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【關(guān)鍵詞】貨幣資金;內(nèi)部控制;體系構(gòu)建
貨幣資金內(nèi)部控制是集團企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,主要包括職能分離控制,審批權(quán)控制、預算控制、核算系統(tǒng)控制、稽核機制等。其目的是實現(xiàn)集團企業(yè)支出合理、合法和防范貪污舞弊行為,確保資金安全,管理規(guī)范,提高資金使用效率,增強集團企業(yè)競爭力。
一、集團企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制體系構(gòu)建
集團企業(yè)貨幣資金管理工作中仍存在如下問題:(1)會計、出納崗位職責不清。在實際工作中出納不得兼任會計、檔案保管員,否則會導致職責不分,缺乏相互牽衡機制,資金管理安全性不強的現(xiàn)象。(2)報銷審核制度不嚴。部分集團企業(yè)放權(quán)不當,領(lǐng)導權(quán)力過于集中,其他人員審核形同虛設(shè),如子公司總經(jīng)理“一支筆”審批隨意性較大,使得一些不合理、不合法的開支也能報銷。(3)財務(wù)人員素質(zhì)不高。很多集團企業(yè)任用“親信”為財務(wù)負責人、未經(jīng)專業(yè)系統(tǒng)學習,非會計專業(yè)人員從事財務(wù)管理工作,從而法制意識不強,違反財經(jīng)紀律被企業(yè)領(lǐng)導牽著鼻子走,甚至同流合污。(4)貨幣資金內(nèi)控制度不健全,風險意識淡薄,制度執(zhí)行不到位,有效的管理機制尚未建立等。
為了加強貨幣資金管理,集團企業(yè)應(yīng)建立完整而嚴密的內(nèi)部控制系統(tǒng)。
1.實行崗位分離制度。集團企業(yè)要對業(yè)務(wù)流程中的不相容職務(wù),實施分離措施,形成既相互合作、又相互監(jiān)督、相互牽制的工作機制。建立貨幣資金崗位責任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責,嚴禁一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。出納對不符合規(guī)定和審批手續(xù)的收支業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理。對涉及貨幣資金的管理人員實行定期輪換制度,以防止熟悉內(nèi)部流程人員鉆管理漏洞從事違法亂紀活動,給單位造成損失。
2.實行授權(quán)審批制度。為確保管理人員完全履行職責,需要進行合理的授權(quán)。集團企業(yè)應(yīng)對子公司貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴格的授權(quán)審批制度,明確各崗位的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責任。用款人或收款人應(yīng)如實申報收支內(nèi)容,由財務(wù)會計(或非出納人員)審核、簽收、登記,無誤后交出納人員辦理資金收支手續(xù)。月末會計人員應(yīng)與收款部門核對收款明細,如賬目有出入的,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正處理,防止私設(shè)小金庫的行為發(fā)生。子公司總經(jīng)理應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán),不得超越授權(quán)。對于重大業(yè)務(wù)和事項,如支付金額≥50萬元或?qū)ν馔顿Y、擔保、第三方抵押等業(yè)務(wù),應(yīng)實行集團董事長審批或者集團財務(wù)總監(jiān)聯(lián)簽制度。
3.創(chuàng)建預算控制制度。貨幣資金預算管理是利用預算對集團企業(yè)資源進行分配、考核、控制,有效組織和協(xié)調(diào)集團企業(yè)資金流量活動。集團企業(yè)應(yīng)在每年末統(tǒng)一組織子公司編報下年度各項收入、成本、費用的資金預算。預算編制應(yīng)包括貨幣資金的經(jīng)營預算、投資預算、籌資預算,以此構(gòu)成集團企業(yè)的全面預算。集團企業(yè)應(yīng)設(shè)立資金預算管理機構(gòu),定期對子公司預算執(zhí)行情況進行評價分析、績效考核、監(jiān)督控制。嚴格預算外資金支出,確需支出的要遵守預算管理制度,履行相應(yīng)的審批手續(xù)。在預算執(zhí)行中出現(xiàn)重大差異,應(yīng)調(diào)查分析差異原因,調(diào)整預算指標,解決預算執(zhí)行中存在的問題,提出改進辦法。
4.創(chuàng)建資金核算系統(tǒng)控制。資金核算系統(tǒng)控制是集團企業(yè)對各子公司日常財務(wù)收支信息實施系統(tǒng)管理,以確保財務(wù)報告可靠進行的一系列資金管理控制活動。它既是對外報告系統(tǒng),也是對內(nèi)報告系統(tǒng),要遵循國家相應(yīng)的會計準則和制度以及其他工作規(guī)范。子公司要做好貨幣資金管理工作,保證取得的發(fā)票、合同等資料真實可靠,記賬憑證、賬簿和財務(wù)報告處理程序符合規(guī)范。鑒于集團企業(yè)的特殊性,還要設(shè)置集團總會計師,并明確不設(shè)置與集團總會計師職權(quán)重疊的副總經(jīng)理等副職,以便使集團總會計師能夠真正履行其職能,使其名副其實。
5.創(chuàng)建資金安全管理環(huán)境。確保貨幣資金安全是集團企業(yè)內(nèi)部控制的重要目標。子公司現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)要日清月結(jié),建立資金定期盤點制度,進行現(xiàn)金盤點、銀企對賬、定期存單的核對,確保賬實相符,資金安全。要建立銀行票據(jù)管理制度,設(shè)立票據(jù)登記簿,加強票據(jù)保管;建立印章使用審批制度,需要有關(guān)負責人簽字或蓋章的經(jīng)濟業(yè)務(wù),必須嚴格履行審批手續(xù);加強銀行預留印鑒管理,財務(wù)專用章應(yīng)由專人保管,法人代表簽字章須由本人或授權(quán)人員保管,嚴禁一人保管款項支付所需的全部印章;加強安全保衛(wèi)工作,配備必要的保安監(jiān)控系統(tǒng)、防盜門、保險箱等設(shè)備;網(wǎng)上銀行操作所需網(wǎng)卡、密碼要由專人保管。
6.創(chuàng)建內(nèi)部稽核機制。在企業(yè)內(nèi)部建立經(jīng)常性財務(wù)稽核機制,及時發(fā)現(xiàn)和處理子公司資金管理以及業(yè)務(wù)核算中出現(xiàn)的各種問題。財務(wù)稽核要依據(jù)財經(jīng)法規(guī)和企業(yè)貨幣資金管理制度,系統(tǒng)地檢查、復核子公司各項資金收支的合法性、合理性,對稽核中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理,包括對各項收支的事前稽核、事中稽核、事后稽核和對其他財務(wù)資料的復核。集團企業(yè)對子公司財務(wù)稽核的重點包括各項收支是否合法、合理、合規(guī),財務(wù)數(shù)據(jù)是否真實、準確、完整,對相關(guān)支出標準、范圍、審批程序、會計處理等是否符合規(guī)定,資金預算是否嚴格執(zhí)行,安全保衛(wèi)工作是否落實到位等內(nèi)容。
二、優(yōu)化貨幣資金管理的措施
1.創(chuàng)建內(nèi)部審計工作機制。內(nèi)部審計是指集團企業(yè)依照國家內(nèi)部審計有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,對子公司資金管理活動實施獨立、客觀的內(nèi)部監(jiān)督和評價活動。在集團企業(yè)內(nèi)部成立內(nèi)部審計機構(gòu),其成員應(yīng)由不少于3人且具備企業(yè)財務(wù)和審計知識的專業(yè)人員組成,內(nèi)部審計人員應(yīng)具有國家內(nèi)部審計協(xié)會頒發(fā)的資格證書。主要負責對子公司資金收支活動的真實性、合法性和效益性進行監(jiān)督和評價。檢查被審計子公司資金賬簿、報表、憑證和現(xiàn)場勘察相關(guān)資產(chǎn),查閱銀行對賬單,有關(guān)合同文件、會議紀錄、計算機軟件等資料,及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,提出改進建議,從而糾正違規(guī)行為,防范和化解風險,促進子公司的經(jīng)營管理水平的不斷提高。內(nèi)部審計人員在實施審計時,應(yīng)在深入調(diào)查的基礎(chǔ)上,采用檢查、抽樣等審計方法,獲取充分、可靠的審計證據(jù),以支持審計結(jié)論和審計建議。內(nèi)審人員與審計事項有利害關(guān)系的,應(yīng)當回避。集團企業(yè)內(nèi)部審計機構(gòu)要對所出具的內(nèi)部審計報告的客觀性和真實性負責。
2.優(yōu)化貨幣資金管理審批程序和支付環(huán)節(jié)。集團企業(yè)對子公司資金的管理應(yīng)抓住兩個重點:一是主要資金收入的監(jiān)管,如主營業(yè)務(wù)收入和占營業(yè)收入較大比重的其他業(yè)務(wù)收入,二是主要資金支出的監(jiān)管,如主營業(yè)務(wù)支出。從區(qū)域分布看,集團企業(yè)有兩種類型,一種是各子公司在同一個縣市內(nèi),另一種是各子公司分布在全國各地。前一種各子公司可實行獨立核算,但資金收支實行集團統(tǒng)一管理,即統(tǒng)一資金預算、統(tǒng)一資金收支、結(jié)算。在資金審批上可實行集團董事長資金審批聯(lián)簽匯總制度,即收支業(yè)務(wù)由各子公司總經(jīng)理一一審批后,由集團財務(wù)進行匯總,相應(yīng)款項發(fā)票、合同等原始資料附后,上報集團董事長在匯總表上簽字,這樣既能簡化集團董事長的審批時間,又能起到監(jiān)管子公司的作用。對于后一種情況集團企業(yè)要根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點對子公司的資金收支進行管理。對于各子公司的資金收入如主營業(yè)務(wù)收入實行按月或按季度統(tǒng)一上繳集團公司,每月資金的支出按年度預算由集團公司按月或季度撥付,預算不足部分由各子公司提出申請報集團董事長審批后進行調(diào)整。規(guī)定各子公司的現(xiàn)金支出內(nèi)容和限額,超支部分須經(jīng)集團董事長審批或集團財務(wù)總監(jiān)聯(lián)簽。
在資金支付環(huán)節(jié),要進一步規(guī)范工作程序。子公司財務(wù)人員要嚴格執(zhí)行集團資金管理制度,對于有的子公司業(yè)務(wù)量大、項目較多、支付筆數(shù)較多的款項,集團應(yīng)統(tǒng)一制度,如建立“一月兩次支付”制度,即規(guī)定子公司每月5-10日、20-25日分兩個階段給予款項支付,錯開資金支付高峰,避免出納支付環(huán)節(jié)出錯,造成多付或錯付,每月其他時間原則上不再受理報銷或支付業(yè)務(wù),如確需要報銷或支付的應(yīng)遵循集團審批程序。
三、結(jié)束語
資金管理貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的全過程,資金運行狀態(tài)是關(guān)系企業(yè)盈利水平、投資水平、償債能力、甚至生存發(fā)展的致命因素。貨幣資金內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中起著重要的作用。集團企業(yè)要重視資金內(nèi)部控制工作,構(gòu)建科學合理、行之有效的貨幣資金內(nèi)部控制管理體系,促進集團企業(yè)財務(wù)管理的科學化、精細化、規(guī)范化,從而不斷提高資金使用效益。
參考文獻:
[1]向靜.集團型集團企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制探析[J].財務(wù)金融, 2012(16)
關(guān)鍵詞:大型企業(yè);貨幣資金;內(nèi)部控制
一、貨幣資金內(nèi)部控制概述
內(nèi)部控制是企業(yè)為實現(xiàn)經(jīng)營目標而制定的各種規(guī)定,規(guī)定的執(zhí)行和幫助企業(yè)控制、預防生產(chǎn)經(jīng)營過程中的風險。貨幣資金是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中重要的組成部分,其貫穿于企業(yè)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),并在流動的過程中實現(xiàn)企業(yè)的增值,為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。因為貨幣資金在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中極為重要,所以對它的管理和控制要引起企業(yè)管理層的高度重視。
從實際工作情況來看,完整控制、安全控制與合法控制是大型企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的幾個關(guān)鍵點:首先,完整控制,完整性控制具體表現(xiàn)在企業(yè)的債權(quán)、債務(wù)往來中,當企業(yè)的債權(quán)、債務(wù)達到一定的數(shù)額時,就會給企業(yè)的運營帶來較大的影響,企業(yè)必須保證貨幣資金的完整性;其次,安全控制,企業(yè)要對貨幣資金進行周期性及臨時性的盤點,并對企業(yè)的庫存現(xiàn)金數(shù)量加以控制,當現(xiàn)金超過庫存限額時則需送存銀行;最后,合法控制,企業(yè)要通過內(nèi)部監(jiān)督來控制資金的使用方向,確保貨幣資金的合法性。
二、大型企業(yè)貨幣資金控制方法
大型企業(yè)對貨幣資金實施控制能夠防止出現(xiàn)支付危機,保障資金應(yīng)有的流動性,也能夠通過現(xiàn)金流動來控制下屬業(yè)務(wù)單元的經(jīng)營活動,提高企業(yè)整體的資金使用效率,更能夠通過對貨幣資金的集中管理來降低企業(yè)的財務(wù)風險,目前大型企業(yè)常用的貨幣資金控制方法包括:第一,統(tǒng)收統(tǒng)支,該方法適用于大型企業(yè)對下屬同城經(jīng)濟組織的貨幣資金管理,下屬經(jīng)濟組織不需要再單獨設(shè)立帳號,所有的現(xiàn)金收付活動均由企業(yè)統(tǒng)一負責,貨幣資金因此而得到了高度的集權(quán)管理,但此模式的弊端在于和賬戶實名制相沖突,如果下屬經(jīng)濟組織出現(xiàn)責任糾紛,則很可能影響到整個企業(yè);第二,收支兩條線,該方法適用于企業(yè)下屬經(jīng)濟組織分布在不同的地域,下屬經(jīng)濟組織有獨立的收支賬戶,但其獲得的收入要定時上劃給中心企業(yè),支出需求則由中心企業(yè)統(tǒng)一撥付,這種模式在一定程度上防范了坐支現(xiàn)金風險,而其弊端在于頻繁的資金往來會產(chǎn)生比較高的成本,且在往來操作過程中存在一定風險;第三,撥付備用金,該方法是指企業(yè)定期給下屬經(jīng)濟組織撥付一定數(shù)額的現(xiàn)金備用,各下屬經(jīng)濟組織發(fā)生現(xiàn)金支出后,持相關(guān)憑證到中心企業(yè)報銷來補充備用金,這種模式下,下屬經(jīng)濟組織無獨立的財務(wù)部門,所以只適用于地域相距不遠的非獨立核算機構(gòu);第四,設(shè)立結(jié)算中心,該方法是企業(yè)內(nèi)部設(shè)立辦理各個下屬成員經(jīng)濟組織貨幣資金業(yè)務(wù)的職能機構(gòu),它代表整個企業(yè)和銀行直接聯(lián)系,能夠在一定程度上提高結(jié)算效率并降低結(jié)算成本;第五,設(shè)立內(nèi)部銀行,內(nèi)部銀行方式是在企業(yè)內(nèi)部模擬銀企關(guān)系,下屬經(jīng)濟組織和中心企業(yè)之間的資金往來是一種借貸關(guān)系,內(nèi)部銀行模式能在一定程度上糾正貨幣資金使用中的盲目性,但其實際操作難度較大;第六,設(shè)立集團財務(wù)公司,財務(wù)公司是區(qū)別于銀行的非金融機構(gòu),具有獨立的法人資格,可以說是目前集團型企業(yè)資金集中管理的最高形式,但其準入門檻相對較高;第七,現(xiàn)金池業(yè)務(wù),該業(yè)務(wù)是指同一企業(yè)的成員單位銀行賬戶將現(xiàn)金余額轉(zhuǎn)移到一個主賬戶中,主賬戶由中心企業(yè)控制,成員單位需要用款時從主賬戶來獲取貨幣資金,這種形式在境外跨國公司中的應(yīng)用較為普遍。
三、目前企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題
(一)企業(yè)對控制環(huán)境缺乏足夠的認識
企業(yè)管理者對內(nèi)部控制的重視程度不夠,沒有投入足夠的資源來建設(shè)內(nèi)部控制環(huán)境,控制環(huán)境不理想對貨幣資金控制起到了負面作用,具體表現(xiàn)為:首先,企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)存在缺陷,可能沒有設(shè)立監(jiān)事會或沒有設(shè)立審計委員會,無法監(jiān)督執(zhí)行層的行為,很多決策權(quán)被一人掌握,增加了決策失誤的幾率;其次,企業(yè)雖然制定了崗位分離制度,但實施過程并不理想,輪崗輪換流于形式;最后,企業(yè)人員缺乏主觀能動性,工作過程中的執(zhí)行不強,致使內(nèi)部控制相關(guān)制度不能真正落到實處。
(二)風險識別和評估困難
貨幣資金的安全風險、短缺風險及使用效率風險是每個企業(yè)關(guān)注的點,但在實際工作中這些風險很難被準確的識別和評估,例如:某些企業(yè)會錯誤的估計經(jīng)營所需資金,致使資金流轉(zhuǎn)出現(xiàn)問題,甚至被迫虧本銷售存貨;某些企業(yè)將資金運作權(quán)交給了分支機構(gòu),這些決策者使用資金時不能從企業(yè)整體利益出發(fā),導致資金的使用效率大大降低; 某些企業(yè)應(yīng)收賬款回收能力較弱,大量的資金回籠困難,自身營運資金受到威脅等。如果企業(yè)不能準確的識別和分析這些風險,難么隱患爆發(fā)之日必將給企業(yè)的運轉(zhuǎn)帶來極大地危機。
(三)貨幣資金控制活動缺失
企業(yè)貨幣資金管理常常出現(xiàn)控制活動缺失的問題,在職責分工方面,崗位設(shè)置不科學、不相容崗位無法互相制約的現(xiàn)象客觀存在,致使貨幣資金控制漏洞巨大。在授權(quán)控制方面,企業(yè)未建立貨幣資金授權(quán)審批制度,支付的貨幣資金未能按照基本原則操作,取得的貨幣資金也未能夠及時入賬,印章、票據(jù)管理隨意,控制活動掌控力度不夠。
(四)貨幣資金信息傳遞不及時
信息與溝通在企業(yè)內(nèi)部控制過程中發(fā)揮了重要作用,也為企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制提供了有力的支持。但在實際工作中,信息傳遞不暢通、交流誤差過大的情況客觀存在,企業(yè)的財務(wù)部門不能及時地獲取重要信息,這使企業(yè)資金有效配置成為空談。
(五)內(nèi)部監(jiān)控力度不足
企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制實施情況的好壞,需要組織內(nèi)部進行監(jiān)督檢查,這樣才能發(fā)現(xiàn)過程中的問題并及時督促改進。但從實際工作情況來看,企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督力度不強,忽略了對貨幣資金內(nèi)部控制項目的考核,企業(yè)下設(shè)的審計機構(gòu)也不健全,審計過程缺乏獨立性,約束力有待提高。
四、貨幣資金內(nèi)部控制的完善措施
(一)增強內(nèi)部控制意識,改善內(nèi)部環(huán)境
首先,不斷提高管理者的內(nèi)部控制意識,所有問題均要有問責制度,積極借鑒行業(yè)內(nèi)部其他企業(yè)的貨幣資金內(nèi)控經(jīng)驗,結(jié)合自身實際情況來構(gòu)建貨幣資金內(nèi)控體系;其次,人才是企業(yè)發(fā)展的推動力,加強企業(yè)人力資源管理十分必要,要留住有用的人才,并激發(fā)員工的主觀能動性,降低內(nèi)部控制成本,保障企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展;最后,建立屬于自己的企業(yè)文化,統(tǒng)一全體員工的價值觀念,這對于企業(yè)內(nèi)控制度的有效執(zhí)行即為有利。
(二)增強風險評估能力
企業(yè)要完善貨幣資金風險評估機制,同時強化全體員工的風險防范意識,特別要關(guān)注對短期償債風險指標和現(xiàn)金流量報告的分析,制定有效的預案將風險置于可控范圍之內(nèi)。充足的現(xiàn)金流是企業(yè)正常運營的基礎(chǔ)前提,企業(yè)相關(guān)管理人員應(yīng)定期對貨幣資金信息進行定量和定性分析,并將分析報告在規(guī)定的時間節(jié)點傳遞給決策者。
(三)加強貨幣資金控制活動
貨幣資金控制活動貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié),企業(yè)加強貨幣資金控制活動應(yīng)關(guān)注要點包括:不相容職務(wù)相互分離、經(jīng)常性的進行安全控制、建立健全現(xiàn)金收支審批控制、強化企業(yè)貨幣資金預算控制、對企業(yè)閑置資金適度投資等。
(四)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)
資金流轉(zhuǎn)會產(chǎn)生大量的信息,對這些信息進行收集和加工是企業(yè)必須關(guān)注的問題。在整個信息流動的過程中,企業(yè)可借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來完善信息系統(tǒng),提升信息的傳遞質(zhì)量和傳遞速度。
(五)完善內(nèi)部監(jiān)督
內(nèi)部監(jiān)督企業(yè)內(nèi)控不可或缺的環(huán)節(jié),企業(yè)要通過內(nèi)部監(jiān)督來保障相關(guān)貨幣資金內(nèi)控制度的有效執(zhí)行,并針對控制過程中的薄弱環(huán)節(jié)進行整改完善,促使控制流程日趨成熟。企業(yè)可以成立專門的內(nèi)部審計機構(gòu),并保證其工作開展的獨立性,定期編制內(nèi)部審計報告,客觀的反映出貨幣資金內(nèi)部控制的情況。
參考文獻:
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一、科學管理方法與PDCA循環(huán)
所謂科學管理就是運用科學方法確定從事一項工作的“最佳方法”,科學管理將科學化、標準化引入管理,以代替經(jīng)驗管理。
PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán),是科學管理方法最常用的管理工具之一,PDCA是英語單詞Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和 Action(處理)的第一個字母,PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進行質(zhì)量管理,并且循環(huán)不止地進行下去的科學程序。作為實施質(zhì)量管理的基礎(chǔ)工具,貫穿在日常工作的方方面面,使工作質(zhì)量在不斷循環(huán)中得到提高。
二、內(nèi)部審計流程
內(nèi)部審計工作一般包括審計準備、初步調(diào)查、實質(zhì)性測試及詳細審查、審計發(fā)現(xiàn)和審計建議,提出審計報告、審計意見與審計決定、整理審計檔案等流程。這些流程可以運用PDCA循環(huán)的四階段原理,并且在每一個階段中,還可以運用PDCA小環(huán)來完善相關(guān)工作,形成大環(huán)套小環(huán),不斷改進的過程。
三、在內(nèi)部審計工作中運用PDCA循環(huán)
1.審計準備階段(PDCA循環(huán)的計劃階段Plan)
計劃階段是PDCA循環(huán)的第一個階段,主要任務(wù)是通過對現(xiàn)狀的分析,發(fā)現(xiàn)存在的問題,解析導致問題出現(xiàn)的原因,進而成立質(zhì)量改進小組、確定工作計劃。對應(yīng)審計準備階段的主要任務(wù)是了解行業(yè)狀況、單位具體情況,成立審計小組,擬定審計方案,確定審計范圍和審計重點,召開審計前培訓會議等。在審計準備階段運用PDCA循環(huán)中計劃階段的管理思路,確保準備工作充分、完備。
在現(xiàn)狀分析中需要注意分析的范圍和內(nèi)容,由于醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的特殊性,使用的財務(wù)和會計制度不同于一般的企業(yè)會計制度,所以工作開始之前的準備階段非常關(guān)鍵。不但要全面了解的治理結(jié)構(gòu)、組織構(gòu)架、盈利性質(zhì)、醫(yī)療、教學、科研等主要業(yè)務(wù)活動、投資和籌資等基本情況,還需要了解醫(yī)療行業(yè)的特殊法律、法規(guī)環(huán)境和監(jiān)管環(huán)境,以及目前醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的特殊政策背景。對整個醫(yī)療市場和在市場中的地位有一個清晰地認知。除此之外,還要了解的戰(zhàn)略目標、核心競爭力、主要制度、經(jīng)濟運行情況、財務(wù)政策、信息系統(tǒng)建設(shè)及信息資源可得性等。在此基礎(chǔ)之上,成立審計小組,組里既要有經(jīng)驗豐富的審計專家,還要有熟悉業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)的專業(yè)人員,涉及基建審計的時候還需要有熟悉基建業(yè)務(wù)的相關(guān)人員。然后審計小組成員召開會議,分析討論確定此次審計工作的范圍、重點、時間和人員分工,進而擬定科學合理、切實可行的審計方案。
計劃階段是整個PDCA循環(huán)最關(guān)鍵的階段,其成敗與整個循環(huán)能否順利實施密切相關(guān)。同樣的,審計準備階段也是整個審計工作成敗的關(guān)鍵,方向正確、科學合理的審計計劃是整個審計工作順利實施的關(guān)鍵。
2.審計實施階段(PDCA循環(huán)的執(zhí)行階段Do)
執(zhí)行階段是PDCA循環(huán)的第二個階段,主要任務(wù)是按照預定的計劃,努力實現(xiàn)預期目標的過程。審計實施階段主要任務(wù)是進行初步調(diào)查、完善審計思路,完成符合性測試和實質(zhì)性測試。
參照行政事業(yè)單位內(nèi)部控制相關(guān)規(guī)定,需要完成對預算、收入、支出、貨幣資金、應(yīng)收賬款、藥品及庫存物資、固定資產(chǎn)、工程項目、對外投資、債權(quán)和債務(wù)、信息化建設(shè)等內(nèi)容的審計,在初步調(diào)查中審計人員通常要訪談相關(guān)管理人員、拷貝財務(wù)等相關(guān)數(shù)據(jù)、對的內(nèi)部控制制度及其運行情況進行了解,進行符合性測試,掌握線索,發(fā)現(xiàn)問題,并據(jù)此到相關(guān)的部門進行實質(zhì)性測試,通過現(xiàn)場實地觀察,掌握第一手資料。
執(zhí)行階段是整個PDCA循環(huán)最核心的實質(zhì)性階段。同樣的,審計實施階段也是整個內(nèi)部審計工作取得實質(zhì)性進展的重要階段,在PDCA循環(huán)的執(zhí)行階段,通常會針對某一具體問題展開PDCA小循環(huán),在某一具體對策實施的時候通過更有針對性的計劃(Plan)、實施(Do)、檢查(Check)、處理(Action)來確保對策順利實施。在審計工作中我們同樣可以充分運用這一理念,通過小的PDCA循環(huán),從而確保工作落到實處。
3.審計結(jié)束階段(PDCA循環(huán)的檢查階段Check)
檢查階段是PDCA循環(huán)的第三個階段,主要任務(wù)是把完成情況同計劃進行比較,通過數(shù)據(jù)對比和分析,檢查方案有效性和完成情況。
審計結(jié)束階段主要任務(wù)是完成所有審計證據(jù)的整理、征求審計報告意見、形成審計報告。對審計證據(jù)的整理貫穿著數(shù)據(jù)的對比和分析,例如盤點、調(diào)查問卷、函證結(jié)果的整理,收入、借款費用等測試、分析性復核結(jié)果的整理及審計抽樣結(jié)果的整理等內(nèi)容。
檢查階段的關(guān)鍵是通過對比,分析計劃的達成情況,同樣在審計結(jié)束階段,也需要對照審計計劃,完成審計評價,形成審計審計意見、出具審計報告。
4.審計后續(xù)階段(PDCA循環(huán)的處理階段Action)及下一PDCA循環(huán)
處理階段是PDCA循環(huán)的最后一個階段,也是決定是否進入下一循環(huán)的階段。主要任務(wù)是對前三個階段進行總結(jié),對已被證明的有成效的措施繼續(xù)執(zhí)行和推廣。對于措施效果不顯著的或者實施過程中出現(xiàn)問題的進行總結(jié),為開展新一輪的PDCA循環(huán)提供依據(jù)。
在審計后續(xù)階段,我們也可以保持這樣的理念,對于審計中發(fā)?F的與本次審計事項不相關(guān),但卻與建設(shè)發(fā)展息息相關(guān)的關(guān)鍵性問題進行整理和分析,為的經(jīng)營決策提供參考,或者為下一步的其他審計工作提供方向。
我們受投資集團委托,集團財務(wù)中心于2020年4月20日成立內(nèi)審工作小組,對公司2017年——2019年三年經(jīng)營成果、2020年4月31日財務(wù)狀況及內(nèi)部控制制度建立及執(zhí)行情況進行全面審計。公司系投資集團全資子公司,審計組是在確保公司管理層提供真實、完整的資料基礎(chǔ)上,依據(jù)企業(yè)會計準則和《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》,實施了包括檢查、觀察、詢問、重新計算、盤點、分析程序等我們認為必要的審計程序,現(xiàn)將審計結(jié)果報告如下:
一、經(jīng)營績效審計結(jié)果
經(jīng)審計調(diào)整及核實,2017年收入123,941,815.44元,利潤-1,896,617.57,2018年收入129,420,639.65元,利潤-1,297,797.38元,2019年收入129,006,336.74元,利潤-6,073,835.07元。三年累計虧損9,268,250.02元。具體詳見三年審計利潤表。
二、財務(wù)狀況審計結(jié)果
因財務(wù)未能按年度、月度編制資產(chǎn)負債表,我們通過資產(chǎn)盤點、往來梳理,以庫存盤點日2020年4月31日為資產(chǎn)負債表日,審定公司資產(chǎn)總額為126,455,617.93,負債總額為125,723,932.05,另外費用已發(fā)生掛其他應(yīng)付款借方余額3,259,834.29元,累計虧損2,528,148.41元。具體詳見資產(chǎn)負債清單(資產(chǎn)、負債的真實性、準確性需財務(wù)進一步確認,另外,2016年度以前年度累計虧損需進一步確認)。
三、內(nèi)部控制審計結(jié)果
根據(jù)2019年度審批管理權(quán)限設(shè)定,我們查閱當年憑證,涉及資金支付超過5萬元的(基本工資除外)憑證未按審批管理權(quán)限設(shè)定要求進行內(nèi)部控制,集團領(lǐng)導均未審批簽字。
四、預算執(zhí)行情況審計結(jié)果
通過對2019年預算進行分析,預算數(shù)額偏高,全年預算支出比決算支出平均高出283萬元。詳見預算分析表。
另外,在審計過程中,我們發(fā)現(xiàn):
1、線上銷售有刷單嫌疑,如果有刷單行為,是否影響運營考核?平臺法律風險、資金風險如何控制?
2、關(guān)聯(lián)交易行為,公司員工成立的公司作為供應(yīng)商——有限公司,年供貨金額50萬以上;
3、物流運費收費標準重量高于實際訂單重量,物流運費實際結(jié)算價格是否高于應(yīng)付訂單物流運費?需要進一步核對;
4、D端發(fā)貨開單金額與實際送貨金額不符,導致平臺系統(tǒng)統(tǒng)計的收入與實際銷售額相差較大,需進一步核實;
5、2019年工資薪金及獎金支出高達880余萬元,占收入比7%。其中,2019年年終獎支出260余萬元,臨時工工資支付80余萬元;
6、財務(wù)核算未嚴格按照企業(yè)會計準則確認收入、成本、費用,財務(wù)人員在核算過程中應(yīng)遵守謹慎性原則而未遵循;
7、2019年12初,在雙十二即將來臨之際,切換進銷存系統(tǒng),新舊系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)未能準確銜接且未按財務(wù)制度要求錄入庫存期初數(shù)據(jù),導致庫存數(shù)據(jù)無法核實。
鑒于以上審計問題,我們建議:
1、加強集團財務(wù)對各子公司的財務(wù)監(jiān)管,原則上子公司財務(wù)負責人由集團統(tǒng)一派駐,保持財務(wù)的獨立性、公正性;
2、加強內(nèi)部控制管理,尤其是貨幣資金內(nèi)部會計控制,嚴格按照審批權(quán)限進行資金支付,嚴禁未經(jīng)授權(quán)、未經(jīng)審批支付。嚴禁通過個人收取營業(yè)款項、支付采購款項等;
3、加強內(nèi)部審計力度,形成按年審計慣例;
4、建立統(tǒng)一的集團財務(wù)管理制度,進一步規(guī)范財務(wù)核算,確保財務(wù)狀況真實性;
5、進一步提高信息化水平,減輕財務(wù)人員繁雜的工作量,提高財務(wù)人員財務(wù)管理水平;
[關(guān)鍵詞] 企業(yè)內(nèi)部控制;審計程序;缺陷;整改措施
[中圖分類號] F230 [文獻標識碼] B
一、內(nèi)部控制審計程序設(shè)計
內(nèi)部控制審計流程設(shè)計是否科學、合理,直接影響對內(nèi)部控制審計的效果和結(jié)論。企業(yè)內(nèi)部審計人員屬于企業(yè)自身員工,其對于企業(yè)的經(jīng)營比較熟悉,結(jié)合國內(nèi)外關(guān)于內(nèi)部控制審計的研究成果,目前我國內(nèi)部控制審計可以從以下三個程序進行,即計劃審計階段、實施審計階段和完成審計階段。
(一)計劃審計階段
審計人員在審計之前根據(jù)本企業(yè)所在的行業(yè)狀況、企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)以及企業(yè)的經(jīng)營特點,對審計工作進行任務(wù)計劃和人員配備等。具體地,在內(nèi)部控制審計的計劃階段應(yīng)該完成的工作包括:
1.結(jié)合本企業(yè)的法律法規(guī)和行業(yè)環(huán)境、企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境變化以及對企業(yè)經(jīng)營狀況的跟蹤等,初步判斷內(nèi)部控制的有效性,對可能的風險做出初步評估。
2.基于初步的風險評估,確定內(nèi)部控制審計的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和證據(jù)類型,并概括出測試工作所需要獲取的證據(jù)。
3.對企業(yè)內(nèi)部評價進行評估,判斷內(nèi)部評價結(jié)果的可用度,并以此確定需要審計的工作量,配備審計工作的參與者,安排工作計劃。
(二)實施審計階段
《企業(yè)內(nèi)部控制審計指引》規(guī)定,內(nèi)部控制審計工作應(yīng)該按照自上而下的方法實施。審計人員首先應(yīng)該根據(jù)自身對企業(yè)內(nèi)部控制程序的認識,結(jié)合一定得調(diào)查、詢問和穿行測試等方法,確定重要項目、重要控制和重要測試點。具體地,從識別公司層面的控制開始,逐步識別重要賬戶、列報及相關(guān)認定層面的控制,發(fā)現(xiàn)可能存在的錯報并確定測試范圍,然后再具體到流程層面、交易過程的控制,進行流程符合性和控制有效性的評價。
1.識別公司層面的內(nèi)部控制。根據(jù)重要性原則,公司層面的控制主要集中在與內(nèi)部環(huán)境相關(guān)的控制、針對董事會、經(jīng)理層凌駕于控制之上的風險而設(shè)計的控制、企業(yè)的風險評估過程、對內(nèi)部信息傳遞和財務(wù)報告流程的控制、對控制有效性的內(nèi)部監(jiān)督和自我評價等方面。
公司層面的控制對內(nèi)部控制整體有效性有較大的影響,例如某些與控制環(huán)境相關(guān)的控制,會影響相關(guān)認定錯報的可能性;有些公司層面的控制可以足夠有效防止相關(guān)認定的錯報,則在后期可以避免重復的測試;同樣,也可能有些公司層面的風險監(jiān)控不夠全面,后期需要增加對具體過程的風險控制測試程序。因此,審計人員應(yīng)較早地對這個層面的控制進行評價,以精確后期測試工作的重點。
2.識別重要賬戶、列報及相關(guān)認定層面的控制。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)相關(guān)賬戶的錯報對財務(wù)報表的影響及其固有風險,確定其是否為重要賬戶或列報。審計人員應(yīng)該根據(jù)賬戶的構(gòu)成、賬務(wù)反映的業(yè)務(wù)量和復雜性、賬戶或者列報的性質(zhì)、賬戶發(fā)生錯報的頻率、發(fā)生錯報產(chǎn)生的風險大小以及可能引起的重大或有負債的可能性等指標的評價,來認定重大賬戶、列報及相關(guān)認定。
3.內(nèi)部控制流程符合性及控制有效性的評價。審計人員根據(jù)將內(nèi)部控制體系與企業(yè)各個部門的控制目標、達到控制目標所需要的控制活動以及已設(shè)定的控制活動是否能否有效防范重大錯報的發(fā)生等標準對比,來確定內(nèi)部控制流程和設(shè)計是否與企業(yè)的經(jīng)營特點符合。
通過改變測試的性質(zhì)、范圍和時間點,靈活運用觀察、詢問、檢查和重新執(zhí)行等方法,獲取企業(yè)內(nèi)部控制各個層面的運行測試證據(jù),來獲得企業(yè)內(nèi)部控制運行有效性的評價結(jié)論。
4.評價控制缺陷。內(nèi)部控制缺陷包括體系設(shè)計缺陷和運行缺陷兩個方面。審計人員根據(jù)測試工作準確認定缺陷的種類,如果是設(shè)計缺陷,應(yīng)該提供對現(xiàn)行內(nèi)部控制手段的替代控制程序;如果是運行缺陷,則應(yīng)該制定督促企業(yè)在內(nèi)部控制執(zhí)行力度和人員勝任能力方面提升的建議。根據(jù)缺陷的影響程度,內(nèi)部控制缺陷又可以分為重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷。審計人員應(yīng)該根據(jù)各項缺陷的嚴重程度,結(jié)合重要性和補償機制的評估,判斷內(nèi)部缺陷以及多項缺陷組合是否構(gòu)成重大缺陷。
(三)完成審計階段
審計人員通過對各種測試結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的錯報和控制缺陷等證據(jù)的匯總,形成內(nèi)部控制有效性的意見;然后評價企業(yè)審計工作范圍是否受到限制,與公司管理人員溝通,獲得管理層的書面聲明;根據(jù)已完成的審計程序,出具審計報告。最后根據(jù)審計結(jié)果,重點分析缺陷產(chǎn)生的動因,討論并提出恰當?shù)拇胧θ毕葸M行整改,督促內(nèi)部控制制度和流程的改善。
二、內(nèi)部控制審計重點環(huán)節(jié)缺陷認定與整改
以銷售類企業(yè)為例,在計劃審計階段,審計人員通過對行業(yè)環(huán)境和經(jīng)營特點的分析,判斷銷售類企業(yè)的重點業(yè)務(wù)包括采購與付款業(yè)務(wù)以及銷售收款業(yè)務(wù),并根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和內(nèi)控體系工作任務(wù)。在審計實施階段,通過觀察和詢問等手段,列示企業(yè)詳細的業(yè)務(wù)流程圖,然后通過穿行測試方法,確定重要賬戶和列報的控制。一般說來,銷售類企業(yè)重點賬戶和列報包括貨幣資金賬戶、應(yīng)收款項、預付款項和存貨幾個方面。
(一)貨幣資金賬戶
企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的目標是安全性、完整性、合法性和效益性。審計人員應(yīng)重點從這幾個方向?qū)?nèi)部控制進行審計。貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的缺陷主要表現(xiàn)為:(1)銀行賬戶的開設(shè)、審批、使用和清理是否存在違返國家法律規(guī)定的現(xiàn)象,銀行印鑒安全性控制,多賬戶的開設(shè)和管理、控制,是否有效保證合法的前提下利于企業(yè)資金周轉(zhuǎn);(2)對票據(jù)使用的控制和監(jiān)督手段以及對于變造、偽造等非法使用票據(jù)的行為的控制制度是否足夠具體;(3)對于資金使用記錄準確性和完整性的監(jiān)控措施是否完整,對于資金使用計劃的安排是否足夠靈活和可控。(4)對于資金使用效率,企業(yè)內(nèi)部是否建立必要的考核制度。(5)是否建立崗位分離和授權(quán)審批制度。
企業(yè)首先應(yīng)該借助審計人員的建議和意見,改善資金管理制度和內(nèi)控制度,制定資金預算控制,規(guī)范資金使用、管理手續(xù);其次,要定期清理銀行賬戶,嚴格控制賬戶新增,明確票據(jù)購買、使用、轉(zhuǎn)讓和注銷的權(quán)限和處理制度,嚴格控制票據(jù)使用;另外,還應(yīng)該在確保資金安全、完整的基礎(chǔ)上,制定資金使用計劃,提高使用效率,防范資金周轉(zhuǎn)風險的產(chǎn)生。
(二)應(yīng)收款項
企業(yè)對應(yīng)收款項內(nèi)部控制的目標是安全性、準確性、合理性、效益性。在對應(yīng)收款項的內(nèi)部控制進行審計中容易發(fā)現(xiàn)的缺陷表現(xiàn)在:(1)是否缺乏對客戶信用的詳細評價和管理措施,或者有沒有完整的應(yīng)收款項催收制度或者監(jiān)督催收的制度,來有效保證和監(jiān)控應(yīng)收款項的回收工作;(2)對于企業(yè)應(yīng)收賬款額度和賬齡分布的管控措施,可不可以有效保證企業(yè)應(yīng)收賬款比例與企業(yè)規(guī)模的合理性;(3)內(nèi)部部門對于應(yīng)收賬款的管控與銷售部門銷售活動矛盾的處理,是否有利于企業(yè)整體銷售業(yè)務(wù)的開展。
因此,審計人員應(yīng)該從兩個方面對企業(yè)應(yīng)收款項環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的改善提出建議:(1)結(jié)合內(nèi)部控制制度,調(diào)整銷售合同簽訂制度和流程,保證銷售部門在簽訂之前,公司可以對客戶的信用情況作出清晰地評估,以保證后期應(yīng)收賬款的順利回收,必要時應(yīng)采取擔保、抵押等風險防范措施;(2)嚴格控制發(fā)貨單據(jù)和銷售發(fā)票的使用,完善單據(jù)使用制度和銷售發(fā)票開具流程,確保財務(wù)部門和內(nèi)控部門有效監(jiān)控應(yīng)收款項的完整性和回收時限。
(三)預付款項
企業(yè)對預付款項的內(nèi)部控制應(yīng)該達到的目標是真實性、準確性和有效性。在對預付款項的內(nèi)部控制進行審計時,容易發(fā)現(xiàn)的缺陷是:(1)采購業(yè)務(wù)中涉及到的合同簽訂、單據(jù)審核人員以及付款人員有沒有進行恰當?shù)貚徫环蛛x,會不會影響預付款項的真實性和準確性;(2)能否合理解決采購人員責任追究制度與提高采購效率的矛盾,以不影響預付款項的使用效率和監(jiān)控執(zhí)行的力度;(3)對于供應(yīng)商的信用調(diào)查力度和對合同、進貨單據(jù)的控制力度是否足夠,以使預付款項管理不容易出現(xiàn)疏漏。
參與審計的人員應(yīng)監(jiān)督企業(yè)在采購業(yè)務(wù)中對供應(yīng)商的信用進行足夠的調(diào)查,并采用保證金制度,來保證預付款項的使用效率,嚴格控制預付款項的支付范圍和力度。同時,也應(yīng)該督促企業(yè)明確各個崗位的職責,加強對采購業(yè)務(wù)的溝通和監(jiān)督,切實保證預付款項的使用效率。
(四)存貨
關(guān)于存貨的內(nèi)部控制審計可以從以下角度進行:(1)由于職工職責牽制導致職務(wù)分離執(zhí)行難度較大,審計對存貨的管理是否存在丟失、虛假或者賬實不符等現(xiàn)象,內(nèi)部控制制度有沒有詳細的監(jiān)控制度和措施;(2)關(guān)于在途存貨的管理是否合理,存貨的定期盤點制度是否有效實施,有沒有制定具體的監(jiān)管措施來督促存貨的定期清理與盤點等。
存貨管理部門可以在審計人員協(xié)助下,借助企業(yè)信息系統(tǒng)制定合理的存貨單據(jù)傳遞機制通過進貨單和出貨單的管理,詳細記錄存貨的出入庫,并制定詳細的定期盤點計劃,切實進行存貨盤點,并根據(jù)盤點情況及時反饋,改變企業(yè)銷售和采購計劃,合理管控存貨量,防范風險。
三、結(jié)束語
企業(yè)內(nèi)部審計人員根據(jù)企業(yè)的具體業(yè)務(wù)進行審計程序的設(shè)定,對企業(yè)的內(nèi)部控制制度和流程進行審計,并及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制制度和流程的缺陷,制定相應(yīng)的整改措施,完善企業(yè)的內(nèi)部控制體系,加強企業(yè)內(nèi)部管理的有效性。
[參 考 文 獻]
[1]吳壽元.企業(yè)內(nèi)部控制審計研究[M].北京:財政部財政科學研究所,2012