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摘要：針對日益增多的電子檔案管理狀況，對電子檔案的優(yōu)點和特性進行了分析，并提出了如何做好電子檔案管理工作的要點。

關鍵詞：電子檔案；電子檔案管理

隨著計算機技術及信息技術應用的普及和深入，電子文件已成為檔案的主要信息來源，電子檔案的管理工作已成為檔案工作的重要課題。

1電子檔案的概念及產(chǎn)生

電子檔案是指單位或個人在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的、經(jīng)過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。近些年，無紙化辦公和辦公自動化得到廣泛的應用，在提高辦公效率和降低辦公成本的同時，產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件通過歸檔形成了電子檔案，聲像材料的形成采用電子化手段也豐富了電子檔案的內(nèi)容。同時，隨著我國檔案數(shù)字化工作的不斷推進，大量紙質檔案經(jīng)過數(shù)字化處理得到的數(shù)字化成果也成了電子檔案的又一個重要來源。它越來越多地替代紙質檔案，其優(yōu)越性是顯而易見的，同時檔案真實性的特質也存在缺陷，需研究與克服。

2電子檔案的優(yōu)點

2．1存儲密度高

傳統(tǒng)的紙質檔案，占用很多的柜架及庫房面積。而電子檔案的存儲介質主要有磁盤、磁帶和光盤，這些介質的存儲密度很高，小小的一張光盤就可以存儲成千上萬件電子檔案。相當于紙質檔案占用的若干套柜架。隨著科學技術的發(fā)展，電子檔案存儲介質的存儲密度還將繼續(xù)增大，這樣大大節(jié)約了存儲的空間，可以更加充分地節(jié)省利用有限的空間資源。

2．2大大提高了檔案利用的效率

在傳統(tǒng)的檔案查閱模式下，找一份文件需要查看目錄，根據(jù)目錄提供的線索要素，查找有關文件，由于目錄制作的水平及查找人員的業(yè)務熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小時，有時甚至查不到。由于電子檔案是以電子文檔、音像圖片等計算機文件的形式保存在存儲介質中。因此，通過計算機的檢索方式可以在數(shù)秒鐘十分準確而快捷地完成對檔案信息的檢索，查找到所需文件與類似文件。同時隨著計算機網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展，用戶可以通過檔案管理系統(tǒng)在線檢索查閱利用檔案，從而更好地服務于公眾、服務于機關、服務于社會。

3電子檔案的特性及存在的問題

3．1設備依賴性

電子檔案是存儲在各類存儲載體上的數(shù)據(jù)代碼。電子檔案的生成、檢索、查閱的過程就是對電子文件進行編碼解碼操作，這個操作過程需要借助于一定的硬件設備、操作系統(tǒng)和應用軟件，相應的軟硬件平臺，否則不可能實現(xiàn)。就設備更新方面來看，就會使電子檔案的長久保管利用帶來很大困難，現(xiàn)在計算機技術發(fā)展日新月異，更新?lián)Q代對于計算機硬件來說幾年就會更新?lián)Q代，而光盤等存儲載體可以保存幾十年。若干年后就有可很可能出現(xiàn)雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取的設備。同時光盤也不如紙質材料，隨著時間的推移會自然消磁，會丟失所存檔案材料。所以，重要的電子檔案需打印成紙質來保存。

3．2電子檔案信息與載體的相分離性

紙質檔案的墨跡、圖形、符號是緊緊依附在紙張上的，內(nèi)容與載體不可分離。而且是孤本，獨一無二，雖然有的紙質檔案可以復印，但很好辨別其原件與復印件。而電子檔案的內(nèi)容與載體是分離的，一臺計算機上形成的電子檔案可復制到另一臺計算機上，而且能夠在不同計算機上傳遞，能夠突破地點時間限制。這樣，一方面電子檔案可廣泛復制傳遞方便了利用，另一方面很難識別其真?zhèn)闻c原件，很難保密，很難維護作者、責任者的產(chǎn)權。對檔案的原始性、真實性、完整性和有效性造成威脅。

3．3電子檔案的易更改性

紙質檔案一般不易更改，若更改其痕跡容易識別看出破綻。而電子檔案人們可以隨意對其進行刪改、增補、拼接、壓縮、還原等操作，這些更改不會留有痕跡。而電子檔案由于電子文件本質上是通過編碼的數(shù)字序列，并且對電子文件進行的修改可以做到輕而易舉，因此，如何判斷電子文件是否被篡改已成為電子檔案鑒定工作的一個難題。也給檔案管理與利用造成困難。

3．4電子檔案的多媒體集成性

由于電子計算機多媒體技術的應用，文字、圖形、聲像等多種媒體信息均可隨意組合、拆裝搭配構成電子檔案的內(nèi)容，使得其信息量和結構要比紙質檔案復雜得多。甚至會造成同一份電子檔案的信息存在不同的載體上，這給電子檔案保管帶來很多問題。

4如何做好電子檔案管理工作

4．1建立并嚴格執(zhí)行完善的檔案管理制度

為了安全高效地對電子檔案進行管理，首先要建立一套安全可信的權限管理機制，并且要求所有檔案管理人員嚴格執(zhí)行，確保檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、更新和刪除等所有操作，都必須由具有相應操作權限的人員進行，嚴禁不具備相應操作權限的人員對電子檔案進行操作。同時在日常工作中，檔案管理人員嚴格執(zhí)行電子檔案管理辦法，實行電子文件管理和電子檔案管理相統(tǒng)一，制定科學合理的電子文件歸檔制度。

4．2嚴格控制電子檔案的修改復制

由于電子檔案易更改和易復制的特性，所以在電子檔案的管理工作中，應嚴格控制電子檔案的修改及復制操作，防止電子檔案被篡改、信息丟失、失泄密等情況的發(fā)生。在實際工作中，可以將電子文檔設置為只讀、或對電子文檔進行加密，也可以將電子文檔設置為禁止修改、復制、打印等，以確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。

4．3加強電子檔案的安全管理

①對辦公自動化系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)進行物理隔離，嚴禁涉密計算機接入互聯(lián)網(wǎng)，避免由于計算機病毒、黑客攻擊等情況的發(fā)生；②對使用者的權限進行嚴格審核，對使用權限進行系統(tǒng)認證鑒權，注冊登記，保證操作動作回溯可查，責任到人；③要定期對電子檔案進行備份操作，確保電子檔案的數(shù)據(jù)安全。

4．4加強對檔案管理人員的業(yè)務學習和繼續(xù)教育工作

隨著檔案數(shù)字化工作的逐步展開，檔案工作的對象已經(jīng)從傳統(tǒng)紙質檔案逐漸向電子檔案轉變，這就要求檔案工作者不僅要具有較高的檔案業(yè)務水平，同時還應熟練地掌握計算機技術。為了更好地將新思想新技術運用到電子檔案管理工作中，加強檔案管理人員的業(yè)務學習和繼續(xù)教育工作勢在必行。

4．5不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施

在電子檔案管理實踐工作中，要不斷研究總結，遵循電子文件和電子檔案產(chǎn)生發(fā)展的規(guī)律，勇于創(chuàng)新，不斷完善電子檔案管理的各項規(guī)章制度。同時要重視電子檔案管理經(jīng)驗的學習交流，吸取和借鑒其他單位企業(yè)先進的制度及方法。

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作者：邵文紅單位：呼和浩特市城建檔案館，內(nèi)蒙古