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第一篇：互聯(lián)網(wǎng)下高校學(xué)生檔案管理分析

【摘要】“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)引領(lǐng)作用越來越凸顯，這也為高校學(xué)生檔案管理指明了創(chuàng)新的方向。牛芙蓉面對管理力度不足、管理理念薄弱、管理技術(shù)手段落后的現(xiàn)狀，高校學(xué)生檔案管理工作需要拓寬管理的向度、更新管理的理念、提升管理的技術(shù)才能更好地踐行為學(xué)生服務(wù)的宗旨。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+；高校學(xué)生檔案；管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”已成為國家經(jīng)濟社會發(fā)展戰(zhàn)略的頂層設(shè)計。在這樣的背景下，高校學(xué)生檔案管理者們需要認識和理解“互聯(lián)網(wǎng)+”，運用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新理念、新思維開發(fā)高校學(xué)生檔案信息資源，創(chuàng)建符合新時期高校檔案管理特點和變化趨勢的學(xué)生檔案管理模式。

一、高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的基點

在我國《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，把高校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容列入了高校檔案管理的范疇之內(nèi)。高校學(xué)生檔案管理除具有一般檔案管理的共性外，也具有以下特性：一是延續(xù)性。從新生入學(xué)之日“考生檔案”便會由學(xué)校人事部門接收，此后時間里學(xué)生所形成的各種材料會不斷地補充進個人檔案，畢業(yè)后，學(xué)生檔案便會按照有關(guān)規(guī)定完整地轉(zhuǎn)投到學(xué)生所在用人單位。二是差異性。學(xué)生在校期間檔案材料除考生檔案材料外，還包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、生活經(jīng)歷、獎懲情況、社會實踐經(jīng)歷以及畢業(yè)信息等。三是單一性。由于學(xué)生在校期間經(jīng)歷相對簡單，所形成的學(xué)生檔案材料總體呈現(xiàn)一致性特點，數(shù)量也相對較少。面對“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢，高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新有了新的起點，做好學(xué)生檔案管理工作有了新的著力點。高校學(xué)生檔案管理作為高等教育人才培養(yǎng)計劃中不可缺失的內(nèi)容，必須順應(yīng)時展潮流，立足高校學(xué)生檔案管理的特性，與高等教育改革相隨，對傳統(tǒng)的管理理念和技術(shù)進行全面創(chuàng)新。

二、高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的制約因素

1.管理力度有限。第一，高校學(xué)生檔案管理部門歸口不一，導(dǎo)致主導(dǎo)力缺失。集中力量是為了提高效能，現(xiàn)行檔案管理缺乏一個主導(dǎo)機構(gòu)來統(tǒng)一檔案收集、歸檔、保管、開發(fā)利用規(guī)則設(shè)置。即使有一些規(guī)定，也是缺乏執(zhí)行的力度，或者成了“虛位”。第二，高校學(xué)生檔案管理介質(zhì)不一，降低了管理的強制力。高校一般采用兩種檔案管理介質(zhì)，一種是紙質(zhì)的，一種是電子的。兩種檔案在信息錄入時的缺項或者重復(fù)，導(dǎo)致學(xué)生的檔案沒有辦法進行統(tǒng)一的辨別。第三，高校學(xué)生檔案管理人力有限，導(dǎo)致整體業(yè)務(wù)力不足。隨著高等教育大眾化的發(fā)展，高校畢業(yè)生的人數(shù)必然增大，而與此同時，檔案管理工作人力卻沒有增加，加之現(xiàn)有人力開發(fā)潛力不足，難免會出現(xiàn)學(xué)生檔案管理不規(guī)范，檔案材料不齊全等現(xiàn)象。

2.管理理念薄弱。一是高校領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠。很多高校的領(lǐng)導(dǎo)十分重視科研、教學(xué)成果、學(xué)生管理、教學(xué)經(jīng)驗等重點性工作，對學(xué)生檔案管理抱有“小事一樁”的心理，這就從主觀上制約了學(xué)生檔案管理創(chuàng)新。二是高校學(xué)生檔案管理人員服務(wù)意識不夠。許多在職的學(xué)生檔案的管理人員沒有或者很少接受過專業(yè)的技能學(xué)習(xí)，“只要收全檔案，保存好檔案就完成任務(wù)了”的思想依然存在，加之平時的工作任務(wù)很重，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)時間和工作思考創(chuàng)新的時間，這從主、客觀方面降低了管理人員利用檔案資源來服務(wù)社會的意識。三是高校學(xué)生對檔案重要性認識不足。許多學(xué)生對檔案抱有可有可無的態(tài)度，致使出現(xiàn)了不少“棄檔”“丟檔”的情況。

3.技術(shù)手段落后。首先，部分高校沒有獨立開發(fā)或者購買一套可供操作的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)學(xué)生檔案的電子化。其次，學(xué)生檔案管理電子化需要軟件、硬件的支持，而經(jīng)費的有限，無法實現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)規(guī)劃。再次，學(xué)生檔案管理投遞方式落后，面對高校學(xué)生就業(yè)、創(chuàng)業(yè)方式多元化，高校學(xué)生檔案管理者很難應(yīng)對檔案投遞單位復(fù)雜化的局面。最后，由于學(xué)生檔案管理技術(shù)體系研究的不足,現(xiàn)有的學(xué)生檔案查詢、轉(zhuǎn)遞等工作沒有統(tǒng)一的技術(shù)要求，導(dǎo)致管理起來效率偏低。

三、高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的依賴路徑

1.明確管理創(chuàng)新的向度。首先，學(xué)校檔案館要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定和實施統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理辦法和細則。其次，建立和完善高校學(xué)生檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，出臺一套科學(xué)完善的檔案收集、歸檔、使用工作機制，使高校檔案管理工作進一步實現(xiàn)正規(guī)化、科學(xué)化。最后，應(yīng)加強高校學(xué)生檔案管理隊伍的建設(shè)。

2.增強管理創(chuàng)新的理念。一方面，需要加強高校領(lǐng)導(dǎo)及教師的檔案管理意識。高校學(xué)生檔案管理部門必須依托其他職能部門的幫助，形成上下協(xié)調(diào)的局面，注重常規(guī)的檔案業(yè)務(wù)理論知識、學(xué)生工作相關(guān)知識和現(xiàn)代信息技術(shù)有關(guān)理論的學(xué)習(xí)。另一方面，需要加強學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)。利用櫥窗、校園廣播、網(wǎng)站、微信等多種形式進行廣泛的檔案知識宣傳，讓學(xué)生樹立檔案意識，進而激勵他們以良好的表現(xiàn)書寫自己的大學(xué)成長歷程。

3.提升管理創(chuàng)新的技術(shù)。一是盡快建立統(tǒng)一的學(xué)生檔案電子數(shù)據(jù)庫；二是利用校園網(wǎng)建設(shè)為學(xué)生檔案管理打造一個現(xiàn)代化的工作平臺；三是開發(fā)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新力。

結(jié)束語

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用和升級，它帶來的不僅僅是技術(shù)上的變革，也是理念、思維上的變動。為履行為學(xué)生服務(wù)的宗旨，高校學(xué)生檔案管理應(yīng)充分樹立創(chuàng)新的理念，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”加快學(xué)生檔案數(shù)字化存儲，深層次地分析學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)高效學(xué)生檔案管理創(chuàng)新。

參考文獻：

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作者：牛芙蓉 單位：西安醫(yī)學(xué)院黨委組織部

第二篇：高校學(xué)生檔案資源要點研究

摘要：“重保管，輕利用”的檔案時代應(yīng)該結(jié)束，各級檔案館，尤其是高校檔案館，應(yīng)該成為我國檔案改革的前沿陣地。本文就我國檔案資源“默默無聞”的現(xiàn)狀，力圖從高校檔案館的改革、與圖書館資源利用的比較、以及國際化的學(xué)習(xí)三個方面入手，試圖從高校學(xué)生入手，提高高校學(xué)生對我國檔案資源的利用率，從而在此基礎(chǔ)上，為推動普通大眾對檔案資源的利用走出一條行之有效的道路。

關(guān)鍵詞：高校檔案館；檔案資源利用；圖書館資源；普及

隨著網(wǎng)絡(luò)科技的迅猛發(fā)展，檔案資源作為我國信息產(chǎn)業(yè)中最有活力的其中一部分，也在經(jīng)歷著深刻的變革。當前，雖然我國的檔案事業(yè)呈現(xiàn)出了前所未有的繁榮景象，但是，這種繁榮卻略顯“孤單”。社會上的大多數(shù)人，包括眾多高校中每天經(jīng)過學(xué)校檔案館的許多大學(xué)生，他們對檔案館、檔案資源如何利用、有何價值，沒有什么太多的認識或者只有很淺顯的了解。普通大眾對于檔案資源的這種“隔閡”，在這個信息溝通無比便捷的時代，顯得非常不合時宜，也令人惋惜。而高校作為傳播知識、培養(yǎng)人才的主戰(zhàn)場，理應(yīng)在利用檔案資源、普及檔案文化價值上，發(fā)揮出更積極更重要的作用。以下主要從三個方面進行探討，力求能對高校推動學(xué)生普及檔案資源價值的利用方面有所增益。

一、從高校檔案館開始

1.培養(yǎng)相對專業(yè)的檔案資源利用者

檔案需求者素質(zhì)偏低是當前制約現(xiàn)有檔案信息資源充分利用的一個因素。由于多種因素的影響，許多檔案需求者的檔案意識、利用檔案信息的技能和基礎(chǔ)知識等嚴重缺乏，不僅不能形成較高層次的檔案信息需求，有的甚至連最基本的檔案信息利用也不懂或者不會。當前大多數(shù)人對檔案資源基本知識不清楚，反映出了我國檔案信息資源在利用上普及面過窄的問題。因此，有條件的高?？梢砸员拘５臋n案館為執(zhí)行主體，重視學(xué)生檔案利用能力的培養(yǎng)，在學(xué)生中特別是從新生開始，鼓勵開展專家知識教育，以加強和擴大檔案資料特別是原始資料利用專家知識的發(fā)展。把學(xué)生的主修學(xué)科知識、基本知識以及對檔案知識的了解結(jié)合起來，讓檔案工作者對學(xué)生盡可能開展實地、實例培養(yǎng)，為社會儲備相對專業(yè)的檔案資源利用者。

2.借鑒國外檔案信息利用服務(wù)

法國檔案學(xué)者米歇爾·迪香在他的《開放和傳播檔案信息的障礙的調(diào)查報告》中說到：“20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少是用納稅人資金建立起來的檔案館的認識已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即現(xiàn)在的檔案是屬于人民，為人民服務(wù)，甚至通常由人民管理。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護共民的個人利益，而且更多地還要為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶，”①他的話反映了從上世紀末至今，各國檔案觀念的最大變化是檔案工作作為司法-行政的附屬物開始向社會-財富的觀念轉(zhuǎn)變。正是由于觀念的轉(zhuǎn)變，一些歐美國家的檔案館信息利用服務(wù)已經(jīng)率先成為一種穩(wěn)定的檔案職業(yè)理念和檔案工作的促進工作。在檔案利用的服務(wù)上，國外已經(jīng)把現(xiàn)代信息技術(shù)引用到檔案部門，許多公共檔案館或?qū)ｉT檔案館都建立了自己的網(wǎng)站，公眾可以在網(wǎng)站上實現(xiàn)在線查檔、瀏覽、遠程傳送等功能，實現(xiàn)檔案共享。而美國國家檔案與文件管理署憑借著國家的整體科技優(yōu)勢和社交媒體的發(fā)展勢頭，成為國際檔案界運用社交媒體傳播檔案文化的翹楚。

3.開展多層次檔案信息利用服務(wù)

局限于學(xué)術(shù)研究和工作查考等傳統(tǒng)領(lǐng)域，早已不再是人們利用檔案的主要范圍了。媒體記者、影視工作者、作家、學(xué)生以及一些其他出于種種目的而利用檔案的人員與日俱增，這是我國檔案資源需求的現(xiàn)狀。而高校的檔案館，在進行檔案宣傳、人才利用等方面具有著獨特的優(yōu)勢。要想改變我國檔案管理“重保管、輕利用”的傳統(tǒng)模式，就要從每個檔案館抓起，特別是高校檔案館。以高校為陣地，高校檔案館要想方設(shè)法做好服務(wù)，吸引學(xué)生光顧檔案館，這不僅能體現(xiàn)出檔案館存在的意義，而且有利于培養(yǎng)年輕人的檔案利用習(xí)慣。高校檔案館可以綜合利用展覽、講座等檔案宣傳工作形式，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)，讓檔案資源在學(xué)生中鮮活起來；還可以從陳展方式、展品講解、新聞報道上突出本校的重要檔案；也可以結(jié)合社會熱點和重大紀念日，籌劃重要的檔案展；館際之間的交流合作也必不可少。

二、與圖書館資源服務(wù)作比

1.性質(zhì)導(dǎo)致的服務(wù)差異

檔案館保存的檔案是人們社會實踐的真實記錄，檔案的原始記錄性與唯一性決定了檔案館在人類的文化貯存方面所做的貢獻及地位。而圖書館的文化貯存功能則表現(xiàn)的更明顯，它記載著自古至今人類歷史的發(fā)展與演變，記載著人類征服自然的手段與進程。從檔案的價值和作用看來，分為現(xiàn)行價值和歷史價值。檔案在檔案室時，以現(xiàn)行價值為主，當進入檔案館后，就以歷史價值為主。檔案館通過開發(fā)檔案信息向社會提供服務(wù)，但這種服務(wù)受到各種社會因素，特別是社會政治的制約。比較起來，圖書館的社會教育和服務(wù)功能體現(xiàn)的較為明顯。檔案館館藏檔案以其地方性、敘述性和原始性等特色，成為社會教育的生動素材；圖書館的教育功能則表現(xiàn)在推薦優(yōu)秀圖書的借閱與輔導(dǎo)，讓讀者的思想產(chǎn)生積極的教育作用。在某種程度上，圖書館有點像一個思想教育機構(gòu)。圖書館是以圖書為基礎(chǔ)，通過“人找書，書找人”的服務(wù)途徑，最大限度地滿足社會的需求；而我國的檔案館，在相當長一段時間里，一直打著“機要部門”的標記，否認了其文化事業(yè)的性質(zhì)，直到上世紀80年代左右這種情況才得以逐步改善。圖書館與檔案館作為兩個獨立的信息資源系統(tǒng)，在服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)對象、服務(wù)手段上均存在著很大的不同。因此，在認清這種不同的基礎(chǔ)上，高校的檔案館才能區(qū)別于已經(jīng)廣為大眾接受的圖書館，為學(xué)生乃至社會提供個性化的服務(wù)。

2.服務(wù)手段

在現(xiàn)代化程度上的差異不管是圖書館還是檔案館，自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化都是大勢所趨。然而，二者在服務(wù)手段的現(xiàn)代化水平上存在著較大的差異。計算機技術(shù)在圖書館方面的應(yīng)用相對比檔案館早。圖書館的數(shù)字資源，無論是內(nèi)容、數(shù)量還是數(shù)據(jù)庫種類以及特色館藏，都在管理和信息開發(fā)利用方面走在了檔案館的前面。雖然我國已經(jīng)有許多檔案館建立了網(wǎng)站，但人們看到的還只是一些檔案館概貌和更新很少、分類簡單的檔案內(nèi)容。與發(fā)達國家相比，我國檔案館的信息利用服務(wù)差距更大。美國的信息服務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)完成了“面向信息用戶”的轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式也由原來的聯(lián)機批處理發(fā)展到如今的聯(lián)機互聯(lián)網(wǎng)原文提供、專題服務(wù)等形式。以其為參考，我國的檔案館要充分利用數(shù)字資源和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，盡快地提高現(xiàn)代化的檔案信息服務(wù)手段，把館藏中有價值的信息及時地提供給社會使用。

3.服務(wù)人員素質(zhì)、社會影響的差異

相對開放的圖書館比起尚停留在封閉狀態(tài)的檔案館，更具有吸引相關(guān)人才的優(yōu)勢。這也就造成了我國目前圖書館服務(wù)人員素質(zhì)普遍高于檔案館服務(wù)人員的現(xiàn)狀。與吸引了大眾眼光的圖書館相比，檔案館只進入了小眾的視線之中，從而也導(dǎo)致了社會公眾的檔案意識相對薄弱，檔案館的人員配置也無法避免的受到忽視?！霸S多檔案館的利用服務(wù)部門的工作人員業(yè)務(wù)水平較低，很難勝任咨詢服務(wù)工作的實際要求。”服務(wù)對象的局限性與服務(wù)形式的單一性決定了檔案館被社會認可的程度很低。“學(xué)術(shù)利用”、“實際利用”是檔案館主要的兩種利用模式。檔案館的用戶主要還是學(xué)術(shù)研究人員和機關(guān)單位的在職人員，社會普通大眾對于檔案館來說不僅是“小眾”，而且還是“陌生人員”。檔案館單一的服務(wù)模式使其在充分挖掘檔案信息為社會服務(wù)上難以前進，進一步讓其遠離普通大眾的視線。上到檔案部門、檔案管理人員，下到普通公民都有這樣一個概念：檔案很重要，務(wù)必要保管好。但是，也僅此而已。很少有人想過要如何利用檔案，如果不是因為工作、學(xué)習(xí)的偶然需要，很多人甚至從來不會去檔案部門或檔案館查閱檔案。

三、將眼界再開拓一下

1.從檔案利用的程序上看

以西班牙為例。西班牙國家檔案館利用程序的第一步是辦理用戶證。進入檔案館后，利用有效的身份證明就可以打印生成一個用戶證。用戶證上的項目包括順序編號、姓名等詳細信息，在相關(guān)人員簽字后就即刻生效。證件辦好之后，檔案館的工作人員要介紹檔案館的利用規(guī)則，之后會介紹館藏檔案信息，同時介紹使用館藏檔案的方法。去往檔案管的利用者的目的各有不同，有的是為了進行歷史研究，有的則純粹是為了休閑。根據(jù)這兩類利用者對使用檔案的熟悉程度以及所需的環(huán)境特點，西班牙國家檔案館對這兩類人采取了不同的服務(wù)策略。西班牙國家檔案館里都安裝有必要的電源，利用者可以攜帶自己的計算機進入閱覽室；利用者還可以直接利用已經(jīng)數(shù)字化的檔案材料，對于想要拷貝的資料，只要提出申請，檔案館就會根據(jù)申請很快完成所需資料的拷貝；才外，館內(nèi)還備有微縮膠片和微縮平片的閱讀和打印機，并且西班牙利用檔案是免費和無限制的。

2.從特色活動和特色服務(wù)中看

以美國某檔案館為例。檔案館會不定期為了紀念某一特殊主體而開展系統(tǒng)的歷史背景知識學(xué)習(xí)。比如，檔案館會通過對代議政府、聯(lián)邦政府及其分支機構(gòu)的原始文獻以及權(quán)利法案、憲法修正案等相關(guān)原始檔案的研究來學(xué)習(xí)美國憲法。首先，檔案館會提供一系列相關(guān)事件索引和檔案原文目錄索引，方便利用者查找事件以供教學(xué)。如果我們在教學(xué)事件中選擇了“首屆眾議員名單”，參與者就可以看到數(shù)字化的高清檔案原件，當年紙張的折痕乃至破損都可以分毫畢現(xiàn)。再者，還可以看到此份檔案的出處、來源以及相關(guān)問題的思考和供利用者回答的空間。這樣既可以激發(fā)讀者對相關(guān)歷史背景的深入認識與思考，還可以借此檢驗參與者對檔案館此項設(shè)計的好感度。隨著檔案信息化進程的加快，西班牙國家檔案館提供的服務(wù)越來越多。比如通過電子郵件提供服務(wù)，利用者可以坐在家中或辦公室，通過互聯(lián)網(wǎng)對有關(guān)檔案進行檢索。在檢索到所需檔案后，利用者可以發(fā)出電郵提出利用申請，檔案館的專門人員會以最快的速度在審核通過后，以圖像格式將有關(guān)文件通過電郵形式發(fā)送出去；電話預(yù)約也是一種服務(wù)形式。為了使使用者一進館就用到自己要求的檔案，利用者可以在赴館之前進行電話預(yù)約，檔案館會提前準備好利用者所需要的3盒或三捆檔案(一盒或一捆檔案大約有10-20厘米厚)；此外，還有信函服務(wù)。除了上述三種形式之外，西班牙國家檔案館還主要開展另外兩種形式的服務(wù)。一種是教育活動。這種活動與我國一些檔案館開展的愛國主義和革命傳統(tǒng)教育類似。例如，西班牙國家歷史檔案館將此類活動的時間規(guī)定為每星期的星期三上午，人數(shù)為15-20人之間；另一種形式是檔案展覽，這類展覽一般定期在檔案館內(nèi)部舉行，展覽都是免費參觀。

3.從專業(yè)性角度看

單拿查找家族檔案來說，美國國家檔案館除了在網(wǎng)上設(shè)專欄，介紹這些資料所展示的歷史文化背景、研究保存價值之外，還在館內(nèi)安排了研究顧問。這些研究顧問主要由館內(nèi)專職人員，以及具有一定專業(yè)知識和相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗的志愿者構(gòu)成。他們會指導(dǎo)利用者如何科學(xué)地將這些資料進行鑒定、歸類、整理，形成較為規(guī)范的屬于自己家族的譜系檔案，并以此提升利用者查找這些資料的價值。而且，檔案館還提供這種譜系檔案的相關(guān)服務(wù)，諸如教你如何將大事記以及圖片制成規(guī)范的剪貼簿；如何將家庭錄像轉(zhuǎn)成符合要求的錄影帶等具體環(huán)節(jié)等方面的內(nèi)容，同時也舉辦現(xiàn)場講座、開設(shè)網(wǎng)絡(luò)專欄，從理論方面提供幫助。此外，還開辟了專門的譜系檔案利用室。美國各檔案館都積極通過各種途徑向社會散發(fā)檔案檢索工具、館藏介紹、參考資料、宣傳材料服務(wù)指南、參觀方法，舉辦各種學(xué)術(shù)演講會、討論會、檔案展覽等，發(fā)表檔案研究論文，想方設(shè)法使公眾了解檔案的作用和館藏內(nèi)容，激發(fā)公眾對館藏的興趣和需求。由此，檔案工作者強烈的社會意識和社會強烈的檔案意識之間形成了一個良性循環(huán)的互動機制。“以開放和寬容的胸懷審視各種社會文化變革，促進自身接受新的價值觀念和社會行為模式，為再生產(chǎn)社會經(jīng)驗和創(chuàng)造新文化提供契機”就檔案資源而言，也在經(jīng)歷著前所未有的變革，要想讓檔案資源成為每個人的知識和智慧，不管是我們的國家還是各級檔案館都還有很長的路要走。

高校，不僅是傳播知識文化的重要場所，也是推進檔案資源服務(wù)不可或缺的一股巨大力量。依托高校檔案館，立足學(xué)生，廣泛地吸收優(yōu)秀而可行的方法，首先讓大學(xué)生們成為利用我國豐富的檔案資源的群體，逐步改善我國目前整體檔案意識不高，公民參與檔案工作熱情低的現(xiàn)狀。任何一項工作，如果沒有公眾的積極參與，就變得沒有意義。在推進公眾檔案資源利方面，高校檔案館首先可以發(fā)動的就是將來參與社會各種建設(shè)的大學(xué)生們。通過與圖書館資源利用的比較，再經(jīng)見過發(fā)達國家在推進檔案資源利用方面的細節(jié)、方法，我們有理由相信，我國的高校檔案館一定可以走出富有自身特色的一條檔案資源利用之路。

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作者：李偉 單位：河套學(xué)院

第三篇：高校檔案管理人員素質(zhì)研究

摘要：隨著時代的進步、經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國高等教育的改革速度也變得越來越快，高校在快速發(fā)展的同時，越來越多的高校管理工作也要因此改革發(fā)展，在這其中比較明顯的就是高校檔案管理工作，檔案管理工作在高校日常工作中十分重要，檔案負責(zé)記錄高校的日?；顒?、科研成果等，隨著科學(xué)水平的提升，檔案管理工作也應(yīng)該隨之革新。但高校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)卻成為阻礙檔案管理發(fā)展的重要因素，針對高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)著手分析，從政治、業(yè)務(wù)水平、服務(wù)態(tài)度等方面詳細解析，并提出相應(yīng)的目標期望與解決方法，爭取早日實現(xiàn)檔案管理工作的改革創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理人員；素質(zhì)

高校的檔案管理工作是國家檔案管理工作的重要組成部分，也是當前我國高等教育的重要組成，檔案也同樣記錄了高校中教師與學(xué)生的活動經(jīng)歷與科研成果，作為社會進步、科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，檔案的存在價值不言而喻。作為校園工作的唯一記錄者，檔案的管理保存也同樣應(yīng)該受到該有的重視，所以說檔案的管理工作已經(jīng)成為高校日常工作中十分重要的組成部分。

1當前高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀

1.1缺乏復(fù)合型專業(yè)人才。近幾年來，我國各高校對檔案管理人員的學(xué)歷要求逐年提升，就目前來說大多數(shù)高校的檔案管理人員學(xué)歷多為大專學(xué)歷以上，本科學(xué)歷管理人員的人數(shù)比例也逐年上升，這對高校的檔案管理工作來說無疑是一件好事。盡管高學(xué)歷人員參與檔案工作的人數(shù)越來越多，但畢業(yè)于檔案專業(yè)的專業(yè)型人才卻寥寥無幾，大多數(shù)管理人員畢業(yè)于其他專業(yè)，還存在部分人員在就業(yè)前完全沒有接觸過檔案管理工作，這對檔案管理工作帶來了諸多不便，同時隨著社會的進步、時代的發(fā)展，越來越多的工作對檔案工作提出了更高的要求，由于管理人員專業(yè)素質(zhì)的限制，檔案管理工作難以向更高層面發(fā)展，這也成為當前檔案管理工作的一大難題。

1.2管理人員對檔案管理意識不夠。大多數(shù)檔案管理人員并不是穩(wěn)定的長期的管理人員，多數(shù)管理人員也是業(yè)余時間兼職的非專業(yè)性人員，所以這部分工作人員對檔案管理、分類、記錄工作的意識不強，對檔案管理工作的熱度、熱情不夠，甚至部分人員毫無職業(yè)道德，產(chǎn)生一種“事不關(guān)己”的工作態(tài)度與想法。不能夠很好的完成檔案管理工作，在平時對檔案的保存并不在意，到年末歸檔時搞突擊,嚴重影響了檔案工作的順利開展。所以說對檔案管理人員的職業(yè)道德也要進行相應(yīng)的評估、評定。

1.3管理人員專業(yè)知識欠缺。想要成為一名合格的檔案管理人員，就要對檔案管理工作有一定的認知，專業(yè)的管理人員一定要有一定的知識儲備，對國家和黨對檔案管理工作的要求與制度熟悉，并且對檔案管理工作的理論原則與方法有自己的看法與見解，具備一定的工作能力和文字表達能力。在科技飛速發(fā)展的今天，在信息快速傳輸?shù)漠敶?，只有快速的提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，增加專業(yè)管理人員的知識儲備才能順利的開展深層次的檔案管理工作，目前檔案管理工作還存在一定漏洞，檔案材料的收集不充分，對專業(yè)型檔案的分類不清，都是當前管理人員在知識上欠缺造成的主要問題。

1.4管理人員服務(wù)意識不強。管理人員本身與服務(wù)業(yè)人員存在很大的差異，日常的管理工作限制過多，大多數(shù)的管理人員在平常的工作中墨守成規(guī)，缺乏創(chuàng)新精神，對檔案管理工作缺乏熱情，心理只想著混日子，缺乏干工作基本的熱情、激情。在與其他部門人員溝通時往往存在嫌隙，使得雙方工作不好開展，形成尷尬的局面。

2對高校檔案管理人員素質(zhì)要求

2.1政治素質(zhì)要求。檔案管理人員在政治上要有較高的覺悟與認識，要始終堅持四項基本原則，以“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，要全身心的投入到為人民的服務(wù)中去，要做到愛崗敬業(yè)，對檔案管理工作認真負責(zé)，要有高度的責(zé)任感，作風(fēng)正派，多干實事，時刻要將檔案管理工作的創(chuàng)新放在第一位，實現(xiàn)檔案管理的長久發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的改革創(chuàng)新。

2.2業(yè)務(wù)素質(zhì)要求。作為關(guān)安管理工作人員，首先就要對檔案管理的相關(guān)條例與規(guī)章制度熟悉，要了解行業(yè)原則與工作的運轉(zhuǎn)機制，只有了解工作才能更好的開展工作。其次就要對自身的業(yè)務(wù)工作素質(zhì)有較高的要求，要對每一項工作做到認真嚴謹，檔案管理工作不容有失，同時也要熟悉利用計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將先進的科學(xué)技術(shù)容為己用，實現(xiàn)信息化、科學(xué)化管理，使學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化、程序化和高效化。同時在傳統(tǒng)的專業(yè)型知識上，管理人員也要符合要求，大量擴充自己的知識儲備不是壞事，只有不斷的充實自己、完善自己才能夠?qū)⒆晕覂r值在工作崗位上最大化，同時只有起點高，才能看得遠，從而推動整個行業(yè)的創(chuàng)新。

2.3道德素質(zhì)要求。高效檔案管理人員逆神的道德素質(zhì)還需要加強建設(shè)，對待工作要認真負責(zé)，本著認真嚴謹?shù)膽B(tài)度對待每一項工作，同時也要增強自身的服務(wù)態(tài)度，不擺架子,積極主動與有關(guān)部門和教研室聯(lián)系,踏踏實實地做好本職工作。對待每一個咨詢、借閱、調(diào)用檔案的人都要熱情、禮貌，要做到善于與人溝通交流，同時在面對突發(fā)事件時要靈活應(yīng)對，要機智的采取其他方法降低損失，將檔案資料的得失放在工作的第一位，這些對檔案管理工作都存在直接影響，同時更是完善檔案管理工作的關(guān)鍵步驟。

3新時代下檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

3.1政治思想素質(zhì)的培養(yǎng)。檔案管理工作在政治領(lǐng)域的涉足較多，檔案管理工作總的來說是一項服務(wù)性質(zhì)極強的工作，管理人員在檔案管理的工作中難免要涉及到一些黨的機密、國家的秘密工作。所以對檔案管理人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)十分重要，檔案管理人員首先要認識到檔案的重要性，要主動投入到檔案管理、保護的工作中去，其次要求工作人員對黨、對國家忠誠，在挑選管理人員時不僅僅要比較其學(xué)歷水平，對挑選人員的人品、品質(zhì)的考察也要足夠重視，對剛?cè)肼毴藛T進行組織培養(yǎng)、要讓他們清楚的認識到肩膀上的重擔(dān)，才能實現(xiàn)檔案管理工作的周密性。

3.2業(yè)務(wù)技術(shù)水平的培養(yǎng)。對檔案管理工作有一個清晰的認知固然重要，更重要的是工作人員的業(yè)務(wù)技術(shù)水平，只有愛崗敬業(yè)的精神并不能夠順利開展并完善檔案管理工作，嫻熟的業(yè)務(wù)技術(shù)、豐富的管理經(jīng)驗是實現(xiàn)有序檔案管理工作的基本要求，所以說檔案管理人員熟悉業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟,掌握各門類檔案,各種載體檔案的管理方法。當今時代下，檔案管理已然成為一門獨立具有鮮明特色的學(xué)科，對于檔案管理也存在著多種不同的理論體系，所以說檔案工作的業(yè)務(wù)員在日常的工作中要多學(xué)習(xí)，將理論知識結(jié)合到具體的實際中去，相關(guān)部門在招收專業(yè)人員時要檢查其業(yè)務(wù)水平，拒絕“關(guān)系戶”。在新職員入職后要統(tǒng)一進行崗前培訓(xùn)工作，將工作中存在的困難與難點結(jié)合傳授經(jīng)驗，爭取讓新人少走彎路，盡快的適應(yīng)檔案管理工作，這樣才能實現(xiàn)檔案管理工作人員的新老交替。

結(jié)束語

檔案管理工作的重要性不言而喻，高校的日?；顒?、科研記錄都要依附于檔案得以保存，所以高校檔案管理工作就要不斷的革新，以此來適應(yīng)不斷前進的當今社會，以及不斷改革的高等教育，現(xiàn)代化的檔案管理、高質(zhì)量的檔案管理工作都離不開高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員。所以說在實現(xiàn)檔案管理工作革新之前，要保證檔案管理工作人員的綜合業(yè)務(wù)水平，對工作人員的政治、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)態(tài)度、創(chuàng)新意識作綜合考察。這樣才能將檔案管理工作提升至一個全新的水平，為更好的服務(wù)高等院校提供更大的幫助，開創(chuàng)高校檔案工作的新局面。

參考文獻

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[3]原永堂.在高校檔案工作研究會上的講話[J].學(xué)校檔案,2012(10)

作者：楊姣 單位：吉林華橋外國語學(xué)院

第四篇：數(shù)字時代高校檔案社會化服務(wù)平臺建設(shè)對策

摘要：數(shù)字時代的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為高校檔案行業(yè)的發(fā)展提供機遇與挑戰(zhàn)，使得滿足社會利用檔案信息需求、構(gòu)建檔案社會化服務(wù)平臺、提高社會影響力成為擺在高校檔案工作者面前十分迫切而有意義的課題。文章從豐富檔案資源、運用先進技術(shù)、提供多樣化服務(wù)等方面論述和分析高校檔案社會化服務(wù)平臺建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案；社會化；服務(wù)平臺；數(shù)字化

高等學(xué)校是人類文化知識和信息的主要“輸入”和“輸出”單位，肩負著培養(yǎng)和輸送人才的重任，承擔(dān)著國家的各項科研任務(wù)。隨著我國社會經(jīng)濟和教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校檔案服務(wù)已經(jīng)不限于學(xué)校行政、教學(xué)和科研管理，不限于為校內(nèi)利用者提供服務(wù)，社會利用需求越來越多并呈現(xiàn)個性化的態(tài)勢。特別是隨著數(shù)字時代的到來，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案行業(yè)被廣泛應(yīng)用，為高校檔案行業(yè)的發(fā)展提供機遇與挑戰(zhàn)，讓社會公眾成為高校檔案服務(wù)的受益者，滿足社會利用檔案信息資源需求責(zé)無旁貸。為此，高校檔案機構(gòu)如何發(fā)揮資源優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢和文化優(yōu)勢構(gòu)建社會化服務(wù)平臺，成為擺在高校檔案工作者面前的十分迫切而有意義的課題。

一、豐富館藏為平臺創(chuàng)建提供內(nèi)容資源

高等學(xué)校，作為教學(xué)、科研和生產(chǎn)的聯(lián)合體，猶如一個小而全的小社會。因而，反映其活動的檔案材料種類多樣，特別是隨著近年畢業(yè)生人數(shù)的迅猛增長，教學(xué)檔案、學(xué)生檔案和學(xué)籍檔案利用需求越來越多，招生計劃、新生錄取名單和登記表、在校生名冊、學(xué)生成績冊、學(xué)籍變更材料、獎勵和處分材料、畢業(yè)生派遣等等檔案材料，都是近年來走入社會的畢業(yè)生利用的重點內(nèi)容。為此，高校檔案機構(gòu)做了很多努力和工作，力圖改變過去傳統(tǒng)的以收集文書檔案為主的片面做法和認識，改變館藏內(nèi)容貧乏和單一的狀況，把收集反映學(xué)校教學(xué)和科研活動的材料作為工作重中之重，擴大檔案收集范圍，著眼于國家和社會層面，形成門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的資源體系，為數(shù)字時代檔案服務(wù)平臺的構(gòu)建提供優(yōu)質(zhì)的內(nèi)容。

二、運用先進技術(shù)創(chuàng)建多層次服務(wù)平臺

1.建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。高校檔案內(nèi)容是社會化服務(wù)的先決條件，館藏資源的齊全與合理為社會利用服務(wù)提供了豐富的素材。進入數(shù)字時代，信息資源的快捷檢索需求已經(jīng)成為一種社會趨勢，為此，高校檔案機構(gòu)越來越能夠在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作已經(jīng)運轉(zhuǎn)良好的基礎(chǔ)上，精益求精，適應(yīng)時代要求，在檔案現(xiàn)代化管理上花心思、下功夫，實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理方式變?yōu)橛嬎銠C數(shù)據(jù)庫管理，由傳統(tǒng)的手工檢索變?yōu)榭旖莘奖愕挠嬎銠C檢索，由人工調(diào)卷變?yōu)榫W(wǎng)上全文查閱，并專門設(shè)立數(shù)字化加工中心，以逆向推進方式和外包方式對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并隨著檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的推進日趨完善，實現(xiàn)檔案利用服務(wù)的新突破，積極搭建檔案管理與服務(wù)網(wǎng)上交互平臺，形成快捷方便的網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)，通過目錄信息在線查詢、信息網(wǎng)上、電子郵件服務(wù)、視頻在線播放等最大限度實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，提高檔案的社會利用率和認知度。

2.實現(xiàn)全校數(shù)據(jù)資源整合?！秶抑虚L期教育改革與發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》明確提出，充分利用優(yōu)質(zhì)資源和先進技術(shù)，整合現(xiàn)有資源，構(gòu)建先進、高效、實用的數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施。目前，國內(nèi)絕大多數(shù)高校建立了辦公自動化系統(tǒng)和公共服務(wù)平臺，日常校內(nèi)的通知、新聞、公示等多種數(shù)據(jù)都會第一時間呈現(xiàn)給全校師生。高校檔案資源作為高校信息的重要組成部分，高校檔案機構(gòu)作為信息資源中心，在構(gòu)建公共服務(wù)平臺建設(shè)中應(yīng)當起到重要作用。高校檔案管理機構(gòu)可以通過辦公系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)進行有效銜接，將學(xué)校公共服務(wù)平臺數(shù)據(jù)分門別類導(dǎo)入檔案信息系統(tǒng)，對電子檔案做到及時收集和歸檔，并與多個部門的信息系統(tǒng)如教務(wù)處的教務(wù)信息管理系統(tǒng)、科技處的科研信息管理系統(tǒng)、學(xué)生處的新生入學(xué)系統(tǒng)和畢業(yè)生離校系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行集成和交換，實現(xiàn)全校數(shù)據(jù)資源的整合，實現(xiàn)信息服務(wù)的校內(nèi)聯(lián)合與協(xié)作，因此在致力于為在校師生提供服務(wù)的同時，還要為廣大走入社會的畢業(yè)生提供咨詢服務(wù)、證書公證、利用翻譯、科研成果推廣等應(yīng)用服務(wù)，在廣大畢業(yè)生和社會利用者面前樹立良好的公眾形象，擴大社會影響力。

3.實現(xiàn)館際合作和資源共享。高校檔案機構(gòu)在政策、體制和館藏內(nèi)容上存在很多相同之處，特別是同一地域的高校檔案機構(gòu)，經(jīng)濟發(fā)展水平相近，檔案管理系統(tǒng)的選擇具有普遍的相同性，基本具備共享和兼容的條件。高校檔案機構(gòu)在做好館藏檔案的數(shù)字化工作的基礎(chǔ)上，可以集中人力、物力和財力建設(shè)大型數(shù)據(jù)庫，在正確處理好檔案的安全和保密工作的前提下，在協(xié)調(diào)好機構(gòu)之間知識產(chǎn)權(quán)問題的前提下，加強合作，破除傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的“信息孤島”和“數(shù)字鴻溝”困境，整合數(shù)字檔案信息資源，實現(xiàn)高校檔案信息資源共享和局域共建。

三、利用平臺資源提供多樣化服務(wù)

1.繼續(xù)加強傳統(tǒng)時代的檔案信息服務(wù)。

（1）學(xué)歷認證服務(wù)。學(xué)歷認證服務(wù)是高校檔案機構(gòu)面向社會開展信息服務(wù)的主要內(nèi)容之一，服務(wù)對象主要是國內(nèi)外用人單位和中介機構(gòu)。傳統(tǒng)時代的各高校檔案機構(gòu)的學(xué)歷認證服務(wù)方式大體一致，用人單位和中介機構(gòu)通過電話咨詢、傳真或郵寄需要認證的材料到學(xué)校檔案部門，學(xué)校檔案部門根據(jù)館藏紙質(zhì)檔案的相關(guān)內(nèi)容進行查詢，如有記載則證明該學(xué)歷是真實的，檔案館出具書面證明材料予以證明。進入數(shù)字時代，高校檔案的數(shù)字化進程加快，畢業(yè)生檔案信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)化和電子化，大大加快了查檔流程，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。

（2）檔案證明服務(wù)。高校檔案館出具檔案證明具有專門性和有效性，可以確保信息的真實性與可靠性。2008年9月，由教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)?！币虼?，高校檔案館提供檔案信息證明服務(wù)是有法可依的，信息服務(wù)對象主要是以已經(jīng)走向社會的畢業(yè)生為主。在高校檔案館出具最多的是學(xué)歷證明、學(xué)位證明、成績單、新生錄取、在校證明英文翻譯件等，是發(fā)揮檔案憑證作用的重要體現(xiàn)。

（3）畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。畢業(yè)生就業(yè)時與招聘單位之間進行的是雙向選擇。招聘單位必然希望高校能夠提供相關(guān)的學(xué)生檔案信息以及所需人才學(xué)歷水平的真實情況，以便他們能夠招聘到適合本單位發(fā)展的人才，為用人單位提供法律憑證，同時為畢業(yè)生就業(yè)提供保障。檔案所記載的內(nèi)容越充分、越真實、越全面，對用人單位提供越充實的考察材料，得到的保障就越多。數(shù)字時代，亦是如此。

2.開拓數(shù)字時代的檔案信息服務(wù)。

（1）分層次推進檔案數(shù)字化。數(shù)字時代，檔案行業(yè)最本質(zhì)的變化是實現(xiàn)數(shù)字化。對于高校檔案機構(gòu)來說，無論是數(shù)字化、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺建設(shè)，都要耗費大量的財力、物力和人力，都受學(xué)校的經(jīng)濟狀況制約。所以，數(shù)字化實踐中要考慮：在資金有限的情況下，應(yīng)該優(yōu)先考慮如何切合本館實際，選擇哪些檔案數(shù)字化，還有大規(guī)模的數(shù)字化是否有跟得上的、適合長遠管理與維護的設(shè)備與技術(shù)等等。從高校檔案利用需求出發(fā)，可以先將學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案和科研檔案等中利用率較高的部分進行數(shù)字化，例如學(xué)生成績、畢業(yè)論文、錄取名冊、學(xué)位檔案、科研結(jié)題報告等，優(yōu)先進行數(shù)字化。在此基礎(chǔ)上，圍繞這些內(nèi)容將分散的、孤立的信息集合成系統(tǒng)的專題檔案信息，主動向社會提供利用，滿足社會需求。

（2）實現(xiàn)技術(shù)與知識的有機結(jié)合。以檔案利用翻譯為例，隨著近年來出國留學(xué)人數(shù)越來越多，為畢業(yè)生翻譯和制作成績及學(xué)歷、學(xué)位證明成為高校檔案機構(gòu)的日常工作之一。一些高校傳統(tǒng)的翻譯技術(shù)相對原始和落后，一份完整英文成績檔案編譯的實現(xiàn)過程，需要通過EXCEL中英文課程名稱庫查找，復(fù)制英文課程名稱到英文成績檔案模板上，特別是隨著近年來選修課比例的增大，對新增課程要實時翻譯，同時英文課程名稱庫的更新相對滯后，耗時、費力、效率低下，并且由于編輯排版缺乏統(tǒng)一格式，技術(shù)水平不高，無法保質(zhì)保量地滿足利用需要。高校檔案機構(gòu)完全可以利用學(xué)校計算機人才優(yōu)勢，開發(fā)中英文成績自動轉(zhuǎn)換軟件，實現(xiàn)程序控制文檔，并與教務(wù)處教務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行整合和共享，使學(xué)生通過輸入身份證號、學(xué)號、姓名或畢業(yè)證書號等信息實現(xiàn)在線查詢和輸出，拓寬利用渠道，切實發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會的能力和水平。

（3）實現(xiàn)數(shù)字與文化的有機結(jié)合。高等學(xué)校的各類檔案材料記錄了各個教學(xué)、科研單位和個人從事教學(xué)和科研的活動，是各種科學(xué)文化信息和知識的重要貯存形式，特別是學(xué)校的教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)位檔案、出版物檔案等，記錄了一系列的科學(xué)文化成果。以科研檔案來說，課題申請、研究方案、實驗數(shù)據(jù)和成果鑒定對社會成果的推廣運用具有重要參考價值，可以實現(xiàn)高校和企業(yè)合作，可以充分利用學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)和科技處的科研管理系統(tǒng)，使社會能更多地了解學(xué)校的科研狀況，在注重知識版權(quán)和網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，實現(xiàn)檔案目錄公開和部分檔案內(nèi)容開放。還可以在網(wǎng)站展覽具有典型性和代表性的檔案內(nèi)容，使高校檔案機構(gòu)參與到校園文化建設(shè)，突破檔案利用的狹窄范圍，延伸和拓展社會利用。

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作者：李萍 單位：黑龍江大學(xué)檔案館