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1.運用信息化手段為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支撐

目前，江蘇各高校人事檔案基本上都已經(jīng)實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的實體管理和信息化管理并重的管理模式。隨著計算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人事檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，人事檔案信息化程度越來越高，檔案管理系統(tǒng)的功能日臻完善，以江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，我校2000年開始使用江蘇省委組織部研發(fā)的干部人事檔案管理系統(tǒng)軟件，2008年11月開始使用省委組織部與益康信達(dá)軟件技術(shù)有限公司聯(lián)合研發(fā)的新版系統(tǒng)組織（人事）管理信息系統(tǒng)（高校網(wǎng)絡(luò)版），該系統(tǒng)由四套組件構(gòu)成，即干部信息系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、干部檔案原件管理系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)查詢系統(tǒng)，并根據(jù)需要不斷升級和完善。在組織人事部門內(nèi)部通過局域網(wǎng)連接，可以多個用戶在多臺電腦上同時操作，數(shù)據(jù)實時共享。人事檔案管理已由從前的以手工管理為主轉(zhuǎn)化為以計算機(jī)管理為主，實現(xiàn)了干部檔案日常工作計算機(jī)管理，可方便地完成檔案基本信息錄入、查詢；檔案的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出；檔案目錄的錄入、打印及零散材料管理；檔案“四統(tǒng)一”管理；各種規(guī)范登記簿生成及人員基本信息分項統(tǒng)計等相關(guān)工作。及時更新和維護(hù)，保證人事檔案信息實時動態(tài)更新。統(tǒng)計信息實現(xiàn)與人員數(shù)據(jù)庫及時聯(lián)動，可以方便快捷地提供各種最新數(shù)據(jù)需求，可按性別構(gòu)成、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等多角度進(jìn)行統(tǒng)計分析；根據(jù)不同需求輸出圓餅圖、柱形圖、折線圖等多種格式統(tǒng)計圖和二維統(tǒng)計表，一目了然，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供翔實可靠的信息數(shù)據(jù)支撐。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還可以通過領(lǐng)導(dǎo)查詢系統(tǒng)全面了解全校所有機(jī)構(gòu)和人員的詳細(xì)情況，動態(tài)掌握各種綜合統(tǒng)計信息。進(jìn)而總結(jié)學(xué)校已有的人力資源整體狀況，合理進(jìn)行人才配置，憑借動態(tài)的人事檔案信息數(shù)據(jù)資源結(jié)合人才流動的信息，預(yù)測人力資源的需求狀況，從而制定出科學(xué)、合理、有效的人力資源發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)高職院校的繁榮和發(fā)展。

2.開發(fā)人事檔案信息資源為師資隊伍建設(shè)服務(wù)

我國職業(yè)教育的大發(fā)展即將到來。師資隊伍是教育發(fā)展的基礎(chǔ)條件，只有盡快培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)熟練、技能精良的師資隊伍，職業(yè)教育的跨越式發(fā)展才有可能實現(xiàn)。然而，與快速擴(kuò)張的職業(yè)教育規(guī)模相比，師資力量不足問題日益突出。在學(xué)生數(shù)量迅速增長的同時，師資隊伍卻相對發(fā)展緩慢。數(shù)據(jù)顯示，目前我國高職學(xué)校的生師比遠(yuǎn)未達(dá)到教育部規(guī)定的18∶1至15∶1的標(biāo)準(zhǔn)，而且還存在結(jié)構(gòu)不合理、知識技能要求不達(dá)標(biāo)等問題。按照職業(yè)教育發(fā)展規(guī)律，職業(yè)院校需要的主要是“雙師型”教師。這是指既有良好的職業(yè)道德、較強(qiáng)的教育教學(xué)能力，又有豐富的實踐經(jīng)驗、較強(qiáng)的專業(yè)示范技能和較強(qiáng)科研能力的教師。由此可見，如何培養(yǎng)出高水平和高技能、能適應(yīng)高職教育的師資隊伍，是高職院校人力資源管理需要重點思考的新戰(zhàn)略。解決高職院校師資人才短缺、結(jié)構(gòu)不合理問題的有效途徑是培養(yǎng)與引進(jìn)相結(jié)合。因此，要充分挖掘人事檔案信息資源，應(yīng)用人事檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析各專業(yè)現(xiàn)有教師的類型結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、職稱級別、年齡結(jié)構(gòu)等，制訂出切實可行的人力資源培養(yǎng)計劃，鼓勵教師提升學(xué)歷學(xué)位，有計劃地輪流選派教師參加非學(xué)歷學(xué)位進(jìn)修培訓(xùn)，安排教師到企業(yè)掛職鍛煉，做訪問工程師等，促使教師盡快具備雙師素質(zhì)。另外，再引進(jìn)一批急需的高層次人才，以優(yōu)化師資隊伍結(jié)構(gòu)加快人才隊伍建設(shè)，實施“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略。還可以利用人檔案信息資源了解教職工相關(guān)信息，根據(jù)不同人才的能力和特點的不同，因事?lián)袢耍萌艘灾问?，促進(jìn)人才在各部門之間合理有序地流動，做到人盡其才，才盡其用。

3.創(chuàng)新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權(quán)

人事檔案作為人才信息資源的載體，人事檔案信息也歸屬于公共信息資源，屬于信息公開的范疇，應(yīng)取之于民，用之于民。但由于人事檔案具有機(jī)密性這一特點，為了確保人事檔案的保密和安全，現(xiàn)行的人事檔案管理制度明確規(guī)定“，任何個人不得查閱和借閱本人及其直系親屬的檔案”，人事檔案的管理過程一直是完全保密的，人事檔案對個人一直蒙著一層神秘的面紗。其實人事檔案的很多材料都是由每個人自己填寫和簽字完成的，可以說每個人都是自己人事檔案建立的參與者，可他們卻對自己的檔案知之甚少?，F(xiàn)今人們對人事檔案信息的需求不斷增加，對人事檔案知情權(quán)的訴求欲加強(qiáng)烈。作為人事檔案的管理者要站在科學(xué)發(fā)展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創(chuàng)新，樹立“以人為本，立檔為民”的服務(wù)意識。在開發(fā)檔案信息資源的同時，適度公開人事檔案信息，允許本人及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動起來，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率，保障人事檔案知情權(quán)的實現(xiàn)。如何在保證人事檔案機(jī)密性和安全性的前提下，向教職工本人和有關(guān)部門合理適度公開人事檔案信息，這是每一個檔案工作者面臨的一道難題。難就難在“合理”二字，哪些內(nèi)容可以開放，把握好這個度是關(guān)鍵。既要維護(hù)人事檔案的完整與安全，保護(hù)國家組織機(jī)密和個人的隱私權(quán)，又要盡量滿足個人和相關(guān)部門的知情權(quán),保持知情權(quán)和隱私權(quán)的統(tǒng)一?！叭g二歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、簡歷）是人事檔案的核心內(nèi)容，也是利用最多、最頻繁的。每卷人事檔案都要進(jìn)行“三齡二歷”的審核，并打印出基本信息審核表，本人簽字確認(rèn)，組織蓋章。筆者認(rèn)為這些基本信息對本人無密可保，可以向本人和有關(guān)部門適度公開，但是關(guān)于個人考察評價、處分及有關(guān)身心健康等隱私材料是要絕對保密和限制利用的，既要保障人事檔案知情權(quán)，又要保護(hù)個人的隱私權(quán)，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

4.創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建利用平臺，實現(xiàn)資源共享

雖然江蘇各高校都使用了組織人事信息管理系統(tǒng)，人事檔案實現(xiàn)了信息化管理，但由于人事檔案信息管理系統(tǒng)是不允許接入公共網(wǎng)絡(luò)的，只是在組織人事部門內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，其他人員和部門是無法登錄也不允許訪問的。人事檔案信息管理系統(tǒng)沒有和學(xué)校其他職能部門的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行對接，使人事檔案信息管理系統(tǒng)成為信息“孤島”，提供人事檔案信息利用的方式基本上還是“你查我找，你需要我提供”單一的服務(wù)方式。為推進(jìn)人事檔案工作向資源建設(shè)型、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型、開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，必須加快人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化步伐，以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化為切入點，創(chuàng)新服務(wù)方式，徹底改變?nèi)耸聶n案利用現(xiàn)狀，利用網(wǎng)絡(luò)平臺使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面的服務(wù)。我校于2013年構(gòu)建了人力資源管理系統(tǒng)與培養(yǎng)平臺（以下簡稱平臺），平臺的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)庫，沒有數(shù)據(jù)，平臺便成為無米之炊。在平臺的構(gòu)建過程中，工作量最大、最難的是信息數(shù)據(jù)的采集和錄入，信息的數(shù)量和質(zhì)量對系統(tǒng)功能的發(fā)揮具有直接影響。為快速準(zhǔn)確地獲取信息，首先，我們把人事信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)出，再導(dǎo)入到平臺中加以鎖定，這樣既節(jié)省了大量的人力物力和時間，又保證人員基本信息的真實、準(zhǔn)確。二是讓教職工用自己的工號登錄平臺系統(tǒng)，完成已有信息的核對，對其他信息如本人的教學(xué)、科研、家庭成員變化等情況進(jìn)行補(bǔ)充錄入，并用掃描儀或高拍儀等上傳相應(yīng)支撐材料原件。對學(xué)歷學(xué)位、職稱等信息的歷次變化情況進(jìn)行逐條添加并上傳相應(yīng)的證書原件，所有信息錄入完畢便可提交。對原有信息有異議的可以提出申請，由人事檔案部門進(jìn)行核查，確實有誤的予以更正。無誤的告知當(dāng)事人并解釋清楚。平臺設(shè)置為二級管理模式，先由各部門（院系）的人事秘書審核本部門（院系）人員提交的信息和支撐材料。再由人事部門匯同組織部、教務(wù)處、科技處等相關(guān)部門，按照業(yè)務(wù)權(quán)限的分配分解任務(wù)，審核教職工提交的相關(guān)信息，保證信息全面、真實、準(zhǔn)確，實時動態(tài)更新，實現(xiàn)人事信息數(shù)據(jù)和平臺有效對接。全校教職工和相關(guān)部門等授權(quán)用戶可通過該平臺方便快捷地查詢到所需要的人事檔案信息，提高了人事檔案利用服務(wù)效率，實現(xiàn)了人事檔案信息資源的有效共享，為人力資源管理提供便捷高效的服務(wù)。

作者：李淑艷單位：江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處