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摘要：在企業(yè)之間競爭愈演愈烈的今天，企業(yè)檔案管理工作受到了人們的高度關注，成為了時代的必然選擇和要求，這對企業(yè)管理的手段和方法提出了更高的要求。企業(yè)的檔案管理工作是一項繁瑣的工作，耗費人力和物力巨大，為節(jié)約成本，提升檔案管理的水平和目的，大多數(shù)企業(yè)都積極采取有力措施，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展需求解決的方法，逐步推進企業(yè)檔案管理工作趨于正規(guī)化、有序化。本文闡述了企業(yè)檔案管理社會化相關概述，分析了其重要意義和社會化可行性研究。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會化問題；途徑

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的市場競爭也在不斷激烈，而企業(yè)檔案管理工作是各企業(yè)必須要面臨的問題。企業(yè)檔案管理的社會化，就是檔案以外包的形式進行管理，這種外包服務是企業(yè)發(fā)展中的必然趨勢，能有效的促進企業(yè)向更加迅速、更高效率發(fā)展邁進。企業(yè)檔案管理的社會化，可以很大程度上為企業(yè)節(jié)省了成本的支出，提升了企業(yè)的經(jīng)濟收益。同時，通過將檔案委托于專業(yè)的檔案管理機構，不僅節(jié)省了企業(yè)的檔案管理時間，還能有效提升企業(yè)的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理社會化相關概述

企業(yè)檔案主要集中了企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等多方面的信息，承載著企業(yè)的運行和發(fā)展歷史軌跡，而對于企業(yè)的經(jīng)營管理來說，企業(yè)檔案這項工作所發(fā)揮的十分巨大作用是不容忽視的。在經(jīng)濟發(fā)展的大背景下，實行著企業(yè)檔案歸于企業(yè)自身自行進行管理的方式。這種管理模式，具有人事管理與工作責權十分集中的特點，這就使得企業(yè)員工在人事關系高度對企業(yè)依附。而企業(yè)檔案管理的社會化主要是指將由企業(yè)自身進行檔案管理的模式，充分依托委托社會專業(yè)的檔案管理機構進行管理。企業(yè)檔案管理的社會化最主要的形式是通過企業(yè)檔案管理工作進行外包，這具有豐富的社會性，這就使得企業(yè)的檔案管理工作具有一定的開放性、透明度。企業(yè)檔案管理的社會化能夠使企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮應有的控制和監(jiān)督，進而實現(xiàn)了從企業(yè)管理到社會化的進一步轉(zhuǎn)變。因此，企業(yè)檔案管理的社會化主要目的是為適應市場環(huán)境下順應時代潮流的發(fā)展趨勢，將企業(yè)檔案管理切實從實際工作中剝離出來，由專門的檔案管理機構進行統(tǒng)一管理，切實提升企業(yè)檔案管理的可靠性，為企業(yè)發(fā)展提供了堅強的保證。

二、企業(yè)檔案管理社會化的重要意義

1.最大程度降低了管理成本，提升了企業(yè)檔案的利用率

在市場日趨激烈競爭的大環(huán)境下，各行各業(yè)的企業(yè)都會想盡一切辦法進行合理科學的控制并降低各類成本的支出，最大程度增加經(jīng)濟利益，而企業(yè)的檔案管理工作并不能在實質(zhì)上為企業(yè)帶來實際的經(jīng)濟利益。在這種情況下，大部分企業(yè)都會選擇外包的形式，把自身的檔案管理工作進行委托給相應的社會檔案管理機構，在很大程度上降低和控制了本企業(yè)的經(jīng)濟成本。與此同時，社會上專職從事檔案管理的機構在進行檔案管理工作時通常都會比企業(yè)做得更加科學、更加專業(yè)、更加規(guī)范，這樣既實現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)濟成本指出的有效控制，又實現(xiàn)了企業(yè)檔案資源進行雙重利用的目的，在某種程度上提高了企業(yè)檔案資源的有效利用率。因此，受環(huán)境的驅(qū)使，企業(yè)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)向社會化就成為了發(fā)展趨勢。

2.有效統(tǒng)籌市場資源，提升資源的優(yōu)化配置

各大企業(yè)將自身的檔案以外包的形式委托于專業(yè)從事檔案管理的機構，這樣的做法有效降低了企業(yè)的自身管理成本，對于從事檔案管理的機構來說，它不僅滿足了企業(yè)的正常需求，而且有效推動了管理機構自身經(jīng)濟效益和與社會效益的大力發(fā)展，這對企業(yè)和檔案管理機構雙方來說很大程度上達到了雙贏的效果。同時，企業(yè)將檔案委托于專業(yè)檔案管理機構的這種做法，致使檔案管理機構從事的檔案業(yè)務量在不斷增加，所需要的檔案管理和技術人才也會必然增加，這樣就為更多的人提供了很好的就業(yè)機會。因此，企業(yè)檔案管理趨于社會化，它不僅代表了企業(yè)的自身發(fā)展需求，也是社會進步發(fā)展的集中體現(xiàn)。

三、企業(yè)檔案管理社會化問題可行性分析

1.科學技術的發(fā)展為企業(yè)檔案管理社會化提供了支撐

隨著現(xiàn)代科學技術的快速發(fā)展，新型信息技術為各行各業(yè)提供了強有力的科技支撐，企業(yè)檔案管理工作也不例外，需要科學技術的支撐。在專業(yè)檔案管理機構進行管理檔案時，可以充分借助科技信息的力量，有效利用先進的、便捷的信息化手段這種管理方法，對所管理的檔案進行有效的分類和管理，并有效借鑒和搭建信息技術平臺與所委托的企業(yè)進行實時溝通與交流，相關企業(yè)人員就可以隨時了解檔案管理的有關情形，也可以在線進行查閱相關資料，這樣有效節(jié)省了企業(yè)大量的人力、物力投入，很大程度上解決了不必要的時間浪費和人才資源的浪費。因此，科學技術的發(fā)展為企業(yè)提供了更加高效、更加便捷和更加科學的服務與管理。

2.中介的優(yōu)質(zhì)服務為企業(yè)檔案管理社會化提供了保障

在進行企業(yè)檔案管理工作中，國內(nèi)相關的檔案管理部門也出臺了一定的政策規(guī)定進行了明確規(guī)范，專業(yè)檔案管理的機構主要職責就是為委托企業(yè)進行合理的檔案管理工作，現(xiàn)實的相關法律也對專業(yè)企業(yè)檔案管理的相關權利和義務進行了明確的規(guī)范，使企業(yè)的檔案管理工作更加趨于正規(guī)化和有序化。而隨著社會市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，專業(yè)檔案管理的機構中介市場正逐步走入企業(yè)的發(fā)展中，其對企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮了一定的促進作用，保持了企業(yè)與專業(yè)檔案管理機構很好的協(xié)調(diào)平衡性，中介服務隨市場的發(fā)展也在不斷進行健全和完善，在進行中介服務的方式和內(nèi)容上逐漸趨于規(guī)范化和科學化，為企業(yè)檔案管理提供了服務保障，提升了企業(yè)檔案管理的正規(guī)化。

3.企業(yè)檔案管理進行外包是社會化的必然趨勢

當前，企業(yè)檔案管理這項工作并不是表面看上去輕松和簡單的，它是一項涉及到復雜、繁瑣和單調(diào)的工作，需要企業(yè)在檔案管理方面投入一定的人財和物力，這樣長期以往，企業(yè)也會在管理模式上和經(jīng)濟效益上造成因成本巨大投入，且得不到一定回報的問題，這對于注重盈利的企業(yè)來說是不可取的，這時企業(yè)就會需求合理的解決方法，既要合理地對企業(yè)檔案進行管理，又要避免企業(yè)人力、物力投入的巨大浪費。新型外包業(yè)務的投入在很大程度上為企業(yè)的檔案管理工作得到了有效緩解，企業(yè)可以將自身的檔案管理通過外包的形式委托于專業(yè)檔案管理機構，進而實施更為科學和有效的管理服務。這樣不但節(jié)約了企業(yè)的成本，有效滿足了企業(yè)的需求，而且能夠促進企業(yè)的工作效率和市場核心競爭力。

四、企業(yè)檔案管理社會化的表現(xiàn)形式

1.使企業(yè)檔案管理工作更加趨于集中統(tǒng)一

企業(yè)檔案管理的社會化與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，其有著更加明顯而突出的管理模式，其中較為突出的特征就是使得企業(yè)檔案管理工作更加趨于集中統(tǒng)一，這樣不僅能夠有效降低了相關企業(yè)的檔案管理人力、物力等成本支出，又能使得企業(yè)檔案管理工作變得更加科學化和更加便捷。傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要的管理依據(jù)就是根據(jù)企業(yè)人員的文化程度及工作級別有效進行劃分，該管理模式形式過于單一，有很多不到位的問題，但是目前企業(yè)檔案管理的社會化是主要通過社會上專業(yè)檔案管理機構對企業(yè)人員的檔案進行管理，實行的是集中和統(tǒng)一管理的模式，這種管理模式的革新有效避免了在檔案管理過程中出現(xiàn)的混亂現(xiàn)象，使得現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作變得更加專業(yè)化、科學化和規(guī)范化。

2.使企業(yè)檔案管理工作更加趨于高效便捷

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容不僅僅體現(xiàn)的是企業(yè)人員的身份、背景等資料特征，同時體現(xiàn)了企業(yè)的知識和信息資產(chǎn)等關鍵環(huán)節(jié)，能夠運行良好和順利開展的企業(yè)檔案管理工作在很大程度上可以有效促進企業(yè)的管理、生產(chǎn)及經(jīng)營等工作。因此，可以在確保企業(yè)檔案管理工作完整、系統(tǒng)和安全的基礎上，科學、高效、便捷地開展社會化企業(yè)檔案管理模式的統(tǒng)一管理。隨著科學技術的突飛猛進，在企業(yè)檔案管理的社會化過程中逐漸引入了新科技進行有效管理的模式，切實把企業(yè)檔案管理工作與網(wǎng)絡化管理模式充分結(jié)合，進一步實現(xiàn)了數(shù)字化管理模式，有效確保了企業(yè)檔案管理工作趨于高效和便捷，也極大提升了檔案管理效率。例如，使用網(wǎng)絡化的管理模式中，如果企業(yè)內(nèi)部人員進行工作調(diào)動或者入職、辭職等情況下，使用網(wǎng)絡化管理模式就可以使比較繁瑣的檔案管理工作變得更加合理化、簡潔化，最大程度簡化了工作流程，提升了工作效率。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理進行社會化是當前各類企業(yè)在檔案管理市場上所經(jīng)的必然發(fā)展，這不僅保證了檔案管理逐漸趨于科學化、規(guī)范化，最大程度降低了企業(yè)檔案的管理成本，又為社會提供一定的就業(yè)機會。雖然當前的發(fā)展中仍然面臨著諸多不足和問題，但是只要強化檔案管理工作，提高思想認識程度，健全完善企業(yè)檔案管理社會化相關舉措，對于企業(yè)的發(fā)展和檔案管理有著十分重要的指導意義。

參考文獻

[1]　史江，劉婷婷.企業(yè)檔案管理社會化問題初探[J].檔案學通訊，2010，（5）：81-83.

[2]　白愛云.企業(yè)檔案管理社會化問題初探[J].新西部（理論版），2013，（6）：73.

作者：于世奇 單位：吉林省石油化工設計研究院