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關(guān)鍵詞:建筑工程;承包商;合同管理;風(fēng)險管理
近年來,隨著房地產(chǎn)市場的火熱也帶動了建筑市場的快速發(fā)展,在快速發(fā)展的同時,建筑市場中也出現(xiàn)了許多問題,例如無序競爭,惡性競爭等,使建筑工程價格嚴重偏離了價值,同時也給建筑企業(yè)帶了巨大風(fēng)險。因此,如何加強合同管理,防范合同風(fēng)險,對每個施工企業(yè)來說都至關(guān)重要。
1建筑工程的合同管理
承包商的合同管理主要包含合同簽訂前的各項準(zhǔn)備工作與合同實施階段的工作兩個方面。
1.1承包商在合同簽訂前的各項準(zhǔn)備工作
承包商在進行簽訂合同這項工作前,必須要進行投標(biāo)、中標(biāo)和談判等工作,而投標(biāo)的資格審查則是承包商能否與業(yè)主成功進行合同簽訂的第一個影響因素,所以承包商要引起對投標(biāo)資格審查的重視:第一,承包商應(yīng)注意公司資料的管理,業(yè)主對承包商進行的資格審查其實就是指承包商將自身公司的財務(wù)能力和工程施工經(jīng)驗呈現(xiàn)給業(yè)主,所以在平時承包商就應(yīng)該將各個具體的施工項目信息加以總結(jié)和完善,建立一個小型信息庫,以便于在資格審查時使用。第二,承包商在投標(biāo)決策的階段,要利用多種可用的渠道時刻注意行業(yè)市場的動向,對于適合于自身公司開發(fā)施工的項目,應(yīng)當(dāng)注意把握不要錯過,并針對其的資格審查標(biāo)準(zhǔn)進行準(zhǔn)備,如發(fā)現(xiàn)自身公司在某一方面的不足時,要及時的找出解決方案,例如尋找聯(lián)營體伙伴等。第三,在遞交資格審查表后要時刻關(guān)注業(yè)主在項目上的要求和條件,做好相關(guān)材料的補充工作。第四,在通過資格審查并中標(biāo)后就,承包商要合理規(guī)劃施工要求,但不宜作出不必要的承諾。
承包商在通過了資格審查后獲得了投標(biāo)資格,投標(biāo)報價就成為了承包商投標(biāo)中標(biāo)的關(guān)鍵所在,如果報價偏高中標(biāo)的幾率就小,而如果報價較低,即使獲得了項目,得到的利潤又太少。所以在投標(biāo)報價時承包商應(yīng)當(dāng)注意以下事項:第一,在投標(biāo)報價之前,承包公司應(yīng)設(shè)立專業(yè)的投標(biāo)小組,小組成員應(yīng)對招標(biāo)文件進行仔細細致研究,找出其中的疑問并記錄在案,而發(fā)現(xiàn)其中有疑問的地方大致分為三類,其一,在招標(biāo)文件中模糊不清而且對施工方較為不利的問題;其二,是關(guān)于部分條件比較難以接受,在合同談判時期與業(yè)主進行溝通交流,使得施工順利進行;其三,在施工階段可以用來索賠的問題。第二,在投標(biāo)時如果與其他的公司進行聯(lián)營體投標(biāo),一定要保證職、權(quán)、利在聯(lián)營體協(xié)議中明確的規(guī)定出來,盡量保證我方公司職權(quán)兼顧。第三,在公司中建立一個專業(yè)的小組,深入研究招標(biāo)文件中的規(guī)范和圖紙以及施工階段施工方要注意的問題,同時吸納有能力的工程師進行投標(biāo),對中標(biāo)有很大幫助。第四,通過專業(yè)法律機構(gòu)與人員,認真研究合同條文,防范合同中存在的法律風(fēng)險。第五,在進行投標(biāo)時,除非是為了開拓領(lǐng)域和市場可以考慮以低價中標(biāo),但不能低于施工成本,其他的項目最好不要以低價中標(biāo),同時靠索賠來賺錢,這樣很可能給公司帶來損失。第六,施工材料的采購占據(jù)施工成本較大的比例,所以一個專業(yè)的物資管理專家對投標(biāo)報價很重要。第七,假如沒有中標(biāo),應(yīng)將投標(biāo)保證取回。
在中標(biāo)后承包公司應(yīng)派專業(yè)小組與業(yè)主進行談判,就在招標(biāo)文件中發(fā)現(xiàn)的疑問和不明白的地方進行磋商,談判之前應(yīng)準(zhǔn)備好多種談判方案,就施工問題給出業(yè)主自身施工方能承受的條件,同時做好在一些問題進行爭取和讓步的準(zhǔn)備,最終找出一個雙方都能承受而且都有利的方案。
1.2承包商在項目實施階段的合同管理
在簽訂合同以后,承包商就是在施工過程中按照合同的約定進行施工。在施工管理中有體現(xiàn)在以下兩個方面:第一就是施工方內(nèi)部的管理,而第二方面就是履行合同進行施工的各項管理。前者就是指施工方在組織人員進行施工的過程中,與合同條文無關(guān)的那部分管理,比如施工方的人事任免和相關(guān)資源的配置、施工方內(nèi)部財務(wù)管理等。而承包商按合同要求組織項目實施的各項管理則主要包含以下幾個方面:第一,及時的實現(xiàn)保證承諾。第二,按規(guī)定日期開始施工,否則違約處理。第三,根據(jù)合同相應(yīng)條款做好施工進度的安排,并應(yīng)及時將施工進度實施情況向決策層反應(yīng),以便能根據(jù)實際情況及時的調(diào)整安排。第四,以合同中指出的規(guī)范和設(shè)計圖紙要求進行施工,嚴格保證施工質(zhì)量,并根據(jù)需要,及時的對施工進行質(zhì)量檢測,改進檢測方法,保證施工質(zhì)量符合合同要求。第五,在進行施工的過程中,及時的對施工設(shè)備的進出日期和型號、材料的購買與消耗等信息做好記錄,并將這些記錄轉(zhuǎn)化為表格,做好報表管理。
2承包商的合同風(fēng)險管理
2.1要重視合同文件的管理
工程承包本身就存在著很大的風(fēng)險在里面,所以在施工的過程中,承包商將要應(yīng)對較多的出乎預(yù)料之外和難以抗拒的風(fēng)險。由此,承包商應(yīng)當(dāng)組織專業(yè)人員對合同進行深入仔細的研究分析,找出因合同漏洞或介紹不明而帶來的風(fēng)險,分清風(fēng)險的類別以及將由哪方承擔(dān)因此風(fēng)險帶來的危害。承包商進行風(fēng)險分析的目的主要有以下三個方面:第一是深入的理解合同內(nèi)容,區(qū)分出對于不同的風(fēng)險施工方和業(yè)主應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任,避免引起合同糾紛。第二,利用風(fēng)險分析,做好風(fēng)險的防范工作,同時對以下不可避免的風(fēng)險進行分散、轉(zhuǎn)移、或減弱,盡量減少因風(fēng)險帶來的損失。第三,使合同中關(guān)于風(fēng)險的處理政策較為明確,合理分擔(dān)風(fēng)險帶來的危害,避免不平衡合同條款。
2.2要重視合同的變更管理
在建筑施工的過程中,對于合同的管理,部分承包商和業(yè)主可能會進行合同的變更。合同的變更,換句話說就是合同的修改,對工程施工是有著很大的影響的。它是合同雙方為了更好的施工所作出的新的約定,所以承包商應(yīng)隨時做好合同變更的應(yīng)對工作,以便于維護好自身權(quán)益。
2.3要重視合同的索賠管理
在建筑施工的過程中,工程索賠是承包商的正當(dāng)權(quán)利。工程索賠主要是因為風(fēng)險承擔(dān)的問題引起的,承包商通過索賠彌補風(fēng)險帶來的損失,使風(fēng)險帶來的危害得到了分擔(dān)。
2.4合理簽訂分包合同
每一個承包公司在技術(shù)和資源方面都有著一些部分的不足,在一些大中型建筑工程中,承包商大都會將一些工程分包給其他承包商施工,以彌補自身公司的不足,也減小了一些風(fēng)險。所以,承包商要找出一個合適的分包商,同時注意分包合同與主合同在內(nèi)容上的一致性,避免引起糾紛。
2.5投標(biāo)中的保留條件
在大部分的情況下,工程招標(biāo)是不存在有保留文件的。一般情況下,承包商都是接受所有文件要求的,但如果可以存在保留文件,承包商以此來維護自己的權(quán)益。
2.6合理建立聯(lián)營體
一個完美的承包商聯(lián)營體是把分擔(dān)風(fēng)險作為第一位,然后在考慮利益問題,同時聯(lián)營體的工作人員都是從大局出發(fā),以整個聯(lián)營體的利益為重,然后才考慮各自公司的利益,所以承包商應(yīng)當(dāng)合理的建立一個聯(lián)營體。但實際并非如此,我國的施工聯(lián)營工作落后,都是從自身公司利益出發(fā),最終導(dǎo)致遇事互相推諉,聯(lián)營失敗的結(jié)局。所以,良好的聯(lián)營觀念對建立一個合理的聯(lián)營體至關(guān)重要。
3結(jié)語
合同是建筑工程的指導(dǎo)性文件,建筑各方都是通過合同來進行工作開展,由于建筑工程的階段性,因此合同管理也應(yīng)該根據(jù)建筑工程的階段不同,而進行針對性管理,重視合同簽定前的準(zhǔn)備工作,加強合同在施工階段的落實,是合作管理的重點工作。在防范合同風(fēng)險需要
建筑工程管理的各個方面的內(nèi)容都是圍繞則合同管理而展開的,在進行合同管理的過程中,需要重視合同簽訂前的準(zhǔn)備工作以及施工階段的合同管理。同時承包商需要防范合同風(fēng)險,從重視合同文件、合同的變更、合同的索賠、合理簽訂分包合同、合理建立聯(lián)營體、投標(biāo)中的保留條件等方面出發(fā),降少可控風(fēng)險,不僅是自身利益的保證,也是建筑工程順利進行的基礎(chǔ)。
參考文獻:
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1合同管理風(fēng)險的不同類別
合同管理風(fēng)險存在整個合同簽訂、履行、變更的全過程中,集中體現(xiàn)在合同的履行階段。根據(jù)合同管理可以將合同風(fēng)險管理風(fēng)險進行劃分,可從幾個角度進行劃分,從控制等級可分為可控風(fēng)險與不可控風(fēng)險;從控制范圍劃分可分為內(nèi)部管理風(fēng)險與外部管理風(fēng)險;從風(fēng)險費防控責(zé)任劃分可分為直接管理風(fēng)險與間接管理風(fēng)險。建筑工程公司應(yīng)區(qū)分對待不同性質(zhì)的合同管理,具體分析合同管理風(fēng)險產(chǎn)生的原因,并采取有效措施進行預(yù)防,降低合同全過程中存在問題的概率。
1.1可控風(fēng)險與不可控風(fēng)險
顧名思義,可控風(fēng)險指的是能夠控制的風(fēng)險,不可控風(fēng)險值得是在控制范圍之外的風(fēng)險??煽仫L(fēng)險在合同管理過程中,應(yīng)采用規(guī)范化流程管理,規(guī)范化對信用主體的信用評價、履約風(fēng)險評估、合同爭議解決流程,最大程度地保證合同主體的利益。不可控風(fēng)險指的是在簽訂合同的過程中因為受到經(jīng)濟、政治等因素的影響,造成合同不能正常履行、簽訂、變更等,不可控風(fēng)險是沒有辦法避免的,只能采用有效手段降低危險的程度。
1.2直接管理風(fēng)險與間接管理風(fēng)險
直接管理風(fēng)險指的是在合同的全過程中直接責(zé)任造成的合同風(fēng)險,間接管理風(fēng)險則指的是合同的主體不是風(fēng)險造成的直接責(zé)任人,這是根據(jù)風(fēng)險防控責(zé)任進行劃分的。直接管理風(fēng)險是企業(yè)在簽訂合同過程中,因為合同人員對合同的評審以及履約條款等管理存在不規(guī)范、監(jiān)督不到位的現(xiàn)象,因此給合同管理造成了直接風(fēng)險。間接管理風(fēng)險是指企業(yè)在參與合同管理的過程中,因為合同中的聯(lián)合體成員以及第三方等,造成合同履約以及變更等導(dǎo)致產(chǎn)生合同風(fēng)險。
1.3內(nèi)部管理風(fēng)險與外部環(huán)境風(fēng)險
內(nèi)部管理風(fēng)險指的是在合同的全過程中因為合同主體內(nèi)部的管理問題出現(xiàn)的風(fēng)險,外部環(huán)境風(fēng)險指的是因為受到外界因素的影響,導(dǎo)致合同不能順利完成整個過程而存在的風(fēng)險。外部環(huán)境風(fēng)險不是本身的環(huán)境引起的,可能是政策、經(jīng)濟的原因,也可能是合作對方信用偏低或存在不正當(dāng)競爭的現(xiàn)象等造成的合同條款無法正常履行,因此能夠防控的幾率較小。一般情況下,合同管理的客觀風(fēng)險都是存在的,市場經(jīng)濟風(fēng)云變幻,合同管理會受到經(jīng)濟環(huán)境的影響,在加上政策變革也會導(dǎo)致合同管理可能無法正常履行或簽訂等,這些風(fēng)險責(zé)任是雙方?jīng)]有辦法避免的。而合同管理受到的工程內(nèi)部管理體制等因素的影響,則能夠提前防范。內(nèi)部管理風(fēng)險出現(xiàn)主要原因在于合同管理制度的不完善、流程管理不規(guī)范以及監(jiān)管人員監(jiān)管不到位、人員素質(zhì)偏低等,這些因素直接造成合同在簽訂以及履行的過程中出現(xiàn)各種風(fēng)險,合同無法完成。合同的不能正常簽訂和履行勢必會給企業(yè)造成巨大的損失。
2建筑工程企業(yè)合同風(fēng)險應(yīng)對策略
2.1合同管理的生命期
每一份建筑合同都包括形成和履行兩個階段,并且一個生命周期,合同管理必須貫穿于整個合同的生命周期,不同階段的合同管理重點也有所不同,建筑合同生命周期見圖1。
2.2工程施工合同不同階段的應(yīng)對
工程合同風(fēng)險管理主要包括風(fēng)險控制、風(fēng)險自留、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險利用等措施,本文以風(fēng)險控制為例進行詳盡分析。
2.2.1合同談判簽訂前的風(fēng)險控制
①選擇合適的投標(biāo)方向。當(dāng)前我國建筑企業(yè)處于買方市場,各個建筑企業(yè)在進行工程投標(biāo)時一定要對項目信息進行詳盡收集,對項目工程的性質(zhì)、規(guī)模、特點、業(yè)主資信信息等進行綜合分析,以選擇正確的投標(biāo)方向。②正確理解招標(biāo)文件的內(nèi)容。對于業(yè)主提供的招標(biāo)文件,承包商一定要認真研究其中的各種細節(jié),并在進行現(xiàn)場考察之前,及時發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件中矛盾或者錯誤的地方,現(xiàn)場考察之后,以書面形式明確提出招標(biāo)文件中的疑問,業(yè)主做出書面回復(fù)產(chǎn)生法律約束力。③全面調(diào)查工程環(huán)境。為了確保工程的工期和質(zhì)量,預(yù)算工程成本,對于招標(biāo)工程的環(huán)境如市場經(jīng)濟條件、當(dāng)?shù)卣吻闆r、同類工程資料、自然環(huán)境等資料進行詳細調(diào)查。④確定合理的投標(biāo)報價策略。承包商在獲得工程項目的同時,并獲得利潤,就需要在投標(biāo)過程中,確定合理的投標(biāo)報價策略,在制定投標(biāo)報價策略時,綜合考慮承包商的投標(biāo)報價技巧、合同風(fēng)險程度、企業(yè)經(jīng)營策略等,對不可預(yù)見的利潤水平和風(fēng)險費用進行調(diào)整。
2.2.2合同談判簽訂階段的風(fēng)險控制
承包商在進行合同談判和簽訂過程中,對于業(yè)主提出的提供額外服務(wù)、讓利等不合理的要求,要充分估計和準(zhǔn)備,有經(jīng)驗的承包商,為了降低合同風(fēng)險,在合同談判過程中會借機設(shè)下對業(yè)主不利的條款。此外,索賠也是進行合同風(fēng)險控制的常用方法,但是索賠比較困難,需要承包商協(xié)調(diào)處理好各方面的關(guān)系。
2.2.3合同履行階段風(fēng)險控制
合同履行階段的風(fēng)險控制包括以下內(nèi)容:一是為了防止合同實施過程中受到外界的干擾,偏離合同既定的目標(biāo),需要對施工過程進行不斷調(diào)整;二是合同本身的變化如施工質(zhì)量、工期、成本,施工中需要隨著合同實施中的變化進行不斷調(diào)整;三是仔細分析研究合同條款,進行合同交底;四是對于施工中出現(xiàn)風(fēng)險事故或?qū)嶋H情況發(fā)生變化一定要變更事先約定時,這些變更都需要通過簽證的形式進行確認,盡量降低合同變更之后造成的損失,加強工程經(jīng)濟技術(shù)簽證管理;五是加強對分包商的管理,督促其認真履行分包合同。
2.2.4合同結(jié)算階段風(fēng)險控制
為了降低合同結(jié)算階段的風(fēng)險,需要承包商在簽訂建筑合同時,對于所簽合同的工程變更、違約、索賠、價款支付方式、合同范圍、爭端解決等條款要極為重視,并且明確雙方的權(quán)利和義務(wù),為工程合同結(jié)算提供依據(jù),并且充分搜集施工過程中的工程設(shè)計的變更簽證、現(xiàn)場簽證等資料,分析所簽資料的合理性,避免承包商的利益損失。
3施工企業(yè)合同管理及風(fēng)險控制案例分析———以沙特麥加輕軌項目為例
2009年2月10日,中國鐵建股份有限公司與沙特阿拉伯城鄉(xiāng)事業(yè)部簽訂了《沙特麥加薩法至穆戈達莎輕軌項目合同》,總虧損額預(yù)計約為人民幣41.53億元。除去客觀因素,該項目巨額虧損的背后是企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險管理失控的體現(xiàn)。
3.1面臨的主要風(fēng)險
第一是合同風(fēng)險。沙特麥加輕軌項目采用工程項目總承包模式,對工程從設(shè)計、施工、驗收、運營和維護進行全面管理。但在實際的項目實施過程中,中國鐵建被剝奪了設(shè)計權(quán),一些關(guān)鍵機械設(shè)備的采購也由業(yè)主自主采購,造成材料采購成本的失控。由此可以看出,由于中國鐵建對于中東地區(qū)和西方分包企業(yè)運營操作模式的不了解,加之投標(biāo)階段對于合同管理過程的評價和估計不足,導(dǎo)致最終深陷合同風(fēng)險中。第二是工程合同變更風(fēng)險。全面施工過程中,業(yè)主對諸多道路結(jié)構(gòu)、設(shè)備型號等方面提出多項工程變更,中國鐵建不得不投入大量的人力、物力和財力,最終導(dǎo)致工程成本的大額投入。由于中國鐵建沒能在施工前期對概念功能設(shè)計可能產(chǎn)生各種風(fēng)險充分考慮在工程成本中,導(dǎo)致面對業(yè)主的眾多非實質(zhì)性工程變更只能全盤接受。盡管中國鐵建目前已經(jīng)就工程項目未來預(yù)期運營過程的造成工程虧損向業(yè)主提出索賠要求,但未形成定論,中國鐵建只能先行承擔(dān)工程合同變更的全部風(fēng)險。
3.2案例合同管理的啟示
在承攬工程項目前,施工企業(yè)要對發(fā)包人的資料情況進行充分了解和調(diào)查,如發(fā)現(xiàn)項目潛在風(fēng)險過高,企業(yè)很難承擔(dān)時應(yīng)考慮放棄、風(fēng)險轉(zhuǎn)移等合理的規(guī)避風(fēng)險的方式。在招標(biāo)和投標(biāo)過程中,施工企業(yè)與業(yè)主應(yīng)就有關(guān)工程項目的共識和討論寫入合同中或簽訂補充協(xié)議,在施工過程中,應(yīng)對合同內(nèi)容的相關(guān)責(zé)任進行分解,隨時上報合同完成進度。
4結(jié)語
本文對建筑施工企業(yè)合同談判簽訂前的風(fēng)險控制、合同談判簽訂階段的風(fēng)險控制、合同履行階段風(fēng)險控制、合同結(jié)算階段風(fēng)險控制四方面的風(fēng)險控制進行分析,并以沙特麥加輕軌項目為例對合同風(fēng)險管理進行分析,根據(jù)分析結(jié)果可知,為了確保承包商的利益,在進行項目合同簽訂之前,一定要對項目工程的資料進行詳盡了解,并且對項目可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行評估和預(yù)算,一旦在施工過程中出現(xiàn)合同變更的情況,也要及時搜集合同變更資料,以最終降低企業(yè)的損失。
作者:王麗卓 單位:秦皇島市房產(chǎn)市場管理處
參考文獻:
[1]張朝成.建筑工程合同管理及其風(fēng)險防范[J].中國高新技術(shù)企業(yè),2009(04):7-8.
關(guān)鍵詞:合同風(fēng)險 合同管理 分析 防范
引言
合同風(fēng)險是指在合同訂立、生效、履行、變更、終止及違約責(zé)任的確定過程中,合同一方或多方利益損害或損失的可能性。隨著勘測設(shè)計單位由事業(yè)單位體制轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)管理機制,日漸增多的合同在給單位帶來經(jīng)濟效益的同時,也潛藏著合同風(fēng)險。只有提高對合同風(fēng)險的重視程度,加強合同風(fēng)險管理,并運用合理措施有效避免合同風(fēng)險,才能減少因合同糾紛給企業(yè)單位帶來損失。本文針對合同風(fēng)險與合同管理相關(guān)問題,就企業(yè)在合同等各階段所可能存在的法律和財務(wù)風(fēng)險,合同風(fēng)險分辨,預(yù)防風(fēng)險措施,合同管理與財務(wù)結(jié)算的配合關(guān)系及合同管理信息化建設(shè)上進行了研究,力求降低合同風(fēng)險,提高管理效益。
1.合同風(fēng)險
1.1合同風(fēng)險的原因
1.1.1客觀風(fēng)險
客觀風(fēng)險是指由客觀事物的特點決定的,這種風(fēng)險是無法避免并且客觀存在的,如國家政策的變化、自然災(zāi)害的發(fā)生、市場價格的波動等等,客觀風(fēng)險可以分為市場風(fēng)險、時效風(fēng)險、變更風(fēng)險等。
1.1.2人為風(fēng)險
主動放棄自己應(yīng)有的權(quán)利。對于招標(biāo)工程項目,承包方主動放棄自己的權(quán)利,在心理不能平等的與發(fā)包商協(xié)商,對潛在的合同風(fēng)險最大限度的予以接受。更有甚者,為了爭取中標(biāo)機會,在放棄自己權(quán)利的同時,在公平范圍之外提出更為優(yōu)惠的談判條件,進而帶來巨大風(fēng)險。
缺乏科學(xué)、有效的控制風(fēng)險方法。承包方不從控制合同風(fēng)險專業(yè)角度出發(fā),不對潛在風(fēng)險進行預(yù)判,沒有專業(yè)的人員對合同進行仔細、專業(yè)的研究及分析,不深入對諸如現(xiàn)場勘察、審查圖紙、復(fù)核工程量,分析合同條款等重要的基礎(chǔ)工作的監(jiān)督、調(diào)查,因此在投標(biāo)文件中就埋下巨大隱患,并且最終將其轉(zhuǎn)化為合同風(fēng)險及管理風(fēng)險。
沒有專業(yè)、高效的合同談判、簽署團隊。在對一些關(guān)鍵問題,不能及時發(fā)現(xiàn),并做到有效處置,進而導(dǎo)致合同中存在巨大合同風(fēng)險因素;對重要問題,如價格、雙方應(yīng)履行的職責(zé)及在合同談判與簽署過程中,沒有專業(yè)、高效的團隊的幫助,使得合同風(fēng)險可能性增加。
法律知識缺失。由于企業(yè)單位人員常常不具備專業(yè)的法律知識,在合同制定、談判過程中往往處于被動地位。
2.合同風(fēng)險主要形態(tài)
2.1合同風(fēng)險管理
合同風(fēng)險可以分為合同管理風(fēng)險和合同法律風(fēng)險。合同法律風(fēng)險是顯性風(fēng)險,而合同管理風(fēng)險則是解釋性風(fēng)險。合同風(fēng)險管理是指企業(yè)在管理各類合同時,對未來可能產(chǎn)生的后果偏離合同預(yù)定時而采取的措施。合同風(fēng)險管理流程主要包括以下環(huán)節(jié):
(1)合同風(fēng)險辨識。即對合同中可能遇到的各種風(fēng)險,進行判斷、歸類。
(2)合同風(fēng)險分析。對可能出現(xiàn)的風(fēng)險運用定性分析和定量分析的方法,估計風(fēng)險可能發(fā)生的概率、嚴重程度。
(3)合同風(fēng)險控制。在合同風(fēng)險管理中要時刻監(jiān)控欲采取的措施是否有效地降低和規(guī)避了合同風(fēng)險,并加以改進。
2.2常見的合同風(fēng)險
合同風(fēng)險潛藏在勘測設(shè)計企業(yè)投標(biāo)、合同談判、簽訂合同、合同管理、履行合同等各階段,在對合同風(fēng)險辨識中通常采用的方法為:專家辨別法和業(yè)務(wù)流程法。專家辨別法即通過對法律專家的詢問,辨別出在合同管理風(fēng)險中可能出現(xiàn)的潛在風(fēng)險;業(yè)務(wù)流程法即按照業(yè)務(wù)流程,對每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行辨識。
合同管理風(fēng)險:主要包括組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險、人力資源風(fēng)險、合同管理制度風(fēng)險、合同業(yè)務(wù)流程風(fēng)險、合同信息管理風(fēng)險。其中,組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險主要是指合同管理體制是否適應(yīng)單位特點,合同管理機構(gòu)設(shè)置是否健全,合同管理部門功能是否健全,是否具備專業(yè)的法律顧問;人力資源風(fēng)險是指公司人員的法律意識、管理部門人員的法律意識及工作經(jīng)驗、合同管理人員的業(yè)務(wù)操作能力、單位法律團隊是否穩(wěn)定;合同制度管理風(fēng)險是指制度的健全程度、制度的明確程度、制度的動態(tài)可調(diào)性及制度的和諧性;合同業(yè)務(wù)流程風(fēng)險是指業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性、業(yè)務(wù)流程的效率性、業(yè)務(wù)流程的可操作性及業(yè)務(wù)流程的有效性;合同信息管理風(fēng)險是指合同信息來源的可靠性、決策的有用性、合同信息網(wǎng)絡(luò)的安全性。
合同法律風(fēng)險:合同法律風(fēng)險存在于業(yè)務(wù)的整個流程中,按照業(yè)務(wù)流程主要有:招標(biāo)風(fēng)險、簽訂風(fēng)險、合同履行風(fēng)險。其中,合同招標(biāo)風(fēng)險是指投標(biāo)合法性風(fēng)險、投標(biāo)規(guī)范性風(fēng)險、投標(biāo)人風(fēng)險等,在投標(biāo)過程中,有些應(yīng)標(biāo)項目未按照投標(biāo)文件明確規(guī)定的規(guī)則進行,或者暗箱操作、泄露商業(yè)秘密等;在簽訂合同過程中,合同沒有按照規(guī)定來進行審查或者審查過于形式,有些合同內(nèi)容、職責(zé)交代不清楚;在合同履行過程中,雙方或者其中一方未履行合同中規(guī)定的應(yīng)當(dāng)履行的內(nèi)容,未按照合同規(guī)定擅自變更數(shù)量、價格等內(nèi)容,或者未按照合同規(guī)定單方解除合同,在合同產(chǎn)生糾紛時,并沒有按照合同規(guī)定就追究其他人的違約責(zé)任。
3.合同風(fēng)險防范措施
單位應(yīng)當(dāng)加強合同風(fēng)險管理,做到風(fēng)險管理科學(xué)化、規(guī)范化、信息化,在合同制定、簽署、履行、維權(quán)等流程中,提高合同風(fēng)險管理水平,做到合同風(fēng)險防范與規(guī)避,確保單位利益不受侵害。
3.1加強合同風(fēng)險管理
建立健全合同管理機構(gòu),聘請法律專家擔(dān)任單位顧問,增強公司人員及管理者的法律意識及工作經(jīng)驗,提高單位合同管理人員的操作能力及水平,努力健全合同管理制度、提高管理制度的明確性、動態(tài)性及適應(yīng)性,規(guī)范合同業(yè)務(wù)流程,提高業(yè)務(wù)流程效率及可操作水平,確保合同信息來源的可靠性、決策的游泳性,增強合同信息網(wǎng)絡(luò)的安全性,做到合同標(biāo)準(zhǔn)文本全面、明確、使用范圍明確。
3.2強化財務(wù)監(jiān)督與合同風(fēng)險管理的關(guān)系
加強財務(wù)部門在合同風(fēng)險管理中的作用,可以有力促進企業(yè)競爭力,提高經(jīng)濟效益。因此財務(wù)人員要掌握合同知識,熟悉合同相關(guān)條款,掌握合同風(fēng)險管理相關(guān)技巧,并認真履行好財務(wù)監(jiān)督職能;企業(yè)財務(wù)部門要規(guī)范合同管理,做到每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要簽訂合同,在簽訂大的經(jīng)濟合同時,做到上級部門備案,經(jīng)審查后才能簽署合同,否則財務(wù)部門不進行結(jié)算,在履行合同過程中,財務(wù)部門要掌握合同的實際履行情況,親自監(jiān)督合同完成質(zhì)量。
3.3加強合同管理信息化建設(shè)
合同信息化管理是提高和加強合同風(fēng)險管理的重要手段,并且合同信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢,對企業(yè)單位自身發(fā)展意義重大,可以提高合同審批的效率,節(jié)約合同管理成本,加強合同透明度,提高管理監(jiān)控能力。在單位合同管理信息化建設(shè)過程中要做好功能需求調(diào)查工作,完善相關(guān)管理制度,確保信息化系統(tǒng)的適用性,要加強相關(guān)人員培訓(xùn)力度,針對不同的操作人員編寫不同的教程,要及時發(fā)現(xiàn)并解決信息化系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題,確保系統(tǒng)正常運行。
4.總結(jié)
加強合同風(fēng)險管理對提高企業(yè)單位競爭力及經(jīng)濟效益有著重要作用,本文在分析合同風(fēng)險管理重要意義的基礎(chǔ)上,對業(yè)務(wù)流程中可能出現(xiàn)的合同風(fēng)險進行了辨析,并提出了控制企業(yè)合同風(fēng)險的有效措施,特別是對于財務(wù)監(jiān)督與合同管理的關(guān)系及合同信息化建設(shè)對合同管理的意義做了詳細介紹。隨著勘測設(shè)計單位的不斷發(fā)展,只要做好合同風(fēng)險管理工作,才能提高企業(yè)單位的經(jīng)濟效益。
參考文獻:
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合同是現(xiàn)代企業(yè)從事經(jīng)營活動和對外經(jīng)濟活動的主要手段和載體,現(xiàn)代企業(yè)的運營過程實際上就是合同簽訂、履行過程。所以企業(yè)面臨的最大風(fēng)險就是合同管理風(fēng)險。
關(guān)鍵詞
合同 管理 風(fēng)險 防范
中圖分類號:C93 文獻標(biāo)識碼: A
一、企業(yè)合同管理的重要性
合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。是現(xiàn)代企業(yè)從事經(jīng)營活動和對外經(jīng)濟活動的主要手段和載體,現(xiàn)代企業(yè)的運營過程實際上就是合同簽訂、履行過程。所以企業(yè)面臨的最大風(fēng)險就是合同管理風(fēng)險。
企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容;審查、監(jiān)督是合同管理的手段。
合同管理有利于合同雙方在平等、誠信的基礎(chǔ)上依法簽訂切實可行的合同,確保雙方在合同執(zhí)行過程中進行相互監(jiān)督,實現(xiàn)合同雙方的權(quán)利義務(wù),最大限度規(guī)避風(fēng)險,維護當(dāng)事人的合法權(quán)益。
二、當(dāng)前企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀
(一)合同管理制度不完善
合同管理制度是一個企業(yè)內(nèi)部合同管理所遵循的根本性準(zhǔn)則,是一個企業(yè)合同管理理念的體現(xiàn)。目前,企業(yè)合同管理制度未能與時俱進,甚至未能正確和有力地執(zhí)行合同管理制度,導(dǎo)致合同條款以及合同管理程序與制度中所規(guī)定的條文產(chǎn)生矛盾,對企業(yè)合同管理和信用等級造成不良的影響。
(二)合同管理臺帳不規(guī)范
合同管理臺帳記錄了企業(yè)合同簽訂和執(zhí)行的各方面情況,能有效地反映企業(yè)合同管理的各個層面。但是,有的企業(yè)臺帳較為簡單,內(nèi)容單一,無法反映合同的簽訂及執(zhí)行情況,更難以反映合同的動態(tài)性流程,不能真正體現(xiàn)設(shè)置臺帳的意義。有的企業(yè)臺帳未形成規(guī)范的電子文稿,僅用鋼筆填寫,且無備份,大大降低了合同臺帳的安全性系數(shù)。同時,企業(yè)臺帳范本不統(tǒng)一,相同行業(yè)也有不同的格式,影響臺帳價值的真正體現(xiàn)。
(三)合同簽約準(zhǔn)備流程隨意性大
合同資格能力是法律授予合同主體簽訂合同的資格,在簽訂合同時,簽約方不具備合同簽訂資格是最大的風(fēng)險,如企業(yè)各部/處/科等不具備主體資格的,是不能簽約的。如果簽訂了這樣的合同可能會因為主體不適格而被認定無效。合同主體資信風(fēng)險也是需要特別注意的法律風(fēng)險,因資信風(fēng)險就是“資產(chǎn)和信用的風(fēng)險”,對方主體的資信情況往往關(guān)系到對方合同履行能力和誠信情況,因此,在審查了對方主體資格后,應(yīng)當(dāng)核實對方的資信情況。
(四)合同履行階段不嚴謹
缺乏監(jiān)督管理環(huán)節(jié),沒有按照合同約定的權(quán)利義務(wù)對簽約方進行考核、評價,沒有按照風(fēng)險等級制定相應(yīng)的防范措施,缺乏風(fēng)險等級分析及對風(fēng)險的可預(yù)見性。
三、企業(yè)合同管理風(fēng)險防范及策略
企業(yè)合同法律風(fēng)險,是指企業(yè)在經(jīng)營過程中,由于外部法律環(huán)境發(fā)生變化,或由于包括企業(yè)自身在內(nèi)的法律主體未按照法律規(guī)定或合同約定有效行使權(quán)利和履行義務(wù),而對企業(yè)造成負面法律后果的可能性。從總體上看,它是可以被評估、被預(yù)防和被控制的,因此企業(yè)可以通過規(guī)范自身行為,使之符合法律規(guī)定或合同約定,從而避免風(fēng)險的發(fā)生。
合同風(fēng)險防控管理的目標(biāo)就是按照合同內(nèi)容的約定,實時監(jiān)控合同完成情況和糾正合同履行中的偏差,最終實現(xiàn)合同目的。為實現(xiàn)上述目標(biāo),企業(yè)應(yīng)采取多種方式防控合同風(fēng)險。 (一)建立合同管理制度及相關(guān)機制
在企業(yè)經(jīng)營管理過程中,為了防范合同風(fēng)險和合同欺詐,維護企業(yè)合法權(quán)益,從源頭上規(guī)范合同管理,就必須建立起完善的合同管理制度,對企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度進行規(guī)范化管理,才能提高企業(yè)合同管理水平。建立完善的企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)機制,加大企業(yè)合同管理人員和相關(guān)人員的培訓(xùn)力度,提高法律意識和合同意識,靈活運用到企業(yè)的對外經(jīng)濟活動中,為企業(yè)爭取應(yīng)有的權(quán)益,避免法律風(fēng)險。
(二)建立健全合同風(fēng)險防控機構(gòu) 企業(yè)合同風(fēng)險防范機構(gòu)是指對企業(yè)合同進行全過程法律風(fēng)險防范與控制的組織,目的是通過識別、分析、評價法律風(fēng)險,確定法律風(fēng)險應(yīng)對策略,對風(fēng)險進行防范、控制和化解,有效降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險,實現(xiàn)利益最大化。合同風(fēng)險防范機構(gòu)人員素質(zhì)的高低及組織功能發(fā)揮的優(yōu)劣,將直接影響企業(yè)風(fēng)險防范的成敗。因此,在構(gòu)筑風(fēng)險防范機構(gòu)時,應(yīng)不拘一格選拔精通法律、熟悉經(jīng)營的人才,設(shè)立合理科學(xué)的工作流程,使該機構(gòu)成為企業(yè)防范合同風(fēng)險的銅墻鐵壁。 (三)加強合同簽訂過程各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。 堅持企業(yè)法律部門人員參與的原則,從合同的項目論證、對方資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程,都要有企業(yè)法律部門參與,對法律條文的合法、嚴密、完整性提出建議,重點審核合同相對人的主體資格、資信能力、合同主要事項、文本等情況,從源頭上有效預(yù)防合同糾紛的發(fā)生,維護企業(yè)合法權(quán)益。 做好相關(guān)資料的保存工作,如合同附件、補充協(xié)議、變更或解除合同協(xié)議;對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信調(diào)查材料;對簽約人法定代表人證明或授權(quán)委托書;意向書、備忘錄、談判及會談記錄;雙方來往信函、電報、傳真、電子郵件(包括驗收確認書、質(zhì)量異議書、催款通知書等);現(xiàn)場簽證、送達回執(zhí)或確認書等與合同有關(guān)的文書,如系合同的組成部分,應(yīng)當(dāng)在合同中明確,并注意保存。
對于下列合同,企業(yè)應(yīng)加強管理:建設(shè)工程施工合同,重點審查施工單位的主體資格、工程質(zhì)量和工期的要求;對于大宗原燃材料采購合同,重點關(guān)注供貨方的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力和企業(yè)信譽;對于為規(guī)范用工秩序而簽訂的勞務(wù)派遣合同,重在審查勞務(wù)派遣公司的主體資格,直接與勞務(wù)派遣公司簽訂合同,避免承擔(dān)不必要的風(fēng)險和費用;對于技術(shù)合同,重在保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán),并簽訂保密協(xié)議。 (四)把好合同談判關(guān)
合同談判階段是合同管理的重要階段,是合同有效履約的前提,在合同談判過程中,應(yīng)該有由經(jīng)濟、技術(shù)、法律、經(jīng)營、管理等人員組成專業(yè)的合同談判小組,在談判策略上,應(yīng)善于在合同中限制風(fēng)險和轉(zhuǎn)移風(fēng)險,達到風(fēng)險在合同雙方合理分配的目的。合同談判涉及專有技術(shù)或商業(yè)秘密等權(quán)利的,談判前應(yīng)要求相對人簽訂保密協(xié)議。在合同談判的基礎(chǔ)上,協(xié)商確定使用相應(yīng)的合同文本,如無合同示范文本,應(yīng)力爭由我方負責(zé)起草合同文本。
(五)做到事后補救向事前防范、事中控制轉(zhuǎn)變
企業(yè)在合同簽訂前要對合同形式選擇、合同中一些重要條件、條款、合同相關(guān)條款之間的協(xié)調(diào)等做出策劃,最大限度防范合同風(fēng)險。事中風(fēng)險控制方面,企業(yè)設(shè)立專門合同管理人員,對合同的簽訂、履行進行監(jiān)督管理,做好合同臺賬的登記保管,規(guī)范合同管理行為;合同在實際履行中會受到各種因素的影響,可能使合同無法達到預(yù)期的效果,因此企業(yè)應(yīng)最大限度地行使合同賦予的權(quán)利,對合同相對方的履約行為進行監(jiān)督,避免損失的擴大,同時設(shè)法留存有關(guān)書面資料,為日后解決合同糾紛做好準(zhǔn)備。合同履行完畢后,要及時做好合同資料的整理保管,合同的履約評價、合同糾紛的依法處理等工作。真正做到事后補救向事前防范、事中控制轉(zhuǎn)變。
小結(jié)
企業(yè)合同風(fēng)險管理是一項多角度、全過程的綜合性管理,企業(yè)只要牢固樹立依法治企的理念,構(gòu)建有效的風(fēng)險防范機制,就一定能夠有效地預(yù)防、減少企業(yè)經(jīng)營中合同風(fēng)險的發(fā)生,保障企業(yè)穩(wěn)定、健康、可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻:
一、合同管理的一般流程
合同管理一般經(jīng)過合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對象、談判、擬定合同文本、審核、正式簽署、分送相關(guān)部門、履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理、歸檔保管、執(zhí)行情況評價等環(huán)節(jié)構(gòu)成。可以將合同管理劃分為四個階段:合同準(zhǔn)備階段,包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序;合同簽署階段,包括正式簽署合同、將合同分送相關(guān)部門等程序;合同履行階段,包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序;合同履行后管理階段,包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評價等程序。合同管理的一般流程如圖1所示。
二、按流程分析的合同管理風(fēng)險及其控制方法
合同管理風(fēng)險主要集中顯現(xiàn)在履行階段,但也隱含在整個合同管理流程中,尤其以合同準(zhǔn)備階段為甚,且是各種因素綜合影響的結(jié)果。因此,分析合同管理風(fēng)險,可以從合同管理流程入手,也可以從導(dǎo)致合同風(fēng)險的各種因素切入。企業(yè)在合同管理的每一個流程中均存在風(fēng)險。按照合同管理流程進行風(fēng)險分析,可將合同風(fēng)險分為合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險、合同簽署階段的風(fēng)險、合同履行階段的風(fēng)險和合同履行后管理階段的風(fēng)險。
(一)合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險
合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險是指在合同準(zhǔn)備過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險,包括合同策劃風(fēng)險、調(diào)查風(fēng)險、初步確定準(zhǔn)合同對象的風(fēng)險、談判風(fēng)險、合同文本風(fēng)險、審核風(fēng)險等。
合同策劃風(fēng)險是指在合同策劃階段存在的不能滿足企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標(biāo)的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要體現(xiàn)在兩方面:一是合同策劃的目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)或者業(yè)務(wù)目標(biāo)不一致;二是故意規(guī)避合同管理的相關(guān)規(guī)定,如將需要招標(biāo)管理或需要較高級別領(lǐng)導(dǎo)審批的重大合同拆分成標(biāo)的金額較小的若干不重要的合同。對于合同策劃風(fēng)險的主要控制方法:一是審核合同策劃目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性;二是在合同管理制度中明確規(guī)定不得將需要招標(biāo)管理的重大合同拆分為不重大的合同,并建立相應(yīng)的責(zé)任追究制度。
合同調(diào)查風(fēng)險是指在合同調(diào)查過程中對被調(diào)查對象做出不當(dāng)評價的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要體現(xiàn)在對被調(diào)查對象的履約能力和商業(yè)信譽給予過高評價的風(fēng)險。要控制這類風(fēng)險,主要是提高合同調(diào)查人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心,在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上做出恰當(dāng)?shù)呐袛?;建立合同對象的商業(yè)信用檔案等。
初步確定準(zhǔn)合同對象的風(fēng)險是指準(zhǔn)合同對象確定不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險。這種風(fēng)險主要體現(xiàn)為:將不具備履約能力的對象確定為準(zhǔn)合同對象;將具有履約能力的對象排除在準(zhǔn)合同對象之外。主要防范措施就是實行準(zhǔn)合同對象確定的集體決策制度,并實行責(zé)任追究制度。
合同談判風(fēng)險是指在合同談判過程中忽略了重大問題或在重大問題上做出不當(dāng)讓步的風(fēng)險以及本企業(yè)談判策略泄密的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為:對合同標(biāo)的、產(chǎn)品和服務(wù)的數(shù)量、產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、價款或酬金的確定方式與支付方式、履約期限和地點及方式、違約責(zé)任的主要類型及其承擔(dān)方式、爭議的解決方法和地點等涉及合同內(nèi)容和條款的核心部分,乃至關(guān)鍵細節(jié)等的忽略或做出了不當(dāng)?shù)淖尣?,可能?dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損的風(fēng)險;對可能存在的不符合國家產(chǎn)業(yè)政策和法律法規(guī)要求之事項的忽略。控制合同談判風(fēng)險的主要方法是組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團隊,如要求談判團隊中除了有經(jīng)驗豐富的業(yè)務(wù)人員外,還應(yīng)當(dāng)有談判經(jīng)驗豐富的技術(shù)、財會、審計、法律等方面的人員參與談判,必要時還應(yīng)當(dāng)聘請外部專家參與合同的相關(guān)工作;在談判過程中,談判團隊及時總結(jié)談判過程中的得失,研究確定下一步談判的策略等,充分發(fā)揮團隊的智慧;在整個過程中,強調(diào)并做好保密工作。
合同文本風(fēng)險是指合同內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為:合同內(nèi)容和條款可能存在的不合理、不嚴密、不完整、不明確或表述不當(dāng),可能導(dǎo)致重大誤解;合同內(nèi)容違反國家法律法規(guī)或國家產(chǎn)業(yè)政策等。控制這類風(fēng)險的主要方法是嚴格執(zhí)行合同審核制度。
合同審核風(fēng)險是指在合同審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)或糾正合同不當(dāng)內(nèi)容和條款的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為:合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度的原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險;雖然發(fā)現(xiàn)了問題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖姷娘L(fēng)險;合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議,導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容和條款未被糾正等??刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是提高合同審核人員的專業(yè)素質(zhì);劃分合同起草人員和審核人員的責(zé)任;制定合同審核操作指南;建立合同審核工作底稿;實施合同管理責(zé)任追究制度等。
(二)合同簽署階段的風(fēng)險
合同簽署階段的風(fēng)險是指在合同簽署階段存在不當(dāng)行為的風(fēng)險,主要包括合同正式簽署風(fēng)險、合同分送相關(guān)部門的風(fēng)險等。
合同正式簽署風(fēng)險是指正式簽署合同過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為:超越權(quán)限簽訂合同;合同印章管理不當(dāng),為不符合管理程序的合同加蓋了合同印章;簽署后的合同被篡改等??刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是:嚴格劃分各類合同的簽署權(quán)限,嚴禁超越權(quán)限簽署合同;嚴格合同印章管理,確保只為符合管理程序的合同文本加蓋合同印章;合同必須由雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂;采取恰當(dāng)措施,防止已簽署的合同被篡改,如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質(zhì)合同書、使用不可編輯的電子文檔格式等方法對合同內(nèi)容加以控制,防止對方單方面改動合同文書等。
合同分送相關(guān)部門的風(fēng)險是指在合同分送相關(guān)部門過程中可能存在不當(dāng)行為的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為:合同被送到了不相關(guān)的部門;收到合同的相關(guān)部門沒有采取妥善措施處理合同;因保管不當(dāng)導(dǎo)致合同泄密等??刂拼祟愶L(fēng)險的主要措施是實施合同簽收制度,并及時退回與本部門不相關(guān)的合同;指定專人負責(zé)合同的日常保管,并為合同保管提供相應(yīng)的條件;建立合同管理的責(zé)任追究制度等。
(三)合同履行階段的風(fēng)險
合同履行階段的風(fēng)險是指在合同履行階段中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險,包括合同履行過程中的風(fēng)險、合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險、合同終止風(fēng)險、合同糾紛處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險等。
合同履行過程中的風(fēng)險是指在合同履行過程中存在的風(fēng)險,主要表現(xiàn)為違約風(fēng)險,即本企業(yè)或?qū)Ψ經(jīng)]有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)??刂七`約風(fēng)險的主要方法是:簽約前認真調(diào)查對方的履約能力和商業(yè)信譽等情況,盡量只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽的單位簽訂合同;在合同中明確規(guī)定違約責(zé)任;要求對方為履行合同提供相應(yīng)的擔(dān)保措施;對合同履行過程進行監(jiān)督,一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能或違約行為,則采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低等。
合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險是指在合同變更或轉(zhuǎn)讓過程中存在的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為:應(yīng)當(dāng)變更合同內(nèi)容或條款但未采取相應(yīng)的變更行為;合同變更未經(jīng)相應(yīng)的管理程序,導(dǎo)致合同變更行為不當(dāng)或無效;合同轉(zhuǎn)讓行為未經(jīng)原合同當(dāng)事人和合同受讓人達成一致意見,使合同轉(zhuǎn)讓行為無效;合同轉(zhuǎn)讓未經(jīng)相應(yīng)的管理程序,導(dǎo)致合同轉(zhuǎn)讓行為不當(dāng)或無效等??刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是:明確規(guī)定合同變更或轉(zhuǎn)讓需向相關(guān)負責(zé)人報告;合同變更或轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容和條款必須與當(dāng)事人協(xié)商一致;變更或轉(zhuǎn)讓后的合同視同新合同,需履行相應(yīng)的合同管理程序等。
合同終止風(fēng)險是指在辦理合同終止手續(xù)過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要表現(xiàn)為:未達到終止條件的合同終止;合同終止未辦理相關(guān)的手續(xù)等??刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是:明確規(guī)定合同終止的條件以及應(yīng)當(dāng)辦理的相關(guān)手續(xù);指定專人對合同終止手續(xù)進行復(fù)核等。
合同糾紛處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險是指在處理合同糾紛過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要包括:未及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告合同糾紛和擬采取的對策;未及時采取有效措施防止糾紛的擴大和發(fā)展;未與對方有效協(xié)商合同糾紛解決辦法,或合同糾紛解決辦法未得到授權(quán)批準(zhǔn);未收集充分的對方違約行為的證據(jù),導(dǎo)致本企業(yè)在糾紛處置過程中處于舉證不力的地位;未按照合同約定追究對方的違約責(zé)任等??刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是明確規(guī)定合同糾紛的處置辦法;明確各類人員在合同糾紛處置中的責(zé)任;合同糾紛處置方案應(yīng)當(dāng)經(jīng)適當(dāng)管理層的審核批準(zhǔn)等。
(四)合同履行后管理階段的風(fēng)險
合同履行后管理階段的風(fēng)險即在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風(fēng)險,包括合同歸檔保管的風(fēng)險、執(zhí)行情況評價的風(fēng)險等。
合同歸檔保管的風(fēng)險是指在合同歸檔保管過程中存在的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要包括合同丟失或泄密;合同被濫用等??刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是明確規(guī)定合同管理人員的職責(zé);規(guī)定合同借閱的審批程序;實施合同管理的責(zé)任追究制度;對合同保管情況實施定期和不定期的檢查等。
合同執(zhí)行情況評價風(fēng)險是指在合同執(zhí)行情況評價中存在的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要包括:未對合同執(zhí)行情況進行評價;在合同評價過程中未按照規(guī)定兼顧全面和突出重點等??刂拼祟愶L(fēng)險的主要方法是:制定合同執(zhí)行情況的評價制度,建立合同執(zhí)行情況評價的操作指南;實施責(zé)任追究制度等。
三、按導(dǎo)致風(fēng)險主要因素分析的合同管理風(fēng)險及其控制方法
按照合同當(dāng)事人是否可控分析,導(dǎo)致合同風(fēng)險的主要因素可分成外部環(huán)境因素、合同對方的因素、本企業(yè)自身的因素。
(一)外部環(huán)境因素
導(dǎo)致合同風(fēng)險的外部環(huán)境因素包括宏觀經(jīng)濟環(huán)境、政治、政策、法律、社會、科技進步以及地理環(huán)境、氣候變化、交通事故、自然災(zāi)害等其他不可控因素。企業(yè)在簽訂合同過程中,應(yīng)當(dāng)充分考慮這些因素對合同履行的影響,特別是政治、政策和法律方面的影響。外部環(huán)境因素所導(dǎo)致的合同風(fēng)險,合同當(dāng)事人均無法控制,只能合理預(yù)測,并采取恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險應(yīng)對措施,如風(fēng)險規(guī)避或風(fēng)險承受。當(dāng)然,在情況允許時,也可采取風(fēng)險分擔(dān)措施,如購買保險等。
(二)合同對方的因素
因合同對方的原因?qū)е潞贤L(fēng)險的因素主要包括合同對方的蓄意欺詐或違約、財務(wù)狀況不佳、生產(chǎn)能力與技術(shù)水平等。如對方一開始就根本沒有履行合同的意愿,簽訂合同的目的就是為了欺詐他人;或者在合同履行過程中借故小題大作,蓄意不履行合同義務(wù);或者陷入財務(wù)困境,無力履行合同義務(wù);或者因生產(chǎn)能力或技術(shù)水平等方面的原因,無力履行合同規(guī)定的數(shù)量或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等??刂七@類風(fēng)險,可采取“事前防范、事中控制、事后補救”的方法。事前防范就是在簽約前全面調(diào)查對方的簽約動機、履約能力和商業(yè)信譽等,并做出恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險評估;只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽的單位簽訂合同;只簽訂與對方履約能力相符合的合同;要求對方提供履行合同的擔(dān)保等。事中控制就是密切監(jiān)控合同履行過程,一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能,或者已有違約行為,立即采取相應(yīng)的對策,防止風(fēng)險擴大和發(fā)展。事后補救就是在對方違約后,根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任,甚至采取合同仲裁或訴訟方式等。
(三)本企業(yè)自身的因素
本企業(yè)自身原因?qū)е潞贤L(fēng)險的主要因素有合同決策、管理水平、操作人員素質(zhì)、財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力和技術(shù)水平等。合同決策因素主要包括合同策劃、初步確定的準(zhǔn)合同對象、合同關(guān)鍵內(nèi)容的確定等存在不當(dāng)行為或結(jié)論;管理水平因素主要包括企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營目標(biāo)設(shè)定不當(dāng)、與合同管理相關(guān)的職責(zé)分工不當(dāng)、合同管理制度的制定和執(zhí)行存在重大缺陷等;操作人員素質(zhì)因素包括與合同相關(guān)的管理人員缺乏必要的專業(yè)勝任能力和經(jīng)驗、對待工作不嚴謹、沒有認真執(zhí)行合同管理制度、蓄意規(guī)避合同管理制度、與外部人員合謀欺詐本企業(yè)等;財務(wù)狀況因素主要是指本企業(yè)因財務(wù)狀況不佳而無力償還到期債務(wù),導(dǎo)致違約;生產(chǎn)能力和技術(shù)水平因素主要是指企業(yè)目前生產(chǎn)能力或技術(shù)水平不能滿足履行合同義務(wù)的要求等??刂拼祟愶L(fēng)險的主要策略是風(fēng)險降低,即建立合同內(nèi)部控制并嚴格執(zhí)行。
四、合同風(fēng)險的主要應(yīng)對策略
企業(yè)應(yīng)當(dāng)綜合運用風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險分擔(dān)和風(fēng)險承受等風(fēng)險應(yīng)對策略,實現(xiàn)對合同風(fēng)險的有效控制。
(一)風(fēng)險規(guī)避
風(fēng)險規(guī)避是企業(yè)對超出風(fēng)險承受度的合同風(fēng)險,通過放棄或者終止與該風(fēng)險相關(guān)的合同以避免和減輕損失的策略。根據(jù)規(guī)避的程度和方式,可將合同風(fēng)險規(guī)避策略進一步劃分為完全拒絕承擔(dān)、逐步試探承擔(dān)和中途放棄承擔(dān)等三種策略。
完全拒絕承擔(dān)合同風(fēng)險策略是指通過合同風(fēng)險評估后,企業(yè)直接拒絕承擔(dān)某類或某個合同風(fēng)險。如通過對某企業(yè)進行合同調(diào)查和合同風(fēng)險評估后,認為該企業(yè)長期經(jīng)營管理混亂、財務(wù)狀況不佳、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不高、商業(yè)信譽不好等,合同風(fēng)險很高,就不能與該企業(yè)簽訂合同。
逐步試探承擔(dān)合同風(fēng)險策略是指通過合同風(fēng)險評估后,雖然認為某種或某個合同風(fēng)險很大,但又不宜采取完全拒絕的方式,則宜采取分步實施策略,規(guī)避部分風(fēng)險。如通過合同風(fēng)險評估后,認為與某公司開展業(yè)務(wù)往來風(fēng)險很高,但該公司提供的產(chǎn)品又是本企業(yè)急需的,則可采取此種合同風(fēng)險規(guī)避策略,先與其簽訂標(biāo)的金額較小的合同,通過逐步接觸和合同履行進展情況,再逐步增大標(biāo)的金額。
中途放棄承擔(dān)合同風(fēng)險策略是指因外部環(huán)境發(fā)生變化或?qū)Ψ桨l(fā)生違約行為等,企業(yè)中途終止合同的履行,控制合同風(fēng)險的擴大和發(fā)展。如在合同履行過程中,因外部環(huán)境發(fā)生重大變化,或者對方存在違約行為,本企業(yè)繼續(xù)履行合同義務(wù),將會造成更大的損失和風(fēng)險,則宜采取此種策略。
(二)風(fēng)險降低
風(fēng)險降低是企業(yè)在權(quán)衡成本效益之后,準(zhǔn)備采取適當(dāng)?shù)暮贤刂拼胧┙档秃贤L(fēng)險或者減輕合同損失,將合同風(fēng)險控制在風(fēng)險承受度之內(nèi)的策略。建立和實施合同內(nèi)部控制,是降低合同風(fēng)險的主要方法。
(三)風(fēng)險分擔(dān)
風(fēng)險分擔(dān)是企業(yè)準(zhǔn)備借助他人力量,采取合同業(yè)務(wù)分包、請專門擔(dān)保公司擔(dān)保等方式和適當(dāng)?shù)目刂拼胧?,將合同風(fēng)險控制在風(fēng)險承受度之內(nèi)的策略。根據(jù)分擔(dān)方式不同,可將合同風(fēng)險分擔(dān)策略分為合同風(fēng)險分散、請擔(dān)保公司擔(dān)保等方式。
合同風(fēng)險分散就是指將一個標(biāo)的金額大的合同拆分成標(biāo)的金額較小的合同,與不同單位簽訂合同,將風(fēng)險分散在不同的空間,以減少企業(yè)遭受合同風(fēng)險損失的程度。如與不同的供貨商簽訂同一種原材料的采購合同、與不同的客戶簽訂同一種產(chǎn)品的銷售合同等。
請擔(dān)保公司擔(dān)保就是指對風(fēng)險較大、企業(yè)難以控制的合同,請專門的擔(dān)保公司進行擔(dān)保,一旦發(fā)生合同風(fēng)險,則可從擔(dān)保公司獲得一定的補償,以彌補合同損失的方式。一般的,對于涉外、外貿(mào)合同,可請實力強、經(jīng)驗豐富的涉外擔(dān)保公司進行擔(dān)保。