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檔案管理重點(diǎn)范文第1篇

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程檔案管理項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制

引言

宣鋼5#、6#焦?fàn)t及配套設(shè)施改造工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開工建設(shè)，形成了大量的有價(jià)值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設(shè)過程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護(hù)，具有十分重要的意義。同時(shí)，我們也看到，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設(shè)的同時(shí)，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來抓，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作。在工程管理實(shí)行全新的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，建立了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進(jìn)行，確保5#、6#焦?fàn)t技改工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

一、建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程是宣鋼為實(shí)施鐵鋼材各600萬噸規(guī)劃目標(biāo)的重點(diǎn)配套項(xiàng)目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質(zhì)煤氣氣源的一項(xiàng)重點(diǎn)工程。焦化廠繼續(xù)采用“項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制”的工程管理模式對整個(gè)工程進(jìn)行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項(xiàng)目指揮部，下設(shè)四個(gè)項(xiàng)目組，由廠長、承擔(dān)工程任務(wù)的生產(chǎn)車間主管領(lǐng)導(dǎo)、科室的技術(shù)人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個(gè)人原來所承擔(dān)的廠內(nèi)業(yè)務(wù)不變，同時(shí)規(guī)定了各項(xiàng)目組的職責(zé)和任務(wù)，對項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理。

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程竣工資料收集的齊全完整準(zhǔn)確，對焦化廠今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設(shè)立專職檔案員，在各項(xiàng)目組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。技改工程指揮部在工程開始時(shí)，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作，由各工程項(xiàng)目組組長負(fù)責(zé)檔案管理，做到每個(gè)重點(diǎn)工程均有專人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個(gè)專、兼職檔案員、各項(xiàng)目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

二、圍繞工程建設(shè)，理順工作程序，形成全面的重點(diǎn)工程檔案收集渠道

近年來隨著技術(shù)進(jìn)步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開工之前，將有關(guān)計(jì)劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開箱與有關(guān)工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時(shí)完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案室與各項(xiàng)目組密切聯(lián)系，首先對中冶焦耐工程技術(shù)有限公司、宣鋼設(shè)計(jì)院等完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計(jì)圖紙、資料、設(shè)計(jì)變更等材料，經(jīng)過檔案室收進(jìn)來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時(shí)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時(shí)將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項(xiàng)目組在資料管理上對檔案室負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們在平時(shí)工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

三、強(qiáng)化檔案全過程管理，形成做好重點(diǎn)工程檔案工作合力

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個(gè)檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認(rèn)識到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持對重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。

首先，要樹立質(zhì)量管理意識，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時(shí)，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時(shí)在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進(jìn)廠的施工單位，做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計(jì)變更單及竣工圖的編制等方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，各項(xiàng)目組嚴(yán)格把關(guān)，并列入廠經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

其次，在搞好重點(diǎn)工程檔案管理中，充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本工程項(xiàng)目的所有檔案，并對項(xiàng)目建設(shè)過程的各個(gè)階段及各部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會需要，為項(xiàng)目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

四、注重實(shí)效，健全完善的保證措施

重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動態(tài)的過程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個(gè)問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了重點(diǎn)工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

4.1在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全的，與各單位獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行扣罰。

4.2在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束。按照國家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；工程竣工驗(yàn)收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

4.3在工程決算、付款上進(jìn)行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時(shí)性準(zhǔn)確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個(gè)重要條件。各工程項(xiàng)目組、檔案室負(fù)責(zé)對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，齊全完整的予以簽字確認(rèn)。經(jīng)簽字確認(rèn)的，給予決算、付款。驗(yàn)收不合格的，不簽字確認(rèn)，并不予付款、決算。:

五、開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

檔案管理重點(diǎn)范文第2篇

關(guān)鍵詞：工程檔案;建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;管理制度

1存在的問題及解決對策

重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄與質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)。當(dāng)前，由于一些施工單位城建檔案的整體意識不強(qiáng)，并且嚴(yán)重存在著只關(guān)注工程建設(shè)卻忽視檔案管理的情況；只注重眼前的效益，卻忽視了長遠(yuǎn)的效益；注重新聞媒體的宣傳效果，缺乏存檔的意識；注重文字材料的形成，卻忽視了聲像檔案的收集和保管，這樣將會造成部分檔案資料散存最終導(dǎo)致遺失。施工單位的工程管理人員一般都是由臨時(shí)人員所組成，當(dāng)中有著較強(qiáng)的階段性和流動性。臨時(shí)的工程單位和工作人員將造成工程項(xiàng)目文件材料收集不齊與整理不規(guī)范。所以，要想解決臨時(shí)性問題，選配辦公人員時(shí)要選擇有著城建檔案專業(yè)技術(shù)的人員，并建立工程管理制度時(shí)要建立檔案管理制度，而且要布置和檢查工作時(shí)要注重檢查檔案工作。施工單位臨時(shí)性選好了人員，從而忽略了項(xiàng)目檔案管理人員的培訓(xùn)工作。在各個(gè)施工企業(yè)的工程管理人員是非常注重工程技術(shù)人員的技術(shù)水平，在選用高級工程技術(shù)人員時(shí)，就不會聘用中級或者初級的工程技術(shù)人員，很多都是大?；蛘弑究茖W(xué)歷的人員，一般來說文化層次較高，但是卻沒有城建檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，沒有經(jīng)過培訓(xùn)與專業(yè)技術(shù)的人員。所以，一些施工單位對檔案工作也注入很大的精力，一些檔案人員也不斷的努力，但是都在憑著感覺工作，其工作成果可想而知也就沒有那么完美，很多地方都是不專業(yè)不符合規(guī)范要求的。由于工程項(xiàng)目有著很大的臨時(shí)性，這也決定了其不可能對擔(dān)負(fù)檔案工作的檔案人員進(jìn)行較長時(shí)間的培訓(xùn)工作，因此，要選用現(xiàn)成的檔案專業(yè)人員來作為解決問題的主要對策。當(dāng)然，這不是排斥對檔案人員短期的強(qiáng)化培訓(xùn)工作，在沒有非常專業(yè)的檔案管理人員的前提下，更要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作。并且還要派送檔案管理人員到相關(guān)部門進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，從而使得檔案管理人員能夠很好的做好檔案管理工作。

2提升重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的措施

2.1提前介入，分類指導(dǎo)

根據(jù)不同項(xiàng)目的特點(diǎn)，來采用不同樣式的服務(wù)方式，前期介入要做到分門別類。并且按照文件材料形成與工程進(jìn)度的特點(diǎn)，要從工程建設(shè)的開始就要選好專人來負(fù)責(zé)即時(shí)文件材料收集的工作，從而做到檔案管理和工程建設(shè)保持同步。

2.2強(qiáng)化過程管理和服務(wù)

在工程項(xiàng)目開始前和進(jìn)行施工后以及竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)都是要對其進(jìn)行工程嚴(yán)格的控制，從而來保障施工過程與竣工后的結(jié)果保持統(tǒng)一。在一些重點(diǎn)工程開工建設(shè)的前期，要將工程竣工檔案的質(zhì)量要求傳達(dá)到相關(guān)的施工單位，并在一些重點(diǎn)工程的建設(shè)過程當(dāng)中，要做到主動到施工現(xiàn)場對施工與監(jiān)理單位如何編制工程竣工檔案進(jìn)行相關(guān)的指導(dǎo)工作。

2.3加大檔案信息資源開發(fā)力度

做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的培訓(xùn)工作，而且要有效結(jié)合重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，不斷加強(qiáng)對建設(shè)和施工以及監(jiān)理單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)的內(nèi)容要具有針對性和可操作性，并且要進(jìn)行現(xiàn)場操作的示范與現(xiàn)場答疑工作。

2.4保證檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目要從立項(xiàng)開始到勘測與設(shè)計(jì)到施工以及竣工驗(yàn)收等建設(shè)全過程的檔案都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，要對檔案的完整性做到很好的保障。同時(shí)，要不斷加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)，配置一些必要的檔案辦公和各種保護(hù)設(shè)施，從而使得重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案得到很好的安全保管。

2.5同步歸檔

隨著我國工程建檔案現(xiàn)代化和信息化的不斷進(jìn)步，除了完整的紙質(zhì)檔案，聲像和電子檔案也在不斷的進(jìn)行。目前，很多重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位與施工單位以及監(jiān)理單位都有具體的管理人員，并建立檔案管理部門，健全檔案管理制度，并且不斷加大檔案現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的投入。

2.6做好竣工圖的積累和編制工作

竣工圖是工程建設(shè)當(dāng)中圖實(shí)相符的重要依據(jù)，竣工圖有著法律效率和憑證的作用。要嚴(yán)格檢查施工單位要按照國家的相關(guān)規(guī)定來編制竣工圖。在竣工驗(yàn)收時(shí)要重點(diǎn)檢查竣工圖的整體質(zhì)量，是否和設(shè)計(jì)變更與工程聯(lián)系單所修改的一致，要嚴(yán)禁不真實(shí)編制竣工圖的情況出現(xiàn)。隨著一些重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的迅速發(fā)展，在城市建設(shè)方面，實(shí)施了許多城市供水和道路以及橋梁等工程項(xiàng)目，這將在很大程度上提高了城市的整體形象。檔案和史冊都是代表著建設(shè)人員的辛苦勞動與智慧。檔案工作在為重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)與發(fā)展當(dāng)中將起到非常大的作用，并受到人們的廣泛關(guān)注，檔案人員要把握好機(jī)遇，堅(jiān)持依法加強(qiáng)對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管，從而確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)項(xiàng)目快速發(fā)展，使得檔案工作為重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)與發(fā)展起到非常大的作用。

3結(jié)語

綜上所述，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案很好的體現(xiàn)出了工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理當(dāng)中至關(guān)重要的工作，是對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的工作。因此，這就是需要不斷加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)工作，對檔案資料進(jìn)行合理的管理及開發(fā)利用，從而更好的促進(jìn)檔案管理水平的提高，來實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的價(jià)值，也為企業(yè)的長期發(fā)展提供重要的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

［1］趙盼.淺析工程檔案重要性及現(xiàn)實(shí)運(yùn)用［J］.山東水利，2017（02）.

［2］楊陽.淺談工程檔案的整理保存與應(yīng)用［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2017（05）.

檔案管理重點(diǎn)范文第3篇

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；重點(diǎn)工程；檔案管理

工程檔案管理是企業(yè)工程建設(shè)管理的重要組成部分，由于企業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)具有參建單位多、建設(shè)周期長、組織機(jī)構(gòu)臨時(shí)、建設(shè)人員不穩(wěn)定、管理主體多元、工程項(xiàng)目專業(yè)、建設(shè)實(shí)施系統(tǒng)、施工現(xiàn)場復(fù)雜等特點(diǎn)，因此，加強(qiáng)工程檔案管理直接關(guān)系到整個(gè)工程檔案工作的質(zhì)量和效率，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。

一、成立工程檔案組織管理體系，爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視

工程建設(shè)管理機(jī)構(gòu)的成立時(shí)，就要結(jié)合企業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)具有 “小籌建、大承包”的特點(diǎn)，抽調(diào)既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識又對工程建設(shè)專業(yè)知識有所了解的檔案員負(fù)責(zé)工程檔案管理，建立與工程檔案工作相適應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，由分管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案員組成，并明確各工作崗位中檔案管理職責(zé)；同時(shí)，與承建單位及其項(xiàng)目部建立橫縱向聯(lián)系制度，不定期召開業(yè)務(wù)交流會，及時(shí)溝通信息，了解情況，掌握工程檔案工作進(jìn)度；堅(jiān)持工程建設(shè)與檔案工作三同步：即工程建設(shè)開工與工程建檔同步，工程建設(shè)過程與檔案收集、整理同步，工程竣工與檔案交付驗(yàn)收同步。為了保證工程檔案工作有章可循、有法可依、規(guī)范有序開展，要根據(jù)有關(guān)檔案管理規(guī)章制度，結(jié)合工程建設(shè)具體實(shí)際情況，制定建立一整套適合本項(xiàng)目特點(diǎn)工程檔案管理的工作制度，使工程檔案管理有切實(shí)有效的控制措施，并把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入建設(shè)管理工作計(jì)劃，納入工程建設(shè)管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍和工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制。

領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案工作的重視，并在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持，是順利開展工程檔案工作的關(guān)鍵所在。因此，在工程施工建設(shè)過程中，要積極主動爭取領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案工作的重視，及時(shí)反饋工程檔案工作在開展中存在的問題，使檔案工作擺上領(lǐng)導(dǎo)議事日程，并列入監(jiān)理例會、專業(yè)協(xié)調(diào)會、商務(wù)談判的主要議題內(nèi)容來抓，要強(qiáng)調(diào)檔案工作重要性，同時(shí)提出具體的措施要求；要求參建單位，為確保工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要通力協(xié)作認(rèn)真做好工程檔案資料的收集、整理、移交工作；同時(shí)，將工程檔案工作的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)列入工程預(yù)算，能切實(shí)保證工程檔案工作順利開展有可靠的經(jīng)濟(jì)來源。

二、通過多種途徑和方法，提高參建人員檔案業(yè)務(wù)水平

根據(jù)工程建設(shè)的不同階段，采取多種形式，組織檔案員、工程技術(shù)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，學(xué)習(xí)關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收細(xì)則、項(xiàng)目施工及驗(yàn)收技術(shù)規(guī)范及工程檔案的歸檔范圍、保管期限、整理細(xì)則、分類編號、案卷質(zhì)量等內(nèi)容的有關(guān)規(guī)定規(guī)范，提高參建人員的檔案意識，使領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員充分認(rèn)識到做好工程檔案工作的重要性及如何做好工程檔案工作，形成人人理解支持重視工程檔案工作的良好氛圍。

工程檔案工作是一項(xiàng)的系統(tǒng)工作，不是單靠檔案人員所能完成、做好的，也不能完全依賴工程技術(shù)人員，要求所有參建人員必須統(tǒng)一認(rèn)識、配合協(xié)調(diào)、依靠共同努力才能完成、做好的。因此，從事工程建設(shè)的檔案人員必須具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，并熟練掌握實(shí)際操作技能，還必須對工程建設(shè)專業(yè)知識有所了解；同樣，工程技術(shù)人員除了精通工程建設(shè)專業(yè)技術(shù)外，也要對檔案專業(yè)知識有所了解。工程建設(shè)初期，要邀請上級檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)和專家到工地現(xiàn)場舉辦檔案業(yè)務(wù)知識講座，宣傳有關(guān)檔案的法規(guī)政策，使參建人員對檔案業(yè)務(wù)知識有所了解，正確認(rèn)識檔案工作在工程建設(shè)中的作用和地位，為順利開展工程檔案工作打下基礎(chǔ)；同時(shí)，要求檔案人員參加工程建設(shè)基本專業(yè)知識培訓(xùn)，使檔案人員對工程建設(shè)的基本程序、內(nèi)容、技術(shù)規(guī)范有所了解，從而促進(jìn)工程檔案整理質(zhì)量。工程建設(shè)過程，要針對項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和存在問題，采取請進(jìn)來，走出去的辦法，組織檔案人員及有關(guān)工程技術(shù)人員，對有關(guān)檔案管理問題進(jìn)行講解、咨詢，并進(jìn)行現(xiàn)場操作演示，增強(qiáng)相關(guān)人員對檔案工作的感性認(rèn)識和理性認(rèn)識，以提高工程檔案工作質(zhì)量。工程檔案人員和工程技術(shù)人員可互相學(xué)習(xí)、交流，了解對方專業(yè)知識和工作內(nèi)容，保證工程檔案收集及時(shí)、準(zhǔn)確、完整；此處，檔案人員和工程技術(shù)人員還要正確對待上級主管部門與指導(dǎo)部門對工程檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，不斷提高各自的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

三、利用經(jīng)濟(jì)制約手段，切實(shí)有效地開展檔案工作

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的深入，建筑市場的規(guī)范，合同、協(xié)議在工程建設(shè)中的作用日益突出。建設(shè)單位與承建單位在合同關(guān)系中是平等主體，任何手段都不能制約影響有效合同的簽訂、履行。因此，合法有效地利用合同的法律效力和經(jīng)濟(jì)制約手段搞好工程檔案工作，是非常必要的。

在與設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備供貨等單位簽訂合同協(xié)議時(shí)，主動商洽將檔案工作所要求的條款寫進(jìn)有關(guān)合同或協(xié)議中，有利于檔案部門和有關(guān)部門具體操作，可有效防止在工程檔案資料交接驗(yàn)收和設(shè)備開箱移交資料時(shí)推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。條款內(nèi)容可包括：歸檔范圍、移交套數(shù)、案卷質(zhì)量、驗(yàn)收交接等具體要求。特別在簽訂設(shè)備供貨合同協(xié)議時(shí)要注意三個(gè)問題：一是明確，哪些是設(shè)備的隨機(jī)及廠家必須提供的資料，哪些是設(shè)備廠家技術(shù)保密及可不提供的資料；二是清楚，對進(jìn)口設(shè)備，要求供貨方提供哪些政策性所需的文件材料及其提供的方式，并辨認(rèn)審核其合法性；三是了解，對成品設(shè)備要求提供針對整個(gè)設(shè)備的質(zhì)保材料及印刷成套的資料手冊，而對非成品設(shè)備要求提供集成設(shè)備的各構(gòu)成部分的質(zhì)保材料及打印裝訂的資料手冊。

目前，某些建設(shè)項(xiàng)目為趕工期、早投產(chǎn)收益、早入固資折舊，采取了工程先竣工驗(yàn)收投產(chǎn)，甚至結(jié)算工程款項(xiàng)，只留工程維護(hù)款，工程檔案事后再收集、整理、移交，這樣給工程檔案工作帶來多方負(fù)面影響：事隨人遷，事后編制竣工檔案，破壞了工程檔案準(zhǔn)確性、完整性；喪失經(jīng)濟(jì)制約手段，置工程檔案工作于被動局面；甚至出現(xiàn)將部分工程維護(hù)款抵消部分應(yīng)移交的工程檔案資料，損壞了工程檔案工作的嚴(yán)肅性等等；因此，必須適時(shí)強(qiáng)調(diào)工程檔案是工程建設(shè)不可分割的組成部分，并運(yùn)用適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)手段對工程檔案工作實(shí)行有效控制，增強(qiáng)對工程檔案工作與工程建設(shè)同步的認(rèn)識，避免出現(xiàn)工程檔案工作滯后的現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行工程決算時(shí)，要注意檢查竣工檔案資料交接手續(xù)是否齊全，竣工驗(yàn)收證書有無檔案部門的簽字和加蓋“檔案資料驗(yàn)收專用章”，手續(xù)完備的，財(cái)務(wù)部門才予決算；特別在結(jié)算時(shí)，要注意審查項(xiàng)目業(yè)主檔案部門對工程檔案資料接收的意見，嚴(yán)把工程款項(xiàng)結(jié)算關(guān)。對項(xiàng)目檔案收集整理不符合規(guī)范要求的，可從施工單位工程款中扣繳用于工程檔案資料的補(bǔ)辦、補(bǔ)測、補(bǔ)繪、編制整理等費(fèi)用，留項(xiàng)目業(yè)主財(cái)務(wù)暫存，限期整改，待竣工資料收集齊全、整理規(guī)范并經(jīng)檔案部門驗(yàn)收后方予返還。

建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。積極爭取質(zhì)量監(jiān)督部門、地方建設(shè)委員會的支持，把工程檔案資料的質(zhì)量列入工程質(zhì)量的評優(yōu)評先考核指標(biāo)范圍，并對工程檔案資料質(zhì)量的獎(jiǎng)罰及其金額比例、方式以合同的形式予以具體確定；同時(shí)，加大工程管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員考核力度，把工程檔案資料的質(zhì)量落實(shí)到具體的人和崗位，明確職責(zé)，獎(jiǎng)罰分明。

四、加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收移交的工作

檔案管理重點(diǎn)范文第4篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理 項(xiàng)目 招標(biāo) 一、項(xiàng)目概況

我院病房門診綜合建設(shè)項(xiàng)目于2004年開始調(diào)研，并形成可行性研究報(bào)告，2007年立項(xiàng)，2008年被列入省重點(diǎn)預(yù)備項(xiàng)目，2009年被列為福建省重點(diǎn)項(xiàng)目之一，并正式動工，至今仍在緊張地施工中，距竣工驗(yàn)收投入使用尚有一年多的時(shí)間，工程耗時(shí)長，其檔案形成的周期也很長。同時(shí)檔案形成涉及到拆遷安置、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等諸多部門，檔案的載體有紙質(zhì)、照片、錄像、電子光盤等，因此如何高效地做好病房門診綜合樓的檔案管理就成了擺在我們面前的一項(xiàng)重要工作。

二、健全管理組織和制度

醫(yī)院自項(xiàng)目開始調(diào)研，就指定基建辦專職人員負(fù)責(zé)檔案的收集，并按規(guī)范要求及時(shí)向醫(yī)院綜合檔案室移交。項(xiàng)目立基后即成立病房門診綜合樓建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)項(xiàng)目辦，具體負(fù)責(zé)重點(diǎn)項(xiàng)目的建設(shè)有關(guān)工作。同時(shí)成立項(xiàng)目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定下發(fā)了《病房門診綜合樓建設(shè)項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)及崗位職責(zé)》、《病房門診綜合樓建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，醫(yī)院綜合檔案室對項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，項(xiàng)目辦和施工、監(jiān)理單位均設(shè)有專人負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，形成了由醫(yī)院分管理領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目辦、綜合檔案室、各相關(guān)職能科室、相關(guān)勘測、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位專兼職檔案管理人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確各相關(guān)人員的崗位職責(zé)。對工程檔案資料實(shí)和行分級管理，由建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的主管或技術(shù)負(fù)責(zé)人主持各自單位的工程資料管理的全過程工作，使檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，保證了資料的完整性。

三、加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

醫(yī)院先后派出專職檔案員和兼職檔案員參加全省重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)班，培訓(xùn)內(nèi)容包涉及建設(shè)項(xiàng)目檔案管理法規(guī)、規(guī)章及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)解讀；重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、分類、整理原則與方法；重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)知識和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與移交等。相關(guān)人員參加培訓(xùn)回來后，醫(yī)院組織相關(guān)部門人員和設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位專兼職檔案管理人員進(jìn)行座談，交流學(xué)習(xí)心得。通過重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理的重要性通過培訓(xùn)和座談，工程管理人員和專兼職檔案管理人員在增強(qiáng)檔案意識的同時(shí)也提高了檔案業(yè)務(wù)水平，為保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量打下良好的專業(yè)基礎(chǔ)。

四、歸檔關(guān)口前移，確保重要檔案材料的完整

醫(yī)院在與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等相關(guān)單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，即對建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交以及檔案資料的質(zhì)量等提出明確要求，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作在建設(shè)各個(gè)階段初始就能得到足夠的重視。同時(shí)在病房門診綜合樓建設(shè)過程中，許多文字材料、合同等需通過辦公室文秘人員編輯、用印等，因此為確保檔案材料的完整、真實(shí)性，醫(yī)院辦公室指定文秘人員在這些文字材料形成時(shí)即保留一份原件，并用專柜保管。并在項(xiàng)目辦設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)病房門診綜合樓各類檔案材料的收集，一些重要的上級來文均要求及時(shí)送交辦公室。辦公室文秘人員每年年底對一年來收集的進(jìn)行整理，并編制目錄，移交醫(yī)院綜合檔案室保管，綜合檔案檔案管理人員根據(jù)規(guī)范要求對檔案進(jìn)行整理分類。為更好地做好檔案管理工作，醫(yī)院定期召集各相關(guān)單位召開的項(xiàng)目建設(shè)專題工作會議均邀請醫(yī)院辦公室綜合檔案室專職檔案員參加，同時(shí)專職檔案員經(jīng)?，F(xiàn)場向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳指導(dǎo)檔案工作，在加強(qiáng)與相關(guān)單位工作人員聯(lián)系的同時(shí)，增強(qiáng)了他們的檔案管理管理意識，使他們有意識地做好項(xiàng)目工程檔案資料的收集，確保檔案資料的完整性。

檔案管理重點(diǎn)范文第5篇

關(guān)鍵詞:電子檔案 檔案管理 高等學(xué)校

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所，學(xué)生總規(guī)模增加了兩百萬左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬；而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬，高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增；連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。

每年，數(shù)以千萬的檔案變動、更新、維護(hù)，確實(shí)是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動的真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。

二、電子檔案管理的利弊

1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性

首先，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、存儲都需要耗費(fèi)大量人力，同時(shí)還容易疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，同時(shí)也具有很高的可靠性。

其次，通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索繁瑣，對于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動化軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。

最后，采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統(tǒng)書寫無法比擬的；存儲卡體積小重量輕，兩個(gè)手指就能輕松移動，如果傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案，這是無法想象的。在安全性方面，高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠(yuǎn)距離傳送，文件在郵遞過程中丟失等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致一些重要文件的遺失，信息在調(diào)用過程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時(shí)效性。

2.電子檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)然，電子檔案也不是萬無一失的。事實(shí)上，電子檔案在存儲和使用的過程中，都存在著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。

(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設(shè)備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識，喪失了手寫漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)性存在，通過網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)距離調(diào)用存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。由于高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息，安全問題不可忽視。

(2)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外，文件多處于開放狀態(tài)，更新不及時(shí)，便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。

(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質(zhì)上，信息的存儲和讀取都需要特定的設(shè)備，造成了信息對軟硬件的依賴。當(dāng)前電子技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

針對電子檔案在實(shí)際運(yùn)用中所涉及的風(fēng)險(xiǎn)問題，可以采取以下措施進(jìn)行預(yù)防:

第一，加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先，保障存儲設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級，定期對設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲設(shè)備的良好狀態(tài)；定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失；還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

第二，規(guī)范操作流程，杜絕檔案在操作過程中的風(fēng)險(xiǎn)。首先加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次，盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者由于軟件兼容性問題被損壞。

第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲，同時(shí)及時(shí)升級和更新存儲技術(shù)，保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步，防止由于管理人員操作時(shí)對其他信息造成的無意刪改。

在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

參考文獻(xiàn):

[1]教育部.2006年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào).2007(6)

[2]教育部.2007年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào).2008(5)