高校人事檔案管理探析(4篇)
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隨著高校的改革以及人事制度的不斷發(fā)展，高校人事檔案的管理也隨之發(fā)展，高級(jí)知識(shí)分子和高端人才都集于高校，并且教職員工人數(shù)不在少數(shù)，流動(dòng)性頻繁，所以做好高校的人事檔案管理重要性不言而喻。檔案的管理不僅僅是關(guān)系到在職人員，在某種程度而言可以更好的促進(jìn)高校的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。本文將著重分析高校人事檔案所出現(xiàn)并面臨的新問題，針對(duì)這些問題進(jìn)行具體的分析，然后提出相應(yīng)的改革措施。
一、高校人事檔案管理所面臨的新問題
1.高校人事檔案管理系統(tǒng)未能升級(jí)導(dǎo)致管理系統(tǒng)過于繁瑣。
目前的一些高校還在用傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行分類整理，對(duì)于高校人事檔案管理的相關(guān)檢索、查閱，或者是調(diào)取極為不便。關(guān)于高校的人事變動(dòng)及相關(guān)資料的變更還采用人工整理收集的方法，這種方式大大耗費(fèi)了人力、物力以及財(cái)力，在保管相關(guān)的高校人事檔案的時(shí)候也會(huì)耗費(fèi)相當(dāng)多的人力、物力、財(cái)力。所以未能及時(shí)的升級(jí)高校人事檔案管理系統(tǒng)會(huì)給高校人事檔案管理的使用以及保管帶來不少的麻煩。
2.高校人事檔案管理的觀念薄弱。
新聞媒體曾報(bào)道過，某大學(xué)有24名研究生檔案無緣無故失蹤，而且兩年內(nèi)校方并未給學(xué)生任何通知，直至學(xué)生畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)本應(yīng)校方保管的檔案失蹤。經(jīng)過某大學(xué)的檔案部門的調(diào)查及翻找也未能找出學(xué)生的檔案。檔案的失蹤成為了學(xué)生們的就業(yè)最大障礙。其實(shí)從這個(gè)例子上就可以看出，高校對(duì)于高校人事檔案管理的管理觀念相當(dāng)薄弱。檔案管理人員不能從本質(zhì)上重視檔案的整理與保存，從而導(dǎo)致檔案的失蹤及學(xué)生的不知情。其實(shí)為何檔案管理問題頻發(fā)，歸根究底還是因?yàn)橛^念的薄弱，責(zé)任心不強(qiáng)。所以高校人事檔案管理的檔案觀念薄弱也是高校人事檔案管理所面臨的重要問題。
3.未能有效對(duì)高校人事檔案進(jìn)行利用，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。
高校人事檔案管理的普遍應(yīng)用就是因?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案管理對(duì)于高校發(fā)展有著十分重要的意義，所以高校的人事檔案應(yīng)該在一定的范圍內(nèi)合理的利用資源，按照規(guī)定制度去使用檔案資源，但往往許多高校的檔案還處于一個(gè)形式化的層面上，未能真正的利用檔案資源，從而造成了資源的浪費(fèi)。
4.高校人事檔案無相關(guān)備份，一經(jīng)損毀無法修補(bǔ)。
許多的高校人事檔案并無相關(guān)的備份，正常來講，相對(duì)比較重要的高校人事檔案應(yīng)該有正本與副本，來保障人事檔案的完整與安全。檔案室是一個(gè)安全隱患比較多的地方，容易引發(fā)失火或是水災(zāi)。高校許多人事檔案一經(jīng)損毀便無辦法修補(bǔ)，像一些活動(dòng)經(jīng)歷和申請(qǐng)表都無法補(bǔ)辦。這個(gè)問題在高校人事檔案管理之中也比較常見。
5.有些高校數(shù)字化人事檔案管理運(yùn)維不當(dāng)。
有部分高校采取數(shù)字化、信息化的方式管理人事檔案，更新管理方式是個(gè)很好的范例，但同時(shí)也要注重人事檔案的管理安全。例如某企業(yè)運(yùn)用廠家東方飛揚(yáng)數(shù)字化檔案管理，由于使用不當(dāng)導(dǎo)致了內(nèi)網(wǎng)信息泄露等諸多問題，最后采取了更改所有客戶信息密碼加強(qiáng)信息存儲(chǔ)技術(shù)的方法。數(shù)字化人事檔案管理很好地方便了高校管理，但與此同時(shí)也存在了一定的安全隱患，所以在使用的過程中安全問題也是高校在人事檔案信息化管理過程中所要注意的重要問題之一。
二、對(duì)于高校人事檔案管理的新問題提出相關(guān)的改革措施
1.強(qiáng)調(diào)高校人事檔案管理的規(guī)范化和流程性。
高校人事檔案經(jīng)常出現(xiàn)丟失的主要原因就是因?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案管理存在不夠規(guī)范、隨意化的檔案管理模式，所以針對(duì)于此類問題我們要制定嚴(yán)格的高校人事檔案的管理制度。相關(guān)的具體制度我們可以借鑒企業(yè)的人事檔案管理模式，像《干部檔案工作條例》中對(duì)于人事檔案的調(diào)取有著嚴(yán)格的規(guī)定“如必須借出使用時(shí)，要說明理由，經(jīng)過主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還。”所以嚴(yán)格的工作條例不僅僅能夠提高這些人事檔案的管理安全性，還能夠通過嚴(yán)格的方式來保障人事檔案的真實(shí)性及權(quán)威性，不允許隨意篡改。檔案的重要性也都源于此，所以強(qiáng)調(diào)高校人事檔案的管理的規(guī)范化和流程性至關(guān)重要。
2.細(xì)化整理類別，提高高校人事檔案管理的專門性及集合性。
通常整理高校人事檔案一旦檔案過多，分類不夠細(xì)就會(huì)給檔案的翻找增添麻煩，所以細(xì)化整理的類別對(duì)于提高高校人事檔案管理的專門性及集合性是十分必要的?？梢詮墓ぷ鲉挝恍再|(zhì)、職責(zé)專業(yè)、人員管理權(quán)限、職務(wù)級(jí)別及影響程度甚至是政治面貌、在崗情況及載體形式來進(jìn)行收集分類。高校人事檔案的分類被細(xì)化，其專門性以及專業(yè)性就會(huì)被凸顯出來，從而促進(jìn)高校人事檔案管理的發(fā)展。
3.提高高校人事檔案管理水平及人員配備。
當(dāng)高校人事檔案的管理不斷細(xì)化的同時(shí),也是高校人事檔案的管理水平不斷提高的過程。為了應(yīng)對(duì)人事檔案的管理不斷升級(jí)，人員的配備應(yīng)該更加完整。傳統(tǒng)的高校人事檔案管理中，大都是設(shè)立一個(gè)檔案部，只配備一到兩名管理人員，有些高校甚至并沒有設(shè)立專業(yè)的檔案部門與管理人員，僅僅以教職員工輪班的方式來進(jìn)行管理。在此類管理方式的背后不僅僅體現(xiàn)了高校的檔案意識(shí)的薄弱面，也體現(xiàn)了目前普遍高校在檔案管理這方面的人員配備情況。提高人員配備不僅僅是增加相關(guān)管理人員的數(shù)量，并且階段性地要對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保管理人員的專業(yè)檔案的管理水平。及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)也有助于高校人事檔案管理的進(jìn)步性與時(shí)效性，從而提高其高校人事檔案的管理水平。在進(jìn)行人員配備的同時(shí)，要明確每一個(gè)管理人員的職責(zé)，防止檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉或是含糊其詞的情況發(fā)生。所以做好工作劃分及人員配備，是有利于高校人事檔案管理水平的提高與發(fā)展的。
4.升級(jí)相關(guān)高校人事檔案管理的硬件及軟件設(shè)施。
高校人事檔案管理上不僅僅要采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的模式，也要適時(shí)引進(jìn)數(shù)字化的檔案管理模式，針對(duì)高校人事檔案管理的硬件及軟件上要做到實(shí)時(shí)性、高效性及安全性。不斷進(jìn)行更新與升級(jí)，不僅可以有效的為高校人事檔案的管理規(guī)避一定的風(fēng)險(xiǎn)，并且大大減少了人物、物力、財(cái)力的耗損，提高高校人事檔案使用過程中的效率。無論是從整理收集資料、查閱檔案或者是調(diào)取檔案來說，都是可以大大節(jié)約時(shí)間并且是十分便利的。也是一所高校緊跟時(shí)展的重要體現(xiàn)，更是可以從側(cè)面推進(jìn)校園整體性的數(shù)字化發(fā)展。
三、結(jié)語
在高校人事檔案管理方面我們還有很長的一段路要走，要克服傳統(tǒng)的人事檔案管理的弊病，更新相關(guān)檔案管理的觀念，要不斷地更新高校人事檔案管理的制度以及硬件與軟件等方面的信息設(shè)備，從而簡化高校人事檔案管理的整理、檢索、查閱及調(diào)取等。跟上高校教育改革的步伐與時(shí)代社會(huì)發(fā)展的腳步。重視起高校人事檔案管理，從而能夠推動(dòng)其高校的發(fā)展與進(jìn)步
作者：朱琦 單位：包頭醫(yī)學(xué)院
第二篇：高校人事檔案信息化建設(shè)問題研究
一、地方高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題及原因分析
當(dāng)前，地方高校人事檔案信息化建設(shè)水平參差不齊，存在的問題較多，影響了人事檔案信息化建設(shè)積極作用的發(fā)揮。因此，有必要對(duì)存在的問題進(jìn)行梳理，對(duì)產(chǎn)生問題的原因進(jìn)行分析。具體問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）地方高校對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠
人事檔案工作非常重要，但在地方高校中的實(shí)際地位并不高，體現(xiàn)在地方高校對(duì)人事檔案檔案信息化建設(shè)的關(guān)注與認(rèn)識(shí)明顯不夠。有的認(rèn)為信息化就是簡單的數(shù)字化，將人事檔案掃描，轉(zhuǎn)換成電子文件；有的認(rèn)為就是將人事檔案中的信息錄入Excel文件或者錄入人事檔案信息管理軟件即可。這些認(rèn)識(shí)是不全面的，導(dǎo)致地方高校對(duì)人事檔案信息化建設(shè)缺乏應(yīng)有的重視。究其原因，第一，地方高校本科辦學(xué)歷史短，很多是最近十多年隨著我國高等教育結(jié)構(gòu)調(diào)整，由?？茖W(xué)校合并、升格而來的。學(xué)校辦學(xué)層次低，發(fā)展任務(wù)重，發(fā)展經(jīng)費(fèi)不足及地域限制，嚴(yán)重影響了學(xué)校招生就業(yè)形勢和高層次人才的引進(jìn)。為了提升學(xué)校辦學(xué)層次及學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展，學(xué)校決策層的注意力大多集中在招生與就業(yè)、學(xué)科專業(yè)規(guī)劃與建設(shè)、人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍建設(shè)（尤其是高層次人才引進(jìn)與培養(yǎng)）、科學(xué)研究、學(xué)生安全與穩(wěn)定、校園基本建設(shè)、穩(wěn)定民生等事關(guān)學(xué)校生存發(fā)展大局的工作上，有限的財(cái)力也主要集中在這些領(lǐng)域。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)很少有時(shí)間與精力去研究人事檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問題。第二，地方高校大多分布在省會(huì)城市、直轄市之外，多為三四線城市，具有明顯的地域性。受地域限制，思想觀念保守，眼界不夠開闊。這些都導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)滯后。
（二）地方高校人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，硬件設(shè)施不完備
地方高校人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入有限，硬件設(shè)施不完備，有的高校沒有專門的人事檔案室，不利于人事檔案安全保管；有的高校保管條件不達(dá)標(biāo)，庫房簡陋；有的高校僅配置計(jì)算機(jī)及掃描儀，將人事檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換成PDF文件或JPG文件；有的高校采用Ex－cel軟件進(jìn)行人事檔案信息錄入與管理；少數(shù)高校購置人事檔案信息管理軟件，運(yùn)用系統(tǒng)進(jìn)行信息管理，實(shí)現(xiàn)單機(jī)管理，但沒有考慮信息共享問題。在人事檔案信息化建設(shè)上投入不足主要是由地方高校財(cái)務(wù)狀況決定的。地方高校收入來源于上級(jí)財(cái)政撥款，數(shù)額有限，加上學(xué)校底子薄，辦學(xué)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，有的還負(fù)債累累。學(xué)校有限的資金主要投向于影響學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的重點(diǎn)工作，俗話說“好鋼要使在刀刃上”，用于人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)可想而知。比如，筆者所在的黃岡師范學(xué)院，差額撥款單位，省級(jí)財(cái)政投入有限，所在的黃岡市身處老區(qū)，經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)，工業(yè)基礎(chǔ)薄弱，市財(cái)政對(duì)于學(xué)校的經(jīng)費(fèi)投入也是愛莫能助。這一點(diǎn)比起部屬院?；蚴僦攸c(diǎn)院校差距較大，部屬院?；蚴僦攸c(diǎn)院校有國家相關(guān)部委或省級(jí)財(cái)政重點(diǎn)支持，經(jīng)費(fèi)充足，人事檔案信息化建設(shè)有充足的資金保障，這是地方高校不可比擬的。
（三）地方高校人事檔案信息化建設(shè)缺少信息化建設(shè)的復(fù)合型人才
地方高校辦學(xué)層次不高，人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，整體素質(zhì)參差不齊，多以兼職為主，即使有專職人員，檔案管理專業(yè)科班出身也極少，學(xué)歷、職稱層次較低，人事檔案管理的專業(yè)理論儲(chǔ)備不足，由于經(jīng)費(fèi)有限和受重視程度不高，接受檔案專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也不多。人事檔案信息化工作得不到重視，難以吸引既懂人事檔案管理業(yè)務(wù)又能熟練利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案信息化處理的復(fù)合型人才，嚴(yán)重阻礙了地方高校人事檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。
二、加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性
加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè)對(duì)于地方高校人事檔案管理事業(yè)及人事管理工作都有著積極的促進(jìn)作用，同時(shí)有利于人事檔案當(dāng)事人知情權(quán)的維護(hù)，有利于當(dāng)事人對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督。具體地來講有以下幾方面：
1．加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè)
充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)，突破傳統(tǒng)人事檔案利用中的種種局限，對(duì)于無保密要求的人事檔案信息資源進(jìn)行整理、開發(fā)并提供利用服務(wù)，積極有序推進(jìn)地方高校人事檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化。第一，更好地保護(hù)人事檔案紙質(zhì)載體。人事檔案信息查閱一般通過信息管理系統(tǒng)進(jìn)行，只有當(dāng)所查閱信息對(duì)當(dāng)事人、本單位有重大影響，或當(dāng)事人對(duì)所查閱信息有異議時(shí)，才發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用。這樣就減少了不必要的翻閱，最大限度地保護(hù)人事檔案紙質(zhì)載體，盡量減少后期修復(fù)檔案的各項(xiàng)投入。第二，更好地提高地方高校人事檔案信息的安全性。作為信息化建設(shè)的配套項(xiàng)目，建立人事檔案信息備份中心，通過對(duì)人事檔案的電子檔案和信息進(jìn)行實(shí)時(shí)異質(zhì)異地備份，從而最大限度保證人事檔案信息安全。一旦發(fā)生本地人事檔案或者信息損毀，可以在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)人事檔案信息，避免了重新建設(shè)的投入。第三，提高工作效率，更好地提供人事檔案信息利用與服務(wù)。人事檔案信息一次錄入可以無限次使用，避免了重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約人力投入；同時(shí)大幅度提升人事檔案信息檢索與利用的效率和準(zhǔn)確率，從根本上解決了傳統(tǒng)檢索、利用必須手工翻閱實(shí)體檔案，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力的狀況。
2．加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè)
根本目的在于更好地服務(wù)于人事管理工作，提供第一手準(zhǔn)確信息，更好地發(fā)揮人力資源潛力。第一，提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性、權(quán)威性。依據(jù)人事檔案信息化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)存在異議的人事檔案信息進(jìn)行認(rèn)定并錄入，盡量消除人事檔案信息不統(tǒng)一、不準(zhǔn)確現(xiàn)象，避免因?yàn)椴殚喨瞬煌瑢?duì)信息認(rèn)定的結(jié)果造成影響，減少人為因素干擾。第二，提高人事檔案信息實(shí)時(shí)性和全面性。及時(shí)更新信息管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)反映教職工在學(xué)歷進(jìn)修、科研成果、社會(huì)服務(wù)、榮譽(yù)、獲獎(jiǎng)等方面的新變化，全面、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)地了解每個(gè)教職工最新狀況。第三，更好地推進(jìn)人事管理工作。近十余年，國家人事制度改革穩(wěn)步推進(jìn)，尤其近年來，高校崗位設(shè)置工作不斷深入，教職工管理由原來的“身份管理”變?yōu)椤皪徫还芾怼薄８咝＠锔呒?jí)知識(shí)分子、高級(jí)專門人才、高級(jí)專家云集，如何積極貫徹落實(shí)國家人事制度各項(xiàng)改革，成為高校人事管理工作的重要部分。地方高校要通過人事檔案信息化建設(shè)，充分挖掘有限的人力資源的巨大潛力，更好地調(diào)動(dòng)各類高級(jí)專家、高級(jí)專門人才的積極性，實(shí)現(xiàn)崗位和人力資源的優(yōu)化配置，發(fā)揮他們?cè)谌瞬排囵B(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)方面的積極作用。
3．加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè)
對(duì)于維護(hù)當(dāng)事人知情權(quán)和對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督有著非常重要的作用。第一，有利于維護(hù)人事檔案當(dāng)事人知情權(quán)。通過在人事檔案信息管理系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使得當(dāng)事人在一定范圍和限度內(nèi)可以查閱本人人事檔案信息。這些信息源于人事檔案，但公開這些信息又不等同于公開人事檔案本身，這樣既保證了信息公開，循序漸進(jìn)地實(shí)現(xiàn)了知情權(quán)，又可以避免公開人事檔案本身帶來的隱患，相對(duì)來說更容易實(shí)現(xiàn)。第二，有利于當(dāng)事人對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督。當(dāng)事人最熟悉自身實(shí)際情況，一旦當(dāng)事人發(fā)現(xiàn)人事檔案信息與自身實(shí)際情況不一致，可以向人事檔案管理部門反映情況，提供材料，配合信息核實(shí)，提高信息準(zhǔn)確性，也實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督。
三、加快地方高校人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
（一）加強(qiáng)宣傳，切實(shí)提高地方高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人事檔案管理員、校內(nèi)各部門及廣大教職工人事檔案信息化建設(shè)的意識(shí)
第一，要加大宣傳力度，使地方高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)對(duì)于地方高校人力資源的開發(fā)與優(yōu)化配置的重要性，充分重視人事檔案信息化建設(shè)，提上議事日程，加大力度推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。第二，人事檔案管理員也要提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感與使命感，積極參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主動(dòng)提高業(yè)務(wù)水平，成為推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的主力軍。第三，校內(nèi)各職能部門也應(yīng)積極參與其中，充分利用人事檔案信息化建設(shè)成果，減少重復(fù)勞動(dòng)，避免人事檔案部門形成“信息孤島”，最大限度實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，根據(jù)各職能部門業(yè)務(wù)范圍，主動(dòng)向人事檔案管理部門提供教職工教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等相關(guān)權(quán)威信息，幫助人事檔案管理部門完善相關(guān)信息。第四，廣大教職工也要認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)并非只是人事部門、人事檔案管理員的事情，是和每位教職工息息相關(guān)的，要積極主動(dòng)地參與到人事檔案信息化建設(shè)中來。根據(jù)訪問權(quán)限，主動(dòng)查看本人人事檔案信息，如有異議信息，應(yīng)聯(lián)系人事檔案管理人員核實(shí)更改；如有不完整信息或最新信息變動(dòng)，提供相關(guān)材料，以便將信息錄入系統(tǒng)，切實(shí)提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性、全面性、實(shí)時(shí)性。
（二）爭取資金，切實(shí)保障地方高校人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入和硬件設(shè)施改善
第一，地方高校要積極爭取上級(jí)主管部門和地方政府專項(xiàng)資金，多渠道籌措資金，保證人事檔案信息化建設(shè)的資金來源。第二，在學(xué)?？傮w經(jīng)費(fèi)有限的情況下，將人事檔案信息化建設(shè)所需的資金列入預(yù)算之中，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，切實(shí)保證資金投入。第三，按照檔案保管相關(guān)達(dá)標(biāo)條件建設(shè)人事檔案庫房，配備密集架存放人事檔案，根據(jù)檔案庫房管理的“八防”要求，配備防火、防盜、除濕、空調(diào)等設(shè)備，切實(shí)保證保管人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)標(biāo)。第四，根據(jù)信息化建設(shè)要求，添置硬件設(shè)施，如高配置的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、大容量的存儲(chǔ)設(shè)備、打印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等，以及人事檔案信息管理軟件，不斷改善信息化建設(shè)的物質(zhì)條件，為人事檔案信息化建設(shè)的開展提供必要的物質(zhì)保障。
（三）引進(jìn)專業(yè)人才，切實(shí)加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化工作的人才隊(duì)伍建設(shè)
第一，通過多種渠道，引進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)所需的高素質(zhì)復(fù)合型人才，同時(shí)加大對(duì)在職人事檔案管理員的培訓(xùn)力度，提高人事檔案管理員的信息化業(yè)務(wù)水平。第二，樹立“人才資源是第一資源”的意識(shí)，重視信息化建設(shè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)與使用，“培養(yǎng)、留住、用好”具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的專業(yè)人才，做到“人盡其才”。第三，引入競爭機(jī)制，實(shí)行績效考核，優(yōu)勝劣汰，保證在人事檔案信息化建設(shè)一線的管理人員具有相當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)工作能力。第四，創(chuàng)造條件，鼓勵(lì)從事信息化建設(shè)的管理人員在本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)積極進(jìn)取，從事學(xué)術(shù)研究，不斷提高自身業(yè)務(wù)與理論水平，打通職業(yè)上升通道，提高自身待遇，從內(nèi)心愿意將地方高校人事檔案信息化建設(shè)工作作為自己畢生的事業(yè)奮斗一生。
（四）建立安全保障體系，切實(shí)增強(qiáng)地方高校人事檔案信息化建設(shè)的安全性
第一，積極推進(jìn)地方高校人事檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，設(shè)置訪問權(quán)限，在實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享的同時(shí)，務(wù)必確保人事檔案信息安全，防止個(gè)人信息泄露。第二，加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)器的安保設(shè)施與安保體系建設(shè)，防止黑客攻擊，保證人事檔案信息管理系統(tǒng)的信息安全。第三，建立人事檔案信息備份中心，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的實(shí)時(shí)異質(zhì)異地備份，做到即便出現(xiàn)服務(wù)器損毀或系統(tǒng)崩潰，也能即時(shí)恢復(fù)人事檔案信息系統(tǒng)的全部信息。通過這些措施，千方百計(jì)確保地方高校人事檔案信息的安全性。加快推進(jìn)地方高校人事檔案信息化建設(shè)，全面提升人事檔案信息資源開發(fā)利用水平，實(shí)現(xiàn)人力資源開發(fā)與優(yōu)化配置，促進(jìn)“人才強(qiáng)校”、“人才強(qiáng)市”戰(zhàn)略的順利推進(jìn)，全面服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，也是地方高校人事檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。
作者：張麗娜 單位：黃岡師范學(xué)院人事處
第三篇：高校大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理
大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案是由其學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化而來，記錄著其求學(xué)期間（包括中學(xué)階段）生活、學(xué)習(xí)、參與社會(huì)實(shí)踐的主要經(jīng)歷及政治面貌、品德作風(fēng)等情況，具有全面性、真實(shí)性和現(xiàn)實(shí)性，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及今后的單位選拔的重要依據(jù)。
一、大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案構(gòu)成及內(nèi)容
一份完整的人事檔案，按個(gè)人經(jīng)歷劃分，應(yīng)包含三個(gè)階段的內(nèi)容，即中學(xué)時(shí)期、大學(xué)時(shí)期和工作時(shí)期。中學(xué)時(shí)期的材料就是學(xué)籍表；大學(xué)時(shí)期的材料包括學(xué)員登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)登記表、授學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績登記表、學(xué)習(xí)鑒定材料等；工作時(shí)期的材料有履歷、自傳、組織鑒定、自我鑒定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料、聘任專業(yè)職務(wù)的審批表和晉升專業(yè)職務(wù)(職稱)審批表、錄用和聘用干部職工工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用干部職工合同書、政審(考核)材料、續(xù)聘審批表、解聘辭退材料、組織材料等。
二、大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的流轉(zhuǎn)程序及過程
檔案從中學(xué)進(jìn)入大學(xué)，學(xué)校有專人統(tǒng)一辦理。大學(xué)畢業(yè)后，檔案去向有二，一是離校時(shí)已與用人單位簽訂勞動(dòng)合同，其要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案與報(bào)到證交與用人單位的人事部門。如有遷戶需要，入職后，經(jīng)單位批準(zhǔn)（需要從檔案室借出報(bào)到證和合同原件），可將戶口遷入單位集體戶。二是離校時(shí)未與用人單位簽訂勞動(dòng)合同，由于學(xué)校無責(zé)繼續(xù)保管檔案（畢業(yè)后個(gè)人檔案由學(xué)校免費(fèi)保管兩年），個(gè)人要按照學(xué)校建議，把檔案轉(zhuǎn)到指定的人才交流中心，爾后人才中心會(huì)按期為個(gè)人辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)等手續(xù)。當(dāng)個(gè)人解除合同、辭職或調(diào)離原單位時(shí)，切記要及時(shí)把自己的檔案轉(zhuǎn)入新單位或戶口所在地的人才服務(wù)中心。檔案轉(zhuǎn)入新單位后，人事部會(huì)嚴(yán)格審驗(yàn)檔案，要求本人填寫履歷表，并與勞動(dòng)合同書一并裝入本人檔中，交由檔案室妥善保管，待到見習(xí)期滿了，轉(zhuǎn)正定級(jí)表、技術(shù)資格認(rèn)定、專業(yè)技術(shù)職稱認(rèn)定表及有些人的繼續(xù)教育材料會(huì)被人力資源部交檔案室，裝入本人檔案。
三、檔案流轉(zhuǎn)產(chǎn)生的問題及注意事項(xiàng)
筆者從事檔案管理工作多年，依據(jù)個(gè)人實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，大學(xué)生畢業(yè)生從離校到入職，檔案形成和轉(zhuǎn)接過程中最易發(fā)生的一個(gè)突出問題就是沒有及時(shí)做到“檔案隨人走”，很多大學(xué)生在畢業(yè)時(shí)忙于找工作，都會(huì)忽視檔案的保管和轉(zhuǎn)接，從而造成檔案丟失、材料缺項(xiàng)，給個(gè)人今后的工作、社保、升職等各方面造成了不利影響?！皺n案沒有隨人走”多發(fā)生在離校時(shí)沒有簽訂用工合同，或用人單位無人事管理部門而是由人才服務(wù)中心統(tǒng)一管理的情況下。檔案一定要跟著本人走，要及時(shí)托管在用人單位所在地區(qū)的人才服務(wù)中心，這樣便于和人才中心及時(shí)聯(lián)絡(luò)，完善各種資料。檔案從學(xué)校轉(zhuǎn)出后應(yīng)及時(shí)交于用人單位，切記自己不要私人保管。學(xué)生檔案內(nèi)容不全或者丟失，工作后用人單位就無法辦理給個(gè)人辦理各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)，補(bǔ)辦手續(xù)極為繁瑣，會(huì)給個(gè)人造成很大損失。個(gè)人工作發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)要把檔案轉(zhuǎn)入新單位，在原單位辦手續(xù)時(shí)，需認(rèn)真核對(duì)個(gè)人信息，謹(jǐn)防同名同姓，提取錯(cuò)誤。常見的問題是人事材料沒按時(shí)裝入檔案，檔案里沒有認(rèn)定表，待到評(píng)職稱時(shí)，即使有證書，新單位也會(huì)不予認(rèn)可，再返回原單位尋找便會(huì)徒添難度。所以，在離職時(shí)，一定要留下有效、準(zhǔn)確的聯(lián)系方式及相關(guān)個(gè)人信息，便于人事材料后續(xù)移交。檔案轉(zhuǎn)出后，原單位檔案室人員會(huì)給新單位開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單，新單位檔案室接收人員會(huì)仔細(xì)核對(duì)檔案內(nèi)容，在回執(zhí)單（此回執(zhí)上面錄有檔案轉(zhuǎn)入時(shí)間、地點(diǎn)，以備以后萬一出現(xiàn)檔案丟失等情況時(shí)，可以追究新舊兩個(gè)單位之間的責(zé)任，確保自己的檔案管理有據(jù)可查）上蓋章、簽字，此回執(zhí)應(yīng)由本人務(wù)必要交回原單位。
作者：孟青春 單位：陜西建工第三建設(shè)集團(tuán)有限公司
第四篇：高校干部序列人事檔案管理研究
1干部人事檔案管理出現(xiàn)的問題
1.1意識(shí)薄弱
大部分高校對(duì)干部人事檔案管理工作重視不夠，對(duì)干部人事檔案管理工作在選拔干部、任用人才，晉職晉級(jí)中的作用認(rèn)識(shí)不足。對(duì)檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施、人員、經(jīng)費(fèi)投入不夠，檔案工作所需的基本設(shè)備、工作環(huán)境不能達(dá)到國家要求。教職工缺乏檔案意識(shí)，歸檔材料不用規(guī)定的筆填寫，材料項(xiàng)目填寫不全，年度考核等材料內(nèi)容抄襲，套話、空話較多。新參加工作人員對(duì)于檔案是否已到工作單位，不聞不問，有的已工作幾年了但檔案還沒有到工作單位。這些問題直接影響到干部人事檔案管理工作水平。
1.2素質(zhì)較低
高校干部人事檔案管理人員配備的數(shù)量少，未能達(dá)到1000卷檔案室1個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)。且大部分人員學(xué)歷層次較低、年齡偏大、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，大部分管理人員主要是從教學(xué)一線淘汰下來的，對(duì)干部人事檔案材料的收集、分類、排序、整理、歸檔立卷、檔案轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)不了解，基本上未經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)就直接上崗工作，檔案專業(yè)畢業(yè)的或具有相關(guān)學(xué)歷的人員甚少，這些人的素質(zhì)較低，很難適應(yīng)高校干部人事檔案管理工作的需要。近幾年，雖有新分配的大學(xué)生充實(shí)到管理隊(duì)伍中平，但專業(yè)對(duì)口的較少，他們認(rèn)為在高校搞檔案工作發(fā)展前景不好，沒有人重視，工作很難干出成績，不安心檔案工作，總是伺機(jī)跳槽，也就談不上提高檔案業(yè)務(wù)能力了。
1.3歸檔渠道較窄，材料不規(guī)范
現(xiàn)階段，高校干部人事檔案的歸檔材料主要是來自組織、人事、工會(huì)、紀(jì)檢等部門形成的干部任免、工資、職稱、年度考核、入黨、獎(jiǎng)懲等材料。而對(duì)于新規(guī)定的黨委、人大、政協(xié)委員的簡歷材料，報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)材料，反映個(gè)人有科研學(xué)術(shù)水平的材料等收集較為困難。歸檔材料中項(xiàng)目填寫不全，不按規(guī)定用筆，基本信息填寫與檔案有出入，缺少像片等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由于國家對(duì)于碩士研究生、博士生的學(xué)歷材料沒有統(tǒng)一的規(guī)定，各培養(yǎng)學(xué)校形成的相關(guān)材料內(nèi)容不規(guī)范，用紙規(guī)格不統(tǒng)一，常常不能達(dá)到干部人事檔案材料歸檔要求，這些問題給干部人事檔案管理工作帶來了很多困難，影響了檔案質(zhì)量。
1.4制度執(zhí)行不力
現(xiàn)行的干部人事檔案管理制度較為規(guī)范，但是具體執(zhí)行時(shí)得不到應(yīng)有的貫徹落實(shí)。檔案材料形成部門積壓或滯留檔案材料，不符合歸檔要求限期補(bǔ)辦的材料超期；《查閱干部檔案審批表》填寫不規(guī)范，查閱檔案材料與復(fù)制材料混淆，有的審批不簽名；個(gè)別工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成借閱的檔案材料丟失；外借檔案超期不還，不辦理續(xù)借手續(xù)，至使干部人事檔案長期在外；檔案轉(zhuǎn)遞過程中，未能將回執(zhí)及時(shí)郵寄回檔案發(fā)出單位等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不能嚴(yán)格地按干部人事檔案管理制度辦事，影響到了檔案管理部門的工作，威脅到了干部人事檔案安全。
1.5人檔分離、棄檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生
近幾年，隨著國家高等教育的快速發(fā)展，各高校為了提升師資隊(duì)伍水平，不斷加大人才引進(jìn)力度，高學(xué)歷人員在單位之間“跳槽”頻繁，有的單位為了留住人才，采用了扣留人事檔案的辦法，造成了人檔分離。而有的人干脆放棄自己的檔案，使檔案長期滯留在原單位無人問津。大部分高校不同程度地存在這些現(xiàn)象，導(dǎo)致干部人事檔案材料不完整，更談不到檔案材料的準(zhǔn)確真實(shí)了。
1.6信息化程度較低
由于投入較少，高校的干部人事檔案管理大部分還停留在以手工操作為主的工作模式上，雖然配備了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但大部分僅僅是利用計(jì)算機(jī)編一些姓名索引、個(gè)人檔案目錄，與數(shù)字化、信息化管理的要求相差甚遠(yuǎn)，工作效率較低，一定程度上影響了檔案的利用。
2對(duì)高校干部人事檔案管理工作的建議
2.1普及干部人事檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)
絕大部分高校已經(jīng)建立了校園網(wǎng)絡(luò)，干部人事檔案部門應(yīng)充分利用校園網(wǎng)絡(luò)陣地，宣傳普及干部人事檔案管理的收集范圍、分類、排序、提供利用、檔案轉(zhuǎn)遞、保密等基本知識(shí)。定期深入到各二級(jí)學(xué)院、部處對(duì)教職工、學(xué)生進(jìn)行干部人事檔案相關(guān)知識(shí)的講座、培訓(xùn)。經(jīng)常舉辦一定范圍的干部人事檔案知識(shí)競賽，從而普及檔案基本知識(shí)，增強(qiáng)教職工、學(xué)生的檔案意識(shí)，提高干部人事檔案管理工作水平。
2.2建立責(zé)任制，完善管理制度建設(shè)，加強(qiáng)執(zhí)行力度
應(yīng)建立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的干部人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，切實(shí)發(fā)揮作用，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的檢查、督促、指導(dǎo)。應(yīng)依據(jù)干部人事檔案管理制度，制定適合本校實(shí)際情況的各項(xiàng)管理制度、辦法，特別是干部人事檔案材料的收集辦法，拓寬收集渠道，確保材料質(zhì)量，從源頭上提高干部人事檔案的質(zhì)量。應(yīng)建立相應(yīng)責(zé)任制，明確各級(jí)各類人員、干部檔案管理人員的責(zé)任，獎(jiǎng)懲分明，從而確保干部人事檔案的各項(xiàng)管理制度得到落實(shí)。
2.3培訓(xùn)管理隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)能力
管理人員的業(yè)務(wù)能力，直接影響干部人事檔案的管理水平。應(yīng)保證經(jīng)費(fèi)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)校應(yīng)加大投入力度，使檔案管理人員能經(jīng)常參加業(yè)務(wù)主管部門舉辦的培訓(xùn)。應(yīng)提倡自主學(xué)習(xí)，檔案管理人員應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案管理的制度、法規(guī)，學(xué)習(xí)干部人事檔案管理的最新動(dòng)態(tài)，發(fā)展方向等。同時(shí)應(yīng)學(xué)習(xí)國家的干部政策、人事、勞資等相關(guān)知識(shí)，從而更好地對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行鑒別，提高干部人事檔案質(zhì)量。應(yīng)建立干部人事檔案上級(jí)主管部門、各高校之間的網(wǎng)絡(luò)工作群，利用網(wǎng)絡(luò)上下溝通、交流工作經(jīng)驗(yàn)、取長補(bǔ)短，提高業(yè)務(wù)能力。學(xué)校應(yīng)注意保持管理人員的相對(duì)隊(duì)伍穩(wěn)定，使他們安心工作，定期對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，促使他們提高業(yè)務(wù)能力。
2.4加快高校人事制度改革
高層次人才在高校之間、各單位之間經(jīng)常性地流動(dòng)已經(jīng)成為一種趨勢，現(xiàn)行的人事制度已經(jīng)不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，國家應(yīng)制定相應(yīng)的人才管理與干部人事檔案管理辦法，避免“人檔分離”、“棄檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)，允許人才的合理流動(dòng)。
2.5增加投入，加快信息化、數(shù)字化建設(shè)
干部人事檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展方向，學(xué)校應(yīng)加大投入力度，配備必要設(shè)備，研究開發(fā)相應(yīng)管理軟件，利用現(xiàn)代辦公手段管理干部人事檔案，力爭早日實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的信息化、數(shù)字化。總之，如何解決現(xiàn)存問題，提高干部人事檔案管理水平，加快信息建設(shè)，以適應(yīng)高?？焖侔l(fā)展的需要，是干部人事檔案工作者需認(rèn)真研究的課題。
作者：張翀 單位：西北政法大學(xué)勞資科
