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檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案范文第1篇

關(guān)鍵詞 檔案管理 自動化 信息倉儲 網(wǎng)絡(luò)存儲

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益廣泛化、復(fù)雜化的今天，如何有效地應(yīng)用信息倉儲技術(shù)為高校檔案管理服務(wù)是一個值得研究的課題。信息倉儲擁有數(shù)字化資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布式管理三個基本要素，應(yīng)該說正好和高校檔案管理自動化的要求相吻合。高校檔案管理系統(tǒng)自動化的特點是：實現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)及各種通訊系統(tǒng)的完美聯(lián)結(jié)；存儲具有數(shù)據(jù)安全性、響應(yīng)速度及擴充性；滿足數(shù)據(jù)的可訪問性需求。鑒于篇幅，本文主要談?wù)剻n案管理系統(tǒng)中的信息倉儲技術(shù)以及相關(guān)建設(shè)和應(yīng)用問題。

一、用于高校檔案管理系統(tǒng)中的信息倉儲技術(shù)

信息倉儲技術(shù)主要涉及到數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)和數(shù)據(jù)倉庫等。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的規(guī)模，這里主要介紹數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)。依據(jù)其出現(xiàn)時間的先后，大致可將數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的發(fā)展分為4個階段：直接附屬存儲(DAS)、網(wǎng)絡(luò)附屬存儲(NAS)、存儲區(qū)域網(wǎng)(SAN)和IP存儲(IPS)。

1、DAS。20世紀90年代以前，存儲產(chǎn)品大多作為服務(wù)器的附屬設(shè)備通過電纜直接連接到各種服務(wù)器，這種形式即是DAS。DAS完全以服務(wù)器為中心，不帶有任何存儲操作系統(tǒng)。DAS方式是長期以來大多數(shù)服務(wù)器采取的方式。主機通過專用接口與存儲設(shè)備相連接，透過RAID技術(shù)將這些單個硬盤，按RAID level組合成更大的硬盤。當(dāng)主機需要訪問存儲設(shè)備時，主機發(fā)出指令給存儲設(shè)備，存儲設(shè)備根據(jù)指令進行相應(yīng)操作，將數(shù)據(jù)返回給主機，或者將主機傳輸過來的數(shù)據(jù)寫入到磁盤。DAS中存儲設(shè)備可以是磁盤驅(qū)動器，也可以是RAID子系統(tǒng)，或是其他存儲設(shè)備。

DAS技術(shù)的數(shù)據(jù)安全性差，難以備份/恢復(fù)；性能一般，可擴充性差，容量有限；數(shù)據(jù)被存放在多臺不同的服務(wù)器上，難于訪問，不支持不同操作系統(tǒng)的訪問。DAS技術(shù)成本低廉，易于安裝，但需停止用戶現(xiàn)有系統(tǒng)，且難以維護，存儲利用率低。

2、NAS。20世紀90年代出現(xiàn)了NAS技術(shù)。NAS包括存儲部件和集成在一起的簡易服務(wù)器管理軟件。NAS是一種將分布、獨立的數(shù)據(jù)整合為大型、集中化管理的數(shù)據(jù)中心。NAS通常在一個局域網(wǎng)上占有自己的節(jié)點。在這種配置中，一臺NAS服務(wù)器處理網(wǎng)絡(luò)上的所有數(shù)據(jù)，將負載從應(yīng)用或企業(yè)服務(wù)器上卸載下來。集成在NAS設(shè)備中的定制服務(wù)器系統(tǒng)可以將有關(guān)存儲的功能與應(yīng)用服務(wù)器執(zhí)行的其他功能分隔開。NAS設(shè)備的物理位置靈活，通過物理鏈路與網(wǎng)絡(luò)連接。NAS無需應(yīng)用服務(wù)器的干預(yù)，允許用戶在網(wǎng)絡(luò)上存取數(shù)據(jù)。

NAS的特點是，易于備份/恢復(fù)；性能高，可擴充性強，即插即用，容量無限制，數(shù)據(jù)被整合并存放在相同的存儲器上，易于訪問，支持不同操作系統(tǒng)訪問。NAS技術(shù)成本低廉，易于安裝和維護，存儲利用率較高。

3、SAN。SAN是允許在存儲設(shè)備和處理器（服務(wù)器）之間建立直接的高速網(wǎng)絡(luò)連接，通過這種連接實現(xiàn)只受光纖線路長度限制的集中式存儲。SAN可以被看作是存儲總路線概念的一個擴展，它使用局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)中類似的單元，實現(xiàn)存儲設(shè)備和服務(wù)器之間的互聯(lián)。SAN具有高傳輸速度、遠傳輸距離和支持數(shù)量眾多的設(shè)備等優(yōu)點。采用了專用的拓撲結(jié)構(gòu)，不能直接使用通用的IP網(wǎng)絡(luò)連接各個SAN存儲網(wǎng)絡(luò)。目前，多數(shù)供應(yīng)商的SAN解決方案大多采用光纖通道技術(shù)，即FC—SAN。

SAN技術(shù)的特點是，易于備份/恢復(fù)；性能極高，可擴充性強，即插即用，容量無極限；數(shù)據(jù)被整合并存放在相同或不同的存儲器上，提供統(tǒng)一的用戶訪問界面，易于訪問，但不支持不同操作系統(tǒng)的訪問。SAN技術(shù)成本昂貴，需要長時間的設(shè)計和安裝，且難以維護，存儲利用率很高。

4、IP存儲。IP存儲技術(shù)就是以高速以太網(wǎng)連接為基礎(chǔ)，通過IP協(xié)議進行數(shù)據(jù)交換的存儲技術(shù)。它將SCSI協(xié)議映射到TCP/IP協(xié)議上，使得SCSI的命令、數(shù)據(jù)和狀態(tài)可以在傳統(tǒng)的IP網(wǎng)上傳輸，其支持數(shù)據(jù)塊形式的I/O訪問和共享存儲。它采用IFCP和iSCSI協(xié)議，由于光纖通道已經(jīng)包含了SCSI協(xié)議，這種方法無需重大技術(shù)改造，就能滿足協(xié)議的要求。

IP技術(shù)的特點是，易于備份/恢復(fù)；性能高，可擴充性強，即插即用，容量無極限；數(shù)據(jù)被整合并存放在相同或不同的存儲器上，提供統(tǒng)一的用戶訪問視圖，易于訪問，支持不同操作系統(tǒng)訪問。IP技術(shù)成本低廉，易于安裝和維護，存儲利用率最高。轉(zhuǎn)貼于 

二、基于IP存儲的高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)存儲中，F(xiàn)C—SAN在某些方面具有無可比擬的優(yōu)勢，如性能極高，可擴充性強等，使其能夠滿足高校檔案管理系統(tǒng)大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲的需要，但光纖通道存在著成本昂貴和互操作性問題，這是一般高校檔案管理系統(tǒng)所不能承受的。而NAS技術(shù)雖然成本低廉，但卻受到帶寬消耗的限制，無法完成大容量存儲的應(yīng)用，而且系統(tǒng)難以滿足開放性的要求。針對以上技術(shù)的缺陷和不足，根據(jù)國際上基于IP的存儲設(shè)備已日漸成熟的情況，業(yè)內(nèi)提出了一種既有NAS和SAN技術(shù)的優(yōu)點，又能克服兩者缺點的存儲網(wǎng)方案，即基于IP的SAN。它由兩部分構(gòu)成，第一部分是利用IP互連設(shè)備構(gòu)成存儲區(qū)域網(wǎng)SAN，第二部分是通過SAN中的交換機多路接入局域網(wǎng)LAN回路，形成一種廣義的附網(wǎng)存儲NAS，存儲設(shè)備都是商用的NAS設(shè)備以及iSCSIi設(shè)備，或通過轉(zhuǎn)換橋?qū)CSI和FC設(shè)備轉(zhuǎn)換為IP接口，接入基于IP協(xié)議SAN中。它采用最廣泛的TCP/IP作為網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，既具有NAS易于訪問的特點，又有專用的存儲網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)。因此，基于IP的存儲網(wǎng)絡(luò)可以利用以太網(wǎng)技術(shù)和設(shè)備來構(gòu)建專用的存儲網(wǎng)絡(luò)，由于使用了以太網(wǎng)設(shè)備，其成本大大低于使用光纖交換機的SAN網(wǎng)絡(luò)，而且保持了SAN的傳輸速率高且穩(wěn)定的優(yōu)點。用戶在這一技術(shù)中，面對的是非常熟悉的技術(shù)內(nèi)容，即IP協(xié)議和以太網(wǎng)，而且各種IP通用設(shè)備保證了用戶可以具有非常廣泛的選擇空間。事實上，由于IP存儲技術(shù)的設(shè)計目標，就是充分利用現(xiàn)有設(shè)備，使傳統(tǒng)的SCSI存儲設(shè)備和光纖存儲設(shè)備都可以在IP—SAN中利用起來。隨著帶有IP標準接口的存儲設(shè)備的出現(xiàn)，我們可以單純使用本地IP存儲技術(shù)，來擴展已有的存儲網(wǎng)絡(luò)，或構(gòu)建新的存儲網(wǎng)絡(luò)。以千兆甚至萬兆以太網(wǎng)為骨干的網(wǎng)絡(luò)連接，保證了本地IP存儲網(wǎng)絡(luò)。由于采用的是IP協(xié)議，與LAN和互聯(lián)網(wǎng)的連接是無縫的，遠程備份十分方便，效率工作很高。基于IP的SAN在性能及功能上都具有突出的優(yōu)勢，是目前高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中存儲區(qū)域方案設(shè)計的首選方案。

三、高校檔案管理信息倉儲系統(tǒng)建設(shè)中若干問題分析

推進高校檔案管理系統(tǒng)自動化的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開促進應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際。筆者以為，推進高校檔案管理系統(tǒng)自動化的指導(dǎo)思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與檔案管理自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。總體來說，應(yīng)該注意以下幾點。

1、檔案信息倉儲建設(shè)首先必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平。當(dāng)前，高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理系統(tǒng)自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2、檔案信息倉儲建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案管理系統(tǒng)自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

3、檔案信息倉儲建設(shè)要有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前檔案管理自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

4、檔案信息倉儲建設(shè)必須慎重選定技術(shù)路線。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案管理自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行成熟的、適應(yīng)的先進技術(shù)，使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合學(xué)校的實際。檔案部門對先進技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術(shù)的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案范文第2篇

當(dāng)前，我國已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個時期國家信息化的重點，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠。

創(chuàng)新與安全的矛盾

由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門完善的、體系嚴密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務(wù)院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。

檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應(yīng)用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權(quán)改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計復(fù)雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術(shù)是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。

標準化、法制化的挑戰(zhàn)

在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應(yīng)用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:

一是管理體制、管理方式不同，難于實現(xiàn)標準化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構(gòu)亦管理著相當(dāng)有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。

二是在具體管理細節(jié)上，各級政府和政府各機構(gòu)間，缺少必要的協(xié)調(diào)機制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。

三是信息技術(shù)飛速發(fā)展造成的應(yīng)用技術(shù)體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風(fēng)險，加大了投入和建設(shè)難度。例如，每次存儲介質(zhì)的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。

四是關(guān)于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術(shù)和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據(jù)等方面都還是空白。標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)；相關(guān)法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。

電子政務(wù)的更高要求

當(dāng)前，我國正在加緊實施電子政務(wù)建設(shè)。值得注意的是，電子政務(wù)并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計算機開展OA應(yīng)用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務(wù)的鮮明時代特征表現(xiàn)在兩個方面。

一方面電子政務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺上，因而能夠直接為社會和公眾提供服務(wù)，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專用網(wǎng)絡(luò)上，只能為自身業(yè)務(wù)服務(wù)的應(yīng)用目標，使政府實現(xiàn)了直接通過計算機網(wǎng)絡(luò)為社會、公眾服務(wù)的更高層應(yīng)用目標。

另一方面應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。這構(gòu)建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最基本的電子信任體系，在網(wǎng)上進行有關(guān)社會活動便有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設(shè)成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務(wù)成為政府管理領(lǐng)域里不可避免的一場深刻的革命。

推進電子政務(wù)必將邁向電子政府。從這個意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設(shè)上確實需要創(chuàng)新。

從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應(yīng)用已經(jīng)實現(xiàn)了信息網(wǎng)絡(luò)化。美國9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的支持下，業(yè)務(wù)全面恢復(fù)。說明當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設(shè)，不從中總結(jié)經(jīng)驗，接受教訓(xùn)，就不可能加速這項建設(shè)的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。

電子政務(wù)建設(shè)中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設(shè)至少需要考慮增加以下任務(wù)并及時部署。一是應(yīng)用信息安全基礎(chǔ)設(shè)施——PKI/CA，建立可信任和可授權(quán)的應(yīng)用系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應(yīng)用和管理需要電子證書以規(guī)范權(quán)限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的建立。電子文檔和數(shù)據(jù)是所有信息化建設(shè)投資最終獲得的幾乎唯一的回報，是極寶貴的數(shù)據(jù)資源。我們應(yīng)該以全新的理念、審慎嚴密的措施、科學(xué)的方法，從建設(shè)之初就構(gòu)建電子檔案堅固的安全屏障。

新形勢下的基本策略

必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該按照國家電子政務(wù)建設(shè)的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點和目標，除了自身建設(shè)任務(wù)外，還應(yīng)推動國家電子政務(wù)建設(shè)。因為，電子政務(wù)的實施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務(wù)建設(shè)共同發(fā)展才能真正實現(xiàn)電子政務(wù)的情況。所以，新形勢下搞好電子政務(wù)建設(shè)需要采取一系列重要策絡(luò)。實踐經(jīng)驗表明以下策略十分重要。

1、積極納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機制。所有電子政務(wù)建設(shè)都應(yīng)當(dāng)自覺納入國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務(wù)成敗的關(guān)鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應(yīng)在國家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)下構(gòu)建和應(yīng)用。

2、與時俱進，觀念創(chuàng)新。在推進電子政務(wù)建設(shè)中，采用信息技術(shù)引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府文檔數(shù)據(jù)備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機構(gòu)信息系統(tǒng)中還幾乎沒有符合嚴格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。但是要求每個政府機構(gòu)都建立復(fù)雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場的方法可以解決企業(yè)和相當(dāng)一部分機構(gòu)的問題。但是黨政等重要機構(gòu)如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關(guān)機構(gòu)必須結(jié)合國情，從實際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機構(gòu)職能等方面全面創(chuàng)新。

信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關(guān)部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務(wù)建設(shè)中，我們的許多機構(gòu)有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務(wù)工作的范圍出發(fā)，主動承擔(dān)起新職能。或者在國家有關(guān)主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮重大作用。

3、遵循標準，推進標準，加強法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。曾有過高層政府機關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。

采用標準意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的根本保證。

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案范文第3篇

檔案信息化就是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案信息，方便管理及檢索利用。它使檔案管理工作真正走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，從而極大的提高檔案管理水平。

一、檔案信息化建設(shè)必須遵循的原則。1.文檔一體化原則：檔案管理與辦公自動化同步發(fā)展，融為一體。2.歸檔雙軌制原則：電子文件與紙質(zhì)文件并存。3.確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則：遵循保密原則，與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容與主要任務(wù)。1.制度、標準等規(guī)范化體系的建立。以研制和指引電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源標準規(guī)范、管理制度的制定和推行。檔案標準規(guī)范建設(shè)主要內(nèi)容包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個方面。它類似信息高速公路上的“交通規(guī)則”。2.軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，滿足檔案工作網(wǎng)絡(luò)化的需求。具體包括：硬件設(shè)施、軟件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。3.檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。以檔案信息管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用為基礎(chǔ)，以“數(shù)字檔案館”和“電子文件管理系統(tǒng)”為重點，加強檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、數(shù)字化加工、管理、利用、安全等方面。具體包括：數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)和檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。4.檔案信息資源建設(shè)。以館藏檔案的數(shù)字化為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設(shè)。主要內(nèi)容除了包括館藏檔案的數(shù)字化，還有對電子文件的采集、加工、存儲、提供利用服務(wù)，以及對行業(yè)專題信息采集接收。館藏檔案數(shù)字化形成信息資源的具體形式為：檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片/音像檔案數(shù)據(jù)庫、縮微膠片數(shù)據(jù)庫等。5.人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)人才是關(guān)鍵。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。

三、檔案信息化建設(shè)的措施。檔案信息化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。深圳市水務(wù)（集團）有限公司領(lǐng)導(dǎo)一直非常重視檔案工作，早已把檔案信息化建設(shè)列入了公司的發(fā)展規(guī)劃。經(jīng)過不斷的努力，檔案信息化建設(shè)初見成效。我們的做法是：1.制定檔案信息化管理的相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理工作。我們遵照國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我們的行業(yè)特點，制定了《深圳市水務(wù)（集團）有限公司檔案管理規(guī)定》《集團及下屬單位檔案分類方案》《歸檔范圍及保管期限表》《檔號規(guī)則及上架排列方法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子檔案管理技術(shù)標準》等。制度的完善使我們的各項工作有章可循、循序漸進。2.建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口開發(fā)，實現(xiàn)電子文件自動采集元數(shù)據(jù)、自動歸檔。這樣集團的文件材料可以實現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)，避免了檔案員重復(fù)勞動，同時也實現(xiàn)了實時歸檔。3.對集團及下屬單位全部檔案的整理歸檔和條目著錄共十五大類，實行檔案信息統(tǒng)一管理，達到形散而神不散。具體包括：黨群、行政、經(jīng)營、基建、科研、設(shè)備、人事、聲像、會計、審計、物業(yè)、榮譽、生產(chǎn)業(yè)務(wù)、用戶檔案、報刊等。4.升級BS版檔案管理系統(tǒng)，建立全集團統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，為本部及各二級企業(yè)提供統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、集中存儲、統(tǒng)一利用。該系統(tǒng)以集團檔案信息資源數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，以集團局域網(wǎng)為平臺，建設(shè)完成后，通過設(shè)置權(quán)限可向用戶提供不受時間、地域和數(shù)量限制的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的海量存儲，快速傳遞和最大共享，同時也能保證檔案信息的安全。5.實現(xiàn)全文上傳、檢索：在庫存檔案數(shù)字化加工資源庫的基礎(chǔ)上，正在實施全文錄入、上傳、檢索。通過OCR技術(shù)實現(xiàn)針對檔案內(nèi)容的全文檢索，是檔案信息化建設(shè)的深入。6.實現(xiàn)檔案網(wǎng)上借閱利用。我們與深圳市世紀科怡科技發(fā)展有限公司共同開發(fā)的《深圳市水務(wù)集團檔案管理系統(tǒng)》采用BS架構(gòu)，可以實現(xiàn)全文閱讀。所以通過借閱審批流程，可在網(wǎng)上借閱利用館藏檔案，調(diào)閱更加方便、快捷，提高檔案利用的效率。無特殊要求的檔案可實現(xiàn)不再需查閱檔案實體，只通過系統(tǒng)利用計算機進行查詢，便利調(diào)閱，提高利用效率。

（作者單位：深圳市水務(wù)（集團）有限公司）

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案范文第4篇

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；醫(yī)院1醫(yī)院檔案管理包含的內(nèi)容

相比一般企業(yè)的檔案，醫(yī)院檔案除了醫(yī)院工作人員的檔案資料、日常會議記錄、設(shè)備清單等，還包括患者病歷這一特殊內(nèi)容?；颊卟v是醫(yī)院的重要資源，是用于科研研究、提升醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)水平的第一手資料，也是日常醫(yī)生診斷患者的依據(jù)。因此需要隨時隨地快速調(diào)閱，以保證日常工作能夠正常開展。

其次，對于醫(yī)院內(nèi)部資料信息的妥善保管，也是醫(yī)院適應(yīng)市場化競爭之必須，如設(shè)備采購清單、醫(yī)護人員檔案等，與醫(yī)院財務(wù)管理、人才管理息息相關(guān)，也為醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)社會和盈利的雙贏打下基礎(chǔ)。

2檔案管理信息化的作用

2.1彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足，提升檔案管理效率傳統(tǒng)的檔案管理方法繁瑣、費工費時，且調(diào)閱起來非常麻煩。采用計算機技術(shù)，將檔案信息輸入電腦，實現(xiàn)快速編目、分類和保管，并可以使用檢索等功能能快速定位、調(diào)閱，以及編輯錄入，易于調(diào)閱和更新。

2.2減少成本投入隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，檔案資源越來越多，傳統(tǒng)管理方法需要不斷增加投入來擴大管理面積、增加管理人員，運費成本逐年提高。電子化檔案資源不存在紙張發(fā)黃變脆等癥結(jié)，儲存在電腦中也解決了過多的檔案資料占地、后期持續(xù)投入成本的問題。

2.3實現(xiàn)資源共享，提高服務(wù)效率良好的檔案管理，有利于醫(yī)護人員快速調(diào)閱患者病歷，提升診斷效率；資源共享至各個部門也使得患者能夠方便掛號、就醫(yī)、取藥，提高對醫(yī)院的滿意度；同時，醫(yī)院能夠根據(jù)患者的病歷有針對性的進行醫(yī)學(xué)研究，有利于進一步提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，使醫(yī)院發(fā)展邁入良性軌道。

3檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

盡管在信息化大潮的推動下，各醫(yī)院都已經(jīng)或多或少開展檔案管理的信息化建設(shè)，并取得了一些成就[1]。但是在建設(shè)過程中仍有不少問題暴露出來，具體可以歸納為以下幾個方面。

3.1醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)缺乏足夠重視醫(yī)院管理層雖然推動了信息化的改造，但沒有充分意識到信息化建設(shè)在醫(yī)院發(fā)展中的重要性，因此缺乏長遠眼光，僅停留在向無紙化轉(zhuǎn)變的層面。在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)上缺乏足夠的設(shè)計和投入，容易導(dǎo)致后期升級困難，管理僵化等問題。

3.2資金支持不到位毋庸置疑，一套完善的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，需要足夠的資金投入，甚至需要后期的追加來更新系統(tǒng)版本，但醫(yī)院管理層沒有意識到系統(tǒng)開發(fā)難度和所需維護力度，導(dǎo)致成本投入有限。

其次，許多醫(yī)院認為檔案管理是清閑活，給檔案管理人員的工資較低，這一方面導(dǎo)致無法找到合適的人才，也不易于提高檔案管理工作的積極性。

3.3管理人員信息化水平落后很多醫(yī)院的檔案管理人員還沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，缺乏信息化思維，對計算機技術(shù)掌握程度較低，導(dǎo)致不能夠提出切實有效的信息化建設(shè)方案。在實施過程中，既缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，也沒有足夠的知識支撐，導(dǎo)致工作開展處在被動狀態(tài)，創(chuàng)新意識不強。

4信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理建設(shè)的幾點建議

應(yīng)對我們上述探討的信息化建設(shè)中存在的問題，結(jié)合醫(yī)院的實際情況和當(dāng)代信息技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，作者有以下幾點建設(shè)建議。

4.1轉(zhuǎn)變思想觀念，對信息化建設(shè)給予充分重視醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分重視檔案管理的信息化建設(shè)，將其納入醫(yī)院信息化建設(shè)的框架之中。在開發(fā)初期就將檔案管理系統(tǒng)和日常出診、科研系統(tǒng)打通，實現(xiàn)全院數(shù)據(jù)庫相通，既方便了信息的統(tǒng)一管理，同時也有利于日后的維護。

同時，制定詳細的檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理人員的職責(zé)。設(shè)立考核機制，監(jiān)督檔案管理工作的開展[2]。使信息化系統(tǒng)的功能得到充分的發(fā)揮。

4.2充分規(guī)劃，打造檔案管理信息系統(tǒng)一套行使有效、符合用戶使用習(xí)慣的信息系統(tǒng)需要經(jīng)過充分的論證、設(shè)計和開發(fā)，并考慮到后期的完善需求，需要具備足夠的開放性。因此，信息系統(tǒng)建設(shè)不能盲目上馬，檔案管理人員需要認真調(diào)研需求，同時針對醫(yī)院已有的信息化系統(tǒng)，進行功能匹配。也需要有專業(yè)的技術(shù)人員進行軟件開發(fā)和運維。

對內(nèi)系統(tǒng)如針對醫(yī)生的病例查閱系統(tǒng)，可以采用桌面虛擬化技術(shù)，為醫(yī)生配備iPad移動終端，通過統(tǒng)一的后臺管理設(shè)備，醫(yī)生可以隨時隨地調(diào)閱病例，方便診斷，統(tǒng)一的管控也有利于信息安全和管理。

4.3確保檔案信息安全檔案信息安全是信息化建設(shè)的關(guān)鍵。對于內(nèi)容，需要設(shè)置防火墻，防止黑客攻擊。完善的容災(zāi)機制也是必須，否則一旦遭遇突發(fā)的災(zāi)害或者系統(tǒng)宕機，造成數(shù)據(jù)丟失無法恢復(fù)，后果將不堪設(shè)想。

4.4對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升信息化管理水平管理人員分為兩部分，一部分是檔案內(nèi)容的管理者，對他們需要進行系統(tǒng)使用方法和管理條例培訓(xùn)，統(tǒng)一檔案歸檔制度，保證信息得到正確、有效地整理和錄入[3]。

另一部分是系統(tǒng)運維人員，對此需要進行安全意識培訓(xùn)、技術(shù)培訓(xùn)等，讓運維人員認識到檔案信息安全的重要性，并理解醫(yī)院檔案管理的需求，做好系統(tǒng)升級和運維工作，成為檔案管理的堅實后盾。

5結(jié)語

醫(yī)院檔案信息化管理具有重要的現(xiàn)實意義，只有充分認識到這一點，才能切實有效地開展工作。醫(yī)院也需對信息化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題有充分的準備，才能應(yīng)對挑戰(zhàn)，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

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檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案范文第5篇

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