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檔案管理知識要點范文第1篇

房地產(chǎn)檔案管理的傳統(tǒng)方式就是手工處理，極易使檔案實體在人為或者自然的條件下出現(xiàn)差錯和管理缺陷。而在房地產(chǎn)檔案管理中運用數(shù)字化技術(shù)，可具備存儲量大、出錯率小、資源共享等優(yōu)勢，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，由此可知，在房地產(chǎn)檔案管理中運用數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為時展的趨勢。

1 房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)運用要點分析

盡管數(shù)字化技術(shù)具備無可比擬的優(yōu)勢，但數(shù)字化技術(shù)運用于房地產(chǎn)檔案管理工作中，還需注意以下幾個問題：

1.1 注意服務(wù)理念的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式要求管理人員，只需向客戶提供相應(yīng)的咨詢和證明等被動型服務(wù)即可，缺乏主動服務(wù)和優(yōu)化服務(wù)的意識。因此，在運用數(shù)字化技術(shù)的過程中，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員需改變自身的服務(wù)理念。

1.2 注意檔案資料整理、收集的漏洞

隨著信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產(chǎn)檔案資料的過程中，極易出現(xiàn)信息和資料收集遺漏的現(xiàn)象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態(tài)化的信息管理形式，以完善房地產(chǎn)的檔案管理工作[1]。

1.3 注重檔案管理人才的培養(yǎng)

由于房地產(chǎn)檔案管理趨于數(shù)字化，因此，需注重對管理人員的技能培訓(xùn)，并讓其熟練掌握房地產(chǎn)專業(yè)知識、檔案管理技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)維修技術(shù)等知識，并加強(qiáng)對檔案管理人員的計算機(jī)知識、數(shù)據(jù)庫管理技能、網(wǎng)絡(luò)知識等管理知識的培訓(xùn)力度，為房地產(chǎn)企業(yè)培養(yǎng)一批實用型人才。

2 房地產(chǎn)檔案管理中有效運用數(shù)字化技術(shù)的策略

2.1 建立健全的管理制度

在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓(xùn)到硬軟件的要求等，均需給出明確的規(guī)定。檔案管理制度的主要內(nèi)容有：一是規(guī)劃和控制已存儲的數(shù)字檔案資料，并對其進(jìn)行密級分類：將敏感和機(jī)密的資料信息進(jìn)行加密處理，也可將其脫機(jī)存儲于一個安全性較高的地方，以此預(yù)防房地產(chǎn)檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度：包括房地產(chǎn)檔案機(jī)房的出入控制、環(huán)境條件的保障管理、自然災(zāi)害的防護(hù)、防護(hù)設(shè)施的管理等內(nèi)容；三是應(yīng)用系統(tǒng)運行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理和應(yīng)用系統(tǒng)的備份管理及應(yīng)用軟件的維護(hù)安全管理等內(nèi)容，通過相關(guān)的技術(shù)，預(yù)防數(shù)字檔案信息出現(xiàn)竊取、修改的問題，從而增強(qiáng)數(shù)字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴(yán)格將其落到實處；建立房地產(chǎn)的數(shù)字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實性[2]。

2.2 規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料

在房地產(chǎn)檔案資料信息管理中，傳統(tǒng)的手工搜集、整理紙質(zhì)材料，容易出現(xiàn)材料丟失、儲存不當(dāng)、資料信息不規(guī)范等檔案管理不到位的現(xiàn)象。因此，采取數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行管理，不但能達(dá)到檔案資料紙質(zhì)管理和信息化管理齊頭并進(jìn)的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動態(tài)化。如圖1。

2.3 建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)和傳輸平臺

在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中，還需注意以下兩點：一是組建數(shù)據(jù)庫?？赏ㄟ^掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描資料組建成數(shù)據(jù)庫的形式，降低人工錄入出錯率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺。在房地產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化管理過程中，需以實現(xiàn)其價值為中心，以此有效利用房地產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)庫。但是在建立傳輸平臺的過程中，需確保傳輸平臺的安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸?shù)倪^程中丟失，或者人為竊取[3]。

檔案管理知識要點范文第2篇

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1671- 5918（ 2015） 08- 0032- 02

doi：10. 3969/j.issn.1671-5918.2015.08-016

[本刊網(wǎng)址]http：//hbxb.net

系部檔案是真實記錄高校二級系部單位全部活動的檔案材料，詳細(xì)的記錄該二級單位的發(fā)展歷程，同時也是該二級單位的重要信息資源。系部檔案管理是系部日常管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，收集和保存著所有教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、行政檔案和黨員發(fā)展檔案等，非常詳細(xì)的記錄系部的日常管理工作，有利于為系部領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策的智力寶庫，是系部增加效益的重要保證。

一、系部檔案管理科學(xué)化的必要性

（一）檔案管理是系部日常管理的根本

檔案管理是系部日常管理工作的根本，管理著全系部的重要檔案信息，包括教學(xué)檔案，學(xué)生檔案，行政檔案，甚至是未公開未申請專利保護(hù)的技術(shù)檔案。這些檔案記錄著各項教學(xué)活動或科研教學(xué)或?qū)嵺`教學(xué)的原始數(shù)據(jù)，是最有說服力的原始證據(jù)。系部檔案管理無序或零亂不規(guī)范都有可能給系部造成損失，例如，實驗室實踐數(shù)據(jù)等流失會造成實驗結(jié)果泄漏，重則可能泄漏技術(shù)機(jī)密；會議記錄丟失會造成領(lǐng)導(dǎo)管理層內(nèi)部混亂，重則可能涉及人員任命機(jī)密；學(xué)生檔案不詳細(xì)或隨意篡改，影響學(xué)生終身評價。因此，必須加強(qiáng)系部檔案管理科學(xué)化，避免產(chǎn)生各部不必要的損失，影響系部的生存與發(fā)展。

（二）檔案管理是系部信用管理的保證

檔案管理是系部信用管理的保證，真實反應(yīng)系部的管理水平、財務(wù)狀況和科研水平。檔案是我國信用信息的重要組成部分，真實反映了一個單位或個人的信用信息。系部檔案是反應(yīng)系部真實信用的資源，一套完善的系部檔案可以完整的展示該系部的自身誠信。隨著國家信用體系的完善，反映學(xué)生或教師的系部誠信檔案一直備受關(guān)注，用人單位希望高校畢業(yè)生具有較高的信用，社會科研機(jī)構(gòu)希望信用高的科研人員參與企業(yè)技術(shù)的開發(fā)與研究。因此，必然加強(qiáng)系部檔案的信用化發(fā)展道路，時刻牢記系部檔案是個人或單位信用保證的基礎(chǔ)。

（三）檔案管理是系部文化建設(shè)的供給

檔案管理是系部文化建設(shè)的供給，展現(xiàn)整個系部的精神文明面貌。談到一個單位的文化建設(shè)，肯定是從它的淵源歷史開始的。要反映歷史，只能從檔案材料里找。系部檔案是完整反應(yīng)系部的管理水平，系部文化的提煉離不開系部檔案，檔案是歷史文化的存在形式。因此，只有加強(qiáng)系部檔案管理科學(xué)化，才能助推系部校園文化建設(shè)。

二、當(dāng)前高校系部檔案管理的主要困境

（一）系部檔案管理不受重視

高校系部檔案管理普通不受重視，大部分系部領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為系部檔案管理就是保管資料，整理整理內(nèi)務(wù)的事情，差不多能應(yīng)付就行。大部分系部師生員工也都認(rèn)為系部檔案管理就是管理管理學(xué)生或教師的日常教學(xué)管理工作資料而已，資料齊全與否并不是非常重要的事情。更有甚者，許多系部檔案長期沒人管理，灰塵滿地；或者用兼職管理人員來管理，壓根不懂檔案管理知識，只負(fù)責(zé)開門，這些都大大限制了系部檔案管理的發(fā)展。

（二）系部檔案管理水平不高

高校系部檔案管理水平普遍不高，沒有專業(yè)背景的檔案管理員。有些檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，不懂檔案管理的簡單操作，不熟悉整個檔案管理的流程，連基本的收集、整理、裝訂等技術(shù)都沒有掌握。還有些檔案管理人員是由教工家庭兼職，沒有文化，也沒有時間認(rèn)真歸檔，或檔案收集不及時，不全面就歸檔，造成大部分檔案不全，或數(shù)據(jù)處理方法不當(dāng)，造成檔案不真實，嚴(yán)重影響檔案的信用管理。

（三）系部檔案管理模式相對落后

高校系部檔案管理模式相對落后，大部分檔案處在分散管理的狀態(tài)。目前，全國高校的檔案管理基本都是以部門為陣，教務(wù)處有教學(xué)檔案，人事處有師資檔案，財務(wù)處有財務(wù)檔案，科研處有科研檔案，系部有日常教學(xué)管理檔案，但各種檔案是分散管理的，且冗余重重復(fù)，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技術(shù)要點不統(tǒng)一，零散無序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把檔案裝進(jìn)檔案袋，不管科學(xué)性，也不管是不是利用查閱。

（四）系部檔案管理現(xiàn)代化水平不高

高校系部檔案管理現(xiàn)代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查閱。隨著計算機(jī)影像技術(shù)的發(fā)展，許多檔案可以利用掃描或攝像的技術(shù)實現(xiàn)電子文件化，通常檔案管理系統(tǒng)來管理和查閱檔案，這有利用保護(hù)原始檔案不受損壞，尤其是紙質(zhì)材料。全國高校系部檔案管理幾乎沒有實現(xiàn)現(xiàn)代化水平管理，偶爾有幾個，那也是簡單的電子化，沒有充分考慮檔案查閱的方面性，或檔案管理的實質(zhì)性。

三、改進(jìn)高校系部檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)系部檔案管理認(rèn)識

系部檔案管理是系部日常教學(xué)科研管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)該加強(qiáng)系部檔案管理的認(rèn)識。系部檔案管理在各項教學(xué)質(zhì)量評估，就業(yè)評估，黨建評估，師資水平評估中都發(fā)揮著重要的作用，對于提高教學(xué)質(zhì)量，研究教學(xué)規(guī)律都起到調(diào)節(jié)作用。應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理認(rèn)識，不要傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)識來看待今天的檔案管理，一貫認(rèn)為檔案可有可無，任何人都可以做檔案管理工作。檔案管理人員要認(rèn)真營銷自己，重新樹立“檔案管理人”的形象，心中牢記競爭意識，創(chuàng)新思維，多學(xué)習(xí)專業(yè)知識，使用現(xiàn)代化檔案管理水平來支撐教學(xué)、科研工作。

（二）爭取系部師生員工的大力支持

系部檔案管理要想引起重視，就必須爭取系部師生員工的大力支持，牢記系部檔案資料為師生員工服務(wù)的宗旨。首先，積極主動爭取系部領(lǐng)導(dǎo)的支持，多為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計獻(xiàn)策，挖掘系部檔案的信息價值，讓系部領(lǐng)導(dǎo)感覺得到系部檔案管理的存在，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。然后，大力推廣系部檔案管理的營銷推廣，為廣大師生員工提供服務(wù)窗口，實實在在的通過檔案服務(wù)來幫助師生員工解決實際問題，為全系部的教學(xué)、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視檔案管理的良好氛圍。

（三）強(qiáng)化檔案管理員隊伍

系部檔案管理看似誰都可以干的工作，但實質(zhì)上不同的人做檔案管理，結(jié)果卻完全不一樣。只有認(rèn)真負(fù)責(zé)、具有檔案管理常識的檔案管理員才能收集好，歸類好，保管好系部檔案。目前，大部分高校系部檔案管理員都是由系部辦公室主任或辦公室工作人員兼職或全職，他們熟悉整個系部工作的流程，承擔(dān)著辦公室的大量工作。應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理員隊伍，定期開展檔案管理知識的培訓(xùn)，并且鼓勵檔案管理員安于本職工作，待遇等傾向檔案管理員，另應(yīng)該保證檔案管理員工作的繼續(xù)性，盡量保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，提高所有教職員工的檔案管理意識。

（四）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

系部檔案管理具有檔案管理的基本特征，也具有學(xué)校檔案管理的獨特特征。所謂沒有規(guī)矩不成方圓，要改進(jìn)高校系部檔案管理方法，一定要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，通過規(guī)章建制，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的流程，通過明確檔案管理員的職責(zé)，規(guī)定檔案服務(wù)的內(nèi)容，明確檔案查閱手續(xù)與檔案歸檔等最終時間，建立非常合理的檔案管理制度，讓系部檔案管理進(jìn)入良性發(fā)展軌道。

（五）注重檔案信息資源的開發(fā)

系部檔案價值可能不會像文物古董那樣有價值，但系部檔案卻是反應(yīng)系部一線教學(xué)、科研單位的一手資料。在高校教學(xué)、科研管理與評估過程中起著不可替代的作用，教學(xué)質(zhì)量評估，系部師資隊伍建設(shè)，人才培養(yǎng)計劃建設(shè)，課程設(shè)置等方面都要依賴于系部檔案。應(yīng)該注重檔案信息資源的開發(fā)，充分發(fā)揮系部教職員工的工作積極性，以系部檔案為基礎(chǔ)，做好系部檔案的分析統(tǒng)計工作，探討教學(xué)規(guī)律。還可以及時參與教學(xué)改革課題，提供大數(shù)據(jù)樣本給相關(guān)的就業(yè)保障部門或?qū)W生管理部門，深入探討學(xué)生成績管理，誠信管理，畢業(yè)生就業(yè)管理等方面的價值。打破傳統(tǒng)檔案價值利用的局限，向社會單位或用人單位或企業(yè)單位開放檔案查閱功能，擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容，給系部檔案信息資源開發(fā)一個新的局面。

檔案管理知識要點范文第3篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字信息化；運用

當(dāng)前，在我院各級醫(yī)院的人事組織與管理工作當(dāng)中，人事檔案管理憑借其基礎(chǔ)地位與作用，在其中發(fā)揮著十分重要的促進(jìn)作用與影響，無論是在醫(yī)院崗位分配、人才錄用方面，還是在職稱評定工作中，均提供了能夠較好滿足實際需求與要求的信息支持。所謂人事檔案，實際就是在一定時期內(nèi)，對檔案擁有者的各方面經(jīng)歷（如工作、生活等）給予的一種的全面、真實、流程化、系統(tǒng)化反應(yīng)，針對醫(yī)院人事組織部門來講，其通過對各項所需人事檔案內(nèi)容的調(diào)閱，能夠從整體上、全局層面，對本部門旗下各工作人員的既往經(jīng)歷以及當(dāng)前工作實況等內(nèi)容，有一深刻、細(xì)致的了解，因而能夠根據(jù)當(dāng)前實況與需要，更好的開展各項能夠較好滿足當(dāng)前需求的人事管理工作，推動人力資源工作的規(guī)范化、合理化，實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)配置，最大程度提升醫(yī)院管理水平，提高各業(yè)務(wù)層面的實踐操作能力。伴隨我國當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)體制改革的持續(xù)深入，此背景下的醫(yī)院人事檔案管理與數(shù)字信息化技術(shù)整合，顯得尤為迫切，格外重要，有效重大的現(xiàn)實意義與基礎(chǔ)作用。針對各級醫(yī)院來講，應(yīng)結(jié)合自身實況及未來發(fā)展需要，切實采取各項有效措施，對數(shù)字信息化資源進(jìn)行持續(xù)、深入、全面性挖掘，最大化發(fā)揮其功效，為醫(yī)院發(fā)展及人事檔案管理提供更好、更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

1.1人事檔案數(shù)字信息化的基本定義

所謂人事檔案數(shù)字信息化，從本質(zhì)上來講，即以當(dāng)前計算機(jī)科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)與軸心，秉持?jǐn)?shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展趨向，并在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷增強(qiáng)的綜合大背景下，通過系統(tǒng)的多元、深層整合而逐漸發(fā)展成熟的一種新興的能夠較好滿足今后需要的檔案管理模式。在實際運行中，基于人事檔案管理需要，通過將相關(guān)數(shù)字信息內(nèi)容進(jìn)行有效整合，能把各種多題材、多形式的檔案內(nèi)容，以一種更為先進(jìn)、更加高效的數(shù)字信息化的形式，不斷記錄下來，并予以保存，然后，用數(shù)據(jù)庫所具有的龐大功能體系，對這些數(shù)字化檔案內(nèi)容，進(jìn)行集中化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，此外，在得到相關(guān)授權(quán)的基本情況下，利用內(nèi)置的網(wǎng)絡(luò)接口，在網(wǎng)絡(luò)平臺上，能夠?qū)λ鑳?nèi)容，進(jìn)行實時、準(zhǔn)確、細(xì)致化查閱，還能根據(jù)實際需要進(jìn)行調(diào)用，因而具有較高的資源共享水平，較強(qiáng)大的人事檔案管理效率。

1.2醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

（1）在醫(yī)院所開展的各項人事組織工作中，人事檔案的組織與管理為基礎(chǔ)內(nèi)容，同時還是其開展工作的前提條件，無論是在預(yù)測、人事決策方面，還是在各項管理活動中，均發(fā)揮著舉足輕重的作用，在人事檔案管理工作中運用數(shù)字信息化技術(shù)，能顯著提升整個人事檔案工作的運作效率與管理水平，還能將人事檔案信息資源所具有的內(nèi)外作用、價值、效能，以一種最為直接、最有效的方式展現(xiàn)出來。（2）醫(yī)院人事檔案管理過程中，通過數(shù)字信息化管理方式、方法、模式的系統(tǒng)化運用，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院當(dāng)前各方面優(yōu)勢，依托自身軟、硬件資源，將有關(guān)人事管理的各方面內(nèi)容，高效化、深層次、準(zhǔn)確的完成，比如數(shù)據(jù)資源錄入、數(shù)據(jù)儲存、信息查詢及檔案調(diào)用等，而通過將檔案信資源進(jìn)行規(guī)范化歸類與整合，所構(gòu)建完善的、先進(jìn)的、實用的人事管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理整體工作量的大幅降低，實現(xiàn)從繁到簡的跨越。此外，還能及時錄入各類新生成的人事信息，因此，通過數(shù)字信息化的運用，能大幅提升人事管理工作時效性。（3）呈信息數(shù)字化狀態(tài)的醫(yī)院人事檔案資源，不僅便于查閱與調(diào)取，而且還方便保存與運輸，對于既往紙質(zhì)檔案信息資源所存在的諸如調(diào)用投遞不便、遺失、磨損等問題，能夠較好的將之避免與消除。此外，通過數(shù)字信息化管理，能通過多種方式維持檔案資料內(nèi)容的完整性與保密性，如授權(quán)訪問、系統(tǒng)加密等。所以，在醫(yī)院人事檔案管理中運用數(shù)字信息化技術(shù)，能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。（4）無紙化辦公是當(dāng)前企事業(yè)單位積極推崇的一種辦公管理模式，而將數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，能大幅減少紙張使用量，諸如云儲存等工具，能夠?qū)崿F(xiàn)各類資源的可重復(fù)利用，因而，在人事檔案管理過程中，能使其各項管理成本得到大幅降低。

2.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理中的突出問題及原因

2.1缺乏長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃

針對發(fā)展規(guī)劃來講，實際就是為了能夠達(dá)成人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理目標(biāo)，而制定的中長期任務(wù)目標(biāo)。對于醫(yī)院人事檔案工作而言，如若其未能制定科學(xué)、長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，或在實際運營中與之相背離，那么醫(yī)院在此領(lǐng)域?qū)嶋H管理建設(shè)當(dāng)中，便無法從真正意義上做到從實際出來，也就難以切實有效、高效性調(diào)動醫(yī)院各方面資源（如人財物、政策等），除此之外，如若為制定合理的發(fā)展規(guī)劃，那么隨之向?qū)?yīng)的信息化管理意識、制度等內(nèi)容，也就無法真正意義上做到與時俱進(jìn)，長此以往，現(xiàn)實需求越發(fā)難以得到滿足。當(dāng)前，在全部開展人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的醫(yī)院當(dāng)中，指定有全面信息化規(guī)劃的占比為41.23%，制定有發(fā)展規(guī)劃但不全面占比為34.56%，從整體層面來講，其在規(guī)劃占比方面還是相對較高的。但通過現(xiàn)實調(diào)查發(fā)現(xiàn)，那些制定有相對較全面規(guī)劃醫(yī)院，以大型化、高水平的綜合性醫(yī)院居多，這些醫(yī)院具有許多先天優(yōu)勢，比如軟硬件水平，再比如資金投入，可謂優(yōu)勢顯著，此外，這些醫(yī)院無論是在數(shù)據(jù)信息化技術(shù)上，還是在醫(yī)院現(xiàn)有管理與醫(yī)護(hù)工作之間的相關(guān)銜接與整合方面，均已經(jīng)形成規(guī)范、體系，已發(fā)展成熟；另外，需指出的是，這些醫(yī)院在信息化建設(shè)基礎(chǔ)方面，均已經(jīng)較早完成，現(xiàn)今，已經(jīng)有著比較快的、高效化的發(fā)展速度與規(guī)模。而針對那些與之相反，在發(fā)展規(guī)劃雖然已經(jīng)制定，但是卻未能收到較小效果的醫(yī)院來講，多為信息化建設(shè)整體水平偏低，甚至處于停滯狀態(tài)，而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫(yī)院。對于這些醫(yī)院而言，他們非常需要借助于數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，來推動自身的建設(shè)與深層發(fā)展，來提升自身的當(dāng)前的管理質(zhì)量與水平。但從本質(zhì)上來講，這些醫(yī)院在推動自身信息化建設(shè)方面，未能結(jié)合自身實際來開展，在實際操作中，未能將其落實到實處，所開展的信息化建設(shè)工作，無論是在執(zhí)行方案方面，還是在總體發(fā)展方向上，均較模糊，因而無法切實提升自身的信息化水平。所制定的規(guī)劃好似空中樓閣。

.2.2資金投入不足，重視程度不高

針對人事檔案數(shù)據(jù)信息化而言，其乃是近年來快速發(fā)展且已趨向成熟的一種較新型的技術(shù)方法，同時還是一種比較先進(jìn)的管理理念。在實際數(shù)據(jù)信息化檔案管理過程中，要想使其變得質(zhì)量好、水平更高，首先要做的便是，切實將陳舊、落后管理意識、觀念的改變作為出發(fā)點與著眼點，能夠切實認(rèn)識到檔案管理的內(nèi)在價值與意義，認(rèn)識到開展此工作的必要性與迫切性，然后積極將之拓展，對醫(yī)院現(xiàn)有的各項信息資源與技術(shù)進(jìn)行深化擴(kuò)展與更新，基于此，開展全面、系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)信息化建設(shè)。經(jīng)相關(guān)調(diào)查得知，缺乏足夠重視，資金投入嚴(yán)重不足，這些已經(jīng)成為對醫(yī)院更好發(fā)展造成制約的主要因素，而且還較大程度影響到了人事檔案信息化工作的高效、健康開展。醫(yī)院數(shù)據(jù)信息化建設(shè)必備條件，即為信息終端軟、硬件的升級、更新與換代，提供足夠的資金、人力投入，加大在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建等的資金、技術(shù)投入。而在實際開展管理工作中，其與醫(yī)院日常醫(yī)護(hù)工作相比較，通常情況下，處在一種相對次要的地位；一些醫(yī)院不重視信息化建設(shè)，將原本用于此領(lǐng)域建設(shè)的資金，挪作他用，通常會將這些資金投入到醫(yī)院的傳統(tǒng)部門或環(huán)節(jié)中，如醫(yī)藥管理、病患診治等，而真正意義上用作人事檔案建設(shè)的資金，可謂少之又少，所以，許多醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)，僅為口頭支票，并未實質(zhì)性進(jìn)展，也沒有切實性保障為其提供支撐。此外，一些醫(yī)院管理者還存在片面、落伍的建設(shè)理念與思維，比如一些管理者認(rèn)為，只要將網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟硬件等內(nèi)容搞好，便已經(jīng)算實現(xiàn)了檔案信息化，其并沒有真正意識到，在相關(guān)維護(hù)工作未能跟進(jìn)或比較缺乏的情況下，既有軟硬件也無法將其作用發(fā)揮出來，甚至還會由此而引發(fā)嚴(yán)重的檔案信息安全隱患。

2.3人員素質(zhì)偏低，缺乏復(fù)合型人才

在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)過程中，僅完成軟硬件投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，若離開人員的支持與支撐，那么工作便無法持續(xù)進(jìn)行，工作質(zhì)量也難以得到有效保證。經(jīng)相關(guān)調(diào)查顯示，在許多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院中，其內(nèi)部設(shè)置的檔案管理部門，較多未得到重視，而是出于各類工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設(shè)置方面，沒有進(jìn)行深入、系統(tǒng)化研究與分析，受此影響，此部門的檔案管理軟件或系統(tǒng)，難以將其真實效能，最大化發(fā)揮出來。其中，最為突出而且也是最為重要的問題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級偏大的人員，這些人員對檔案數(shù)據(jù)信息化認(rèn)識不深，行動力不足，學(xué)習(xí)與應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)效率較低。此外，這部分人員存在并不合理的檔案信息管理知識結(jié)構(gòu)，通常并非專業(yè)、系統(tǒng)化知識的檔案管理人才，僅為其它行政或后勤部門中以轉(zhuǎn)崗方式來負(fù)責(zé)管理檔案的人員，其在檔案管理上，往往不夠?qū)I(yè)，也缺乏精準(zhǔn)性，因此，面對當(dāng)前日益發(fā)展與更新的人事檔案管理工作，會出現(xiàn)無法適應(yīng)的情況。

3.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與應(yīng)用對策

3.1完善管理制度建設(shè)，始終秉持?jǐn)?shù)據(jù)信息化人事檔案管理意識與理念

在建設(shè)醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)信息化過程中，各項工作的前提內(nèi)容便是，提升檔案管理人員對檔案工作的認(rèn)識度、重視度與理解度，始終秉持正確的信息化管理理念，制定與醫(yī)院實需相符的信息化建設(shè)制度。所以，針對醫(yī)院管理部門而言，需積極與既有信息化建設(shè)資源相結(jié)合，與政策資金相融合，制定合理、規(guī)范、科學(xué)的短、中、長期發(fā)展規(guī)劃，真正落實醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)信息化建設(shè)工作。此外，在執(zhí)行中，醫(yī)院需要對醫(yī)療改革未來發(fā)展趨向進(jìn)行深入研究，對醫(yī)院當(dāng)前人事管理工作基本要點、宗旨、特征等，開展全面、系統(tǒng)化分析，針對檔案信息管理查閱、調(diào)用及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)，制定滿足當(dāng)前與今后發(fā)展要求，更為科學(xué)、詳盡的管理規(guī)范，切實規(guī)避隨意篡改、編造檔案的行為，另外，還需積極完善各項流程，避免檔案丟失，通過構(gòu)建規(guī)范化的人事檔案運作與管理制度，提升此方面的實際安全性、高效性與完整性。

3.2適當(dāng)性增加資金投入，提升信息化人事檔案綜合利用率

首先，對于醫(yī)院而言，需以《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》為基礎(chǔ)，遵照其中所給出的相關(guān)規(guī)定與要求，為更好開展人事檔案管理工作，提供專業(yè)機(jī)房，為數(shù)字信息化檔案管理工作的高效性、專業(yè)性，提供切實保障。醫(yī)院須加大投資，為檔案管理部門配置更為先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)備，比如檔案管理系統(tǒng)、速印機(jī)、電腦登，為醫(yī)院更好發(fā)展人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理提供充足、基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，人事檔案利用上，需確保各項內(nèi)容的完整性與真實性，還需保證其動態(tài)性與全面性，把醫(yī)院人員各方面信息均詳細(xì)記錄下來，如業(yè)務(wù)能力、思想道德及個人經(jīng)歷等，利用醫(yī)院局域網(wǎng)，將人事檔案與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、生技術(shù)考核檔案連接在一起，在制式統(tǒng)一的數(shù)字化檔案當(dāng)中，有目的性的劃歸人事檔案信息，提升人事檔案實用性，增強(qiáng)其準(zhǔn)確性，強(qiáng)化其即時性，加大其邊界性，使之能更好、更為準(zhǔn)確、更加細(xì)致的記錄干部信息，為組織培養(yǎng)工作的更好開展，為優(yōu)秀干部的選拔，提供切實性便利。

3.3增強(qiáng)人員素質(zhì)，切實落實人事檔案信息化工作

當(dāng)前，在數(shù)字信息化技術(shù)大發(fā)展的社會背景下，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，為了能夠更好、更加全面、細(xì)致的推動此方面的建設(shè)，提升其質(zhì)量與水平，首先須從管理者做起，積極引導(dǎo)他們重視人事檔案管理工作，多在管理檔案工作中運用各種實用、高效的數(shù)字信息技術(shù)。首先，對于人事檔案管理人員來考量，需以一種自覺、主動、積極的姿態(tài)，來提升自身的理論知識水平，與強(qiáng)化各方面操作技能，不斷豐富自身知識深度，做到從整體上、從全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、對各種事件的綜合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，還需重視并善于運用各種先進(jìn)的數(shù)字軟件，在人事檔案管理實踐當(dāng)中，全面、深入掌握各種先進(jìn)的、能切實滿足使用需求的信息管理技能。醫(yī)院可根據(jù)當(dāng)前實況，積極組織相關(guān)人員，以定期或不定期的方式，組織各種有關(guān)人事檔案管理知識學(xué)習(xí)、技能掌握的培訓(xùn)活動，增強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與操作技能。

4.結(jié)語

綜上，在醫(yī)院人事檔案管理中，通過數(shù)字信息化管理的運用，能使整個醫(yī)院人事檔案管理工作，變得更加準(zhǔn)確、更具效率，這與時展要求也相適應(yīng)。將數(shù)字信息化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，除了可以實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資源的充分利用外，還能最大程度提升醫(yī)院工作人員的工作質(zhì)量與效率，乃是一種有效且與當(dāng)前管理要求相符、相適應(yīng)的管理方式。將數(shù)字信息化技術(shù)運用于醫(yī)院人事檔案工作當(dāng)中，能將傳統(tǒng)檔案管理中諸多不足，以最高效、最合理的方式解決掉，因而可保障醫(yī)院人事檔案管理的實效性，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

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檔案管理知識要點范文第4篇

檔案管理的現(xiàn)代化主要指管理現(xiàn)代化，管理現(xiàn)代化即管理人才知識現(xiàn)代化和管理方法的現(xiàn)代化。它不僅包括軟硬件建設(shè)的具體內(nèi)容，還包括與社會發(fā)展相匹配的整體規(guī)劃?，F(xiàn)代化文件管理相比于傳統(tǒng)文件管理具有如下優(yōu)勢：首先，傳統(tǒng)的文件管理更多地分散在規(guī)劃、目標(biāo)設(shè)置和人員配置中。而現(xiàn)代化文件管理加強(qiáng)了各個環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，通過系統(tǒng)協(xié)調(diào)實現(xiàn)共同目標(biāo);其次，檔案現(xiàn)代化代表了數(shù)字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數(shù)學(xué)模型進(jìn)行定量分析;最后，在現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強(qiáng)調(diào)管理者的主觀能動性，提高應(yīng)對復(fù)雜情況的能力。

二、現(xiàn)代化建設(shè)在檔案管理中的應(yīng)用

1.確保通過基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有效利用檔案資源。文件管理基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)包括兩大類軟件和硬件。軟件設(shè)施基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，具有操作系統(tǒng)的現(xiàn)代管理應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等提供科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設(shè)備，也因此降低了勞動力成本，與現(xiàn)代社會保持同步。硬件設(shè)施的核心是計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，包括數(shù)據(jù)輸入和存儲設(shè)備，如掃描儀和移動硬盤。通過構(gòu)建軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標(biāo)準(zhǔn)化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現(xiàn)最大價值。2.通過信息資源建設(shè)提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數(shù)據(jù)庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統(tǒng)形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機(jī)技術(shù)對這些數(shù)字信息進(jìn)行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數(shù)據(jù)庫[2]。3.通過建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范防范檔案管理的安全風(fēng)險。由于文件管理工作的所有設(shè)備載體都得到了適當(dāng)?shù)陌才?，因此通過網(wǎng)絡(luò)有效地保護(hù)核心信息資源，營造一個高度連接的環(huán)境。從風(fēng)險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風(fēng)險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學(xué)合理的管理系統(tǒng)使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立是一系列制度規(guī)范，包括管理規(guī)范，業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范[3]，以確保檔案管理的快速有序發(fā)展。因此，又降低了由于系統(tǒng)缺陷導(dǎo)致的管理失敗等風(fēng)險因素。

三、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化意識不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統(tǒng)的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經(jīng)驗，工作非常熟練。他們認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)非常先進(jìn)，不需要改進(jìn)。對于高科技的使用，他們?nèi)狈ο嚓P(guān)的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，這使得他們對文件管理的現(xiàn)代化知識了解甚少，所以文件管理的現(xiàn)代化還沒有落實到位。2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。在實際管理過程中，管理系統(tǒng)復(fù)雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負(fù)責(zé)文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標(biāo)準(zhǔn)還不一致，這使得文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。存儲的數(shù)據(jù)并不完美和準(zhǔn)確，最重要的一點是數(shù)據(jù)資源無法真正共享。這對于實現(xiàn)文件管理的現(xiàn)代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現(xiàn)代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員對現(xiàn)代管理基礎(chǔ)知識掌握不夠，對現(xiàn)代設(shè)備操作技術(shù)的掌握不夠。此外，當(dāng)前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進(jìn)行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區(qū)的歷史發(fā)展過程，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)提供前提和基礎(chǔ)。在這個階段，中國許多地方的文件管理領(lǐng)域的收集文件種類太多，但專業(yè)文件的構(gòu)建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。

四、促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的舉措

1.提升檔案管理的現(xiàn)代化意識。檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上。組織檔案資源并將其輸入數(shù)據(jù)庫是一項非常困難的任務(wù)，這不僅是因為檔案資源的數(shù)量很大和復(fù)雜性很高，而且也是沒有科學(xué)合理的方法。因此，有必要根據(jù)原始文件管理進(jìn)行層次分類：對于具有單個內(nèi)容和低使用價值的文件，請?zhí)峤话咐募?，對于相同?nèi)容，記錄組合級別;對于涉及重要或大型復(fù)雜內(nèi)容的文件卷，將實施文檔級描述。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的速度，并節(jié)省大量的財務(wù)、人力和物力[4]。2.加大對現(xiàn)代人才的培養(yǎng)和引進(jìn)力度，提高管理者的素質(zhì)。建立完善的人才引進(jìn)機(jī)制。在現(xiàn)代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作的水平。充分運用各種現(xiàn)代科學(xué)知識和技術(shù)進(jìn)行檔案管理。加強(qiáng)對現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)，努力提高整體素質(zhì)。通過各種培訓(xùn)方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關(guān)的知識，并獲得更多有用的現(xiàn)代管理知識和技能。努力培養(yǎng)具有現(xiàn)代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。

五、實行檔案管理現(xiàn)代化的意義

1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現(xiàn)代化的幫助下，檔案資源以信息和數(shù)據(jù)的形式存在，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)查詢等，實現(xiàn)了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強(qiáng)大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發(fā)利用更為順暢。文件管理的對象是信息資源，通過開發(fā)和利用信息資源，實現(xiàn)自身價值。通過現(xiàn)代手段，信息資源的存在已經(jīng)從傳統(tǒng)的文字和圖表轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，實現(xiàn)了內(nèi)容的豐富和存儲空間的擴(kuò)展。因此，信息資源的開發(fā)和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。文件管理的最終目標(biāo)是為各行各業(yè)提供信息資源，現(xiàn)代化為實現(xiàn)這一目標(biāo)提供了極大的便利。比如：現(xiàn)代化建設(shè)下的文件管理是以數(shù)據(jù)庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調(diào)用和引用數(shù)據(jù)，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發(fā)。

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檔案管理知識要點范文第5篇

【關(guān)鍵詞】高職院校;信息化;檔案管理;管理創(chuàng)新

目前，隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人事檔案管理工作。但針對高校的人事檔案信息管理工作來說，則存在著檔案管理人員認(rèn)識不夠、管理方式傳統(tǒng)落后、缺乏適應(yīng)性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)等不足。這些因素嚴(yán)重制約了高校信息檔案管理工作向著更長遠(yuǎn)的方向發(fā)展，影響檔案管理效果?；诖?，加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。

一、當(dāng)前高職院校信息化檔案管理的要點探析

(一)紙質(zhì)文件與電子文件歸檔仍需同步重視。電子檔案管理模式下，歸檔載體變得更為多樣，同一份檔案會有紙質(zhì)與電子兩種形式。因此，電子檔案在安全性上能得到較高的保障。及時電子文件損壞，也有原版紙質(zhì)原件文件。這也就是為什么在電子化檔案管理模式下，仍需重視對紙質(zhì)檔案歸檔的原因［1］。在當(dāng)今高校，檔案管理電子化推進(jìn)進(jìn)程進(jìn)展不一，甚至存在著辦公電子化尚未完全普及的現(xiàn)象。這其中難以推進(jìn)的原因較為多樣，最常見的原因即為資金不足，更深層次的原因在于國家針對電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，雖然其在查閱借取方面較為便捷，但同樣一份文件，紙質(zhì)版檔案一定比電子版檔案有法律效力。針對這一現(xiàn)狀，高校檔案管理人員應(yīng)對歸檔檔案所涉及的類別，法律意義，實際效力進(jìn)行更深一步探討。不論何時，都不應(yīng)當(dāng)放松對紙質(zhì)文件的管理，檔案歸檔時必須保持同步，同時立卷?？刂苾烧呦嗷w檔時紙質(zhì)文件與電子文件能夠相互對應(yīng)，在數(shù)據(jù)庫中能找到每一頁的詳細(xì)內(nèi)容。

(二)電子檔案的安全管理需得到加強(qiáng)。檔案安全管理，一方面需要充足的技術(shù)支持;另一方面需要檔案管理人員自身具備足夠的安全意識。從數(shù)據(jù)庫安全方面，軟硬件能否穩(wěn)定運行，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全，是否存在數(shù)據(jù)庫漏洞等內(nèi)容均是影響因素。故在實際工作中，要做好電子檔案的安全管理，需緊抓如下工作:思想認(rèn)知維度，要認(rèn)識到檔案泄露后對于高校對于社會的影響，能夠從工作的各個環(huán)節(jié)中層層把關(guān)、層層負(fù)責(zé)，強(qiáng)化流程管理［2］。安全技術(shù)維度，定期開展對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，更新其內(nèi)部病毒防范機(jī)制，用戶準(zhǔn)入機(jī)制等。做到未經(jīng)授權(quán)的用戶無訪問檔案權(quán)利，獲得部分訪問權(quán)限的用戶僅可開放一定權(quán)限;同時在數(shù)據(jù)傳輸途中，能夠做到數(shù)據(jù)不被攔截，數(shù)據(jù)加密等安防性干預(yù)。在檔案的閱讀與更改方面，也是影響檔案安全度的重要因素之一，在此將引出安全管理能力的第二點，檔案內(nèi)容原始性的保證。電子檔案作為數(shù)據(jù)的集中性表現(xiàn)，其在內(nèi)容與形式上很容易被改動，不論是出于有意或是無意。故在系統(tǒng)安全性防范文件原始性保存方面，應(yīng)對具備檔案修改權(quán)限的用戶層層限制，最大程度的做到無權(quán)限的用戶難以進(jìn)入，看不見，改不了。通過措施干預(yù)保證電子檔案的真實性與完整性。當(dāng)有關(guān)檔案管理細(xì)則發(fā)生更改時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件核心精神，對電子檔案操作模式重新規(guī)劃。針對重要程度較高的，且需長時間持續(xù)保存的文件，人事任命文件等，辦理權(quán)限需交由專人，并單獨設(shè)置一監(jiān)督人員，嚴(yán)禁越權(quán)辦理，嚴(yán)格按照規(guī)定操作程序開展工作。從設(shè)備配備的安全角度來看，應(yīng)單獨設(shè)置一處理電子檔案的電腦，且接入的網(wǎng)絡(luò)屬單獨支線的校園內(nèi)部網(wǎng)，最大限度地提升專用網(wǎng)絡(luò)安全程度。同時，在電子檔案準(zhǔn)入制度方面，則應(yīng)用用戶口令予以約束，定期更換統(tǒng)一的用戶口令，也減少了信息泄露的幾率，即使對于存在檔案管理人員人動的情況，也不會發(fā)生檔案信息泄露;從信息存儲安全的角度看，部分高校存在多個校區(qū)，但高校整體間的人事檔案信息是共用的，則此時，檔案管理人員需根據(jù)學(xué)校自身情況及部門設(shè)置，選擇是否需要異地存儲，多套備份等［3］。

(三)采取多元化管理措施，保證電子檔案能長期有效保存。電子檔案的儲存完整性受到多方面因素限制，詳細(xì)為檔案讀取系統(tǒng)的解碼方式、儲存介質(zhì)理化性質(zhì)是否穩(wěn)定、電子檔案磁盤放置方式能否保證磁盤與磁盤之間不受影響等。具體到實際人事檔案管理工作來說，則需注意以下事項:首先，能否開展對電子檔案的有效維護(hù)與檢測?？紤]到電子檔案載體較為多樣，各類載體的理化性質(zhì)有著些許差異，不能按照統(tǒng)一的保管模式管理，同時加之以儲存環(huán)境難以受到人為因素調(diào)控，則無形中增加了信息儲存的質(zhì)量風(fēng)險。另外，除對電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。因此，應(yīng)對電子文件至少每半年開展一次信息安全性檢測與備份。并將每次驗收與檢測的結(jié)果記錄到檔案管理登記表中。這類電子介質(zhì)存儲的硬盤等載體，均專人、專地儲存，且不得外借。同時建立相關(guān)信息管理維護(hù)日志，為日后復(fù)核工作的開展提供便利。

二、高職院校信息檔案創(chuàng)新化建設(shè)的對策與管理干預(yù)

(一)人事檔案管理信息化，網(wǎng)絡(luò)化。將通過審批的人事檔案全部電子化處理，并錄入數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)檔案類別的不同，予以同類型分類，并建立多種匯總檢索方式，使電子檔案的查找方式能更加多元化。對于特殊類型檔案來說，如保密級別較高的、僅具有一份檔案，對安全保存要求較高的檔案，應(yīng)在常規(guī)保管基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案密級，設(shè)置相關(guān)的查閱權(quán)限，保證僅有特定人群可對檔案內(nèi)容予以查看。針對部門間的檔案，其他與之無關(guān)的人或部門調(diào)取需通過審批，并對調(diào)取檔案的目的進(jìn)行說明，只有被授予使用權(quán)限的用戶才能擁有部分查閱權(quán)限。這樣嚴(yán)密的權(quán)限劃分，有助于檔案信息在內(nèi)部信息共享范圍內(nèi)，安全的查閱。對于使用者而言，安全性與工作效率均能得到同步提升，而對于管理者而言，通過在檔案信息庫中應(yīng)用SQL語句編碼方式，可使得檔案的查詢、管理、系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)信息收集變得更為方便，極大地減少了檔案管理日常的工作量。

(二)上級管理部門應(yīng)強(qiáng)化對檔案管理信息化的重視，增加資金設(shè)備與人才投入。人事檔案信息化建設(shè)初期需要投入大量的人力、物力、財力，一是在設(shè)備上的投入如掃描儀、專用的檔案管理系統(tǒng)、打印機(jī)、編碼系統(tǒng)等均需要投入大量的資金。當(dāng)上述條件均具備后，為滿足檔案管理的要求，需要對系統(tǒng)，設(shè)備實時更新。有條件的高校，應(yīng)結(jié)合設(shè)備使用主客觀情況，制定相關(guān)預(yù)算，用足夠的資金保障來更快的推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程［3］。二是在人才上的投入。檔案管理信息化，一方面需要從業(yè)人員具備扎實的檔案管理基礎(chǔ);另一方面需要從業(yè)人員具備能夠滿足工作需要的計算機(jī)操作技能。在信息化建設(shè)的初期，高校應(yīng)聯(lián)合檔案管理人員，與本校的信息技術(shù)教師，共同探討出適宜學(xué)校實際情況的信息化管理方式。對于部分軟硬件條件配備不充足的環(huán)節(jié)，高校應(yīng)適當(dāng)借助外部力量，外部軟件研發(fā)團(tuán)隊，共同做好信息化人事檔案的建設(shè)。

(三)應(yīng)用更為簡潔底層編碼語言，充實人事檔案數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容。人事檔案是學(xué)校長時間的人才資源積累的成果，如若對檔案內(nèi)容加以合理利用，則能將檔案管理所起到的成效進(jìn)一步延伸，從而強(qiáng)化其人才信息資源庫的作用［4］。根據(jù)學(xué)校人事檔案調(diào)取的實際需要，研發(fā)更多的，滿足實際需要的功能，從而為各類人才提供信息化的服務(wù)。在錄入檔案初期，應(yīng)在檔案內(nèi)容中將體現(xiàn)人才工作水平的項目著重體現(xiàn)，在擴(kuò)大檔案信息資源庫的同時，錄入更多高質(zhì)量的人才信息。

(四)創(chuàng)建新型檔案管理人才考核模式。信息化時代，對檔案管理人才提出了更高的要求。高校必須對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)予以全面更新，詳細(xì)為:信息資源開發(fā)素質(zhì)、計算機(jī)能力素質(zhì)、信息化檔案管理知識素質(zhì)。將傳統(tǒng)上的紙質(zhì)檔案管理工作，轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理形式，例如檔案的歸檔、立卷、整理等，傳統(tǒng)方式下人工錄入不僅錯誤率高，且耗費的時間較長，對于檔案錄入字體的清晰度，筆墨選用等方面要求較多，這是傳統(tǒng)檔案管理模式下的弊端。而應(yīng)用電子化檔案管理模式，則能一站式的將上述工作通過電腦錄入，準(zhǔn)確且便捷完成，不必?fù)?dān)心字體錄入不清，選用的筆墨不符合規(guī)定等繁雜的要求。故只有將檔案管理與計算機(jī)操作技術(shù)緊密融合，充分挖掘檔案的價值，才能更好地開展檔案管理工作。當(dāng)今優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅需要具備細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硇膽B(tài)，開展實際工作，還應(yīng)對檔案中所蘊含的價值予以充分挖掘，總結(jié)規(guī)律，開展專題研究，著成。在提升自身工作能力的同時，頭腦中的知識也可以不斷更新，這類人才是新時代高校檔案管理所迫切需要的人才，所有檔案管理人員都應(yīng)向著這一方向發(fā)展。故而，在檔案管理人員的考核方面，可按照以下模塊展開考核:檔案管理實踐能力、計算機(jī)基礎(chǔ)操作能力、信息化檔案管理能力、與素質(zhì)拓展模塊的考核［5］。根據(jù)考核成績分布，也使得檔案管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ髦械谋∪觞c予以識別，展開針對性地工作訓(xùn)練。

三、結(jié)語

綜上，無紙化辦公是文職工作發(fā)展的必然趨勢，更是檔案界發(fā)展的主流方向。高校在進(jìn)行人事檔案管理是越依賴計算機(jī)，無紙化進(jìn)程推進(jìn)速率也就越快。伴隨著高校每年應(yīng)儲存、管理的人事檔案越來越多，傳統(tǒng)的純手工工作方式將會帶來巨大的工作量。因此，高職院校應(yīng)緊跟社會發(fā)展信息化的腳步，結(jié)合發(fā)展實際，革新理念，整合資源，充分挖掘人事檔案所蘊含之價值，為更好地推進(jìn)人事檔案之于學(xué)校發(fā)展不斷奮斗，為部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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