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摘要：勞動保障檔案電子化管理，是通過計算機磁盤等設備對在勞動保障過程中產生的具有保存價值的檔案資料進行存儲，這是與紙質檔案相對應、相互關聯(lián)的通用電子圖像文件的集合。本文在分析了勞動保障電子檔案管理的特點基礎上，分析了電子檔案在勞動保障工作的優(yōu)勢及現(xiàn)實不足的基礎上，有針對性地提出了解決對策，為做好新時代勞動保障檔案管理、維護職工合法權益進行了有益探索。

關鍵詞：勞動保障；電子檔案管理；應用價值

概述

勞動保障是指以保護勞動者的基本權益所采取的一切措施和行為的總和。通過計算機磁盤等設備對在勞動保障過程中產生的具有保存價值的檔案資料進行存儲，這是與紙質檔案相對應，相互關聯(lián)的通用電子圖像文件的集合。勞動保障電子檔案通常以案卷為單位。

1勞動保障電子檔案特點

1.1信息存儲的高密度

從電子檔案的日常存儲的介質來看，主要包括磁盤、軟盤、光盤，這些介質具有很高的信息存儲密度。以普通的磁盤為例，一張3.5英寸磁盤可容納1.44兆字節(jié)的存儲量，換算成漢字多達72萬個。而光盤的存儲容量就更大，一張CD-ROM光盤的容量為650兆字節(jié)，可存儲約350萬頁紙質檔案的文字信息量。

1.2存儲內容的不穩(wěn)定

與紙質檔案相比，電子檔案的存儲內容容易被修改、損壞，且不易被察覺。即便是聲像檔案資料也可利用音紋鑒定技術對其是否被修改進行鑒定，而電子檔案的修改則可以做到“不留痕跡”。此外，光盤、磁盤、軟盤對存儲的環(huán)境要求較高，外界的強磁、高溫、高濕都會對其使用壽命產生不利影響，最終會直接影響存儲信息內容的穩(wěn)定性。

1.3信息讀取的非直讀

與紙質檔案的直讀性相比，電子檔案由于存儲于專門的磁盤、光盤等介質，是以數(shù)字編碼的形式將檔案信息內容存儲于特定介質載體上，肉眼是無法直接分辨和讀取的，必須要借助計算機或者其他專門的信息閱讀軟件，才可以讀取相關信息。此外，為確保電子檔案信息內容安全，常對其作編碼、加密處理，需要后期解碼、解密后方可讀取。

1.4設備軟件的依賴性

電子檔案離開計算機及其相關的操作軟件，將無法進行有效的讀取、利用。換言之，離開計算機及專門的軟件系統(tǒng)，電子檔案信息的識別、生成、傳遞將難以為繼。這種設備軟件的依賴性表現(xiàn)在多個方面，既有對硬件的依賴性，也有軟件和相關設備及加密技術的依賴性，這些設備在提升電子檔案管理效率的同時，也使得信息與載體之間密不可分，具有強烈的依賴性。

1.5檔案載體的分離性

傳統(tǒng)的紙質檔案，檔案信息與承載其載體的紙張間密不可分，成為不可分離的整體，一旦改變這種整體性，就會被認為是復制品，也就失去了檔案的真實屬性。而電子檔案與其存儲的載體是可分離的，這也是保證電子檔案得以長期保存的重要條件，即，通過適時的信息遷移（將電子檔案信息從某一硬件配置轉移至另一種配置）或者“刷新”來保證電子檔案的長期保存。隨著信息技術的更新?lián)Q代，要實現(xiàn)電子檔案的長期保存勢必需要經(jīng)常性地從一種存儲設備中向另一種一存儲中進行信息遷移、轉遞，是信息與載體間“脫離-結合-再脫離-再結合”的動態(tài)過程。

2電子檔案在勞動保障工作中的優(yōu)勢

將電子檔案管理模式應用于勞動保障中，具有積極的現(xiàn)實意義。突出表現(xiàn)在：

2.1提升勞動保障工作效率

勞動保障涉及勞動者權益的各個方面，而檔案又具有憑據(jù)性、真實性，在維護勞動者權益保障方面離不開檔案的支持。電子檔案管理，改變了傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，實現(xiàn)了勞動保障檔案電子化、信息化，檔案查詢、利用突破了時間、空間的限制，極大地提升了檔案管理工作的效率。通過快速、精準地查閱勞動保障電子檔案信息，可以在第一時間里為勞動者合法權益的保障和實現(xiàn)提供有力支撐。

2.2便于勞動保障實際應用

傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式下，信息的讀取完全依靠人力，效率低、精準度不高，將勞動保障檔案進行電子化管理，借助計算機技術的應用，增強了勞動保障檔案信息在不同群體之間的傳輸和應用，無論是用人企業(yè)，還是用工監(jiān)管部門，還是勞動者本人，均可以快速地查閱到所需的檔案信息，便于在開展勞動權益保障時的實際應用。

2.3擴大勞動保障社會影響

一直以來，傳統(tǒng)的勞動保障檔案管理模式下的檔案信息主要應用于勞動保障部門，社會利用率低，知曉度低，許多勞動者權益被損時不清楚通過何種渠道調閱相關材料。而將傳統(tǒng)的紙質檔案進行電子化管理，利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的應用，能夠擴大勞動保障檔案的社會影響力，在解決勞動者權益爭端時發(fā)揮重要作用。

3勞動保障檔案電子化管理面臨的問題

3.1思想上不夠重視

勞動保障工作內容多、涉及面廣、業(yè)務性強，重業(yè)務輕檔案管理的現(xiàn)象不同程度存在。勞動保障檔案電子化管理缺少必要的人、財、物的支持。

3.2系統(tǒng)上缺乏標準

目前，我國勞動保障電子檔案管理領域缺乏一套統(tǒng)一的電子檔案管理的標準和規(guī)范，無論是勞動保障電子化的收集范圍，還是電子檔案的歸檔原則、后期的查詢利用程序等，均不夠明確，一定程度上影響了勞動保障檔案管理的標準化和規(guī)范化。

3.3制度上不夠規(guī)范

目前，勞動保障檔案管理尚缺乏一套全國范圍內有效的檔案管理規(guī)范，依然沿用的是《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，已經(jīng)無法滿足電子化、信息化時代的勞動保障工作的發(fā)展。

4電子檔案在勞動保障工作中的應用對策

勞動保障檔案電子化管理是形勢發(fā)展的現(xiàn)實需要，也是維護勞動者合法權益的重要信息支撐，應注重發(fā)揮好電子檔案在勞動保障工作中的實際應用，切實維護勞動者合法權益和社會大局的和諧穩(wěn)定。

4.1加快勞動保障檔案數(shù)字化進程

各級勞動保障部門應高度重視勞動保障檔案電子化管理工作。無論是“存量”還是“增量”，都應加快數(shù)字化進程。一方面，對已經(jīng)歸檔的紙質勞動保障檔案進行數(shù)字化掃描，將傳統(tǒng)的紙質文件轉換成數(shù)字文件，并將數(shù)字文件輸入到計算機系統(tǒng)中，建立專門的數(shù)據(jù)庫。另一方面，要做好“增量”的電子化。即，將勞動保障工作與日常的辦公OA系統(tǒng)進行有效銜接，使得日常勞動保障工作過程中產生的電子文件信息及時的歸檔。勞動保障檔案數(shù)字化進程的提速，能夠不斷夯實勞動保障檔案信息電子化根基，為勞動權益糾紛發(fā)生時在第一時間里提供相關信息。

4.2做好勞動保障檔案分類管理

根據(jù)勞動保障檔案的不同類型，對其進行分類別、分系統(tǒng)、成體系的管理，這樣做有利于后期的查找和利用，也有利于數(shù)據(jù)信息的歸類整理，能夠防止發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失或收集缺漏。具體來說，首先要根據(jù)勞動保障工作實際，確定相應的立卷原則，嚴格按照勞動保障檔案文件資料的形成規(guī)律，建立電子文檔之間的內在聯(lián)系，建立科學的勞動保障檔案分類。其次是建立電子檔案歸檔形式，電子檔案實行以卷為單位進行整理，并確定好文件資料的收集范圍。再次是要合理劃分勞動保障電子檔案的保存期限，將勞動保障電子檔案劃分為“永久”“長期”“短期”等，便于查找和利用。

4.3統(tǒng)籌建立全國社保管理系統(tǒng)

電子檔案在勞動保障工作的應用離不開頂層設計。為此，人力資源與社會保障部應統(tǒng)籌建立全國統(tǒng)一的勞動保障檔案管理應用系統(tǒng)，以電子政務標準體系和勞動社會保障標準體系建設為指導，按照多層架構的應用管理平臺，建立勞動保障業(yè)務組件、勞動保障業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎設施層次，并構建以電子檔案信息安全、數(shù)據(jù)監(jiān)控和管理為體系的全國統(tǒng)一的勞動保障電子檔案管理系統(tǒng)，設置全國統(tǒng)一的網(wǎng)絡在線查詢接口，實現(xiàn)在線查詢網(wǎng)絡化，突破傳統(tǒng)檔案管理時的時空界限。

4.4統(tǒng)一設置勞動保障檔案號

借鑒引入社保賬號的形式，將勞動者的個人檔案號與其社保賬號、勞動保險賬號或者身份證號碼統(tǒng)一起來，由人力資源與社會保障部及其省市縣分支機構統(tǒng)一負責，按照屬地管轄的原則，及時更新勞動者的電子檔案信息。結語綜上，信息化時代要求勞動保障部門做好檔案管理工作的電子化、信息化和數(shù)字化，以適應新時期勞動保障工作。電子檔案在勞動保障工作中的應用，是一項復雜的、長期的系統(tǒng)性工程，需要做好頂層制度設計、標準設計、軟件系統(tǒng)應用開發(fā)，也離不開各省市縣的通力合作，在實踐中探索，在探索中創(chuàng)新，不斷探索電子檔案與勞動保障業(yè)務工作的有機銜接，維護廣大職工的合法權益。

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作者:麻建勇 單位:文水縣人社局南武鄉(xiāng)勞動保障事務所