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公文管理范文第1篇

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的高度發(fā)展，傳統(tǒng)的以字符為主題的信息傳播形式已不再滿足需要?；赪eb的辦公系統(tǒng)顯得越來(lái)越必要。本系統(tǒng)正是為了滿足這樣的需求而設(shè)計(jì)開發(fā)的。程序在VisualStudio2003平臺(tái)下使用編程語(yǔ)言，數(shù)據(jù)庫(kù)使用SQLSERVER2000。

本公文系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了公文處理的自動(dòng)化流轉(zhuǎn)，包括公文起草、已發(fā)公文、待辦公文、已辦公文、公文委托、流程監(jiān)控以及類別定制。系統(tǒng)完成了創(chuàng)建公文流的路徑；起草的公文能按照已創(chuàng)建的公文流路徑流轉(zhuǎn)；能對(duì)其起草的公文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及實(shí)時(shí)的監(jiān)控；能夠查看自己審批過(guò)的公文；能委托其他人代自己審批公文；能夠添加、維護(hù)人員信息。

關(guān)鍵詞：公文管理系統(tǒng)；B/S模式；；SQLSERVER

1引言

隨著行政機(jī)關(guān)、公司企業(yè)公文電子化工作的進(jìn)一步展開，電子化公文管理成為政府機(jī)關(guān)和公司企業(yè)的一個(gè)戰(zhàn)略性課題，但當(dāng)前公文管理技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)還不夠成熟，為了進(jìn)一步推動(dòng)政府信息化的建設(shè)，必須進(jìn)一步研究開發(fā)適應(yīng)新時(shí)代的基于Internet的公文管理系統(tǒng)，以提高公文辦理效率，提升政府和公司績(jī)效。

公文管理系統(tǒng)以數(shù)據(jù)管理為核心，在數(shù)據(jù)庫(kù)等計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的支持下，對(duì)公文處理的各種信息進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)和傳播。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)公文處理信息的有效管理和操作，就要把這些信息轉(zhuǎn)化為規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并使之適應(yīng)公文管理的要求。提供網(wǎng)絡(luò)電子公文管理功能需求實(shí)例是宣傳管理部門的迫切要求。但是由于基層部門缺乏既精通公文管理業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)的人才，在參與系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)中仍然遇到很多困難，如缺少可供參考、借鑒的網(wǎng)絡(luò)公文管理解決方案，很難提出準(zhǔn)確、系統(tǒng)的功能需求。由于公文管理系統(tǒng)的功能需求優(yōu)先和相對(duì)獨(dú)立干系統(tǒng)開發(fā)的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境，功能需求分析和編制工作可以在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)前進(jìn)行。所以，公文管理系統(tǒng)需要深入進(jìn)行功能需求研究，及時(shí)提供具有借鑒、參考作用的功能需求實(shí)例。

公文管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用上概括起來(lái)說(shuō)是向著普及性和高層次兩個(gè)方向發(fā)展。從普及性方面來(lái)說(shuō)，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)功能的增強(qiáng)和廣泛應(yīng)用，以微型計(jì)算機(jī)為主要信息處理工具的、功能完善的公文管理系統(tǒng)將越來(lái)越多地受到各級(jí)管理者的歡迎，并且要逐漸地向著取代原始的公文方式的方向發(fā)展。

從公文管理系統(tǒng)應(yīng)用的高層次上來(lái)講，以大型計(jì)算機(jī)為中央處理機(jī)的分布式公文管理系統(tǒng)也是一個(gè)重要的發(fā)展方向，利用微型計(jì)算機(jī)和大型主機(jī)聯(lián)網(wǎng)，可以為管理者提供更加方便的信息渠道和支持。

從公文管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)看，傳統(tǒng)的公文管理系統(tǒng)一般采用兩層C/S結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)集中了大中型系統(tǒng)及文件服務(wù)器的優(yōu)點(diǎn)，并有良好的系統(tǒng)開放性和可擴(kuò)展性，它一般應(yīng)用于局域網(wǎng)。但是，隨著信息的全球化，區(qū)域的界限己經(jīng)被打破，人們己經(jīng)越來(lái)越不滿足于只在一個(gè)小的區(qū)域內(nèi)共享信息，尤其是近年來(lái)的電子商務(wù)在Internet的興起，已成為一種強(qiáng)大的驅(qū)動(dòng)力，迫使C/S模式從局域網(wǎng)(LAN)向廣域網(wǎng)(WAN)延伸。如今，Internet己經(jīng)成為全球最大的網(wǎng)絡(luò)互連環(huán)境，在Internet的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的B/S計(jì)算模式正是目前的流行趨勢(shì)。因此，作為一個(gè)科技工作者，我們應(yīng)該密切地注意公文管理系統(tǒng)的發(fā)展方向，盡量吸收各種有益的經(jīng)驗(yàn)，積極開展對(duì)公文管理系統(tǒng)的理論研究和實(shí)際應(yīng)用，促進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用在我國(guó)的進(jìn)一步發(fā)展。

Internet的出現(xiàn)和發(fā)展己經(jīng)給這個(gè)世界帶來(lái)了巨大的沖擊。但隨著Internet上信息資源的爆炸增長(zhǎng)出現(xiàn)了新的問題。例如:有用信息的查找極為困難:Internet的響應(yīng)速度越來(lái)越慢;WEB信息處理的智能化得不到深入發(fā)展等等。針對(duì)這些問題，XML近幾年來(lái)迅速崛起XML又稱為可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言(ExtensibleMarkupLanguage,7CNL)，事實(shí)上它并不是一種真正意義上的標(biāo)記語(yǔ)言，而是一種允許用戶對(duì)自己的標(biāo)記語(yǔ)言進(jìn)行定義的源語(yǔ)言。XML具有對(duì)數(shù)據(jù)的自描述性和可擴(kuò)展性，符合Internet進(jìn)一步發(fā)展的需要，WK組織制定XML標(biāo)準(zhǔn)的初衷也是定義一種互聯(lián)網(wǎng)上交換數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，也是公文管理系統(tǒng)在未來(lái)的技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)和方向。ASP也向升級(jí)。隨著技術(shù)的發(fā)展，公文管理系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)功能都達(dá)到新的高度。

2公文管理系統(tǒng)系統(tǒng)分析

2.1系統(tǒng)需求分析

根據(jù)公文管理系統(tǒng)的基本需求，本系統(tǒng)需要完成以下任務(wù)。

根據(jù)公司的實(shí)際情況，創(chuàng)建公文流路徑。

員工能夠起草公文，并且起草的公文可以按照已創(chuàng)建的公文流路徑流轉(zhuǎn)。

能夠?qū)ζ鸩莸墓倪M(jìn)行統(tǒng)計(jì)及實(shí)時(shí)監(jiān)控。

能夠統(tǒng)計(jì)查看自己審批過(guò)的公文。

能夠委托其他員工代自己審批公文。

能夠添加、維護(hù)員工信息。

2.1.1用戶身份級(jí)別要求

即根據(jù)身份的不同對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同。從權(quán)限大小大致可以分為：系統(tǒng)管理員、用戶、一般用戶。系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能，每個(gè)用戶的審批、通知、查看、歸檔可以在系統(tǒng)賦予。

2.1.2系統(tǒng)功能模塊設(shè)置

公文起草

通過(guò)公文起草模塊，可以創(chuàng)建要流轉(zhuǎn)的文件。

已發(fā)公文

通過(guò)已發(fā)公文模塊，可以查看自己發(fā)送的公文的詳細(xì)信息，包括公文現(xiàn)在的所處的節(jié)、公文要流轉(zhuǎn)的路徑以及公文具體信息。

待辦公文

通過(guò)待辦公文模塊，可以查看需要自己審批的公文，并對(duì)其進(jìn)行審批。

已辦公文

通過(guò)已辦公文模塊，可以查看自己審批過(guò)公文的詳細(xì)信息，包括公文現(xiàn)在的所處環(huán)節(jié)、公文要流轉(zhuǎn)以及公文的具體信息。

公文委托

通過(guò)公文委托模塊，可以委托其他同事代替自己審批公文。

流程監(jiān)控

通過(guò)流轉(zhuǎn)監(jiān)控模塊、可以查看自己所發(fā)公文所處的環(huán)節(jié)以及已批環(huán)節(jié)的審批內(nèi)容。

類別定制

通過(guò)類別定制模塊，可以定制公文類別、流程路徑、員工角色、部門以及管理員工信息。

2.2系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

公文管理系統(tǒng)可以滿足現(xiàn)代辦公的需要，在Internet上實(shí)現(xiàn)公文流。系統(tǒng)的基本設(shè)計(jì)原則有：先進(jìn)性與方便性原則、功能實(shí)用性原則、開放性與可擴(kuò)展性原則等。系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)采用較好的設(shè)備與技術(shù)，協(xié)議符合國(guó)家和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，能保證公文的正常運(yùn)行，確保系統(tǒng)有較長(zhǎng)的生命周期。

本系統(tǒng)總體目標(biāo)是將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)和科學(xué)的公文管理結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了公文處理的自動(dòng)化流轉(zhuǎn)。

本系統(tǒng)首先要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)性和交互性。所謂的動(dòng)態(tài)性就是能動(dòng)態(tài)更新內(nèi)容，如更新個(gè)人信息、公文信息、流轉(zhuǎn)信息等。這要求與數(shù)據(jù)庫(kù)有良好的連接；交互性則要求公文的及時(shí)審批和歸檔。

實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的安全性和可靠性，避免他人進(jìn)入破壞數(shù)據(jù)庫(kù)信息。

2.3開發(fā)環(huán)境

框架

是Microsoft公司推出的具有戰(zhàn)略性發(fā)展的新一代開發(fā)平臺(tái)，框架將Microsoft公司所有編程語(yǔ)言的開發(fā)環(huán)境同意起來(lái)，并且可以創(chuàng)建、配置和運(yùn)行Web服務(wù)以及Windows平臺(tái)的應(yīng)用。在.NET框架中，所有的編程語(yǔ)言，從高層javascript到低層的C++語(yǔ)言，一律是等同的，他們都將生成托管代碼，并且可以一次編寫，隨處運(yùn)行。.NET框架還可以使不同的語(yǔ)言進(jìn)行交互，即一種語(yǔ)言可以使用另一種語(yǔ)言所編寫的組件。

的工作原理

在多數(shù)場(chǎng)合下，可以將頁(yè)面簡(jiǎn)單地看成一般的HTML頁(yè)面，頁(yè)面包含標(biāo)記有特殊處理方式的一些代碼段。當(dāng)安裝.NET時(shí)，本地的IISWeb服務(wù)器自動(dòng)配置成查找擴(kuò)展名為.aspx的文件，且用模塊(名為aspnet_isapi.dll的文件)處理這些文件。

從技術(shù)上講，模塊分析ASPX文件的內(nèi)容，并將文件內(nèi)容分解成單獨(dú)的命令以建立代碼的整體結(jié)構(gòu)。完成此工作后，模塊將各命令放置到預(yù)定義的類定義中(不需要放在一起，也不需要按編寫順序放置)。然后使用這個(gè)類定義一個(gè)特殊的對(duì)象Page。該對(duì)象要完成的任務(wù)之一就是生成HTML流，這些HTML流可以返回到IIS，再?gòu)腎IS返回到客戶。簡(jiǎn)言之，在用戶請(qǐng)求IIS服務(wù)器提供一個(gè)頁(yè)面時(shí)，IIS服務(wù)器就根據(jù)頁(yè)面上的文本、HTML和代碼(這對(duì)我們來(lái)說(shuō)是最重要的)建立該頁(yè)面。

采納了包括Java在內(nèi)的許多其它面相對(duì)象編程語(yǔ)言的功能和特點(diǎn)。把基本數(shù)據(jù)類型（字符串、整型、雙精度等等）轉(zhuǎn)換成帶有屬性和方法的對(duì)象；它還引入了Java類型的錯(cuò)誤捕獲機(jī)制（用Try和Catch）；還把代碼編譯成微軟中間語(yǔ)言（MicrosoftIntermediateLanguage，IL）；它還提供了基于XML的應(yīng)用程序配置。更重要的是設(shè)計(jì)面向?qū)ο蠼鉀Q方案的能力可以用任何語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)。在本文中，我將比較語(yǔ)言和Java；不過(guò)與其它面相對(duì)象編程語(yǔ)言來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在本質(zhì)上在走它自己的路。

2.3.4MVC介紹

MVC(Model/View/Controller)是一個(gè)設(shè)計(jì)模式，是國(guó)外用得比較多的一種設(shè)計(jì)模式，MVC包括三類對(duì)象。Model是應(yīng)用對(duì)象，View是它在屏幕上的表示，Controller定義用戶界面對(duì)用戶輸入的響應(yīng)方式。它強(qiáng)制性的使應(yīng)用程序的輸入、處理和輸出分開。使用MVC應(yīng)用程序被分成三個(gè)核心部件：模型、視圖、控制器。它們各自處理自己的任務(wù)。

模型（Model）

模型是應(yīng)用程序的主體部分。模型表示業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，或者業(yè)務(wù)邏輯。

視圖（View）

視圖是應(yīng)用程序中用戶界面相關(guān)的部分，是用戶看到并與之交互的界面。

控制器（controller)

控制器工作就是根據(jù)用戶的輸入，控制用戶界面數(shù)據(jù)顯示和更新model對(duì)象狀態(tài)。

2.3.5編程運(yùn)行環(huán)境

硬件環(huán)境：

CPU:AMDAthlon(tm)2800+

內(nèi)存：512MB

硬盤：80G

軟件環(huán)境：

操作系統(tǒng)：MicrosoftWindowsXPService

應(yīng)用軟件：SQLServer2005、2005操作平臺(tái)

3公文管理系統(tǒng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1.1數(shù)據(jù)庫(kù)的需求分析

根據(jù)系統(tǒng)需求，本系統(tǒng)需要設(shè)計(jì)9張表。

人員基本信息表：公司人員信息保存在這張表中。

部門信息表：存放部門信息。

公文流轉(zhuǎn)路徑信息表：存放制定的公文路徑。

公文類別表：存放公文緊急等級(jí)信息。

公文委托表：存放公文委托處理的相關(guān)信息。

公文信息表：存放公文的詳細(xì)信息。

公文管理范文第2篇

安全性和可識(shí)別性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條

電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條副省級(jí)以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條電子公文參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。

第六條電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時(shí)向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條

電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條需要永久和長(zhǎng)期保存的電子公文，應(yīng)在每一個(gè)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

第十條

電子公文的歸檔應(yīng)在“全國(guó)政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)”平臺(tái)上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對(duì)安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條

電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲(chǔ)器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

第十三條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時(shí)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對(duì)內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無(wú)缺損且未被非正常改動(dòng)，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過(guò)程無(wú)差錯(cuò)。

第十四條歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲(chǔ)載體傳遞或通過(guò)電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條通過(guò)存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對(duì)其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒等。

第十六條

歸檔電子公文應(yīng)存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明文件一同歸檔。

第十七條

歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條

檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子公文的管理，提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條

超過(guò)保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

公文管理范文第3篇

電子公文是指以電子形式表現(xiàn)的并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送的,用于政府機(jī)關(guān)相互之間聯(lián)系事務(wù)的專用文件。電子公文的特點(diǎn)是基于電腦和互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)的特性而產(chǎn)生的,因?yàn)殡娮庸牡闹谱?、發(fā)送及接收都需要通過(guò)電腦和互聯(lián)網(wǎng)這兩種媒介來(lái)進(jìn)行。首先是電腦,它的最大作用是將政府公文中所有具體的信息都進(jìn)行了數(shù)字化的改變,這里所說(shuō)的數(shù)字化是指電腦將輸入的具體信息以“1”和“0”來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)和運(yùn)作,這不像傳統(tǒng)的政府公文是以具體的書面形式來(lái)表示的。其次是互聯(lián)網(wǎng),互聯(lián)網(wǎng)將電腦里的數(shù)字化信息在各個(gè)政府機(jī)關(guān)之間迅速地傳送。互聯(lián)網(wǎng)本身有其特殊性,即公開性和全球性。所謂公開性是指任何人都可以自由地進(jìn)出互聯(lián)網(wǎng),而全球性是指信息在互聯(lián)網(wǎng)上的傳遞是沒有邊界障礙的。根據(jù)上述分析,較之傳統(tǒng)的政府公文,電子公文有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

(1)電子公文是一種數(shù)字化的、虛擬化的文件形式;(2)電子公文的傳送是在公開環(huán)境下,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行的;(3)電子公文的傳送可以在各個(gè)地區(qū)、國(guó)家乃至全球范圍內(nèi)的政府之間進(jìn)行;(4)電子公文的廣泛應(yīng)用能夠極大地提高政府的辦事效率。

顯然,信息技術(shù)的發(fā)展給政府機(jī)構(gòu)帶來(lái)了一場(chǎng)深刻的變革。傳統(tǒng)的公文傳送方式使政府機(jī)構(gòu)背負(fù)著沉重的時(shí)間負(fù)擔(dān)和經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。傳統(tǒng)公文在這一場(chǎng)變革中受到了電子公文這一新生事物的強(qiáng)有力的沖擊。電子公文的制作、發(fā)送和接收可以突破時(shí)間和空間的限制,給人們以快速和便捷?？墒请娮庸漠吘故墙陙?lái)才開始出現(xiàn)的新生事物,很多技術(shù)上的問題還有待解決。特別是,由于電子公文剛剛開始啟用,有關(guān)電子公文的法律紛爭(zhēng)還頗為鮮見。就世界范圍來(lái)說(shuō),還沒有專門的法律規(guī)范,也無(wú)強(qiáng)制性的原則可以遵循?？梢哉f(shuō),其中還有很多值得研究的問題擺在我們的面前。

二、電子公文應(yīng)用中存在的安全問題

目前,電子公文應(yīng)用中出現(xiàn)的安全問題主要有：

1.黑客問題。黑客入侵網(wǎng)站的消息在近年被頻頻報(bào)道。以前黑客們往往挑選美國(guó)國(guó)防部和雅虎這些安全防范體系堪稱一流的硬骨頭啃。而隨著各種應(yīng)用工具的傳播,黑客已經(jīng)大眾化了,不像過(guò)去那樣非電腦高手不能成為黑客。如果安全體系不過(guò)硬的話,黑客便可以肆意截留、毀滅、修改或偽造電子公文,給政府部門帶來(lái)混亂。

2.電腦病毒問題。自電腦病毒問世幾十年來(lái),各種新型病毒及其變種迅速增加,而互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)又為病毒的傳播提供了最好的媒介。不少新病毒直接利用網(wǎng)絡(luò)作為自己的傳播途徑。試想一個(gè)完整的電子政府體系中某個(gè)環(huán)節(jié)受到病毒感染而又沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn),電子公文系統(tǒng)全面癱瘓,那將會(huì)產(chǎn)生怎樣的后果?病毒的感染會(huì)使一些電子公文毀滅或送達(dá)延誤,整個(gè)電子政府將會(huì)指揮失靈、機(jī)構(gòu)運(yùn)作不暢。

3.信息泄漏問題。目前,各大軟件公司生成的網(wǎng)管軟件使網(wǎng)絡(luò)管理員擁有至高無(wú)上的權(quán)利,可以方便地對(duì)網(wǎng)上每個(gè)政府用戶的各種使用情況進(jìn)行詳細(xì)的監(jiān)測(cè)。此外,網(wǎng)絡(luò)中存在不少木馬程序,如果使用不慎,就會(huì)把公文中的重要信息泄漏給他人。而某些大公司生產(chǎn)的軟件或硬件產(chǎn)品所帶的后門程序更可以使這些公司對(duì)政府用戶在網(wǎng)上的所作所為了如指掌。對(duì)政府而言,信息泄漏將會(huì)給其工作帶來(lái)麻煩,甚至?xí)＜暗絿?guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)及國(guó)防利益,有關(guān)的政府工作人員會(huì)因此被追究法律責(zé)任,這是絕對(duì)不能接受的。而對(duì)這些大公司的法律管制,對(duì)于在信息產(chǎn)業(yè)中處于弱勢(shì)地位的國(guó)家來(lái)說(shuō)是根本無(wú)法解決的難題,但光靠處于優(yōu)勢(shì)地位的國(guó)家也是不行的,必須在國(guó)際范圍內(nèi)形成管制的合力。

三、電子公文安全體系法律制度建構(gòu)

1.科學(xué)的密鑰使用制度規(guī)范。密鑰是一種信息安全技術(shù),又稱加密技術(shù),該技術(shù)被廣泛應(yīng)用于電子商務(wù)和電子政務(wù)中。它包括兩種技術(shù)類型,即秘密密鑰加密技術(shù)和公開密鑰加密技術(shù)。其中秘密密鑰加密技術(shù)又稱對(duì)稱加密技術(shù)。倘利用此技術(shù),電子公文的加密和解密將使用一個(gè)相同的秘密密鑰,也叫會(huì)話密鑰,并且其算法是公開的。接收方在得到發(fā)送的加密公文后需要用發(fā)送方秘密密鑰解密公文。如果進(jìn)行公文往來(lái)的兩個(gè)政府能夠確保秘密密鑰交換階段未曾泄漏,那幺,公文的機(jī)密性和完整性是可以保證的。這種加密算法的計(jì)算速度快,已被廣泛地應(yīng)用于電子商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中。公開密鑰加密技術(shù)又稱為非對(duì)稱加密技術(shù)。這一技術(shù)需要兩個(gè)密鑰,即公開密鑰和私有密鑰。私有密鑰只能由生成密鑰對(duì)的一方政府掌握,而公開密鑰卻可以公開。用公開密鑰對(duì)公文進(jìn)行加密,只有用對(duì)應(yīng)的私有密鑰才能解密。用私有密鑰對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密,只有用對(duì)應(yīng)的公開密鑰才能解密。此二種技術(shù)相比,顯然第二種技術(shù)的安全系數(shù)更大一些,但這種技術(shù)算法速度較慢。我們可以根據(jù)各種公文的秘密等級(jí),采用不同的加密技術(shù)。對(duì)于一般的公文往來(lái)數(shù)量大且頻繁,不宜采用非對(duì)稱加密技術(shù),還有秘密等級(jí)較低的公文亦可采用對(duì)稱加密技術(shù)。而對(duì)那些重大的通知及秘密等級(jí)較高的公文則必須采用非對(duì)稱加密技術(shù)。凡違反上述技術(shù)性規(guī)范的要求造成公文泄密或是公文的完整性受到損害的,需追究其法律責(zé)任。

2.完善的政府證書管理制度。公文傳送過(guò)程中數(shù)據(jù)的保密性通過(guò)加密和數(shù)字簽名得到了保證,但每個(gè)用戶都有一個(gè)甚至兩個(gè)密鑰對(duì),不同的用戶之間要用公開密鑰體系來(lái)傳送公文,必須先知道對(duì)方的公開密鑰。公文傳送中有可能發(fā)生以下情況:用戶從公鑰簿中查到的不是對(duì)方的公鑰,而是某個(gè)攻擊者冒充對(duì)方的假冒公鑰;或者公文互換的雙方在通訊前互換公鑰時(shí),被夾在中間的第三者暗中改變。這樣的加密或簽名就失去了安全性。為了防范上述風(fēng)險(xiǎn),我們可以仿效電子商務(wù)中的做法,引入數(shù)據(jù)化證書和證書管理機(jī)構(gòu),建立完善的政府證書管理制度。這里所說(shuō)的證書是指一份特殊文檔,它記錄了各政府機(jī)關(guān)的公開密鑰和相關(guān)的信息以及證書管理機(jī)構(gòu)的數(shù)字簽名。證書的管理機(jī)構(gòu)是個(gè)深受大家信任的第三方機(jī)構(gòu)?？紤]到電子政務(wù)的特殊性,電子政務(wù)系統(tǒng)中的根目錄證書管理機(jī)構(gòu)最好由一國(guó)的最高政策機(jī)關(guān)設(shè)立的專門機(jī)構(gòu)出任,其它各級(jí)目錄分別由地方各級(jí)政府設(shè)立的專門機(jī)構(gòu)去管理。在我國(guó),根目錄的管理工作可由國(guó)務(wù)院信息辦來(lái)承擔(dān),其它各級(jí)目錄分別由地方各級(jí)人民政府設(shè)立的專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。各政府機(jī)關(guān)須向相應(yīng)的證書管理機(jī)構(gòu)提交自己的公開密鑰和其它代表自己法律地位的信息,證書管理機(jī)構(gòu)在驗(yàn)證之后,向其頒發(fā)一個(gè)經(jīng)過(guò)證書管理機(jī)構(gòu)私有密鑰簽名的證書。政府出面作為證書的管理機(jī)構(gòu),其頒發(fā)的證書信用度極高。這樣一來(lái)將使電子公文的發(fā)送方和接收方都相信可以互相交換證書來(lái)得到對(duì)方的公鑰,自己所得到的公鑰是真實(shí)的。顯然,電子公文系統(tǒng)的安全有效運(yùn)轉(zhuǎn)離不開完善的政府證書管理制度的確立。

3.有效的數(shù)字簽名制度。在電子公文的傳送過(guò)程中可能出現(xiàn)下列問題:(1)假冒,第三方丙有可能假冒甲機(jī)關(guān)給乙機(jī)關(guān)發(fā)送虛假公文;(2)否認(rèn),甲機(jī)關(guān)可能否認(rèn)向乙機(jī)關(guān)發(fā)送過(guò)公文;(3)偽造,乙機(jī)關(guān)工作人員可能偽造或修改從甲機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的消息,以對(duì)自己有利。這些問題要靠數(shù)字簽名來(lái)解決。數(shù)字簽名在電子公文傳送中的應(yīng)用過(guò)程是這樣的:公文的發(fā)送方將公文文本帶入到哈希函數(shù)生成一個(gè)消息摘要。消息摘要代表著文件的特征,其值將隨著文件的變化而變化。也就是說(shuō),不同的公文將得到不同的消息摘要。哈希函數(shù)對(duì)于發(fā)送數(shù)據(jù)的雙方都是公開的。發(fā)送方用自己的專用密鑰對(duì)這個(gè)散列值進(jìn)行加密來(lái)形成發(fā)送方的數(shù)字簽名。然后,這個(gè)數(shù)字簽名將作為公文附件和公文一起發(fā)送到該公文的接收方。公文的接收方首先從接收到的原始公文中計(jì)算出消息摘要,接著再用發(fā)送方的公開密鑰來(lái)對(duì)公文的附加的數(shù)字簽名進(jìn)行解密。如果兩個(gè)消息摘要相同,那幺接收方就能確認(rèn)該數(shù)字簽名是發(fā)送方的。通過(guò)數(shù)字簽名能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)原始公文的鑒別和不可抵賴性。目前數(shù)字簽名在電子商務(wù)中已得到了廣泛的應(yīng)用,日本等國(guó)政府已通過(guò)專門的立法對(duì)數(shù)字簽名的法律效力予以確認(rèn)。在電子公文傳送中引入數(shù)字簽名也是必然的選擇,只是我們要從法律上確認(rèn)數(shù)字簽名的效力,建立相應(yīng)的制度規(guī)范,努力設(shè)法從技術(shù)和制度規(guī)范入手不斷提高安全系數(shù)。以數(shù)字簽名只有相對(duì)的安全性來(lái)作為反對(duì)其應(yīng)具有法律效力的理由是站不住腳的,因?yàn)槿魏嗡^安全保障都是相對(duì)的,橡皮圖章就經(jīng)常被不法之徒偽造。

公文管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：電子公文電子政務(wù)互聯(lián)網(wǎng)

一、子公文及其特點(diǎn)

電子公文是指以電子形式表現(xiàn)的并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送的,用于政府機(jī)關(guān)相互之間聯(lián)系事務(wù)的專用文件。電子公文的特點(diǎn)是基于電腦和互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)的特性而產(chǎn)生的,因?yàn)殡娮庸牡闹谱?、發(fā)送及接收都需要通過(guò)電腦和互聯(lián)網(wǎng)這兩種媒介來(lái)進(jìn)行。首先是電腦,它的最大作用是將政府公文中所有具體的信息都進(jìn)行了數(shù)字化的改變,這里所說(shuō)的數(shù)字化是指電腦將輸入的具體信息以“1”和“0”來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)和運(yùn)作,這不像傳統(tǒng)的政府公文是以具體的書面形式來(lái)表示的。其次是互聯(lián)網(wǎng),互聯(lián)網(wǎng)將電腦里的數(shù)字化信息在各個(gè)政府機(jī)關(guān)之間迅速地傳送?；ヂ?lián)網(wǎng)本身有其特殊性,即公開性和全球性。所謂公開性是指任何人都可以自由地進(jìn)出互聯(lián)網(wǎng),而全球性是指信息在互聯(lián)網(wǎng)上的傳遞是沒有邊界障礙的。根據(jù)上述分析,較之傳統(tǒng)的政府公文,電子公文有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

(1)電子公文是一種數(shù)字化的、虛擬化的文件形式;(2)電子公文的傳送是在公開環(huán)境下,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行的;(3)電子公文的傳送可以在各個(gè)地區(qū)、國(guó)家乃至全球范圍內(nèi)的政府之間進(jìn)行;(4)電子公文的廣泛應(yīng)用能夠極大地提高政府的辦事效率。

顯然,信息技術(shù)的發(fā)展給政府機(jī)構(gòu)帶來(lái)了一場(chǎng)深刻的變革。傳統(tǒng)的公文傳送方式使政府機(jī)構(gòu)背負(fù)著沉重的時(shí)間負(fù)擔(dān)和經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。傳統(tǒng)公文在這一場(chǎng)變革中受到了電子公文這一新生事物的強(qiáng)有力的沖擊。電子公文的制作、發(fā)送和接收可以突破時(shí)間和空間的限制,給人們以快速和便捷。可是電子公文畢竟是近年來(lái)才開始出現(xiàn)的新生事物,很多技術(shù)上的問題還有待解決。特別是,由于電子公文剛剛開始啟用,有關(guān)電子公文的法律紛爭(zhēng)還頗為鮮見。就世界范圍來(lái)說(shuō),還沒有專門的法律規(guī)范,也無(wú)強(qiáng)制性的原則可以遵循。可以說(shuō),其中還有很多值得研究的問題擺在我們的面前。

二、電子公文應(yīng)用中存在的安全問題

目前,電子公文應(yīng)用中出現(xiàn)的安全問題主要有：

1.黑客問題。黑客入侵網(wǎng)站的消息在近年被頻頻報(bào)道。以前黑客們往往挑選美國(guó)國(guó)防部和雅虎這些安全防范體系堪稱一流的硬骨頭啃。而隨著各種應(yīng)用工具的傳播,黑客已經(jīng)大眾化了,不像過(guò)去那樣非電腦高手不能成為黑客。如果安全體系不過(guò)硬的話,黑客便可以肆意截留、毀滅、修改或偽造電子公文,給政府部門帶來(lái)混亂。

2.電腦病毒問題。自電腦病毒問世幾十年來(lái),各種新型病毒及其變種迅速增加,而互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)又為病毒的傳播提供了最好的媒介。不少新病毒直接利用網(wǎng)絡(luò)作為自己的傳播途徑。試想一個(gè)完整的電子政府體系中某個(gè)環(huán)節(jié)受到病毒感染而又沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn),電子公文系統(tǒng)全面癱瘓,那將會(huì)產(chǎn)生怎樣的后果?病毒的感染會(huì)使一些電子公文毀滅或送達(dá)延誤,整個(gè)電子政府將會(huì)指揮失靈、機(jī)構(gòu)運(yùn)作不暢。

3.信息泄漏問題。目前,各大軟件公司生成的網(wǎng)管軟件使網(wǎng)絡(luò)管理員擁有至高無(wú)上的權(quán)利,可以方便地對(duì)網(wǎng)上每個(gè)政府用戶的各種使用情況進(jìn)行詳細(xì)的監(jiān)測(cè)。此外,網(wǎng)絡(luò)中存在不少木馬程序,如果使用不慎,就會(huì)把公文中的重要信息泄漏給他人。而某些大公司生產(chǎn)的軟件或硬件產(chǎn)品所帶的后門程序更可以使這些公司對(duì)政府用戶在網(wǎng)上的所作所為了如指掌。對(duì)政府而言,信息泄漏將會(huì)給其工作帶來(lái)麻煩,甚至?xí)＜暗絿?guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)及國(guó)防利益,有關(guān)的政府工作人員會(huì)因此被追究法律責(zé)任,這是絕對(duì)不能接受的。而對(duì)這些大公司的法律管制,對(duì)于在信息產(chǎn)業(yè)中處于弱勢(shì)地位的國(guó)家來(lái)說(shuō)是根本無(wú)法解決的難題,但光靠處于優(yōu)勢(shì)地位的國(guó)家也是不行的,必須在國(guó)際范圍內(nèi)形成管制的合力。

三、電子公文安全體系法律制度建構(gòu)

1.科學(xué)的密鑰使用制度規(guī)范。密鑰是一種信息安全技術(shù),又稱加密技術(shù),該技術(shù)被廣泛應(yīng)用于電子商務(wù)和電子政務(wù)中。它包括兩種技術(shù)類型,即秘密密鑰加密技術(shù)和公開密鑰加密技術(shù)。其中秘密密鑰加密技術(shù)又稱對(duì)稱加密技術(shù)。倘利用此技術(shù),電子公文的加密和解密將使用一個(gè)相同的秘密密鑰,也叫會(huì)話密鑰,并且其算法是公開的。接收方在得到發(fā)送的加密公文后需要用發(fā)送方秘密密鑰解密公文。如果進(jìn)行公文往來(lái)的兩個(gè)政府能夠確保秘密密鑰交換階段未曾泄漏,那幺,公文的機(jī)密性和完整性是可以保證的。這種加密算法的計(jì)算速度快,已被廣泛地應(yīng)用于電子商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中。公開密鑰加密技術(shù)又稱為非對(duì)稱加密技術(shù)。這一技術(shù)需要兩個(gè)密鑰,即公開密鑰和私有密鑰。私有密鑰只能由生成密鑰對(duì)的一方政府掌握,而公開密鑰卻可以公開。用公開密鑰對(duì)公文進(jìn)行加密,只有用對(duì)應(yīng)的私有密鑰才能解密。用私有密鑰對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密,只有用對(duì)應(yīng)的公開密鑰才能解密。此二種技術(shù)相比,顯然第二種技術(shù)的安全系數(shù)更大一些,但這種技術(shù)算法速度較慢。我們可以根據(jù)各種公文的秘密等級(jí),采用不同的加密技術(shù)。對(duì)于一般的公文往來(lái)數(shù)量大且頻繁,不宜采用非對(duì)稱加密技術(shù),還有秘密等級(jí)較低的公文亦可采用對(duì)稱加密技術(shù)。而對(duì)那些重大的通知及秘密等級(jí)較高的公文則必須采用非對(duì)稱加密技術(shù)。凡違反上述技術(shù)性規(guī)范的要求造成公文泄密或是公文的完整性受到損害的,需追究其法律責(zé)任。

2.完善的政府證書管理制度。公文傳送過(guò)程中數(shù)據(jù)的保密性通過(guò)加密和數(shù)字簽名得到了保證,但每個(gè)用戶都有一個(gè)甚至兩個(gè)密鑰對(duì),不同的用戶之間要用公開密鑰體系來(lái)傳送公文,必須先知道對(duì)方的公開密鑰。公文傳送中有可能發(fā)生以下情況:用戶從公鑰簿中查到的不是對(duì)方的公鑰,而是某個(gè)攻擊者冒充對(duì)方的假冒公鑰;或者公文互換的雙方在通訊前互換公鑰時(shí),被夾在中間的第三者暗中改變。這樣的加密或簽名就失去了安全性。為了防范上述風(fēng)險(xiǎn),我們可以仿效電子商務(wù)中的做法,引入數(shù)據(jù)化證書和證書管理機(jī)構(gòu),建立完善的政府證書管理制度。這里所說(shuō)的證書是指一份特殊文檔,它記錄了各政府機(jī)關(guān)的公開密鑰和相關(guān)的信息以及證書管理機(jī)構(gòu)的數(shù)字簽名。證書的管理機(jī)構(gòu)是個(gè)深受大家信任的第三方機(jī)構(gòu)?？紤]到電子政務(wù)的特殊性,電子政務(wù)系統(tǒng)中的根目錄證書管理機(jī)構(gòu)最好由一國(guó)的最高政策機(jī)關(guān)設(shè)立的專門機(jī)構(gòu)出任,其它各級(jí)目錄分別由地方各級(jí)政府設(shè)立的專門機(jī)構(gòu)去管理。在我國(guó),根目錄的管理工作可由國(guó)務(wù)院信息辦來(lái)承擔(dān),其它各級(jí)目錄分別由地方各級(jí)人民政府設(shè)立的專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。各政府機(jī)關(guān)須向相應(yīng)的證書管理機(jī)構(gòu)提交自己的公開密鑰和其它代表自己法律地位的信息,證書管理機(jī)構(gòu)在驗(yàn)證之后,向其頒發(fā)一個(gè)經(jīng)過(guò)證書管理機(jī)構(gòu)私有密鑰簽名的證書。政府出面作為證書的管理機(jī)構(gòu),其頒發(fā)的證書信用度極高。這樣一來(lái)將使電子公文的發(fā)送方和接收方都相信可以互相交換證書來(lái)得到對(duì)方的公鑰,自己所得到的公鑰是真實(shí)的。顯然,電子公文系統(tǒng)的安全有效運(yùn)轉(zhuǎn)離不開完善的政府證書管理制度的確立。

3.有效的數(shù)字簽名制度。在電子公文的傳送過(guò)程中可能出現(xiàn)下列問題:(1)假冒,第三方丙有可能假冒甲機(jī)關(guān)給乙機(jī)關(guān)發(fā)送虛假公文;(2)否認(rèn),甲機(jī)關(guān)可能否認(rèn)向乙機(jī)關(guān)發(fā)送過(guò)公文;(3)偽造,乙機(jī)關(guān)工作人員可能偽造或修改從甲機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的消息,以對(duì)自己有利。這些問題要靠數(shù)字簽名來(lái)解決。數(shù)字簽名在電子公文傳送中的應(yīng)用過(guò)程是這樣的:公文的發(fā)送方將公文文本帶入到哈希函數(shù)生成一個(gè)消息摘要。消息摘要代表著文件的特征,其值將隨著文件的變化而變化。也就是說(shuō),不同的公文將得到不同的消息摘要。哈希函數(shù)對(duì)于發(fā)送數(shù)據(jù)的雙方都是公開的。發(fā)送方用自己的專用密鑰對(duì)這個(gè)散列值進(jìn)行加密來(lái)形成發(fā)送方的數(shù)字簽名。然后,這個(gè)數(shù)字簽名將作為公文附件和公文一起發(fā)送到該公文的接收方。公文的接收方首先從接收到的原始公文中計(jì)算出消息摘要,接著再用發(fā)送方的公開密鑰來(lái)對(duì)公文的附加的數(shù)字簽名進(jìn)行解密。如果兩個(gè)消息摘要相同,那幺接收方就能確認(rèn)該數(shù)字簽名是發(fā)送方的。通過(guò)數(shù)字簽名能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)原始公文的鑒別和不可抵賴性。目前數(shù)字簽名在電子商務(wù)中已得到了廣泛的應(yīng)用,日本等國(guó)政府已通過(guò)專門的立法對(duì)數(shù)字簽名的法律效力予以確認(rèn)。在電子公文傳送中引入數(shù)字簽名也是必然的選擇,只是我們要從法律上確認(rèn)數(shù)字簽名的效力,建立相應(yīng)的制度規(guī)范,努力設(shè)法從技術(shù)和制度規(guī)范入手不斷提高安全系數(shù)。以數(shù)字簽名只有相對(duì)的安全性來(lái)作為反對(duì)其應(yīng)具有法律效力的理由是站不住腳的,因?yàn)槿魏嗡^安全保障都是相對(duì)的,橡皮圖章就經(jīng)常被不法之徒偽造。

公文管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：辦公文件資料；信息化；優(yōu)勢(shì)；現(xiàn)狀；措施

一、文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）大幅度提高辦公效率

在辦公文件資料管理中運(yùn)用信息化能很大程度上優(yōu)化資料管理程序，對(duì)文件資料的收發(fā)、整理、統(tǒng)計(jì)、分類都變得井然有序，避免了過(guò)多的人、財(cái)、物力浪費(fèi)；同時(shí)，信息化處理文件資料還能縮短文件加工時(shí)間，提升文件資料的時(shí)效性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文件資料的一次投入，多次產(chǎn)出，并還能將其備份、拷貝。

（二）共享文件資料信息

在傳統(tǒng)的文件資料管理中，單純的手工操作管理不能做到資料共享，且由于紙質(zhì)文件資料的份額大、資料多等弊端，不僅會(huì)造成存檔資料難，還會(huì)在導(dǎo)致資料查找困難。運(yùn)用信息化管理后，可以對(duì)辦公文件資料進(jìn)行特征目錄編檔，形成資料的體系化管理，進(jìn)而可使調(diào)閱資料時(shí)及時(shí)查找，保障了資料的利用率，以不受時(shí)間、空間限制。同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，還可以實(shí)現(xiàn)辦公資料的共享，了解其他辦公部門的工作情況及信息動(dòng)態(tài)。

（三）增強(qiáng)文件資料的穩(wěn)定性

通過(guò)信息化處理后的文件資料要比紙質(zhì)資料壽命長(zhǎng)得多。紙質(zhì)文件資料耐久性取決于纖維素性質(zhì)，纖維素在高溫、高濕、酶、酸、氧化劑條件下，可發(fā)生氧化和水解反應(yīng)，如不注意保存技藝造成不可挽回的損失。而通過(guò)信息化處理的電子文件則可以根據(jù)不同需要，選擇不同的電子載體，如光碟、U盤、硬盤等，這些載體均方面讀、存，易儲(chǔ)存、傳遞，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

（四）提高文件資料傳遞速度及安全性

在辦公文件辦理過(guò)程中，人員私存文件或者傳遞文件過(guò)程中丟失文件現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，而傳遞文件資料大多靠郵政系統(tǒng)，受時(shí)間及空間限制。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)則可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞，提高了傳遞的時(shí)效性及安全性。

二、辦公文件資料的管理現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的推廣普及，需要進(jìn)行歸檔的文件資料越來(lái)越多，辦公部門和其他相關(guān)部門對(duì)于文件資料的利用需求也日益增多。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動(dòng)通訊的發(fā)展讓跨區(qū)域辦公成為了可能，遠(yuǎn)程辦公這類的快捷模式也得以應(yīng)用，過(guò)去的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)文件資料管理工作的新要求。但當(dāng)前在辦公文件資料的管理上還存在系列問題：

一是文件資料的數(shù)量逐漸增多，其保存和維護(hù)都成為了問題，隨著辦公自動(dòng)化的普及，需要?dú)w檔的文件資料越來(lái)越多，給我們的管理工作提出了諸多要求。二是文件資料查找存在問題。需要?dú)w檔的文件資料呈持續(xù)增多的趨勢(shì)，僅僅依靠過(guò)去的手工檢索不足以滿足當(dāng)前的需求，且需要消耗大量的人力物力財(cái)力。三是文件資料的使用者越來(lái)越多，服務(wù)支持工作相對(duì)困難。因?yàn)闅w檔文件存儲(chǔ)上的問題，一般類型的文件數(shù)量有限，因此容易出現(xiàn)多人等待借閱一份資料的問題，在很大程度上影響了工作效率。四是由于紙質(zhì)存儲(chǔ)方式的限制無(wú)法實(shí)現(xiàn)文件資料的大規(guī)模傳輸。紙質(zhì)存儲(chǔ)制約了文件的遠(yuǎn)程使用，同時(shí)因?yàn)槠渌恍┛陀^因素容易導(dǎo)致紙質(zhì)文件資料的損壞，對(duì)資料的完整性產(chǎn)生影響。五是文件信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)大量共享，因?yàn)檫^(guò)去的文件資料基本上是手工摘抄形成的，對(duì)于歸檔文件資料的利用率就會(huì)產(chǎn)生極大的影響。

三、利用信息化對(duì)辦公文件資料進(jìn)行管理

（一）對(duì)紙質(zhì)辦公文件資料的處理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公文件經(jīng)歷了長(zhǎng)時(shí)間段的歷史長(zhǎng)河，現(xiàn)存的很多珍貴的文件資料均是以紙質(zhì)形式存放。為實(shí)現(xiàn)將這些紙質(zhì)辦公文件資料進(jìn)行信息化處理，辦公人員可以以數(shù)字化掃描對(duì)文件資料進(jìn)行處理，將文件資料以掃描方式轉(zhuǎn)化為PDF這種便攜文件格式，這可以在很大程度上保證原始文件資料的內(nèi)容。在查閱資料時(shí)還可以與現(xiàn)行辦公軟件相符轉(zhuǎn)化應(yīng)用，如word文檔、Wpsoffice文檔、Excel文檔等，這就實(shí)現(xiàn)了辦公文件格式的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

（二）對(duì)現(xiàn)有辦公生成文件資料處理

當(dāng)前很多企事業(yè)單位基本上實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，但現(xiàn)行的辦公文件編輯軟件種類及版本千差萬(wàn)別，這種碎片化的儲(chǔ)存不利于電子文件的管理利用，必須實(shí)行文件儲(chǔ)存的標(biāo)準(zhǔn)化。筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)對(duì)文檔處理成支持PDF的方式，如Wpsomce、OpenOffice、Office2010等。

（三）對(duì)辦公資料的電子文件進(jìn)行編目檢索

在辦公文件資料管理中，編目的統(tǒng)一、實(shí)用是擺在我們面前的緊迫任務(wù)。筆者認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)編目，可采用多功能方式，改變傳統(tǒng)手工編目模式于規(guī)則，以具體信息、檢索點(diǎn)為關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行編目，在編目的過(guò)程中還應(yīng)該結(jié)合單位部門實(shí)際，以不斷發(fā)現(xiàn)問題并給與解決，才能促進(jìn)編目不斷完善。

文件資料編目的主要目的是為了方便檢索，查找資料，檢索是打開文件資料寶庫(kù)的鑰匙，建立目錄中心和進(jìn)行信息交互的前提條件。當(dāng)前的檢索工作很多，有的操作系統(tǒng)還自帶搜索功能，如Windows操作系統(tǒng)，但這也僅僅方面于搜索個(gè)別的關(guān)鍵字眼，并不能滿足文件資料的管理要求。筆者認(rèn)為，可采用與數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合的專用檢索工具，以建立電子表格的形式對(duì)文檔進(jìn)行分類、來(lái)源、接發(fā)等進(jìn)行管理，也可以使用Access簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)，對(duì)于一些大型其實(shí)企事業(yè)單位還可以采用Sqlserver、Oracle或者DB2等大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

綜上，新時(shí)期的辦公文件資料信息化管理是當(dāng)前乃至今后長(zhǎng)期的任務(wù)，只有不斷去探索研究并總結(jié)這方面的工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以改進(jìn)，才能讓辦公文件資料利用率得以提升，才能使辦公自動(dòng)化、信息化更加深入，發(fā)展得更好。

參考文獻(xiàn)