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【摘要】檔案具有各種各樣的存在形式，因其具有保存的價值所以被記錄下來。現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，使得多數(shù)事物都在向著信息化方向發(fā)展，電子檔案就在這樣的背景之下發(fā)展起來，并且成為了檔案管理發(fā)展的嶄新趨勢。本文主要探討的就是在煤礦科技檔案管理中的電子檔案的發(fā)展狀況。 

【關(guān)鍵詞】電子檔案；煤礦企業(yè)；檔案管理

檔案之所以存在，是因為有其自身的價值。從古至今，我國所保存下來的檔案不計其數(shù)，已經(jīng)成為了一種文化的積淀和知識的蘊藏，對于我們現(xiàn)在的生活有極大的啟示。以前所發(fā)生過的重要事情，為了防止遺忘都會被檔案的形式記錄保存下來，以便后人查閱、參考、回味。對于煤礦企業(yè)而言，仍然具有很多的事物和資料需要被記錄和保存下來，作為寶貴的財富被用于日后的企業(yè)決策、利益的維護等。因此說，面對現(xiàn)在科技發(fā)展的新形勢，在煤礦企業(yè)的檔案管理中建立電子檔案已成為了題中應有之義。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案的共同點。不論是一直存在的紙質(zhì)檔案還是隨著社會經(jīng)濟發(fā)展應運而生的電子檔案，他們共同的目標都是為了保存檔案，記錄歷史為后人服務(wù)，以一個服務(wù)者和奉獻者的形式存在。當然，他們都具有比較高的保存條件：電子檔案由于是科技的產(chǎn)物，所以在保存的時候就需要注意不要和具有磁性的、有很高溫度的、具有物理和化學方面的具有損害性質(zhì)的物質(zhì)接觸；紙質(zhì)檔案因為是紙張做成的，所以在保存的時候就需要注意避免水將其打濕、蟲子將其咬破、化學物質(zhì)對其腐蝕等。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同點。一是保留時間長短不同。電子檔案保存的時間大概在5到15年，而紙質(zhì)檔案如果不被損毀可以長期存在。二是保密程度不同。電子檔案的保密性低，而紙質(zhì)檔案的保密性高。三是保存形式不同。電子檔案在保存檔案的時候用到的是光盤或者磁盤這樣的載體，而紙質(zhì)檔案用到的是檔案袋這樣的紙質(zhì)形式作為保存。四是占用空間大小。電子光盤因為用到的是光盤的存儲，所以其占用的空間就要小很多，而紙質(zhì)檔案用到的是較大的檔案袋作為存儲，所以占用的面積空間都相對較大。五是傳輸性高低不同。電子檔案在傳輸?shù)臅r候，和計算機設(shè)備進行對接傳播，方便快捷，因此傳輸性能較高；紙質(zhì)檔案在查閱的時候需要仔細地尋找，因此花費時間，傳輸性相對較低。

二、煤礦企業(yè)的特色化檔案管理

（一）具有較高的使用率。在煤礦企業(yè)之中，對于其公司檔案使用的頻率還是相對偏高的，因此對于檔案的管理工作所做出的要求就會高一些。煤礦企業(yè)安全方面的措施有哪些、應用于煤礦技術(shù)的設(shè)備有哪些等都需要檔案的管理，且?guī)缀趺刻於紩褂?，因此說在煤礦企業(yè)之中，對于檔案的使用率是比較高的。

（二）具有豐富的檔案信息。煤礦企業(yè)在檔案的管理方面，有非常豐富的檔案信息需要管理。煤礦企業(yè)財務(wù)方面的檔案自然是少不了的，還有關(guān)于科技方面的檔案以及關(guān)于各種各樣文件的檔案。

三、電子檔案的建立成為煤礦科技檔案管理的必然選擇

（一）高技術(shù)人才成為電子檔案建立的需求。煤礦企業(yè)電子檔案的建立，就需要管理電子檔案的人員具有較高的技術(shù)能力。但是現(xiàn)在的檔案部門對于技術(shù)人才呈現(xiàn)高需求的趨勢，所以應該加大對于高技術(shù)人才的培養(yǎng)，填補電子檔案管理中所存在的高科技人才空缺現(xiàn)象，讓電子檔案的建立在煤礦企業(yè)真正地發(fā)揮作用。

（二）讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共同服務(wù)于煤礦企業(yè)。對于現(xiàn)在社會的飛快發(fā)展，電子檔案的建立自然成為煤礦企業(yè)發(fā)展的必然選擇。但是也不能因為對于電子檔案的需求，就將原有的紙質(zhì)檔案給撤銷，這是非常不明智的做法。盡管新建立的電子檔案有比紙質(zhì)檔案更多的優(yōu)勢特點，但是也有紙質(zhì)檔案所不具有的優(yōu)勢特征，因此讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共同服務(wù)于煤礦企業(yè)，才會為煤礦企業(yè)的發(fā)展提供最好的檔案服務(wù)。

（三）建立電子檔案要加強其保密性。眾所周知，電子檔案雖然在時代的發(fā)展之下應運而生，但是其不是完美無缺的，一些缺點仍然存在，那就是電子檔案的保密性不是很好。要加強電子檔案的保密性，要在檔案的設(shè)計上多增加些程序：比如需要特定的人物的人臉或者指紋的驗證、需要密碼的輸入等。從而讓電子檔案具有較高的保密性，更好地為煤礦企業(yè)服務(wù)。

（四）電子檔案的建立有利于提高辦公效率。電子檔案，自然有專門的檔案管理人員其進行管理。使用那些具有高科技管理手段的工作人員，將煤礦企業(yè)文件的起草以及簽字發(fā)出都以電子化的形式進行，以及在整個的運行過程中都采用高科技的手段，使得整個進程都變得簡單化，從而大大提高辦公的效率。

四、結(jié)語

科技的發(fā)展推動著電子檔案的發(fā)展，從而為煤礦企業(yè)送去了高科技的電子檔案。但是對于在大時代的背景之下應運而生的電子檔案，仍然具有自身的局限性，所以不能說有了電子檔案就將紙質(zhì)檔案拋棄。反而應該將紙質(zhì)檔案和電子檔案有機結(jié)合，合理利用，共同為煤礦企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

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作者:閆雅麗 單位:甘肅省平?jīng)鍪腥A亭煤業(yè)集團新柏煤礦有限責任公司