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檔案智慧管理范文第1篇

1 智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機構的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個層次：（1）機構檔案信息管理。主要是對本單位已經形成或將要形成的生產、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構檔案信息傳播管理。這是在機構檔案信息管理的基礎上，增加檔案信息的傳播功能，關注將信息轉化為生產力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構或相關部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機構檔案信息能力管理。機構檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現(xiàn)實生活提供信息決策、指導生產生活的最終目的。同時，可以解決機構需要什么樣的信息，機構擁有什么樣的信息，機構內外的檔案信息存在什么樣的關系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構的信息進行對照等。

檔案機構信息管理系統(tǒng)應該根據(jù)自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保證檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

智慧檔案管理系統(tǒng)建設的前提就是檔案資源庫的建設。數(shù)據(jù)庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數(shù)據(jù)庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。

2.1 原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。

2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉移或轉換過程中，保持數(shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個計算機或者一個系統(tǒng)對另外一個計算機或者系統(tǒng)進行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設一個兼容原始數(shù)據(jù)、設備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術是將數(shù)據(jù)整個升級到新的軟件中，但是在轉移過程中，容易造成部分數(shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會出現(xiàn)這種情況，但是相當于在整個新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨的模塊來使用這部分數(shù)據(jù)，這在檔案信息利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發(fā)展，新產生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設計分析

根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展，其中擴展體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯(lián)性、知識庫等運用到相關環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統(tǒng)的最高權限。

3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統(tǒng)應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關的關聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠將關聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。

檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應該設置一個保密權限字段，從某個時間點開始可以對機構開放、從某個時間點開始對社會開放的功能，這個時間點的設置在檔案入庫的時候就根據(jù)其保密年限進行設置。

檔案智慧管理范文第2篇

（平泉縣人力資源和社會保障局，承德067500）

摘要： 本文就對社會保障在檔案管理方面法制化的建設現(xiàn)狀加以分析，對社會化保障管理檔案法制化建設路徑加以推進。

關鍵詞 ： 社會保障；改善民生；建設法制化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）03-0318-02

作者簡介：張薊紅（1976-），女，河北承德人，研究方向為人事檔案信息化。

0 引言

社會保障是一種對民生加以改善的比較基本的制度。黨在十的報告中曾明確指出要加強對社會的建設，將改善民生作為社會工作的重點內容之一。在進行民生改建事業(yè)構建過程中，也要求各個部門之間要進行相互的協(xié)作，在這一構建過程中，社會保障的檔案記錄過程起著重要的作用，本文基于對我國的社會保障局的檔案管理進行現(xiàn)狀分析，從而對社會保障檔案管理進行法制化建設的實施路徑加以探討。

1 社會保障建立法治檔案管理的基礎探析

對社會保障管理檔案進行立法的建立基礎主要是社會檔案保障管理相應的法律依據(jù)。因為對社會檔案保障管理在立法方面的建設，主要還是在社會立法保障以及對檔案進行管理立法的交叉范圍內。因此在這一過程中的法律依據(jù)主要有在社會保障這一方面的法律以及法規(guī)，同時對地方性的立法以及一些具有規(guī)范性的相關文件。通過立法的角度進行分析，在我國進行社會檔案保障管理方面的立法基礎主要有以下幾方面組成。

1.1 國務院中各部委相關方面檔案制定以及社會保障局方面的規(guī)章 社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個部門，一些相關的規(guī)定也是圍繞著這幾個部門展開的。部門中相關的規(guī)章比較多，本文重點就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實施，通過國務院審批的《檔案法實施辦法》，這一法規(guī)對社會檔案在保障管理方面進行立法有著重要的意義。另一項法規(guī)就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實施公布的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》，這是目前在我國唯一的一部有關于社會檔案保障管理方面的部門規(guī)章，是各個地方在進行社會保險的檔案管理方面法制性建設的依據(jù)。

1.2 省以及自治區(qū)和直轄市有關社會保障法制性建設地方性的法規(guī) 在進行社會保障檔案管理方面相關建設的時候，在省自治區(qū)以及直轄市都是有著明確的檔案調理的；在對社會進行救助方面，每一個省以及自治區(qū)和直轄市都專項制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規(guī)章制度。對社會保險進行制定的管理方面，各個省份以及自治區(qū)還有直轄市也相應的制定了“失業(yè)保險加以實施方法”，在進行各個地方的社會檔案保障管理立法建設方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據(jù)。

2 社會保障在立法管理建設方面現(xiàn)狀分析

在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統(tǒng)一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎的相關制度。本文就這幾方面的制度進行討論，對社會保障在進行法制性建設管理方面的現(xiàn)狀加以分析。

對社會保障檔案進行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強建設的省份，其早在十五計劃開始之前，就有了“關于加強社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內容。十七大將對民生加快改進步伐作為社會建設的工作重心之后，國家級檔案局就了關于加強民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設，中央以及地方政府也都相應的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關的一些法規(guī)建設。地方性的各級政府相繼了關于本地區(qū)對最低的生活保障方面檔案管理的建設辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險業(yè)務檔案管理》實施之后，地方性各級政府分別推出有關對社會保險業(yè)務方面進行規(guī)范的檔案管理的建設文件。

社會保障的建設過程是一個具有比較廣闊包含內容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領域進行體系構建。社會保險主要包括五險以及新農合還有新農保這些方面的內容。社會救助是對低保以及五保還有災害救助方面的內容進行構建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯(lián)合性社會檔案在保障管理方面的法規(guī)性文件分析，主要有幾方面內容的構建，首先就是對最低保障方面檔案管理進行構建。我國的國家性檔案局在相關最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進行管理，采用主要將基層作為主導，分級的進行負責，出臺相關法律法規(guī)的管理細則以及實施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經推出了這一方面的相關文件。其次就是要將社會保險在業(yè)務領域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》以后，極大程度地推動了各個地方政府對相關方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險方面的業(yè)務檔案提出了實施辦法，以及管理方案。

3 對社會管理檔案進行完善立法管理的途徑分析

社會保障在檔案管理方面進行法制化的建設是可以通過各個部門之間進行相互協(xié)作，從而完成推進作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進行完善立法管理途徑進行分析。

3.1 認識內涵，構建基礎 認識內涵主要是對社會保障檔案方面內涵要認清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規(guī)，以及比較規(guī)范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯(lián)合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關養(yǎng)老保險以及醫(yī)療保險還有失業(yè)保險方面業(yè)務的辦理，通過文字以及影像多種形式進行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設，是混淆了保險同保障的概念，這樣檔案的構建，很大程度上是將進行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強對社會保障方面的內涵認識，是對檔案管理進行立法的重要前提，也是實施法制化基礎建設的前提。

3.2 規(guī)劃統(tǒng)籌，避免分割 對統(tǒng)籌的規(guī)劃主要就是中央對國家檔案局進行統(tǒng)籌的規(guī)劃，相應的出臺一些法規(guī)條例對一些救助方面的檔案加以管理規(guī)范，在進行社會救助方面管理檔案建設時應該避免出現(xiàn)分割立法的現(xiàn)象?，F(xiàn)在很多立法在低保檔案進行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內容，也就使得出現(xiàn)了分割立法的形式，因此要加強對統(tǒng)籌的規(guī)劃，盡量避免分割的出現(xiàn)。

3.3 三步戰(zhàn)略，循序推進 第一步就是對平行的單項部門法規(guī)進行制定，也就是社會保險相關的業(yè)務在檔案管理方面的規(guī)定，社會在業(yè)務救助相關的檔案規(guī)定，社會福利方面檔案滾利規(guī)定，通過各地方政府統(tǒng)一構建。第二步就是要把相關內容記錄在社會保障方面的基本法中，在實施頒布的社會保險法中就有明確規(guī)定，對社會人員進行繳費檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結算方面的憑證。在社會保險的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據(jù)。第三步主要就是要在前兩步構建基礎之上，當時機成熟時，由國務院對社會保障進行統(tǒng)一的在社會保障檔案立法方面管理的建設工作。

4 結語

基于對社會保障多方面建設現(xiàn)狀中存在的問題加以分析，本文就這一方面建設提出相應的民生改善方法，對社會保障管理檔案的法制性作用加以分析，總結出相應的辦法，希望可以有助于我國社會對檔案進行法制性建設的立法實施。

參考文獻：

[1]劉靜.社保檔案管理是社會保障事業(yè)的基礎工程[J].山東人力資源和社會保障，2013（05）.

檔案智慧管理范文第3篇

（一）造假

一段時期的政治形勢，重要領導的某些思想常能影響整個社會的風氣，甚至能掀起很大的社會浪潮。而檔案管理就深受上個世紀以及時期的影響，出現(xiàn)許多造假、虛報、編造等許多不規(guī)范的社會管理現(xiàn)象。管理不規(guī)范現(xiàn)象形式變化多端，但這些管理造假者大都有著相似或者相同的目的，即表現(xiàn)自己的工作績效或者突出領導的“政績”以及獲取利益。

（二）形式主義

在我國經濟政治以及綜合國力的高速發(fā)展的同時，社會管理的形式主義就是一個比較突出的的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象已經引起人們的高度注意，大眾也已經意識到這種現(xiàn)象所能帶來的社會危害。文字性文件和領導會議講話是管理的根本。但現(xiàn)實的管理過程中，常常被形式主義的管理方式所掌控：不少文件和領導講話缺乏創(chuàng)新性與現(xiàn)實性，大假空是其基本特點。

（三）記錄失誤

對于使命和責任的把握程度上的不足與失誤常常出現(xiàn)在現(xiàn)代管理工作當中，管理人員不負責任管理態(tài)度是造成這一現(xiàn)象重要原因之一。目前社會存在的管理不足、記錄失誤以及模糊概括等情況，這與現(xiàn)在有些人私利心態(tài)嚴重，被金錢和權力蒙蔽了正義的雙眼現(xiàn)象有關。

二、社會管理不規(guī)范對管理檔案價值的影響

（一）造假對管理檔案價值的影響

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。檔案的屬性決定了檔案的真實性，一份檔案如果失去了真實性，則該檔案也就失去了它所具有的價值。管理檔案價值中，檔案的真實記錄性質被造假管理嚴重削弱，對于需要通過檔案來評估的人和事造假檔案也就失去了其本身的意義所在

（二）形式主義對管理檔案價值的影響

形式主義是現(xiàn)代社會的檔案管理過程中普遍存在的一種現(xiàn)象，檔案管理者往往以一種不負責任的態(tài)度進行檔案記錄，使得檔案與真實情況有著較大的差距，在實際管理中的指導思想、戰(zhàn)略以及統(tǒng)籌規(guī)劃等不能通過檔案管理真實有效的體現(xiàn)出來。檔案的形式主義管理不但使檔案喪失真實性還會導致管理的抽象化。檔案的形式主義管理造成許多管理者對檔案管理利用失去動力，管理者往往拋棄現(xiàn)有檔案，以一種主觀的態(tài)度思想去指導工作，造成有檔不用，檔案擺設現(xiàn)象的出現(xiàn)。然而，管理檔案的目的就是使后來者能夠很好的依據(jù)利用它，被充分利用就是它的價值所在。

（三）記錄失誤對管理檔案價值的影響

現(xiàn)在社會管理存在管理要求低、規(guī)范力弱的普遍現(xiàn)象，相關管理領導任由隱瞞真實情況或避重就輕記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)在管理檔案過程中，這樣的行為會嚴重導致檔案社會記錄不足，檔案工作在實際社會中的作用也得不到體現(xiàn)。

三、針對社會管理不規(guī)范現(xiàn)象的對策

（一）管理規(guī)范化

對檔案的社會管理進行規(guī)范化，從源頭上杜絕檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。相關管理部門要制定詳細的檔案管理制度并嚴格實施，成立檔案管理監(jiān)督部門，對檔案的社會管理進行嚴格的監(jiān)督。另外，各地的檔案管理部門還應根據(jù)當?shù)貦n案管理出現(xiàn)的問題針對性的進行分析討論，聽取專家意見，同時還可以通過向有關部門提出創(chuàng)新性意見或者建議，引起領導以及政府的重視。

（二）立卷歸檔審查

建立完善的立卷歸檔審查系統(tǒng)，及時補充管理檔案的不足，以免因檔案的缺漏造成重大失誤。嚴格的立卷歸檔審查工作能夠及時有效的幫助管理檔案發(fā)現(xiàn)問題，從而針對性的提出科學有效的解決方案。對查出的檔案造假、真空記錄等問題，要求相關部門及時修改補救。

（三）開展檔案質量評估工作

檔案智慧管理范文第4篇

（菏澤市城市綜合開發(fā)辦公室，山東 菏澤 274000）

【摘要】社會管理失范是常見的社會問題，對檔案價值管理產生了較大的影響。本文通過對社會管理失范進行論述，并分析了社會管理失范對檔案價值管理產生的影響，從而提出了提升檔案價值的方法，具體闡述如下。

關鍵詞 社會管理；檔案價值；影響

社會失范主要指不規(guī)范的社會行為，而人們對行為規(guī)范標準有著不同的理解，社會失范管理狀況對檔案價值影響頗深。檔案是企業(yè)運行軌跡的真實反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發(fā)揮檔案的價值，必須加強對社會失范行為的管理工作。

1　社會管理失范概述

從字面意義上講，社會失范就是沒有或缺少社會規(guī)范。從社會學方面講，就是由于社會生產力與生產關系不平衡引起的社會現(xiàn)象，即人們的物質生活水平發(fā)展速度較快，而精神文化程度有待進一步提升?？傊?，社會失范是對人們價值觀的反映，社會失范是任何社會時期都會存在的一種現(xiàn)象。當社會分工發(fā)展水平和道德發(fā)展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產生了失范現(xiàn)象。在被動遵守行為向主動擁護轉化的過程中，人們處于一個全新的生活環(huán)境中，他們賴于生存的準則與規(guī)范失去了意義，人們的生活環(huán)境和價值結構發(fā)生了根本性的改變，同時現(xiàn)行文化和道德中沒有明確規(guī)定達成目標所應采取的方法和形式。當人們不能用符合規(guī)定的手段去實現(xiàn)這些目標時，就會通過虛構、機械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來達到目的，社會失范因此產生。

2　社會管理失范對檔案價值管理產生的影響

2.1　檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性

管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內在價值?，F(xiàn)階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領導的言論，還是文件的內容都要求具有真實樸質的特點，嚴禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領導演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實用性、創(chuàng)造性的觀點，從而導致檔案中出現(xiàn)重復記錄的現(xiàn)象。比如在不同級別的文件中屢次出現(xiàn)“科學發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個性化發(fā)展。

2.2　檔案信息失真，可靠性降低

真實性體現(xiàn)了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經濟數(shù)據(jù)；有些行政領導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構出的文字或者數(shù)字記錄活動情形，無實質性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當?shù)哪康?，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規(guī)范的實踐過程。

2.3　檔案內容缺失，完整性差

在現(xiàn)實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。

受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發(fā)展及其不利。

3　提升檔案價值的方法

3.1　優(yōu)化管理內容，改變虛假的記錄習慣

在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術和經驗可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導致企業(yè)陷入孤獨的境況。在現(xiàn)代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經驗成為單位特有的競爭性力，必須結合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內外部的技術文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設定保存期限，同時按照國家相關檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。

3.2　建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機構

開展檔案工作，必須要有相應的組織機構保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應。目前，管理體制均有了很大的轉變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團隊化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權逐漸公開化，單位領導需要進行統(tǒng)一設定設置專業(yè)的管轄部門，強調檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結合的方式，即單位內部設立自上而下的檔案管理機構體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。

3.3　創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時代元素

檔案管理方法關系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經成形若干個范式，并在相應的時期促進了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應根據(jù)不同的檔案種類，確定相應的檔案管理方法。比如，對于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數(shù)據(jù)原始檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。

4　結束語

綜上所述，文中主要通過“檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內容缺失，完整性差”三個方面論述了社會管理失范對檔案價值的影響，并提出相應的方法，以提高檔案管理工作的質量。

參考文獻

［1］艾旭．論中國社會轉型時期的社會失范[D].湘潭大學，2011．

［2］李潔怡．淺析管理檔案價值中社會管理失范的影響與對策探討[J]．文史月刊,2012,(S3):76-77C．

［3］吳蘊慧．敦煌社會經濟文獻及其檔案價值研究[J]．檔案,2013,(03):47-50．

檔案智慧管理范文第5篇

（一）工作任務驟增，管理體制分割，認識存在偏差

由面向城市至覆蓋農村，工作量的增長是幾何級的，且社會保障體系涉及民政、衛(wèi)生、勞動人事和工會、殘聯(lián)等多個部門，實踐中許多從業(yè)人員仍然采用傳統(tǒng)手動管理方式，習慣報批審簽，對建立社會保障體系檔案檔案的數(shù)字化、信息化認可度低，且相關管理知識比較缺乏，認識程度不高。

（二）檔案管理頂層設計缺位，全局性技術支持不力

作為政府及檔案主管機關，對社會保障體系的檔案管理尤其是信息化建設頂層設計缺失。社會保障政出多門，簡單依靠這些部門建立統(tǒng)一標準和規(guī)范顯然是不可能的。

（三）基層建設相對滯后，軟硬件設施均不完善

由于歷史和現(xiàn)實的原因，我國基層公務人員素質特別是過渡型公務員素質相對較低，由于區(qū)域性的經濟差異，我國某些地方的計算機和網絡普及力度不夠，部分地區(qū)未實現(xiàn)辦公自動化和局域網的建設，基層數(shù)據(jù)錄入傳輸尚有困難。

二、實現(xiàn)社會保障體系檔案管理信息化策略分析

檔案管理的信息化不局限于是簡單的運用計算機技術，也不只是紙質檔案數(shù)字化，其內涵在于檔案管理信息化是以實現(xiàn)檔案信息資料的高度共享和資料網絡化為目標，進而引起管理模式的轉變。

（一）以人為本，增強管理者信息化管理意識和提高檔案工作人員的綜合素質

社會保障體統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化的靈魂是管理者觀念的現(xiàn)代化，只有管理者樹立依靠科學管理和科技進步的思想觀念，形成符合時代潮流的檔案意識，才能變被動式服務為主動式服務、開放式服務。與此同時檔案工作人員的素質高低直接影響到檔案管理水平的優(yōu)劣，通過管理者的主觀能動作用，多途徑、強手段加強培訓、學習，使其能力見長、水平見高，以不換思想就換人、不換能力就換崗的勇氣和決心重視檔案工作者，從而更好地使社會保障檔案管理適應社會經濟發(fā)展的需要。

（二）完善設施聯(lián)動，規(guī)范標準體系，建立信息服務平臺

社會保障體系檔案管理應當借鑒已有的成果和經驗，將檔案與互聯(lián)網、辦公自動化等系統(tǒng)連通，完善計算機網絡和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，擴大現(xiàn)代信息設施覆蓋面。全局層面上應制定統(tǒng)一的標準規(guī)范化體系，使檔案信息化建設有章可循。檔案管理主管部門層面應組織研發(fā)和強制推廣相關管理軟件，推廣云技術服務平臺，通過數(shù)據(jù)的聚合、分布和虛擬化操作，探索實現(xiàn)區(qū)域聯(lián)網，實現(xiàn)信息資源共享。

（三）探索實施社會保障體系檔案管理的“第三方”運作模式

當前國際社會對管理服務由社會“第三方”行業(yè)組織運作方興未艾，90年代美國、日本便實現(xiàn)了全國民政信息的聯(lián)網。而我國黨和政府習慣包攬了許多管不了也管不好的事情，市場化、社會化服務相對弱化。