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電子檔案資源利用問題分析

原始管理與現(xiàn)代管理交叉影響查詢利用

手工管理檔案分類較細(xì)，應(yīng)用到電子檔案管理上，形成多界面管理。利用者在查詢時(shí)，無法快速、全面搜索信息，只能多個(gè)界面逐一搜索，甚至是在多個(gè)數(shù)據(jù)庫中選擇，獲取的信息量具有局限性。

利用者的認(rèn)知能力影響電子檔案利用率

對于公共資源的電子檔案，由于受到知識程度及傳統(tǒng)意識的影響，接受電子檔案查詢的利用者相對較少，尤其是企業(yè)中老年利用者，受到知識更新的限制，利用電子檔案的幾率較低。

基礎(chǔ)建設(shè)落后及軟硬件環(huán)境匹配不到位

目前，一些檔案館用于資源利用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)展的要求。軟件上去了，硬件跟不上。點(diǎn)上去了，面鋪不開。做不到全面推進(jìn)，廣泛覆蓋，因此子影響檔案利用率的提高。

檔案館人員的業(yè)務(wù)水平低及持續(xù)服務(wù)跟不上

表現(xiàn)在繼續(xù)培訓(xùn)教育不完善，致使檔案人員利用檔案信息的技能和專業(yè)知識匱乏，無從談服務(wù)。另一種是只注重建設(shè)，忽視對檔案資源的宣傳及在線咨詢服務(wù)，電子檔案資源利用持續(xù)服務(wù)受阻，使電子檔案資源信息不能充分發(fā)揮效能。

提升電子檔案資源利用率

對電子檔案資源進(jìn)行整合

對電子檔案資源的整合，要區(qū)分開對館藏的各種電子檔案資源的整合和對網(wǎng)絡(luò)信息資源的整合，對館藏電子檔案資源的整合，就是要將電子檔案與其它檔案資源一樣納入檔案館的目錄體系中，完成電子檔案與其它載體檔案的有效連接，從而為科技人員提供一個(gè)簡潔、統(tǒng)一、方便的檢索界面，便于科技人員對檔案館的所有檔案資源實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)。對網(wǎng)絡(luò)信息資源的整合，就是針對網(wǎng)絡(luò)信息資源繁雜、提供的信息資源途徑多樣、檢索方法不一的特點(diǎn)，對其進(jìn)行深度整序和綜合處理，在主頁上鏈接的方式建立信息導(dǎo)航系統(tǒng)，將網(wǎng)絡(luò)上隨機(jī)無序，良莠并存的信息資源轉(zhuǎn)化分類有序、高速配送的增值信息，使其成為館藏的補(bǔ)充資源。同時(shí)還要對電子檔案資源進(jìn)行目錄控制，除利用搜索引擎工具檢索電子檔案資源外，還要對電子檔案資源進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜斯?biāo)引，以提高查準(zhǔn)率。

建設(shè)有特色電子檔案資源

有特色就有優(yōu)勢。企業(yè)檔案館應(yīng)根據(jù)本系統(tǒng)特點(diǎn)，準(zhǔn)確定位，集中優(yōu)勢建立有自己特色的電子資源，保證本企業(yè)的電子資源具有權(quán)威性、新穎性、特色性和系統(tǒng)性，形成自己特色的電子資源館藏，以便資源互補(bǔ)。要結(jié)合本單位的生產(chǎn)，著力處理好“少而精”和“少而全”的關(guān)系?！吧俣币怀觥熬弊?，不貪大，只求精，以“精”為核心?！吧俣币怀觥叭倍皇?，盡管條件有限，電子資源建設(shè)有限，但一定要保證主要的必備的電子檔案資源不缺項(xiàng)，為生產(chǎn)、科研、技術(shù)改造提供完整的詳細(xì)的檔案保證，這樣既保證電子資源的有效利用，又防止資源閑置。

提高利用者利用電子檔案能力

做好培訓(xùn)、指導(dǎo)是提高利用者利用電子檔案資源的方法和技術(shù)的有效途徑。一是對利用者做好培訓(xùn)、指導(dǎo)通過詳細(xì)介紹檔案館各類電子檔案資源及其使用方法，使利用者能盡快了解檔案館的電子檔案。二是對館員進(jìn)行電子檔案檢索培訓(xùn)，系統(tǒng)介紹計(jì)算機(jī)檢索，下載和檔案處理的基礎(chǔ)知識和基本技能，增強(qiáng)對電子檔案資源的利用能力。三是在電子閱覽室設(shè)立咨詢臺，安排技能較高的機(jī)讀目錄檢索指導(dǎo)員，解答利用者的各種咨詢。

加大軟硬件建設(shè)和改進(jìn)服務(wù)方式

隨著電子檔案資源的擴(kuò)大和電子檔案資源使用人員的增多，軟硬件建設(shè)也要不斷加大，以滿足利用者的實(shí)際需要。一是計(jì)算機(jī)的數(shù)量要有保障，計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度要能根得上，要有供利用者使用的各種電子檔案檢索的計(jì)算機(jī)，供利用者自行上機(jī)檢索、使用電子檔案資源。還要有配套的供打印、下載存盤、光盤刻錄、掃描等服務(wù)，便于接納不同層次的利用者。二是擴(kuò)大企業(yè)網(wǎng)絡(luò)覆蓋面，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)具有距離短、延時(shí)少、相對成本低和傳輸速度快等優(yōu)點(diǎn)，要達(dá)到在企業(yè)不同地點(diǎn)的計(jì)算機(jī)都與檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，以共享軟件、硬件和數(shù)據(jù)庫電子資源［3］。檔案館還可以開設(shè)面向利用者的電子閱覽室，可以在檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)提供目錄檢索服務(wù)，使科技人員在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檢索檔案瀏覽全文(保密除外)，辦理預(yù)約及借閱手續(xù)等服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案館的“電腦化”和檔案資料查詢的“網(wǎng)絡(luò)化”，盡可能的為企業(yè)職工提供優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，方便工程技術(shù)人員，提高效率。

加大電子檔案資源的宣傳力度

調(diào)查證明由于宣傳力度不夠，利用者不了解電子檔案資源，是導(dǎo)致電子檔案資源利用率不高的重要因素之一，因此加大對電子檔案資源的宣傳工作十分必要，除了繼續(xù)做好對科技、工程技術(shù)人員的培訓(xùn)之外，還要利用企業(yè)網(wǎng)絡(luò)、宣傳手冊適時(shí)進(jìn)行宣傳和介紹電子檔案資源。讓他們對電子檔案資源更加認(rèn)識和熟悉，講解檢索利用電子檔案資源的利用方法和技巧，激發(fā)他們對利用電子檔案資源的興趣。在檔案館網(wǎng)絡(luò)主頁上設(shè)立咨詢窗口，開辟培訓(xùn)服務(wù)窗口，也可以達(dá)到宣傳利用的目的。

提高檔案館員的綜合能力素質(zhì)

對于檔案館無論是傳統(tǒng)檔案還是電子檔案資源建設(shè)，是一個(gè)長期選擇，逐漸積累的過程，需要有知識淵博，愛崗敬業(yè)的館員，根據(jù)本系統(tǒng)生產(chǎn)和科研發(fā)展的需要，不斷地聽取利用者的建議，長期精挑細(xì)選，、廣泛采集，才能達(dá)到館藏豐富，保證需求的目的，要提高企業(yè)檔案館電子檔案資源利用率，檔案館員所具備的知識和技能顯得尤為重要。一是專業(yè)化技能，館員不僅要有扎實(shí)的檔案學(xué)專業(yè)知識，還要具備廣泛的其它學(xué)科知識，如計(jì)算機(jī)操作技能，系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)，信息檢索技術(shù)等。二是還要注重本學(xué)科領(lǐng)域最新發(fā)展趨勢，為企業(yè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。還要不斷接受專業(yè)基礎(chǔ)知識、計(jì)算機(jī)知識、信息學(xué)知識、網(wǎng)絡(luò)知識等相關(guān)知識的繼續(xù)教育，不斷接受崗位培訓(xùn)，及時(shí)補(bǔ)充更新各種專業(yè)知識技能，使之成為具有較高綜合素質(zhì)的檔案館員，更好地為生產(chǎn)、科研服務(wù)。

本文作者：王玉梅1張麗2作者單位：1內(nèi)蒙古包鋼鋼聯(lián)股份有限公司線材廠2包鋼集團(tuán)設(shè)計(jì)研究院