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企業(yè)要根據(jù)不斷變化的內(nèi)部條件和外部環(huán)境,適時地建設(shè)、完善出最適合本企業(yè)的制度體系
“國有國法,家有家規(guī)”,不同的企業(yè)需要有不同的規(guī)章制度,但究竟什么是企業(yè)的規(guī)章制度呢?企業(yè)的規(guī)章制度就是指由企業(yè)依據(jù)一定的民主程序制定的,體現(xiàn)企業(yè)與勞動者在經(jīng)營管理過程中所必須遵守的勞動行為規(guī)范的總和。一個企業(yè)的規(guī)章制度就像一個國家的法律一樣,是保證企業(yè)穩(wěn)定、高效運行的基礎(chǔ),同時,建立一套科學(xué)的規(guī)章制度也是企業(yè)走向成功的必由之路。現(xiàn)在,越來越多的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到了規(guī)章制度的重要性,并開始著手建立、完善規(guī)章制度,以達到提升企業(yè)綜合管理水平、實現(xiàn)“法制”的目的。因此,我們將制度體系的健康指數(shù)作為“企業(yè)組織健康指數(shù)”的重要指標(biāo)之一。
九略管理咨詢公司對第六期調(diào)查問卷進行了整理和統(tǒng)計分析,從結(jié)果來看,被調(diào)查的企業(yè)大多已形成了一套相對固定的規(guī)章制度,但也存在一些普遍性的問題,主要體現(xiàn)在以下幾方面:第一,規(guī)章制度的體系性不強;第二,規(guī)章制度的一致性不好,可操作性差;第三,已有的規(guī)章制度實施不利。對上述制度管理中存在的共性問題,我們結(jié)合具有典型共性特征的C公司案例來進行深入分析。
C公司是一家民營企業(yè),主營業(yè)務(wù)是辦公用品的經(jīng)銷。C公司在老板王總的帶領(lǐng)下,經(jīng)過近三年的市場打拼,已初具規(guī)模,并形成了包括財務(wù)部、人力資源部、采購部、銷售部等部門在內(nèi)的相對穩(wěn)定的組織架構(gòu)。隨著公司規(guī)模的不斷擴大,王總對公司的管控逐漸顯得力不從心,很多并不重要的工作都需要他親自指導(dǎo)、協(xié)調(diào)。經(jīng)過認(rèn)真反思,王總意識到產(chǎn)生這種現(xiàn)象的根本原因是公司的很多工作“無法可依”,因此,他要求各部門根據(jù)本部門的職責(zé),建立、完善相應(yīng)的管理制度。很快,各項管理規(guī)章制度陸續(xù)起草、修訂完成,并在王總親自簽發(fā)后開始實施。本以為問題已經(jīng)得到了解決,但沒過多久,同樣的問題又出現(xiàn)了,此時王總也再一次陷入了深深的困惑。
問題總結(jié):
C公司在制度管理方面的問題可以歸納為以下三方面:
第一, 制度的體系性不強,不夠完整。各部門只是對本部門全權(quán)負(fù)責(zé)的工作事項制定了規(guī)章制度,而對于需要兩個或多個部門協(xié)作完成的公司層面的工作卻沒有明確的制度規(guī)定,常常是發(fā)生問題后才制定制度。比如,采購部在采購過程中,只是根據(jù)現(xiàn)有的庫存情況進行決策,卻不知道該如何從銷售部獲取市場的真實需求信息,從而導(dǎo)致了公司的采購工作經(jīng)常滿足不了公司銷售的需求。因此,C公司各部門雖然都建立起了相應(yīng)的規(guī)章制度,但實際上還存在著很多的“制度空白”,很多事情依舊“無法可依”。
第二, 規(guī)章制度的一致性不好,可操作性差。各部門都是從自身的專業(yè)角度出發(fā)來制定規(guī)章制度,沒有進行必要的溝通和研討,所以各項制度之間難免存在矛盾和沖突。比如,對于商品采購工作,財務(wù)部主要考慮的是資金的使用成本,而采購部主要考慮的是工作效率和采購成本,這就導(dǎo)致了財務(wù)部和采購部在商品采購這項工作上制定了互相矛盾的規(guī)章制度。另外,公司個別制度的可操作性比較差,比如,人力資源部的考核制度所采用的是360度考核辦法,要求公司每一位員工都對其他所有員工進行考核打分,而實際上公司內(nèi)部很多員工之間是互不了解的,這樣的考核既反映不了被考核者的真實業(yè)績水平,又大大提高了公司的考核成本。
第三, 已有的規(guī)章制度實施不利。對于已經(jīng)實施的規(guī)章制度,除制度的制定部門外,其它部門還是經(jīng)常不按規(guī)定辦事,就好像相關(guān)的規(guī)章制度根本不存在一樣。出現(xiàn)這種情況的原因主要有兩方面:首先,C公司缺乏新制度的溝通、說明渠道,導(dǎo)致其它部門無法真正理解制度的關(guān)鍵內(nèi)涵:其次,各部門對其它部門所制定的制度重視不夠,在收到新下發(fā)的管理制度后,只是粗略地瀏覽一遍,沒有仔細(xì)研究,更有甚者連看都不看,便將其束之高閣。
專家分析與診斷建議:
對于C公司所存在的問題,也是中小企業(yè)普遍面臨的問題,可以考慮從以下三方面著手解決。
第一, 對公司的核心業(yè)務(wù)流程和管理流程進行分解,對于需要多個部門共同協(xié)作完成的工作步驟,由公司高層組織相關(guān)部門進行溝通、研討,制定出可行的實施方案,避免公司層面的重要工作“無法可依”。對于已經(jīng)形成的規(guī)章制度,可按財務(wù)、人力資源、行政、采購、銷售等專業(yè)領(lǐng)域進行劃分、歸類,這樣即便于公司制度的梳理和查閱,又便于專業(yè)部門對專業(yè)領(lǐng)域的制度進行修訂、補充和完善,保證公司制度體系的完整性。
第二, 各部門在制定規(guī)章制度的過程中,凡與其它部門有關(guān)的條款規(guī)定,都主動與其進行溝通、確認(rèn),這樣既可以保證部門之間制度的一致性,又有利于制度后的順利實施。當(dāng)然,由于部門之間處理問題的專業(yè)角度不同,難免會出現(xiàn)一些意見分歧,這時就要由公司高層站在公司發(fā)展的高度來協(xié)調(diào)、解決這些分歧意見,并最終達成一致??傊?,對于部門之間制度的矛盾和沖突,要在制度的制定階段就發(fā)現(xiàn)并解決,避免影響公司日常經(jīng)營管理工作的正常進行。另外,對于制度的可操作性問題,要求專業(yè)領(lǐng)域的從業(yè)員工認(rèn)真學(xué)習(xí)本專業(yè)知識,掌握最科學(xué)、有效的管理方法,并且充分結(jié)合本公司的實際情況,制定出最有效的、最具操作性的規(guī)章制度。
第三, 可以通過以下辦法來保證新出臺制度的順利實施執(zhí)行。首先,召開“新制度講解會”,當(dāng)一項新制度正式后,由制度的制定部門召集相關(guān)部門的相關(guān)崗位人員,對新制度進行充分的講解說明,保證與會者真正理解新制度的內(nèi)涵,并使其能夠獨立地向其他員工講解該制度,以促進制度的正確傳播;其次,制定相應(yīng)的《制度違規(guī)處罰條例》,對違反制度相關(guān)規(guī)定的員工或其領(lǐng)導(dǎo)進行一定的處罰,以督促廣大員工認(rèn)真執(zhí)行新制度,提高他們對新制度的重視程度,當(dāng)然,處罰是為了更好地貫徹落實公司的新制度,當(dāng)“新制度”變成“舊制度”,所有員工都能夠輕車熟路地按制度辦事時,這種處罰規(guī)定也可以取消,畢竟我們追求的是人性化管理,應(yīng)該給予員工更多的正面激勵。
當(dāng)前,許多酒店,特別是星級酒店都制定了嚴(yán)密科學(xué)的規(guī)章制度,如管理方案、員工手冊、服務(wù)規(guī)程等,對促進酒店的經(jīng)營管理起到了重要作用。北京兆龍飯店、廣東小天鵝賓館等對酒店規(guī)章制度還裝訂成冊,員工人手一份。國家旅游局曾專門發(fā)文在全國星級酒店推廣他們的做法。但是,不少酒店在制定規(guī)章制度方面存在一些問題,如有些規(guī)章制度違背國家法律法規(guī),有些規(guī)章制度缺乏整體觀,全國公務(wù)員共同天地念,常常存在“按下葫蘆瓢起來”的現(xiàn)象,有些規(guī)章制度過于簡單、不夠規(guī)范,有些規(guī)章制度之間缺乏協(xié)調(diào)性等。
如何解決這些問題呢?酒店在制定規(guī)章制度過程中,應(yīng)體現(xiàn)“四性”。
1、合法性
酒店規(guī)章制度是國家法律法規(guī)在酒店得以貫徹落實的基礎(chǔ),酒店規(guī)章制度只有符合國家法律法規(guī)才是有效的。要做到酒店制定的規(guī)章制度具有合法性,首先要做到管理權(quán)限合法,酒店規(guī)章制度是酒店的管理措施,反映酒店的管理權(quán)利,這種權(quán)利必須在法律法規(guī)賦予的權(quán)限之內(nèi)。如果酒店制定的規(guī)章制度超越了國家法律法規(guī)賦予的權(quán)限,其規(guī)章制度就是違法無效的。如國家法律規(guī)定,只有司法機關(guān)具有依法對個人進行搜查的權(quán)力,但有的單位在制訂《行政督察條例》時卻規(guī)定,對外出帶包的員工,值班保安有權(quán)進行搜查,顯然,這超越了自身的權(quán)限,并違反了法律規(guī)定,該條無效。
其次,要做到管理內(nèi)容合法,酒店管理內(nèi)容的很多方面,國家都有法律規(guī)定,如經(jīng)營決策、財務(wù)管理、勞動管理、食品衛(wèi)生、消防管理、環(huán)境保護等。酒店制定的這些方面的規(guī)章制度,其內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。不能出現(xiàn)規(guī)章制度規(guī)定的內(nèi)容與法律規(guī)定相沖突的情況。如有的單位《臨時工管理暫行辦法》規(guī)定,各部門臨時用工如司爐工、洗碗工等不簽勞動合同,不交納社會保險金等內(nèi)容,就不符合《勞動法》第十六條,建立勞動關(guān)系應(yīng)當(dāng)訂立勞動合同和第七十二條,用人單位和勞動者必須依法參加社會保險,繳納社會保險費的規(guī)定。
再次,要做到管理手段合法,管理手段的合法性是使管理內(nèi)容得以實現(xiàn)的保證?,F(xiàn)在,不少酒店對違反規(guī)章制度的員工采用各種手段進行處罰,如有的單位《職工獎懲條例》規(guī)定,新錄用員工試用期間違反酒店有關(guān)規(guī)定的,除扣發(fā)當(dāng)月獎金外,延長試用期6個月,就與《勞動法》第二十一條,勞動合同可以約定試用期。試用期最長不得超過6個月的規(guī)定相悖。
2、實用性
酒店制定規(guī)章制度是為了實現(xiàn)管理好酒店以獲得經(jīng)濟效益和社會效益的目標(biāo),所以酒店的規(guī)章制度必須符合酒店的實際情況,能夠執(zhí)行且有利于酒店的發(fā)展。
從內(nèi)容上看,制度的實用性一方面要求酒店制定的規(guī)章制度要有利于酒店參與市場競爭,有利于推動酒店發(fā)展。另一方面,也要與酒店內(nèi)部實際情況相符,在促進酒店加強科學(xué)管理的前提下,做到實事求是,可以執(zhí)行。如有的單位為強化內(nèi)部監(jiān)督,按現(xiàn)代企業(yè)制度的要求,制定了《酒店內(nèi)部審計條例》,由于后續(xù)改革和配套規(guī)章沒有跟上,雖是一個好制度卻無法執(zhí)行,相反,卻損害了制度的嚴(yán)肅性。
3、規(guī)范性
酒店規(guī)章制度要做到形式規(guī)范統(tǒng)一,文字明確具體,表述簡明扼要,體例保持統(tǒng)一性??刹捎眯蜓?、主體、附則式,也可采用總則、分則、附則式或條目式。每項規(guī)章制度都應(yīng)有具體執(zhí)行部門,配合執(zhí)行部門和違規(guī)監(jiān)督部門。如有的單位在制訂《關(guān)于外欠管理的幾項規(guī)定》時,只有執(zhí)行部門,沒有違規(guī)監(jiān)督部門,雖然制訂了制度,卻因不規(guī)范,造成沒有檢查、沒有落實,形同虛設(shè)。
4、協(xié)調(diào)性
北京盈科(上海)律師事務(wù)所 唐付強律師
2008年8月25日,小王進入上海一家汽車電子公司從事保安工作,9月12日,雙方簽訂了自2008年8月25日至2009年8月25日的勞動合同,約定小王的薪酬由“基本工資、職務(wù)津貼、特殊補貼”等項目構(gòu)成。雙方還明確,公司的規(guī)章制度已向員工公示,一旦小王違反勞動紀(jì)律和規(guī)章制度,公司可按獎懲規(guī)定給予批評、教育、處罰、直至解除勞動合同。
2009年2月18日,公司出具了一份對于小王與另一位同事的處罰通知,公司認(rèn)為他們違反了公司的規(guī)定,故記過一次并罰款100元。后公司在要求小王交納罰款100元被拒絕后,出具了辭退通知,內(nèi)容為:因小王拒不執(zhí)行處罰通知且總經(jīng)辦人員多次勸說無效,違反了公司《離職管理規(guī)定》,故決定給予其辭退處理。小王當(dāng)天即離職,之后他向勞動爭議仲裁委員會申請仲裁,要求公司支付其違法解除勞動合同的賠償金3336元。
【律師答疑】
公司是否有權(quán)對勞動者進行罰款?
這是一個爭論已久的話題,在實務(wù)中有兩種不同觀點。
一種觀點認(rèn)為,只要企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度通過法定程序制定并曾向勞動者公示過,就可以根據(jù)其進行罰款,但罰款后發(fā)給員工的工資數(shù)額不能低于當(dāng)?shù)氐淖畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)?!镀髽I(yè)職工獎懲條例》廢止后,仍有地方存在類似規(guī)定,如《深圳經(jīng)濟特區(qū)和諧勞動關(guān)系促進條例》規(guī)定:“用人單位依照規(guī)章制度對勞動者實施經(jīng)濟處分的,單項和當(dāng)月累計處分金額不得超過該勞動者當(dāng)月工資的百分之三十,且對同一違紀(jì)行為不得重復(fù)處分。實施處分后的月工資不得低于市政府公布的特區(qū)最低工資標(biāo)準(zhǔn)。”
另外一種觀點則認(rèn)為,罰款是一種行政處罰權(quán),實施罰款的主體只能是國家行政機構(gòu),企業(yè)無權(quán)對員工實施。同時員工違反規(guī)章制度的行為并不一定會給企業(yè)造成經(jīng)濟損失,運用罰款手段缺乏合理性,還不一定能達到教育員工的目的。
這一案件的二審法院傾向于第二種觀點。二審法院經(jīng)審理后認(rèn)為,在生產(chǎn)經(jīng)營過程中,用人單位可以依據(jù)該單位依法制定的規(guī)章制度對勞動者行使用工管理權(quán)。但用人單位制定的規(guī)章制度的內(nèi)容必須符合法律的規(guī)定。勞動者獲得的工資是用人單位對勞動者正常付出勞動后所應(yīng)支付的基本對價。用人單位無權(quán)以規(guī)章制度的形式,將減扣工資作為處罰勞動者的措施。據(jù)此,公司制定的《獎懲管理規(guī)定》中關(guān)于減發(fā)勞動者工資的處罰內(nèi)容缺乏法律依據(jù),不能被適用。在此前提下,公司進一步實施的解除勞動合同的行為也違反了法律規(guī)定,應(yīng)當(dāng)支付違法解除勞動合同的賠償金。根據(jù)小王在職時的月平均工資標(biāo)準(zhǔn)以及其實際工作期間核算,其獲得賠償金的數(shù)額應(yīng)為1977.14元。
如何在管理、處罰員工時避免法律風(fēng)險?
第一條:為保證順利完成公司下達各項生產(chǎn)任務(wù)、經(jīng)營目標(biāo)、管理目標(biāo)而制定本規(guī)章制度。
第二條:規(guī)章制度包括生產(chǎn)制度、衛(wèi)生制度、考勤制度、獎懲制度、安全制度等。
第三條:本規(guī)章制度適用本公司的各部門的每一個員工。
第二章行政辦公制度
第四條:根據(jù)公司實際運作情況,定期召開生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品質(zhì)量、人員培訓(xùn)會議。
第五條:公司每一位員工必須按公司要求參加會議。
第六條:衛(wèi)生管理制度
1.生產(chǎn)操作人員必須按照公司要求每日做好各自崗位的衛(wèi)生清掃工作,保持清潔整齊。
2.各類原材料的堆放必須有各自直接使用者負(fù)責(zé)堆放整齊、安全、衛(wèi)生、清潔。
3.每臺設(shè)備由直接操作者負(fù)責(zé)保養(yǎng)、基本維修、清掃工作。
4.必須服從公司統(tǒng)一安排,做好公司環(huán)境衛(wèi)生工作,保證廠容廠貌的整潔。
5.食堂衛(wèi)生、飲食的清潔工作由食堂炊事人員直接負(fù)責(zé),預(yù)防食物中毒。
第七條:工作期間,公司內(nèi)嚴(yán)禁個人電話的使用。
第八條:公司的辦公用品嚴(yán)禁使用與本公司無關(guān)的事宜。
第九條:生產(chǎn)場所嚴(yán)禁吸煙。
第十條:任何員工不能泄露公司的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。
第十一條:不說任何不利于公司和有損公司形象的話。
第十二條:不做任何有害公司的事。
第十三條:工作期間,嚴(yán)禁串崗、離崗,出入廠物品人員必須填寫出入廠證,同意核準(zhǔn)方可進出。
第十四條:宿舍里嚴(yán)禁大聲喧嘩,以免影響他人休息,嚴(yán)禁打架斗毆、聚眾賭博。
第十五條:必須按公司值日規(guī)定和要求清掃宿舍,保持其清潔衛(wèi)生。
第三章考勤制度
第十六條:嚴(yán)格遵守公司時間,不準(zhǔn)遲到、早退,發(fā)現(xiàn)遲到、早退,視時間長短作相應(yīng)處罰。
第十七條:有事請假者,必須填寫請假申請單,批準(zhǔn)同意后休假,未辦理請假手續(xù)者作曠工處理。
第十八條:任何請假以不影響公司生產(chǎn)為前提,由所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),得到公司認(rèn)可后方可休假,不可強行要假。
第十九條:公益事業(yè)活動等休假可享受工資待遇補貼。
第二十條:新招員工有試用期,試用期間不勝任工作而自行離開者,扣發(fā)當(dāng)月工資,辭職者須提前一個月打辭職報告,同意后方可辭職,自行離職者扣發(fā)當(dāng)月工資。
第四章安全生產(chǎn)管理制度
第二十一條:嚴(yán)格按照操作規(guī)程操作,任何崗位都樹立“安全第一”的思想,違反操作規(guī)程造成后果者,責(zé)任自負(fù)。
第二十二條:未經(jīng)允許,不得擅自操作他人崗位,擅自操作他人崗位造成后果者,責(zé)任自負(fù)。
第二十三條:各自崗位操作人員有責(zé)任報告潛在的不安全因素,以便及時發(fā)現(xiàn)、排除。
第二十四條:如遇臺風(fēng)、洪水、自然災(zāi)害等緊急狀況下,公司任何人員有責(zé)任和義務(wù)服從公司的緊急調(diào)配,保衛(wèi)公司的財產(chǎn)不受損失。
第五章員工的權(quán)利
第二十五條:平等就業(yè)的權(quán)利。
第二十六條:參加企業(yè)民主管理的權(quán)利。
第二十七條:按勞取酬、多勞多得、獎勤罰懶。
第二十八條:按公司規(guī)定休息和休假。
第二十九條:享受勞動安全、衛(wèi)生和保護。
第三十條:請求勞動爭議處理的權(quán)利。超級秘書網(wǎng)
第六章員工的義務(wù)
第三十一條:保質(zhì)保量完成工作的任務(wù)和各項生產(chǎn)指標(biāo)的義務(wù)。
第三十二條:遵守國家法律法規(guī),公司規(guī)章制度的義務(wù)。
第三十三條:執(zhí)行勞動規(guī)程,按規(guī)定操作的義務(wù)。
第三十四條:在工作中不斷提高勞動技能的義務(wù)。
第七章獎罰制度
汽修檢討書 公司領(lǐng)導(dǎo)及各位同仁:
一天一夜的深刻反思,回想起自己以前的工作態(tài)度,好像一直都沒有真正的約束過自己,表面上盡職盡責(zé),實際卻從沒有把公司的規(guī)章制度放在心上,這是多么虛偽與浮躁的表現(xiàn),曾幾何時我信誓旦旦向領(lǐng)導(dǎo)保證我會充實自己努力工作,不讓領(lǐng)導(dǎo)操心失望,這些話全部毀在了我那可笑的自我約束力上。開公車辦私事,公司規(guī)章制度明令禁止,我卻視而不見,對
公司造成了極其惡略的影響。 我深刻檢討自我反思,發(fā)現(xiàn)自己的行為是多么的愚蠢與不計后果:愚蠢是公司的規(guī)章制度明知故犯;不計后果是公車私用發(fā)生交通事故怎么辦,撞死人怎么辦,現(xiàn)在回想領(lǐng)導(dǎo)教導(dǎo)的話都感覺后怕! 我深刻檢討自我反思,通過這次深刻的教訓(xùn),讓我看清了自己的弱點,即思想上形成了無組織紀(jì)律,為所欲為的觀念,現(xiàn)在是違反公司的規(guī)章制度,如果任其發(fā)展,將來甚至?xí)|犯法律,到那時將無法挽回! 我深刻檢討自我反思,愧對領(lǐng)導(dǎo)對我的信任,抱著僥幸心理做違反公司制度的事其實是自欺欺人。在為這件事感到懊悔與痛心的同時,也感覺到我是如此的幸運,領(lǐng)導(dǎo)的教誨讓我及時驚醒,這無疑是我人生道路中最重要的轉(zhuǎn)折,以此為戒,努力工作,同時向公司領(lǐng)導(dǎo)和公司同仁鄭重保證:
一、按時接送領(lǐng)導(dǎo),以不耽誤領(lǐng)導(dǎo)工作為原則,臨時出車隨叫隨到,保證行車安全,不違章行駛。
二、保持車輛清潔,定期對車輛進行保養(yǎng),車輛故障需報領(lǐng)導(dǎo)同意方可送與汽修廠檢修。
三、盡心做好服務(wù)工作,讓領(lǐng)導(dǎo)無后顧之憂,妥善管理備用金,做到即消即報,實報實銷。
我會珍惜領(lǐng)導(dǎo)給我的這次機會,加倍努力的工作,為公司的繁榮發(fā)展貢獻自己的力量,請公司領(lǐng)導(dǎo)及各位同仁予以監(jiān)督。
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