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一、人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是全面反映個人思想品德、教育背景、生活履歷、工作經(jīng)歷、所受獎懲的文件材料，具有真實性、動態(tài)性、完整性、機(jī)密性的特點。人事檔案的記錄必須確保真實可靠、內(nèi)容完整，同時還要跟隨個人的成長發(fā)展而不斷豐富完善，而且人事檔案內(nèi)容涉及個人功過及隱秘信息，屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不能隨意向外泄露。因此，人事檔案是全面、客觀地考察個人、選拔人才的依據(jù)，單位人事檔案管理工作具有重要意義。首先，人事檔案管理是人力資源開發(fā)的基礎(chǔ)。單位通過查閱人事檔案，才能對個人的能力和素質(zhì)做出基本判斷，為其安排合適的崗位，可見人事檔案管理是單位知人善任的基礎(chǔ)。其次，人事檔案的有效管理才能實現(xiàn)檔案的保存和使用價值。人事檔案的妥善保存關(guān)系檔案的真實性和完整性，單位人事部門必須對管理工作保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，對生成的個人檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格審閱。檔案信息經(jīng)相關(guān)人員審核蓋章后，方可作為有參考價值的檔案文件，而人事檔案保存的目的也是為了更好地利用。最后，人事檔案管理關(guān)系人事工作的法律效應(yīng)。單位對人員的選拔、任用、評估、晉升都將生成對應(yīng)的人事檔案，因而人事檔案是單位對人員進(jìn)行職稱評定、為員工繳納社會保險的法律依據(jù)。

二、人事檔案管理工作存在的主要問題

當(dāng)前單位人事檔案管理工作主要存在以下問題：第一，人事檔案管理工作重視不足。人事檔案管理常常被視為事務(wù)性的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)主要關(guān)心業(yè)務(wù)層面的工作，認(rèn)為人事檔案管理只要保證日常查檔、不發(fā)生丟失泄密的情況即可。各部門對人事檔案工作表現(xiàn)出不關(guān)心的態(tài)度，填寫檔案表格時不認(rèn)真，信息數(shù)據(jù)的真實性難以獲得保證。人事檔案管理人員也沒有對檔案資料給予嚴(yán)格審核，檔案資料不全、不及時歸檔的現(xiàn)象時有發(fā)生。第二，人事檔案管理制度不健全。人事檔案管理是一項瑣碎、復(fù)雜的工作，涉及檔案資料的收集、整理、分類、編目、查詢、傳遞、使用等多項內(nèi)容，需要有專人負(fù)責(zé)，并保證工作質(zhì)量。有的單位只是照搬《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，而沒有建立具體的實施細(xì)則，因而缺乏對人事檔案管理工作的嚴(yán)格約束。有的單位即使建立了相關(guān)制度，但執(zhí)行過程往往流于形式。第三，檔案內(nèi)容不規(guī)范。由于單位對人事檔案管理工作未能給予足夠重視，檔案收集力度不夠，現(xiàn)有人事檔案內(nèi)容并不規(guī)范。例如，不少人事檔案僅記錄個人基本情況，對個人能力、信譽(yù)、業(yè)績等方面的資料反映較少，難以為人事工作提供有力依據(jù)；有的人員離職、出國，檔案卻沒有跟隨變動，造成人員和檔案的分離。人事檔案信息的質(zhì)量不佳，也就不能發(fā)揮應(yīng)有的使用價值。第四，管理水平落后。不少單位開展人事檔案管理工作的環(huán)境并不理想，缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，有的單位甚至沒有設(shè)立單獨的檔案室，這對檔案材料的保存極為不利。在現(xiàn)有的工作條件下，人事檔案檢索經(jīng)常依靠傳統(tǒng)的手工方式，檔案傳遞速度慢，資料查詢不便，管理效率低。盡管各單位業(yè)務(wù)部門都在積極進(jìn)行信息化建設(shè)，但人事檔案管理信息化水平仍然不高。

三、人事檔案管理工作的完善對策

針對當(dāng)前工作中的問題，單位應(yīng)采取以下對策：第一，樹立檔案管理意識。人事檔案管理工作的改進(jìn)首先需要從思想層面給予重視，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹《檔案法》，將人事檔案管理放置在應(yīng)有的高度，向各部門宣傳人事檔案工作的重要性，動員職工關(guān)心和支持檔案工作。檔案管理人員要時刻關(guān)注本單位人事變動情況，為單位人力資源開發(fā)提供有力支撐。而各部門職工本身就是人事檔案的生成者，因而在填寫檔案信息時應(yīng)保持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，積極配合檔案管理人員的工作。第二，建立人事檔案管理制度。為確保人事檔案管理工作落到實處，單位應(yīng)建立嚴(yán)格的人事檔案規(guī)章制度，明確人事檔案管理人員的具體責(zé)任，檔案信息收集、整理、錄入、分類、歸檔、保存、更新、轉(zhuǎn)檔等各項工作都應(yīng)有責(zé)任人與之對應(yīng)，防止檔案管理工作流于形式。同時單位應(yīng)制定相應(yīng)的獎懲機(jī)制，全面考核人事檔案管理人員的工作成果，評估人事檔案的完整性、真實性和機(jī)密性，對責(zé)任心強(qiáng)、認(rèn)真履行管理職責(zé)的人員，單位應(yīng)給予獎勵，以激發(fā)人事檔案管理人員的工作熱情。第三，提高人事檔案人員素質(zhì)。人事檔案信息填寫是否規(guī)范、管理方法是否科學(xué)與管理人員的素質(zhì)是分不開的。人事檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要專業(yè)人才的知識和技能支持，才能充分實現(xiàn)人事檔案的開發(fā)利用價值。所以單位應(yīng)吸納具備專業(yè)學(xué)歷背景、工作經(jīng)驗、責(zé)任心強(qiáng)的人事檔案管理人才，由專業(yè)人才為單位系統(tǒng)規(guī)范人事檔案應(yīng)填寫的內(nèi)容，對各部門填寫的檔案信息予以把關(guān)，及時處理人事檔案的變動情況，加強(qiáng)人事檔案信息的開發(fā)利用。第四，開展人事檔案管理信息化建設(shè)。隨著人事檔案管理人員素質(zhì)的提高，單位應(yīng)積極開展檔案管理信息化建設(shè)，設(shè)計符合本單位實際、通用性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的人事檔案管理信息系統(tǒng)，將人事檔案生成相應(yīng)的電子文檔，以便于檔案的錄入、存儲、分類、更新、傳遞，特別是為提供遠(yuǎn)程信息服務(wù)提供支持。因此，單位應(yīng)加大人事檔案管理工作的投入力度，提升軟硬件水平，使檔案管理人員能夠應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，對人事檔案進(jìn)行高效的管理與開發(fā)利用。

作者：王達(dá)單位：興安盟行政公署辦公廳