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高校檔案信息化管理模式問題

傳統(tǒng)的高校檔案管理，主要是將計(jì)算機(jī)運(yùn)用于手工操作，它是以檔案信息載體為核心，以紙張、塑膠和線等為材料，以計(jì)算機(jī)為輔助工具，服務(wù)于檔案部門，適用于檔案編目，幫助檔案人員實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理檔案的實(shí)體，應(yīng)用于檢索的地方不多，更不是針對具體的檔案信息，計(jì)算機(jī)所具備的資源共享與信息交流作用得不到開發(fā)，高校內(nèi)部與高校之間的檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)不暢通，更難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與共享。更為突出的是，由于各級各類高校的主管部門不同、隸屬關(guān)系各異，其檔案建設(shè)及其管理也就自行其是、各搞一套，帶有很大的隨意性和盲目性。各高校多根據(jù)自身?xiàng)l件與喜好選購設(shè)備，所購置的機(jī)型各不相同。其數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也多用Dbase、Fox-BASE、FoxPro等編寫，難以建立覆蓋全校各類信息集成的MIS系統(tǒng)。目前，各高校普遍缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，而條目數(shù)據(jù)庫已無法滿足用戶日益增長的各類需求，所研制的應(yīng)用軟件功能單一、數(shù)據(jù)不完整、大多無主題標(biāo)引、共享性差，與國際通用的統(tǒng)一規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)相距太遠(yuǎn)。同時，高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中采用國際標(biāo)準(zhǔn)的還不多，仍以傳統(tǒng)檔案管理為主要內(nèi)容。而且目前高校檔案整理中相近文件的重復(fù)與立卷組合的情況很多。高校應(yīng)該注重校園網(wǎng)的建設(shè)，使高校檔案館信息數(shù)據(jù)庫與各學(xué)院及各系、部、處、中心數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源共享，使計(jì)算機(jī)從輔助性的工具很快發(fā)展成為信息傳播的主體。檔案部門可以及時地對檔案的數(shù)量需求做出統(tǒng)計(jì)、分析，便于準(zhǔn)確掌握檔案信息的利用規(guī)律，及時了解用戶對檔案信息的需求，滿足用戶需要。各系、部、處也可以在網(wǎng)上查詢自己所需要的材料，同時可以打印，以方便廣大師生。校園網(wǎng)絡(luò)能夠使位于不同地點(diǎn)的師生自由地交流、傳遞有關(guān)檔案的信息并協(xié)同工作，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，為學(xué)校檔案工作再上臺階創(chuàng)造良好的環(huán)境。在建設(shè)好校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，可以考慮建立與其他高校和政府部門的檔案信息資源共享平臺，立足于檔案局域網(wǎng)建設(shè)，以館內(nèi)、館際之間互聯(lián)互通的檔案網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，滿足檔案信息化管理需要和服務(wù)需求，更廣泛地發(fā)揮信息技術(shù)在高校檔案管理中的作用，提升高校檔案的地位。軟件的質(zhì)量和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也是影響高校檔案信息化的重要因素。各高校購置軟件時，應(yīng)按照國家檔案局編制的《計(jì)算機(jī)檔案管理軟件測評標(biāo)準(zhǔn)》，著重測查和檢核其功能度、兼容性、速度、易用性、容錯性等8個方面的質(zhì)量。應(yīng)選擇適用于多種操作系統(tǒng)、多種硬件平臺的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)、服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。比如，選擇ORA-CLE新版本數(shù)據(jù)庫，不僅可以降低應(yīng)用成本，提供實(shí)時應(yīng)用集群(RAC)技術(shù)，還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的完全備份、增量備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)和容災(zāi)等功能，從而有效地保障檔案信息的安全、數(shù)據(jù)的高可用性及系統(tǒng)的穩(wěn)定性。各高校檔案部門應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，加強(qiáng)相關(guān)規(guī)范、制度和標(biāo)準(zhǔn)的研制。首先，應(yīng)參照國際標(biāo)準(zhǔn);其次，應(yīng)考慮采用國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn);再次，應(yīng)結(jié)合高校檔案信息化過程中積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，制定切合實(shí)際的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)一經(jīng)制定，檔案部門和各學(xué)院、部門都應(yīng)遵照執(zhí)行。只有以檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為依托，檔案信息化建設(shè)才有保障。應(yīng)按照“整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的要求，建立高校范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案管理體系(包括管理架構(gòu)、管理流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范)和統(tǒng)一的檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)各學(xué)院、部門的統(tǒng)一檔案管理，構(gòu)建起二級和三級單位的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到館、學(xué)院、部門之間的無縫連接。

高校檔案信息化服務(wù)水平問題

高校檔案信息化的建設(shè)不是一項(xiàng)局域性的技術(shù)工程，而是涉及所有環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程。檔案工作人員既要敬業(yè)愛崗，更要精通業(yè)務(wù)，掌握充分足夠的檔案信息化管理相關(guān)知識，這樣才能做好檔案的服務(wù)工作，發(fā)揮檔案信息化功能。然而，目前很多高校人事部門為了引進(jìn)人才，把一些根本不具備檔案管理素質(zhì)的家屬分配到檔案部門工作，把一些無法安排的快要退休的非檔案專業(yè)的干部分配到檔案部門工作，作為其退休前的中轉(zhuǎn)站。而高校各學(xué)院和部門安排的絕大多數(shù)是兼職檔案員，這些檔案工作人員身兼數(shù)職，難以全身心投入到檔案管理工作中。在這種缺乏有效建設(shè)機(jī)制的情況下，高校檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)薄弱。信息化進(jìn)程之所以緩慢，在很大程度上歸結(jié)于目前高校檔案人員的整體素質(zhì)不高，人才因素已嚴(yán)重影響了高校檔案信息化工作的發(fā)展。因此，高校人事部門要重視檔案工作隊(duì)伍的專業(yè)建設(shè)，可以采用檔案工作人員職業(yè)準(zhǔn)入考試制度，對想進(jìn)入檔案部門工作的人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和上崗資格考試。特別應(yīng)參照律師、教師、醫(yī)生等行業(yè)、專業(yè)所采取的資格準(zhǔn)入辦法，由國家制定統(tǒng)一考試標(biāo)準(zhǔn)，各省市自治區(qū)統(tǒng)一組織本省各高校檔案人員的專業(yè)考試，既作為從事檔案工作的入門條件，又作為職稱、職務(wù)晉升的必要條件和資格。一考多用，促進(jìn)檔案人員的專業(yè)發(fā)展，加速高校檔案工作隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)。對既精通計(jì)算機(jī)，同時又非常了解檔案專業(yè)的人才要加大引進(jìn)力度，實(shí)施優(yōu)惠政策，加強(qiáng)對其的吸引力。高校應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)交流，將培訓(xùn)情況列入考績、評審的范圍，積極探索推行并不斷完善檔案信息化知識的考核制度。同時，部門應(yīng)該為檔案工作人員積極搭建各種工作交流平臺，特別要與檔案信息化建設(shè)較好的高校多聯(lián)系。開展形式多樣、生動活潑、效果顯著的交流、合作與研討，資源共享、信息共享，共同進(jìn)步、共同提高。高校檔案工作人員也應(yīng)自我加壓、努力進(jìn)取，提升自身高校檔案工作的信息化素質(zhì)，提高信息化背景下的檔案服務(wù)工作質(zhì)量，從而為高校的教育教學(xué)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)等工作提供良好的安全信息系統(tǒng)保障。上述四個方面是當(dāng)前我國信息技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理過程中亟需解決的問題。信息技術(shù)為高校的檔案管理帶來了生機(jī)和活力，也帶來了一系列的困惑和問題。讓信息技術(shù)在高校檔案管理中發(fā)揮更大的作用，提高高校檔案的管理效率，這是我們每一位檔案管理工作人員應(yīng)有的責(zé)任和義務(wù)。

本文作者：黃寶春作者單位：浙江師范大學(xué)