常多的部門和單位都有本行業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生檔案的門類也非常多，比如國土、民政等等，檔案整理以及數(shù)據(jù)庫的建設(shè)都有自己的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這就造成綜合檔案館的檔案管理系統(tǒng)難以很好地兼融這些數(shù)據(jù)，或者修改、返工，造成人力、物力的大量浪費(fèi)。

（二）檔案人員隊(duì)伍急待提高

檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。檔案人員隊(duì)伍的現(xiàn)狀：一是從事檔案數(shù)字化工作的人員隊(duì)伍參差不齊、極不穩(wěn)定；二是各立檔單位的檔案員隊(duì)伍中的基層檔案員基本都是兼職狀態(tài)。

（三）信息安全技術(shù)不夠完善

知識經(jīng)濟(jì)、信息時(shí)代的腳步已清晰可聞，新興的計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展更是一日千里。計(jì)算機(jī)的云計(jì)算技術(shù)、虛擬化技術(shù)、智能化技術(shù)等等在檔案方面的應(yīng)用還不夠；檔案信息安全技術(shù)還需要不斷完善，各地區(qū)安全策略及措施都各自為政，這些都影響了檔案信息的安全。

四、對檔案信息化中存在問題的對策。

（一）必須轉(zhuǎn)變觀念

把檔案信息化工作的思考角度應(yīng)該由紙質(zhì)檔案手工整理的方向過渡到計(jì)算機(jī)自動化管理的模式，并加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，由國家或者省市一級建立一個(gè)相對固定的國家級標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字庫，建設(shè)時(shí)把按大檔案的概念來考慮檔號的設(shè)置、字段設(shè)置、檔案的分類等等，把所有檔案都納入到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中來，然后再按專業(yè)的檔案門類進(jìn)行細(xì)分，這樣所有的檔案數(shù)據(jù)都可以非常方便地導(dǎo)入導(dǎo)出，那么市級、省級甚至國家級的大檔案中心可以一揮而就。

（二）著重加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項(xiàng)制度落到實(shí)處；要有針對性地對檔案數(shù)字化加工企業(yè)和基層立檔單位檔案員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，不僅要做好檔案實(shí)體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識；建立現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案知識、計(jì)算機(jī)管理知識、信息安全等知識于一體的高端人才，來引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案新技術(shù)的應(yīng)用