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高校檔案管理培訓(xùn)范文第1篇

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

高校檔案館是對(duì)高校檔案進(jìn)行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠?yàn)楦咝Ｒ院蟮慕虒W(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)高校的歷史面貌。當(dāng)前，隨著我國(guó)政府對(duì)教育事業(yè)的重視與發(fā)展，我國(guó)高等學(xué)校的教學(xué)規(guī)模越來(lái)越大，教學(xué)條件越來(lái)越好，學(xué)校的科研活動(dòng)以及對(duì)外交流活動(dòng)日益增多，因此，高校的檔案日益增多。高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。當(dāng)前，我國(guó)高校檔案管理工作中存在一些難點(diǎn)，不利于高校檔案管理工作的開(kāi)展，高校檔案管理工作有待進(jìn)一步完善。本文將從高校檔案管理工作中的常見(jiàn)難點(diǎn)以及高校管理工作中的應(yīng)對(duì)對(duì)策兩方面進(jìn)行詳細(xì)闡述，以期促進(jìn)高校檔案的管理工作。

一、高校檔案管理工作中的常見(jiàn)難點(diǎn)

1.高校檔案管理手段極其落后

當(dāng)前，大部分高校在進(jìn)行高校檔案管理工作時(shí)，都是采取人工方式。所謂人工方式，就是指高校檔案管理人員將所要記錄的高校信息以手工的方式將其錄入高校檔案，并對(duì)該高校檔案以手工的方式進(jìn)行匯總整編，這種檔案錄入以及匯整方式，不僅使檔案管理人員的工作量大大增加，工作難度加大，延長(zhǎng)了檔案管理人員的工作時(shí)間，而且還會(huì)使檔案管理人員無(wú)法分出精力來(lái)進(jìn)行編研以及科學(xué)開(kāi)發(fā)。同時(shí)，這種手工的檔案管理方式也給檔案查找者帶來(lái)不便。一方面檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時(shí)也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式一方面會(huì)增大檔案檢索者的檢索時(shí)間，增大檢索能力，降低檢索效率；另一方面，由于檔案檢索者是手工查閱，因此，會(huì)在一定程度上造成高校檔案的磨損。隨著信息化的發(fā)展以及辦學(xué)條件的改善，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校中得到廣泛利用。其中，很多高校將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入了高校檔案管理工作。很多高校都為本校的檔案館配置了相應(yīng)地計(jì)算機(jī)設(shè)備并購(gòu)入了檔案管理軟件，在很大程度上促進(jìn)了高校檔案管理工作的發(fā)展，但是從其管理效果的實(shí)現(xiàn)來(lái)看，有待進(jìn)一步完善。

2.高校檔案管理工作的重視程度不夠

由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識(shí)高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)存在一些問(wèn)題。高校領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為高效的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個(gè)形式問(wèn)題，因此，在實(shí)際工作中，忽視高校檔案管理工作。高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校檔案管理工作只是個(gè)形式問(wèn)題，因此，只是在形式上設(shè)置檔案館管理人員這個(gè)職位，并且通常職位數(shù)很少，造成高校檔案管理工作人手緊缺。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無(wú)關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會(huì)存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時(shí)將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。高校檔案管理人員的待遇比較低、升遷機(jī)會(huì)不大，由此，高校檔案管理人員的工作積極性不高，不能夠認(rèn)識(shí)到本工作的重要性。

3.高校檔案的利用率比較低

高校檔案館是對(duì)高校檔案進(jìn)行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。高校檔案存在的意義在于，它能夠?yàn)楦咝Ｒ院蟮慕虒W(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)高校的歷史面貌。但是在現(xiàn)實(shí)中，高校檔案的利用率卻比較低，不能夠充分發(fā)揮它的作用。高校檔案管理人員的管理意識(shí)以及管理觀念不能夠與時(shí)俱進(jìn)，仍固守傳統(tǒng)的檔案管理思想，不能夠正確處理好高校檔案管理的開(kāi)放性與保密性之間的關(guān)系。高校檔案管理人員的管理手段不能夠與時(shí)俱進(jìn)，仍然固守以前傳統(tǒng)的手工錄入?yún)R編方式，一方面會(huì)給檔案查找者帶來(lái)不便，檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時(shí)也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式會(huì)增大檔案檢索者的檢索時(shí)間，增大檢索能力，降低檢索效率。檔案檢索的復(fù)雜性使一些檔案利用者不愿意進(jìn)行檔案檢索，從而極大地降低了高校檔案管理的利用效率，不能夠充分發(fā)揮高校檔案管理的作用。

4.高校檔案管理人員素質(zhì)不高

高校檔案管理人員素質(zhì)不高是當(dāng)前高效檔案管理工作中一個(gè)普遍存在的問(wèn)題。高校檔案管理人員素質(zhì)不高主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，高校檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低；

第二，高校檔案管理人員不能熟練的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。

二、高校檔案管理工作中的應(yīng)對(duì)對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

第一，要注重培養(yǎng)高校檔案管理人員的社會(huì)責(zé)任感以及政治意識(shí)。高校檔案管理工作要求從事檔案管理的工作人員嚴(yán)守高校檔案的秘密，不得隨便告訴于人。為了保證高校檔案管理人員能夠更好地履行自己的職責(zé)，各高校必須要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員的政治意識(shí)以及社會(huì)責(zé)任感的培養(yǎng)。

第二，要注重提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，高校檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低，不能很好地勝任目前的管理工作，因此，各高校要定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織相關(guān)管理人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

第三，要注重提高高校檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。當(dāng)前高校檔案管理人員不能熟練的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。高校領(lǐng)導(dǎo)必須組織高校管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以提高高校檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力。

2.加強(qiáng)宣傳，重視高校檔案管理工作

由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識(shí)高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)存在一些問(wèn)題。高校普遍認(rèn)為高校的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個(gè)形式問(wèn)題，因此，在實(shí)際工作中，忽視高校檔案管理工作。必須要加強(qiáng)宣傳，重視高校檔案管理工作。一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。另一方面，要增強(qiáng)師生的檔案形成意識(shí)。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無(wú)關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會(huì)存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時(shí)將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。在現(xiàn)實(shí)中，要通過(guò)報(bào)紙、廣播等形式傳播檔案形成的重要性，增強(qiáng)師生的檔案形成意識(shí)。

結(jié) 語(yǔ)

高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個(gè)重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠?yàn)楦咝Ｒ院蟮慕虒W(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實(shí)地展現(xiàn)高校的歷史面貌。高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。

【參考文獻(xiàn)】

高校檔案管理培訓(xùn)范文第2篇

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；管理

中圖分類號(hào)：F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/ki.16723198.2016.14.023

1高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題

在高校學(xué)生檔案管理中存在著很多問(wèn)題。學(xué)生檔案信息不夠完善，從檔案的管理內(nèi)容看主要表現(xiàn)在，社會(huì)活動(dòng)和學(xué)習(xí)成績(jī)，學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展顯現(xiàn)的比較少。管理模式比較落后；檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)和管理人員的綜合素質(zhì)提高；管理專業(yè)技能的有待提高，管理檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化不夠?qū)I(yè)；制度方面跟不上時(shí)代的步伐等問(wèn)題。這些給檔案管理工作造成了不變，也給學(xué)生的信息傳遞造成了一定的影響。

1.1高校學(xué)生檔案管理技能人才的缺失

根據(jù)時(shí)代的發(fā)展科技進(jìn)步高校要學(xué)生檔案管理工作，就要有管理學(xué)生檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才。在當(dāng)代我國(guó)高校學(xué)生檔案管理，大多數(shù)工作人員沒(méi)有專業(yè)的學(xué)生檔案管理培訓(xùn)。一般來(lái)說(shuō)，高校檔案管理工作人員的年齡相對(duì)較大，對(duì)現(xiàn)代科技信息接受能力相對(duì)較弱，且對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視程度相對(duì)較低，他們對(duì)學(xué)生檔案工作不夠重視，不能跟上時(shí)代的發(fā)展和潮流，從而制約著高校學(xué)生檔案管理面向現(xiàn)代化和國(guó)際化發(fā)展。

1.2檔案管理制度存在的問(wèn)題

根據(jù)我國(guó)檔案管理法，相對(duì)指定高校學(xué)生檔案管理制度，很多高校的管理制度只是模糊界定了部分內(nèi)容，沒(méi)有明確指出操作的具體實(shí)踐方案及管理辦法，沒(méi)有明確管理職責(zé)，沒(méi)有做到讓管理員有依有據(jù)的操作，從而給管理檔案工作造成了很多的漏洞，同時(shí)也是制度的不完善造成工作人員對(duì)學(xué)生檔案管理的重要性失去了一定的管理意義。

1.3高校學(xué)生檔案管理相對(duì)落后

科技信息發(fā)展水平不斷的提高，高校學(xué)生檔案管理工作也能迅速發(fā)展運(yùn)用到高校學(xué)生檔案管理當(dāng)中去。然而高校工作人員的意識(shí)不到，導(dǎo)致了高校學(xué)生檔案管理信息化水平相對(duì)較低。仍然使用老舊的管理方法管理，顯然是工作強(qiáng)度越來(lái)越大，工作效率越來(lái)越低，相應(yīng)的影響了整體的發(fā)展作用，促使其他利用檔案的有關(guān)部門和院校，不能共同的發(fā)展，影響了充分共享的效果，制約了學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展。

1.4缺乏當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理思想意識(shí)

當(dāng)代高校領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生檔案管理相關(guān)工作人員對(duì)學(xué)生檔案管理工作的意識(shí)和態(tài)度都不是十分的重視，經(jīng)過(guò)實(shí)踐和工作中可以看出他們認(rèn)為檔案管理工作處于可有可無(wú)的，沒(méi)有實(shí)際的價(jià)值，在缺乏學(xué)生管理意識(shí)情況下，投入人力物力財(cái)力來(lái)結(jié)合現(xiàn)代科技信息管理的模式是非常困難的。這也是很難實(shí)現(xiàn)的，這樣就營(yíng)銷了高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。促使了高校學(xué)生檔案管理人員領(lǐng)導(dǎo)和高校學(xué)生檔案管理意識(shí)上的錯(cuò)誤，缺乏積極主動(dòng)創(chuàng)新的精神。

2面對(duì)當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理存在問(wèn)題的決策

2.1建立高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

建立標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)的管理高校學(xué)生檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理信息化。利用現(xiàn)代科技信息和發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)和軟件開(kāi)發(fā)人才建立符合當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。按照當(dāng)代現(xiàn)代信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建立系統(tǒng)。如：歸檔內(nèi)容，安全維護(hù)，數(shù)據(jù)信息的采集，學(xué)生在校期間的各個(gè)環(huán)節(jié)，有需要記錄檔案的都需要納入系統(tǒng)當(dāng)中去。其目的是規(guī)范檔案管理人員的操作性強(qiáng)，辦事效率高，更重要的是做好了與教學(xué)工作和學(xué)生相關(guān)工作部門的信息化系統(tǒng)對(duì)接。匯總學(xué)生信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)生自愿信息共享，有利于更高效率的工作和利用信息。這樣檔案管理工作人員效率才能夠符合當(dāng)代社會(huì)的需求。

另外還要加強(qiáng)高校檔案管理系統(tǒng)安全問(wèn)題，建設(shè)強(qiáng)有力支撐的防火墻措施，避免信息的遺漏和丟失。

2.2當(dāng)代高校檔案管理人才需要培養(yǎng)

檔案管理人員的培養(yǎng)可以提高檔案管理質(zhì)量，也能夠提高管理效率。加大對(duì)學(xué)校各個(gè)部門的銜接工作。因此高校檔案管理人員需要培訓(xùn)專業(yè)技能知識(shí)也要培訓(xùn)管理人員綜合素質(zhì)問(wèn)題是十分必要的。綜合素質(zhì)和管理技能要跟上當(dāng)代信息發(fā)展的需求。培訓(xùn)當(dāng)代科技信息內(nèi)容，計(jì)算機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，檔案管理專業(yè)技能，學(xué)生信息分析和信息處理能力等方面，綜合不定期的培訓(xùn)逐步符合當(dāng)代檔案管理的需求，主動(dòng)認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)到檔案管理工作也是不容忽視的主要內(nèi)容，讓其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

2.3當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理意識(shí)需要提高

有了健全的機(jī)制和管理辦法，不是擺設(shè)而是要運(yùn)用到實(shí)際當(dāng)中去，潛移默化的過(guò)程進(jìn)行提高檔案管理意識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)層面到基層工作人員加大力度，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。有了學(xué)生信息，根據(jù)學(xué)生信息了解學(xué)生，也有利于對(duì)學(xué)生的管理工作，不是單純的管理檔案，要根據(jù)檔案信息開(kāi)展學(xué)生的素質(zhì)教育，等各方面培養(yǎng)，還是有著十分重要的意義的。打破常規(guī)的管理意

基金項(xiàng)目：本文系天津師范大學(xué)教育科學(xué)研究基金項(xiàng)目：高校固定資產(chǎn)精細(xì)化管理的問(wèn)題與對(duì)策；項(xiàng)目編號(hào)：52WT1517；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：陳亞敏；負(fù)責(zé)人所在系別：固有資產(chǎn)管理處。

作者簡(jiǎn)介：陳亞敏（1988-），女，河南鄭州人，天津師范大學(xué)碩士研究生，研究方向：高校固定資產(chǎn)管理。識(shí)，促使高效率的管理，科技信息化管理，智能化管理，讓其檔案管理也在教學(xué)和實(shí)踐當(dāng)中發(fā)揮作用。所以提高高校學(xué)生檔案管理工作還是十分重要的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。

3當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新研究

3.1加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作

根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行分析，準(zhǔn)確把握學(xué)生管理檔案的問(wèn)題所在，采取正確的措施進(jìn)行解決處理。加強(qiáng)學(xué)生檔案信息類別，改變陳舊的歸檔方式，結(jié)合每個(gè)學(xué)生的特點(diǎn)，充分顯示學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展，使學(xué)生檔案?jìng)€(gè)性化，能夠反映出學(xué)生的能力和心理變化的內(nèi)容等。

3.2實(shí)時(shí)跟上時(shí)代步伐面對(duì)現(xiàn)代化模式

社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，社會(huì)需求人才也在一直發(fā)生著變化，以往的檔案管理工作和服務(wù)范圍滿足不了現(xiàn)代教學(xué)和以后工作的需要，現(xiàn)在檔案管理只是被動(dòng)的提供信息服務(wù)，對(duì)趨勢(shì)的轉(zhuǎn)變和現(xiàn)代化模式認(rèn)識(shí)不夠充分，對(duì)社會(huì)的需求不能發(fā)揮重要職能，所以要及時(shí)的轉(zhuǎn)變管理模式圍繞人才目標(biāo)和培養(yǎng)就業(yè)進(jìn)行檔案管理，適應(yīng)當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理的模式。

3.3制定高校檔案管理規(guī)范制度

建立完善的管理制度，配合規(guī)范的當(dāng)代管理系統(tǒng)，提升高校檔案管理工作效率。按照管理制度，從建檔到歸檔，都要按照系統(tǒng)和管理規(guī)范制度來(lái)操作，保證學(xué)生檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性，促使檔案管理有依有據(jù)，有制度可循，規(guī)范的制度需要配合高素質(zhì)人員進(jìn)行嚴(yán)格的操作和管理，加強(qiáng)管理員和領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)。掌握和熟悉規(guī)章制度及當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。

總之，當(dāng)代高校的學(xué)生檔案管理是提升學(xué)校管理水平的重要部分，能夠?qū)W(xué)生在校情況做最為完整的記錄，要能夠充分保證檔案信息的收集以及歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理科學(xué)性。只有從多方面加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理，才能有助于學(xué)生檔案管理工作的完善。所以高校的檔案管理具有一定價(jià)值。在高校學(xué)生檔案里記錄著學(xué)生的個(gè)人履歷和思想品德及學(xué)習(xí)成績(jī)；健康狀況；社會(huì)關(guān)系；家庭組成；備考信息等其他檔案資料，這些檔案信息客觀的反映在校大學(xué)生的方方面面，以便走向社會(huì)，可以作為考核的參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]羅金燕.信息化背景下高校學(xué)生檔案管理工作的新發(fā)展[J].文學(xué)教育，2013，（2）：58.

[2]許靜.淺談信息時(shí)代下高校檔案管理工作的創(chuàng)新[J].高等教育，2016，（11）：40.

高校檔案管理培訓(xùn)范文第3篇

一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問(wèn)題

（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會(huì)的進(jìn)步和我國(guó)高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來(lái)受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問(wèn)題。其中比較明顯的一個(gè)問(wèn)題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。

雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒(méi)有接受過(guò)專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無(wú)法及時(shí)對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行收錄和整理，進(jìn)而也無(wú)法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會(huì)加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時(shí)候也遇到了諸多的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。

在資金投入上主要有兩方面的問(wèn)題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒(méi)有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個(gè)別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購(gòu)置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無(wú)疑也造成了巨大的資源浪費(fèi)。

雖然電子檔案應(yīng)用使得整個(gè)高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。

二、加強(qiáng)電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強(qiáng)，同時(shí)也就對(duì)相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開(kāi)展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：

一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識(shí)。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識(shí)，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒(méi)有堅(jiān)定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時(shí)候，除了對(duì)他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會(huì)因此受到不同程度的損害。

（二）加大對(duì)電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢(shì)逐漸有所加強(qiáng)，在信息化技術(shù)的時(shí)代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。如何才能通過(guò)資金的投入促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對(duì)對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的購(gòu)置資金投入。比如利用計(jì)算機(jī)?M行檢索則更加便捷；通過(guò)微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的保護(hù)。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見(jiàn)，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時(shí)也能使整個(gè)高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。

總而言之，作為高校，在對(duì)電子檔案應(yīng)用進(jìn)行資金配置的時(shí)候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。

高校檔案管理培訓(xùn)范文第4篇

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案管理;創(chuàng)新機(jī)制;管理模式

高校檔案管理工作作為衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依據(jù)，同時(shí)對(duì)于高校的建設(shè)與發(fā)展具有重要意義。但是長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案管理并沒(méi)有受到社會(huì)以及高校管理者的足夠重視，在高校檔案管理過(guò)程中，無(wú)論從社會(huì)還是到高校管理者以及教育體系的相關(guān)部門沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到高校檔案對(duì)于高校建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展的意義，因此高校檔案管理的發(fā)展速度和管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高校的實(shí)際發(fā)展水平。高校檔案管理在實(shí)際應(yīng)用和發(fā)展中存在管理意識(shí)薄弱、管理手段相對(duì)比較滯后、高校檔案的利用效率較低等諸多問(wèn)題。

一、高校檔案管理的重要意義

關(guān)于普通高校檔案管理的重要性，可從國(guó)家明確規(guī)定的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作作為高?；A(chǔ)管理工作，并應(yīng)當(dāng)將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學(xué)檔案資料、學(xué)生個(gè)人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對(duì)于高校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要意義。

（一）高校檔案管理對(duì)于提升高校教學(xué)水平具有重要意義。教書(shū)、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對(duì)于社會(huì)的最重要的價(jià)值所在。高校的教學(xué)檔案主要包括高校在教育過(guò)程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學(xué)的資料。這些教學(xué)資料往往是集高校所有教師的知識(shí)、文化和教育方法等之大成，是高校教學(xué)過(guò)程中教師與學(xué)生們勞動(dòng)成果、學(xué)習(xí)成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發(fā)展的歷史變遷和當(dāng)時(shí)的思想動(dòng)態(tài)以及最先進(jìn)的教學(xué)理念、教學(xué)思想等。高校教學(xué)檔案資料對(duì)于今后的教學(xué)不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學(xué)生在教學(xué)過(guò)程中可以借鑒的寶貴資料。同時(shí)高校教研部門通過(guò)研究高校教學(xué)檔案，能夠適時(shí)評(píng)估當(dāng)前高校的教學(xué)質(zhì)量，為推進(jìn)教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。

（二）高校檔案管理對(duì)于提升高?？蒲兴骄哂兄匾饬x。在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的同時(shí)開(kāi)展科研活動(dòng)是高校建設(shè)的主要目標(biāo)之一。高校檔案管理對(duì)于科研檔案的管理是提升高?？蒲兴降闹匾侄?。高校的科研檔案記錄了高校在進(jìn)行科學(xué)研究過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)方法、科研成果、科研目的、科研經(jīng)費(fèi)等關(guān)鍵要素。通過(guò)科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高?？蒲羞^(guò)程中存在的問(wèn)題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。

（三）高校檔案管理是高校進(jìn)行學(xué)生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學(xué)生檔案資料，主要記錄了高校學(xué)生的個(gè)人資料、學(xué)習(xí)成績(jī)、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會(huì)伴隨學(xué)生終身。高校學(xué)生檔案資料對(duì)于高校管理學(xué)生有重要作用[2]。通常高校學(xué)生都多大數(shù)千甚至上萬(wàn)人，學(xué)生的整體狀況，包括學(xué)習(xí)狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實(shí)際管理過(guò)程中必須掌握的原始材料，通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的管理、分類，對(duì)于學(xué)生的家庭狀況了解，可以按需為學(xué)生申請(qǐng)?zhí)乩И?jiǎng)學(xué)金;通過(guò)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)狀況，給學(xué)生分發(fā)獎(jiǎng)學(xué)金;通過(guò)了解學(xué)生的特長(zhǎng)與愛(ài)好，有針對(duì)性地培養(yǎng)學(xué)生的特長(zhǎng);通過(guò)對(duì)于學(xué)生檔案的掌握，為學(xué)生未來(lái)的升學(xué)、就業(yè)提供幫助。這些都是高校檔案對(duì)于高校學(xué)生管理的意義。

（四）高校檔案管理對(duì)于高校黨政工作開(kāi)展的意義。黨政工作也是高校的生存與發(fā)展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對(duì)于高校的人事管理和各個(gè)教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務(wù)資料等。高校黨政工作檔案對(duì)于高校教職工隊(duì)伍的管理，對(duì)于高校教職工、高校黨團(tuán)組織、黨團(tuán)活動(dòng)的開(kāi)展以及高校整體政治生態(tài)具有現(xiàn)實(shí)意義。高校黨政工作是保證高?？茖W(xué)發(fā)展觀的理論依據(jù)，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開(kāi)展提供了理論基礎(chǔ)，記錄了黨政工作開(kāi)展?fàn)顩r。通過(guò)黨政檔案管理，提高了高校行政機(jī)構(gòu)改革，高校院系設(shè)置與調(diào)整，高校教職工績(jī)效考核，高校人事調(diào)動(dòng)管理等提供參考與評(píng)定依據(jù)，有利于高校黨政工作的順利開(kāi)展。

二、高校檔案管理中存在的問(wèn)題

高校檔案管理伴隨著高校的發(fā)展不斷進(jìn)步，然而由于當(dāng)前高校的國(guó)際化進(jìn)程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業(yè)化程度不斷加強(qiáng)，高校檔案管理在實(shí)際工作中也出現(xiàn)了一些與高校當(dāng)前發(fā)展速度不相符的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）高校對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現(xiàn)今的高校的高速發(fā)展不匹配，高校的教學(xué)規(guī)模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒(méi)有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過(guò)程中片面重視高校對(duì)于教育、科研的作用，但沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據(jù)發(fā)達(dá)國(guó)家著名大學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)，高校檔案管理對(duì)于學(xué)校積累教學(xué)方法、分層管理學(xué)生、積累科研經(jīng)驗(yàn)有重要意義。

（二）我國(guó)高校檔案管理手段滯后。信息化的發(fā)展使檔案管理全面進(jìn)入了信息時(shí)代，然而我國(guó)多數(shù)高校的檔案管理發(fā)展水平嚴(yán)重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數(shù)高校沒(méi)有較為先進(jìn)的信息化管理體系來(lái)對(duì)高校檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設(shè)、分類、檢索等手段落后，導(dǎo)致檔案利用率低，不能充分發(fā)揮檔案在高校學(xué)生教育培養(yǎng)，科研過(guò)程控制以及重要資料的保存，教學(xué)過(guò)程的優(yōu)化和記錄等中的作用。同時(shí)高校對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作滯后，使檔案管理相關(guān)人員難以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作的實(shí)際需要。高校檔案管理信息化系統(tǒng)沒(méi)有形成，一些形成了初步的檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)與高校校園網(wǎng)絡(luò)共建信息平臺(tái)中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國(guó)高校檔案管理中存在的主要問(wèn)題。

三、高校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑

（一）構(gòu)建高校高效檔案信息管理系統(tǒng)。高校先進(jìn)化的信息管理系統(tǒng)是提高高校檔案科學(xué)化管理的必要手段，在當(dāng)前社會(huì)信息化的進(jìn)程中，面對(duì)高校的教職工規(guī)模不斷擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)，高校的科研、教學(xué)、學(xué)生信息檔案等檔案信息越來(lái)越復(fù)雜，海量檔案信息利用傳統(tǒng)手工檔案管理方式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，因此構(gòu)建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創(chuàng)新的必經(jīng)之路。構(gòu)建高校檔案信息管理系統(tǒng)的首要任務(wù)是調(diào)研檔案管理和檔案應(yīng)用過(guò)程中的實(shí)際需要，統(tǒng)一高校檔案管理信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和聯(lián)網(wǎng)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網(wǎng)、高校數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源等統(tǒng)一協(xié)議，確保高校檔案信息化管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、教育網(wǎng)等信息在有權(quán)限范圍內(nèi)共享，實(shí)現(xiàn)信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，建議統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，避免重復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。再次，在高校檔案信息化管理體系構(gòu)建過(guò)程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點(diǎn)就是安全性，安全性在網(wǎng)絡(luò)體系中可能會(huì)造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構(gòu)建過(guò)程中必須通過(guò)加強(qiáng)系統(tǒng)操作應(yīng)用權(quán)限，通過(guò)數(shù)據(jù)加密保護(hù)以及信息認(rèn)證和信息傳輸加密以及網(wǎng)絡(luò)簽名等方式加強(qiáng)高校檔案管理信息化體系的構(gòu)建。

（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對(duì)于高校教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平以及高?；诟咝n案管理在提升高校教學(xué)水平、提升高校科研水平、提高高校進(jìn)行學(xué)生管理水平、提高高校黨政工作開(kāi)展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現(xiàn)高校學(xué)術(shù)研究水平和科研技術(shù)水平的重要手段，高校管理者和政府相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過(guò)整合高校信息化檔案管理資源，合理規(guī)劃高校檔案管理的未來(lái)出路，通過(guò)不斷加大對(duì)高校檔案信息化管理的投資，構(gòu)建科學(xué)現(xiàn)代化的高校檔案信息化管理系統(tǒng)。國(guó)家對(duì)于檔案管理建設(shè)制定和出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在高校檔案管理體系的建設(shè)中應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提高高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)水平。同時(shí)應(yīng)當(dāng)加大高校檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)、培養(yǎng)力度，專業(yè)人員，通過(guò)檔案管理理論和實(shí)際管理培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的人員素養(yǎng)，提升高校檔案管理的整體水平。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理的實(shí)際應(yīng)用。高校檔案管理的主要目標(biāo)之一是為高校日常教研活動(dòng)和開(kāi)展校園文體活動(dòng)提供幫助。創(chuàng)新高校檔案管理模式的主要目標(biāo)之一是提高檔案對(duì)高校各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展提供切實(shí)幫助。提高高校檔案管理的實(shí)際應(yīng)用首要任務(wù)是提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，應(yīng)當(dāng)與高校各個(gè)院系和相關(guān)職能部門之間做好信息聯(lián)動(dòng)，深層次研究和總結(jié)高校檔案信息中的對(duì)科研、教學(xué)和人事管理有價(jià)值的信息資料。其次應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化高校檔案信息的檢索、開(kāi)發(fā)和利用。高校信息檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合各個(gè)部門、院系、科研小組的實(shí)際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權(quán)限范圍內(nèi)方便地檢索相關(guān)資料，從而提高高校檔案的利用和實(shí)際應(yīng)用， 使檔案管理起到為科研、教學(xué)和校園管理服務(wù)的作用。

（四）創(chuàng)新高校檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制。高校檔案管理模式的創(chuàng)新和提升離不開(kāi)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)和管理人員。創(chuàng)新高校檔案管理模式必須培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)強(qiáng)、思想道德素養(yǎng)高的高校檔案管理團(tuán)隊(duì)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校檔案管理的崗位職責(zé)需要，優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，明確各個(gè)崗位的崗位職責(zé)和人員素質(zhì)條件。其次應(yīng)當(dāng)通過(guò)健全的管理制度和績(jī)效考核制度，規(guī)范檔案管理人員的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作績(jī)效，提高工作效率提高準(zhǔn)確率和積極主動(dòng)性，通過(guò)激勵(lì)制度保證檔案管理工作及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。再次，通過(guò)可持續(xù)發(fā)展的教育工作和再學(xué)習(xí)制度保證檔案管理人員持續(xù)進(jìn)步、提高，及時(shí)學(xué)習(xí)最新、最前沿的檔案信息化管理知識(shí)，開(kāi)展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術(shù)研討會(huì)等活動(dòng)保證檔案管理知識(shí)、人才培養(yǎng)的有效性。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，高校檔案能夠?yàn)楦咝W(xué)術(shù)研究及應(yīng)用提供最有價(jià)值的資料，同時(shí)對(duì)于高校文化建設(shè)和高校校園文化的形成與傳承具有重要作用，我們必須正視高校檔案管理中存在的問(wèn)題，通過(guò)創(chuàng)新高校檔案管理模式，提高高校檔案管理水平，促進(jìn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

高校檔案管理培訓(xùn)范文第5篇

關(guān)鍵詞 高校 檔案 管理 信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0前言

檔案在幫助人們認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，傳承人類文明，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新等方面具有重要的作用。檔案信息化是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的新目標(biāo)。推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化建設(shè)，已成為高校檔案管理的大勢(shì)，也是高校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的關(guān)鍵點(diǎn)。大力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，已是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案管理信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的重要路徑，也是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

1高校檔案管理信息化的內(nèi)涵

所謂高校檔案管理信息化，就是在學(xué)校統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)高校師生為宗旨，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)為手段，對(duì)高校檔案信息資源進(jìn)行合理配置，開(kāi)展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展高校檔案業(yè)務(wù)，提高高校檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘高校檔案的價(jià)值，為全校師生提供服務(wù)。也就是說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)武裝檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

2高校檔案管理信息化的必要性

隨著高校各項(xiàng)事業(yè)在不斷的發(fā)展，以及辦公室的自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，檔案的門類和數(shù)量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，增長(zhǎng)的速度超出了人們的想象，這對(duì)檔案的分類、排列、編目、檢索等提出了新的要求。由于檔案管理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。而利用計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等現(xiàn)代化手段管理檔案，具有原來(lái)手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，如查找快捷、檢索方便、可靠性高、儲(chǔ)存量大、保密性好、成本低、壽命長(zhǎng)等特點(diǎn)，能極大地提高檔案管理效率及利用的水平，也是高校檔案管理正規(guī)化科學(xué)化的重要條件，同時(shí)大大減少了人力、物力、財(cái)力，可以起到事半功倍的作用。因此，高校檔案的信息化管理建設(shè)自然就提上議事日程。

3高校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)工作

3.1完善高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要始終高度重視檔案管理工作，重視檔案信息化建設(shè)，要強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，加大投入，以保證高校檔案部門能購(gòu)買和配置檔案信息化所需要的軟硬件設(shè)施與設(shè)備。對(duì)整個(gè)檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，庫(kù)房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)直接控制；并配備專用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。使整個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強(qiáng)，為檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2強(qiáng)化高校檔案信息規(guī)范化管理

檔案管理規(guī)范化可以增強(qiáng)檔案管理相關(guān)工作者的檔案法律意識(shí)，促使檔案工作上一個(gè)臺(tái)階。高校檔案信息規(guī)范化是確保檔案信息化的基礎(chǔ)。只是購(gòu)置了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和通訊設(shè)備，沒(méi)有進(jìn)行檔案信息規(guī)范化管理，就等于有路無(wú)車，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、加工、保存以及以后的信息共享帶來(lái)問(wèn)題，檔案信息化也是難以實(shí)現(xiàn)的。檔案規(guī)范化的目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案的完整性、檔案管理的規(guī)范化、檔案檢索的便捷化、檔案價(jià)值的最大化。首先要做好檔案著錄的規(guī)范化管理，按照《檔案著錄規(guī)則》與《電子文件著錄規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案著錄的原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來(lái)源、相關(guān)規(guī)則和標(biāo)識(shí)別符號(hào)等進(jìn)行規(guī)范化，以避免檔案檢索條目的不一致，進(jìn)而影響檔案檢索的效率，減少或避免檢索的錯(cuò)誤。其次要實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化，要依據(jù)檔案的類型以及使用情況，研究相關(guān)檔案的存儲(chǔ)載體及存儲(chǔ)方式，并制定相應(yīng)的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)程。再次，檔案信息管理軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)的規(guī)范化，要將檔案管理軟件與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，將檔案的搜集、整理、鑒定、歸檔、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)利用等檔案管理工作與相關(guān)軟件結(jié)合起來(lái)，為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

3.3注重高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)并提升人員素質(zhì)

檔案信息化的關(guān)鍵是高素質(zhì)檔案管理人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過(guò)硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。首先要引進(jìn)一批高素質(zhì)的檔案管理人才，要完善考核與激勵(lì)制度，留住優(yōu)秀的檔案管理人才，要積極鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，以適應(yīng)高校檔案信息化發(fā)展的需要；要組織檔案信息化管理培訓(xùn)，如邀請(qǐng)專家講座，開(kāi)展檔案信息化座談與交流會(huì)、組織參觀學(xué)習(xí)等。還可以通過(guò)業(yè)務(wù)知識(shí)競(jìng)賽、技能比拼營(yíng)造良好的檔案文化。要優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，老中青年齡結(jié)構(gòu)合理，檔案學(xué)人才、管理學(xué)人才、統(tǒng)計(jì)學(xué)人才、計(jì)算機(jī)人才等方面專業(yè)人才結(jié)構(gòu)合理，確保高校檔案管理人才結(jié)構(gòu)與梯次合理，這樣才能適應(yīng)檔案管理信息化。

3.4構(gòu)建檔案信息安全管理體系

隨著高校檔案信息的普遍應(yīng)用，安全性問(wèn)題成為檔案信息化管理工作的重中之重。因此，高校要構(gòu)建檔案安全管理體系，促進(jìn)檔案信息的高效和安全使用，檔案安全管理體系提供的保障包括系統(tǒng)安全性和信息安全性。要加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性，保障檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專人專用，及時(shí)更新與升級(jí)軟硬件，定期定時(shí)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證檔案存儲(chǔ)設(shè)備時(shí)刻處在良好的運(yùn)行狀態(tài)中。定期對(duì)存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失。通過(guò)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻、文件的加解密、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫(xiě)權(quán)限，加強(qiáng)檔案在存儲(chǔ)處理過(guò)程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，預(yù)防檔案文件被其他用戶非法訪問(wèn)和隨意篡改，并不斷改善檔案管理手段，努力提高檔案的安全管理水平。加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全審計(jì)，建立檔案系統(tǒng)的安全審計(jì)功能，建立檔案使用和操作的審計(jì)日志，并定期進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全隱患。不但應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)保護(hù)措施，而且還應(yīng)執(zhí)行科學(xué)規(guī)范的管理制度，確保高校檔案的安全。

4結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)、信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，高校檔案信息化建設(shè)也是信息化發(fā)展的必然結(jié)果。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，它涉及到的內(nèi)容廣泛，應(yīng)從多方面入手，既要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的必要性，又要熟知檔案管理的內(nèi)容，還要明確檔案信息化管理的重點(diǎn)，并應(yīng)積極創(chuàng)造條件，爭(zhēng)取更多的資源，采取有力措施，適時(shí)逐步推進(jìn)高校檔案信息化管理，適應(yīng)信息化社會(huì)的要求。

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