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目前，隨著高等教育的快速發(fā)展，為滿足人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承等需要，很多高校在新校區(qū)和老校區(qū)開展了大量基本項目建設，高校基建檔案管理的難點也越發(fā)凸顯?！督ㄔO項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2018）（以下簡稱《規(guī)范》）頒布實施后，為參建方做好項目檔案工作提供了很好的依據(jù)，對提升建設項目檔案管理水平發(fā)揮了重要作用。本文以《規(guī)范》為引導，對高校基本建設項目的檔案管理難點進行分析，并提出具體改進措施。

一、歸檔范圍

近些年，高?；窘ㄔO項目有教學樓、綜合實驗樓、宿舍樓、圖書館、體育館等，歸檔范圍包括：項目立項文件、采購招投標及合同協(xié)議文件、勘察和設計文件、征地拆遷及移民文件、項目管理文件、施工文件、信息系統(tǒng)開發(fā)文件、設備文件、監(jiān)理文件、科研項目文件、生產(chǎn)技術準備和試運行文件、竣工驗收文件等。

二、檔案管理的難點

1.文件來源廣，歸檔責任單位多

項目歸檔材料包括：在策劃、項目建議書提出、可行性研究、評估、審查、勘察、設計、采購招標、施工、試運行、驗收等過程中形成的文字、圖表、音像等形式的文件材料。具體涵蓋規(guī)劃、地質、氣象、建筑、結構、給排水、園林綠化等多個專業(yè)。涉及政府部門、建設單位、咨詢單位、招標單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檢測單位，以及材料設備供貨單位等諸多單位，且施工單位、材料供貨單位等有數(shù)十家，歸檔責任單位非常多。例如，南京理工大學體育中心建設項目的參建單位有40余家；圖書館建設項目的參建單位有30余家。文件來源廣泛對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提出很高要求，責任單位分散也不利于歸檔整合，對高校工程管理相關部門和檔案管理機構帶來很大管理壓力。

2.歸檔周期長，過程管理機制不健全

基本建設項目從策劃、籌備到竣工驗收的周期，短則一年，長則數(shù)年。南京理工大學體育中心建設項目的施工周期為4年、圖書館建設項目的施工周期為4年，加之前期策劃、建議書立項階段則超過5年。項目從策劃到竣工的周期越長，相應歸檔的周期也越長。由此存在2個問題：一是周期越長，檔案人員變更大，很多人員會離開原來項目部或公司，導致需要多次更換人員。檔案人員更替越頻繁，對檔案工作的穩(wěn)定性、檔案收集的完整性越不利，出現(xiàn)檔案未交接或交接不到位的風險越大，文件的收集、整理很難達到歸檔標準。二是周期越長，與建設相關的法律法規(guī)、部門規(guī)章、審核標準等政策會出現(xiàn)修訂、廢止的情況。

3.工程變更多，調整確認不及時

項目建設過程中會產(chǎn)生一些變更，包括：設計變更通知、技術核定單、材料代用核定單等。工程變更是工程施工過程中投資控制、質量控制以及進度控制的一個重要環(huán)節(jié)，需要盡可能減少變更的發(fā)生。但由于前期可行性研究、初步設計的不充分，會導致施工過程中變更增多，這對高校投資控制、質量控制以及進度控制都十分不利，也給檔案管理工作帶來很多不確定性因素。很多項目在施工過程中未及時對變更進行洽商、確認，并且未及時辦理調整申報手續(xù)，以致后期找不到變更的支撐材料。這既給后期結算埋下了爭議的伏筆，也給歸檔的完整性、系統(tǒng)性留下了隱患。

4.標準化意識淡薄，未嚴格執(zhí)行管理標準

長期以來，參建各方的檔案工作并未完全統(tǒng)一標準，高校對檔案標準化工作重視程度不夠，未建立檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范體系。往往參建單位交什么，就收什么，只關注基本要素是否齊全，而對于檔案的規(guī)范性、準確性要求并不十分嚴格。有些文件材料書寫潦草，有些未注明日期，有些未簽字或未蓋章；有些采用復印件，有些標注不規(guī)范；有些圖紙破損，或有污漬；有些圖紙未加蓋竣工圖章或竣工圖審核章，無法滿足項目建設、管理、運行和維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要，直接影響到檔案的準確度和利用價值。

三、推進檔案管理的措施

1.健全基本建設項目檔案管理體系，強化崗位職責

一是高校作為建設單位，對項目檔案工作負總責，業(yè)務上接受檔案行政管理部門和上級主管部門的監(jiān)督和指導。學校針對每個項目建立以檔案管理機構為核心、工程管理相關部門和參建單位參與的項目檔案管理工作網(wǎng)絡，成立檔案工作小組，建立溝通協(xié)調機制，各單位配備專人或指定人員負責項目文件管理工作，建設期間不得隨意更換。二是高校與參建單位簽訂合同、協(xié)議時設立專門章節(jié)或條款，明確項目文件管理責任，包括文件形成的質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標準、介質、格式、費用及違約責任等內容。監(jiān)理合同條款還應明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目文件和檔案的檢查、審查責任。三是對參建單位進行合同履約考核時，對項目文件管理條款的履行情況進行評價，合同款支付審批時審查項目文件的歸檔情況，將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同條款支付的前提條件。

2.緊盯政策變化，加強人員管理和文件歸檔的跟蹤管理

一是緊盯政策變化，不僅要關注檔案管理規(guī)范、規(guī)章等的變化，還要關注與建設相關的其他法律法規(guī)、部門規(guī)章、標準規(guī)范以及審查審批的相關政策變化。近年來，從中央到地方出臺了很多關于推進建筑業(yè)改革發(fā)展的文件。如《國務院辦公廳關于促進建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的意見》從“深化建筑業(yè)簡政放權改革”“完善工程建設組織模式”“加強工程質量安全管理”“優(yōu)化建筑市場環(huán)境”“推進建筑產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化”等方面提出了意見。各地根據(jù)以上文件出臺了符合當?shù)貙嶋H情況的文件，能取消的審批事項予以取消，能縮減的進行縮減，能并聯(lián)的并聯(lián)，大大精簡了審批事項。這些政策的變化為建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展創(chuàng)造了有利條件，也對檔案管理工作提出了新的要求，有些歸檔范圍和項目文件管理需要適時調整。二是加強對檔案人員的管理。檔案人員需要定期參加培訓，在了解相關工程技術專業(yè)知識的基礎上，了解行業(yè)內最新發(fā)展動態(tài)，掌握檔案業(yè)務知識和檔案工作要求。檔案人員應保持相對穩(wěn)定，各參建單位的檔案人員應在高校工程管理相關部門進行備案，過程中確需更換，須提前申請，并做好檔案交接。三是加強文件歸檔的跟蹤管理。項目開工前，學校檔案部門須對參建單位進行項目文件和歸檔交底，提出檔案工作方案。建設過程中，學校專職檔案人員須主動并經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，開展階段性項目文件歸檔跟蹤檢查，并為參建單位提供業(yè)務指導和培訓。對于建設周期比較長的項目，可以開展歸檔工作的年度檢查或績效評價，對建設周期比較短的項目，開展中期檢查，一方面及時發(fā)現(xiàn)、解決歸檔過程中遇到的難點，另一方面檢查結果可以作為支付工程款的依據(jù)，從而也督促參建單位不斷提高歸檔的質量和水平。

3.控制建設項目工程變更，相關材料及時歸檔

首先應從源頭控制變更，即在可行性研究、初步設計階段充分論證項目建設內容和投資概算，減少后續(xù)變更的可能性。過程中確有變更，應及時辦理洽商、確認，并加蓋工程變更確認章。相關支撐材料要及時歸檔，避免遺失或長期不確認導致遺忘，實時同步管理，為后期歸檔的完整性、系統(tǒng)性創(chuàng)造有利條件。

4.制定項目文件管理制度，強化規(guī)范化管理

項目開工前，高校工程管理相關部門和學校檔案部門應在檔案交底時，提出包括項目文件管理流程、文件格式、編號、歸檔要求等，以及竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責任等的項目文件管理業(yè)務規(guī)范內容。要求參建單位項目部制定與之相適應的項目文件管理制度和業(yè)務規(guī)范。項目前期文件、管理性文件應符合國家有關法律法規(guī)、相關行業(yè)規(guī)定，工程技術文件應符合國家、行業(yè)有關技術規(guī)范和標準的規(guī)定。在參建單位編制工程實施進度計劃的同時，編制與工程進度相適應的歸檔進度圖，這樣使參建單位既能獲得建設周期內歸檔的薄弱環(huán)節(jié)和關鍵要素，也能為歸檔提供標準化流程。

5.運用信息化技術，推動項目檔案數(shù)字化工作

隨著高校智慧校園建設，高校工程管理部門和檔案館都可以依托校園網(wǎng)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，運行專門的項目檔案管理系統(tǒng)。有些施工單位也建立了檔案信息管理系統(tǒng)。通過信息化管理，可以提高歸檔工作效率和檔案的利用效率，為檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全管理提供有效管理手段。

作者:鄧吉平 李海燕