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檔案歸納方法范文第1篇

摘 要 本文從醫(yī)院檔案管理的自身特點(diǎn)出發(fā)，通過現(xiàn)代與傳統(tǒng)檔案管理方法進(jìn)行比較分析，說明醫(yī)院檔案管理信息化的必要性。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 信息化 必要性

醫(yī)院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫(yī)治病的醫(yī)療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫(yī)療、教研等活動(dòng)中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫(yī)學(xué)的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，成為材料檔案事業(yè)進(jìn)展的新方向和新課題。電子文檔的大量產(chǎn)出和運(yùn)用，使得檔案的信息化迅速向數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發(fā)展流向。所以，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化在醫(yī)院的管理中有著至關(guān)重要的意義。

一、檔案信息化完善了檔案管理模式

在諸多傳統(tǒng)的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數(shù)都是以紙質(zhì)的形式存在的。隨著時(shí)間的交替，檔案里的資料越來越多，數(shù)量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定，出院病人的在住院時(shí)的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時(shí)間的不斷推移和每年的入院病人數(shù)目的不斷激增，醫(yī)院需要多大的空間來保存這些病例，而科學(xué)合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會(huì)給醫(yī)院造成多大的困難。所以，實(shí)行電子病歷將成為一種必然的趨勢(shì)。各類醫(yī)院文字檔案在經(jīng)過信息化的處理以后，可以更大限度地增強(qiáng)檔案的運(yùn)用效率，使檔案的信息更加形象、生動(dòng)。便于檔案的搜索以及利用，并節(jié)約了大量的儲(chǔ)蓄資料的空間，節(jié)省了人力、物力以及財(cái)力，同時(shí)也保證檔案的備份安全。

二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善

在醫(yī)院工作過程中，檔案管理部門要對(duì)各類文件進(jìn)行及時(shí)的著名錄入。在紙類文件時(shí)代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費(fèi)很多的時(shí)間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動(dòng)一個(gè)地方就要發(fā)生一連串的反應(yīng)，相關(guān)的部分都要需要改動(dòng)，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間及精力。將檔案經(jīng)過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動(dòng)時(shí)只需輸入相應(yīng)的命令，就可以自動(dòng)促成系統(tǒng)的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫(yī)院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對(duì)全年的文件以及相關(guān)的材料進(jìn)行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運(yùn)用檔案及軟件提供的信息格式，進(jìn)行錄入工作，通過軟件進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)化，并對(duì)進(jìn)行管理。檔案人員還可運(yùn)用系統(tǒng)的檢索以及排序的功能，隨時(shí)閱讀文件的歸屬情況，發(fā)現(xiàn)沒能及時(shí)歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時(shí)發(fā)出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規(guī)范化。

三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合的重點(diǎn)在于體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化、有效化以及共享性，最終要達(dá)到的目的是進(jìn)一步的擴(kuò)大檔案資源的使用范疇。往常在醫(yī)院的不同部門，不同的科室，需要隨時(shí)隨地查閱有關(guān)的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫(yī)院設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質(zhì)原件更易于導(dǎo)視，可擴(kuò)大對(duì)原始檔案的運(yùn)用程度和范圍；而且更有利于醫(yī)院的各個(gè)部門、各個(gè)科室按照自身需求瀏覽并隨機(jī)存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)的無限潛能。

四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

過去手工操作查詢檔案資料，往往是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還不能達(dá)到預(yù)想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統(tǒng)，使用的時(shí)候只需要輸入一個(gè)關(guān)鍵詞，相關(guān)的資料文獻(xiàn)就可逐個(gè)呈現(xiàn)在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時(shí)還可采用電子加密功能對(duì)檔案進(jìn)行保密處理。

五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件

醫(yī)院的各種檔案在經(jīng)過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護(hù)檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴(yán)重，以做到保護(hù)檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展過程中，不同時(shí)間段的一些珍貴的歷史文獻(xiàn)資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進(jìn)行信息化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)原件經(jīng)過電子設(shè)備的掃描之后以電子文檔的形式進(jìn)行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護(hù)珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫(yī)學(xué)檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫(yī)學(xué)、教學(xué)和研究?jī)r(jià)值。將其進(jìn)行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進(jìn)行妥帖的長(zhǎng)期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復(fù)地應(yīng)用于各項(xiàng)工作之中。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張明，丁晨.醫(yī)院資料歸屬[J]湖北電力[J].2014.30（12）：58-60.

檔案歸納方法范文第2篇

【關(guān)鍵詞】職業(yè)教育;檔案管理;教育質(zhì)量;管理水平

一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義

職業(yè)教育學(xué)校與普通的高等學(xué)校不同，每個(gè)專業(yè)課程需要準(zhǔn)備的教學(xué)資料比較多，如果整理不及時(shí)，會(huì)造成教學(xué)資料丟失，從而在實(shí)際教學(xué)過程中，無法找到相關(guān)的教學(xué)依據(jù)，嚴(yán)重制約職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展。在職業(yè)教育中實(shí)行檔案管理，將相關(guān)的教學(xué)資料進(jìn)行收集，按照類別進(jìn)行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，有利于了解學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業(yè)教育的教學(xué)能力，有利于職業(yè)教育的快速發(fā)展。職業(yè)教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案以及基建檔案等四大內(nèi)容，由于各個(gè)檔案內(nèi)容較多、較復(fù)雜，一旦檔案管理不當(dāng)，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業(yè)教育的發(fā)展。

二、職業(yè)教育檔案管理主要內(nèi)容

（一）文書檔案管理

文書檔案主要是指學(xué)校在日常管理中產(chǎn)生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展過程，還包括學(xué)校在發(fā)展過程中取得的成績(jī)，將文書檔案分類別進(jìn)行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學(xué)校是如何發(fā)展的，對(duì)學(xué)校發(fā)展有利的項(xiàng)目，學(xué)校應(yīng)該積極推進(jìn)，摒棄學(xué)校發(fā)展中的不足之處，促進(jìn)學(xué)校快速發(fā)展。另外，學(xué)生可以通過文書檔案，了解到學(xué)校的輝煌歷史，并使學(xué)生感到驕傲，從而產(chǎn)生愛校的情懷。

（二）教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案主要包括：教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)筆記、教學(xué)成果等，學(xué)?？梢酝ㄟ^教學(xué)檔案，了解教師的教學(xué)水平和教學(xué)方法，教師可以通過教學(xué)檔案，了解到學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握程度。通過教學(xué)檔案管理，可以了解教學(xué)中的不足，并加以改進(jìn)，不斷提高學(xué)校的職業(yè)教育水平。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)改革與教學(xué)研究的重要依據(jù)，教師可以通過教學(xué)檔案選擇學(xué)生最容易接受的教學(xué)方式，學(xué)生也可以通過教學(xué)檔案了解自身的不足，改變學(xué)習(xí)方法，提高學(xué)習(xí)效率。

（三）學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生在入學(xué)時(shí)的基本情況、學(xué)生在校期間的成績(jī)以及各方面的綜合素質(zhì)等內(nèi)容。學(xué)校通過學(xué)籍資料管理，可以全面地了解學(xué)生，有利于教師更好的管理學(xué)生。社會(huì)用工單位可以通過學(xué)生的學(xué)籍檔案，判斷學(xué)生是否滿足本企業(yè)的要求，更好地甄別人才，學(xué)籍檔案是學(xué)生最直接的名片，是判斷學(xué)生能力的一個(gè)重要依據(jù)。

（四）設(shè)備、基建檔案管理

設(shè)備檔案是指在教學(xué)過程中使用的各種儀器設(shè)備詳情以及維護(hù)的相關(guān)信息等，一旦教學(xué)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，可以通過設(shè)備檔案，了解儀器設(shè)備的基本性能，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)合理的解決辦法?；n案是指學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學(xué)校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學(xué)校建設(shè)的基本情況，有利于維護(hù)校園建設(shè)的安全，學(xué)校建筑如果需要改建、新建或擴(kuò)建，基建檔案是必不可少的依據(jù)。

三、加強(qiáng)職業(yè)教育中檔案管理的實(shí)踐性

（一）增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)

職業(yè)教育的檔案管理工作在學(xué)校管理工作中起著關(guān)鍵性作用，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，而且管理人員需要具有檔案管理的意識(shí)?，F(xiàn)階段職業(yè)教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)管理工作缺乏責(zé)任感，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致部分檔案資料丟失，就會(huì)失去檔案管理的作用，給職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展帶來了巨大困難。加強(qiáng)職業(yè)教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學(xué)生活中，增強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校全體教職工的收集整理意識(shí)。由于職業(yè)教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要學(xué)校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時(shí)進(jìn)行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學(xué)生在檔案管理中同樣發(fā)揮著積極的作用，努力提高學(xué)生的檔案意識(shí)，積極配合學(xué)校提供相關(guān)的資料信息，以便學(xué)校為學(xué)生建立完善的個(gè)人檔案，為學(xué)生以及用工單位提供便利。

（二）加大檔案管理的力度

職業(yè)教育的檔案管理需要學(xué)校的大力支持，學(xué)校應(yīng)該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責(zé)任心的負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。在學(xué)校建設(shè)規(guī)劃過程中，應(yīng)將檔案管理的場(chǎng)地列入規(guī)劃建設(shè)內(nèi)，建立獨(dú)立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進(jìn)行區(qū)分，在檔案室內(nèi)配備齊全的辦公設(shè)備，配備必要的電子產(chǎn)品，以及檔案管理相關(guān)的軟硬件設(shè)備。在檔案館或檔案室內(nèi)建立紙質(zhì)檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應(yīng)該注意室內(nèi)通風(fēng)，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。

（三）建立完善的規(guī)章制度

在職業(yè)教育檔案管理過程中需要依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律法規(guī)，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業(yè)教育檔案管理中，管理人員需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結(jié)等，再根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并按照時(shí)間順序進(jìn)行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規(guī)范，進(jìn)行分門別類，文書檔案歸納管理，教學(xué)檔案歸納管理，學(xué)籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全性。

（四）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也步入了信息化時(shí)代，職業(yè)教育學(xué)校的檔案必須緊跟時(shí)代的步伐，實(shí)行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細(xì)，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行職業(yè)教育檔案管理，首先，制定一個(gè)整體的檔案管理方案，按照計(jì)劃進(jìn)行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，建立一個(gè)實(shí)用性的檔案信息網(wǎng)站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。

（五）提高檔案開發(fā)利用水平

職業(yè)教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展，檔案的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關(guān)的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內(nèi)容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒別，刪除重復(fù)或者無價(jià)值的檔案內(nèi)容，提高檔案的水準(zhǔn)和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)部分檔案的公開性，方便教師和學(xué)生進(jìn)行查找，提高檔案的利用率。

四、結(jié)語

通過職業(yè)教育中的檔案管理，可以幫助職業(yè)教育學(xué)校了解自身的不足，為學(xué)校的發(fā)展提供重要的依據(jù)。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)管理人員的檔案管理意識(shí)，制定相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，不斷促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]朱紅.加強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的思考[J].黑龍江檔案.2012.

[2]吳桂云.改制后職業(yè)教育系統(tǒng)檔案管理的幾個(gè)新區(qū)域[J].辦公室業(yè)務(wù).2011.

[3]尹英范.加強(qiáng)職業(yè)教育檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志.2014.

[4]林鳳.關(guān)于職業(yè)教育院校檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案.2012.

[5]江華.發(fā)達(dá)國(guó)家職業(yè)教育中的學(xué)籍檔案管理[J]教育與職業(yè).2001.

檔案歸納方法范文第3篇

1 人事檔案管理信用化改革的可行性

第一將人事檔案與信用檔案相結(jié)合，從某種方面上來說，人事檔案與信用檔案都是相同的類型，人事檔案是對(duì)人的信息的收集和歸納和整合，這些信息將是組織或者事業(yè)單位對(duì)于人的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，而信用作為人的最重要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之一，理所應(yīng)當(dāng)?shù)膽?yīng)該講信用檔案劃入人事檔案的管理中來，使檔案的管理更加的完善，為市場(chǎng)提供更為完整詳實(shí)的社會(huì)信息，從而更完善的評(píng)價(jià)一個(gè)人。

第二，我國(guó)早已經(jīng)設(shè)立了一個(gè)完善的個(gè)人信用數(shù)據(jù)庫，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時(shí)候我國(guó)的個(gè)人信用數(shù)據(jù)庫就已開始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經(jīng)收集社會(huì)上各行各業(yè)工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會(huì)企業(yè)、政府部門等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。[1]

第三，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)借鑒信用檔案的管理方式

信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個(gè)幾個(gè)值得深思的性質(zhì)：一信息來源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來源多種多樣，內(nèi)容詳實(shí)；二信息開放性：信用檔案是開放的，沒有藏匿的，隨時(shí)隨地都可以供相關(guān)的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒有偏向性的，絕對(duì)真實(shí)的；四信息的時(shí)效性：信用信息不能是一成不變的，保持內(nèi)容的更新，要隨著信息的來源人的信用行為而改變，信用檔案內(nèi)容也是擁有時(shí)間性質(zhì)的，一般來說，信息來源人的負(fù)面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內(nèi)的信用信息不能用作商業(yè)行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權(quán)的行為，而作為信息的來源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時(shí)刻更正性：信息的來源人，可以質(zhì)疑信息的真實(shí)性，或者發(fā)現(xiàn)信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實(shí)，可以獲得更改的權(quán)利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護(hù)的，管理過程中每一個(gè)程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質(zhì)，這些性質(zhì)都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]

2 人事檔案信息信用化管理的具體策略

2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當(dāng)前的社會(huì)的發(fā)展

人事檔案收錄進(jìn)信用檔案有利于全方位的評(píng)價(jià)一個(gè)人，個(gè)人品德方面也將會(huì)被納入人才的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，信用檔案本身就擁有時(shí)效性，可以使人事檔案的資料即時(shí)的更新對(duì)于人的評(píng)價(jià)也能與時(shí)俱進(jìn)，信用記錄中擁有個(gè)人記錄與職業(yè)記錄，信用記錄包含個(gè)人的貸款和還款記錄、社會(huì)保障信息、訴訟記錄等等，職業(yè)記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對(duì)于記錄人的評(píng)價(jià)，是其未來工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對(duì)于人由不良信用產(chǎn)生的負(fù)面評(píng)價(jià)有了詳實(shí)的記錄，維護(hù)了人才市場(chǎng)的公正。[3]

2.2 改變?nèi)耸聶n案的工作職能，有控制轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)與監(jiān)管

政府建立人事檔案管理機(jī)制，是為了保障人合法的享受社會(huì)權(quán)利與工作權(quán)利，現(xiàn)如今的檔案管理機(jī)制卻走向了控制的道路，這是與國(guó)家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉(zhuǎn)變其工作職能，走向服務(wù)與監(jiān)管的道路是很有必要的，下面列出幾項(xiàng)措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務(wù)與監(jiān)管的功能，加大人事檔案信用功能的發(fā)揮。二：增強(qiáng)人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數(shù)人的權(quán)利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務(wù)。三：人事檔案的記錄人應(yīng)當(dāng)擁有知情權(quán)，使人人所有翻閱檔案的權(quán)利和質(zhì)疑檔案真實(shí)性的權(quán)利。四：檔案里的負(fù)面記錄，應(yīng)當(dāng)在一定的時(shí)間里刪除，不能永遠(yuǎn)跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業(yè)目的使用，任何侵犯記錄人隱私權(quán)的行為都應(yīng)當(dāng)受到法律的譴責(zé)。六：在法律上予以保護(hù)，檔案的形成、管理、使用都應(yīng)當(dāng)有監(jiān)察制度的存在，保障其安全、完整、有效。

2.3 推行人事檔案管理社會(huì)化

檔案的管理應(yīng)當(dāng)有權(quán)限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權(quán)利，人事檔案終究是為社會(huì)服務(wù)的，人事檔案的社會(huì)化為市場(chǎng)尋找人才的提供了要求標(biāo)準(zhǔn)，下面提出推行人事檔案社會(huì)化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權(quán)對(duì)記錄人進(jìn)行工作能力、職業(yè)道德方面的評(píng)價(jià)。當(dāng)記錄人離開單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業(yè)的中立機(jī)構(gòu)管理如人才市場(chǎng)等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對(duì)客觀，將檔案集中管理，也是為了節(jié)約管理的成本，使檔案的管理高效。

2.4 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的必然發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)逐漸走向了新媒體的時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代，作為自媒體設(shè)備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫，將檔案集中管理后建立數(shù)據(jù)庫輸入電腦，將身份證作為唯一的識(shí)別碼保護(hù)檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監(jiān)控分散在全國(guó)各個(gè)單位的檔案，也能為其提供安全的監(jiān)管與服務(wù)。[4]

2.5 完善相關(guān)的法律，推行人事檔案管理制度化，社會(huì)化

當(dāng)前中國(guó)的人事檔案管理制度，依舊需要更多的完善，應(yīng)當(dāng)通過法律來規(guī)范其管理制度和推行使人事檔案社會(huì)化的進(jìn)程加快，在信息的尋覓、歸納、管理的過程中應(yīng)當(dāng)由法律進(jìn)行監(jiān)督，檔案管理集中化的法律法規(guī)目前國(guó)家還沒有頒布，對(duì)于檔案隱私權(quán)的維護(hù)的相關(guān)法律也沒有實(shí)行，這些都是檔案管理制度化過程中的法律漏洞，理當(dāng)予以補(bǔ)全。

檔案歸納方法范文第4篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代；信息；方法

一般醫(yī)院在處理行政管理事務(wù)的活動(dòng)的時(shí)候，會(huì)將普通式的文書轉(zhuǎn)為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內(nèi)容上關(guān)鍵的組成方面，起到極其有效的作用針對(duì)醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設(shè)卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們?cè)谖臅鴻n案的管理過程中要具備很強(qiáng)的規(guī)范效力，針對(duì)一些不對(duì)外公開的檔案要有保密意識(shí)，以及針對(duì)不同檔案使用者的服務(wù)意識(shí)。所以我們要想通過檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關(guān)鍵的信息來源，就必須要不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫(yī)院的健康有序進(jìn)步。

1 醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀

通過資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征在四個(gè)方面。首先是文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)即對(duì)公文的歸納整理使用，即整個(gè)公文檔案的關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認(rèn)這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點(diǎn)。這個(gè)過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經(jīng)過嚴(yán)格篩查。以此確保規(guī)范。其次，是標(biāo)準(zhǔn)性。我們對(duì)文件的記錄和管理也必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)，并遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格實(shí)施。整個(gè)環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。第三，文件的保密工作。文書的形式主要?jiǎng)澇蓛煞N，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻(xiàn)中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計(jì)工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國(guó)的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問題主要有：一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導(dǎo)的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對(duì)于這個(gè)檔案管理工作的績(jī)效較低，不愿投入時(shí)間精力，對(duì)檔案管理工作的懈怠，從而使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。二，國(guó)家在法律層面匱缺完善的科學(xué)管理規(guī)章條例。而且針對(duì)醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學(xué)的檔案條例規(guī)定和準(zhǔn)則，將會(huì)使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會(huì)招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是其他工作部門調(diào)過來，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實(shí)際需求，導(dǎo)致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用到的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒有使用先進(jìn)的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。五，信息化程度低。我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級(jí)落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2 醫(yī)院文書檔案管理工作的要點(diǎn)及方法

2.1 材料的歸納整合工作

我們?cè)谶M(jìn)行文書檔案管理的任務(wù)時(shí)，首先是要進(jìn)行材料的收集和整理，因?yàn)樘幚砣耸聶n案的員工參與了整個(gè)檔案產(chǎn)生和過程，熟悉了檔案的形成標(biāo)準(zhǔn)，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷的收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進(jìn)行處理上級(jí)文件時(shí)，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含：收到登記、檢查和核查，審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進(jìn)行傳閱文件情況時(shí)，提醒上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)抓緊閱辦，而且對(duì)于上層領(lǐng)導(dǎo)批示下來的文件及時(shí)分發(fā)，在上情下達(dá)的實(shí)現(xiàn)上做一個(gè)好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時(shí)達(dá)成文件內(nèi)容要求。

2.2 對(duì)于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個(gè)檔案的有效性和針對(duì)性搞清楚。當(dāng)前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒有結(jié)束的不能放入，一旦混入會(huì)造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對(duì)象上都非常相似的文件檔案，注重劃分他們的儲(chǔ)存位置和方式，在一定程度上注意更新他們重復(fù)率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴(yán)防入口檔案的規(guī)范準(zhǔn)則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價(jià)值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

2.3 提升文書檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)，促進(jìn)檔案的開發(fā)使用

促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級(jí)部門的決策和服務(wù)部門，主要針對(duì)醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示于整個(gè)醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動(dòng)開發(fā)始終是文獻(xiàn)管理的最終目標(biāo)。比如醫(yī)院在快速進(jìn)步和規(guī)范化治理方面累計(jì)了很多的文獻(xiàn)資料，包含：等級(jí)醫(yī)院評(píng)審、資質(zhì)認(rèn)定、資質(zhì)認(rèn)定等級(jí)、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評(píng)價(jià)，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個(gè)醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的表達(dá)出來。

目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進(jìn)步，使得檔案的使用率持續(xù)的被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對(duì)一些證書的文獻(xiàn)和檔案信息的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個(gè)內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進(jìn)程里，相關(guān)檔案人員需要主動(dòng)依據(jù)醫(yī)院工作的開展而不斷進(jìn)步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達(dá)到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時(shí)對(duì)檔案中內(nèi)容的需求。同時(shí)檔案部門還必須完善項(xiàng)目的程序過程，保證對(duì)檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。

2.4 健全文書檔案管理制度，使文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計(jì)算機(jī)、internet和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數(shù)字的形式來進(jìn)行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達(dá)到信息共享的程度，提升整個(gè)檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準(zhǔn)則度?？偟膩碚f這樣的檔案信息管理的特征有下：1檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享2醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升3檔案資料的保存文件的時(shí)效性更強(qiáng)4檔案資料文件在傳輸?shù)倪^程中更加高速，并且安全性有效的得到保證。

3 結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作里，必須對(duì)文檔管理規(guī)則進(jìn)行深入的改進(jìn)，并對(duì)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嚴(yán)格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進(jìn)一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯的表達(dá)。中國(guó)的科學(xué)技術(shù)在持續(xù)進(jìn)步，落后的管理方法已經(jīng)不能達(dá)到新的社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國(guó)檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和錯(cuò)誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，讓錯(cuò)誤率減小。要做到這一點(diǎn)檔案文書的信息化勢(shì)在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次更好的做好醫(yī)院文書工作。

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檔案歸納方法范文第5篇

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)；檔案管理；事業(yè)單位

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）08-0209-01

1 會(huì)計(jì)檔案的分類

會(huì)計(jì)檔案主要記錄與單位業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)相關(guān)的重要資料、各種收據(jù)和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證以及財(cái)務(wù)相關(guān)報(bào)告。主要有以下幾類。

（1）會(huì)計(jì)憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會(huì)計(jì)憑證。

（2）會(huì)計(jì)賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細(xì)賬目、總賬目、固定資產(chǎn)卡以及其他會(huì)計(jì)賬簿。

（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：年度、季度和月度的財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注、附表和相關(guān)文字說明等。

（4）其他類：銀行對(duì)賬單、銀行款項(xiàng)調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)檔案流向清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案注銷清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案托管清冊(cè)以及其他需要留檔的會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料。

2 當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

2.1 電子數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用不廣

隨著會(huì)計(jì)電算化的推進(jìn)，大部分事業(yè)單位都放棄了舊式手工紙質(zhì)記賬方式，而采用電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，給會(huì)計(jì)核算工作帶了諸多便利。財(cái)政部門專門頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，進(jìn)一步明確了會(huì)計(jì)電算化的重要性，并詳細(xì)定義了電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，規(guī)范了電算化會(huì)計(jì)檔案的管理防護(hù)工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細(xì)節(jié)，養(yǎng)成備注雙份重要會(huì)計(jì)檔案的自主意識(shí)，以備查證。但是，目前仍有很多單位因?yàn)殡娮釉O(shè)備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數(shù)據(jù)備份的重要性，只是把計(jì)算機(jī)打印的賬本和憑單等歸納到會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)備份，一旦電腦出現(xiàn)故障就可能造成備份數(shù)據(jù)丟失，或者財(cái)務(wù)軟件更新后未保存原有數(shù)據(jù)，致使電子數(shù)據(jù)無法查閱。

2.2 部門預(yù)算方法新形勢(shì)的要求

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》于1999年1月1日實(shí)施，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，其中的部分規(guī)定已無法適應(yīng)新形勢(shì)需求。2002年，我國(guó)已經(jīng)開始全面實(shí)行部門預(yù)算，所有事業(yè)單位都實(shí)行了編制部門預(yù)算方法，這種部門預(yù)算方法在事業(yè)單位中得到廣泛接受和實(shí)施，并取得良好反響。部門預(yù)算方法統(tǒng)一和規(guī)范了編制預(yù)算辦法，使財(cái)政保障的程度顯著升高，有效促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)的和諧發(fā)展。在事業(yè)單位實(shí)行部門預(yù)算方法時(shí)，進(jìn)行的“二上二下”編程會(huì)產(chǎn)生一系列對(duì)應(yīng)的輸出表，是部門預(yù)算的相關(guān)細(xì)則業(yè)務(wù)材料，在會(huì)計(jì)工作中的意義重大，有著較強(qiáng)的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對(duì)財(cái)務(wù)情況進(jìn)行準(zhǔn)確、有效地分析利用。

2.3 會(huì)計(jì)檔案管理工作主管部門不明確

很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業(yè)規(guī)則。在實(shí)際會(huì)計(jì)工作中，主管部門很少關(guān)注《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)也沒有將會(huì)計(jì)檔案人員包括在內(nèi)，會(huì)計(jì)檔案管理處于無人管束的境地。企業(yè)的會(huì)計(jì)工作很受重視，每年都會(huì)投入資金對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這些培訓(xùn)雖然偶爾會(huì)涉及會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容，但大都偏重于理論方面，缺乏實(shí)踐指導(dǎo)意義。這導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規(guī)范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細(xì)，使得會(huì)計(jì)檔案管理的處于混亂狀態(tài)。

2.4 單位財(cái)務(wù)部門和檔案部門職責(zé)不明確

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫且由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。”很多單位雖然設(shè)立了檔案機(jī)構(gòu)單位，但是會(huì)計(jì)檔案仍然由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保存，由于檔案機(jī)構(gòu)處理的檔案比較繁多，很難及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔和整理，會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。

3 如何解決會(huì)計(jì)檔案管理問題

3.1 加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理

會(huì)計(jì)的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質(zhì)檔案有更多的優(yōu)勢(shì)，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，還應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的要求，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，根據(jù)檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)。載有會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的光盤和磁盤應(yīng)該放在防潮防磁的容器里。

3.2 修訂會(huì)計(jì)管理辦法的規(guī)范操作制度

應(yīng)該擴(kuò)大對(duì)賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對(duì)賬單，部門預(yù)算表也應(yīng)該納入會(huì)計(jì)檔案中，使會(huì)計(jì)檔案起到還原企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織活動(dòng)歷史畫面的作用。

3.3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)

人才是企業(yè)發(fā)展的源動(dòng)力，對(duì)于會(huì)計(jì)部門也是如此。財(cái)政部門和檔案部門應(yīng)定期對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動(dòng)、編寫目錄等具體操作，把會(huì)計(jì)檔案管理納入企業(yè)日常工作檢查中。

主要參考文獻(xiàn)