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一、目前人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案完整度、真實(shí)度不高

在檔案的收集過程中，人事檔案管理部門并沒有制定出具體的要求和規(guī)范，因而檔案形成部門所遞交的材料時(shí)常出現(xiàn)資料缺失、檔案上繳不及時(shí)和材料不全等現(xiàn)象，這非常不利于檔案對(duì)員工個(gè)人信息的反應(yīng)。還有，檔案收集過程中時(shí)常出現(xiàn)內(nèi)容重疊和填報(bào)虛假信息的現(xiàn)象。一些應(yīng)有的資料缺失，還有一些檔案涉及的材料內(nèi)容失真，前后不符，或者給人一種“千篇一律”的感覺，無(wú)法準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)信息。最后，人事檔案載體多樣性，如用紙規(guī)格、書寫方式不一。由于檔案紙張的大小不同，檔案的存放整理十分不便，同時(shí)影響案卷的美觀性。在立卷歸檔時(shí)一定要進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊，同時(shí)，書寫的方式改變，有手寫、激光打印等，出現(xiàn)字體在一段時(shí)間后出現(xiàn)模糊甚至消失，也使檔案的鑒別、搶救、整理加大了工作量。而且隨著人事制度的改革，人員的結(jié)構(gòu)也由過去單一的固定工、長(zhǎng)期合同工或公務(wù)員變成由公務(wù)員、長(zhǎng)期合同工、聘用制人員、臨時(shí)工等組成，人員結(jié)構(gòu)形式多樣性且流動(dòng)性較大，造成人事檔案收集的不及時(shí)、完整和真實(shí)；就個(gè)人而言，個(gè)人就業(yè)經(jīng)歷也變得多樣性和復(fù)雜性，許多個(gè)人人事檔案單純托管到戶籍所在地勞動(dòng)報(bào)務(wù)中心，造成人事檔案保管與歸檔的脫節(jié)，從而在今后就業(yè)歷程中產(chǎn)生的有價(jià)值的個(gè)人人事檔案無(wú)法完整、準(zhǔn)確、有效地歸檔。

（二）人事檔案管理的科學(xué)化、信息化水平和異地備份工作有待提升

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化新時(shí)期，人事檔案管理要運(yùn)用科技新成果，以電子檔案取代紙質(zhì)檔案，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了資源共享和信息化管理，這極大提升了人事檔案管理工作的效率。但是，在實(shí)際的工作當(dāng)中，電子信息化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用仍然非常有限，能夠充分利用電腦輔助完成的檔案工作并不多，甚至于一些工作人員僅是利用電腦制作簡(jiǎn)單的檔案目錄或花名冊(cè)而已，并沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案案件級(jí)數(shù)字化，信息化水平不高，電腦利用效率嚴(yán)重不足。許多單位的檔案館也沒有脫離傳統(tǒng)的管理模式，現(xiàn)代化的檔案管理手段在實(shí)際應(yīng)用中并沒有受到應(yīng)有的重視，能夠?qū)⑿畔⒒芾硎侄稳谌氲綑n案內(nèi)部管理當(dāng)中的單位少之又少。除此之外，人事檔案管理部門的防災(zāi)滅災(zāi)意識(shí)也十分薄弱，檔案建立完成后的備份工作十分不及時(shí)，人事檔案的異地備份工作基本尚未開展。最后，人事檔案只有運(yùn)用到單位的實(shí)際工作當(dāng)中去才能體現(xiàn)出其價(jià)值，也是突顯其重要性的重要渠道之一。但是，由于人事檔案的缺失和錯(cuò)漏現(xiàn)象，導(dǎo)致了檔案無(wú)法真實(shí)的反映出員工的實(shí)際情況，造成了檔案與實(shí)際情況的脫節(jié)，直接降低了人事檔案的可利用程度。

（三）人事檔案管理人員的配備不合理

一直以來社會(huì)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)缺乏重視，造成在檔案機(jī)構(gòu)的人員配置認(rèn)識(shí)上不夠嚴(yán)謹(jǐn)。一方面，不少檔案館對(duì)檔案工作人員缺編或少編的現(xiàn)象。當(dāng)有工作時(shí)需要人做，卻沒有人，導(dǎo)致工作難以順利展開。所以，只有配備了足額的檔案工作人員，才可以真正規(guī)范人事檔案管理，做好人事檔案工作。如今，出于歷史的原因，檔案機(jī)構(gòu)的發(fā)展緩慢，缺少編制或沒有編制的客觀因素限制了檔案工作人員的招聘、錄用、培養(yǎng)和引進(jìn)專職檔案工作人才與復(fù)合型人才。此外，普遍檔案工作人員出現(xiàn)了嚴(yán)重的兩極分化現(xiàn)象，表現(xiàn)在檔案工作人員的年齡與檔案工作人員的受教育層次這兩方面。從事人事檔案管理工作人員中，多數(shù)是中老年工作人員，很少青年檔案工作人員，出現(xiàn)了年齡的兩極分化，還有，沒有重視人事檔案管理人員的崗前培訓(xùn)和持證上崗問題，檔案工作人員中很多并非檔案專業(yè)出身，沒有接受過檔案專業(yè)系統(tǒng)的教育。由于這些原因，造成很多檔案機(jī)構(gòu)一直以來變成家屬的機(jī)構(gòu)，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的人事檔案管理。

二、在新時(shí)期下規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作

（一）提高管理層認(rèn)識(shí)，規(guī)范檔案管理制度

檔案管理是人事工作得以順利進(jìn)行的重要保障，人事管理部門能夠通過檔案信息對(duì)各個(gè)員工的表現(xiàn)、經(jīng)歷以及客觀工作優(yōu)勢(shì)等做到全面的了解，可以幫助單位對(duì)員工做出較為客觀和全面的評(píng)價(jià)。而提高單位管理層對(duì)人事檔案管理工作的重視度是檔案管理工作得以順利推進(jìn)的前提和保障，是完善檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)立檔案房等工作能夠得到落實(shí)的最關(guān)鍵環(huán)節(jié)。作為領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要充分意識(shí)到人事檔案管理的規(guī)范化重要性，并創(chuàng)新其管理模式。因此，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到規(guī)范人事檔案管理是做出正確使用人才的前提。所以，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把人事檔案管理工作納入到議事日程，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、督促，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決。還有，根據(jù)目前人事檔案意識(shí)普遍不強(qiáng)的現(xiàn)狀，通過各種形式去宣傳人事檔案的重要性，尤其是運(yùn)用具體的實(shí)際例子宣傳，促使全體員工真正了解到人事檔案的重要地位，幫助人事檔案資源的開發(fā)利用。此外，為了確保檔案在保存期間不會(huì)發(fā)生篡改、丟失等問題，人事檔案部門必須建立起一套行之有效的問責(zé)制度，對(duì)檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、外借、查詢等夠做嚴(yán)格把關(guān)，徹底杜絕人事檔案的泄露和涂改等行為。

（二）端正各單位人事檔案管理工作的態(tài)度，充實(shí)人事檔案內(nèi)容

人事檔案管理人員在出現(xiàn)人事檔案進(jìn)出時(shí)，應(yīng)該要及時(shí)、全面地補(bǔ)充收集整理，補(bǔ)充新增檔案；在鑒別表上一定要以事實(shí)為根據(jù)進(jìn)行匯報(bào)，及時(shí)記載遷出檔案和遷入檔案的真實(shí)性；在整理檔案過程中應(yīng)以嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度，運(yùn)用現(xiàn)代信息化來管理；同時(shí)，借閱人事檔案的一定要依照人事管理的原則與規(guī)定，充分做到檔案的安全保密工作；在建立檔案人才庫(kù)中對(duì)各項(xiàng)專業(yè)技能具有資格證書的職工，要分類錄入到人才庫(kù)中，才可以幫助其做出正確使用人才的決定，才可以充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。此外，還應(yīng)該擴(kuò)大人事檔案收集范圍，對(duì)有關(guān)職工職業(yè)能力，職業(yè)道德和專業(yè)水平等各方面表現(xiàn)的檔案應(yīng)重點(diǎn)收集，對(duì)員工的個(gè)人成績(jī)、優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)、違紀(jì)等材料要收集，也要收集專家的評(píng)價(jià)和群眾的反映，真正做到為用人單位提供參考，才能夠規(guī)范人事檔案管理，使檔案管理適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。實(shí)行人事檔案檔案托管的員工，單位要主動(dòng)及時(shí)補(bǔ)充完善其個(gè)人檔案資料，并將此內(nèi)容納入到用工合同條款，確保人事檔案材料歸檔。

（三）以現(xiàn)代化管理手段為依托

以現(xiàn)代化管理手段為依托，規(guī)范人事檔案管理工作在實(shí)際工作當(dāng)中推行現(xiàn)代化管理是確保人事檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)順利發(fā)展的重要保障，同時(shí)也是單位在不斷發(fā)展和壯大中，人事檔案不斷增加所提出的客觀需求。因此，現(xiàn)代的人事檔案管理部門應(yīng)積極借助計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的輔助功能完善人事檔案的管理工作，并且利用電腦技術(shù)對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理并輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用現(xiàn)代化掃描技術(shù)把現(xiàn)有的人事檔案資料存入電腦數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)數(shù)據(jù)與數(shù)字資料的雙重保存，這不但有利于檔案信息的備份更方便了檔案的查閱與分析。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，人事檔案管理部門還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的對(duì)外共享，將不在保存范圍內(nèi)的檔案資料于互聯(lián)網(wǎng)，這在豐富了檔案資料內(nèi)容的基礎(chǔ)上也實(shí)現(xiàn)了檔案工作的透明化管理。這樣，一方面可以優(yōu)化人事檔案信息資源，也可以有助于人力物力的節(jié)約。通過檔案的信息化管理，可以使管理部門及時(shí)獲取相關(guān)的人力資源信息，合理配置資源，有助于達(dá)到人盡其才、才盡其用的目的。加快人事檔案數(shù)字化的同時(shí)，有組織開展人事檔案的異地備份工作，組人事部門牽組織各省、市異地備份工作，確保人事檔案的安全性，提高防災(zāi)減災(zāi)預(yù)防性。

（四）強(qiáng)化人事檔案管理員的服務(wù)意識(shí)，全面發(fā)展管理人員素質(zhì)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)以服務(wù)為主的工作，作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員要具備相當(dāng)強(qiáng)的責(zé)任心和使命感，以服務(wù)為宗旨，從思想上深刻認(rèn)識(shí)到自己所從事工作的意義和責(zé)任。因此，人事檔案管理人員要熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)理論，具備較為寬泛的科學(xué)文化知識(shí)面，要精通現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用方法，不斷創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變工作思路，主動(dòng)提供良好的服務(wù)。而管理人員要深入人事檔案材料形成部門，以實(shí)事求是的態(tài)度，積極落實(shí)人事檔案材料的收集、鑒別和整理歸檔工作，確保人事檔案的質(zhì)量。其次，在新時(shí)代的社會(huì)中，人事檔案管理人員應(yīng)把理論與技能有機(jī)結(jié)合起來，注重提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和信息化服務(wù)水平，全面提高其綜合素質(zhì)和工作水平。最后，管理干部應(yīng)該注重實(shí)現(xiàn)人事檔案管理人員的崗前培訓(xùn)和持證上崗，并培養(yǎng)人事檔案管理人員的職業(yè)道德和人格修養(yǎng)，加強(qiáng)其職業(yè)道德意識(shí)，遵守檔案職業(yè)道德規(guī)范，樹立良好的作風(fēng)，保證檔案管理的保密性，建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理技能和信息化建設(shè)的復(fù)合型人才的陣地。

三、結(jié)語(yǔ)

規(guī)范人事檔案管理工作對(duì)檔案館的發(fā)展具有十分重要的意義。在新時(shí)期下，人事檔案管理工作中還存在很多問題，作為一名領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)重視檔案管理工作，健全檔案管理制度，全面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，大力推進(jìn)檔案管理信息化，才能在源頭上規(guī)范人事檔案管理工作。而作為檔案工作者一定要解放思想，提高自身專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力，樹立正確的職業(yè)道德，充分利用人事檔案管理反饋系統(tǒng)收集、整理各方面的信息，提升服務(wù)水平，為檔案館的發(fā)展與員工的進(jìn)步做出新的貢獻(xiàn)。

作者：王博珍單位：廣西南寧市城市建設(shè)檔案館