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【摘要】人事檔案管理工作是為企業(yè)人力資源的管理和開發(fā)服務(wù)的，主要目的是為了充分地調(diào)動(dòng)企業(yè)干部、職工的積極性。本文簡(jiǎn)述了企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀，剖析了新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理存在的問題，提出了新時(shí)期人事檔案管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)人事檔案；檔案管理；管理模式

人事檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，企業(yè)人事檔案則又是國(guó)家人事檔案的重要內(nèi)容之一。人事檔案不僅是企業(yè)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，是企業(yè)人力資源管理的重要依據(jù)，是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容，而且也是國(guó)家實(shí)施人才興國(guó)戰(zhàn)略的需要，有助于推動(dòng)我國(guó)的人事制度改革、改善民生及完善社會(huì)保障體系。企業(yè)人事檔案按照企業(yè)人事檔案的記載對(duì)象，主要分為干部檔案和職工檔案兩類，具體內(nèi)容包括履歷、自傳、鑒定考察、政審、黨派、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、合同、薪資福利等方面的材料。企業(yè)人事檔案的對(duì)象具有特定性，內(nèi)容具有客觀性，同時(shí)還是企業(yè)勞動(dòng)管理和思想政治工作的一個(gè)重要工具。

一、企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

我國(guó)的企業(yè)人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，有一定規(guī)模、配備專職檔案管理員、有專門檔案室且經(jīng)人事檔案管理部門審批同意的企業(yè)，可以自行保管人事檔案；不具備人事檔案保管資格的企業(yè)，人事檔案由勞動(dòng)人事部門管理。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和外商企業(yè)的進(jìn)入，我國(guó)企業(yè)人事檔案也發(fā)生了一些變化，人事檔案托管與自存相互并存的雙軌制管理體制基本形成。從我國(guó)企業(yè)人事檔案管理取得的成績(jī)看，體現(xiàn)在：首先，人事檔案管理系統(tǒng)初具規(guī)模。全國(guó)各級(jí)組織、人事部門都設(shè)有人事檔案管理機(jī)構(gòu)，地方各級(jí)組織、人事部門是檔案管理的主要機(jī)構(gòu)，專職或兼職的檔案管理人員比較穩(wěn)定。其次，完善了人事檔案管理制度。《檔案法》及其實(shí)施辦法的頒布，干部檔案工作條例、工作細(xì)則等的，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的頒布等，為企業(yè)的人事檔案管理提供了制度保障，推動(dòng)了企業(yè)人事檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。再次，人事檔案業(yè)務(wù)得到拓展，專職檔案管理人員不斷增多。一些人事檔案管理業(yè)務(wù)已經(jīng)達(dá)到規(guī)范化要求，人事檔案材料的收集更加全面。專職人事檔案管理員增多，兼職管理人員減少，檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和政治素質(zhì)得到提高。

二、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理存在的問題

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)與職工的關(guān)系相比先前發(fā)生了變化，企業(yè)人事檔案的政治色彩逐漸消退。但是，傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端也隨之顯露出來，傳統(tǒng)的人事檔案管理體制難以適應(yīng)新的形勢(shì)。

（一）人事檔案的內(nèi)容質(zhì)量不高。

很多企業(yè)的人事檔案是參照干部人事檔案來管理的，企業(yè)自身的特色和實(shí)際沒有顯示出來。除了國(guó)家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》包括的人事檔案工作內(nèi)容外，企業(yè)的人事檔案還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容，例如企業(yè)人事信用內(nèi)容等。否則，企業(yè)的人事檔案將難以為企業(yè)提供更大價(jià)值。新形勢(shì)下，許多企業(yè)的人事檔案質(zhì)量不高、利用價(jià)值較低：人事檔案材料的內(nèi)容形式化，缺乏詳細(xì)的描述；有關(guān)員工學(xué)習(xí)、工作等經(jīng)歷的信息較多，而客觀評(píng)價(jià)員工工作能力、職業(yè)道德、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的信息很少；定性的結(jié)論多，定量的結(jié)論幾乎空白；人事檔案信息造假現(xiàn)象因檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)而不同程度存在。人事檔案質(zhì)量不高，導(dǎo)致了新時(shí)期企業(yè)在人事管理方面遇到諸多麻煩，影響了人事檔案對(duì)企業(yè)發(fā)揮的作用。

（二）人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，人們的思想觀念和就業(yè)環(huán)境都發(fā)生了很大變化。除了選擇到企業(yè)工作外，人們可以自己創(chuàng)業(yè)；除了可以到國(guó)企工作外，人們可以選擇到外企、民企工作；就業(yè)機(jī)會(huì)不斷增多，用人機(jī)制也在革新。在這樣的背景下，企業(yè)更多地是看重員工的工作能力和特長(zhǎng)，而不再是員工的身份、政治面貌、工作經(jīng)歷等；企業(yè)依靠協(xié)議、合同等對(duì)員工進(jìn)行約束，而不再是人事檔案。人才的競(jìng)爭(zhēng)性和流動(dòng)性加強(qiáng)，而一些企業(yè)不愿意放棄本單位利益、不放走離職員工的人事檔案，這就導(dǎo)致“棄檔”“人檔脫節(jié)”等現(xiàn)象增多，甚至出現(xiàn)了虛假檔案?？梢姡滦蝿?shì)下，人事檔案管理體制難以滿足企業(yè)的用人機(jī)制要求，服務(wù)功能難以有效發(fā)揮。

（三）人事檔案管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。

當(dāng)前，企業(yè)人事檔案管理的主要模式是：由政府部門認(rèn)可的有專職檔案管理能力的企業(yè)或企業(yè)的上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)，實(shí)行封閉式管理?？梢姽芾砟Ｊ椒浅我唬粌H限制了人事檔案的查找和利用，而且滿足不了企業(yè)職工的發(fā)展需求，滿足不了職工身份層次的多樣性。企業(yè)的類型日漸增多，企業(yè)管理者的身份也較多，許多職工在不同部門或組織中擔(dān)任職務(wù)，而任命往往都是企業(yè)自己任命的；企業(yè)職工的職位變動(dòng)或職稱變化也相對(duì)頻繁，短期內(nèi)可能由普通員工變?yōu)楣芾砀刹浚部赡苡晒芾砀刹孔優(yōu)槠胀▎T工，并非穩(wěn)定不變。所以，企業(yè)人事檔案“集中統(tǒng)一、分級(jí)管理”的單一管理模式，已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)的發(fā)展發(fā)展，分級(jí)過細(xì)阻礙了人事檔案工作的健康發(fā)展。

（四）人事檔案管理機(jī)制落后。

企業(yè)人事檔案管理的單一、封閉的管理模式，也導(dǎo)致了人事檔案管理在人力、物力和財(cái)力上難以到位，管理理念和管理方法落后。一些企業(yè)人事檔案管理重復(fù)浪費(fèi)比較嚴(yán)重，管理制度存在缺陷，監(jiān)管不嚴(yán)；有的企業(yè)人事檔案管理軟硬件設(shè)施差，檔案保管條件落后，手工操作仍然較多；有的企業(yè)沒有專職的人事檔案管理員，兼職的管理員也不穩(wěn)定，隊(duì)伍不穩(wěn)定經(jīng)常臨時(shí)更換，素質(zhì)參差不齊?？傮w來說，企業(yè)人事檔案管理過于看重收藏和保存功能，而忽視了檔案的利用，因此在管理上重視不足，配套的人事檔案管理資金、設(shè)備和人員跟不上，管理機(jī)制落后。

三、新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策

（一）完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容。

新時(shí)期企業(yè)人力資源管理要求人事檔案能全面記錄和反映員工的成長(zhǎng)信息，把員工的業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、職業(yè)道德、獎(jiǎng)懲和信用等情況客觀保存在人事檔案中，提高人事檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值。要滿足這些要求，企業(yè)人事檔案管理的內(nèi)容需要不斷完善和充實(shí)，并有所側(cè)重。首先，充實(shí)個(gè)性化的內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案，可以說千篇一律，很難看到不同人事檔案的差異，企業(yè)決策者很難了解員工的個(gè)性和特長(zhǎng)，自然影響了員工的聘任、晉升等發(fā)展。為此，新時(shí)期的人事檔案在內(nèi)容記錄方面要有所創(chuàng)新，盡量根據(jù)不同員工的特征記錄個(gè)性化的內(nèi)容，重點(diǎn)記錄員工工作實(shí)績(jī)、業(yè)務(wù)專長(zhǎng)、學(xué)術(shù)和科研成果、重大活動(dòng)中的表現(xiàn)、優(yōu)缺點(diǎn)等，提高人事檔案的辨識(shí)度，為企業(yè)人才培養(yǎng)、崗位聘任等提供可靠信息。其次，增加客觀內(nèi)容的描述。經(jīng)歷記錄和情況寫實(shí)、所在單位的評(píng)語鑒定，成了企業(yè)人事檔案的描述模板。主觀性的評(píng)語、側(cè)重描述員工長(zhǎng)處，難以客觀反映員工在企業(yè)的真實(shí)表現(xiàn)，能提供的參考作用不言而喻。為此，企業(yè)應(yīng)通過客觀的考評(píng)方式，來量化對(duì)員工人事檔案的描述。例如，通過各項(xiàng)指標(biāo)及權(quán)重的設(shè)計(jì)，明確規(guī)定員工在業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、綜合表現(xiàn)等方面的記錄辦法，根據(jù)員工得分進(jìn)行客觀的描述，避免領(lǐng)導(dǎo)一言堂的局限，增強(qiáng)人事檔案的客觀性和可信度。最后，擴(kuò)充新內(nèi)容。新時(shí)期下的企業(yè)人事檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)充管理內(nèi)涵。除了傳統(tǒng)的人事檔案反映的個(gè)人履歷等材料外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際增加一些新的內(nèi)容。例如，員工特長(zhǎng)、員工信用、員工社會(huì)保險(xiǎn)等等。只有擴(kuò)充企業(yè)人事檔案的內(nèi)容，才能使人事檔案適應(yīng)社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)變化，更好地為企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展服務(wù)。

（二）實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案的社會(huì)化管理。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)用人機(jī)制越來越靈活，員工的流動(dòng)性也越來越大，流動(dòng)人員的檔案管理成了很多企業(yè)共同面臨的難題之一。在新時(shí)期，企業(yè)人事檔案管理應(yīng)不斷突破封閉的束縛，建立社會(huì)化的、開放式的管理模式。社會(huì)化的企業(yè)人事檔案管理模式，包括人事檔案文件寄存中心、人事事務(wù)所、人才交流中心等社會(huì)第三方機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的戶籍制度、人事制度。也就是把人事檔案工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)從單位檔案室移動(dòng)到第三方機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)人事和人事檔案的公共管理。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理社會(huì)化，就要建立健全人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理。首先，明確企業(yè)人事檔案的政府管理職能，規(guī)范收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照地方物價(jià)部門的規(guī)定執(zhí)行，不得擅自提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。其次，明確企業(yè)人事檔案管理的資格和權(quán)限。企業(yè)人事檔案管理應(yīng)遵循人事管理權(quán)限，只有縣級(jí)以上黨委組織部門和人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)才能保管企業(yè)流動(dòng)人員檔案，克服流動(dòng)人員檔案管理中的混亂現(xiàn)象。最后，增強(qiáng)整個(gè)社會(huì)特別是流動(dòng)人員的檔案意識(shí)。人才交流中心的人事檔案管理者要樹立新的檔案管理理念，緊跟形勢(shì)變化，切實(shí)為企業(yè)人事檔案工作服務(wù)。對(duì)流動(dòng)人員要加強(qiáng)檔案材料重要性的宣傳和教育，結(jié)合國(guó)家人事制度、社保制度等及時(shí)開展各類宣傳活動(dòng)。

（三）完善企業(yè)人事檔案保管和移交制度。

企業(yè)員工的外部流動(dòng)以及內(nèi)部層次變動(dòng)的頻繁，要求企業(yè)檔案管理部門要不斷完善人事檔案的保管和移交制度，及時(shí)應(yīng)對(duì)人事檔案信息的變化。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部員工的職務(wù)變動(dòng)時(shí)，企業(yè)人事檔案管理者要及時(shí)報(bào)告人事檔案管理部門，及時(shí)反饋相關(guān)信息；當(dāng)員工單位變動(dòng)時(shí)，員工本人也要及時(shí)向企業(yè)索要人事檔案，補(bǔ)充到新的單位中；檔案管理部門要對(duì)變更的員工人事檔案信息進(jìn)行核對(duì)和檢查，避免人事檔案的錯(cuò)誤和失真。對(duì)待無頭檔案，檔案管理員一方面要認(rèn)真鑒別檔案的保存價(jià)值，決定是否繼續(xù)保存；一方面，要通過各種途徑仔細(xì)跟蹤檔案人下落，通過員工的社會(huì)關(guān)系進(jìn)行查詢，確實(shí)查詢不到的可轉(zhuǎn)當(dāng)事人原籍檔案館保存。

（四）加強(qiáng)重視，推動(dòng)企業(yè)人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。

首先，不斷健全檔案管理機(jī)構(gòu)，提高企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)。有條件的人才服務(wù)中心應(yīng)下設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，在經(jīng)費(fèi)、人員配備等方面給予保障，做好人事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和安全保密等工作。對(duì)人事檔案管理人員，要按照政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)等要求，推行檔案管理員上崗制，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化企業(yè)人事檔案的常態(tài)化。其次，適時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容，提高檔案使用價(jià)值。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)職工動(dòng)態(tài)資料的收集、記載和鑒定，及時(shí)對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員的年度考核、職務(wù)變動(dòng)等材料進(jìn)行歸檔。最后，全面推進(jìn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理，提升人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。企業(yè)人事檔案相關(guān)信息應(yīng)儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，并建立人才數(shù)據(jù)庫，通過人才信息管理系統(tǒng)提高人事檔案管理效率。

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作者：修云潔 單位：云南省公路開發(fā)投資有限責(zé)任公司