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單位檔案管理工作總結(jié)范文第1篇

科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度是做好教學(xué)檔案管理工作的基本保障，有了科學(xué)的制度，工作才有章可循，有規(guī)可依。沒有制度的保障，任何工作都不會做好。而任何制度都需要不斷完善。隨著時代的發(fā)展和教育的前進，已有的教學(xué)檔案管理制度逐漸顯出這樣那樣的不足，甚至暴露出某些缺陷。因此，要不斷完善教學(xué)檔案的管理制度。學(xué)校要根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定和本校的具體情況，制定周密的教學(xué)檔案管理制度，既包括對教學(xué)檔案的采集、整理、分類、存放、使用、調(diào)閱等等的具體規(guī)定，也包括對教學(xué)計劃、教學(xué)進度表、課堂日志、考勤表、教案、講義、工作總結(jié)、學(xué)生成績表等等的具體規(guī)定。要建立教學(xué)檔案管理人員的崗位責(zé)任制度，明確各個崗位的職責(zé)范圍和工作要求。教學(xué)檔案管理人員在各個工作環(huán)節(jié)中，都嚴格按規(guī)章和程序辦事，一絲不茍，有條不紊，這樣，才能保障教學(xué)檔案的時效性、完整性、規(guī)范性和真實性，才能建立起質(zhì)量高、價值大的教學(xué)檔案。

2、強化教學(xué)檔案材料的收集工作

教學(xué)檔案工作是從檔案材料的收集開始的，收集的及時、齊全、完整，是做好教學(xué)檔案管理的首要要求。學(xué)校在強調(diào)教學(xué)檔案重要性的基礎(chǔ)上，做好各級各部門的協(xié)調(diào)工作，加強各級各部門之間的縱橫聯(lián)系，及時向各級各部門布置并收取各種教學(xué)檔案材料。各種教學(xué)檔案材料的收集必須嚴格按制度和標準做，不能應(yīng)付，不能草率，不能遷就。力求收集及時，歸檔及時，材料齊全，真實規(guī)范。這樣，才能使教學(xué)檔案真實反映出學(xué)校教學(xué)活動的情況，具有使用價值，為改進教學(xué)與管理提供可靠的依據(jù)。

3、主動聯(lián)系教師做好材料歸檔

教學(xué)檔案管理人員要主動聯(lián)系教師做好材料的歸檔。教師能夠提供教學(xué)活動的第一手材料，這些材料能夠直接反映教學(xué)情況，對學(xué)校加強管理、改進教學(xué)具有十分重要的作用。教師要提供的材料十分豐富，有教學(xué)大綱、考試大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)進度表、講稿、教案、課堂日志、學(xué)生成績表、工作量登記表、教學(xué)工作總結(jié)、科研成果報告、學(xué)術(shù)論文和學(xué)術(shù)著作等等。學(xué)校要明確通知教師上交各種材料的時間、地點，對各種材料的要求，但是，由于教師重視不夠、工作忙等原因，有時有些教師可能不會及時上繳各種教學(xué)材料，或所交的教學(xué)材料不符合學(xué)校的要求。因此，教學(xué)檔案管理人員要主動配合教師做好各種材料的歸檔，要主動聯(lián)系教師，主動收取各種材料，不能坐等，不能別人交多少我就收多少，同時要指出哪些材料不符合學(xué)校要求，懇請教師修改或調(diào)換。這對教學(xué)檔案收集的時效性、構(gòu)成的完整性等等都是十分重要的。

4、促進教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化

隨著時代的發(fā)展，科技的進步，某些原有的教學(xué)檔案管理方式已不能很好的適應(yīng)學(xué)校的教學(xué)與管理，影響了學(xué)校的發(fā)展。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)檔案管理人員必須更新觀念，共同促進教學(xué)檔案管理工的現(xiàn)代化。領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)檔案管理工作，加大人力、財力的投入；盡快引進或增加現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備；教學(xué)檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)，盡快掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，如計算機的成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等?，F(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，可以大幅度的提高檔案工作效率，提高檔案的科學(xué)性、規(guī)范性和整體質(zhì)量，提高檔案的實用價值和利用率，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

5、不斷提高教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

單位檔案管理工作總結(jié)范文第2篇

?藎水運工程監(jiān)理檔案管理過程中存在的不足

檔案管理人員不固定，對檔案管理交接處存在漏洞。

對檔案管理的相關(guān)規(guī)范與標準不熟悉，對水運工程監(jiān)理檔案的收集范圍不明確，文件收集不齊全。

對監(jiān)理檔案管理的基本要求不清楚，造成返工現(xiàn)象普遍。

水運工程監(jiān)理文件材料整理系統(tǒng)性較差不能，層次不清，案卷與文件題名不能準確反應(yīng)內(nèi)容。

監(jiān)理記錄完成不及時、不規(guī)范，不能真實反應(yīng)現(xiàn)場實際情況，監(jiān)理文件材料整理滯后。

監(jiān)理檔案管理過程中參建單位之間往來文件跟蹤管理不力，文件材料形成周期過長。

?藎加強監(jiān)理檔案管理的工作措施

監(jiān)理單位要把信息管理作為確保工程建設(shè)投資、質(zhì)量、進度目標實現(xiàn)的一種方法與工具。高度重視信息管理工作，從組織、技術(shù)、經(jīng)濟、合同方面采取相應(yīng)措施，事前、事中、事后嚴格控制檔案管理工作。

1、健全檔案管理組織體系，保證信息管理工作正常運行。

監(jiān)理部成立后，設(shè)置檔案管理崗位，配備一名檔案管理工程師，專人專管，明確崗位工作職責(zé)，在總監(jiān)、副總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)監(jiān)理部資料的收集、整理、加工、存儲、傳遞、等工作。根據(jù)管理需要，制定檔案管理工作制度、信息管理工作流程。

監(jiān)理單位的文檔資料管理主要規(guī)定及流程：

監(jiān)理單位發(fā)送實行簽署制度，即發(fā)文至各方均要簽收。

建設(shè)單位、設(shè)計單位和施工單位向其他各方發(fā)文均需先向監(jiān)理報送，后由監(jiān)理簽署意見后分別發(fā)送至各方，各方簽署意見后再由監(jiān)理發(fā)送至各方。

監(jiān)理收文均實行簽署制度，即收文均需由專人簽收。

資料信息流程：規(guī)范建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位發(fā)文和監(jiān)理單位的文件簽發(fā)流程和存檔，并定期進行檢查。

2、加強檔案管理知識與規(guī)范的學(xué)習(xí)，理論指導(dǎo)實踐。

監(jiān)理部總監(jiān)定期組織監(jiān)理人員學(xué)習(xí)監(jiān)理信息管理知識，學(xué)習(xí)國家及行業(yè)有關(guān)檔案管理方面的規(guī)范與標準，明確檔案管理工作依據(jù)，使每個監(jiān)理人員了解監(jiān)理檔案資料的收集范圍與內(nèi)容，國家及行業(yè)對檔案的要求，并重視檔案的完整性、原始性、及時性積累控制，從技術(shù)上保證檔案管理的科學(xué)性、完整性、有效性。

監(jiān)理資料主要應(yīng)包括監(jiān)理記錄、監(jiān)理月報和監(jiān)理工作總結(jié)報告等，各類監(jiān)理資料具體包括的主要內(nèi)容應(yīng)滿足《水運工程施工監(jiān)理規(guī)范》（JTJ216-2000）和《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）。

3、加強過程控制，暢通信息收集渠道、及時加工、處理，動態(tài)控制工程建設(shè)目標的進展情況。

要求所有監(jiān)理人員做好監(jiān)理記錄，注重現(xiàn)場資料的收集，特別注意以下幾個方面工作：

建立健全監(jiān)理部的檔案目錄；

及時收集并歸檔各類文件；

對施工單位所應(yīng)提交和上報的文件進行跟蹤；

對需要整改的文件及時整改并記錄整改內(nèi)容；

建立健全監(jiān)理工作各類臺帳；

按照文檔監(jiān)理實施細則的要求，保證各類文檔資料的正常高效流轉(zhuǎn)；

將質(zhì)量檢驗評定文件、隱蔽工程記錄、工程變更文件等文件作為檔案管理的重點。

4、與各方緊密聯(lián)系，定期溝通，取得港口質(zhì)監(jiān)站與業(yè)主檔案室的支持與指導(dǎo)，取得施工單位的密切配合。

及時了解業(yè)主與質(zhì)監(jiān)站對工程建設(shè)資料的要求與處理意見，參加質(zhì)監(jiān)站組織的質(zhì)量檢查，經(jīng)常組織各單位進行檔案管理經(jīng)驗交流、互相檢查工作，始終重視對施工單位檔案資料管理工作的檢查，要求內(nèi)業(yè)、外業(yè)齊頭并進。各分項、工序工程施工單位自檢資料不齊全的，不予驗收、不允許進入下道工序施工；施工單位上報的工程計量支付月報中，工程質(zhì)量控制資料不全、沒有現(xiàn)場照片的項目不予計量。

5、重視計算機輔助監(jiān)理工作，保證信息提供方便快捷。

對檔案資料按監(jiān)理目標劃分為質(zhì)量控制信息、進度控制信息、費用控制信息和合同管理信息等進行科學(xué)分類、編號，檔案盒均貼上便于查找、分類的標簽，每份入盒的資料及時更新目錄，及時輸入電腦數(shù)據(jù)庫內(nèi)，進行統(tǒng)一、集中管理，信息管理工程師要定期檢查。

6、重視對檔案資料的事后管理，嚴把交工驗收關(guān)，保證資料不拖后腿。

定期對各類文檔資料進行查閱，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；

做好各類中間交工驗收資料的查閱工作；

做好各單位之間的相互溝通，保證各類文檔資料的完整性；

7、重視監(jiān)理檔案資料預(yù)立卷，確保檔案收集資料的完整性、正確性、科學(xué)性。

工程完工后及時對項目需歸檔的資料進行預(yù)立卷，并組織業(yè)主、質(zhì)監(jiān)站、監(jiān)理公司領(lǐng)導(dǎo)進行檢查立卷質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)問題及時完善。

單位檔案管理工作總結(jié)范文第3篇

20__年檔案管理工作總結(jié)

20__年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰(zhàn)略，加快推進文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展這一目標，不斷夯實檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，有效發(fā)揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發(fā)展，較圓滿完成了工作任務(wù)?，F(xiàn)將具體情況總結(jié)如下：一、高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)

今年以來，我局高度重視機關(guān)檔案管理工作，將機關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。20__年，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后，及時調(diào)整了安陽市文化局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長遠規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位標準和職責(zé)中，把檔案工作作為機關(guān)管理的一項重要的內(nèi)容納入年度目標，與機關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

為進一步加強對機關(guān)檔案工作管理，局機關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入，局機關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費，購置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計算機等專用設(shè)備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。

二、加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

為進一步加強我局的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機關(guān)的文書檔案管理，20__年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎懲制度，并納入機關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性。

為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，20__年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打??；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。

四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作

20__年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務(wù)檔案900余卷。其中，20__年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；20__年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺藝術(shù)展》網(wǎng)頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻。

五、積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級交辦的任務(wù)

為進一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學(xué)依據(jù)。20__年上半年，由于機關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關(guān)要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務(wù)重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎(chǔ)。

六、 工作中的不足和今后打算

1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。

單位檔案管理工作總結(jié)范文第4篇

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;管理;建議

建立和完善教學(xué)檔案，是一個學(xué)校教學(xué)工作正常有序開展的重要保障，是考察一個學(xué)校質(zhì)量的重要指標，是記錄學(xué)生成長學(xué)習(xí)過程、記錄教育教學(xué)改進和提高的重要載體。

一、教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容

1.教務(wù)管理。教務(wù)管理主要包括：各級教育主管單位對教學(xué)工作的年度安排，學(xué)校教學(xué)過程中的進度安排以及教學(xué)安排，教師隊伍集中學(xué)習(xí)及分散學(xué)習(xí)的安排計劃，各類教學(xué)活動的安排及記錄，學(xué)校年度工作總結(jié)，與學(xué)校日常管理活動有關(guān)的圖片和影像等資料，學(xué)習(xí)結(jié)合自身實際編制的教學(xué)資料，年度考核及教學(xué)測評結(jié)果等，學(xué)校教學(xué)工作相關(guān)各類資料。

2.教師管理。教師管理主要包括：教師備課筆記，教師上課情況記錄，班主任工作記錄，教師教學(xué)計劃、教學(xué)總結(jié)及學(xué)習(xí)報告等，定期組織學(xué)科教研組教學(xué)交流記錄，教師基本功、教學(xué)技能評比及獲獎情況記錄，實驗室、圖書館使用情況記錄，各種文體活動情況記錄等。

3.學(xué)生檔案。學(xué)生檔案主要包括：新生錄取情況，學(xué)生畢業(yè)升學(xué)去向記錄，畢業(yè)證、競賽證明等證件影印件留存，學(xué)籍注冊，每年學(xué)生學(xué)籍變動記錄，學(xué)生教學(xué)質(zhì)量檢測成績、期中期末考試成績、學(xué)業(yè)水平測試成績等各類考試成績記錄，學(xué)生評優(yōu)記錄，參加各種學(xué)科競賽及文體特長，學(xué)生干部及黨員團員名冊等。

二、教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.思想認識不夠。很多學(xué)校在進行教學(xué)檔案管理的歸檔整理過程當中，僅僅將一些有形的資料，如教學(xué)的相關(guān)文字資料、教師備課的記錄等，簡單地進行整理，之后堆放在一個角落里面束之高閣，沒有再進行科學(xué)、系統(tǒng)地整理。甚至有些學(xué)校的管理者認為，教學(xué)檔案就是應(yīng)付上級檢查的一個擺設(shè)，往往是在上級下發(fā)專門通知要進行檢查的時候，才匆忙補齊，很難發(fā)揮檔案管理的作用。

2.管理方式落后。目前，在教學(xué)檔案的收集、匯總、整理等各個環(huán)節(jié)，一直沿用以前的檔案管理方式，很多學(xué)校沒有結(jié)合學(xué)校自身的教學(xué)需要和教學(xué)安排，對學(xué)校的檔案管理方式進行調(diào)整。大多數(shù)情況下，為管理檔案而管理檔案。這樣的管理思想，直接導(dǎo)致很多學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作停留在檔案盒加日記本的階段，一些現(xiàn)代的特別是信息化檔案管理技術(shù)和方式?jīng)]有在教學(xué)檔案的管理工作中得到很好的應(yīng)用。

3.人員隊伍難以滿足需要。隨著檔案管理方式、方法的改進和提高，以及檔案利用要求的更加嚴格，對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，專業(yè)化水平和熟練掌握程度的要求也大幅提高。但是，目前的教學(xué)檔案管理隊伍中，一方面很多檔案管理人員是從教學(xué)一線退下來的，年齡偏大，對檔案管理的專業(yè)技術(shù)、專業(yè)理論熟練程度不高，掌握內(nèi)容不全面，難以勝任檔案管理工作的需要。另一方面，一些年輕的檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理方式、方法的影響，很多時候沿用以前的方法，沒有積極地進行創(chuàng)新，造成檔案管理成了一成不變的工作。同時，檔案隊伍年齡結(jié)構(gòu)不合理，難以形成梯隊，也是檔案管理工作沒有有效發(fā)揮作用的一個重要原因。

三、提高學(xué)校教學(xué)檔案管理水平的建議

1.管理人員要高度重視教學(xué)檔案管理工作。作為學(xué)校的管理人員，特別是學(xué)校的主要管理者，要將教學(xué)檔案管理工作放在重要位置抓，做到與學(xué)校的各項工作同部署、同安排、同考核。尤其是在檔案管理機構(gòu)的設(shè)置以及檔案管理工作所需設(shè)備的保障上，一定要高度重視，確保學(xué)校教學(xué)檔案管理各項工作能夠得到有效的開展和進行。

2.推進教學(xué)檔案管理工作創(chuàng)新。積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理工作的新思想、新思路、新方法，對原有的管理思想、管理方式和方法進行全面、深入、細致的分析，勇于開拓、大膽創(chuàng)新，敢于打破條條框框，善于運用新思想分析新問題，運用新方法解決老難題。特別是與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合起來，以全新的管理思想促進教學(xué)檔案管理上一個更新的臺階，以現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用實現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作的新提高，使教學(xué)檔案在學(xué)校的日常工作中發(fā)揮更大、更積極的作用。

3.著力提升教學(xué)檔案管理隊伍素質(zhì)。隊伍素質(zhì)的提高直接影響教學(xué)檔案管理水平的提升。在加強教學(xué)檔案管理工作之前，要根據(jù)學(xué)校建設(shè)需要和教育教學(xué)的需要，合理制定檔案管理人員引進培養(yǎng)計劃，確保學(xué)校教學(xué)檔案管理工作人員能夠勝任各項工作要求，要結(jié)合教學(xué)檔案管理工作的時代特點和技術(shù)要求，加強教學(xué)檔案管理隊伍梯隊建設(shè)，構(gòu)建合理年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)等，從根本上打好教學(xué)檔案服務(wù)學(xué)校管理的基礎(chǔ)，為學(xué)校教學(xué)水平的提升打下良好基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

教學(xué)檔案管理是強化學(xué)校管理的重要工作，是促進教學(xué)水平提高的重要基礎(chǔ)性工作，是記錄學(xué)生成長經(jīng)歷的重要載體。學(xué)校要更加重視教學(xué)檔案的作用，采用更加高效、更加合理、更加符合學(xué)校實際的教學(xué)檔案管理方法，為教育教學(xué)工作提供系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化的檔案資料支撐體系，從根本上提高學(xué)校的競爭力。

作者:馬銀鳳 單位:新疆林業(yè)學(xué)校

參考文獻：

[1]張斌，魏扣，馬晴，吳瓊，吳向波.我國檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)模式研究述評——基于2002-2012年中國期刊文獻的研究[J].檔案學(xué)通訊，2013

[2]W.JamesPopham.促進教學(xué)的課堂評價[M].北京：中國輕工業(yè)出版社，2003

單位檔案管理工作總結(jié)范文第5篇

關(guān)鍵詞：行政單位；檔案；安全管理；對策

多年以來，我國行政單位始終重視檔案管理工作，并形成了成熟的檔案管理體系。在行政單位檔案管理工作中，檔案安全管理是最重要的環(huán)節(jié)之一，對確保行政單位檔案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多種因素制約，行政單位檔案安全管理仍然存在一些問題，對行政單位檔案管理工作造成了不利影響。

一、行政單位檔案安全管理存在的問題

行政單位檔案安全管理的目標是確保行政單位檔案本身的安全，以及行政單位檔案管理體系的安全。具體來說，就是要確保檔案的完整、齊備、有序歸檔、安全保管，以及確保檔案不被非法利用。目前，行政單位檔案安全管理主要存在以下幾個方面的問題。

（一）檔案安全意識淡薄。部分行政單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對檔案的重要作用認識不充分，沒有看到行政單位檔案在提高行政單位管理水平、促進經(jīng)濟社會發(fā)展、提升社會管理能力、增強行政單位對各行業(yè)的服務(wù)水平等方面的作用，把檔案管理工作簡單定位成各種文件、材料、報表等的歸納、整理和保管，或重視機關(guān)文書、財務(wù)檔案等的收集整理，導(dǎo)致行政單位檔案不齊全等現(xiàn)象嚴重。而有的行政單位對檔案的完整性認識不足，對于事關(guān)單位工作的重要會議記錄、會議材料、單位領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作總結(jié)等材料，缺少收集和管理，導(dǎo)致檔案材料流失，甚至發(fā)生泄密事件。

（二）檔案安全管理制度不健全。一方面，一些行政單位的檔案管理制度不完善，對檔案的保管、分類、保密、銷毀等的規(guī)定不嚴密，檔案安全管理工作無章可循，存在很多漏洞。另一方面，有的單位由于對檔案安全管理不夠關(guān)注，沒有建立起必要的檔案安全管理制度，也沒有對檔案安全檢查、檔案有效保管、檔案安全保障、檔案安全檢查等方面作出明確規(guī)定，無法及時發(fā)現(xiàn)危害檔案安全的隱患。

（三）檔案保管設(shè)施、設(shè)備等條件落后。檔案不同于平常的文字或影像資料，尤其是行政單位檔案因其特殊屬性需要保管環(huán)境安全可靠，且防盜、安全，有的甚至要有抗御較大自然災(zāi)害和人為破壞的能力。而現(xiàn)實中，由于多數(shù)行政單位辦公場所緊張，沒有配備單獨的檔案室，有的檔案室與辦公室、儲藏室等合用，導(dǎo)致檔案保管場所不安全。而有的單位雖然配備了單獨的檔案室，但不夠規(guī)范，“六防”設(shè)施不配套，也沒有空調(diào)機、滅火器等設(shè)備，導(dǎo)致檔案受潮霉變、蟲蛀等現(xiàn)象時有發(fā)生。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高。有的行政單位檔案管理人員多由其他工作人員兼任，缺少檔案管理的專業(yè)知識，不僅難以全身心投入到檔案管理工作中，也無法對檔案進行科學(xué)管理，影響了檔案管理的標準化和規(guī)范化。有的檔案管理人員責(zé)任心不強、檔案安全管理意識淡薄，在檔案的交接、歸檔、管理方面不認真，檔案管理不全面、不系統(tǒng)。

二、加強行政單位檔案安全管理的對策

一是加大宣傳力度，提高檔案安全意識。行政單位及檔案管理機關(guān)要加大對行政單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的宣傳教育，增強他們的檔案安全管理意識，引起行政單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，把檔案管理尤其是安全管理納入到重要議事日程。不斷健全檔案安全管理責(zé)任制，樹立服務(wù)意識，提升行政單位的檔案管理能力，形成人人重視檔案安全的良好氛圍。

二是健全檔案管理機制。行政單位要設(shè)立單獨的檔案管理部門，配備專業(yè)的專職檔案管理人員，同時建立完善的檔案管理機制，從人員、制度兩個方面做好檔案安全管理的保障。完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行。

三是扎實推進檔案安全管理基礎(chǔ)工作。首先，要抓好檔案的規(guī)范管理。從檔案材料收集整理、檔案材料的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、檔案的查閱復(fù)制、鑒別、銷毀等方面，強化基礎(chǔ)性工作，保證各項工作科學(xué)有序地開展。其次，要做好檔案室設(shè)施設(shè)備建設(shè)。行政單位要改善檔案室的硬件條件，從獨立、規(guī)范、安全的角度配備必備的檔案管理設(shè)施，還要增強檔案室抵御外界危害的能力，使檔案室符合《檔案法》中關(guān)于檔案保管的標準。

四是強化檔案管理中的保密工作。首先要規(guī)范檔案室管理。要確保檔案室與其他部門辦公室分開，并指定專人負責(zé)管理，禁止無關(guān)人員隨意進出。同時要配備相應(yīng)的報警裝置、攝錄裝置等。其次，要嚴格執(zhí)行檔案保密期限和檔案密級調(diào)整制度。行政單位的部分檔案由于其內(nèi)容涉及到國家安全和國家利益，必須依據(jù)《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)劃分密級和保密期限。行政單位要嚴格劃分密與非密以及保管期限與保密期限，對于存在問題的工作環(huán)節(jié)，要及時處置，最大限度地確保檔案安全。五是抓好檔案管理人員隊伍建設(shè)。行政單位要搞好檔案管理人員的教育培訓(xùn)，加強對《檔案法》《實施辦法》《保密法》等的教育，強化檔案管理人員的安全意識。要通過參加各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班，更新觀念、更新知識，提高業(yè)務(wù)水平。要加強專業(yè)人員的引進，通過公開招錄的方式增加新鮮血液，實現(xiàn)行政單位檔案管理的規(guī)范化、標準化、科學(xué)化。

參考文獻：

[1]李媛媛.應(yīng)對檔案信息化發(fā)展趨勢更新檔案管理模式[J].黑龍江史志,2010(07).