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隨著國家大力推進電子發(fā)票應用和推廣實施工作，企業(yè)保管了大量的電子發(fā)票，給傳統(tǒng)的會計檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。紫光軟件系統(tǒng)有限公司（以下簡稱“紫光軟件”）作為國內領先的IT服務提供商，對企業(yè)電子會計檔案管理進行了初步探索。

一、難點分析

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的重要證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟檔案，是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。紫光軟件自2001年成立以來，業(yè)務涉及教育、能源等多個行業(yè)，形成了大量的會計檔案，累計產(chǎn)生各類會計檔案超過1萬余卷。近年來，紫光軟件陸續(xù)收到大量的電子票據(jù)，在管理過程中出現(xiàn)了工作效率低、投入成本高、利用不便捷等難題，具體如下：

1.文件數(shù)量大

隨著紫光軟件業(yè)務的拓展，年新增各類合同超過3000個，收付款超過2萬筆，內部員工報銷超過2萬筆，年產(chǎn)生各類會計憑證4萬余張，會計檔案超過500盒。2020年，紫光軟件利用信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了發(fā)起合同流程、審批、合同簽訂、發(fā)票開具與收取、錄入憑證、生成報表等一系列工作的線上處理，產(chǎn)生了大量的電子會計憑證和相關報表。

2.工作效率低

基于傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，紫光軟件采用了紙質憑證管理。雖然財務部門采用了ERP系統(tǒng)和內部財務報銷系統(tǒng)進行管理，但是員工報銷仍采用紙質票據(jù)粘貼和線上審批相結合的方式，對電子發(fā)票沒有直接利用，需要財務人員人工審核相關電子票據(jù)的真實性和是否重復利用，存在票據(jù)作假和重復報銷的風險，整體工作效率較低。

3.投入成本高

基于實體的會計檔案整理，不僅需要專人負責打印管理，造成大量的紙張浪費，還需要足夠大的存儲空間對其進行規(guī)范保存，滿足庫房管理“八防”要求，維護成本高，耗費較多的人力、財力、物力。

4.利用不便捷

目前，紫光軟件尚未對會計檔案的往來方、金額等內容進行錄入管理，僅保存了紙質憑證的憑證號、賬冊等信息，查閱過程復雜，主要依靠財務人員的記憶對紙質憑證進行查閱，利用較為不便。

二、可行性分析

隨著國家有關部門陸續(xù)開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，紫光軟件對增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔的相關政策法規(guī)、技術可行性進行了論證，具體如下：

1.實踐依據(jù)

在法律層面，《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》和新修訂的檔案法明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，這給檔案部門實施電子文件歸檔和電子檔案單套制管理提供了法規(guī)依據(jù)。在政策保障方面，《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》《國家稅務總局關于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關事項的公告》等一系列的通知，都明確了電子會計憑證具有與紙質會計憑證同等的法律效力，這為紫光軟件開展會計檔案的電子化管理提供了法律和政策基礎。

2.應用借鑒

電子會計檔案管理的核心和難點是電子發(fā)票采集驗真、重復校驗、線上流轉、歸檔文件四性檢測等，都需要信息技術的支撐。自國家開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作以來，全國有多家單位開始推進電子會計憑證檔案單套制試點工作。試點單位探索了電子發(fā)票采集驗真、自動填單、重復校驗、版式文件歸檔、四性檢測等相關技術應用，驗證了信息技術在電子會計檔案管理方面的支撐作用，積累了較多的實踐經(jīng)驗。國家檔案局出版的《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點案例集》，為電子會計檔案管理提供了參考案例。

三、建設思路

結合紫光軟件的財務工作實際，紫光軟件以“版式文件全量歸集、業(yè)務流程全部在線、會計檔案電子化管理”為工作目標，提出了健全制度規(guī)范體系、優(yōu)化財務工作流程、完善系統(tǒng)相關功能、深化會計檔案利用等相應措施，實現(xiàn)了增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔，從而降低了企業(yè)管理成本、提高了運營管理效率。具體思路如下：

1.健全制度規(guī)范體系

為了進一步明確增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔的內容、范圍、校驗方式、存儲格式、元數(shù)據(jù)、四性檢測工具等相關要求，紫光軟件財務部門應主動與地方檔案局、財政局、銀行、稅務局對接，熟悉現(xiàn)有的電子票據(jù)采集通道，全面梳理國家層面電子檔案管理有關的政策、法規(guī)、制度，結合公司相關業(yè)務流程，完善基于電子發(fā)票的財務管理和報銷流程，新增包括電子會計文件歸檔標準、電子會計檔案整理規(guī)范、電子原始憑證命名規(guī)則等在內的相關配套文件，助力提升會計檔案電子化、規(guī)范化管理水平。

2.優(yōu)化財務工作流程

增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔的推進實施，涉及部門和業(yè)務環(huán)節(jié)較多，紫光軟件應成立由公司分管領導牽頭、財務部具體組織、各業(yè)務部門共同參與的工作小組，對公司現(xiàn)有財務管理流程進行全面梳理。基于現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)，形成從前端業(yè)務部門接收電子發(fā)票、初步核驗真實性和是否重復報銷、線上發(fā)起報銷入賬流程，到財務部門二次核驗真實性和是否重復報銷、流程審批、形成電子會計憑證、電子發(fā)票入賬歸檔的一體化管理流程，通過信息化手段規(guī)范電子會計檔案的采集、管理工作。一是電子發(fā)票歸集采集環(huán)節(jié)。為了實現(xiàn)電子發(fā)票版式文件獲取與管理，可以打通銀行、稅務管理部門等數(shù)據(jù)互聯(lián)通道，開發(fā)基于手機App的電子文件采集功能，實現(xiàn)銀行回單、電子發(fā)票等外部電子票證的在線采集，也可通過企業(yè)郵箱、App票夾、第三方平臺等多渠道獲取電子發(fā)票版式文件。二是電子發(fā)票報銷與入賬環(huán)節(jié)。為了實現(xiàn)電子發(fā)票與業(yè)務活動自動關聯(lián)、智能填單，可通過上傳或在系統(tǒng)中選擇已獲取的電子發(fā)票，將“發(fā)票號碼”字段增補到報銷單據(jù)與記賬憑證上，實現(xiàn)發(fā)票號碼、金額、購買方名稱等結構化數(shù)據(jù)實時流轉、版式文件實時查看。利用OCR技術識別提取“商品類別編碼、銷方稅號、稅率、稅額”等發(fā)票關鍵信息，自動匹配報銷單據(jù)中的“費用類別、供應商名稱、稅率、稅額”等字段，實現(xiàn)報銷單據(jù)自動填制、憑證自動生成。三是移交歸檔環(huán)節(jié)。關于待歸檔電子會計憑證資料版式問題，可先把電子發(fā)票的發(fā)票號碼、金額、購買方名稱結構化數(shù)據(jù)、版式文件及會計憑證一并進行電子化保存，形成規(guī)范完整的待歸檔“結構化數(shù)據(jù)+版式文件”；然后通過開展組件、組卷及檔案編號，形成電子會計憑證檔案；最后按照數(shù)字檔案統(tǒng)一管理要求，完成電子會計憑證檔案規(guī)范移交。

3.完善系統(tǒng)相關功能

結合電子會計檔案管理需要和現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)實際，可對內部財務報銷系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)進行功能升級改造。在內部財務報銷系統(tǒng)方面，可完善電子發(fā)票的OFD、PDF版式文件上傳功能，實現(xiàn)報銷單版式文件生成和報銷信息輔助填單，增加關鍵人員電子簽章和數(shù)字簽名功能，確保票據(jù)的真實性和可用性，打通和紫光軟件已有檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口，實現(xiàn)電子票據(jù)在線歸檔。在檔案管理系統(tǒng)方面，進一步完善四性檢測相關功能，增加電子會計憑證管理功能，完善檔案利用模塊，增加電子檔案異地異質備份的安全可靠性，實現(xiàn)對會計檔案的條目級、內容級檢索，確保能夠準確、完整、有效地接收、管理電子會計檔案，并滿足后期電子會計憑證單套制管理的需要。在此基礎上，可利用區(qū)塊鏈等技術保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋Ｃ苄?，對“票、單、證”等會計檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一建模、數(shù)據(jù)信息上鏈存證，實現(xiàn)電子會計憑證的加密傳輸、安全存儲、可靠利用。

4.深化會計檔案利用

在電子會計檔案管理的基礎上，應深入研究包括知識圖譜、大數(shù)據(jù)分析等相應信息技術的應用場景，結合業(yè)務部門需求，充分挖掘電子會計檔案價值，實現(xiàn)包括客戶、賬期、合同等多維度分析利用，為公司業(yè)務部門拓展重點領域、重點客戶提供輔助參考。通過會計檔案的電子化管理，實現(xiàn)更高的企業(yè)財務和會計信息資產(chǎn)管理價值，從而提升企業(yè)管理水平。下一步，紫光軟件將按照上述建設思路，進一步暢通電子發(fā)票采集渠道，推動財務管理流程優(yōu)化升級，完成系統(tǒng)升級改造，推進增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作，建立符合企業(yè)實際的電子會計檔案管理體系。

作者:何素芳 單位:紫光軟件系統(tǒng)有限公司